19. arÉvalo j. vÍctor h. cuadernos archivística 1.pdf

Direccin:Vctor Hugo Arvalo Jordn

Mundo Archivsticohttp://mundoarchivistico.com/index.asp

de Archivisticade ArchivisticaCUADERNOS

CUADERNOS - ARCHIVISTICA

Direccin:

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Cuadernos

Archivstica1

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Las opiniones vertidas en el Cuaderno, no siempre reflejan elpensamiento de la Direccin.

AO I - Santa Fe - 1987, 1998, 1999. 2005, N 1Direccin: Vhaj / [email protected] Edicin de Mundo Archivstico,http://mundoarchivistico.com/index.asp

Edicin virtual, Ediciones del Sur, abril de 2007.

Hecho el depsito que marca la ley 11723

ISBN 987-9176-02-2

Distribucin gratuita.

Vistenos y disfrute de ms libros gratis en:http://www.edicionesdelsur.com

EDITORIAL

Despus de la creacin de la asociacin, fue siempreun anhelo contar con un medio de expresin de las dis-tintas inquietudes de socios y simpatizantes de la ramaque nos ocupa. Lamentablemente, por razones econ-micas o responsabilidades que nos complican el queha-cer archivstico, no pudimos cumplir con este anhelo, yhoy, despus de muchas idas y venidas, de marchas ycontramarchas, optamos por reiniciar publicaciones quefueron solicitadas permanentemente, tanto por su ma-terial contenido, como por la necesidad de actualizacin.Considero que este reinicio de actividades, no solo debemejorar, sino que debe superar nuestras expectativas,y para ello, respetando siempre (de eso estamos con-vencidos), el pensamiento ajeno, pretendemos desde esapluralidad de ideas, llegar a contribuir con el perfeccio-namiento de esta noble profesin.

La mejor forma de contribuir, es generando ideaspermanentes que queden registradas en los documen-tos, verba volant, las palabras vuelan. El carcter cien-

6tfico y especulativo de una disciplina, se observa en eldesarrollo de sus ideas a travs de medios de difusin, yese es el nico mrito que queremos lograr.

Este nmero, reimpreso, muestra una clara diferen-cia en su presentacin del realizado en 1987. Esto se pudorealizar gracias a la aplicacin de medios tecnolgicos,por lo dems, siendo casi histrico aquel primer nmeroque se agot apenas sali a la luz, hemos preferido res-petarlo en la originalidad de sus artculos. Nos sorpren-de, adems, la vigencia de muchos artculos publicadosen ese entonces.

vhaj

NDICE

Editorial ..................................................................................... 5

La Archivologa y la Teora de Sistemas ................................. 8Vctor Hugo Arvalo Jordn

Importancia de los archivos privados en la historiade un pas .................................................................................. 2 7

Liliana Montenegro de Arvalo

Los archivos privados: papeles particulares ......................... 34Ana M. Cecchini de Dallo

Crnica de una labor archivstica .......................................... 40Liliana Montenegro de Arvalo

Desarrollo de archivos y microfilmacin .............................. 4 7Alcides Aliaga Encinas

Sobre la importancia de los archivosen los estados modernos .......................................................... 52


Situacin de los archivos en Santa Fe .................................... 5 7Vctor Hugo Arvalo Jordn

La ArchivologaLa ArchivologaLa ArchivologaLa ArchivologaLa Archivologay la Teora de Sistemasy la Teora de Sistemasy la Teora de Sistemasy la Teora de Sistemasy la Teora de Sistemas


Cuando hablamos del trmino archivo, se nos pre-senta como primera imagen documentos antiguos rela-cionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto,existe una relacin intrnseca entre el documento y elser humano, y especialmente con su evolucin.

La historia se fundamenta esencialmente en docu-mentos que se producen como consecuencia de la acti-vidad humana, produciendo al mismo tiempo, las basesdel conocimiento para las generaciones posteriores.

La base del desarrollo del conocimiento y de la hu-manidad es la idea, para ello la idea necesariamente tie-ne que petrificarse en algn soporte para que no sufraalteraciones propias del tiempo y de la interpretacinerrnea.

Todo esto constituye una cadena de desarrollo queinfluye en el pensamiento, cada vez ms amplio, y desus formas esenciales: el filosfico y el cientfico.

Uno de los factores esenciales para el desarrollo am-plio del conocimiento ha sido el progreso de las tcnicasde comunicacin masiva. Vivimos en un mundo de in-vestigadores que permanentemente demandan infor-macin. Pero al mismo tiempo comprendemos que lasciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarro-llar por s solas, permanentemente se relacionan, se auxi-lian.

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Se modifica continuamente la metodologa que nospermite una interpretacin ms adecuada del universo.

La Archivologa tambin ha sido afectada por estoscambios, es ms, para lograr un conocimiento ms am-plio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinasadministrativas, de la Paleografa, esencialmente de laDiplomtica, de la Historia. Al mismo tiempo que se re-laciona con conocimientos afines como la Bibliotecono-ma y la Documentologa, estas ltimas similares a laArchivologa, formando un sistema de conocimientos yaplicaciones cuyo objetivo principal es la informacin.

Etimolgicamente la palabra sistema deriva de losvocablos griegos syn- justamente y stesai- causa,forma; trminos empleados por Platn y Aristteles.Pero no adquiere importancia hasta la edad moderna,con actualizacin de Linneo, y de Kant que aproxima auna definicin del sistema como la unidad del conoci-miento bajo una sola idea, concepto aparentemente sim-ple, pero que puede aplicarse a la Archivologa.

Existen en la actualidad una multitud de definicio-nes sobre el sistema, por la misma razn que existenaplicaciones de la teora en todos los campos cientficos.La definicin ms comn lo considera como el conjun-to ordenado de entes (o componentes) indepen-dientes en s mismos, que estn en interrelacinentre s y el medio que los rodea, siendo interac-tuantes tienen la finalidad de lograr objetivosdeterminados.

Si aplicamos este concepto a las ciencias de la docu-mentacin, obtenemos como conjunto a la Archivologa,Biblioteconoma, Documentologa, que son independien-tes por s mismas, independientes en el sentido que cada

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una subsiste y desarrolla independientemente, con susmtodos caractersticos; que se encuentran interrelacio-nadas por tener similitudes en las tcnicas documenta-les y sobre todo por estar ntimamente unidas por unaspecto; los documentos.

Son interactuantes por las similitudes y diferenciasque se prestan en cada componente, sobre todo la fina-lidad de lograr objetivos determinados que es un factorcomn para las tres ramas: la informacin.

Sistemas de las Ciencias de la Documentacin

De la misma forma, se puede aplicar la definicin desistemas a la Archivologa, especficamente, el archivoes un sistema, veamos: las mltiples actividades que serealizan en el mbito administrativo son fuentes gene-radoras de documentos, estos documentos alimentanal archivo. El conjunto ordenado de componentes es unaclara referencia a las operaciones tcnicas que se reali-zan dentro del Archivo, como ser las tcnicas de alma-cenamiento, las tcnicas interpretativas, descriptivas,documentales entre s, teniendo por finalidad principalel servicio al usuario.

Hechos que generan documentos

Archivologa Biblioteconoma Documentologa

Sistemas de Ciencias de la Documentacin

Informacin

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Para profundizar un poco ms observemos otrasdefiniciones: S. J. Dronick, en su trabajo Teora de Sis-temas (System Theory), se refiere al sistema como undispositivo que capta una o ms entradas y que generauna o ms salidas. Quizs esta definicin es ms cercanaa la realidad archivstica. El vocablo dispositivo como delo que dispone no siempre implica mecanismos auto-mticos, por lo que correspondera a las tcnicas em-pleadas en los archivos para obtener resultados satis-factorios, siempre en funcin del servicio al usuario, osalidas de la informacin.

Sistema de archivo

Actividades que producen documentosEntradas

Sistema de archivo

UsuarioServicioSalida

Tcnicasde gestin

Tcnicas dealmacenamiento

Tcnicasdescriptivas

Tcnicasdocumentales

EL SISTEMA DEL ARCHIVO

Conviene detenernos un poco ms en este aspecto.Comencemos primero por el concepto de que toda or-ganizacin es susceptible de ser un sistema, por el mis-mo hecho de que organismo, responde a organizacin,

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rgano, es un conjunto ordenado de entes (ministerios,gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interre-lacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograrel bien comn. Pero este sistema est integrado porotros sistemas que lo componen, como ser cada uno delos poderes, los cuales a su vez se constituyen en siste-mas; podemos desmenuzar de esta manera hasta llegara una unidad no desmenuzable, no divisible. Dentro deesta organizacin es que se encuentra el archivo, sea his-trico, sea intermedio, central o como quiera llamrsele,por la misma razn que la documentacin como produc-to de actividades involucra a los diferentes sistemas quecomponen el Estado. De esta forma, el archivo se en-cuentra en relacin interna y externa; considerndoseun sistema abierto, observamos posteriormente estosdetalles.

