Dirección Técnico NormativaOpinión

T.D.: 1935791

OPINIÓN Nº 105-2012/DTN

Entidad: COSAPI S.A.

Asunto: Anotaciones en el cuaderno de obra en procedimientos de ampliación de plazo

Referencia: Comunicación recibida el 26.JUL.2012

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el representante legal de COSAPI realiza varias consultas sobre las anotaciones en el cuaderno de obra en procedimientos de ampliación de plazo.

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”).

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTAS Y ANÁLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1 “En el referido artículo, se establece para que proceda una ampliación de plazo, desde el inicio y “durante” la ocurrencia de la causal, el contratista por intermedio de su residente, deberá anotar en el cuaderno de obra las cir-cunstancias que a su criterio ameriten ampliación de plazo. Al respecto, con-sultamos ¿Las anotaciones “durante” la ocurrencia de la causal implican necesariamente realizar anotaciones “todos los días” o basta con realizar anotaciones que simplemente dejen constancia que el hecho invocado que motiva la ampliación de plazo se mantiene vigente?” (sic).

2.1.1 De conformidad con el numeral 18 del Anexo Único del Reglamento, “Anexo de Definiciones”, el cuaderno de obra es “El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas.” (El subrayado es agregado).

Asimismo, respecto a la anotación de ocurrencias, el primer párrafo del artículo 195 del Reglamento establece que “En el cuaderno de obra se anotarán los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de esta , firmando al pie de cada anotación el inspector o supervisor o el residente, según sea el que efectuó la anotación. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicación escrita.” (El resaltado es agregado).

Como se advierte el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la comunicación entre la Entidad y el contratista, y para el control de la obra, en tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su ejecución para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista.

2.1.2 Ahora bien, algunos hechos o circunstancias ocurridos durante la ejecución de una obra pueden generar atrasos o paralizaciones y, en consecuencia, determinar la verificación de alguna de las causales de ampliación de plazo previstas en el artículo 200 del Reglamento1, siempre que tales hechos o circunstancias afecten la ruta crítica del programa de ejecución de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminación de la obra.

Así, el primer párrafo del artículo 201 del Reglamento2 establece el procedimiento de ampliación de plazo, conforme a lo siguiente: “Para que proceda una ampliación de plazo de conformidad con lo establecido en el artículo precedente, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista, por intermedio de su residente, deberá anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliación de plazo . Dentro de los quince (15) días siguientes de concluido el hecho invocado, el contratista o su representante legal solicitará, cuantificará y sustentará su solicitud de ampliación de plazo ante el inspector o supervisor, según corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crítica del programa de ejecución de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminación de la obra. (…).” (El resaltado es agregado).

De acuerdo con la disposición citada, el contratista tiene la obligación de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, desde el inicio y durante su ocurrencia , los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliación de plazo, a efectos que, posteriormente, su solicitud de ampliación de plazo sea procedente.

Dicha obligación implica que el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuración de la causal de ampliación de plazo, dado que estos son los hitos imprescindibles para determinar la duración de la causal y, por ende, para cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el plazo, así como los gastos generales variables correspondientes al contratista, de ser el caso.

1 Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entró en vigencia el Decreto Supremo Nº 138-2012/EF, que lo modificó.

2 Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entró en vigencia el Decreto Supremo Nº 138-2012/EF, que lo modificó.

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No obstante, en el periodo entre dichos hitos, el contratista también puede realizar otras anotaciones que, a su criterio, sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, su solicitud de ampliación de plazo, tal como lo precisa el artículo 195 del Reglamento.

Cabe precisar que, dadas las particularidades del hecho o circunstancia que determina la configuración de una causal de ampliación de plazo en concreto, un contratista podría considerar necesario realizar anotaciones diarias, desde que se inicia la causal hasta que esta culmina, a efectos de procurar la aprobación de su solicitud de ampliación de plazo; aspecto que corresponde evaluar a cada contratista.

2.1.3 En virtud de lo expuesto, debe indicarse que la obligación del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliación de plazo, para que proceda su solicitud de ampliación; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuración de la causal de ampliación, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, también pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliación de plazo.

2.2 “Si la norma no señala nada al respecto, ¿es necesario que por cada anota-ción que realice el contratista dejando constancia de la ocurrencia del hecho invocado que motivará la solicitud de una ampliación de plazo, la Supervi-sión tenga que pronunciarse o ratificar el hecho por cada anotación que rea-lice el contratista en ese sentido? De ser positiva su respuesta, ¿cuál sería el fundamento técnico y legal?” (sic).

Como se ha indicado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la solicitud de ampliación de plazo, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliación de plazo; es decir, cuando menos, la fecha en la que se inicia y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la configura-ción de la causal.

En cambio, en el procedimiento establecido en el artículo 201 del Reglamento 3, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliación de plazo, que el supervisor haya ratificado las anotaciones realiza-das sobre el particular por el residente en el cuaderno de obra.

Sin embargo, teniendo en consideración que es obligación del supervisor con-trolar la adecuada ejecución de la obra, y que es el único representante de la Entidad autorizado a realizar anotaciones en el cuaderno de obra4, le correspon-de analizar los hechos anotados por el residente en el cuaderno de obra y reali-zar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el interés de la Entidad. Caso contrario, incurriría en incumplimiento de su con-

3 Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entró en vigencia el Decreto Supremo Nº 138-2012/EF, que lo modificó.

4 De conformidad con el artículo 193 del Reglamento.

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trato, pudiendo la Entidad resolverlo e informar al Tribunal de Contrataciones del Estado para que este aplique las sanciones que correspondan, de ser el caso.

2.3 “Asimismo, de ser positiva la respuesta anterior, ¿es necesario que la Super-visión ratifique el hecho mediante otra anotación en el cuaderno de obra, realizada el mismo día en que el contratista realizó la anotación? ¿Es esta una condición para que la Entidad otorgue o deniegue una ampliación de plazo? De ser positiva su respuesta, ¿cuál sería el fundamento técnico y le-gal?” (sic).

De conformidad con lo expresado al absolver la consulta 2.2, si bien es una obligación del supervisor analizar las ocurrencias anotadas por el residente y, en consecuencia, realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertienentes, el incumplimiento de dicha obligación no constituye una condición para que la Entidad otorgue o deniegue una ampliación de plazo, en tanto no forma parte del procedimiento establecido en el artículo 201 del Reglamento.

3. CONCLUSIONES

3.1 La obligación del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliación de plazo, para que proceda su solicitud de ampliación; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuración de la causal de ampliación, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, también pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliación de plazo.

3.2 En el procedimiento establecido en el artículo 201 del Reglamento5, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliación de plazo, que el supervisor haya ratificado cada una de las anotaciones realizadas por el residente en el cuaderno de obra; sin perjuicio de su obligación de analizar los hechos anotados por el residente y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el interés de la Entidad.

Jesús María, 05 de noviembre de 2012

AUGUSTO EFFIO ORDÓÑEZDirector Técnico Normativo

CVP/.

5 Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entró en vigencia el Decreto Supremo Nº 138-2012/EF, que lo modificó.

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