1. propÓsito y alcance: documento no...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE BIBLIOTECA MP-018 V.3

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1. PROPÓSITO Y ALCANCE: Describir los procedimientos de actuación de las actividades cotidianas que desarrollan los funcionarios de la biblioteca que tiene el propósito y objetivos de dar un enfoque de las funciones aplicadas en la Biblioteca Sede Central CRAI y Subsedes. Este manual no es un documento definitivo, porque está sujeto a futuras modificaciones de nuevos servicios y/o actividades que se implementaran de acuerdo al desarrollo de las Bibliotecas de la Sede Central CRAI y Subsedes.

2. RESPONSABLE(S) DE LA GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Funcionarios de la Biblioteca Sede Central y Subsedes.

3. REFERENCIAS:

Ficha de procesos de Biblioteca.

Registros

Plan Operativo Anual

Partes interesadas y sus requisitos.

Matriz para la gestión del pensamiento basado en riesgos.

Manual de Calidad. 4. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS:

4.1. GESTIÓN DE ADQUISICIONES SEDE SENTRAL Y SUBSEDES:

4.1.1. Objetivo del proceso: Tramitación eficiente de los pedidos de material bibliográfico y su recepción que implica: a) Poner los documentos a disposición de los usuarios lo antes posible. b) La elaboración de pedidos comprobando la disponibilidad en el mercado. c) El control de los pedidos cursados. 4.1.2. Operaciones del proceso: a) Carta interna de solicitud de adquisición de material bibliográfico, adjuntando el

Formulario R-0384 de requerimiento de material bibliográfico (Sede Central y Subsedes).

b) Valoración de la solicitud de requerimiento de material bibliográfico con criterios de: Cotejar en bases de datos de la biblioteca si existen duplicaciones, número de edición, número de ejemplares, año de edición no mayor cinco años, etc.

c) Elaborar un informe (R-0245) al VAI adjuntando el formulario R-0422 de posibles adquisiciones (Sede Central y Subsedes).

d) El VAF efectúa el proceso de la gestión de compra del material bibliográfico en librerías, editoriales y distribuidores.

e) Adquisición del material bibliográfico.

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f) Recepción del material bibliográfico adquirido con Acta de entrega R-0217 (Sede Central).

g) Derivación del material bibliográfico a Procesos técnicos y Subsedes con orden de trabajo con el R-0884.

h) Notificación de adquisición de material bibliográfico a los solicitantes con Carta interna R-0408 (Sede Central y Subsedes)

i) El Director de Biblioteca Sede Central y Responsables de Biblioteca Subsedes elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca R-0245.

4.1.3. Área que interviene en el proceso: a) Direcciones de carrera – Director o Coordinadores de Subsedes b) Director o Coordinador de Postgrado. c) Vicerrectorado Académico y de Investigación. d) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas. e) Responsables de Biblioteca de Subsedes. f) Departamento de Bienes y Servicios y Activos Fijos. g) Dirección de biblioteca Sede Central.

4.2. GESTION DE DONACIONES Y/O TRANSFERENCIAS

4.2.1. Objetivo del proceso: Contribuir y enriquecer el patrimonio bibliográfico de la universidad en base a criterios de: a) La Biblioteca de la Sede Central y Subsedes se reserva el derecho de agregar a su

fondo bibliográfico las donaciones. b) Verificar el estado de conservación. c) Verificar las existencias en las colecciones de la biblioteca. d) Valoración de la temática que debe estar relacionada con las disciplinas impartidas y

líneas de investigación de la universidad. e) No se incorporarán fotocopias. f) Se descartan números sueltos de publicaciones periódicas. 4.2.2. Operaciones del proceso:

Donaciones: a) Correspondencia externa de ingreso de donación de materia bibliográfico. b) Cotejar el material ingresado. c) Valoración mediante formulario de ingreso de donaciones R-0883 (Sede central y

Subsedes). d) Derivación del material bibliográfico a Procesos Técnicos con orden de trabajo con el

R-0884 (Sede Central). e) De la valoración del material bibliográfico donado, si existiera material bibliográfico

descartado llenar el formulario R-0385 (Sede central y subsedes).