Cada una de las tcnicas empleadas por el archivotambin constituyen sistemas o subsistemas, para elloes necesario analizar hasta qu punto podemos decir sis-tema.

Recepcin. Como conjunto de actividades para efec-tuar la recepcin, control del trmite y distribucin deldocumento.

Control de recepcin,foliado, numerado, etc.

Control de trmite,registro de trmite, etc.

Distribucin(salida)

Recepcin(entrada)

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Ordenacin y clasificacin. Como el conjunto deactividades que se realizan para acondicionar los docu-mentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos cadauna de estas actividades.

Descripcin. Como apertura de sistemas de recu-peracin del documento y de la documentacin.

Unidades mayores

Unidades intermedias

Unidades menores

Acciones

Funciones

Actividades

Ordenacin

Clasificacin

Ingreso

Ingreso

Inventarios

Guas

Catlogos

Indices

InformacinDocumento

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Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez cons-tituye microsistemas, por la variedad de elementos quese emplean para conformar una informacin adecuada.

Seleccin. Como apertura de sistemas que permi-ten valorizar los documentos por su contenido:

Por cualquier ngulo que observemos a la Archivo-loga, constatamos que se trata de un sistema confor-mado por microsistemas, lo que hace que su naturalezacomo cuerpo de estudio tenga un carcter especial den-tro de las Ciencias de la Documentacin. Lo que implicaque sea aceptada dentro del concepto moderno de sis-tema como conjuntos organizados, pertenecientes a cam-pos cientficos diferentes, que muestran estructuras ycompartimentos isomorfos, reducibles a un tratamien-to comn.

Plazos precautorios

Decantacin de valores

Tcnicas de muestreo

Expurgo

DocumentoseleccionadoDocumento

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LA ARCHIVOLOGAEN LA CLASIFICACION DE SISTEMAS

En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas porsu naturaleza que pueden ser dos:

Sistemas naturales: son aquellos en los cuales nointerviene la mano del hombre como productor del sis-tema, p.e. sistema circulatorio, respiratorio, etc.

Sistemas creados: son aquellos en los cuales in-terviene el hombre como ente productor del sistema,p.e. sistema educativo, religioso, deportivo, etc.

La Archivologa, tpico producto humano, correspon-de entonces a los sistemas creados.

Estos sistemas creados o naturales, sern a su vez,por su contenido simples y complejos.

Sistema simple: cuando sus partes son perfecta-mente identificables y unitarias, p.e. la familia.

Sistema complejo: cuando sus partes son suscep-tibles de conformar sistemas y subsistemas.

Por el concepto que tenemos del sistema tambinpodemos clasificar en sistemas principales y en subsis-temas.

Sistemas principales: cuando se considera al sis-tema como un todo generalizado.

Subsistemas: cuando sus componentes son suscep-tibles de descomponerse en otros subsistemas de me-nor jerarqua, hasta llegar a un elemento nico no des-componible, el cual denominamos unidad bsica del sis-tema.

La Archivologa sera entonces un sistema complejoy principal. La unidad bsica del sistema, propiamentesera el dato, el conjunto de datos que conforman la in-

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formacin. El documento resulta ser un microsistemapuesto que es susceptible de ser descompuesto en com-ponentes.

Analicemos:

Por otro lado, para que un sistema sea consideradocomo tal, debe cumplir con algunos requisitos indepen-dientes de la estructura:

Entes: que son los componentes o elementos bsi-cos; en el caso del documento los elementos base sernel soporte y la informacin. Si tomamos en cuenta a laArchivologa como sistema principal, tendremos comoelementos de base a documentos, o como unidades b-sicas del sistema de archivos.

Medios: como elementos manipulables, de modo quelos elementos interactuantes tengan los medios adecua-dos para conformar el todo organizado. Los elementosmanipulables de la Archivologa estaran compuestos ensu mayora por los principios, de unificacin, de proce-dencia, de seleccin.

Condiciones: como elementos no manipulables. Enlas Ciencias de la Documentacin tenemos elementos nomanipulables por los cuales los documentos se identifi-can en razn de la actividad productora de documentos;concretamente en la Archivologa, los elementos nomanipulables conforman las tcnicas que integran la es-

Informacin

Hecho Documento

Soporte

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tructura sistemtica. Esencialmente seran, la recepcin,la ordenacin y clasificacin y la descripcin.

Fines: como elemento consecuente, lo cual presen-ta esencialmente dos aspectos: el servicio y la informa-cin.

Estas condiciones nos permiten ingresar en otras cla-sificaciones de los sistemas: los sistemas abiertos y lossistemas cerrados.

Sistemas abiertos: estos sistemas consideran lassiguientes necesidades o particularidades:

- Establecen relaciones con el medio, lo cual es ma-nifiesto en la Archivologa, puesto que est ntimamen-te ligada a la entidad productora en la recepcin docu-mental como en la distribucin de la informacin.

- Tienen la comunicacin como un factor esencial. Losarchivos, una vez efectuada su labor documental, cum-plen ampliamente con este factor al proveer la informa-cin a una gama de usuarios, establecindose as unacomunicacin continua.

- Tienden al equilibro dinmico; al efectuar una re-cepcin documental, realizar las operaciones de modoque lo substancial de la informacin se pueda proyectaral medio social que los rodea, los archivos tienden al equi-librio dinmico, logrando superar el estatismo del con-cepto tradicional que se tena de ellos.

- Los sistemas abiertos, crecen, decrecen y se auto-destruyen; crecen cuando los ingresos documentalesexceden a la estructura interna. Cuando los ingresosdocumentales son menores a la estructura, el sistemadecrece. Si las estructuras no son capaces de modificarse,de acuerdo con estos ndices de crecimiento y decreci-miento, el archivo se autodestruye, se convierte en ele-

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mento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los queest destinado.

- Los sistemas abiertos son autorregulables y selec-tivos, en razn de las necesidades de crecimiento o de-crecimiento, la estructura puede ser regulable utilizan-do inclusive la seleccin como medio para cubrir las de-ficiencias estructurales.

Los sistemas cerrados: como es de suponer, lossistemas cerrados son lo opuesto a los abiertos, no esta-blecen relaciones con el medio que los rodea, si bien sonautorregulables, no son selectivos porque no tienen loselementos susceptibles de la seleccin. Al no tener unequilibrio en cuanto a ingreso de documentacin y sali-da de informacin, tienden a transmutarse, y necesa-riamente estn destinados a cumplir un fin prefijado.

Concluimos entonces que un archivo es un sistemaabierto.

Al hablar de los sistemas, continuamente enuncia-mos los trminos estructura y actividades, en los siste-mas abiertos o cerrados, es necesario entonces concep-tuar:

La estructura de un sistema: como la dimensinorganizativa; esta dimensin organizativa est consti-tuida por elementos o componentes esenciales que in-ternamente cumplen una interrelacin de modo que noexistan elementos o componentes superficiales.

La conducta de un sistema: como dimensin defuncionamiento, conformando el conjunto de activida-des producidas dentro del sistema para relacionar ymantener la dimensin estructural y para lograr los es-tados de receptabilidad y comunicacin del medio.

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Una organizacin es un todo integrado donde suscomponentes estn relacionados por la operacin total.Esa estructura total est creada por mltiples sistemasarreglados por orden jerrquico, en donde la salida deun determinado sistema es la entrada de otro sistema.Estos elementos se interrelacionan en el proceso, coin-cidiendo hacia una salida o producto que hace coincidircon la esencia del sistema, es decir, de un archivo slopueden salir documentos o informacin en cualquierade sus formas. La eficacia de ese sistema estar contro-lada o regulada en razn de la alimentacin que tengan,si su archivo no recibe la documentacin en forma per-manente, menos puede servir la informacin que de lse requiere. Todo este fenmeno se unifica en un me-dio o ambiente como conjunto de circunstancias y con-diciones externas e internas que influyen en el sistema,siendo enorme la gama de factores o variables que ejer-cen su influencia, hasta convertir a cada archivo en unaunidad identificable y distinta de los dems de su espe-cie.

Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudia-dos en el sistema.

Entrada: es todo elemento que se incorpora al sis-tema para contribuir al logro del objetivo prefijado. Elingreso documental tendr por objeto preparar la infor-macin adecuada a las necesidades de la entidad pro-ductora, y la investigacin posteriormente.

Proceso: es el camino ordenado que siguen los ele-mentos de entrada en su interaccin para transformar-se en el producto esperado. Bsicamente el proceso enel archivo se identifica con las tcnicas operacionales.

Salida: como producto del sistema.

