Dra. Catalina Bello Vidal

Jefa de OCRACC

OFICINA CENTRAL DE REGISTROS

ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO

Universidad Nacional

Federico Villarreal

“MATRICULA 2013”

REUNIÓN INFORMATIVA

CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS

SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES

CARRIÓN

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y

emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de

estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es

responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros

documentos académicos.

VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de

vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal

proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de

calidad en la gestión y resguardo de la información académica.

MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información

académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros

académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los

procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las

normas académicas, brindando un servicio de calidad.

VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.

Vicerrectorado Académico

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de

Cómputo

Oficina de

ServiciosOficina de Registros

Oficina de Procesamiento

ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL

Oficina de Servicios (6)

Oficina de Registros

(Coordinación) (6)

Oficina de Procesamiento (2)

Área de Archivo

(Verificación) (11)

VRAC-OCRACC

OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.

.Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los

Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)

Ω Asistencia Técnica a las facultades

Ω Coordinación del Proceso de Matrícula

Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los

Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).

Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas

Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios

Ω Obtención del Orden de Mérito

PROCESO DE MATRICULA 2011

VRAC-OCRACC 6

OCRACC

FACULTAD

ALUMNOS

BANCO

Material de Matrícula

Carpeta de Matrícula

Solicitud de Matrícula

Información de

Matrícula efectuada

Voucher de Pago

Obligaciones

de Pago

(Ficha de Solicitud,

Record Académico y

Obligaciones de Pago)

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

PROCESO DE MATRICULA 2012

OPERADORES OSA -

OCRACC7

OCRACC

F

A

C

U

L

T

A

D

BANCOS

Carpeta de Matrícula

(Alumno)

Solicitud de

Matrícula

DOCENTES

CONSEJEROS

Voucher de Pago

Obligaciones

de Pago

(Ficha de Solicitud,

Record Académico

Obligaciones de Pago)

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

DECANO, DIRECTORES,

JEFES OSA

ALUMNOS

El docente Consejero

Entregará un padrón

de alumnos

atendidos

PROPUESTA

PARA

LA

MATRÍCULA

2013

MARCO LEGAL: Ley Universitaria 23733

Estatuto de la UNFV

Reglamento General de la Universidad

Compendio de Normas Académicas

Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas

R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).

Reglamento General de Matrículas,

Reglamento General de Evaluaciones

Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV

Unificación de criterios aplicables a los alumnos

observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV

Matrícula 2013

PROCESO DE MATRICULA 2013

OPERADORES OSA -

OCRACC10

OCRACC

F

A

C

U

L

T

A

D

BANCOS

Carpeta de Matrícula

(Alumno)

Solicitud de

Matrícula

DOCENTES

CONSEJEROS

Voucher de Pago

Obligaciones

de Pago

(Ficha de Solicitud,

Record Académico

Obligaciones de Pago)

DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA

El docente Consejero

Entregará un padrón

de alumnos

atendidos

ALUMNOS

VRAC

Pag.web.

CONSEJERÍA ESTUDIANTIL

DIRECCIONESDE ESCUELAS

YCONSEJEROS

JEFATURA DE OSAY

OPERADORES

DIFUSIÓN Y VIGILANCIA DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL

UNIVERSITARIA 2013UNFV

MATRICULA 2013

(04 -28 marzo)

DECANATOS

Procesos Coordinados desde la OCRACC

con las OSAS

1. Entrega de materiales de matrícula

2. Coordinación del Proceso de Matrícula .

OCRACC

FACULTADES

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación deAsignaturas para el Año Académico 2013, profesorresponsable, turno, sección, código, horarios; para su ingresoen el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registrode la matrícula.

2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros deMatrícula, con sus respectivos códigos docentes, informaciónque es cargada en el SUM-OCRACC.

3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería.

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante 2013.

5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada.

6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA)

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro deMatrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuandoel estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con elasesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederáa refrendarla con su firma y código docente. Firmando además elpadrón de consejería.

8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012.Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a finde reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envíode registros de matrícula a OCRACC, para su verificaciónmediante el SUM-OCRACC.

05/06/2013 VRAC-OCRACC 16

Universidad NacionalFederico Villarreal

PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA EN LA FACULTAD

1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:

2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula enla OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.

3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informede las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTAETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDOLEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.

4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las quepermiten generar las actas definitivas.

5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente sonretornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.

6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo queocasiona leves embalses documentarios.

7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos queintervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entreotros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, loque ocasiona demora.

NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE

OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012

Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito

Se matriculó en un plan de estudios diferente

Se matriculó y no efectuó pago de matrícula

Se matriculó y no cuenta con reactualización de

matrícula

Se matriculó superando el número de créditos

autorizados

Dejó de matricularse en una asignatura que le

correspondía llevar.

NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN

LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013

Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente

Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene

respuesta oportuna de la facultad

Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:

• Alumnos no matriculados

• Alumnos con reserva de matrícula

• Nombres de los profesores errados o carecen del mismo

• No se registran las notas de aplazados en el sistema

• Error en el promedio final

• Enmendaduras

• No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

Algunos consensos OCRACC-OSAS

en el marco de las mesas de trabajo 2012

1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC

2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC

3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC

4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de trabajo).

5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC

6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad, que permitan el seguimiento histórico académico: deserción, retención, repitencia, invictos, primeros puestos entre otros.

Si usted no conoce su Oficina

No puede medir lo que se hace en ella.

Si usted no puede medir lo que hace

No puede controlarlo.

Si usted no puede controlar su oficina

Es probable que no puede dirigirlo.

Si usted no puede dirigirlo

Es seguro que no puede mejorarlo.

Si usted no puede mejorarlo

Esta usted atentando contra la calidad del

servicio!!!!

PARA RECORDAR