La investigación bibliográfica, archivística y documental. Su método

'liza todos sus excedentes para proporcionarlos al público en general. Aparte desu servicio secreto o interno, facilita a los estudiosos información muy vasta en- mo de muy variados conocimientos: ciencias sociales, arte, ciencias puras yaplicadas. Gracias a su información, debidamente organizada, preparada y pre-sentada, el Centro de Documentación edita varios órganos informativos y vendeextraordinario y abundante material relativo a materias muy diferentes.

En otros países, entre ellos Estados Unidos, existen instituciones particularese carácter mercantil que venden a instituciones nacionales y extranjeras informa-ión muy variada. Los países en desarrollo compran a estas instituciones la infor-

mación que necesitan. Ojalá advirtiendo el ejemplo positivo de Francia, pudieranellos mismos iniciar la labor de formar su propia información y no adquirir sinoaquella estrictamente necesaria.

La investigación en los archivos. Registro y utilización de los manuscritos

Observaciones generales

El investigador no agota su labor en la investigación bibliográfica, en la consultade innumerables libros y opúsculos, sino que sus búsquedas en pos de mayoresdatos para establecer la exactitud de sus aseveraciones, para localizar y utilizarmayores y más fidedignas fuentes que le permitan acercarse a la verdad que buscay lograr mayores conocimientos en tomo del tema que investiga, lo conducen alos archivos, a los sitios en donde junto a miles y millones de documentos manus-critos encontrará otros medios de transmisión de información tales como planos,mapas, fotografías, discos, cintas magnetofónicas y aun material impreso, ligadomás con este tipo de funciones que con la biblioteca o centros de documentación.

Adviértase que muchas bibliotecas tienen departamentos especiales de ma-nuscritos, estampas y ese otro material, que como representa un medio de comu-nicación de conocimientos, de transmisión de información, han dado losespecialistas en denominar "media". Dentro de las bibliotecas, tanto los manus-critos como los "media", reciben un adecuado tratamiento que los organiza, ca-taloga, clasifica, conserva y permite a los estudiosos utilizarlos. Las coleccionesque muchas bibliotecas poseen tanto de manuscritos como de "media" son ex-tremadamente ricas e importantes, y en ellas los investigadores encuentran fuentesinestimables de trabajo. Como de los "media" nos ocuparemos adelante, refi-rámonos a los manuscritos y a los repositorios en donde éstos se custodian, alos archivos, sobreentendiendo lo dicho arriba, de que muchas de estas insti-tuciones además de los manuscritos se ocupan de los "media", aun cuan-

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do hay instituciones especializadas que únicamente utilizan "media",ejemplo, algunas de tipo educativo.

Los archivos. Concepto

Muchas son las definiciones dadas en tomo de los archivos. Algunas de ellashincapié en el material o instrumentos de información que contienen; otrasfinalidad que en sí llevan: proporcionar esa información; algunas más en su func:dentro de la actividad administrativa del Estado; otras responden al desarrollo .rico de la institución y a la circunstancia en que se originaron y funcionan.

Jean Favier, quien sigue las orientaciones clásicas de los archivistas frane -nos dice:

el archivo es el conjunto de documentos recibidos o constituidos por una pefísica o moral, o por un organismo público o privado, que resultan de su activiorganizado en consecuencia de ella y conservado en vista a una eventual utiliza .

El destacado archivista norteamericano Theodore R. Schellenberg, a suseñala que constituyen un archivo:

...aquellos registros-documentos de cualquier institución pública o privada quesido considerados, merecen su conservación permanente con fines de referenciainvestigación, y que han sido depositados o seleccionados para ser guardados eninstitución archivística."

Nosotros, tratando de completar estas definiciones, proponemos unareúne los diversos sentidos del concepto archivo.

Los archivos son el conjunto de documentos, integrados o no a una institución esfica, producidos por las personas físicas y morales en el desarrollo de su vida yconsecuencia de su múltiple actividad; dichos documentos se conservan orgdamente, se clasifican y catalogan y se ponen a disposición tanto de los estudiosossu labor de investigación como de las personas interesadas en utilizarlos adminiva o jurídicamente.