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Retroalimentacin: o alimentacin, proceso en elcual toda informacin referente al desempeo del pro-ducto se compara con el objetivo esperado para analizarnuevamente las entradas y el proceso del sistema, re-gulando orientando y evaluando las entradas y proce-sos. El objetivo bsico de la retroalimentacin es man-tener o retroalimentar un resultado para que satisfagalos requerimientos del sistema.

Por la forma del sistema tambin tenemos una clasi-ficacin, en sistema reticular y sistema celular.

Sistema reticular: como su nombre lo indica, elsistema est conformado por elementos que forman unared, los componentes se denominan nodos, cubiertos slopor una entrada y una salida.

Sistema celular: que es el ms apropiado para losarchivos, este sistema tiene la caracterstica de que losnodos tienen ms de una entrada y ms de una salida, loque les permite unirse a otros sistemas celulares hastaconformar un rgano (organismos).

Por su jerarqua y de acuerdo con la complejidad delsistema, podemos clasificar como:

Hipersistema Supersistema Macrosistema Mesosistema Sistema Subsistema MicrosistemaLo cual se considera que despus del microsistema

tendremos la unidad bsica del sistema.

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Por su evolucin, los sistemas se clasifican como sis-tema individual, social, ecolgico, correspondiendo a laArchivologa el sistema social.

No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasi-ficacin por no ser de inters para la rama que trata-mos, si bien existen posibilidades de analizar otras cla-sificaciones, pero se considera suficiente para el fin pro-puesto, el de establecer las relaciones existentes entrela Archivologa y la teora de sistemas.

Diversos sistemas estudiados, cientficamente, handado lugar a que plantearan aspectos tericos que fue-ron conformando la teora de sistema que debe ser con-siderada como un proceso analtico-sinttico para el ob-jeto y sujeto que estudia las relaciones con su entorno.Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo.Platn, en su obra La Repblica utiliza un enfoque sis-temtico para lograr un modelo de la ciudad-estado, enla actualidad se puede considerar al enfoque de siste-mas como una aplicacin del anlisis y la sntesis del sis-tema, dentro de un proceso coherente y lgico para ana-lizar en forma ordenada las necesidades y sus posiblessoluciones.

Para lograr entonces, un enfoque adecuado de lossistemas, ser necesario efectuar algunos pasos que nospermitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos:

1) Identificacin: consiste en aislar las necesida-des reales que demandan soluciones para la buena eje-cucin del sistema.

2) Definicin: es necesario tener definidos los ob-jetivos principales y los secundarios que puede brindarel sistema. Tambin es conveniente definir limitaciones,jurisdiccin y presiones del sistema, sea en forma glo-

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bal, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos com-ponentes del sistema y del ambiente en el cual se des-envuelve.

3) Anlisis: de los recursos humanos y econmicos,cuando se trata de sistemas en los que intervienen es-tos sistemas.

4) Seleccin: primeramente debern formularse lasdiversas alternativas que pueden brindar soluciones enlos distintos campos del sistema, posteriormente selec-cionar hasta lograr un resultado ptimo. Esta alternati-va ser implementada en la medida que los resultadoscumplan los objetivos trazados.

5) Control y evaluacin: el control y la evaluacindebern realizarse en el desempeo del proceso y de losresultados obtenidos.

De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocarun sistema es estudiar tcnicas analticas de planifica-cin, estructuracin y control, pudiendo ser aplicados alas distintas funciones de administracin, trmites y eldesarrollo que se efecta en los archivos.

PROCESOS DE ANLISIS Y SNTESISCuando se habla de anlisis de sistemas, nos referi-

mos esencialmente a la creacin de sistemas para cu-brir necesidades vigentes, o la mejora de uno existenteporque no cubre todas las necesidades y exigencias pre-sentadas. En los procesos de anlisis se consideran esen-cialmente tres aspectos:

Estructural, Funcional, Relacional.

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Como su nombre lo indica, el anlisis estructural con-sistir en un medio de estudio de cada uno de los ele-mentos o componentes del sistema. En el caso del archi-vo, es efectuar un estudio de las caractersticas de unade las tcnicas operacionales y su relacin con el conjun-to. Los costos que suponen cada una de estas tcnicas,el personal adecuado que ha de desarrollar las activida-des, los medios econmicos, edificios y de equipo sernconsiderados como factores que pueden afectar a la es-tructura del sistema.

Al efectuar el estudio estructural, necesariamente sepresentarn los problemas de funcionamiento, lo que nosllevar al anlisis funcional, el cual necesariamente nosconducir a los fines de servicio e informacin como ob-jetivo principales del archivo.

Una vez concretadas las estructuras y su funciona-miento, se ampla hacia el anlisis relacional, es decir,las relaciones internas y externas con el medio ambien-te, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso,el archivo. Conviene especificar esta parte, el anlisis serealizar sobre:

los modos de recepcin de fondos, los tipos de informacin proporcionados, estudio de sectores que utilizan la informacin, publicidad y edicin de cuerpos documentales, conocimiento de los usuarios.De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta

para el anlisis de sistemas, en relacin con los archivos,es necesario considerar:

el tipo de sistema a emplear en archivos, determinacin concreta de los objetivos, estructuracin del sistema,

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funciones del sistema, objetivos primarios y secundarios, utilizacin del sistema, planificacin a corto, mediano y largo plazo, posibilidades de modernizacin del sistema.En forma detallada, al efectuar el anlisis del siste-

ma tendremos en cuenta: Identificacin de los componentes del sistema, Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna

y externa, internacional o independiente del sistema. Investigar los procesos, analizando la funcionalidad

y fluidez de actividades. Identificar factores, relaciones y problemas rele-

vantes o importantes para el sistema. Analizar tareas, mtodos y medios. Reunir y clasificar toda la informacin correspon-

diente a la sistematizacin del archivo. Proporcionar criterios que puedan derivar en al-

ternativas del sistema.Una vez realizada la labor de anlisis, pasamos al

proceso de sntesis del sistema, que, al igual que el an-lisis, estar compuesta por tres aspectos esenciales, in-cluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:

Sntesis estructural, Sntesis funcional, Sntesis relacional, Sntesis histrica.Durante el proceso de sntesis se estudian las dife-

rencias entre las combinaciones de los elementos y susrelaciones por separado, pero considerado siempre comopartes de un todo.

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Se incluye la sntesis histrica, como medio de com-prensin del desarrollo del sistema, se realizar su pro-pio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y lasexperiencias anteriores de modo que podamos compa-rar resultados.

Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema ysus procesos, utilizando modelos de simulacin sistem-ticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales,para determinar el comportamiento del sistema poraplicarse.

No agotamos completamente la teora de sistemas,lo cual nos llevara ms all de los objetivos de este tra-bajo; pero, nos permite una comprensin ms amplia delas posibilidades de la Archivologa.

Importancia de los archivosImportancia de los archivosImportancia de los archivosImportancia de los archivosImportancia de los archivosprivados en la historia de un pasprivados en la historia de un pasprivados en la historia de un pasprivados en la historia de un pasprivados en la historia de un pas


En otras ocasiones hemos sealado la importanciade los archivos en las sociedades contemporneas. Hoyquisiramos insistir sobre los riesgos que entraa la po-sible desaparicin de importantes archivos privados ennuestro pas, especialmente los que pertenecen a orga-nizaciones de ndole econmica. En este caso, conside-ramos los archivos que refieren a los aspectos producti-vos de la actividad (agro, ganadera e industria), y aque-llos que refieren a los aspectos distributivos de la mis-ma (firmas comerciales, auxiliares de transporte y ele-mentos monetarios).

El riesgo que mencionamos proviene bsicamente dedos situaciones; una de tipo general, creada por la co-yuntura que atraviesa el pas, y otra de tipo particular,provista por las caractersticas que revisten los archi-vos privados, perteneciendo stos a organizaciones demenor continuidad institucional que las pblicas.

Es conocido que la adversa situacin econmica pro-longada en el tiempo motiva la desaparicin de firmascomerciales, empresas industriales y financieras, algu-nas de amplia y extensa trayectoria; esto es lo que haocurrido desde hace tiempo en nuestro pas. Obviamenteesta situacin incide sobre los respectivos archivos. Losresponsables de las firmas estn obligados a guardar pordiez aos la documentacin perteneciente a cada una de

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ellas, sea la producida o recibida en funcin de sus res-pectivas actividades o, en general, la relacionada con suvida administrativa. El Cdigo de Comercio contemplala posibilidad de una prescripcin ms corta si as semodificare la normatividad legal sea por el propio Cdi-go o por leyes especiales.1

Una vez vencido el plazo prescripcional establecidopor la legislacin vigente para conservar los respectivosarchivos, la existencia de stos depende en forma ex-clusiva de la decisin de sus dueos. Una rpida verifi-cacin en nuestro pas indica que por lo general se dete-rioran o se pierden irremediablemente.

Es necesario que entidades y personas privadas com-prendan la importancia que tiene la conservacin de es-tos archivos.