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Transferencias dentro de la sede:

a) Correspondencia con carta interna R-0408 con referencia de envió, entrega o remisión

(Sede central y Subsedes). b) Cotejar material transferido. c) Registrar en el Formulario de ingreso por transferencia R-0963 (Sede central y

Subsedes). d) Derivación del material bibliográfico a Procesos Técnicos con orden de trabajo con el

R-0884 (Sede Central).

Transferencias entre Sede Central y Subsede:

a) Ingreso a biblioteca mediante Acta de entrega R-0217 o Formulario de ingreso de

donaciones (Sede Central). b) Cotejar material ingresado. c) Envió a Subsede con Carta Interna R-0408 (Sede central a Subsedes) b) Mas el formulario de ingreso de transferencia R-0963 (Sede central a Subsedes).

Donación hacia externos o internos:

a) Correspondencia externa de ingreso de solicitud de donación (Sede Central y

Subsedes). b) Correspondencia con carta interna R-0408 con referencia de solicitud de donación de

material internos (Sede central y Subsedes). c) Envió con carta externa R-0409 de entrega de donación si corresponde (Sede

Central y Subsedes). d) Envió con Carta interna R-408 de entrega de donación si corresponde (Sede central

y Subsedes). e) Adjuntar en los dos casos Formulario R-0964 (Sede central y Subsedes). f) El Director de Biblioteca Sede Central y Responsables de Biblioteca Subsedes

elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca R-0245. 4.2.3. Área que interviene en el proceso:

a) Instituciones públicas o privadas. b) Rectoría. c) Direcciones de Carrera. d) Coordinador de Postgrado. e) Vicerrectorado Académico y de Investigación. f) Subsedes. g) Dirección de biblioteca.

4.3. PROCESOS TÉCNICOS:

4.3.1. Objetivo del proceso: Organizar el acervo bibliográfico de la universidad con reglas y normas internacionales para una aplicación normalizada de descripción bibliográfica en beneficio de los usuarios


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para la recuperación de la información y agilizar la puesta la disponibilidad de los materiales procesados. 4.3.2. Operaciones del proceso:

a) Una vez realizada la recepción de los materiales de Dirección de Biblioteca con el R-0884 Formulario de envió y orden de trabajo, el encargado de la Sección de Procesos Técnicos decidirá su ubicación en las distintas áreas de la Biblioteca (General, Referencia, Monografías, Tesis de grado, Audiovisuales, CD-ROM y DVD).

b) Preparación física del material bibliográfico (Sellos de seguridad y forrado) para

identificación de propiedad y mantener en buen estado del material bibliográfico. c) Clasificación, indización y catalogación del fondo bibliográfico en cualquier soporte,

utilizando instrumentos de descripción (Sistema de Clasificación Dewey, Tablas Cutter y Tesauros online) e instrumentos de registro bibliográfico (Sistema ABCD en base de datos MARC 21 (RE-049) en la Sede Central. En las Subsedes se utilizará el módulo para Biblioteca dentro de la plataforma SAF con conexión a la base de datos para las bibliotecas.

d) Ingresar la nueva información documental en la base de datos del sistema automatizado de la biblioteca a fin de mantener actualizados todos sus catálogos en línea.

e) Impresión de etiquetas de la signatura topográfica, código de barras y pegado en

material bibliográfico de signatura Restaurar, encuadernar y mantener en buen estado los materiales bibliográficos.

f) Coordinar y asesorar periódicamente a la sección de servicios de información sobre

las últimas actualizaciones.

g) Al finalizar todo el proceso técnico el encargado informara el avance del trabajo realizado (R-0245).

h) El Director de Biblioteca Sede Central y Responsables de Biblioteca Subsedes

elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca R-0245.

4.3.3. Descripción del proceso de Clasificación – Sede Central y Subsedes:

El número de clasificación de los documentos procesados serán determinadas por el Bibliotecario, de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (RE-045).