48 Jean Favier, Les Archives, París, Presses Universitaires de France, 1959 (Colection Que sais -núm. 805), p. 5 Y Theodore R. Schellenberg, Archivos modernos, principios y técnicas, traduc .adiciones de Manuel Carrera Stampa, La Habana, Instituto Panamericano de Geografia e Historia, eté de Archivos de la Comisión de Historia, 1958, pp. 37-42, apud, A. Tanodi, op. cit., p. 5. Tanto dí!

obras de este notable archivista argentino, como del libro del Dr. Schellenberg y de mi personal e .cia, deriva la información que proporciono.

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De esta suerte el archivo viene a ser tanto la institución o local en que se con-servan esos testimonios, cuanto los testimonios o documentos mismos.

Un archivo no es una masa informe de documentos y de otros medios de infor-mación, un conjunto desorganizado de escritos de particulares o de instituciones, equi-parable a una bodega desarreglada, sino un conjunto documental o de medios deinformación, racionalmente organizado a base de normas técnicas y precisas que faci-litan la conservación, organización, utilización y publicación de los documentos.

Todos los documentos que produce la actividad de una persona física o moralpueden tener para ella una utilización permanente o por lo menos temporal, y másaún, pueden después de cierto tiempo ser empleados nuevamente como base yapoyo de esa actividad, pero también puede ocurrir que una vez producidos novuelvan a ser utilizados para nada.

Las instituciones políticas, económicas, sociales, culturales, administrativas,judiciales, eclesiásticas, etcétera, producen mayor documentación que un particu-lar. El transcurso del tiempo origina que parte de esa documentación tenga tansólo un valor de referencia, histórico y no sea capaz de producir nueva gestión otrámite administrativo. Ese tipo de documento que refiere al pasado, se denominacomúnmente histórico, y su conjunto constituirá lo que se denomina un archivohistórico. En cambio, los conjuntos documentales que tienen como finalidad apo-yar la gestión administrativa de la institución y que forman la secuencia obligadade su actividad, sus referencias permanentes, vivas, son las que se denominanarchivos administrativos. No se debe utilizar la absurda calificación que algunosignaros emplean de archivos vivos y muertos, sino la de históricos y administrati-vos. Aislada o totalmente, un conjunto documental histórico puede provocar uoriginar nuevas gestiones o trámites administrativos, servir de apoyo a la activi-dad presente; también habrá piezas o grupos documentales en un archivo adminis-trativo que no tengan utilidad ninguna, aún menos para las funciones de lainstitución que los documentos del archivo histórico. Un ejemplo de ello, son losdocumentos del Ramo de Tierras del Archivo General de la Nación, que se utili-zan como testimonios que apoyan las reclamaciones de los campesinos en losjuicios de restitución y dotación de tierras yaguas.

Por otro lado, se encontrarán numerosas cartas, oficios, circulares sin ningunautilidad en los archivos administrativos.

Tanto los particulares como las instituciones, preferentemente estas últimas,forman su archivalía, ya con los documentos que originan ya con los que reciben,y cuanto mayor sea su existencia, importancia y complejidad, mayores serán losconjuntos documentales que formen. Así como una persona integra su propio

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archivo con su correspondencia particular y escritos, con toda aquella documenta-ción relacionada con su actividad política, económica, social y cultural, así tam-bién una persona moral o jurídica, una institución, constituye el suyo de acuerdocon su propia finalidad política y las funciones de sus dependencias, secretarías,direcciones, jefaturas y departamentos, y tanto una como la otra, dan a esa docu-mentación para su fácil manejo una organización lógica y consecuente. En el casode las instituciones, inclusive las más complejas y amplias, toda la documentaciónguarda una estrecha relación entre sí y con la entidad considerada como una solapersona; esa relación -éste es un axioma en archivología-, nunca debe ser altera-da. El mantenimiento y conservación dentro de un conjunto documental de laidentidad de origen, representa una de las bases más sólidas de la ciencia de losarchivos, puesto que sin ella resulta imposible apoyar la actividad institucional enel caso de las instituciones operantes, vivas, y en el caso de las desaparecidas,reconstruir con certeza, dentro del engranaje general institucional de su tiempo, elpuesto que esa institución ocupaba y las funciones que realizaba.

