NORMASY PROCEDIMIENTOS PARA LAAPLICACIÓN DEL CONTROL PREVIO EN EL PROGRAMA DE DESARROLLO PRODUCTIVO AGRARIO

RURAL—AGRO RURAL

DIRECTIVA GENERAL N° 008 - 2018 - MINAGRI-DVDIAR-AGRO RURAL-DE

Formulado por: Oficina de Administración-DA. 19 SET, 2018

Fecha:

I. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos administrativos que orienten la aplicación del Control Previo en la ejecución del gasto, procedimientos administrativos, financieros y contables del Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural —

AGRO RURAL.

II. FINALIDAD

2.1 Mantener la uniformidad en los procedimientos que aseguren el correcto, oportuno y adecuado control de las operaciones financieras y administrativas y de la documentación que la sustenta.

`"V 2.2 Garantizar el uso adecuado de los recursos de la Entidad de conformidad T Ntir con las disposiciones establecidas en las leyes, directivas, normas de

control y otras de gestión gubernamental. E

2.3 Verificar que todas las operaciones se realicen de acuerdo a los criterios de efectividad, eficiencia, eficacia, y economía observando que el gasto guarde relación con los planes institucionales, políticas, objetivos y metas de la Entidad.

2.4 Mantener ordenados los documentos que sustentan las operaciones, registros contables y administrativos de la Entidad.

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III. BASE LEGAL

9,0 RU

a) Ley N°27619, Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos y sus modificatorias.

b) Ley N°27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. c) Ley N° 28807, Ley que establece que los viajes oficiales al exterior de

servidores y funcionarios públicos se realicen en claseeconómica. d) Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el /5453 Fiscal 2018

e) Ley N° 30048, Ley que modifica el Decreto Legislativo N° 997, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del MINAGRI.

f) Ley N' 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y modificatoria g) Ley N" 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de Republica. h) Ley N°28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Púbico. i) Ley 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.

j) Ley N' 28411Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

k) Ley N°28716, Ley General de Control Interno de las Entidades del Estado

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1) Decreto Supremo N" 272-2016-EF, Medidas de Priorización del gasto público m) Decreto Supremo N" 304-2016-EF, disposiciones complementarias de

Priorización del Gasto Público. n) Decreto Supremo N° 007-2013-EF, Decreto Supremo que regula el

otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicio en el territorio nacional.

o) Decreto Supremo N° 126-2017-EF, Aprueba Texto Único Ordenado de la Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria.

P) Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, Aprueban Normas Reglamentarias sobre Autorización de Viajes al Exterior de Servidores y Funcionarios Públicos, modificado mediante Decreto Supremo N° 056-2013-PCM.

q) Resolución Ministerial N° 0545-2014-MINAGRI que aprueba la Directiva Sectorial N° 003-2014-MINAGRI-DM "Normas para la formulación, aprobación y actualización de Directivas"

r) Resolución Directoral N° 030-2010-EF/76.01, que aprueba la Directiva N° 005- 2010-EF/76.01, "Directiva para la Ejecución Presupuestaria" y suanexo.

s) Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias.

t) Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, Aprueban la Directiva de Tesorería N°001-2007-EF/77.15, sus modificatorias y normas conexas.

u) Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15, que dicta disposiciones complementarias a la Directiva de Tesoreria aprobada con R.D. N° 002-2007- EF/77.15

v) Resolución Directoral N°013-2016-EF/52.03, Procedimiento del gasto girado, el pago de tributos mediante transferencias electrónicas y otros aspectos y modifican la Directiva de Tesorería N° 001-2011-EF/77.15 y la R.D. 005-2011- EF/52.03.

w) Resolución Directoral Ejecutiva N° 214-2017-MINAGRI — DVDIAR-AGRO RURAL-DE, aprueba la Directiva General N° 13, Lineamientos y Procedimientos para Contrataciones por Monto Igual o Inferior a 8 UIT.

x) Resolución de Contraloría N° 195-88-CG Ejecución de las Obras Públicas p o r Ad ministración Directa.

Y) Resolución de Contraloría General N" 320-2006-CG, Normas de Control Interno para el Sector Público.

z) Manual de Operaciones de AGRO RURAL, aprobado mediante Resolución Ministerial N° 0015-2015-MINAGRI.

aa) Directiva N° O 1 1 -2016-CG/GPROD "Servicio de Control Previo de las Prestaciones Adicionales de Obra" Resolución de Contraloría N° 147- 2016-CG

IV. ALCANCE

Las normas y procedimientos señalados en la presente Directiva General son de cumplimiento obligatorio y de aplicación por el personal directivo y servidores (bajo cualquier modalidad de contratación) de los Órganos y Unidades Orgánicas de la Sede Central y Órganos Descentralizados, que tiene intervención y participan en los procesos administrativos, financieros y contables de AGRO RURAL.

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V. DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTROL PREVIO

a) Se entiende por Control Previo, al conjunto de procedimientos y acciones que deben adoptar en forma obligatoria todos los niveles de Dirección y Unidades Orgánicas, incluida las Direcciones Zonales de la Entidad, con la finalidad de cautelar la correcta administración de los recursos humanos, financieros y materiales.

b) El Control Previo es parte de la gestión administrativa de la Entidad y comprende la revisión de la documentación sustentatoria de las operaciones administrativas, financieras y presupuestales como la ejecución de gastos y todos los

procedimientos administrativos.

c) La documentación sustentatoria comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas.