El código de autor se asignará con las Tablas Cutter (RE-046)

Las signaturas de los materiales procesados se determinarán de acuerdo a los

siguientes criterios:


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a) Colección general:

1. Número de Clasificación Decimal Dewey.

2. Código de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la inicial del título del libro, omitir artículos.

3. Año de la publicación

4. Tomo o volumen y número de ejemplar.

Ej.: Imagen corporativa / Molina, Violeta

658.409 M722i 2017

ej.1

b) Referencia:

1. Especificaciones de la colección.


3. Código de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la inicial del título

del libro, omitir artículos.

4. Año de publicación


Ej.: Diccionario ambiental / Fraume Restrepo, Néstor Julio

R

333.703

F845d 2015 t. 1 ej.1

c) Tesis de grado:



3. Código de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la inicial del título de la tesis, omitir artículos.

4. Nombre de la Biblioteca.


Ej.: Estudio del diseño y distribución del laboratorio de mecánica de patio en el nuevo campus / Jaramillo Morales, Gloria Johana


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TESIS

Ing. Sistemas 3251

2005 ej.1

d) Monografías:



3. Código de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la inicial del título de la monografía, omitir artículos.



Ej.: Estudio y análisis de un sistema de comunicaciones con equipos

VHF / Allauca Iguasnia, Luis Alonso.

MONOGRAFÍA 621.381 A421e

BIB. ESPEL

EJ.1 e) DVDs (videos).



3. Código de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la inicial del título del DVD, omitir artículos.



Ej.: Reparando nuestro auto: principios de reparación / Ideas

Educativas.

DVD

629.24

I193r BIB. ESPEL V.1 EJ.1


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4.3.4. Descripción del proceso de Catalogación – Sede Central y Subsedes:

i) Al iniciar el proceso de catalogación de estos materiales en el Registro bibliográfico

en Software ABCD con formato Marc21 (RE-049), el Bibliotecario consultará nuevamente en la base de datos para verificar si los documentos a catalogar ya han sido ingresados en el sistema. En las Subsedes se utilizará el módulo para Biblioteca dentro de la plataforma SAF con conexión a la base de datos para las bibliotecas.

a) Si el documento ya se encuentra en la base de datos, se capturará el registro como un ejemplar más y se registrarán los datos en el documento (Signatura topográfica, ejemplar y número de ficha).

b) Si el documento no se encuentra ingresado en sistema, se procederá a la catalogación completa del documento.

c) En el proceso de catalogación, se debe dar preferencia a la obra solicitada por los usuarios, estén o no capturadas en la base de datos, las mismas que no pueden demorar más de 24 horas.

d) Las normas de catalogación vigentes a nivel internacional y que se utilizan para

procesar los materiales en la biblioteca son:

Reglas de Catalogación Angloamericanas – RCAA2 (RE-048).

Lista de Encabezamientos de Materia para las Bibliotecas (RE-047).

Tesauros. 4.3.5. Descripción de procesos de normas de introducción de datos -Sede Central: a) Campos fijos básicos:

Se consideran obligatorias las siguientes posiciones:

P r i m e r a fecha

S e gunda fecha (opcional)

Códigos de ilustración

Lugar de publicación

Código de lengua

b) El sistema asigna automáticamente el número de ficha.

c) Campos fijos opcionales: Estado del registro n (registro nuevo)

Tipo de registro a (material con texto impreso)

Catalogación descriptiva a (registro sigue AACR2)

Nivel intelectual f (especializado)

Nivel bibliográfico m (monografía)


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d) Etiquetas variables:

Para cada t ipo de ma te r ia l se se lecc iona un formato de acuerdo a las necesidades de la biblioteca, configurado los siguientes formatos:

e) Libro:

T020 - Número internacional normalizado para libros (ISBN).

Ej.: â978-958-682-768-3.

T082 - Número de Clasificación Decimal Dewey (CDD).

Se debe ingresar la clasificación CDD.

El código de autor asignado por la tabla Cutter, seguido de la inicial del título del documento.

Ej.: â658.15

^bZ822v.

