2. LA CUENTA Y CATÁLOGO DE CUENTAS

Por Vidal Cruz,

Vidal Oved Cruz Mulatillo.

La cuenta es un instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial.Se utiliza

una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el

elemento cuantitativo.

Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio

escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la

empresa.

Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la

parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el

indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el

haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra).

DEBE HABER

Hay dos tipos de cuenta: cuentas de balance y cuentas de resultados.

Las cuentas de balance pueden formar parte del Activo, del Pasivo y del Capital (también llamado

Fondos propios o Patrimonio Neto).

Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la

Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su

naturaleza son deudoras o acreedoras.

Las cuentas son deudoras cuando siendo de balance se refieren a un activo o siendo de resultados

se refieren a un gasto.

Serán acreedoras cuando siendo de balance se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o

cuando siendo de resultados se refieren a un ingreso.

Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la

Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento, que aun

siendo cuentas de activo, su naturaleza es acreedora. En algunos casos a estas cuentas se les conoce

como Activos Negativos. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de

Resultados.

Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, esta es una cuenta identificada por una

palabra y un número.

Estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la

define solamente el hecho de si son cuentas de Balance o de Resultados, y más aún dentro de las

clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su

naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.

NATURALEZA, FUNCIONES Y PRINCIPIOS DEL

SISTEMA CONTABLE

El sistema contable en la administración

Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de una

organización y relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de

sistema para hacer contabilidad.

Entiéndase para ello "método" como la normal o regla, es decir, como un enunciado breve y

concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito.

El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se complementan

con la acción de las personas en espacio y tiempo se construye un procedimiento concreto.

Sistema uniforme de contabilidad

Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite las comparaciones

de resultados y de los estados financieros. No obstante, resulta bastante difícil considerando que

existen tantos sistemas de contabilidad como actividades, servicios y administradores existan.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su contenido.

Registros y formularios de contabilidad.

Normas y procedimientos.

Estados y Reportes.

El Sistema Contable en El Salvador, debe contener como mínimo las siguientes partes:

1. Generalidades.

1.1 Nombre de del contribuyente.

1.2 Dirección de la empresa.

1.3 Teléfono.

1.4 Activo en giro ________ a la fecha ___________

1.5 Nombre y número de registro del auditor externo designado por el contribuyente.

1.6 Actividad principal de la empresa.

2. Descripción del sistema.

2.1 Método de valuación de los inventarios.

a) Costo de adquisición.

b) Costo según última compra.

c) Costo o mercado el que sea más bajo.

d) Costo promedio por aligación directa.

e) Cualquier otro método permitido por la ley Art. 143 del Código Tributario.

2.2 Sistema de Inventarios utilizado.

a) Analítico o pormenorizado.

b) Permanente o perpetuo.

2.3 Cuando la empresa sea industrial o agropecuaria, se indicará el sistema de costos que se

adoptará.

3. Descripción de los registros contables.

3.1 Mencionar si la contabilidad se llevará de manera manual o computarizada.

3.2 Si se utilizarán libros empastados y foliados, hojas sueltas o tarjetas, etc.

3.3 Descripción de los libros u hojas sueltas que se legalizarán o se tienen legalizadas, tales

como:

- Libro diario.

- Libro mayor.

- Libro de estados financieros.

- Libros de iva.

- Libros auxiliares que se utilizarán.

3.4 Detalle de la forma en que se asentarán las operaciones en los registros contables.

4. Catálogo de cuentas o codificación ordenada de las cuentas.

5. Manual de aplicación de cuentas. Consiste en la definición de cada una de las cuentas del

catálogo. También se indicará si el resultado de la cuenta es deudor o acreedor.

Funciones básicas de la contabilidad

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una

organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:

- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.

- Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las

operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.

- Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes

de cada país.

- Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un

período determinado.

Instrumentos básicos.

Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el

control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos.

Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes:

Nomenclatura de cuentas

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una

codificación.

Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen

también las cuentas de gastos y de ingresos.

El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla:

Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO CUENTA CLASIFICACIÓN

1 Activo Clasificación General.

11 Corriente Rubro de Agrupación.

1101 Efectivo y equivalentes de efectivo. Cuenta de Mayor.

110101 Caja General Subcuenta

110102 Caja Chica Subcuenta

De la misma forma que en este cuadro, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las

cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización.

Las clasificaciones generales por área son las siguientes:

1 = Activo

2 = Pasivo

3 = Capital o Patrimonio

4 = Gastos o cuentas de resultado deudor.

5 = Ingresos ocuentas de resultado acreedor.

6= Cuentas liquidadoras de resultados.

7 = Cuentas de orden.

Activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la

empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

Pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de

la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios

económicos.

Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus

pasivos.

Costo cantidad desembolsada para comprar o producir un bien. El cálculo del coste en una compra

es inmediato: consiste en el precio del bien más los costes financieros de la compra (cuando se

compra a plazos). El cálculo del coste de producción es algo más complejo, porque hay que tener en

cuenta el coste de las materias primas utilizadas, el de la mano de obra empleada y la parte

proporcional de los costes de la inversión de capital necesaria para producir el bien o el servicio en

cuestión.

Gasto Son los pagos o desembolsos que la organización hace por servicios tales como: Alquiler,

energía eléctrica, salarios, viáticos, teléfono, transporte y otros más.

Ingreso Todos aquellos fondos de efectivo o de bienes que recibe la organización para llevar a

cabo su operatividad. Estos ingresos pueden ser generados por venta de servicios, donaciones u

otros.

A continuación, se presenta un modelo de sistema contable al cual se le pueden anexar o disminuir

algunas cuentas con el fin de adaptarlo a las necesidades de cada entidad.

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Bibliografía:

Código de Comercio de El Salvador.

Código Tributario de El Salvador.

www.wikipedia.com