1er nivel 11ma_clase

PROFESOR WILLIAM MEDINA

Manejo de Filas, Columnas, Celdas y Rangos

SELECCIÓN DE

FILAS

Clic en un botón

del título de la

fila.

SHIFT + Barra

Espaciadora.

Alternadas

: Seleccione la primera fila y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL

mientras selecciona

las otras filas.

Consecutivas

: Arrastre el cursor

por encima de los

títulos de fila, o

bien seleccione la

primera fila y, a

continuación,

mantenga

presionada la tecla

SHIFT mientras

selecciona la

última fila.

Utilice el Cuadro

de nombres:

indique

primeraFila : ÚltimaFila, por ejemplo 3:6

1er NIVEL 11ma CLASE


Selección de columnas

Clic en un botón del título de la

columna.

CTRL + Barra Espaciadora

Alternadas: Seleccione la

primera columna y, a

continuación, mantenga

presionada la tecla CTRL

mientras selecciona las otras columnas.

Consecutivas: Arrastre el cursor

por encima de los títulos de

columna. Seleccione la primera

columna y, a continuación,

mantenga presionada la tecla

SHIFT mientras selecciona la

última columna.

Utilice el Cuadro de nombres,

indique PrimeraColumna:

ÚltimaColumna, por ejemplo

B: E



Selección de celdas y rangos

Haga clic en la celda o haga en

la primera celda y arrastre hasta

la celda final para seleccionar

un rango.

Alternadas: Seleccione la

primera celda o rango y, a

continuación, mantenga

presionada la tecla CTRL mientras selecciona las

demás celdas o rangos.

Consecutivas: Seleccione la primera celda o rango y,

a

continuación,

mantenga

presionada la

tecla

SHIFT mientras

selecciona las demás

celdas o rangos.

Con las teclas de

dirección del teclado.

Utilice el Cuadro de nombres, indique la referencia de la celda, por ejemplo B5 o

la referencia del rango, por ejemplo A2:B7

Desde la pestaña Inicio, Buscar y seleccionar, utilizando el comando Ir a… o

CTRL + I desde teclado



Ingresar, editar y eliminar datos Para ingresar valores:

• Seleccionar la celda, escriba los

datos y

presione ENTER

• Si desea cancelar la operación

presione ESC.

Para editar valores:

• Utilice la Barra de fórmulas

• Doble clic o presione F2 sobre

la celda y modifique su valor.

Para eliminar valores:

• Seleccione la celda o rango y presione

SUPR,

o utilice la opción Borrar contenido del

menú contextual.

• Utilice en botón Borrar de la pestaña

Inicio

Sobrescribir: Seleccionar la

celda y escribir



Tipos de DatosEn una hoja de cálculo podemos introducir:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que

se introduce directamente en una celda. Puede ser

un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por:

valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones, u operadores. Es una técnica

básica para el análisis de datos. Se pueden realizar

diversas operaciones con los datos de las hojas de

cálculo como +, -, *, /, ^, etc. En una fórmula se

pueden mezclar constantes, nombres, referencias a

otras celdas, operadores y funciones.

Texto: Alineado automáticamente a izquierda. En una celda se pueden introducir

hasta 16000 caracteres de texto.

Números: Alineado automáticamente a derecha. Pueden aplicarse sobre ellos

diferentes formatos (ver Formato)

Fechas y horas: Se alinean en forma predeterminada a derecha y pueden

configurarse distintos formatos de visualización (ver Formato)

Fracciones: Parte Entera Parte Fraccionaria

Números científicos: 1,456 x 10-7



Agregar nombres a celdas y rangos Puede definir

nombres para

celdas y rangos

de la hoja de

cálculo y utilizar

luego estos

nombres

para hacer

referencia

fácilmente a la

celda o rango.

Para definir un nombre: seleccione la celda o rango, escriba el nombre en el

Cuadro de nombre y presione ENTER.