T100 - Autor personal.

Encabezamiento principal, nombre del autor personal.

Primero ingresamos los apellidos, seguidos por la coma (,) y luego los nombres.

En los encabezamientos se usan minúsculas, según las reglas ortográficas.

Ej.: âZitzmann Riedler, Werner.

T110 - Autor Corporativo.

Nombre de la institución en forma directa.

Nombre de la Jurisdicción si no es de Ecuador, (-), seguido del nombre de la institución.

Entran siempre por el nombre por el que se les conoce con más frecuencia, excepto las entidades de carácter administrativo, legislativo y las que son subordinadas o relacionadas.

Si la entidad aparece de diferentes formas en la publicación se elige la forma que predomine en la publicación. Si aparecen con siglas, se elige la forma desarrollada, si se conoce.

Se suprime la puntuación en siglas. Ej.: Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.

México - Ministerio de Relaciones Exteriores.

T245 - Título / Mención de Responsabilidad.

Título (:), Subtítulo.

Información complementaria (títulos paralelos, otros títulos)

Mención de responsabilidad.

Incluir puntuación de acuerdo a las Reglas de Catalogación.

Ej.: âValoración de empresas con Excel: simulación probabilística

^cWerner Zitzmann Riedler


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T250 - Edición / Mención de edición.

Ingresar el número de la edición. Ingresar la responsabilidad de la edición.

Ej.: â2

T260 - Lugar: Editorial.

Ciudad de la editorial, si no se conoce la cuidad el país (:). Nombre del editor, distribuidor o la abreviatura [s.n.], si no existe.

Ej.: âBogotá.

^bAlfaomega.

T300 - Páginas o volúmenes / Dimensiones.

Ingresamos el número de páginas o volumen y el tamaño del libro en

Centímetros.

Ej.: â150p / 24cm.

T440 - Serie / Mención de responsabilidad.

Ingresamos el nombre de la serie o colección, el paréntesis pone el sistema automáticamente.

Ej.: âColegio de Estudios Superiores de Administración CESA.

T500 – Notas generales.

Contiene información para las que no se ha definido un campo específico:

ediciones bilingües, premios, etc.

Ej.: âTexto en inglés y español

T505 - Nota de contenido.

Ingresamos el contenido de los capítulos.

Los capítulos van numerados. Ej.; â1. La valoración de empresas en el sector real. 2. Elaboración de estados financieros proforma. 3. Sensibilización de las variables. 4. Costo de capital promedio ponderado. 5. Valoración por medio de dos

métodos. 6. Simulación de Monte Carlo.

T650 - Encabezamiento bajo temas generales.

Descriptores / Palabras clave.

Utilizamos la Lista de Encabezamientos de Materia y tesauro.

Asignar un promedio de tres materias por registro.

Asignar materias específicas, evitando los encabezamientos muy

generales o muy particulares

Al indizar una nueva edición o ejemplar de una obra, verificar los otros

registros para homogenizar las materias. Ej.: âESTADOS FINANCIEROS âMATEMÁTICAS FINANCIERAS


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T700 - Asientos secundarios bajo autor personal.

Este campo coincide con el campo T100.

Encabezamiento alternativo para coautores y secundario para el resto.

Los indicadores más comunes en la biblioteca son: Ilustradores (il). Compiladores (comp).

Editores (ed).

Traductores (trad).

Directores (dir).

Prologuistas (pr)

Ej.: âZitzmann Riedler, Werner

T856 - Liga a los recursos electrónicos.

Este campo se utilizará siempre para introducir la dirección en la que se

encuentra el archivo que se va a adjuntar en la ficha.

Ej.; ûhttp://www.elsotano.com/libro-valoracion-de-empresas-con-excel-

10316773.

f) Proyectos de titulación, monografías y tesis. T082 - Número de Clasificación:

Clasificación Decimal Dewey (CDD).

Especificamos el tipo de material (TESIS, MONOGRAFÍA) con mayúsculas.

Se debe ingresar la clasificación CDD.