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,:, e) El Control Previo sólo garantiza que se cumplan con los requisitos documentarios al momento de la presentación de los expedientes de las operaciones económico financieras para su trámite administrativo.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

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a) El Control Previo se aplicará antes de efectuar el registro administrativo de la Fase

de Devengado en el SIAF, por lo que, los expedientes previamente preparados por lasáreas responsables no deben contener errores u omisiones de ninguna clase.

b) Los expedientes serán alcanzados a la oficina de Contabilidad para un Control Previo general, antes de proceder con el registro (Devengado) de la obligación del pago al proveedor, en esta etapa no sólo se verificará la documentación como último filtro de la Entidad sino también el registro de las operaciones en

el sistema SIAF.

c) Si en esta etapa del Control Previo se advierte alguna omisión o error de a:7574 ---0 documentación, el expediente completo seró devuelto al área usuaria, siendo

d) No se realizarán ni se registrarán operaciones que no cuenten con la documentación sustentatoria mínima, en caso de urgencia deberán agilizar los trámites correspondientes a fin de cumplir con dichas operaciones sin obviar el control previo.

responsabilidad de esta última, la demora o atrasos en los pagos a los

proveedores.

VII. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL PREVIO

7.1 DE LA OPORTUNIDAD Y PROCEDIMIENTO DEL CONTROL PREVIO

a) El Control Previo no está circunscrito en una determinada área, sino es parte de las responsabilidades y actividades que desarrolla el personal en el quehacer

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laboral diario.

b) Para un mayor control de la gestión administrativa, cada Área, oficina, Dirección o dependencias de AGRO RURAL, adoptarán las medidas convenientes y de ser el caso nombrará a un personal encargado de realizar las labores de control previo antes de proceder con la tramitación del expediente administrativo o de ejecución de gasto, debiendo verificar que el referido expediente cuente con toda la documentación sustentatoria, siendo única responsabilidad de las omisiones o errores de cada dependencia donde se inicia el procedimiento.

c) Para el caso del registro de operaciones en el SIAF, en materia de ejecución del gasto, el Control Previo será realizado por la Unidad de Contabilidad, antes de efectuar el Registro Administrativo de la fase de Devengado, en forma general a fin que el expediente por el cual se va formalizar la obligación de pago se encuentre correctamente ejecutado y cuente con la documentación sustentatoria correspondiente. Sin embargo, antes de cualquier registro en el SIAF, los responsables de dicha acción verificarán que se cuenta con la documentación necesaria para realizar el mencionado registro.

7.2 DE LOS RESPONSABLES DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos que se emitan para el registro de los gastos y operaciones de la Entidad, serán asignados a las áreas responsables según su función por tipo de gasto u operación, lo mantendrán en custodia mientras dure el trámite o mientras se ejecute el registro u operación correspondiente.

GASTOS/OPERACIONES AREA RESPONSABLE

Adquisiciones de Bienes y Servicios Unidad de Abastecimiento y Patrimonio/DIAR

Rendiciones de Encargos Direcciones Zonales. Director y Administrador

Rendiciones de Encargos InternoNiáticos Personal Usuario

Planilla de Remuneraciones Unidad de Gestión de Recursos Humanos

Locación de Servicios Unidad de Abastecimiento y Patrimonio

Fondo para Pagos en Efectivo Unidad de Tesorería

Emision de giro de cheque, comprobante de pago, transferencias, cuentas CCI, otros

Unidad de Tesoreria

7.3 DE LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA DE LOS GASTOS

Todos los expedientes que ingresen para Control Previo a la Unidad de Contabilidad, para la fase de devengado, deben contener obligatoriamente, los documentos sustentatorios y vistos de los funcionarios que correspondan, de conformidad a lo dispuesto en la presente Directiva.

Todos los documentos deben presentarse en originales, salvo excepciones

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debidamente justificados y en los casos previstos en la presente directiva, sólo se aceptarán copias fotostáticas de aquellos documentos emitidos internamente que se produzca en AGRO RURAL o cuando la documentación presentada pór un proveedor ya se encuentre en poder o archivo de la Entidad, en aplicación de los dispuesto por la Ley N° 27444, Ley de Procedimientos administrativos.

A continuación, se detalla la documentación necesaria que debe contener los gastos por cada uno de los rubros o tipos de operaciones y que debe contener cada expediente de pago, así como los requisitos y condiciones que deben reunir cuando se realicen los trámites correspondientes.

7.4 ADQUISICIÓN DE BIE NES Y SERVICIOS.

7.4.1 ADQUISICIONES POR IMPORTES MENORES A OCHO (8) UIT.

a) Requerimiento del área Usuaria del bien o servicio, que incluye Especificaciones Técnicas y TDR (Informe, memorándum u otro documento similar) con firma y sello del área usuaria.

b) Cuadro Comparativo de bienes, servicios o consultoría. c) Cotización de Proveedores y documentación sustentatoria. d) Inscripción vigente en RNP, si se trata de un monto mayor a una (1)

UIT e) Declaración Jurada de no estar incurso de impedimentos de contratar

con el Estado. f) Certificación de Crédito Presupuestario. g) Orden de Compra o de Servicio según corresponda en función al

menor precio obtenido, pre numerado, fechado, debidamente llenado y firmado (sello y firma) por los responsables de la elaboración, Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, encargado de Almacén, además debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y la firma del responsable del compromiso.

h) Carta de autorización consignando la cuenta de Código Interbancario (CCI) actualizado, mediante el cual el proveedor seleccionado autoriza se le efectúen los abonos a dicha cuenta.

i) El RUC del proveedor seleccionado debe encontrarse "Activo" y "Habido", la actividad económica a la que se dedica debe ser congruente con los bienes requeridos, debe estar autorizados por SUNAT para la emisión de los Comprobantes de Pago (Facturas, Boletas de Venta, Guía de Remisión, entre otros).

j) Informe de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio autorizando el pago correspondiente, en el cual debe de adjuntarse el informe de la conformidad del servicio o del bien adquirido emitida por el área usuaria.

k) Acta de recepción con el detalle de los bienes adquiridos, en cantidades y unidad de medida, su costo unitario y costo total, nombre y RUC del proveedor, este requisito puede ser opcional siempre y cuando, la Guía de Remisión se encuentre debidamente detallada.