En el mundo contemporneo la crisis econmica de1930 intensific la corriente de inters hacia las investi-gaciones econmicas en los pases que ms arduamentela sufrieron, inters que fue acrecentando por las facili-dades que se ofrecieron para la recogida de empresasprivadas cuando situaciones de cierre empresarial com-prometieron su existencia.

Nuevos estudios dieron insospechadas perspectivasa la historia econmica, facilitando la toma de decisionesde los gobiernos.

Para estos pases la necesidad de proteger y conser-var los archivos privados sigui siendo tan importante

1 Cdigo de Comercio de la Repblica Argentina y sus leyes ydecretos complementarios. Vctor P. Zavala - Editor. Bs. As., 1969,p. 216/218 (Libro Segundo. Ttulo XIV) y cfr. Cdigo Civil y LeyesComplementarias. Lajouane Editores. Bs.As., 1956, p. 776/796.(Seccin III. Ttulos I y II).

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que se llev hasta los congresos internacionales de ar-chivos: Pars (1950), Florencia (1956) y Madrid (1968);as como en la mesa redonda de Wiesbaden (1958)2

En la mayor parte de los pases occidentales3, la do-cumentacin de las empresas privadas no es transferi-da a los depsitos del gobierno y no existe una legisla-cin especfica al respecto como no sea la fijacin de pla-zos jurdicos o comerciales. Las opiniones discrepan res-pecto de la injerencia que el Estado debe tener en estadocumentacin. En la Repblica Federal Alemana, losarchiveros se han inclinado por la no intervencin delEstado en este sentido, porque suponen que se provo-cara la desconfianza de los empresarios, lo que en defi-nitiva perjudicara los contactos entre los archivos esta-tales y las empresas privadas.

En Francia los Archivos Nacionales pueden recibiren depsito archivos de empresas. La entrega es volun-taria porque no existe reglamentacin que obligue a lasfinanzas, a la industria o al comercio. No reciben todoslos fondos ofrecidos sino aquellos con mayores riesgosde deterioro o desaparicin, de un comit integrado porrepresentantes de los archivos nacionales y de las fir-mas.

En los pases del este europeo la situacin ofrece unpanorama distinto. En la mayora de estos pases exis-ten archivos centrales econmicos que no slo recibendocumentacin oficial sino tambin documentacin de

2 Archivum, Vol. I, 1951, Vol. VI, 1956;Vol. XVIII, 1968 y cfr.Boletn Interamericano de Archivos. Vol. I. Universidad Nacionalde Crdoba. Crdoba, 1974.

3 Marquant, R.:Los Archivos y las investigaciones modernaseconmicas y sociales. Traduccin de Matilla Tascn, A. Centro Inte-ramericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, s/f.

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empresas privadas progresivamente nacionalizadas. Enel rea de las nacionalizaciones la legislacin ha regla-mentado la conservacin y las remesas de los archivosde empresas, equiparndolas a los archivos pblicos.Pero la concentracin de archivos trajo aparejados talesproblemas desde el punto de vista del volumendocumentario que en algunos pases, como Hungra y laRepblica Democrtica Alemana, no se ha obligado a lasempresas.

Grandes empresas de Alemania, Italia y EstadosUnidos han ido ms all de la mera conservacin de susarchivos y han creado centros de investigacin en tornode ellas.

Generalmente los archivos mejor organizados son losque han pertenecido mucho tiempo a una familia, y lospeor organizados son los que han cambiado frecuente-mente de propietarios, constituyendo una situacin in-termedia los archivos de sociedades por acciones.

En Estados Unidos la sociedad norteamericana MacCormick, empresa familiar en su origen, especializadaen la fabricacin de mquinas agrcolas, y cuyos archi-vos se remontan al ao 1830, ha dado una organizacincientfica a sus archivos, los ha abierto a investigadoresdesde 1919 y ha fundado y subvencionado en Chicagodesde 1912 a la Mac Cormick Historial Association. Exis-ten otros ejemplos conocidos como el caso de la Socie-dad Ford, y las grandes empresas Krupp y Siemens, estasdos ltimas de origen alemn.

Lo deseable siempre es que se cumpla la doble con-dicin de asegurar la conservacin y facilitar el acceso alinvestigador.

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El problema que plantea la facilidad en proporcionarla consulta, no es tan sencillo. A menudo los investiga-dores se quejan por las barreras que encuentran para laconsulta en los archivos de las empresas. Esas resisten-cias hacia el investigador pueden originarse en la indife-rencia de la firma hacia los trabajos cientficos, en razo-nes aducidas sobre la necesidad del secreto o la reservaen los negocios o en el temor a investigaciones fiscales.Muchas veces, las reservas pueden ampararse en losplazos que fija el Estado para la consulta de archivos ofi-ciales.

A pesar de todo hay una evolucin hacia una mayorapertura por parte de los grupos empresariales. Tal si-tuacin se observa particularmente en los Estados Uni-dos donde las sociedades histricas han logrado intere-sar a los hombres de negocios en la historia de las em-presas.

Por otra parte, son cada vez ms numerosos los hom-bres de negocios que efectan estudios de economa ypueden comprender ms adecuadamente las inquietu-des de los historiadores.

Corresponde ahora a los pases latinoamericanos y ala Repblica Argentina en particular, comenzar a pre-ocuparse por el destino de sus archivos econmicos.

La complejidad del problema en nuestro pas no pue-de resolverse con propuestas unitarias. Una mayorfactibilidad podra lograrse estudiando soluciones de tiporegional, que poseyeran suficiente flexibilidad en suimplementacin. As por ejemplo centros econmicosregionales pblicos o privados, subvencionados con fon-dos de iguales procedencias, podran contar con el apo-yo inicial de las distintas empresas de la regin. Esa pri-

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mera coincidencia facilitara la bsqueda de solucionesen una tarea comn.

De esta manera las empresas privadas podran reci-bir asesoramiento estatal sobre la organizacin, mante-nimiento y conservacin de sus archivos y el Estado ten-dra la seguridad suficiente sobre la eficiente custodiade papeles de inters nacional que realizaran las mis-mas empresas.

Los archivos privados:Los archivos privados:Los archivos privados:Los archivos privados:Los archivos privados:papeles particularespapeles particularespapeles particularespapeles particularespapeles particulares

Ana M. Cecchini de Dallo

Concepto: son aquellas colecciones de papeles quehan pertenecido a un hombre pblico (poltico, cientfi-co, literato, artista en general, etc.) o a una familia deimportancia histrica notoria.

ARCHIVOS PRIVADOS: Son aquellos grupos do-cumentales que han pertenecido a una institucin o a unhombre pblico (poltico, cientfico o literato, artista engeneral, etc.) o a una familia de importancia histricanotoria que presenta de modo ms o menos completo laactividad o la vida del personaje, institucin o grupo fa-miliar al que pertenecieron.

Coleccin: Es un grupo de papeles pertenecientesa una institucin, persona o grupo familiar que slo re-ne documentos dispersos de la vida del individuo, ins-titucin o grupo que le origin.

Trascendencia histrica: Al definirlos ya quedaprecisado el inters y destacado papel que tales archi-vos o colecciones poseen para el estudio de la historia encualquiera de sus reas. Estos documentos reflejan lasrelaciones polticas, comerciales, de amistad, protocola-res, la ideologa, los sentimientos, o la obra que el cau-sante, mantuvo, produjo y/o provoc durante su vida.

Ingreso al archivo oficial: Puede darse por do-nacin, compra o traslado al dejar de existir, una insti-tucin en cumplimiento de la Ley 5516.

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Denominacin de las colecciones y archivosprivados: Debe procurar asignrseles nombres querespondan al contenido de las mismas, nico modo deque al mencionarlos en guas, ndices o catlogos, el in-vestigador capte rpidamente las posibilidades heurs-ticas que ella brinda.

Sucede con frecuencia que el donante no se llama deigual modo que el causante, y la coleccin o archivo tomael nombre del primero que no se corresponde con losdocumentos que la integran. Este problema puede ydebe solucionarse, designando como coleccin... Dona-cin... o Archivo... Donacin: Ejemplo: Archivo Jos Ro-drguez - M. Galisteo, Donacin, Esmeralda R.G. dePujato.

Tipos documentales: Las colecciones y archivosparticulares pueden ofrecer infinita variedad de mode-los documentales, tanto como presenta a lo largo de lavida de un individuo o de un grupo familiar. Se trata depresentar a continuacin los ms comunes:

Correspondencia recibida. Correspondencia remitida. Documentos oficiales en los que el causante es par-

te interesada. Artculos periodsticos escritos por el causante. Artculos periodsticos coleccionados por el cau-

sante. Artculos periodsticos escritos sobre el causante. Borradores y/o apuntes. Telegramas. Tarjetas. Diario personal. Documentos comerciales.