El código de autor asignado por la tabla Cutter, seguido de la inicial del

título de la tesis o monografía. Ej.: âTESIS 629.287 M828du.

T100 - Autor personal.

Encabezamiento principal, nombre del autor personal.

Primero ingresamos los apellidos, seguidos por la coma (,) y luego los nombres.

En los encabezamientos se usan minúsculas, según las reglas ortográficas.

Ej.: âMorales Rosales, Washington Andrés.

T245 - Título / Mención de Responsabilidad.

Título (:), Subtítulo.

Información complementaria (títulos paralelos, otros títulos).

Mención de responsabilidad.

Incluir puntuación de acuerdo a las Reglas de Catalogación. Ej.: âDiseño y construcción de un sistema electrónico de alarma e inmovilización vehicular con reconocimiento de huella dactilar y configuración vía bluetooth / ^cWashington Andrés Morales Rosales y Bertha Elizabeth Patín

Sandoval.


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http://www.elsotano.com/libro-valoracion-de-empresas-con-excel-


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T260 - Lugar: Editorial.

Lugar de la institución (:).

Nombre de la Institución; Departamento, Carrera.

Ej.: âLatacunga:^bUniversidad de las Fuerzas Armadas ESPE;

Departamento de Ciencias de la Energía y Mecánica; Carrera de Ingeniería

Automotriz.

T300 - Páginas o volúmenes / Dimensiones.

Ingresamos el número de páginas y el tamaño de la tesis o monografía en centímetros.

Ej.: â128p. / 30cm.

T500 - Notas generales.

Contiene información para las que no se ha definido un campo específico:

forma de presentación adicional, software, etc.

Ej.: âIncluye: CD-ROM, anexos.

T502 - Nota de tesis.

Descripción del material.

Título que obtiene el postulante entre paréntesis.

Director y codirector (apellidos, Nombres, Dir., Codir.).

Ej.; âTesis (Ingeniero Automotriz); Rocha, Juan, Dir.; Ávila, Galo, Cod.

T505 - Nota de contenido.

Ingresamos el contenido de los capítulos.

Los capítulos van numerados. Ej.; â1. El problema de investigación. 2. Introducción. 3. Descripción del sistema. 4. Desarrollo. 5. Implementación y pruebas. 6. Conclusiones. 7. Recomendaciones.

T506 - Nota de restricciones de acceso.

En este campo se indica las condiciones de uso de las monografías y tesis de

grado.

Ej.; âSOLO PARA CONSULTA EN SALA DE LECTURA.

T650 - Encabezamiento bajo temas generales.

Descriptores / Palabras clave.

Utilizamos la Lista de Encabezamientos de Materia y tesauro.

Asignar un promedio de tres materias por registro.

Asignar materias específicas, evitando los encabezamientos muy generales o muy particulares.

Al indizar una nueva edición o ejemplar de una obra, verificar los otros registros para homogenizar las materias.

Ej.: âINGENIERÍA AUTOMOTRIZ âVEHÍCULOS - SISTEMAS DE SEGURIDAD


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T700 - Asientos secundarios bajo autor personal.

Este campo coincide con el campo T100.

Encabezamiento alternativo para coautores. Ej.: ^aPatín Sandoval, Bertha Elizabeth

T856 - Liga a los recursos electrónicos.

En este campo se ingresará la dirección electrónica (URL) en la que se

encuentra el archivo de la tesis o monografía que se adjunta en la ficha.

Ej.; http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/3805/1/T-ESPEL-

0776.pdf

g) Preparación física de los materiales:

Colocación de marbetes, códigos de barras con su protección y la verificación de la magnetización de los libros.

Marbetes: el tamaño y la disposición de los marbetes donde consta la

signatura dependerá del tipo de material:

Libros: en el lomo a 3,0 cm. del extremo inferior del mismo.

Revistas y libros de poco grosor: se colocará en el ángulo superior

izquierdo.

CD y CD-ROM y DVD: en el lomo de la caja a 1.5 cm. del extremo

inferior.