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I) Factura (Original y copia SUNAT), Boleta de Venta, válidamente emitida de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y con el visto del jefe de la dependencia usuaria, debe consignarse todos los datos en forma clara, sin borrones ni enmendaduras, tratándose de Comprobantes Electrónicos, revisar la debida consignación de datos.

m) Guía de Remisión, con el detalle de los bienes entregados con el visto de conformidad de recepción del encargado del Almacén Central; en caso de obras, el visto del encargado del almacén de la obra.

n) En el caso de combustibles y similares, deberá adjuntarse los vales del abastecimiento por fechas y placas del vehículo oficial abastecido, cuya suma debe ser igual a la facturación y coincidente con el monto facturado. Se exceptúa de este requisito, en caso de que el combustible sea puesto en obra, para lo cual debera presentar el movimiento de entradas y salidas del almacén de la obra.

o) Informe de evaluación o especificaciones técnicas, según la especialidad, en caso de requerimiento de equipos informáticos, software u otros similares, el que estará a cargo de la Unidad de Tecnología de la Información — UTI, debiendo éste además otorgar la conformidad del bien adquirido con el Acta de Verificación correspondiente.

p) En caso de pagos "Contra Entrega ", y/o "Pagos por Adelantado" la dependencia usuaria será responsable de la recepción del bien, de la entrega de los documentos faltantes entre ellos el Comprobante de Pago (facturas boletas etc.) así de otorgar la conformidad respectiva en su oportunidad, debiendo hacer llegar los documentos sustentarios pendientes directamente a la Unidad de Tesorería, cumpliendo con los requisitos establecidos en la presente Directiva.

7.4.2 ADQUISICIONES CON PROCESOS DE SELECCIÓN.

Además de los requisitos señalados para las adquisiciones por importes menores a ocho (8) UIT, en lo que fuere pertinente, se debera adjuntar los siguientes:

a) Copia del Acta de Buena Pro, con las firmas de los miembros del Comité que llevó a cabo el proceso de selección de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

b) En el caso de adquisición de combustibles, si existiera una variación de precios en el mercado y siempre y cuando se deje expresa constancia del reconocimiento en el contrato, se adj unta rá el informe de evaluación por la variación de precios y la determinación de los montos a reconocer al contratista.

c) En caso de pagos a cuenta, se adjuntará un ejemplar de la Orden de Compra originaria por cada trámite de pago a realizar, si en caso la Orden de Compra estuviera en copia, deberá refrendarse las firmas correspondientes.

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7.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

7.5.1 ALQUILERES:

a) Orden de Servicio (0/S) original pre numerada, fechada, breve descripción del servicio y demas datos consignados correctamente, (firma y sello) del responsable de la elaboración de la O/S y el Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente yel responsable del compromiso.

b) Contrato de alquiler, con las firmas del proveedor o su representante legal y el Director de Administración.

c) Formulario de la declaración del Impuesto a la Renta, de ser el caso. d) Recibo de pago del Impuesto a la Renta o boucher de pago en el Banco de

la Nación consignando el nombre y el RUC de ambas partes. e) Acta de conformidad de servicios por el á rea usuaria f) Certificación Presupuestal y Certificado d e Crédito Presupuestario, g) correspondiente a la meta señalada en la 0/S y el compromiso. h) De ser el caso Factura (Original y copia) válidamente emitido de

conformidad con el Reglamento de comprobantes de pago de la SUNAT.

i) En caso de vehículos y maquinarias, se adjuntará los partes diarios de trabajo o informe del recorrido por kilometraje por cada una de las unidades alquiladas, debiendo contar con el visto del supervisor, encargado o responsable del servicio.

7.5.2 SERVICIOS BASICOS:

a) Orden de Servicio (O/S) original pre numerada, fechada, breve descripción del servicio y demás datos consignados correctamente, (firma y sello) del responsable de la elaboración de la O/S y el Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y el responsable del compromiso.

b) Recibos de pagos por los servicios contratados. c) Recibos de pago o comprobante de pago válidamente emitido y

autorizado por SUNAT, servicios de: agua y alcantarillado, energía eléctrica, telefonía fija y móvil intemet, serenazgo, limpieza pública y otros servicios similares, con el visto del jefe del área usuaria.

d) Acta de Conformidad de Servicios por la dependencia usuaria y/o en su defecto por la oficina de Servicios Generales.

e) Certificación Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario, correspondiente a la meta señalada en la Orden de Servicio y el Compromiso.