Use el

cuadro de

diálogo

Administrador de

nombres de la pestaña

Fórmulas para trabajar

con todos los nombres

definidos, desde allí

podrá definir nuevos

nombres, modificar y

eliminar los nombres

existentes.



Insertar y eliminar de filas o columnasSeleccionar fila/s y utilice la opción Insertar o

Eliminar del menú contextual, según sea el

caso.

Si solo tiene seleccionada la celda activa al

utilizar la opción Insertar… o Eliminar…

deberá confirmar si inserta/elimina toda una fila,

una columna o insertar/elimina celdas

desplazando la selección.

Otra forma de insertar filas es desde el botón

Insertar… de la pestaña Inicio, o desde teclado

utilice CTRL +

Otra forma de eliminar filas es desde el botón

Eliminar… de la pestaña Inicio, o desde teclado

utilice CTRL –



Copiar, mover y pegar Seleccionar la fila o columna o celdas

que desee copiar, elija Copiar desde el

menú contextual, seleccionar el

destino y por último elija Pegar del

menú contextual.

También puede utilizar los botones

del Grupo

Portapapeles de la pestaña Inicio.

Otra opción es utilizar la combinación

de teclas

CTRL + C para copiar y CTRL + V para

pegar.

CTRL + X será la combinación de teclas para

cortar.

Si desea utilizar el mouse, seleccione las celdas, filas o columnas y desde el borde

arrastre la selección para Mover o arrastre con CTRL presionado para

Copiar.



Insertar una selección copiada o cortada A partir de una selección puede mover o copiar,

insertando automáticamente el espacio requerido, sin

tener que realizar la operación de insertar previamente.

Realice los siguientes pasos:

Seleccione la fila, columna o celdas a copar o cortar.

Utilice los comandos de Cortar o Copiar según

operación que desee realizar.

Estando en el destino, desde el menú contextual elija

Insertar celdas copiadas o cortadas, según sea el caso.



Copiar como imagenLa versión Excel 2010 permite seleccionar la forma en que queremos copiar losdatos.Si elegimos Copiar como imagen…, aparecerá un pequeño cuadro que nospermite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

Opciones de pegado Cuando utilice el botón Pegar, realizará en forma predeterminada

un pegado de contenido y formato del celdas de origen.

Puede utilizar otras variantes desplegando con la flecha, las

opciones del botón Pegar.

Algunas opciones de pegado por ejemplo:

• Pegar fórmulas

• Pegar formulas y números

• Mantener el formato de origen

• Mantener el ancho de columna de origen

• Trasponer

• Pegar vínculo

• Pegar imagen

Estas mismas opciones aparecerán en el menú emergente

de pegado, una vez realizada la operación.



Cambiar alto de filasPara cambiar el alto de filas, puede:

Arrastrar el borde inferior del título de la fila hasta

que tenga el alto que desee.

Utilizar el botón Formato, del grupo Celdas de la

pestaña Inicio, y allí elegir Alto de Fila…

Si desea ajustar el mismo alto a un grupo de filas,

seleccione las filas que desee cambiar y arrastre el

borde inferior de un título de fila seleccionado. Para

cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de

cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y

arrastre el borde inferior de cualquier título de fila.

Para ajustar al contenido, haga doble clic en el

borde inferior del título de fila.

Tenga en cuenta que Excel 2010 ajusta

automáticamente la altura de una fila

dependiendo del tipo de letra más grande

utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de

letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura

de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman

de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda

la fila pasa automáticamente a 15,75.



Cambiar ancho de columnas Tenga en cuenta que en Excel 2010 la anchura por

defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71

puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna

no es suficiente para visualizar el contenido completo de

una celda.

Para cambiar el ancho de columnas, puede:

Arrastrar el borde derecho del título de la columna hasta

que tenga el alto que desee.

Utilizar el botón Formato, del grupo Celdas de la pestaña

Inicio, y allí elegir Ancho de la columna…

Si desea ajustar el mismo alto a un grupo de columnas,

seleccione las columnas que desee cambiar y arrastre el

borde derecho de un título de columna seleccionado. Para

cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la

hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde derecho de

cualquier título de columna.

