Actualmente son innumerables las organizaciones sociales que buscan acceder a recursos privados y pblicos que les permitan implementar acciones tan variadas como construir una plaza, mejorar una multicancha, pavimentar una calle, instalar postacin elctrica, realizar un paseo, implementar una biblioteca. Todas iniciativas que buscan mejorar la calidad de vida de la comunidad y la de quienes en ella se desenvuelven.Organizaciones tales como Juntas de Vecinos, Comits de Adelanto, grupos juveniles, centros de madres, clubes de adulto mayor, etc. tienen claramente la necesidad de contar con una persona que les apoye y asesore en la formulacin de proyectos que permitan acceder a esos recursos.El formulador de proyectos sociales es la persona capacitada para entregar la asesora y apoyo que permita concretar la idea de la organizacin, poniendo a disposicin su capacidad creativa, su experiencia y el conocimiento de la informacin existente. Siendo los recursos menores que las demandas, es el formulador de proyectos sociales quien hace la diferencia entre lograr ejecutar un proyecto y no hacerlo. Les invito a participar en este curso que les entregar las herramientas bsicas para apoyar el desarrollo social de las personas y las comunidades.ConceptoDentro del proceso de planificacin, el conceptoproyectotiene un significado que puede ser definido como: el conjunto de actividades diseadas, para lograr un fin determinado. En este sentido, el proyecto es un proceso que tiene principio y trmino.

Existen dos ideas fundamentales en el proceso de formulacin y ejecucin de proyectos. Primero: Una planeacin apropiada empieza con la gente Segundo: Contina durante la vida del proyecto

Pero,Cmo podemos poner estas dos ideas en la prctica? y Cmo podemos asegurar que la formulacin y ejecucin del proyecto no degenerar en un campo de batalla desordenado, en donde cada persona est planteando necesidades sentidas diferentes e igualmente estn difiriendo en su priorizacin?

Estos son los tipos de preguntas que todos enfrentamos antes de iniciar el proceso de formulacin de un proyecto, trataremos de proveer una gua general sobre cmo evitar estos problemas mediante el uso de los pasos bsicos de la formulacin de proyectos, estos son: La identificacin de necesidades y la seleccin de una prioridad El establecimiento de objetivos La elaboracin de un plan de trabajo El anlisis de los recursos necesarios La ejecucin del proyecto La evaluacin del proyectoLa Identificacin de Necesidades y la Seleccin de una Prioridad

En el pasado, el mtodo predominante para la identificacin de necesidades en comunidades especficas fue el uso de entrevistas y encuestas. Mientras se discute que estos dos mtodos de alguna manera son de un valor limitado, dado que las nicas necesidades que ayudan a identificar son las necesidades sentidas y expresadas; de ninguna manera ayudan a identificar necesidades que son sentidas pero no expresadas por la comunidad, ni tampoco ayudan a crear conciencia entre la comunidad sobre las necesidades no sentidas.

SI UN PROYECTO NO PRESENTA LOS DESEOS Y NECESIDADES DE LA GENTE A QUIENES EST DIRIGIDO, Y NO LOS INCLUYE DESDE UN PRINCIPIO, NO TIENE RAZN DE SER

La experiencia demuestra que la mejor manera de fomentar la participacin activa en el proceso de identificacin de necesidades es promover la realizacin de reuniones en las cuales se puedan discutir las necesidades sentidas por la comunidad y las necesidades reconocidas por la institucin. El trabajo en grupo facilita a los individuos: Conocerse mejor unos a otros Hablar de su situacin y discutir sobre los problemas de la comunidad Discutir lo que pueden hacer juntos Ponerse de acuerdo sobre lo que quieren hacer y lograr

Es posible que la formulacin de un proyecto sea apropiada, flexible y sensible a las necesidades humanas cuando tiene lugar en grupos suficientemente pequeos como para que todos se conozcan unos a otros.fUna estrategia para realizar reuniones que posibiliten la participacin de todoses la de propiciar la conformacin de pequeos grupos, por calles, cuadras o barrios.

Antes de la reunin es bueno visitar a algunas personas para preguntarles cules creen que son sus mayores problemas y necesidades. Despus se disea una serie de tarjetas grandes, cada una sealando una necesidad especfica de las que la gente ha mencionado.