7.5.3 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍC ULOS

a) Orden de Servicio (O/S) original pre numerada, breve descripción del servicio y demás datos consignados correctamente, firmada (firma y sello) del responsable de la elaboración de la O/S y el Subdirector de

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la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y el responsable del compromiso.

b) Requerimiento del área usuaria (informe memorándurn o documento similar) con firma y sello del responsable del área solicitante.

c) Informe del mecánico o especialista con las especificaciones técnicas para el mantenimiento preventivo o correctivo de la unidad, según se requiera.

d) Certificación Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario correspondiente a la meta señalada en la Orden de Servicio y el compromiso.

e) Proforma o cotización de tres (03) proveedores, así como el cuadro comparativo de las cotizaciones con firma y sello del responsable.

f) Carta de autorización consignando la Cuenta de Código Interbancario (CCI) actualizado, mediante el cual el proveedor seleccionado autoriza se le efectúen los abonos a dicha cuenta.

g) El RUC del proveedor seleccionado debe encontrarse "Activo" y "Habido" y la actividad económica a la que se dedica debe ser congruente con los bienes requeridos, así como debe estar autorizado por la SUNAT, para la emisión de los comprobantes de pago (Facturas, Boletas de Venta, etc.)

h) Factura o Recibo por Honorarios (original y copia SUNAT) o Boleta de Venta válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Pagos de la SUNAT y con el visto del jefe de la dependencia usuaria. Debe consignarse todos los datos en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

i) Autorización para la suspensión de retención del impuesto a la renta de cuarta categoría de ser el caso.

7.5.4 MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EQUIPOS EN GENERAL

a) Orden de Servicio (0/S) original pre numerada, breve descripción del servicio y demás datos consignados correctamente, firmada (firma y sello) del responsable de la elaboración de la 0/S y el Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y el responsable del compromiso.

b) Requerimiento del área usuaria (informe, memorándum o documento similar) con firma y sello del responsable del área solicitante.

c) Informe del área competente o especialista con las especificaciones técnicas del servicio que requiere.

d) Certificación Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario correspondiente a la meta señalada en la Orden de Servicio y el compromiso.

e) Proforma o cotización de tres (03) proveedores, así como el cuadro comparativo de las cotizaciones con firma y sello del responsable.

f) Carta de autorización consignando la Cuenta de Código Interbancario (CCI) actualizado, mediante el cual el proveedor seleccionado autoriza se le efectúen los abonos a dicha cuenta.

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g) El RUC del proveedor seleccionado debe encontrarse "Activo" y "Habido" y la actividad económica a la que se dedica debe ser congruente con los bienes requeridos, así como debe estar autorizado por la SUNAT, para le emisión de los comprobantes de pago (Facturas, Boletas de Venta, etc.)

h) Acta de conformidad de servicios por el área usuaria. i) Factura o Recibo por Honorarios (original y copia SUNAT) o Boleta de

Venta válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y con el visto del jefe de la dependencia usuaria. Deben consignarse todos los datos en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

j) Autorización para la suspensión de retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría de ser el caso.

7.6 LOCACIÓN DE SERVICIOS

7.6.1 CONSULTORÍAS

a) Orden de Servicio (0/S) original pre numerada, fechada, breve descripción del servicio y demás datos consignados correctamente, firmada (firma y sello) del responsable de la elaboración de la 0/S y el Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, además, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y el responsable del compromiso.

b) Requerimiento del área usuaria (informe memorándum o documento similar) con firma y sello del responsable del área solicitante.

c) Términos de Referencia con el detalle de las especificaciones técnicas adecuadas para consultoría (elaboración de perfiles o expedientes técnicos) cuando se considere plazos de entrega, deberá adjuntar el acta de inicio del servicio para los efectos de cómputo de plazos y penalidades de ser el caso.

d) Currículum Vitae del proveedor de servicios, los profesionales a contratar deben reunir los requisitos establecidos en el TDR o Plan de trabajo del proyecto.

e) Carta de autorización consignando la Cuenta de Código Interbancario (CCI) actualizado, mediante el cual el proveedor seleccionado autoriza se le efectúen los abonos a dicha cuenta.

f) El RUC del proveedor seleccionado debe encontrarse "Activo" y "Habido" y la actividad económica a la que se dedica debe ser congruente con los bienes requeridos, así como debe estar autorizado por la SUNAT, para la emisión de los comprobantes de pago (Facturas o Recibo de Honorarios)

g) Certificación presupuestal y Certificado de Crédito presupuestario correspondiente a la meta señalada en la Orden de Servicio y el compromiso.

h) Plan de Trabajo o TDR del proyecto (perfil, estudio o expediente técnico) con el informe de aprobación de la OPI en el caso de estudios a nivel de perfil y por la Dirección correspondiente en caso de estudios definitivos o expedientes técnicos.

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i) Carta de presentación del estudio, proyecto o trabajo realizado por el consultor, con el sello de recepción de la dependencia usuaria.

j) Informe técnico de evaluación y aprobación del trabajo presentado por el consultor, debidamente firmado por el evaluador del proyecto y refrendado por el jefe de la unidad a cargo del proyecto.

k) Acta de conformidad de servicios, donde se deberá consignar obligatoriamente el área usuaria, el nombre, o razón social y RUC del proveedor, el costo del servicio en números y letras, el plazo de ejecución del servicio (en caso de pagos a cuenta, el periodo a cancelar), el nombre del proyecto, el detalle del trabajo realizado y la fecha de emisión del acta.

I)

Plan de trabajo, estudio, proyecto, resumen o un ejemplar del perfil o expediente técnico aprobado por el evaluador y visado por el jefe responsable del proyecto.

m) Factura o Recibo por Honorarios (original y copia SUNAT) o Boleta de Venta válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes Pagos de la SUNAT y con el visto del jefe de la dependencia usuaria. Deben consignarse todos los datos en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

n) Autorización para la suspensión de retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría de ser el caso.

