2 la funcion de la planeacion

LA FUNCIN DE PLANEACIN

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Planear El PROCESO ADMINISTRATIVO

Planear, es la primera funcin administrativa; que sirve de base a las dems. Definicin es la accin de tomar decisiones para el futuro.

No es un acto, es un proceso. Al proceso en el que se definen las situaciones que

queremos alcanzar en el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin.CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

Importancia de la planeacin:

Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.


Importancia de la planeacin:

Da sentido de direccin Facilita el control

PlaneacinReduce la incertidumbre

Visualiza los cambios


Caractersticas de la Planeacin Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se est y el punto hacia donde se

desea ir Planeacin y control son inseparables La planeacin es un proceso permanente y contino. La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones. La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas.


Planeacin

Implementacin de los planes

Control

Acciones correctivas

Desviacin con respecto a lo planeado


Elementos de la planeacinOBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a donde se pretende llegar, para saber en que forma puede llegarse hasta all. PLAN: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin

de alcanzar unos objetivos. TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar

entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar. PREVISIN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones

humanas encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

Toma de decisiones


Toma de decisiones Debemos tomar decisiones para conseguir los

objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas. Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin

de alternativas (Resultados)

Seleccin

Ejecucin


Pasos en el Proceso de toma de decisiones Determinar la necesidad de una decisin. Identificar los criterios de decisin. Asignar peso a los criterios.

Desarrollar todas las alternativas. El tomador de la decisin

tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podran utilizarse para resolver el problema. Evaluar las alternativas. El analista de las decisiones tiene que evaluar de manera crtica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

Tipos de decisiones Toma de decisiones cotidianas: son las que se toman todos los das. Toma de decisiones espordicas: implica un proceso de anlisis para la

toma de decisiones. Decisiones bajo condiciones de certidumbre: sabes que va a ocurrir. Decisiones bajo condiciones de incertidumbre: no sabes que es lo que

pueda llegar a ocurrir. Decisiones bajo condiciones de riesgo: riesgo total, muy poca

informacin son las ms difciles de tomar.


Diferentes Tipos de Planeacin


Diferentes Tipos de Planeacin Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua

de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia.

Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.

Planificacin tctica realizada a nivel departamental.

Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms

detallada y de corto plazo.


Planificacin Estratgica Est definida en la cpula estratgica. Abarca a la organizacin en su totalidad Est

proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)


Planificacin Operativa Est definida en el centro operativo para cada tarea

o actividad. Detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. Proyectado para el futuro inmediato. Metas especficas; muestra actividades por separado.CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN Propsito y misin estratgicos Objetivos Estrategias

Polticas Programas Presupuestos

Procedimientos Reglas


PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS La misin o propsito identifica la funcin o tarea

bsica de una empresa. Es una declaracin concisa de en cul negocio est la

empresa o se quiere estar durante un perodo establecido.


PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS

El propsito estratgico se enfoca en el

ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos.


PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS

La misin se deriva del propsito estratgico, se

enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


OBJETIVOS Son los fines a los que se dirigen las actividades

organizacionales e individuales.

Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). Los objetivos son el fin determinado. Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan bsico de la empresa.


ESTRATEGIAS La estrategia es la determinacin del propsito,

misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de cursos de accin y de los recursos necesarios para cumplirla.

Es una gua de accin para la organizacin y todos sus miembros.


POLTICAS Enunciados o criterios generales que orientan o

encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.

La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales. Ejemplo: poltica salarial.


PROGRAMAS Los programas son un conjunto de actividades

interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse.


PROGRAMAS Tcnicamente los programas se dira que son el

conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.


Un presupuesto es un listado que detalla los recursos

PRESUPUESTOS

o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en trminos numricos. Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarn. Constituyen medios de control.


PRESUPUESTOS Existen varios tipos de presupuestos:

Presupuesto de operacin: Es el ms importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organizacin, as como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa. Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa.


PRESUPUESTOS

Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operacin normal de la empresa. Presupuesto de capital: Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizndose cada ao.