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Documentos judiciales. Documentos notariales. Documentos polticos. Escrito por l y del causante (discursos, confe-

rencias, otros) Escritos sobre el causante. Fotografas, etc. Libros de actas. Reuniones y/o asambleas. Serie de notas.

Ordenamiento: Estas colecciones o archivos de tanvariada composicin pueden llegar ordenadas, aunquegeneralmente no es as. En ambos casos debe, ineludi-blemente, respetarse su unidad. La unidad, en el casode los archivos privados es identificable con el principiode la procedencia. La separacin de elementos documen-tales del todo que es el archivo o coleccin originaun desmembramiento con el cual se pierde el reflejo dela personalidad del causante.

Dentro de esa unidad puede drsele un orden en le-gajos que constituyen pequeas series, es decir que seintegren por un mismo tipo documental. Ejemplos:

Correspondencia recibida Correspondencia remitida Recortes periodsticos de... Recortes periodsticos sobre... etc.A la vez, cada uno de estos legajos recibir un orden

interno: alfabtico, cronolgico o ambos combinados. Unavez efectuada esta clasificacin se procede al foliado com-pleto de la coleccin.

Este sistema clasificatorio permite hacer una correc-ta descripcin del contenido de la coleccin al reflejar en

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el catlogo la variedad documental, fechas, nombres y/o cualquier otro elemento que favorezca la investiga-cin

Tratamiento de las publicaciones: A stas seprocurar ubicar junto con toda la coleccin, a la vez quepara permitir su uso independiente se ubicar una fichade referencia en el catlogo bibliogrfico que indicar lapresencia en la obra de coleccin. Con esta norma se evitala prdida del valor unitario del libro y se conserva launidad de la coleccin.

En caso de que inevitables razones de uso justifi-quen la ubicacin de la pieza bibliogrfica en la SeccinBiblioteca del repositorio, es imprescindible dejar cons-tancia de la extraccin, tanto en los legajos como en elcatlogo del archivo o coleccin. Idntico criterio debeadoptarse con fotografas, mapas, sellos u otros objetosque por sus caractersticas posean un valor intrnsecopropio que mueva a registrarlo o ubicarlo fuera de lacoleccin.

Registro de archivos privados y/o particula-res: Este se ubicar para aquellos archivos que estn enpoder de instituciones culturales, econmicas, polticas,etc. y constituye un medio de proteger la Archivologade cada una de ellas en beneficio de la investigacin. Paraorganizarlo se remitir a cada archivo una ficha registralque solicitar los siguientes datos: nombre, institucin opersona, domicilio, telfono, personera, fines, documen-tacin existente, tipo, aos tope (ms antiguo y ms mo-derno), estado de conservacin, estado de ordenamien-to, de clasificacin, existencia de auxiliares descriptivos,posibilidades de consulta y horario.

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El Archivo General de la Provincia ser el encargadode llevar el registro a la vez que proporcionar normaspara la correcta conservacin de los referidos archivosque permanecen en poder de las instituciones.

Conclusin: El proporcionar a las colecciones pri-vadas un prolijo y preferencial tratamiento posibilitarla toma de conciencia por parte de los poseedores dedocumentos, de la seguridad que les brinda su conser-vacin en un archivo, adems, ello significa un aportetrascendente para los fondos de los repositorios oficia-les y para el inters de los investigadores que encontra-rn en ellas numerosas respuestas a sus interroganteshistricos. Finalmente, la conservacin de esos docu-mentos de manera ordenada y segura con la aplicacinde reglas tcnicas por parte del historiador redundaren beneficio de la historia como tal.

Crnica de una laborCrnica de una laborCrnica de una laborCrnica de una laborCrnica de una laborarchiv s t icaarchiv s t icaarchiv s t icaarchiv s t icaarchiv s t ica


La formacin profesional y tcnica del personal quese desempea en el archivo constituye una preocupa-cin constante entre los archiveros de todo el mundo.Pinsese que de ellos depende el recupero de la infor-macin para la toma de decisiones. Si bien se trata deuna tarea basada en mtodos empricos que en mu-chos casos han dado buenos resultados los distintosprogresos tcnicos requieren una preparacin profesio-nal.

Como eco de esta inquietud, a principio de este aose realiz en Bs. As., el coloquio de la Asociacin Lati-noamericana de Archivos organizada por el ArchivoGeneral de la Nacin, contando con el auspicio del Con-sejo Internacional de Archivos. En el mismo, como temacentral se trat la formacin profesional de archiveros.En esa oportunidad el Dr. Csar A. Garca Belsunce, di-rector del Archivo General de la Nacin, manifest queel problema se torna pavoroso si nos limitamos a lasdisponibilidades del continente aludiendo a un recienteinforme de la UNESCO en donde consta que la nece-sidad de formacin en Amrica Latina es del orden de1.090 archivistas y 367 tcnicos, y de ellos tienen nece-sidad de formacin inmediata entre 218 y 290 perso-nas. Si bien stas son tentativas y personalmente lasconsidero inferiores a la realidad su significacin est

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en su proporcin con las plazas de enseanza disponi-bles. Un solo dato revela la gravedad de la situacin. La-tinoamrica necesita formar inmediatamente 73 tcni-cos, lo que representa el 73 por ciento de las plazas deenseanza disponibles en todo el mundo1

En nuestro pas la formacin profesional de archive-ros no ha recibido estmulos suficientes que permitancubrir las necesidades en la materia. Solamente existela Escuela de Archiveros en la ciudad de Crdoba quedepende de la Universidad Nacional, la que desde sucreacin en 1959, se encuentra bajo la direccin del Dr.Aurelio Tanodi.

En nuestro medio de capacitacin de los archiverosde la administracin pblica ha sido creada por el Servi-cio de Organizacin y Mtodos de la provincia, quien enel ao 1975 dio comienzo a sus cursos sobre Tcnicas deArchivos.

En 1978 las autoridades municipales organizaron lasJornadas Archivsticas Municipales en las que partici-paron representantes de las distintas municipalidadesde la provincia. Las Jornadas contaron con el auspiciode la Secretara de Accin Comunal, la colaboracin delArchivo General de la provincia y el Servicio de Organi-zacin y Mtodos. Hubo sesiones de estudio y elabora-cin de conclusiones. El tema central de la disertacinfue Clasificacin y ordenacin archivstica.

Por su parte el Archivo General de la provincia y laComisin de Asesores de Documentacin Administrati-va desde 1979 vienen realizando las Jornadas de Archi-veros. En dicho ao se abordaron cuestiones fundamen-

1 La Prensa, sbado 9 de mayo de 1981, primera seccin.

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tales sobre la disciplina archivstica: legislacin archivs-tica en la provincia, elementos de guarda y expurgo, or-denamiento y clasificacin de la documentacin y fun-cionamiento del archivo intermedio.

Importantes conclusiones y ponencias tuvieron lu-gar, entre los cuales se cuenta la Realizacin anual dejornadas de trabajo de los archiveros y Realizacin decursillos con profesores de la Universidad Nacional deCrdoba.2

Acorde con las inquietudes de los archiveros el Ar-chivo General de la Provincia puso todo su empeo enmantener la continuidad de los mismos. As en 1980,realiz las II Jornadas de Trabajo. El temario vers so-bre la Organizacin de archivos vivos; habindose de-sarrollado un debate entre los asistentes, ponindosede manifiesto las inquietudes y aspiraciones de los ar-chiveros por realizar ms eficazmente sus tareas en cadauno de sus repositorios.3

Este ao, por decreto N 1126, suscrito por el go-bernador de la provincia, fueron declaradas de intersprovincial las III Jornadas de Trabajo de los Archiverosdel Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados ha-bindose invitado tambin a los archiveros del PoderJudicial, reparticiones nacionales, archivos municipalesy comunales, as como as archiveros del mbito priva-do. Las jornadas consistirn este ao en cuatro clasestericas a cargo de docentes de la Escuela de Archiverosde Crdoba y los temas fueron: La ordenacin, La clasi-ficacin, La seleccin y expurgo.

2 El Litoral, martes 2 de octubre de 1979.3 La Capital, mircoles 3 de setiembre de 1980.

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Por su parte la Asociacin Amigos del Archivo, enti-dad de apoyo al Archivo General de la Provincia, ha pro-gramado en conmemoracin del Da del Archivero unaconferencia acerca de la Importancia del conocimientode las instituciones hispanoamericanas para los archi-veros.

Mucho es lo que se ha hecho en nuestra provincia enel campo archivstico pero, dadas las necesidades parala formacin profesional del archivero, estos esfuerzosno son suficientes. Para el caso una solucin en trminosde corto o mediano plazo sera la implementacin de ter-minales en tcnicas archivsticas dentro de carreras quepor su naturaleza pudieran absorberlas (Abogaca, His-toria o Ciencias de la Administracin). Otra solucin se-ra la organizacin de carreras universitarias de Archi-vstica, que influyera la totalidad de las posibilidadestcnicas y humansticas que esta profesin requiere.