7.6.2 OTROS SERVICIOS - LOCADORES

a) Orden de Servicio (0/S) original pre numerada, fechada, breve descripción del servicio y demás datos consignados correctamente, firmada (firma y sello) del responsable de la elaboración de la 0/S y el Subdirector de la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio, además, debe consignar el compromiso del gasto con la autorización correspondiente y el responsable del compromiso.

b) Requerimiento del área usuaria (Informe, Memorándum o documento similar) con firma y sello del responsable del área solicitante.

c) Términos de referencia con el detalle de las especificaciones técnicas del servicio requerido, dependencia solicitante, plazo de ejecución, valor referencial, forma de pago, perfil o requisitos mínimos que debe cumplir el contratado; en caso de proyectos, obras deberá indicar el nombre completo del proyecto u obra y el lugar de la prestación.

d) Currículum Vitae del proveedor de servicios, los profesionales a contratar deben reunir los requisitos establecidos en el TDR o Plan de trabajo del proyecto.

e) Carta de autorización consignando la Cuenta de Código Interbancario (CCI) actualizado, mediante el cual el proveedor seleccionado autoriza se le efectúen los abonos a dicha cuenta.

f) El RUC del proveedor seleccionado debe encontrarse "Activo" y "Habido" y la actividad económica a la que se dedica debe ser congruente con los bienes requeridos, así como debe estar autorizado por la SUNAT, para la emisión de los Comprobantes de Pago (Facturas, Recibo de Honorarios).

g) Certificación Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario correspondiente a la meta señalada en la Orden de Servicio y el

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compromiso. h) Informe de evaluación y aprobación del trabajo realizado y que

autoriza el pago al proveedor o tocador de servicios con la correspondiente conformidad, por el área usuaria.

i) Acta de conformidad de servicios, donde se deberá consignar obligatoriamente el área usuaria, el nombre, o razón social y RUC del proveedor, el costo del servicio en números y letras, el plazo de ejecución del servicio (en caso de pagos a cuenta, el periodo a cancelar), el nombre del proyecto, el detalle del trabajo realizado y la fecha de emisión del acta.

j) Informe de actividades realizadas o de cumplimiento del trabajo encomendado firmado por el locador de servicios. Este debe contar con el sello de recepción del area usuaria.

k) Factura o Recibo por Honorarios (Original y copia SUNAT) o Boleta de Venta válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes Pagos de la SUNAT y con el visto del jefe de la dependencia usuaria. Deben consignarse todos los datos en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

I) Autorización para la suspensión de retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría de ser el caso.

m) En el caso de personal de obras, se adjuntará los partes de control, hojas de tareo, control de asistencia o similar, cuando el servicio sea requerido por días y horas. De igual forma para los casos de servicios de vigilancia, precisando para ambos casos en el acta de conformidad las horas y/o días trabajados.

n) En los casos de servicios de publicidad efectuada por periodistas o medios de prensas diversas, la Oficina de Imagen Institucional, será directamente responsable de la conformidad de los servicios prestados por ser de su competencia.

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7.7 PLANILLAS DE PAGO DEL PERSONAL

7.7.1 ADMINISTRATIVOS

a) Un (01) ejemplar de la Planilla de Remuneraciones debidamente firmada por el jefe de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos y autorizado por la Oficina deAdministración.

b) Informe sustentatorio de la Unidad de Gestion de Recursos Humanos. c) Certificación Presupuestal, correspondiente a la meta señalada en el

compromiso.

d) La planilla de practicantes, además debe señalar la profesión específica de cada uno, el cual debe guardar relación con el area donde se le asigne al practicante.

e) Otras planillas por reintegros, bonificaciones, asignaciones u otros deben adjuntar la documentación sustentatoria que corresponde.

7.8 FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

a) Para la apertura o ampliación del Fondo, debe adjuntarse la resolución que lo autoriza, y el personal designado para el uso o manejo de los

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recursos.

b) Para la reposición del fondo debe adjuntarse la rendición de cuenta de los gastos efectuados, adjuntando además la documentación sustentatoria (comprobantes de pago e informes) en originales. El

informe del encargado del fondo con el respectivo cuadro resume de los gastos, detallando la identificación de la fuente de financiamiento yel clasificadordelgasto.

c) Certificación Presupuestal, correspondiente. d) La Fase Compromiso en el SIAF SP que corresponde a la apertura o

ampliacion del Fondo, asi como su reposicion, debera ser efectuado por el

Titular responsable del Fondo, designado por Resolucion Directoral Administrativa.

7.9 VALORIZACION Y CONFORMIDAD DE OBRAS ACTIVIDADES O

PROYECTOS

7.9.1. ADELANTO DIRECTO

a) Carta del contratista solicitando el adelanto directo dentro del plazo establecido en el Art. 156° del Reglamento de la Ley 30225, Ley de Contrataciones del Estado y en el respectivo contrato.

b) Carta Fianza como garantía del adelanto directo (el original debe remitirse a la Unidad de Tesorería para su custodia y una copia debe adjuntarse al expediente de pago.

c) Copia simple del contrato debidamente firmado por ambas partes. d) Informe de aprobación del adelanto directo por el inspector o supervisor

de la obra o coordinador de la obra de la provincia respectiva o especialista o administrador del contrato de la obra o supervisión de la Direccion de Infraestructura Agraria y Riego (DIAR) de la Sede Central.

e) Certificado presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario (SIAF) correspondiente a la obra motivo del contrato.

f) Factura (original y copia SUNAT), válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la

SUNAT y con el visto del jefe del área usuaria. Deben consignarse todo los datos correctamente, en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

7.9.2 ADELANTO DE MATERIALES

a) Carta del contratista solicitando el adelanto de materiales dentro del

plazo establecido en el Art. 157° del Reglamento de la Ley 30225, Ley de Contrataciones del Estado y en el respectivo contrato.

b) Carta Fianza como garantía del adelanto de materiales (el original debe remitirse a la Unidad de Tesorería para su custodia y una copia debe adjuntarse al expediente de pago.

c) Informe técnico del cálculo y de aprobación del adelanto de materiales por el inspector o supervisor de la obra (según corresponda) o coordinador de obras de la provincia respectiva, refrendado por el jefe del área usuaria y la Dirección respectiva.

