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INFORME DE AVANCE DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER TRIMESTRE 2017

OFICINA DE PLANEACIÓN

2017

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME TRIMESTRAL

ABRIL/2017

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INTRODUCCIÓN El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad, diseñados a partir del direccionamiento estratégico y de la caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos trimestrales a la información y su respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados. Durante el primer trimestre del año se efectuaron reuniones para la actualización del tablero de indicadores institucionales, en este contexto los procesos misionales replantearon sus mecanismos de medición y su periodicidad, los cuales adecuándose a los preceptos de una Institucion de Educación Superior se revalidaron en su mayoría para una medición semestral. Por otro lado los procesos administrativos tambien tuvieron cambios que se expondrán mas adelante.

A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los procesos, correspondientes al periodo enero-marzo de 2017 con su correspondiente resultado.

1. METODOLOGÍA El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional de planeación a través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este informe se consolida trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los

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resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.

El avance de los indicadores para el primer trimestre de 2017 en general ha sido satisfactorio, sin embargo tras la revisión y compilación de los diferentes indicadores el área de Planeación realiza aclaraciones y observaciones pertinentes para algunos indicadores que no presentan los avances esperados.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 80 % Insatisfactorio Mayor o igual a 80 % y menor a 90 % Aceptable Igual o mayor a 90% Satisfactorio

Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los siguientes

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 15 % Insatisfactorio Mayor o igual a 15 % y menor a 25 % Aceptable Mayor a 25 % Satisfactorio

Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a continuación:

Tipo de indicador Características

Avance acumulado

Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula: Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actual El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre períodos reportados.

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Avance ponderado Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe ser igual a 100%.

2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro macro procesos:

• Evaluación • Estratégicos • Apoyo • Misionales

A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores de gestión durante el primer trimestre del año 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo. Nota: Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo 1 a este informe FICHA DE INDICADORES PRIMER TRIMESTRE.

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3. MAPA DE PROCESOS

4. PROCESOS DE EVALUACIÓN Nota primer seguimiento:

La Oficina de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante diferentes actividades realizadas en el trimestre que en general se enfocan en la valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno. Para este primer período de reporte no se caracterizó un seguimiento debido a que sus indicadores se activarán a partir del segundo trimestre del año, midiendo de esta manera el seguimiento por el semestre.

Por su parte el proceso de Control Interno Disciplinario presenta indicadores de corte semestral debido a que los procesos están sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002 y efectuar

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seguimientos trimestrales no logra evidenciar el avance real de las actividades que componen este proceso.

5. PROCESOS ESTRATÉGICOS En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por el proceso de Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión ambiental), Alianzas (Relaciones Interinstitucionales), y Talento Humano.

Planeación

El proceso de Planeación presenta los siguientes resultados. Los cuales representan

Organización

El proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes resultados:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Formulación estratégica.

Anual Acumulado 100%

2. Revisión estratégica Anual Acumulado N.A

3. Actualización de las herramientas de Planeación

Trimestral Acumulado 100%

4. Seguimiento Proyectos de Inversión


5. Transparencia administrativa

Semestral Acumulado N.A

6. Información dirigida a entes de Control

Trimestral Ponderado 100%


1. Sistema Integrado de Gestión mejorado Trimestral Acumulado 40,5%

2. Sistema Integrado de Gestión Divulgado Trimestral Acumulado 22%

1. Representación judicial en sede administrativa y judicial

Semestral Acumulado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

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Alianzas

Nota primer seguimiento:

Este proceso corresponde a los indicadores del área de Relaciones Interinstitucionales y al igual que el proceso de Evaluación sus indicadores se medirán a partir del segundo trimestre del año por petición de la responsable del proceso, debido a la reformulación de los procedimientos del área.


1. Gestión, control y seguimiento sobre el estado de los convenios

Trimestral Acumulado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

2. Gestión de actividades interinstitucionales (ELE FOCALAE)

Semestral Acumulado

N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

3. Realización de actividades interinstitucionales

Trimestral Acumulado

N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

Talento Humano

Nota primer seguimiento:

Esta área no presentó seguimiento a sus procesos en las fechas establecidas por lo tanto esta actividad debe ser corregida en el segundo trimestre del año, presentando la justificación ante el comité de desarrollo administrativo.


Oportunidad en la respuesta a solicitudes

Trimestral Acumulado No se presentó medición

Efectividad en las capacitaciones


Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar social e incentivos.


2. Actos Administrativos Semestral Acumulado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado N.A Se medirá en el mes de jun.ael segundo trimestre

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6. PROCESOS DE APOYO Los procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores asociados a sus diferentes actividades entre las cuales el proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera y los resultados del trimestre se presentan a continuación:

Financiero

Este proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se evidencia a continuación:


1. Planeación del Presupuesto Gastos

Trimestral Acumulado 19,35%.