Ya en la reunin, se motiva a la gente a pensar en sus problemas ms recientes y a hablar sobre estos; una persona puede ir anotando cada necesidad en una pizarra o papelgrafo.

Cuando todos los participantes han expresado sus necesidades, se trabaja con la serie de tarjetas elaboradas previamente; entonces se observa cules de las necesidades mencionadas ya estn registradas, cules se mencionaron y no aparecan en las tarjetas y cules no se mencionaron pero s estaban registradas en las tarjetas. Sobre estas ltimas, se pregunta al grupo si consideran que estas necesidades s existen en la comunidad; stas se anotarn en el papelgrafo.Esta es una forma de identificar las necesidades sentidas pero no expresadas.

Al final de este proceso, sin duda se tendr una lista muy larga de problemas. El prximo paso ser entonces seleccionar una prioridad; es decir, un problema para resolver primero.Al seleccionar una prioridad es importante tener en cuenta:

Qu tan comn es el problema, o sea, a cuntas personas afecta? Qu tan grave es el problema, o sea, hasta qu punto afecta a los individuos, las familias y la comunidad? Qu tan preocupada est la gente ante el problema. En qu medida este problema influye en otros problemas. Qu tan fcil o difcil ser resolverlo.

Una manera de seleccionar una prioridad es ordenar cada una de las necesidades anotadas por los participantes, segn su gravedad y la magnitud de su efecto. Por ejemplo, se marca cada necesidad con cruces (+), de una a cinco segn la gravedad y lo comn del problema.

Otra tcnica similar es pedirle a cada persona que anote una cruz al lado de cada necesidad que ve como prioritaria y al final se suman todas las cruces que tenga cada problema para ver cual tiene ms.

Por ejemplo:

+No muy comn ( o grave)

++Algo comn ( o grave)

+++Comn ( o grave)

++++Muy comn ( o grave)

+++++Sumamente comn (o grave)

Estas tcnicas ayudan al grupo a identificar las necesidades ms importantes; sin embargo, esto no necesariamente significa que el problema que tiene ms cruces sea el ms apropiado para elegir como prioridad. Entonces, se deben seleccionar los 3 problemas con mayor nmero de cruces para analizar con el grupo cual de estos tiene mayor probabilidad de xito para ser solucionado, de acuerdo con los recursos existentes.

Puede ser que el problema seleccionado por el grupo como segundo en importancia tenga ms probabilidades de ser financiado, porque el gobierno local o una institucin externa estn dispuestos a apoyar a la comunidad en la solucin de ese problema. En este caso puede ser prudente seleccionar este problema como prioritario.Tambin se debe tener en cuenta cul es el problema hacia el cual la gente se siente ms motivada a participar en su solucin.Se debe animar al grupo para que seleccione como prioritario el problema con ms probabilidades de xito en su solucin.Establecimiento de Objetivos

Es muy importante definir los objetivos desde el principio, ya que si no se tiene claro lo que se quiere conseguir a travs del proyecto, es imposible que se pueda formular. Con frecuencia no se toma el tiempo necesario para aclarar y escribir los objetivos porque se considera que ya se sabe lo que se est haciendo. Sin embargo,el no definir los objetivos puede crear duda o inseguridad en los miembros del grupo y facilita la generacin de expectativas demasiado altas que no se pueden lograr.

Los objetivos tambin son importantes en cuanto se pueden utilizar como instrumento de evaluacin. Por medio de ellos, al finalizar el proyecto, se puede comparar lo que se realiz con lo que se propona realizar; las diferencias entre las dos premisas, constituyen las bases de la evaluacin.

Normalmente, un proyecto tiene un objetivo principal y varios secundarios. Sin embargo, en algunas situaciones se habla de objetivos generales, lo que se espera lograr a largo plazo y objetivos especficos, los que se intentan alcanzar a corto plazo. Al trabajar con el grupo es quiz ms fcil pensar en el objetivo principal y en los secundarios.

Un objetivo principal es el resultado que se propone el proyecto. Para definirlo es necesario estudiar el problema que se desea resolver y la solucin ms importante que se busca.