EL INSTITUTO SUPERIOR N 12, hace llegar a su conoci-miento que, mediante Decreto N 0110/85 se crea en laProvincia de Santa Fe la carrera de ARCHIVSTICA que tienepor finalidad la profesionalizacin de la funcin archivera.

La carrera funciona bajo la dependencia de la Direc-cin de Enseanza Superior, Media y Tcnica del Ministe-rio de Educacin y Cultura, en el Instituto superior N 12Gustavo Martnez Zuvira, calle Salvador Caputto y Saa-vedra.PLAN DE ESTUDIOS.

La carrera completa tiene una duracin de tres aos.Los estudios son tericos, con asistencia obligatoria yprctica en archivos.CONDICIONES DE INGRESO.

Certificado de estudios de nivel medio completo. Par-tida de nacimiento. Documento de identidad. Dos fotos4x4 fondo blanco. Certificado de salud (oficial o particu-lar estampillado.)TTULOS A OTORGAR.

Dos aos: Tcnico de Archivos.Tres aos: Archivero.

MATERIAS DE LA CARRERA DE ARCHIVSTICA.1 Ao:Tcnicas Descriptivas I; Teora Archivstica; Clasifi-

cacin y Ordenacin; Historia Institucional Argentina I;Antropologa; Ingls; Prctica en archivos.

2 Ao:Tcnica Descriptivas II; Restauracin y Conserva-

cin; Administracin y Organizacin; Archiveconoma;Metodologa de la Investigacin; Ingls; Antropologa;Historia Institucional Argentina II; Prctica en Archivos.

3 Ao:Informtica; Planificacin Archivstica; Seleccin Do-

cumental; Ingls; Legislacin Archivstica; SeminarioNacional; Prctica Archivstica; Ciencias de la Documen-tacin.

Desarrollo de archivosDesarrollo de archivosDesarrollo de archivosDesarrollo de archivosDesarrollo de archivosy microfilmaciny microfilmaciny microfilmaciny microfilmaciny microfilmacin

Alcides Aliaga Encinas

Antes de referirse al objeto mismo de esta informa-cin, creo un deber efectuar somera resea de los obje-tivos de toda tcnica moderna para la conservacin dedocumentos y consiguientes archivos que constituyeninvalorables tesoros histricos para un pas, para unainstitucin o para una persona.

En toda poca aun desde tiempos remotos la con-servacin de documentos ha constituido un principio, unobjetivo y una necesidad.

Se utilizaron medios y mtodos que creyeron msadecuados y seguros para su poca en materia de cata-logacin y conservacin de esos documentos conceptua-dos como la propia de entidades grandes o pequeas.Esos mtodos antiguos han sido siempre deficientes.

Lo demuestra el deplorable estado de prdida o des-truccin de valiosos documentos por factores del tiem-po transcurrido, por la presencia de factores primariosde destruccin como corrosin por humedad, por la pre-sencia de insectos y alimaas que tienen fcil acceso alldonde existe inadecuada proteccin.

En todos los pases, incluyendo el nuestro, se han in-tentado campaas para la preservacin de documentos.La lucha ha sido desigual contra esos factores adversos.

La madre naturaleza tambin prdiga en factoresnegativos de destruccin, por una parte; la indolencia

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humana, la falta de medios econmicos y tcnicos porotra, han contribuido a la prdida o destruccin deinvalorable material escrito de archivos y bibliotecas.

Al presente, alguna parte de ese material an utili-zable puede ser restaurado; sistema que por constituirtcnica moderna, significa fuerte inversin econmica,sea para el adiestramiento de personal o para pago aorganizaciones especializadas en la materia.

Concepto de organismos internacionales: Or-ganizaciones internacionales conocidas dan cuenta me-diante grficos y fotografas, del lamentable estado enque se hallan algunos archivos en Amrica Latina, mos-trando desorden, hasta hacinamiento de documentos.Prudentemente no se dan nombre de esas entidades opases donde se maneja as el material archivable.

Tambin se demuestra el estado de deterioro deantiguos documentos rutinariamente empastados, cuyarestauracin constituye un problema casi insoluble enlo que concierne al contexto literario daado o un traba-jo de alta categora y costo.

Hablando del pas, no se puede soslayar la deprimen-te realidad en que se hallan aun calificados archivos ybibliotecas en los que descansan valiosas pginas, de lahistoria patria, de entidades pblicas y privadas que tam-bin en ellas tienen su historia.

Desde tiempos atrs, ese inters por conservar ladocumentacin ha sobrepasado los lmites de cada enti-dad, de cada pas, hasta convertirse en problema multi-nacional.

As la Asociacin de Archiveros de Caracas, Vene-zuela, bajo el patrocinio del Gobierno ha realizado el Pri-

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mer Congreso Boliviano de Archiveros entre el 13 y 17de diciembre de 1967, al que fueron invitados delegadosdel Instituto de Investigaciones de la Facultad de Dere-cho de la Universidad de San Simn de Cochabamba ydel Archivo Nacional de Sucre (Bolivia).

Hablando siempre de una conformacin regional depases latinoamericanos interesados en colocarse a tonocon la cultura general, se puso en prctica uno de losmandatos de la Declaracin de Presidentes latinoame-ricanos reunidos en Punta del Este (Uruguay) en el ao1971 y con l se manifest tal determinacin con clavesinternacionales como ser la V y VI Reunin del ConsejoInteramericano de Maracay, Colombia, en 1968 y enPort Spain, Trinidad, Tobago, en 1969 bajo los auspiciosde la Organizacin de Estados Americanos (OEA). Lasbases positivas del llamado Programa Nacional de De-sarrollo Cultural son concretadas en la VI Reunin deTrinidad Tobago, con lo que comienza una accin con-creta con el Proyecto de Desarrollo de Archivos dentrodel rea de Conservacin y Fomento del PatrimonioCultural de la OEA.

En tal proyecto se seala la necesidad de conservarlos documentos y libros valiosos para el desarrollo delcontinente, esto sin duda, mediante la utilizacin detecnologas modernas para tambin la modernizacin delos archivos y bibliotecas de los Estados Miembros.

La preparacin del personal para la direccin y or-ganizacin de archivos histricos y administrativos, paraconservar el patrimonio histrico y cultural de los pue-blos de Amrica es otro de los objetivos inmediatos.Segn se declara, la Reunin Tcnica sobre Desarrollode Archivos efectuada en julio de 1972 en Washington,

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fue la fuente inspiradora de las actividades del ProyectoMultinacional mencionado, y la unificacin de esfuerzosentre las bibliotecas y centros de documentacin cons-tituye otro objetivo primordial. Asimismo se recomien-da en tal proyecto, la designacin de la Escuela de Ar-chiveros de la Universidad de Crdoba, Argentina, comoCentro Multinacional de Formacin de Archiveros y seda cuenta de la Organizacin del Consejo Interamerica-no de Archiveros (CIDA). Como se ve, abundan las con-sideraciones para hacer positivo el funcionamiento delProyecto Multinacional de Desarrollo de Archivos bajocondiciones de estmulo econmico, legislacin adecua-da, ayuda oficial para edificios de Escuelas de Archive-ros y equipamiento necesario en cada pas.

La existencia de archivos y bibliotecas en los actua-les momentos de la era atmica que determina el avan-ce prctico en todas las actividades humanas, mediantemodernos sistemas de desarrollo que es base de lo pue-blos, no cuenta con el revolucionario sistema de lamicrofilmacin.

El constituye la ltima palabra en materia de orga-nizacin de centros de documentacin como son esosarchivos y bibliotecas.

Sobre la importanciaSobre la importanciaSobre la importanciaSobre la importanciaSobre la importanciade los archivosde los archivosde los archivosde los archivosde los archivosen los estados modernosen los estados modernosen los estados modernosen los estados modernosen los estados modernos


En los ltimos aos con la expansin socioeconmica,se ha producido al mismo tiempo una mayor compleji-dad tcnico-administrativa, tanto estatal como privada,que genera un mayor nmero de documentos destina-dos en su faz final, a los archivos.

La repercusin que esto ha provocado en la dinmicainterna de las administraciones estatales, se ha traducidoen un aumento del valor atribuido a la informacin.

De ah que los archivos se hayan ido configurando,como un centro de produccin de informacin. Estosdeben continuar recogiendo los hechos que han tenidolugar, como las actuaciones referentes a la evolucin ydesenvolvimiento de la administracin pblica, registroscontables que reflejan la situacin econmico-financieradel Estado, etc. Pero adems de registrarlos debe inter-pretarlos, para elaborar convenientemente aquella in-formacin que deber servir de antecedente para lasms importantes decisiones que el estado ha de tomar.

En mayor o menor medida los pases desarrollados,han asumido este salto, cualitativo y han modificado laestructura de los archivos, adaptndolos a las nuevasexigencias.