2. Planeación del Presupuesto Ingresos

Trimestral Acumulado 59,00%

3. Ejecución del Rezago presupuestal (Reservas presupuestales)


1. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos de Personal


2. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos Generales


3. Porcentaje de PAC ejecutado; Vigencia Inversion


4. PAC ejecutado rezago Trimestral Ponderado 99%

5. PAC ejecutado de las cuentas por pagar


1. Consolidación de la información contable


2. Estados Financieros Trimestral Ponderado 0%

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3. Presentación de Informes externos Trimestral Ponderado 100%

4. Efectividad de obligaciones tributarias


Tecnologías de la información


1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 99,2%

2. Administración de infraestructura tecnológica


3. Gestión de seguridad de la información


4. Campañas de educacion tecnológica

Trimestral Acumulado N.A

5. Aseguramiento de la plataforma tecnológica


6. Ejecución de proyectos


Comunicaciones


1. Difusión comunicativa (externa) Trimestral Acumulado 25%

2. Difusión comunicativa (interna) Trimestral Acumulado 25%

3. Acompañamiento agenda de eventos Trimestral Acumulado 25%

4. Desarrollo actividades comunicativas temas coyunturales


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Infraestructura

Por petición de la responsable al momento de la redefinición de los Indicadores de este proceso, se activarán en el segundo trimestre del año.


1. Porcentaje de áreas adecuadas y/o construidas Casa de Cuervo

Trimestral Acumulado N.A

2. Mantenimiento de las áreas y bienes del ICC Trimestral Acumulado N.A

Adquisiciones


1. Procesos contractuales realizados Trimestral Ponderado 100%

2. Procesos contractuales publicados


Gestión Documental

En el área de Gestión Documental persisten situaciones particulares dentro de la medición de sus indicadores los cuales a pesar de contar con el apoyo institucional no presentan mediciones pues aún no se ha dado inicio a las Transferencias Documentales ni a la implementación de las Tablas de Retención en proceso de revisión por parte del Archivo General de la Nación. Las restantes actividades del grupo de Gestión Documental como lo son recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios que corresponden al indicador informado se reportan satisfactoriamente.


1. Recepción y radicación para el control de documentos


2. Actualización de las tablas de retención Trimestral Ponderado No se reportaron

actividades dentro de

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este proceso

3. Transferencias Documentales Trimestral Ponderado

No se reportaron actividades dentro de este proceso

4. Inventario documental Trimestral Ponderado

No se reportaron actividades dentro de este proceso

5. Consultas Trimestral Ponderado 100%

7. PROCESOS MISIONALES Como se mencionó previamente la periodicidad de los indicadores se revalidó tras la actualización de la batería de control, no quiere decir que los indicadores de este proceso no cuenten con un seguimiento cualitativo, el cual se efectúa a pesar de no reportar avances cuantitativos en este trimestre. Para ver información de avances adicionales ver el anexo 1. A este reporte.

Formación

Nota primer seguimiento

Para este período no se encuentra programado seguimiento cuantitativo a los indicadores de este proceso, ya que la periodicidad programada del seguimiento es de carácter semestral.


1. Educación continuada


2. Procesos de autoevaluación


3. Matrículas Semestral Acumulado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

4. Relacion docentes estudiantes

Semestral Ponderado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

5. Deserción Anual Acumulado N.A Se medirá en el mes de junio con el segundo trimestre

El siguiente indicador es adicional a la Gestión misional de Formación y su reporte se realiza a través de la plataforma SINERGIA del Departamento Nacional de Planeación, la información cuantitativa se efectúa con periodicidad semestral.

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Indicador SINERGIA tablero de indicadores del Presidente de la República

1. Profesores formados en el Diplomado de Pedagogía y Didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE), de manera presencial y virtual. (Indicador Sinergia)

Mensual Cualitativo y semestral cuantitativo

Acumulado Reporte

Seguimiento cualitativo mensual del Indicador

Editorial

Indicador Periodicidad Corte Resultado*

1. Productos impresos Semestral con reportes trimestrales

Acumulado 60%

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2. Productos impresos (Convenio emprendimiento)

Semestral con reportes trimestrales

Acumulado N.A

3. Libros coeditados Semestral con reportes trimestrales

Acumulado 20%

4. Libros electrónicos publicados


5. Materia prima empleada


6. Participación en ferias y eventos divulgativos del libro


Gestión de bibliotecas

Los indicadores de este proceso se miden con corte Semestral, por lo tanto para este período no se efectuarán seguimientos, aunque se cuenta con la información de avance cualitativo del indicador 1 la cual se aprecia en el anexo 1 a este informe.