Códigos de barras: Serán colocados en la pasta posterior, incluye el

número de inventario del documento y signatura topográfica.

h) Materiales disponibles en depósitos y para préstamo de usuarios:

Los libros procesados se entregan al Auxiliar de Biblioteca de Servicios de

Información, el mismo que ingresará a las diferentes colecciones que están

a disposición de los usuarios.

4.3.6. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. b) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas – Departamento de TIC. c) Subsedes. d) Dirección de biblioteca Sede Central y Responsable de Biblioteca Subsedes.


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http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/3805/1/T-ESPEL-


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4.4. PROCESOS TÉCNICOS DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ELECTRÓNICO Y DIGITAL – SEDE CENTRAL:

4.4.1. Objetivo del proceso:

Poner a disposición de los usuarios un catálogo digital de tesis que funcione en las computadoras de la biblioteca en modo de intranet. La edición y maqueado de todas las tesis con un formato único y estandarizado de las carreras de: Ciencias de la Educación, Contaduría Pública, Derecho, Psicomotricidad. Ingeniería de Sistemas. Implementación para el acceso de la información del software “Calibre” (RE-049) con metadatos para los archivos digitales con tres campos que sirven para la búsqueda de información:

Titulo

Autor

Carrera 4.4.2. Operaciones del proceso: a) Selección del material.

b) Copiar el contenido del disco al ordenador.


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c) Alojar la información en carpetas

d) Combinar los archivos en un solo PDF:

e) Edición y asignación de marca de agua


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f) Asignación de metadatos:

g) Subir al software calibre

h) Vista previa del documento listo para consulta

4.4.3. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. b) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas – Departamento de TIC.


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c) Subsedes. d) Dirección de biblioteca Sede Central. 4.5. SERVICIO DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SEDE CENTRAL Y

SUBSEDES:

4.5.1. Objetivo del proceso:

Garantizar la atención a las necesidades y demandas específicas de información de los usuarios de la biblioteca (Universitarios, docentes, investigadores y públicos en general). 4.5.2. Operaciones del proceso:

a. El usuario busca y selecciona el material bibliográfico en el catalogó (OPAC) del

Sistema ABCD (RE-049) en la Sede Central. En las Subsedes se utilizará el módulo para Biblioteca dentro de la plataforma SAF con conexión a la base de datos para las bibliotecas.

Subsedes: En las Subsedes se el módulo de búsqueda para Biblioteca dentro de la plataforma SAF con conexión a la base de datos para las bibliotecas. a) El usuario ingresa a la página Web de la subsede de Cochabamba. b) Aligue del icono enlaces y posteriormente biblioteca. c) Despliega el catálogo con la opción de buscar. d) El usuario busca una un título, apellido de autor o palabra e) El usuario llena la boleta de préstamo R-0243 y lo presenta en el punto de atención

de la biblioteca. f) El bibliotecario recepciona la boleta de préstamo más los documentos del usuario

(Carnet Universitario y Carnet de Identidad). g) Entrega del material bibliográfico para su uso en sala. h) El usuario devuelve el material bibliográfico y se verifica su buen estado. i) El funcionario registrara al usuario en el sistema ABCD (RE-049) j) Si existe alguna observación se anota en el cuaderno de observados R-0418. k) Devolución de documentos de usuario. l) Organización de las colecciones en estantería. m) Mensualmente y ordenado por día se elabora un reporte estadístico de consulta por

mes (R-0246) y un reporte estadístico por usuarios (R-0247), como también registrara los datos consolidados en el R-0903 en el Reporte de resumen estadístico de usuarios y consultas mensual, semestral y anual.

n) El responsable de Biblioteca de Subsedes elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca R-0245.


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Sede Central:

Para ingresar al catálogo digital hay que ingresar la siguiente dirección http://biblos.usalesiana.edu.bo, en el navegador (Mozilla FireFox, Edge, Chrome).

Aparece el catalogo digital de consulta.

Ingresar la palabra a ser buscada, por Ejemplo “Turbo C” y presionar Enter, como se muestra en la figura.