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d) Calendario o programación de la adquisición de materiales o insumos para la obra cuyo valor aproximado debe ajustarse con el porcentaje aprobado según contrato.

e) Fotocopia simple del contrato debidamente firmado por ambaspartes. f) Certificado Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario

(SIAF) correspondiente a la obra motivo del contrato. g) Factura (original y copia SUNAT), válidamente emitidos de

conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y con el visto del jefe del área usuaria. Deben consignarse todos los datos correctamente, en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

7.9.3. VALORIZACIONES POR AVANCE DE OBRAS

a) Carta del contratista presentando la valorización dentro del plazo establecido en el Art. 166° del Reglamento de la Ley 30225, Ley de Contrataciones del Estado y en el respectivo contrato.

b) Valorización que sustenta el porcentaje de avance de la obra en originales, debidamente firmado por el representante legal de la empresa y el profesional responsable de la obra (Residente de obra).

c) Informe técnico del inspector o Supervisor de la obra, según corresponda o Coordinador de la obra de la provincia donde se ejecuta la obra, que apruebe la valorización refrendado por el jefe del área usuaria y/o Dirección respecti'va. Este informe además debe contener un item concerniente con el control financiero de la obra (mensual y acumulada) relacionado con avance de ejecución de la obra, amortización de adelanto (directo y de materiales), avance de ejecución de adicionales, mayores gastos generales, reajustes, retención del fondo de garantia (de ser el caso) y los tributos de Ley.

d) Cuadro resumen del control de valorizaciones, asimismo la Unidad de Abastecimiento y Patrimonio adjuntara a la respectiva valorizacion, el cuadro de control de pagos donde debera de incluir las amortizaciones de los adelantos directos y de materiales respectivamente de las obras o supervisiones en ejecucion.

e) Carta Fianza de Fiel cumplimiento vigente (el original debe remitirse a la Unidad de Tesorería para su custodia y la copia debe adjuntarse al expediente de pago) en caso de MYPES, los contratistas que se acojan a esta ley, ajuntarán copia simple de la Declaración Jurada de acogimiento, presentada a la suscripción del contrato.

f) Fotocopia simple del contrato debidamente firmada por ambas partes

g) Certificado Presupuestal y Certificado de Crédito Presupuestario (SIAF) correspondiente a la obra motivo del contrato.

h) Factura (original y copia SUNAT), válidamente emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y con el visto del jefe del área usuaria. Deben consignarse todos los datos correctamente, en forma clara, sin borrones ni enmendaduras.

i) Adjuntar copia simple de la documentación que acredite la declaración y pago de las obligaciones tributarias y laborales vigentes PDT — IVG Renta, PDT — Laboral, Aportaciones y Beneficios Sociales: ESSALUD,

•

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SNP, CONAFOVICER, SENCICO, AFP del último mes vencido o mes anterior con relación a la fecha de valorización, contratos, y pólizas de SCTR- Salud y SCTR — pensión, los pagos y la relación del personal

coberturado por meso por la obra. j) En caso de mayores gastos generales, se adjuntará la resolución que

aprueba el monto a pagar con el informe técnico respectivo, debiendo adjuntar además los comprobantes de pago que sustentan los referidos gastos.

k) En caso de valorizaciones de adicionales de obra (Art. 166° del Reglamento de la Ley 30225, Ley de Contrataciones del Estado) deberá adjuntarse la resolución que los aprueba con el informe técnico respectivo, de igual forma para el caso de reintegro u otros que la entidad debe reconocer al contratista al momento de la liquidación de la obra.

I) Certificado de habilidad vigente del profesional responsable de la obra. m) Copias simples y legibles del cuaderno de obra del periodo o mes °$o valorizado n) Informe aprobatorio del requerimiento del pago de la valorización por el

jefe de la dependencia usuaria y refrendado por la respectiva dirección.

7.10 GASTOS SIN CONTRAPRESTACIÓN DE BIENES O SERVICIOS

a) Informe que sustente el pago a realizar, del área o dependencia a la que corresponda.

b) Documento sustentatorio de la obligación de pago, que puede ser Resoluciones Judiciales consentidas o ejecutoriadas, resoluciones de ejecución coactiva de la SUNAT, SUNASS, norma legal que disponga el nacimiento de la obligación de pago u otro documento oficial y legalmente emitido.

c) Resolución o informe del Director de Administración que autoriza el pago respectivo.

.11 DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS POR LA UNIDAD DE TESORERÍA

7.11.1 COMPROBANTES DE PAGO

Los Comprobantes de Pago pre impresos que emite la Unidad de Tesorería, deben contener la siguiente información:

a) Numeración correlative. b) Fecha de emisión del comprobante de pago. c) Nombre del proveedor o beneficiario, debiendo ser igual al que registra

el documento que sustenta el gasto, tales como planillas, facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, resolución etc.

d) Importe que se paga en número y letras. e) Descripción del pago efectuado, debiendo señalar, además, el número

del documento de compromiso (0/C, 0/S, Planilla, Resolución, etc.), así como el número de registro SIAF.

f) Codificación programática (sector, pliego, U.E., fuente de financiamiento

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meta, clasificador de gasto y afectación presupuestal y patrimonial). g) Monto total, monto neto, deducciones de retenciones de acuerdo a Ley. h) Código de Cuenta Interbancaria (CCI), Número de cheque y banco si se

emitiese cheque. En este caso el Comprobante de Pago debe tener la firma y nombre de la persona que recoge el cheque y fecha del mismo.

i) Firma y nombre de la persona que elabora el Comprobante de Pago, firma del jefe de la Unida de Tesorería, visto del responsable del control interno, del Contador General y de la Dirección de Administración.

j) Todos los documentos sustentatorios del pago efectuado, deben contar con el sello "PAGADO" con la fecha respectiva.