1. Adquisición de Material Bibliográfico


2. Prestación del Servicio


3. Satisfacción de usuarios


Gestión de Museos

Si se quiere observar a detalle la relación entre actividades programadas y realizadas, puede consultar el anexo 1 a este informe.


1. Museología Trimestral Acumulado 20%

2. Investigacion de colecciones


3. Conservación Trimestral Acumulado 19%

4. Conservación Trimestral Acumulado 14.5 %

5. Registro de colecciones


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6. Comunicación educativa Visitas guiadas


7. Comunicación educativa visitantes


Investigaciones

Por las características particulares de este proceso, los seguimientos a sus productos y avances se pueden consultar la plaaforma ScienTI de Colciencias en los siguientes enlaces, o en el informe semestral que produce la Subdirección Académica:

Grupo de Investigación en Lingüística

Grupo de Investigaciones en Literatura

8. OBSERVACIONES PUNTUALES PARA LAS DIFERENTES ÁREAS Las diferentes áreas de la entidad que cuentas con indicadores activos, a excepción del área de Talento Humano, realizaron el reporte correspondiente al primer trimestre del 2017. La consolidación del reporte se llevó a cabo en el mes de Abril del 2017. A continuación se señalan algunas de las principales observaciones a los reportes entregados.

• Continuamos evidenciando a partir de los reportes de las diferentes áreas que debe presentarse atención especial al tablero de Indicadores del área Gestión documental, pues dentro de sus reportes no se detallan, las observaciones que dan sustento a la información rendida y no se aportan los datos suficientes para determinar la calidad de la información suministrada. Esta situación persiste a pesar de las jornadas dispuestas por la Oficina de Planeación para establecer acompañamiento al diligenciamiento de los formatos. Es de recordar que la semana posterior al cierre de cada trimestre se dispone de tiempo para atender las observaciones, dudas o inquietudes de las áreas en relación con su tablero de indicadores.

• Se mantienen las señales de alarma que llaman a la pronta implementación de puntos de control y atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de Gestión Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 (ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e integridad de la información disponible del Instituto.

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• Se recomienda especial atención a las áreas en el próximo seguimiento pues al ser más prolongada la periodicidad entre mediciones de indicadores es mayor la responsabilidad, por lo tanto se hace el llamado a la oportunidad en los reportes, para los cuales las fechas están determinadas desde el mes de febrero, las cuales fueron comunicadas a través del memorando de la oficina de Planeación No. 101.

• El área de Planeación propuso jornadas para la reformulación de la batería de indicadores activos en cada uno de los procesos, de esta manera las áreas que han presentado inconvenientes con sus reportes en el 2016 tuvieron una nueva opción de actualización de los indicadores a su cargo. Por esta razón se trabajó de acuerdo a la metodología sugerida por el Ministerio de Cultura con una simplificación de los indicadores de gestión y de esta manera se podrán unificar las herramientas de seguimiento para mejorar y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos. El área de Planeación informó el calendario de modificaciones en el mes de febrero y se efectuaron acompañamientos a esta actividad a todos los procesos con excepción de Talento Humano, Gestión Documental y Gestión Jurídica.

9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS • Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,

después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser necesario la modificación de los indicadores que así ́lo requieran.

• Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente deben estar disponibles para efectos de auditoría.

• Los reportes se deben presentar en las fechas estimadas e informadas por la Oficina de Planeación desde comienzos del año, pues la demora en la entrega de los informes causa retraso en la compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero (0) para indicadores ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año y será comunicada en Comité de Desarrollo Administrativo.

• De acuerdo con el formato establecido para el seguimiento y medición a través de indicadores se debe tener en cuenta que todos los reportes de indicadores de gestión deben venir acompañados del respectivo análisis de datos como herramienta de control y en caso de que el reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma de decisiones e implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.

• Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es necesario que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos -

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acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en el SIG. Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben estar disponibles para efectos de auditoría.

• La oficina de Planeación enviará a principios de cada vigencia el cronograma de reporte y previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de reporte que tengan lugar.

10. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A MARZO 31 DE 2017

El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.

Rango Estado del Avance

a. Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos institucionales

SATISFACTORIO 100% Acumulado

b. Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y cuervo.

Se reportará semestralmente debido a la periodicidad de los indicadores señalados

c. Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. ACEPTABLE 15,4% Acumulado

d. Crear estrategias de comunicación que faciliten la divulgación de los productos y servicios del Instituto Caro y Cuervo.

ACEPTABLE 23% Acumulado

SATISFACTORIO 100% Ponderado

e. Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de acuerdo con sus necesidades.

Se reportará semestralmente debido a la periodicidad de los indicadores señalados

f. Propender por la excelencia administrativa y financiera. ACEPTABLE 18% Acumulado SATISFACTORIO 99% Ponderado

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