PROCEDIMIENTOS Los procedimientos establecen mtodos para el manejo

de actividades cotidianas.

A diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento. Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.


REGLAS Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a

discrecionalidad.

Son normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal. Ejemplo: No fumar.


TECNICAS DE PLANEACIN


Cules son la tcnicas de planeacin? Las

tcnicas para formular planes, y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administracin.

La razn es obvia: hay casi tantas tcnicas, como

formas diversas de planes.


Cules son la tcnicas de planeacin?

La finalidad de las tcnicas de la planeacin

consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.


Cules son la tcnicas de planeacin?Sin embargo las ms usadas son quiz las siguientes: a) Manuales b) Diagrama de Flujo c) La Grfica de Gantt d) Anlisis de Red Pert e) El rbol de decisin


Manuales El concepto de lo que es un manual, es de suyo

emprico, variable y fcil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil (manuable) se concentra en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.


Diagrama de Flujo Diagrama secuencial empleado en muchos campos para

mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como un proceso de fabricacin. Tambin se utilizan en la resolucin de problemas. La presentacin grfica de la situacin actual o de las

labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servir de auxiliar en la construccin de planes.


Diagrama de Flujo EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en

representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.


Principales smbolos del flujograma


Ejemplo de un Diagrama de Flujo


Diagrama de GanttEl diagrama o grfico Gantt es un herramienta til en la gestin de proyectos, consiste en confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, por orden de inicio, con los respectivos tiempos previstos para su realizacin e identificacin de la actividad precedente, a partir del cual se calculan las fechas de inicio y finalizacin, y se realiza una representacin grfica horizontal del comienzo y duracin de todas las tareas del proyecto.


Diagrama de GanttCon este mtodo se consigue una mayor eficiencia en la ejecucin de proyectos, porque permite conseguir los siguientes objetivos: Minimizar los tiempos de espera lo que implica una utilizacin ptima de los recursos. Reducir al mximo el incumplimiento de los plazos. Minimizar los stocks en curso. Acortar el tiempo empleado en la ejecucin global del proyecto.


Ejemplo de un Diagrama de Gantt


Analisis de RED PERT

La Tcnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique)es un instrumento diseado especialmente para la direccin, permitindole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.



Se trata de una tcnica que proporciona a la gerencia, informacin sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminacin de un proyecto, la condicin corriente de un proyecto en relacin con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminacin del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.


Analisis de RED PERTPERT es un sistema probabilstico, ya que considera la posibilidad estadstica de tres tiempos: optimista, probable y pesimista. Existen ciertas consideraciones que obligan a utilizar esta tcnica: 1. Necesidad de prever hechos futuros para tomar medidas preventivas.2. Necesidad de mejorar la eficacia de trabajo mediante mtodos de control rpidos e integrables. 3. Necesidad de mtodos que permitan reducir en tiempo y costo el desarrollo de proyectos de trabajo. 4. Necesidad de mtodos que ayuden a tomar decisiones ms precisasCPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

Analisis de RED PERTLa red Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificacin y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimizacin que entregue la solucin ptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de accin. Tambin permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo. Como herramienta de control, la red Pert facilita las actividades de control, permitiendo la comparacin del tiempo real con el planificado.CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES



Arbl de DecisionesCuando un proceso de decisin estructurada se integra con ramificaciones complejas, entonces se hace uso de los rboles de decisiones. Los rboles de decisiones se dibujan sobre un plano horizontal, con la raz del rbol al lado izquierdo del papel y las ramas hacia la derecha. Esto permite al analista describir las condiciones de acciones sobre las ramas. Cuando se dibujan los rboles de decisiones es til distinguir entre las condiciones y las acciones. Para este propsito, el uso de un nodo cuadrado indica una accin y un crculo representa una condicin, tal y como se representa en la figura 5.4.1. El uso de esta notacin hace ms accesible el rbol de decisiones s uno piensa que un crculo significa IF (SI), mientras que cuadrado significa THEN (ENTONCES).CPCC OMAR ABDEL ROLDAN FLORES

Arbl de Decisiones


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