7.11.2 EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS

a) Los cheques deben ser emitidos en forma correlativa y cronológica, guardando relación con la correlatividad de los comprobantes de pago.

b) Los cheques deben ser girados a nombre o la razón social consignada en el comprobante de pago.

c) Para mayor seguridad, los cheques deben indicar la leyenda de "NO NEGOCIABLE".

d) Los cheques anulados deben indicar claramente la leyenda "ANULADO ' mediante un sello.

e) Todos los pagos efectuados con cheques, carta orden, depósitos en cuenta u otros documentos, deben contar con un comprobante de pago respectivo, de igual manera los cheques anulados deben contar con el comprobante de pago respectivo y los vistos correspondientes a fin de mantener la correlatividad y orden de los mismos.

f) Para los casos de pagos a proveedores con abonos en cuenta, se solicitará al proveedor su Código de Cuenta Interbancaria (CCI) en la oportunidad en que se dé inicio formal a su relación contractual. Para tal efecto el proveedor presentará su carta de autorización.

7.12 DE LA EJECUCIÓN DEL PROCESO

7.12.1 FASE COMPROMISO

a) La Unidad de Abastecimiento y Patrimonio es la responsable de la elaboración de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicios, de acuerdo a los datos relacionados al gasto (según requerimiento de las áreas usuarias) a la meta presupuestaria y a la cadena de gastos aplicable.

b) Previo al ingreso de las Órdenes al SIAF, éstas deben estar firmadas por la persona responsable de su elaboración y el jefe de logística luego del control previo respectivo de la propia oficina, serán remitidos las Órdenes al personal responsable de la ejecución del compromiso.

c) El responsable del compromiso ingresará los datos al sistema SIAF, debiendo firmar y consignar en la misma orden el número de registro SIAF del gasto comprometido yformalizado

d) Una vez aprobado la fase de "Compromiso", la Órdenes serán remitidas a la Unidad de Contabilidad para el Control Previo y continuación de la siguiente fase.

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7.12.2 FASE DEVENGADO

a) Lafase Devengado es realizado porla Unidad de Contabilidad. b) Antes de la formalización de la obligación del pago en el SIAF, el personal

responsable del Control Previo verificará la documentación sustentatoria, una vez conforme otorgará su Visto Bueno, con lo cual se le remitirá los expedientes (Órdenes, planillas, resoluciones u otros) al responsable del Devengado para su ejecución.

c) Una vez aprobado esta etapa del proceso, el expediente completo con la firma del responsable será remitido a la Unidad de Tesorería para la ejecución de la siguiente fase.

7.12.3 FASE GIRADO

a) El personal responsable de efectuar los giros en la Unidad de Tesorería, efectuará el control previo propio de su Unidad antes de proceder con el giro, teniendo especial cuidado de que esta se encuentre completa y conforme.

b) De ser conforme procederá con la emisión del Comprobante de Pago, verificando que éste coincida con los documentos sustentatorios, documentos fuente, el giro del cheque o transferencia en cuenta (CCI), el registro SIAF entre otros.

c) Estando conforme el giro o transferencia firmará el Comprobante de Pago y con la firma del jefe de la Unidad de Tesorería, el visto del contador, control interno y el Director de Administración, procederá a efectuar el pago respectivo.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

a) Todos los documentos emitidos por cada una de las dependencias de AGRO RURAL, así como los emitidos por los proveedores y trabajadores de la Entidad, no deben tener borrones ni enmendaduras.

b) Solo procede presentar una Declaración Jurada por cada rendición de cuentas o reembolso que se solicite o que sumado varias no supere el 10% de la UIT vigente en el ejercicio presupuestal, teniendo en cuenta que éste documento se utiliza en forma excepcional.

c) Todos los Comprobantes de Pago que sustentan gastos, deben ser

emitidos de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT (Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT y sus modificatorias), para ser considerados como válidos.

d) En aplicación de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias los Comprobantes de Pago emitidos por los proveedores, cuya cancelación se efectúa vía transferencia electrónica a través de SIAF con firmas digitales autorizadas, no estarán necesariamente cancelados, siendo suficiente para acreditarse el pago, la verificación del CCI, (Código de Cuenta Interbancaria) correspondiente a dicho proveedor.

e) Los documentos fuente (Órdenes de Compra y de Servicio) deben tener

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b)

c)

numeración correlativa pre-impresa. f) Todos los documentos que sean presentados por la áreas usuarias deben

guardar un orden o correlación cronológica y debe estar debidamente

foliados.

g) Es obligación y responsabilidad de las áreas usuarias, comunicar e instruir a los proveedores de bienes y servicios de los términos y condiciones bajo los cuales se ejecutará los pagos que corresponda.

IX. DISPOSICIONES FINALES

a) La Unidad de Contabilidad devolverá los expedientes en trámite, siluego de la revisión encuentra que la documentación no se sujeta a lo establecido por la presente Directiva o las normas legales que regulan la ejecución del gasto

para el sector público. La Dirección de la Oficina de Administración a través de la Unidad de Contabilidad, velará por el cumplimiento de la presente Directiva. Asimismo, todas las demás dependencias deberán tramitar sus expedientes con atención a lo dispuesto en el marco legal regulatorio. La presente modificación a la Directiva entrara en vigencia con efectividad a partir del 01 de junio 2018.