Siguiendo a G. Continolo en El archivo en la organi-zacin Moderna, esa estructura debe permitir entreotras cosas:

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a) disponer de personal capacitado o en suficientenmero,

b) instalar archivos en lugares idneos,c) capacitar de mobiliarios que respondan a las exi-

gencias de su funcin,d) emplear un sistema racional de clasificacin de

documentos, ye) establecer normas precisas para el funcionamien-

to del archivo y atenerse a ellas en todo momento.Con respecto a la instalacin del archivo en lugares

idneos segn publicaciones de la Asociacin Archi-vstica Argentina esto est condicionado al destinopropio del archivo. Se debe constituir en el centro admi-nistrativo del que dependen, pero con personalidad pro-pia.

La arquitectura debe ser moderna, funcional y lim-pia, alejndose de las inspiraciones tradicionales.

Esto, que aparentemente puede parecer utpico, esuna inmediata de todo Estado que se precie de modernoy tendra que figurar entre los proyectos de medianoplazo. Porque existe una relacin directa entre el edifi-cio y la accin de los ms grandes enemigos de los docu-mentos: el fuego, la humedad, la luz, la temperatura, losinsectos, los roedores y una instalacin defectuosa.

Acorde entonces con las tendencias ms actuales, elarchivo tiene que dejar de estar relegado a ser un merodepsito de documentacin que perdi vigencia, parapasar a ser los ordenados y depurados archivos que per-miten la recuperacin de la informacin, la consulta enlos ms altos niveles de decisin y la investigacin cien-tfica y tcnica.

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As estaremos preparados para el funcionamiento delbanco de datos o centros de informacin por mediode la computacin.

De estas inquietudes se hizo eco la Organizacin delas Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y laCultura (UNESCO), en la reunin de Expertos para eldesarrollo de los Archivos Nacionales de Amrica Lati-na, realizada en Bogot (Colombia) en 1976. En su docu-mento principal de trabajo, se inclina por una legislacinde carcter general y uniforme para esta parte del con-tinente, poniendo fin al mosaico de leyes sobre la basede las cuales se desenvuelven los distintos organismos.

Por su parte, la Asociacin Archivstica Argentina seha preocupado por conseguir plasmar una ley Nacionalde Archivo, integral, concreta sobre todo aplicable, yaque la ley N 15.930 no habra sido reglamentada y suaplicacin parcial no permitir apreciar sus beneficios.

Las provincias cuentan con sus propias reglamenta-ciones al respecto. En el caso de Santa Fe, la ley que larige en este sentido es la N 5516 de 1961. La referidaley jerarquiza al archivo santafesino, transformndolode histrico general.

Pero para que se produzca su plena vigencia, es ne-cesario dotarlo de la infraestructura adecuada que per-mitir la recepcin de la documentacin de las ltimasdcadas; aquellas que por sus caractersticas no se con-servan en los archivos de la administracin pblica, nien los intermedios (en proyecto an).

Nuestro archivo provincial, por su importancia, ocu-pa el primer lugar dentro de los archivos provinciales yel segundo luego del Archivo General de la Nacin.

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Es de destacar tambin los investigadores extranje-ros que a menudo visitan no slo el Archivo General dela Nacin, sino tambin los archivos provinciales.

Con respecto a estos ltimos en el siglo pasado, enmuchas provincias no hubo una preocupacin sistem-tica por conservar la archivara de las instituciones co-loniales.

Recin por el siglo XX, merced a las inquietudes delos investigadores, se produjo un progresivo inters pordotarlos de una reglamentacin adecuada. Es necesario,entonces, tomar conciencia del valor atribuido a la in-formacin que en los ltimos aos ha llegado a ser sin-nimo de poder.

Situacin de los archivosSituacin de los archivosSituacin de los archivosSituacin de los archivosSituacin de los archivosen Santa Feen Santa Feen Santa Feen Santa Feen Santa Fe


Aprobado por las VII Jornadas De Archiveros delPoder Ejecutivo y Organismos Descentralizados de laProvincia de Santa Fe.

Santa Fe, 1985.En agosto de 1983, al trmino de las V Jornadas de

Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descen-tralizados de la provincia de Santa Fe, se distribuy en-tre los asistentes el Cuestionario de Archivos. Posterior-mente, el cuestionario a funcionarios archiveros que noasistieron a las jornadas citadas, con el objeto de lograrun panorama completo de la situacin de los archivos dela Provincia. Respondieron al cuestionario, de 34 enti-dades, las que enumeramos de acuerdo al orden de lle-gada:

Ministerio de Salud, Medio Ambiente y Accin So-cial.

Ministerio de Educacin y Cultura. Direccin Pro-vincial de Educacin Primaria y Preescolar.

Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados yProcuradores.

Ministerio de Gobierno, Archivo General de la Pro-vincia.

Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. ArchivoAdministrativo de la Direccin Provincial de Ener-ga.

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Ministerio de Educacin y Cultura. Recopilacinde normas legales.

Ministerio de Gobierno. Archivo General de la Pro-vincia. Archivos Histricos.

Ministerio de Hacienda y Economa. Cooperativa del Personal de la Provincia. Ministerio de Gobierno. Polica de la Provincia. Es-

tadsticas y Archivos. Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin Pro-

vincial de Rentas. Archivo de Inspectora del De-partamento de Fiscalizacin.

Ministerio de Educacin y Cultura. Certificados deEstudios.

Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin Ge-neral de Rentas.

Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin Pro-vincial de Rentas.

Poder Legislativo. Jefatura de Polica de la Provincia y de la Capital.

Departamento Judicial. Archivo Municipal de Santa Fe. Ministerio de Gobierno. Archivo Central de la Pro-

vincia. Ministerio de Accin Social y Salud Pblica. Ministerio de Educacin y Cultura. Museo Hist-

rico Provincial de Santa Fe. Gobierno de la Provincia. Fiscala del Estado. Ministerio de Gobierno. Archivo Intermedio. Ministerio de Accin Social y Salud Pblica. Caja

de Asistencia Social. Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Ministerio de Hacienda y Economa.

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Ministerio de Educacin y Cultura. Archivo del De-partamento de Estudios Etnogrficos y Colonia-les.

Ministerio de Agricultura y Ganadera. Despacho. Ministerio de Agricultura y Ganadera. Asuntos

Jurdicos. Ministerio de Agricultura y Ganadera. Adminis-

tracin. Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Direc-

cin Provincial de Obras Sanitarias. Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Direc-

cin Provincial Vialidad. Ministerio de Accin Social y Salud Pblica. Insti-

tuto Autrquico Provincial Obras Social. (IAPOS) Ministerio de Gobierno.

Con el fin de obtener un mayor acercamiento a larealidad archivstica de la Provincia de Santa Fe, se uti-liz el cuestionario sobre la base del trabajo efectuadopor el doctor Gunnar Mendoza. Este cuestionario pre-senta aspectos principales del quehacer archivstico,siendo a nuestro juicio uno de los ms completos ycomprensibles para un trabajo como el efectuado.

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DESARROLLO DEL CUESTIONARIO

EDIFICIO: El espacio que ocupa el archivo est concentrado:a) En un local nico, b) En varios locales.

Respuestas afirmativas: 1 7 Equivalente al 50%

Respuestas negativas: 1 3 Equivalente al 38.23%

Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76%

De los 34 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 43archivos relevados.c) El espacio que ocupa el archivo:1. Es especial para archivos?:

Respuestas afirmativas: 6 Equivalente al 17.64%

Respuestas negativas: 23 Equivalente al 67.64%


2. Es adaptado?:

Respuestas afirmativas: 1 9 Equivalente al 55.88%



3. Es fiscal?:




4. Es alquilado?:




5. Permite una distribucin racionalizada y diferenciada de reaspara trabajo personal, para investigar, para exposicin, y paraalmacenamiento de documentos?:

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6. U obliga por su estrechez a una promiscuidad de esas y otrasfunciones?:




7. Cuenta con superficies suficientes para recibir en custodianuevas documentaciones?:




Solamente 6 archivos respondieron la cantidad de metros linea-les que pueden an recibir de documentacin, sumando una ci-fra de 216 ml.

8. Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y de laintegridad fsica del personal?:




9. Es satisfactorio para la preservacin del fondo documental?:




d) Qu superficie total en metros cuadrados tiene todo el espa-cio que ocupa actualmente el archivo?:Respondieron slo 24, de los cuales se obtiene una cifra de 2.756,5metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen2.10 metros cuadrados hasta 730.98 metros cuadrados, este l-

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timo corresponde al Archivo Histrico, correspondiente al Ar-chivo General de la Provincia.e) Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para elarchivo un local propio?:




EQUIPOLimpieza y desinfeccinCuenta el archivo con este equipo para tratar los documentos asu ingreso?:




Estantera1. Es de madera?:




2. Es de metal?:




3. Es de altura mxima adecuada (2.20)?:




4. Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?:




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5. Si no abastece, cuntos metros suplementarios y lineales senecesitaran en ese momento?:Respondieron 8 de los cuales se obtiene una cifra de 1352 metroslineales.

