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Sección 6Sección 6Ordenes de PagoOrdenes de Pago

Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 6 - Ordenes de Pago

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TekhneOrdenes de PagoOrdenes de Pago

Conceptos BásicosConceptos Básicos

Cuando creamos una Orden de Pago en C.I.O. le estamos dando trámite para pago a uno o más documentos causados por transacciones con un Proveedor, Subcontratista u otro tipo de Tercero. Los documentos que se van a incluir en un Orden de Pago deben haber sido ingresados previamente al C.I.O. usando la opción Registro de Documentos.

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En una Orden de Pago es posible obtener una liquidación personalizada agregando, modificando o eliminando conceptos de Retención, Impuestos y/o Descuentos aplicables según el tipo de transacción y el Tercero con el que se realiza.

Con las Ordenes de Pago es posible obtener reportes detallados para establecer el flujo de caja del proyecto y establecer la programación de pagos en un periodo determinado.

Sección 6 - Ordenes de Pago

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TekhneAcceso a Ordenes de Pago 1Acceso a Ordenes de Pago 1


Primero seleccionamos la opción Control en el menú principal y luego el menú Pagos. C.I.O. presenta dos opciones para ingresar y que a la vez sirven para filtrar la información. Antes de empezar a crear o editar Ordenes de Pago es importante conocer las diferencias entre dichas opciones:

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A continuación, se presentará una lista de los proyectos existentes. Seleccione el proyecto en el cual debe quedar la Orden de Pago que desea registrar o editar.

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1. Proyecto: Esta opción permite el manejo de Ordenes de Pago a nivel de proyecto y en ellos especificar si afectan a todo el proyecto o a un presupuesto específico.


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Si entramos por la opción Presupuesto se presenta una lista detallada de los proyectos y los presupuestos creados en ellos.Podemos seleccionar un presupuesto con doble-clic en el listado, o seleccionándolo para luego oprimir el botón Ok.

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2. Presupuesto: Esta opción se debe usar cuando requiera especificar que la Orden de Pago es relacionada con un presupuesto determinado. Igualmente cuando se desea revisar información de un presupuesto en particular.


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Las opciones relacionadas con este menú aparecen en forma de lista y activan los campos pertinentes según el proceso a realizar.

Proyecto y Presupuesto al que pertenece la Orden de Pago.

Disponible sólo si selecciona la opción Lista de DocumentosTiene tres valores: Todos: Muestra todos los registros. Pendientes: Ordenes de pago sin autorización de cheque y Autorizados: Ordenes de Pago ya autorizadas para girar cheque.

Rango de fechas: Activo sólo si escoge la opción Lista de Documentos.

Código: Disponible únicamente para realizar consultas por el número de registro.

En la pantalla de acceso a Ordenes de Pago se pueden seleccionar tanto las opciones de edición de los datos como opciones para consulta de los mismos.


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Esta opción nos permite tener una visión más completa de los datos ingresados en el sistema y utilizar las funciones principales de edición y desplazamiento dentro de los registros.

Es posible acceder a las Ordenes de Pago utilizando la opción Lista de Documentos. C.I.O. muestra un listado de las órdenes de pago que existen de acuerdo a los parámetros de la consulta.


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Estructura de Información 1Estructura de Información 1Información BásicaInformación Básica

Número consecutivo del abono realizado.

Area de Detalle de los Documentos que se incluyen para pago y los conceptos de liquidación aplicados.

Número de documento (definido por el usuario).

Número consecutivo de la orden. Datos adicionales del documento que se está pagando.

Datos del subcontratista o proveedor.

Datos del cheque con que se va a pagar.

Valor final del cheque a girar.


Fecha programada para pago.

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TekhneEstructura de Información 2Estructura de Información 2

Documentos IncluidosDocumentos Incluidos


Número del documentoNúmero del

Registro de Documentos con el que se ingresó el documento a pagar.

Descripción del documento.

Valor Total por el que se debe girar el cheque.


En la parte inferior de la pantalla principal encontramos la ficha con los datos de los documentos incluidos en la Orden de Pago.

Botones para agregar o eliminar documentos de la Orden de Pago.

Tipo de Documento

Fechas de Vigencia del documento

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TekhneEstructura de Información 3Estructura de Información 3

LiquidaciónLiquidación


Concepto de Liquidación

Valor liquidado según el porcentaje que se aplicó y Débito o Crédito según la naturaleza del concepto.

Valor base sobre el que se liquida el concepto (según aplique).


Para ver el detalle de la liquidación seleccionamos la ficha Liquidación. En esta ficha es posible agregar o eliminar conceptos según apliquen a la transacción que se realiza.

Botones para agregar, modificar o eliminar conceptos de liquidación

Porcentaje aplicado

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TekhneBarras de HerramientasBarras de Herramientas


Existen dos Barras de Herramientas según la ventana en la que estemos (Lista de Documentos o ficha de la Orden de Pago). Muchas de las opciones son estándares, y en cualquier caso se puede parar el cursor por un momento sobre un botón y C.I.O. muestra la función del botón.

Cerrar la ventana

Edición

Ayuda Confirmar o descartar modificaciones

Manejador de Reportes


Ver ficha detallada de la Orden de PagoActualizar listadoMovimiento

Orden o Filtro

En Lista de Documentos

En ficha de la Orden de Pago

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TekhneCreando una Orden de Pago 1Creando una Orden de Pago 1


Para crear un nuevo registro, tenemos dos opciones según la parte del programa en la que estemos.