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X. GLOSARIO DE TÉRMINOS

1) Área usuaria: es la Unidad Orgánica de AGRO RURAL, responsable de elaborar los requerimientos de contratación de bienes y servicios a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa — SIGA y de solicitar la disponibilidad presupuestal correspondiente para el cumplimiento de sus objetivos y metas operativas.

2) Adquisición de bienes y servicios: proceso por el cual se obtiene un bien o

servicio luego de identificado la necesidad y el producto que lo satisface.

3) Carta fianza: documento por el cual se establecen las condiciones que el fiador necesariamente debe ser una Entidad Financiera, se compromete a garantizar a una persona natural o jurídica la obligación que esta debe realizar ante un tercero.

4) CCI: siglas del Código de Cuenta Interbancaria, sirve para la realización de las transferencias electrónicas o depósitos en cuenta a personas naturales o jurídicas a través del SIAF.

5) Certificación Presupuestal: acto administrativo, cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al Presupuesto Institucional, autorizado para el año fiscal respectivo.

6) Comisión de Servicios: desplazamiento programado o imprevisto que realizan los funcionarios, servidores y trabajadores de AGRO RURAL, debidamente autorizados para desarrollar actividades que contribuyan al logro de los objetivos institucionaJes dentro del territorio local o nacional.

7) Comisionado: todo funcionario, Servidor o Trabajador del Entidad, que realiza una comisión de servicios dentro o fuera del territorio local o nacional.

8) Comprobante de Pago: es el documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios, debe ser emitido y/o impreso conforme a lo normado en el Reglamento de Comprobantes de Pago de SUNAT.

9) Compromiso: es la fase administrativa del Sistema Integrado de Administración Financiera — SIAF, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco del Presupuesto Institucional aprobado y sus modificaciones.

10) Contratación: es la acción que realiza AGRO RURAL para proveerse de bienes y servicios, asumiendo el pago del precio o la retribución correspondiente y demás obligaciones derivada de su condición como contratante.

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11)Ejecución del gasto: es el proceso a través del cual se atienden las obligaciones contraídas a fin de cumplir las metas del pliego presupuestario, conforme a los créditos presupuestarios autorizados en el presupuesto institucional aprobado.

12)Especificaciones técnicas: es la descripción de las características fundamentales de los bienes y/o servicios a ser adquiridos; así como de las condiciones de contratación (plazo de entrega, garantía comercial, lugar de entrega, forma de entrega etc.)

13)Específica del gasto: responde al desagregado del objeto del gasto y

se determina según el clasificador de los Gastos Públicos.

14) Expediente: constituye la formalización de aquellos asuntos que se documentan por escrito. Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una Resolución Administrativa. Documentación que debe ser adjunta a la Orden de Compra o Servicios o a los informes que solicitan y aprueban los pagos, que se constituyen en conjunto en un solo cuerpo legal y formal sustentatorio del procedimiento administrativo.

15)Fuentes de financiamiento: clasificación presupuestaria de los recursos públicos, orientada a agrupar los fondos de acuerdo con los elementos comunes a cada tipo de recurso, su nomenclatura está definidas en el clasificador de fuentes de financiamiento para cada año fiscal.

16)Gasto devengado: reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a través de la conformidad del área correspondiente en la entidad pública o Unidad Ejecutora que corresponda, respecto a la recepción satisfactoria de los bienes y la prestación del servicio solicitado y se registra sobre la base de la respective documentación sustentatoria.

17)Gasto girado: proceso que consiste en el registro del giro efectuado sea mediante la emisión del cheque, carta orden o la transferencia electrónica con cargo a la correspondiente cuenta bancaria para el pago parcial o total de un gasto devengado debidamente formalizado y registrado.

18)Gasto pagado: proceso que consiste en la efectivización del cheque emitido, carta orden yo la transferencia electrónica, se sustenta con el cargo encorrespondiente cuenta bancaria.

19)Orden de Compra y Orden de Servicio: documentos que formaliza los acuerdos de manera explícita, su cumplimiento es de carácter obligatorio el requerimiento del área usuaria para adquirir un bien o servicio asume carácter de contrato al ser aceptado por el proveedor, asimismo garantiza la

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contraprestación para el pago del bien o servicio.

20)Proveedor: persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, que presta servicios especializados o generales, de consultoría, ejecución de obras entre otros.

21)Rendición de cuentas: proceso por el cual el comisionado cumple con presentar y sustentar- los gastos ejecutados del anticipo otorgado dentro de los plazos y formas previstas por ley.

22)Requerimiento de bienes o servicios: es la etapa de la ejecución presupuestaria efectuada por las óreas usuarias, que consiste en efectuar los requerimientos de bienes o servicios que se requieran de acuerdo a lo programado en sus respectivos cuadros de necesidades a través del aplicativo informático SIGA, en el que deberá contener las características del bien o servicio de a Is especificaciones técnicas.

23)Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público-SIAF- SP: constituye el medio para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la administración financiera del sector público y su operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad por los Órganos rectores, es un sistema ligado a la gestión financiera, en el que se realizan las operaciones de ingreso y gastos, devengado y girado y registros contables.

24)Términos de Referencia — TDR: es la descripción de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de un servicio o consultoría, plazo de ejecución, actividades a realizar, entregables, producto final, entre otras especificaciones.

25)Valorización de obra: documentación que sustenta el avance físico y financiero de la obra en ejecución, medidas monetarias y porcentajes y que en el caso de obras por contrata, sirve de base para la generación de la obligación contractual con el proveedor.

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