Para ajustar al contenido, haga doble clic en el

borde derecho del título de columna.



Ocultar y mostrar filas y columnasOcultar una fila o una columna

Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

En el botón Formato, del grupo Celdas de la pestaña Inicio, y seleccione Ocultar y

Mostrar, y allí Ocultar filas u Ocultar

columnas.

Puede utilizar también el menú

Contextual, opción Ocultar.

Otra opción desde teclado: CTRL + 0

(cero) oculta la columna y CTRL +

9 oculta la fila.

Mostrar una fila o columna oculta

Seleccione una fila o una columna en cada

lado de las filas o columnas ocultas que

desee mostrar.

En el botón Formato, seleccione Ocultar

y Mostrar, y allí

Mostrar filas o Mostrar columnas.

Puede utilizar también el menú

Contextual, opción Mostrar.

Otra opción desde teclado: CTRL + SHIFT + (muestra fila, y CTRL +

SHIFT +) muestra la columna.



Inmovilizar panelesPara mantener un área de una hoja de cálculo visible mientras se desplaza a otra área de la

hoja de cálculo, puede bloquear

filas o columnas

específicas inmovilizando filas y

columnas.

Para inmovilizar paneles,

posiciónese debajo de las filas y

a la derecha de las columnas que

desea inmovilizar, entonces

utilice el botón Inmovilizar que

se encuentra en la pestaña Vista.

Una línea sólida indicará que

fila/s y columna/s se inmovilizaron.

Para movilizar áreas utilice también el botón

Inmovilizar.



Fórmulas en Excel

Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la

manera de realizar un cálculo. Todas las fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo

igual (=) o de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.

Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes

cinco elementos:

1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones

como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).

2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de

texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.

3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las

expresiones dentro de una fórmula.

4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos

indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el

cálculo.

5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y

que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son:

SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.

Cómo ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de

fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para

aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de

indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.

Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos

responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario

obtendremos un mensaje de error.



Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias

de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el

momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la

referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos

incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.

Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con

solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.

Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla

Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el

contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón

Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.

Cómo editar las fórmulas en Excel

Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos:

Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la tecla F2.

Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones necesarias.

Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en consideración las modificaciones.

Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiarices pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de Excel.



AUTOSUMA Y FUNCIONES MÁS FRECUENTES

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más

rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones

utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta

aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar

otra función que no sea la Suma, como puede

ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Max (obtiene el valor

máximo) o Min (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de

funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres

que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Crear una función básica

Una función básica nos permite sumar valores específicos. A continuación, crearemos una función básica para obtener el dinero total donado a una fundación.

¿Cómo crear una función básica? Paso 1:

Selecciona la celda donde aparecerá la

respuesta. En este caso, B10.



Paso 2:

Escribe el signo igual (=) y luego, digita el nombre de la función. Aquí usaremos la función

SUMA.

Paso 3:

Ahora, abre y cierra el signo de

paréntesis (). Luego, haz clic en medio

del paréntesis e introduce allí los

argumentos de la función. Notarás que

un borde azul resalta las celdas que

fueron incluidas en la función.

Paso 4:

Pulsa la tecla Enter y el resultado

aparecerá.

BIBLIOTECA DE FUNCIONES

Hay cientos de funciones en Excel 2010. Sin embargo, sólo algunas te serán útiles para el

tipo de datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprenderlas todas pero es posible

que quieras explorarlas para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y

seleccionar las funciones de Excel 2010 basado en categorías como financiera, lógica,

Texto, Fecha y hora, y mucho más. A continuación, verás la descripción de cada una de las

categorías para que puedas ubicarte fácil y rápidamente.



1. Insertar función:

Te permite buscar fácilmente una función

ingresando la descripción de lo que estás

buscando.