Primero, si estamos en la ficha de Ordenes de Pago, la edición de datos se inicia con el botón Crear.

Crear

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Si por el contrario, estamos ubicados fuera de la ficha de Ordenes de Pago, es decir en la pantalla inicial, seleccionamos entonces la opción Crear Orden de Pago.

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C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ficha en blanco. Es obligatorio ingresar los datos de No. Orden, Código del Tercero e incluir por lo menos un documento para pagar.

Se activan dos nuevas opciones en la barra de herramientas, Confirmar la creación del nuevo registro, o Descartar el trabajo.


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El número de la Orden de Pago es un número único para identificarlo en la base de datos - C.I.O. no permite números repetidos. Para encontrar un número sin utilizar se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto.

Colocar el cursor en el campo No. Orden y el botón de ayuda se activa automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparece la ventana de búsqueda de códigos.

Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 1 hasta 999999. El usuario puede modificar el rango dentro del cual desea realizar la búsqueda del código.

Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C.I.O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del registro. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera.

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Existe ayuda adicional disponible para la mayoría de campos en la ficha de la Orden de Pago. Vamos a revisar cada una de ellas.

En los campos de Fecha (Fecha de la Orden de Pago) y Fecha Programada se puede visualizar un calendario con la fecha de trabajo ya marcada.

Ir al mes anterior o al siguiente.

Busca en el calendario la fecha del día.

Seleccione la fecha marcada y ese dato será insertado en el campo de fecha desde donde se activó el calendario.

Fecha seleccionada

Para el campo Tercero C.I.O. muestra la base de datos de Terceros.


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Incluir DocumentosIncluir Documentos


Seleccione el botón Agregar para incluir en la Orden de Pago un documento previamente registrado en C.I.O.

C.I.O presenta la lista de los documentos que están pendientes de trámite para pago.

Seleccione en la lista de registros aquel que desea incluir para pago y presione el botón OK. C.I.O. agregará el registro marcado y aplicará una liquidación básica con retenciones y descuentos según el tipo de transacción.


Proyecto y Presupuesto que se están trabajando.

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Ajustar LiquidaciónAjustar Liquidación


Seleccione el botón Agregar para incluir en la Orden de Pago un concepto que no haya sido tenido en cuenta y afecte la liquidación del pago.

El concepto pertenece a la lista creada por el usuario.

El concepto es exclusivo para esta Orden de Pago.


Discriminar el IVA liquidado

Parámetros para la liquidación de una retención personalizada

Lista de retenciones creadas por el usuario.

Porcentaje a aplicar si se quiere agregar un descuento financiero.

Aplicar un descuento financiero

Aplicar un descuento para amortización del anticipo o una nota de crédito.

Aplicar descuento por un préstamo u otro concepto

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Ajustar LiquidaciónAjustar Liquidación


C.I.O. Maneja tres conceptos básicos de liquidación el Valor Bruto, IVA (si aplica) y la Cuenta por pagar. Aparte de éstos, los otros conceptos se pueden modificar o borrar para obtener la liquidación correcta del pago. Por esta razón los botones Modificar y Borrar no están disponibles a todo momento.


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En este momento los datos básicos de la Orden de Pago están completos, pero nada de nuestro trabajo ha sido grabado en la base de datos.

Para esto hay que oprimir el botón Confirmar. La información queda grabada y la ventana de Ordenes de Pago vuelve al modo Consultando, y los demás botones de la barra de herramientas se activan nuevamente. Si por el contrario no quiere grabar la información, Descartar abandona el trabajo, volviendo el sistema otra vez al modo Consultando.

Confirmar Descartar

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TekhneModificando una Orden de PagoModificando una Orden de Pago


Para cambiar alguna información de una Orden de Pago, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Modificar. C.I.O. entra en el modo Modificando.

Ahora se puede cambiar cualquier información de los campos activados en la pantalla, terminando el proceso con el botón Confirmar para grabar los cambios o Descartar para abandonar el trabajo.

Los únicos datos que no se pueden cambiar son No. Orden, Tercero y No. Abono.

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TekhneBorrando una Orden de PagoBorrando una Orden de Pago


Para eliminar los datos de una Orden de Pago, primero seleccione Consultar una Orden por número y luego oprima el botón Borrar, y C.I.O. entra en el modo Borrando.

Aparece una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar con esta ventana.

Después de confirmar aquí, C.I.O. borra cualquier referencia a esta Orden de Pago.

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Tekhne Creación Automática de Creación Automática de Ordenes de Pago - 1Ordenes de Pago - 1

Hay una opción para facilitar la creación de ordenes de pago. En CIO, es posible cancelar varias facturas (Registros de Documento) con una sola orden de pago. Pero si la orden es para un solo documento, CIO puede copiar toda la información del Registro automáticamente a la orden de pago.

Todas las ventanas mostrando Registros de Documentos tienen este botón. Al oprimirlo, CIO crea una orden de pago, llenando la mayoría de campos inmediatamente.


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Tekhne Creación Automática de Creación Automática de Ordenes de Pago - 2Ordenes de Pago - 2

Este ejemplo es típico… CIO ha llenado el Número de Orden con el siguiente número disponible, el tercero, fechas, descripción y el campo “Documento”.

Adicionalmente los valores del registro señalado han sido puestos en la ficha de liquidación.

Solo falta completar la liquidación del pago, y tal vez los datos del cheque si es el caso.


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