Esta búsqueda se realiza en todas las bases de datos (Libros, Tesis, Referencias, Diplomados, Publicaciones Periódicas, Maestrías, Gacetas, Donoso, Comunidad). El resultado de dicha búsqueda muestra el siguiente resultado.


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http://biblos.usalesiana.edu.bo/


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Como se puede observar se tiene 2 coincidencias del termino buscado (Turbo C). Seguidamente podemos hacer clic en el enlace LIBROS (2).

a) El usuario llena la boleta de préstamo R-0243 y lo presenta en el punto de atención de la biblioteca.

b) El bibliotecario recepciona la boleta de préstamo más los documentos del usuario (Carnet Universitario y Carnet de Identidad).

c) Entrega del material bibliográfico para su uso en sala. d) El usuario devuelve el material bibliográfico y se verifica su buen estado. e) El funcionario registrara al usuario en el sistema ABCD (RE-049) f) Si existe alguna observación se anota en el cuaderno de observados R-0418. g) Devolución de documentos de usuario. h) Organización de las colecciones en estantería. i) Mensualmente y ordenado por día se elabora un reporte estadístico de consulta por

mes (R-0246) y un reporte estadístico por usuarios (R-0247), como también registrara los datos consolidados en el R-0903 en el Reporte de resumen estadístico de usuarios y consultas mensual, semestral y anual.

j) El Director de Biblioteca Sede Central elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca R-0245.

4.5.3. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. b) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas – Departamento de TIC. c) Responsables de Biblioteca Subsedes. d) Dirección de biblioteca Sede Central. 4.6. SERVICIO DE REPROGRAFÍA – Sede CENTRAL:


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4.6.1. Objetivo del proceso: El servicio de reprografía del fondo bibliográfico permite la reproducción con fines de investigación, de acuerdo con la legislación vigente sobre propiedad intelectual. 4.6.2. Operaciones del proceso:

a) El usuario solicita el servicio. b) Se cobra el costo y se registra en el formulario de fotocopias R-0419. c) Informe mensual al área contable. d) El Director de Biblioteca CRAI elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca

R-0245. 4.6.3. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. b) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas – Departamento de TIC. d) Dirección de biblioteca CRAI. 4.7. SERVICIO DE PRESTAMO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN E INTERNET –

SEDE CENTRAL: 4.7.1. Objetivo del proceso: El servicio de préstamo de equipos con acceso al catálogo de biblioteca, paquetes ofimáticos e internet que tiene la finalidad que los usuarios tengan acceso para realizar trabajos de investigación y acceso al conocimiento. 4.7.2. Operaciones del proceso:

a) El usuario solicita la utilización de equipos en el punto de atención. b) El usuario llena el formulario de préstamo R-0423 de equipos de la biblioteca. c) El bibliotecario recepciona el formulario de préstamo más los documentos del usuario

(Carnet Universitario y Carnet de Identidad). d) El bibliotecario habilita el equipo a utilizarse R-023.

Al prender la computadora el usuario notara que se tienen dos tipos de ingreso, los cuales se detalla a continuación:

Usuario Biblioteca:

Tiene los privilegios de poder ver el sistema de catalogación, hacer trabajos de investigación con Internet, programas de ofimática, y acceder a lectores.


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Para Ingresar a este usuario solo basta con hacer clic en Acceder y aparecerán

todas las herramientas para poder utilizar el equipo. .

Lector PDF: Con este lector serán capaces de poder ver archivos generados con formato PDF de Acrobat, es igual que el que se maneja en Windows allí se lo conoce como Acrobat Reader. Word: Se está utilizando en Biblioteca el Open Office, el cual entre los paquetes que lleva el mismo, tenemos a Libre Office Writer, el cual es conocido en Windows como Word, en el mismo se pueden realizar documentos, cartas, etc. Excel: Este paquete es conocido como Libre Office Draw, el cual en Windows se lo conoce como Excel, en el mismo podemos realizar hojas de cálculo, tablas, graficas, etc. Video: Es un reproductor de Videos es software libre, reconoce todo tipo de formatos de video y audio vigentes. Tiempo de Uso: El tiempo de uso por usuario es de una hora, para asi dar paso

a otras personas que deseen usar los equipos. No se puede ingresar: El sistema una vez pasada la hora de uso del usuario, este tiende a cerrarse y no deja que se pueda manejar el equipo.