Es por ello que toda organización archivística debe partir del principio de que sudocumentación conserve la denominación y ordenamiento originales dentro de lainstitución que la engendró; la institución deberá también conservar con separacio-nes específicas la documentación que derivó de los particulares. Ciertos fondos dealgunos archivos sorprenden por sus nombres, mas ellos son la expresión de suorigen. Entre ellos podemos citar: "nieve, chinguirito, tabaco"; nombres que deriva-ban de los estancos o monopolios estatales, y también: "media annata, expolios ycivil" que designan el impuesto o contribución que los funcionarios cubrían al Esta-do por el puesto que ejercían, las sucesiones de los eclesiásticos, principalmente delos obispos, y los juicios de carácter civil ventilados ante la Real Audiencia. Otrosmás como "Inquisición, Provincias Internas, Correspondencia de Virreyes, Tierras",explican claramente su origen y la materia de que se ocupan.

La archivalía o conjunto documental nace de las actividades o funciones delas personas o instituciones y se diferencia en razón del diverso tipo de activi-dad de la persona y de las dependencias de la institución. En ellas, "naceorgánicamente -escribe Tanodi- en relación con otras actividades o funciones,junto con otros papeles, y al mismo tiempo aisladamente, puesto que cada asun-to es una unidad más o menos aislada y completa"."

Las hojas, cartas, expedientes, libros, planos, circulares, tarjetas, expedientesde personal, etcétera, en tanto dura su tramitación no constituyen una archivalía

49 A. Tanodi, op. cit., p. 9.

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sino la expresión viva, móvil, actuante de una persona física o moral, expresiónmaterial que necesariamente está lógicamente ordenada, puesto que sin ese orde-namiento resultaría imposible su manejo así como la actividad individual oinstitucional. Esos elementos sólo se convierten en archivalía en la medida en quecumplen su función inmediata, la de la tramitación concreta, y en que se conser-van dentro del archivo administrativo "con fines de consulta o utilización poten-cial"." Posteriormente esa posibilidad de utilización potencial práctica se pierdetambién y los elementos sólo se conservan como medios de información científi-ca, y como auxiliares en la investigación histórica que trata de reconstruir y expli-car la múltiple y variada actividad humana.

En resumen, podemos afirmar que los documentos originados de la actividadde las personas físicas o morales para cumplir determinadas funciones, al dejar detener un valor práctico de trámite o ser inoperantes constituyen una archivalía quetiende a ser conservada en los archivos administrativos primero y más tarde en loshistóricos. Se da el caso de que ciertos documentos al poco tiempo' de haber sidoproducidos, ya no tengan más validez que el de una referencia histórica, y tam-bién, como ya 10 señalamos, que un documento conservado en un archivo históri-co, pueda por el valor testimonial que encierra, dar lugar a nuevos trámites, anueva acción humana e institucional.

Tanto los archivos particulares como los institucionales, por el valor informati-vo, científico y cultural que poseen, tienden a ser conservados organizadamente porlos gobiernos civilizados y reunidos en los llamados "archivos generales" o "archi-vos nacionales", aun cuando dada la amplitud cada día mayor de la documentaciónmoderna, existan también archivos departamentales, estatales, provinciales, y tam-bién aquellos que reúnen determinado tipo de información, como el de los ministe-rios o secretarías de Estado, los económicos, los públicos o privados.

La documentación antigua, diezmada por la acción de los hombres y el tiempo,se conserva en archivos especiales, la mayor parte en los nacionales, y también porsu valor histórico en bibliotecas, museos u otras instituciones, con las que puede ono guardar alguna relación. Así, la Biblioteca Nacional, el Museo Nacional de An-tropología e Historia, la Biblioteca de la Secretaría de Hacienda, la Universidad_ acional, la de Puebla, ia de Guadalajara, el Instituto Tecnológico de Monterrey,·poseen valiosas series documentales de gran valor histórico. Instituciones particula-res como Condumex, dependiente de la corporación Anaconda Pirelli, y otras, ad-quieren, conservan, organizan y difunden ricos conjuntos de documentos de diversas

51) Ibidem, p. 9-11.

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personas y épocas, con lo cual evitan que los documentos se pierdan o sean sus-traídos del país."