Para establecer los objetivos, se recomienda organizar una reunin en la cual los participantes del grupo expresen sus ideas con respecto a lo que se desea alcanzar con el proyecto. Se empieza por definir el objetivo principal; para esto se debe tener cuidado en que el objetivo sea: CONCRETO,o sea, que diga exactamente lo que la gente quiere lograr. REALISTA, es decir, que se pueda lograr dadas las circunstancias en que se encuentran. FLEXIBLE, es decir, que se pueda revisar y ajustar cuando haya cambios en el desarrollo del proyecto. CLARO,en cuanto a que se use un lenguaje preciso y breve, fcil de comprender. QUE SE AJUSTE A LOS LMITES DE TIEMPO,es decir, que sea posible lograr lo que se quiere en el tiempo previsto para llevar a cabo el proyecto.

Cuando se ha definido el objetivo principal, se deben identificar los objetivos secundarios o de apoyo.

Estos se pueden definir como los componentes del proyecto que sirven para complementar el objetivo principal.

Para que un proyecto se pueda llevar a cabo, es necesario conocer los supuestos, es decir, tener en cuenta ciertas condiciones cuya existencia y efectos son decisivos en los resultados de ste.Ejemplo 1:

OBJETIVO PRIMARIO O GENERAL

Capacitar 40 mujeres para formar un grupo de produccin en modas.

OBJETIVOS SECUNDARIOS O ESPECFICOS

Buscar ayuda externa para capacitar a las mujeres en confeccin. Obtener un prstamo o subsidio para comprar 8 mquinas de coser e insumos. Hacer un taller para ensear a las mujeres aspectos de organizacin, contabilidad y comercializacin.

Ejemplo 2:

Existe un proyecto de crear una cooperativa de productos agrcolas que han sido cultivados por las mujeres en huertos caseros.

OBJETIVO PRIMARIO O GENERAL

Vender los productos a un precio ms alto, de manera que las socias aumenten sus ganancias en un 15% mensual.Supuestos

Que las mujeres se beneficiarn directamente del dinero adicional que reciben por la venta de los productos a precios ms altos.

Si el supuesto no es correcto, o no es realista, el xito del proyecto est en peligro. Para constatar que los supuestos son verdaderos, sera una buena idea asegurarse de:

Que los datos en que se basan son reales. Que no existen barreras culturales que no se han tenido en cuenta. Que se han estudiado todos los factores que han contribuido a que se llegue a formar el supuesto. Que se hayan empleado los recursos adecuados para llegar a esta conclusin.Elaboracin de un Plan de Trabajo

Toda actividad an la ms sencilla, requiere del diseo de un plan para que pueda llevarse a cabo. En el plan de trabajo se presenta en forma clara y ordenada las acciones que se necesitan realizar, especificando quin lo va a hacer, cmo, cundo, dnde y con qu recursos. PLAN DE TRABAJO

Qu se va a hacer

Quin o quines lo van a hacer

Cmo se va a hacer

Cundo se va a hacer

Dnde se va a hacer

Con qu recursos

Elaborar un plan de trabajo es importante porque nos ayuda a concretar el problema, a pensar en la forma general de resolverlo y a disear las actividades concretas que se requieren.

El plan de trabajo tambin se debe elaborar con el grupo. Para ello, se les motiva a elaborar una lista de las actividades que se necesita llevar a cabo para desarrollar el proyecto.

Al formular esta lista de actividades es necesario tener en cuenta y pensar tres cosas: LAS LIMITACIONEScon las cuales hay que trabajar. Pueden ser por ejemplo, la falta de conocimiento y la motivacin por parte de la gente. EL TIEMPOque se requiere para cada actividad y el que realmente se tiene disponible para realizarlas. LOS RECURSOStales como materiales, las personas, el dinero o la informacin que cada una de las actividades requiere para su realizacin. En lo posible, se debe mantener el equilibrio entre las actividades educativas, organizativas y prcticas segn su importancia. Se debe tratar de no invertir demasiado tiempo en la parte preparatoria y tener en cuenta que el proceso de reflexin accin es un fluir continuo dondelas tres actividades antes mencionadas se presentan interrelacionadas.

Despus de elaborar la lista inicial de actividades, considere el equilibrio en su totalidad. Si se requiere demasiado tiempo en la capacitacin, se aconseja introducir elementos prcticos y divertidos en dicha actividad.