6. Hay al presente, material documental que se conserva sobremesas o sobre el suelo por falta de estantes?: En caso afirmativocuntos metros lineales?:




De las respuestas obtenidas se deduce que 625 metros lineales seconservan fuera de estanteras.

Reproduccin1. Cuenta el archivo con equipo de micropelcula para toma?, ylectura?,

Respuestas afirmativas: 00 Equivalente al 00



2. Copias fotostticas?:




3. Otros medios de reproduccin?:




Las respuestas afirmativas se refirieron sobre todo a documen-tos producidos por ordenadores.

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4. Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estosequipos?:




PRESERVACION Y RESTAURACION1. Existe un equipo de encuadernacin?:




2. Existe un equipo de restauracin?:




La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educacin.

3. En caso contrario, hay posibilidades de adquirirlo?:


Respuestas negativas: Equivalente al 76.47%

Sin respuestas: Equivalente al 17.64%

Las respuestas afirmativas corresponden a:- Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores.- Poder Legislativo.

4. Si existen estos equipos, de qu elementos constan?:Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente aorganismos que cuentan con imprenta.La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material escritorioempleado en las restauraciones: tijeras, cintas, adhesivas, etc.

5) Se restauran documentos de todas maneras, aun no existien-do un equipo especial?:

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FONDO DOCUMENTALClasesEl fondo documental, est constituido por documentos:l. Textuales:a) Manuscritos?




b) Dactilogrficos?:




c) Impresos?:




d) Producidos por otros medios?:



Sin respuestas: 00 Equivalente al 00

2. Audiovisuales:a) Fotografas fijas?




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b) pelculas mviles?




La respuesta afirmativa corresponde al Archivo Intermedio.c) Cintas magnetofnicas?:




d) Discos?




3. Cartogrfico: a) mapas, b) planos, c) croquis?




Alcance cronolgico:Los documentos comprenden:1. Documentacin histrica (antes de l953)?



Sin respuestas: 1 2 Equivalente al 35.29%

2. Documentacin administrativa (despus de 1953)?




Cantidad: Cul es la longitud total en metros lineales de la do-cumentacin que conserva el archivo?:

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De las 23 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 17.252.25metros lineales. Mnima cantidad de 4.20 metros, cantidad mxi-ma de 11.324 metros lineales.

Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivoson:1. Oficiales?:




2. Privados?:




Transferencia1. Su entidad transfiere sus documentos al Archivo General dela Provincia?




2. Esta transferencia es: a)continua, b) ocasional?Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente alMinisterio de Educacin y Cultura, recopilacin de Normas Le-gales.Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalen-te a 17.64%

Seleccin y eliminacin1. Se practica en el archivo la seleccin y eliminacin de papelessuperfluos?




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2. Los documentos estn:a) en cajas de cartn?:


b) en paquetes?:


c) en empastados?:


d) en cartapacios?:


Respuestas negativas: Equivalente al

Sin respuestas: Equivalente al

e) en hojas sueltas sin proteccin?:


3. Qu proporcin aproximada del total de la documentacin seencuentra en mal estado por cualquier causa de deterioracin?De los 16 casos que respondieron se obtiene un promedio del19.56% de documentacin deteriorada.

4. Cules son los principales agentes de deterioracin?:Micro-organismos:De 9 casos se obtiene el promedio de 2.88Insectos:De 17 casos se obtiene el promedio de 2.05Roedores:De 10 casos se obtiene el promedio de 3.3Murcilagos:De 2 casos se obtiene el promedio de 2.5Fuego:De un caso se obtiene el promedio de 1Calor:De 8 casos se obtiene el promedio de 2.62

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Humedad:De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un pro-medio general de 2.56Polvo:De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un pro-medio general de 2.62Suciedad:De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2Manipulacin:De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2Contaminacin atmosfrica:De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1Mala calidad de papel:De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66Mala calidad de tinta:De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57

OrdenacinLas documentaciones inactivas han ingresado al archivo y seconservan en l separadas segn su procedencia administrati-va?:




Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezcladosy confundidos?:




Si ellas se conservan en el archivo separadas segn su proceden-cia administrativa, se conservan tambin, dentro de cada grupodocumental, los subgrupos y series originales?:




71

Las documentaciones que se conservan en el archivo son:a) Completas y continuas?:




b) Fragmentarias?:




Se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos(segregndolos de sus grupos originales) por atribuirles algncarcter especial?:




Descripcin: Existen auxiliares descriptivos de todo el fondodocumental que se conserva en el archivo?




Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a in-ventarios, suman 228 metros lineales sin auxiliares descripti-vos.

Se aplica en el archivo la tcnica de:a) descripcin colectiva, por grupos, subgrupos, o series docu-mentales?:




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b) descripcin de pieza por pieza?:




Existe una gua general de archivo?:Respuestas afirmativas: 5 Equivalente al 14.71%

Los catlogos o instrumentos descriptivos estn en: a) Fichas; 11 afirmaciones, equivale al 32.35% b) En pginas; 18 afirmaciones, equivale al 52.94% c) Publicados; 2 afirmaciones, equivale al 5.88% d) Inditos; 6 afirmaciones, equivale al 17.64%PublicacinReferente a la publicacin, permanente u ocasional respondie-ron afirmaciones slo 2 casos.

SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVONo existe uniformidad en cuanto a la ubicacin de los archivosdentro de las estructuras administrativas, existiendo desde sim-ples oficinas hasta el nivel de divisin. Lo mismo sucede en cuan-to a la estructura interna de los archivos mismos.Slo 4 archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivaleal 11.76%

Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificacinde la oficina?:




Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalizacinadministrativa relativo al archivo?:




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PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVOSituacin econmicaExiste una variedad no uniforme de niveles de empleados delarchivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 70.58de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos den-tro de la administracin pblica?:

Situacin Profesional: El ingreso del funcionario al personaldel archivo est sujeto a:a) Concursos?:




b) Examen de idoneidad?;




c) A alguna otra norma de competencia profesional?



Cuntos miembros del personal poseen ttulo profesional o hanseguido cursos ocasionales?Aproximadamente 20 personas de 8 archivos han seguido cur-sos dictados por el Archivo General de la Provincia, o por Orga-nizacin y Mtodos de la Gobernacin, y asistencia a las jorna-das. El Archivo General de la Provincia posee tres profesionalesque han seguido becas en Espaa y en Crdoba.

Situacin cuantitativaEl nmero de funcionarios tcnico-administrativos y de serviciocon que cuenta el archivo:1. Es suficiente para sus necesidades presentes?




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2. Cuntos funcionarios ms seran necesarios:De 5 respuestas afirmativas se desprende el total de 12 emplea-dos necesarios.

PRESUPUESTOS Y GASTOSa) Aparte del presupuesto de retribuciones al personal, cuentael archivo con el presupuesto ordinario de gastos?Slo 5 respuestas afirmativas (14.71%)

b) Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidadesactuales del archivo?:1 respuesta afirmativa (2.94%)

c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, cuenta elarchivo con algunas asignaciones extraordinarias?4 casos afirmativos (11.76%)

SERVICIO AL PUBLICOConsulta generalUtiliza el pblico en general las documentaciones del archivopara trmites personales?14 casos afirmativos (41.17%)Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio?11 casos afirmativos (82.35%)Todos los casos exigen documentacin de identificacin.

Santa Fe, 24 de agosto, 1985.

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Hechos que generan documentos

Archivologa Biblioteconoma Documentologa

Sistemas de Ciencias de las Documentacin

Informacin

Actividades que producen documentosEntradas

Sistema de archivo

UsuarioServicioSalida

Tcnicasde gestin

Tcnicas dealmacenamiento

Tcnicasdescriptivas

Tcnicasdocumentales

Control de recepcin,foliado, numerado, etc.

Control de trmite,registro de trmite, etc.

Distribucin(salida)

Recepcin(entrada)

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Unidades mayores

Unidades intermedias

Unidades menores

Acciones

Funciones

Actividades

Ordenacin

Clasificacin

Ingreso

Ingreso

Inventarios

Guas

Catlogos

Indices

InformacinDocumento

77

Plazos precautorios

Decantacin de valores

Tcnicas de muestreo

Expurgo

DocumentoseleccionadoDocumento

Informacin

Hecho Documento

Soporte

ndiceEditorial La Archivologa y la Teoria de SistemasImportancia de los archivos privados en la historiaLos archivos privados: papeles particulares Crnica de una labor archivstica Desarrollo de archivos y microfilmacin Sobre la importancia de los archivos en los estados modernos Situacin de los archivos en Santa Fe

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