El contenido de un archivo varía de acuerdo con las épocas. Generalmente sele concibe como el repositorio de documentos escritos y más concretamente, demanuscritos, pero esta concepción, ya lo anotábamos, sólo es válida hasta un de-terminado momento, hasta aquel en que el testimonio escrito deriva únicamentede un escribano que podía-ser su autor o de un tercero, como ocurrió hasta el sigloXIX; empero, en la medida en que se utilizaron otros medios de escritura o deexpresión informativa como la máquina de escribir, las copiadoras u otros me-dios, los archivos dejaron de tener sólo manuscritos para conservar documentosescritos en muy diversas formas, y a medida que avancen las técnicas de repro-ducción del pensamiento, los archivos contendrán un material muy variado queforzosamente deberá manejarse con otras normas diversas de aquellas que se utili-zan para el manejo de documentos clásicos. Aun los documentos antiguos puedentransmitir a los investigadores la información que contienen a través de los mediosmodernos de computación, en la medida que especialistas en esos medios vuelquenorganizadamente en las computadoras la información de tales documentos.

La aparición y aceptación de modernos medios de transmisión de la informa-ción son las que han originado que por extensión se utilicen términos como archi-vo de la palabra, archivo gráfico, para designar aquellos conjuntos que guardancomo medios de información, cintas magnetofónicas y discos gramofónicos, ilus-traciones varias o instrumentos informativos como estadísticas, gráficas, carteles,dibujos, fotografías, clisés, En México funciona, anexo al Instituto Nacional deAntropología e Historia, un Archivo de la Palabra constituido por testimonios oralesde personajes prominentes. Lo mismo sucede en el Instituto de Estudios Históri-cos de la Revolución.

En París existe un archivo perfectamente organizado de todos los videos delsistema televisivo francés, con el cual se puede reconstruir por el sonido y la ima-gen cualquier escena o acontecimiento del pasado inmediato.

Los media

Si bien dentro de esta moderna y amplia concepción de archivo quedan incorpora-das nuevas formas documentales, el distinto material y forma de los mismos im-pone diferentes formas de manejo, conservación y utilización, lo cual origina a su

51 Manuel Carrera Stampa, Archivalía Mexicana, México, Universidad Nacional Autónoma de Méxi-co, Instituto de Historia, 1952, XVII-276 p.

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vez nuevos métodos y técnicas especializados. Para estas nuevas formas y tam-bién para todas aquellas denominadas media, se han establecido normas lógicas ymétodos específicos de registro y utilización, que constituyen un instrumento detrabajo bibliográfico indispensable en nuestros días y su conocimiento es básicopara quien trabaja de ordinario con esas formas documentales. El manejo de losmapas y planos, por su especificidad, tipos, tamaño, principios que los rigen, harequerido igualmente la elaboración de normas especiales que hoy circulan ennuestro medio."

Los mapas pueden ser históricos, geográficos, políticos, económicos; marcanel contorno fisico natural, el aspecto geográfico como la altitud, latitud, orografía,hidrografía, fito y zoogeografía y antropogeografía del mundo o de una determi-nada sección de él, y sirven tanto para obtener un conocimiento puramente cientí-fico, como para satisfacer necesidades políticas, económicas, sociales y de otraíndole.

Los planos son medios que se emplean para diseñar la obra material que sequiere realizar en un determinado lugar y época; son de variada naturaleza, pueslos determina la finalidad de la obra. Los hay institucionales como los que elaborael Estado para el cumplimiento de sus funciones de planeación urbanística y deobras públicas (ferrocarriles, desagües, viaductos, distribución de energía eléctri-ca, control catastral), para lo cual se emplean modernas técnicas como laaerofotografía, los planos de edificación y arquitectónicos y también particularesque tienen finalidades semejantes y otras más especializadas y concretas.

Principios básicos en la archivología

El trabajo, técnicas y métodos, efectuado en los archivos, anteriormente ligado al delas bibliotecas, adquirió hace varias décadas, gracias a los esfuerzos metódicos de losarchivistas holandeses MüIler, Feith y Fruin, su independencia, una categoría especialde disciplina diferente, tanto por su contenido como por sus métodos diversos.

Para unos autores es una disciplina práctica y empírica; otros en cambio laconsideran una de las ciencias auxiliares de la investigación, fundamentalmentehistórica, así como de toda especie de administración. No hay que olvidar que losdocumentos son materia prima para la reconstrucción histórica. Sirven de vida

52 Reglas de catalogación angloamericanas, Media audiovisuales ... En el prefacio se explican loscriterios que normaron la elaboración de esas reglas, así como las fuentes de que derivaron esos criterios.La utilización de los media en la enseñanza, está muy extendida en Estados Unidos y en Europa. En elprólogo de esas reglas se señaló la extensión que tiene su aplicación en Francia.

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