Despus de hacer la lista de actividades se determina el orden en que se realizarn y el tiempo que requerir cada actividad. Para facilitar este proceso, se recomienda elaborar unCRONOGRAMA (Carta Gantt).Este es una tabla que muestra las actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto y el tiempo en das, semanas o meses- que demora cada actividad. Un cronograma es un instrumento til para dar una visin general de lo que se va a realizar; no se debe ser demasiado rgido al elaborarlo, ya que ste debe ajustarse a la realidad, la cual es cambiante. Ejemplo: Una vez aclarado lo anterior, el grupo decide quienes van a ser responsables de las diferentes actividades. Lo mejor es que los participantes se organicen en equipos o grupos, donde cada una de estas se encarga de una parte diferente del proyecto.

Por ejemplo:GRUPO 1GRUPO 2GRUPO 3GRUPO 4

Motivacin de la comunidadBsqueda de financiamientoInstalacin de tazasEvaluacin

Ins Pozada, Marta lvarez, Jorge MontoyaGloria Prieto, Flor MaraPepa Prez, Rosa CastroLeonisa Daz, Teresa valos

A su vez cada equipo o grupo de trabajo debe elaborar un mini plan de trabajo, en el cual detalla todas las acciones que se van a desarrollar. Despus, en una reunin cada grupo presenta su mini plan de trabajo, con el fin de que todos los participantes del proyecto clarifiquen an ms su comprensin sobre lo que se va a hacer, e integren las diferentes actividades.Anlisis de los Recursos Un recurso es todo lo que se emplea en la realizacin de un proyecto;desde los materiales que se requieren para llevar a cabo tal o cual actividad, hasta las personas que lo disean, lo ejecutan o se benefician de l.

Un recurso se puede obtener en la comunidad o fuera de ella, pero en lo posible, debe utilizarse al mximo los recursos locales, ya que ofrecen varias ventajas.

Sin embargo, en algunos casos, el utilizar un recurso externo puede introducir una nueva tecnologa y mejorar as la calidad de vida. En estos casos se debe tener cuidado en que la tecnologa sea apropiada realmente.

En general, los recursos que se utilizan para los proyectos, se clasifican en cuatro categoras principales: materiales, humanos, informativos y financieros.RECURSOS MATERIALES:Son las cosas que se requieren para realizar un proyecto, como las herramientas, materiales de construccin, mobiliario, un local, etc.

RECURSOS HUMANOS:Incluyen todas las personas involucradas en el proyecto. Una parte vital de esta clase de recurso, son los monitores; ellos son las personas que ayudan a organizar y motivar a los dems para llevar a cabo el proyecto.

Un proyecto se puede llevar a cabo slo con recursos humanos de la comunidad; es decir, que quienes lo plantean, o desarrollan y se benefician son las personas de la misma comunidad.

Sin embargo, en algunos casos se necesita la ayuda de alguien de afuera; en estos casos se puede buscar ayuda especializada a travs de las siguientes fuentes: Agencias del Gobierno Consultoras Instituciones de bienestar social Universidades Empresas privadas Escuelas tcnicas Grupos cvicosRECURSOS INFORMATIVOS:Se refieren a las ideas, datos, cifras o cualquier informacin que se encuentre en libros, revistas, peridicos o a travs de individuos u organizaciones; sirven como instrumento de apoyo para facilitar el desarrollo del proyecto.

Una de las mejores formas de obtener informacin es acudir a una institucin de apoyo y contactarse con alguien de all.Si se habla claramente del proyecto y del tipo de informacin que se busca, probablemente encontraremos ayuda para localizar la informacin.

Los recursos informativos tambin sirven para divulgar el proyecto y su importancia. Al elaborar materiales informativos se debe tener en cuenta el nivel educativo de la gente; por ejemplo, saben leer?, cunto saben sobre el tema?.

RECURSOS FINANCIEROS:Son todos los dineros y aportes materiales requeridos para el proyecto.

Para identificar los recursos financieros se debe elaborar unPRESUPUESTO. Esto es, una lista con todos los recursos materiales, humanos e informativos que el proyecto requiere, sealando cuales de estos ya se tienen (aportes propios), cuales se necesitan y cuanto cuestan estos.

