1 xi jornadas de gestión de la información. servicios polivalentes, confluencia entre...

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XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentaciónMadrid, 19 y 20 de noviembre de 2009

Del Centro de documentacióna la Unidad de vigilancia tecnológicaEl papel del documentalista en los sistemas degestión de la innovación y de información empresarial

Xoán Porto ([email protected])

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Introducción

Vivimos un boom de la información y la documentación científica y técnica... ¡pero nos han cambiado el nombre! (con permiso de Dyson: estamos inmersos en una rebelión conceptual).

«Vigilancia tecnológica» (VT) préstamo directo del francés «veille technologique», popularizado en España a finales de los años 90 en ámbitos de gestión organizacional.

Refrendado por AENOR en 2002, quedando incorporada su definición y desarrollo en la familia de normas de Gestión de la I+D+i

A pesar de ello, es un término muy promíscuo...

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Centro de Innovación y Servicios(CIS Galicia)

Ferrol

Unidad de Vigilancia y Transferencia Tecnológica

La VT en un centro tecnológico: el CIS Galicia

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Es un centro tecnológico de titularidad pública fundado en 1995

Presta servicios tecnológicos en el ámbito de la innovación

Favorece la internacionalización mediante la transferencia transnacional de tecnología (EEN)

Plantilla formada por un número variable de trabajadores (entre 50 y 70 aproximadamente)

En 1997 se crea en su seno el “Centro de documentación”. Pionero en el desarrollo de sistemas de VT automatizados (recibe el certificado de sistema de VT SVT 0002-2008, siendo el segundo centro del Estado tras CIEMAT en recibir la certificación)

La VT en un centro tecnológico: el CIS Galicia

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Del Centro de documentación...

Nace como departamento auxiliar de la gerencia y de las áreas técnicas

Dotado inicialmente con 1 técnico y 2 becarios de investigación

Nuevas contrataciones ligadas al desarrollo de proyectos específicos, hasta alcanzar en torno al 10-14% del total del centro

En septiembre de 2008:• 1 responsable de Unidad• 1 coordinador de servicios• 3 técnicos con contrato indefinido• 6 técnicos con contratos temporales• 2 becarios• Otro personal en prácticas de formación

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...a la Unidad de vigilancia tecnológica

Inicialmente creado como Centro de Documentación, varió su denominación en varias ocasiones, por la asunción o delegación de nuevas funciones como la comunicación pública o la transferencia de tecnología. La relación de cambios podría esquematizarse en los siguientes:

1997 1998 2002 2005 2009Centro de Documentación

Servicio de documentación y comunicaciónServicio de información y documentación

Área de información estratégicaUnidad de vigilancia ytransferencia tecnológica

1997 1998 2002 2005 2009

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Es aplicable a cualquier tipo de organización independientemente de su tamaño o del sector económico en el que desarrolle su actividad.

Define innovación como la actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas en los ya existentes.

La norma distingue entre tres tipos de innovación:

• La innovación en tecnología: es la actividad de generación y puesta a punto de nuevas tecnologías en el mercado que, una vez consolidadas, comenzarán a utilizarse por otros procesos innovadores asociados a productos y procesos

• La innovación tecnológica: aquella actividad de incorporación, en el desarrollo de un nuevo producto o proceso, de tecnologías básicas existentes y disponibles en el mercado

• La innovación en la gestión: contempla mejoras relacionadas con la forma de organizar los recursos para obtener productos y procesos innovadores

La gestión de la innovación UNE 166002:2006

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Entre las herramientas de soporte a la I+D+i concede especial importancia a la VT para la realización, de forma sistemática, de la captura, análisis, difusión y explotación de las informaciones científicas o técnicas útiles para la organización.

Para facilitar las actividades de VT AENOR elaboró la norma experimental UNE 166006:2006 EX (Requisitos del sistema de vigilancia tecnológica)

El grupo de trabajo GT6 (Vigilancia tecnológica) del comité técnico CTN166 está elaborando una guía de aplicación (proyecto de norma PNE 166008 IN), que aún no ha sido publicada.

La gestión de la innovación UNE 166002:2006

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La VT en el ámbito de la normalización

Según UNE 166000:2006 la vigilancia tecnológica es el «proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios»

Norma específica UNE 166006:2006 EX

Identificaciónde necesidadesde información(7.2)

Búsqueda,tratamiento yvalidación(7.3)

Procesode puestaen valor(7.4)

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La VT en el ámbito de la normalización

La vigilancia tecnológica es por tanto un enfoque particular de la información científica y técnica aplicada preferentemente al ámbito de la gestión de la innovacion, pero extensible igualmente a cualquier ámbito en la actividad de una organización

La vigilancia tecnológica adopta de la gestión empresarial su terminología y el campo de aplicación. Adapta conceptos derivados de teorías de amplia difusión, p.e. el Modelo de las cinco fuerzas de M. E. Porter

Otras analogías establecidas en términos como factor crítico de éxito, ampliamente utilizados en la gestión empresarial, y su equivalente factor crítico de vigilancia (FCV)

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Según la norma (7.5) los resultados de la VT seplasman documentalmente en:

• Acciones derivadas (7.5.2)• Entornos de interés para la organización (7.5.3)

En el caso de Unidad de vigilancia y transferencia tecnológica del CISse corresponden con los siguientes productos y servicios documentales:

1. Informes tecnológicos / informes de mercado2. Informes de inteligencia3. Informes de vigilancia4. Sistemas de vigilancia tecnológica (SVT)5. Boletines de alerta (DSI)6. Servicio de obtención de documentos

Productos y acciones derivadas de la VT

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Impacto de la VT en la Unidad

La adopción de un sistema de vigilancia tecnológica normalizado obliga a adaptar y formalizar los procedimientos de trabajo de acuerdo con los criterios especificados en la norma. Son de especial relevancia las cuestiones relacionadas con el control y registro de la actividad, la medición y validación de los resultados, así como la revisión periódica del sistema.

El valor de los resultados de la vigilancia tecnológica, sobre todo cuando éstos se insertan en el ámbito de la gestión de la innovación, son de difícil cuantificación expresados en términos económicos.

Se puede avanzar en la cuantificación de costes o resultados documentales, p.e. mediante la expresión del número de fuentes controladas, número de documentos revisados, informes generados, horas/técnico empleadas, costes directos imputables a compra de información, suscripciones a fuentes, etc.

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Conclusiones

La vigilancia tecnológica es un concepto nuevo, pero no novedoso: se apoya en la consolidada tradición de la información y documentación científica y técnica

Incorpora terminología y modelos propios del ámbito de la gestión empresarial y organizacional, y en la que participa personal con perfil técnico interdisciplinar, principalmente en la fase de valorización de la información

El documentalista debe asumir la heterogeneidad de enfoques a la hora de abordar las tareas documentales

Oportunidad al trasladar los métodos, técnicas y productos propios de la información y documentación científica al ámbito de los sistemas de gestión de las organizaciones: principalmente en el ámbito de la innovación, pero también en los de la gestión de la calidad, medio ambiente, etc.

La incipiente existencia de un marco normalizado permitirá la homologación de los componentes de los sistemas de vigilancia tecnológica

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El primer paso es... ¡reconocernos!

I+D también es Información + Documentación

Para terminar, dos consideraciones...

Kirsten Vangsness en la serie de televisión «Criminal Minds»

Robert Redford en el largometraje«Three Days of the Condor» (1975)

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Gracias ;-)Xoán Porto - [email protected]

Teléfono 981 351 802 - Móvil 628 086 596

Apartado de correos 1034 - 15406 Ferrol (A Coruña)

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