2. Autosuma:

Con este comando puedes obtener

automáticamente el resultado de

funciones comunes.

3. Recientes:

Usa esta categoría para acceder a las

funciones con las que has trabajado

recientemente.

4. Financieras:

La categoría contiene funciones para cálculos

financieros como determinar un pago

(PAGO) o la tasa de interés de un préstamo

(RATE)

5. Lógicas:

Las funciones en esta categoría evalúan

los argumentos por valor o condición. Por

ejemplo, si una orden es superior a $ 50

se cobra $ 4.99 por envío. Pero si es

superior a $ 100, no cobran.

6. Texto:

Esta categoría contiene funciones que

trabajan con argumentos de texto. Por

ejemplo, convertir palabras a mayúsculas

o reemplazar textos

6. Fecha y Hora:

Contiene funciones para trabajar con

datos y tiempo. Obtienes resultados como

la fecha y hora actual.

7. Búsqueda y referencia:

Contiene funciones para obtener

resultados por búsqueda y referencia. Por

ejemplo, puedes agregar un hipervínculo



a una celda o ver el valor de la

intersección de una fila y columna.

8. Matemáticas y trigonométricas:

Incluye funciones para argumentos

numéricos. Por ejemplo, puedes

redondear valores (REDONDEAR),

encontrar el valor de Pi (PI), multiplicar

(PRODUCTO), subtotal

(SUBTOTALES) y mucho más.

9. Más funciones:

Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística,

Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad

Utiliza la Biblioteca de funciones

En este ejemplo, vamos a suponer que eres vendedor y necesitas una función para contar

los días que hay entre la fecha de pedido y recibido de los productos que requieren tus

clientes. Para ello, creaste la siguiente hoja de cálculo:

¿Cómo usar la Biblioteca?Paso 1: Selecciona la celda donde aparecerá la

respuesta. E3, por ejemplo.

Paso 2:

Haz clic en la ficha Fórmulas. En el

grupo Biblioteca de funciones, ubica y



selecciona la categoría de la función que necesitas. Paso 3: En este ejemplo, seleccionaremos el

comando Fecha y hora.

Paso 4:

Selecciona alguna función del menú desplegable. Aquí, vamos a elegir DIAS.LAB. Esta contará los

días entre la fecha en que se hace un pedido hasta el día en que se recibe.

Paso 5:

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ubica el cursor en el primer campo

(Fecha_inicial) y escribe o selecciona la o las casillas que desees (C3, por ejemplo). Luego,

ubica el cursor en el siguiente campo (Fecha final) y repite el mismo procedimiento.

Paso 6:

Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o celdas que elegiste.

Comando Insertar Función

Quiero contar el número total de los productos que figuran en mi lista de registro. Sin

embargo, son muchos. Necesito una función que me cuente las que tienen texto; sin

embargo, no sé cómo buscarla. ¿Qué debo hacer?

El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar una función

escribiendo su descripción o seleccionando una categoría para examinarla detenidamente.



En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número total de productos

en una lista. La función básica COUNT sólo cuenta las celdas con números pero

necesitamos una que cuente aquellas que tienen texto. Veamos cómo hacerlo.

¿Cómo utilizar el comando Insertar Función? Paso 1:

Selecciona la celda donde

aparecerá la respuesta. C3, en este

caso.

Paso 2:

Haz clic en la ficha Fórmulas y

selecciona el comando Insertar

función.

Paso 3:

Verás el cuadro de diálogo Insertar Función. Allí, escribe una descripción de la función que

estás buscando y haz clic en el botón Ir. Para nuestro ejemplo, vamos a escribir: Contar

celdas con texto (también puedes buscar seleccionando una categoría).

Paso 4:

Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción que aparece en

la parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el botón Aceptar.



Paso 5:

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el cursor en el primer

campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees (A6: A23). Si necesitas añadir

argumentos adicionales, haz clic en el siguiente campo y repite el mismo procedimiento.

Paso 6:

Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá


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