Una vez que se ha establecido cuanto dinero se requiere, se exploran fuentes o formas para obtenerlo. Si la suma de dinero no es muy grande, la comunidad puede organizar eventos para la recoleccin de fondos.La Ejecucin del ProyectoNo basta tener un buen plan de trabajo y los recursos necesarios para asegurar el xito del proyecto; en ello incide tambin muchos factores de la ejecucin. Por ejemplo, si los miembros del grupo no cumplen con sus compromisos o si no se obtienen los recursos a tiempo, el proyecto no marchara segn lo planeado.

El plan debe tratar de introducir mecanismos para reducir al mximo estos problemas por ejemplo, al organizarse las reuniones, se debe tener en cuenta cual es la hora ms apropiada para que la gente est disponible y atenta, adems, es necesario ser flexible en el horario aunque los planes varen un poco.Otro factor que puede influir en la ejecucin del proyecto es la dinmica del grupo. Se deben identificar los conflictos desde un principio y buscar la manera de resolverlos, para lo cual se sugiere: Dialogar sobre el ambiente del grupo. Propiciar la expresin de los participantes del grupo sobre lo que estn sintiendo. Motivar al grupo para que enfrente el problema. Promover el acuerdo a partir de la identificacin de ideas comunes, sin forzarlo en las reas en que no existe. Recordar los objetivos del proyecto, y desde estos, propiciar el acuerdo en las cosas fundamentales. Motivar a los participantes para que propongan alternativas que les permitan desarrollar experiencias diferentes, teniendo en cuenta que se debe lograr el objetivo comn.La ejecucin del proyecto es algo complejo; sin embargo, hay algunos principios que se pueden seguir para asegurar el xito del proyecto. Estos son:

Ser flexible.Es decir, ser abierto al cambio cuando no se pueden realizar las acciones como se haban planeado, por falta de tiempo, recursos o alguna limitacin. Ser realistay aceptar que en la prctica las cosas no siempre marchan como se haban planeado. Fomentar la participacinde la gente y motivarla para que cumpla con sus compromisos. Ser organizadopara que todos los miembros del grupo sepan exactamente qu deben hacer, cundo, cmo, dnde y con qu. Fomentar la autoevaluacinpermanente para que los problemas se corrijan a tiempo, en vez de dejarlos avanzar hasta que sea demasiado tarde. Fomentar la diversificacin, es decir, buscar diferentes maneras de lograr el mismo fin y que correspondan a las necesidades, recursos y condiciones de los miembros de la comunidad.

La etapa de ejecucin del proyecto, es la oportunidad en que se verifica qu tan acertada estuvo la planificacin previa y en la que adems, se debe velar por el cumplimiento cabal de sta con la finalidad de que no surjan contratiempos.Evaluacin del Proyecto

Finalmente, un paso muy importante en la formulacin de un proyecto es el desarrollo de mecanismos para evaluar su funcionamiento.La evaluacin no es algo que se hace al final de un proyecto.Al contrario, es un proceso que se debe llevar a cabo durante todo el tiempo, para controlar y medir el progreso de cada una de las actividades del proyecto. Tres preguntas son claves en este proceso: Qu est pasando con el proyecto?

Por qu est pasando eso ?

Qu podemos hacer para solucionarlo?

Una manera de asegurar que la evaluacin sea un proceso permanente durante todo el proyecto es la organizacin de reuniones peridicas con los miembros del grupo para discutir en que van. De esta forma la evaluacin se convierte en una herramienta para mejorar el proyecto y no en un instrumento para juzgar a los individuos.

La evaluacin no es una tarea difcil que requiera la ayuda profesional; es un proceso que, ante todo, requiere de la organizacin y de la comunicacin libre entre los miembros del grupo.

Es importante recordar, que siendo la evaluacin una herramienta til para controlar y rectificar oportunamente el curso de las actividades del proyecto, sta resultar siempre positiva en la medida que la planificacin de stas se haya realizado de manera realista y cuidadosa.Ahora vamos a poner en prctica lo que hemos aprendido en este curso realizando un ejercicio en el que elegiremos un problema (una prioridad) y una propuesta de solucin a travs de la elaboracin de un proyecto.

Tenemos primero que destacar que todos los proyectos tienen la misma estructura fundamental, pero que cambia su formato dependiendo de dos factores: a) el tipo de proyectos; b) a quin se le va a presentar.En los apuntes del curso, usted podr descargar una "Descripcin del Proyecto", para que ejercite, imprima o revise en pantalla y as se haga una idea real de cmo presentar sus ideas.