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Usuario de Administrador:

Desbloqueo del Usuario Biblioteca: Esta operación solo puede ser realizada por el Administrador del Sistema, Auxiliar Uno o Auxiliar Dos de la Biblioteca. El procedimiento a seguir es el siguiente:

a) Ingresar como Usuario Universidad Salesiana.

Figura 4.

Aquí se debe introducir la contraseña, proporcionada por el Administrador de Sistemas de la Biblioteca.

b) Una vez dentro se tiene que dirigir a la parte superior derecha de la ventana al icono

del Candado.


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c) Una vez efectuado el paso dos, nos aparecerá una ventana la cual solicita la

introducción de la clave de acceso para poder hacer este cambio.

d) Una vez introducida la contraseña nos mostrara el panel de administración.

En esta ventana tenemos las opciones:


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Opción Uno (1), la misma que muestra un usuario lector, este no

tiene restricción en el tiempo.

Opción Dos (2), podemos ver que se encuentra en verde tiqueado

la opción de que se puede usar el equipo sin restricción, seguidamente tenemos los candados que están en color verde y abiertos, no se tiene restricción alguna para este usuario.

En la parte (1), hay que cambiar de usuario a Biblioteca, este es el paso importante para darle nuevamente privilegios de uso.

Opción Uno (1), podemos observar que tenemos al usuario

Biblioteca que es el que nos interesa para darle nueva mente una hora de uso.

Opción Dos (2), no hay que hacer clic porque si no estaríamos

quitando todas las restricciones.

Opción Tres (3), podemos observar que existe un candado cerrado

de color Rojo eso nos indica que tiene una restricción, lo que hay que hacer es dar clic con el mouse en Reset Time (Restablecer tiempo), así el candado aparecerá en verde y tendrá nuevamente 60 minutos que equivalen a una hora de uso nuevamente.

Opción Cuatro (4), hay que notar que el candado está en color verde, si no lo está hay que hacer un clic en UnLock Account (Desbloquear Cuenta).

Opción Cinco (5), en este caso podemos observar que quedan 58

minutos de uso todavía para ese usuario, pero al procesar la opción 3 y 4, este cambiara a 60 minutos, que es una hora de uso para el usuario Biblioteca.

Para terminar con la configuración hacer clic en Aplicar y luego Cerrar, seguidamente dirigirse a la parte superior derecha de la pantalla para cerrar la sesión de Universidad Salesiana.


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En la opción Uno (1), hacer un clic con el mouse.

En la opción Dos (2), hacer un clic, para cerrar la sesión Universidad Salesiana. La misma que nos lleva a una ventana de confirmación de cierre.

Por último, dejar visible la pantalla.

Así comienza nuevamente el uso por una hora de la computadora. Nota. Si al culminar el tiempo de una hora de uso del equipo el usuario no grabo su trabajo, este al iniciar nuevamente el proceso de habilitación del usuario se recuperará si estaba trabajando en algún programa.


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e) El usuario devuelve el equipo y se verifica su buen estado e inhabilita el equipo (RE-

050) f) Si existe alguna observación se anota en el cuaderno de observados R-0418. g) Devolución de documentos de usuario. h) El Bibliotecario realiza el reporte estadístico de préstamo de equipos i) El Director de Biblioteca CRAI elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca

R-0245. 4.7.3. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. b) Vicerrectorado Administrativo y de Finanzas – Departamento de TIC. c) Dirección de biblioteca CRAI. 4.8. SERVICIO DE PRESTAMO DE SALAS GRUPALES – SEDE CENTRAL: 4.8.1. Objetivo del proceso: El servicio de préstamo de salas grupales de aprendizaje activo es de apoyo a docentes, investigadores, estudiantes y administrativos que soliciten los ambientes para diferentes actividades como defensas de grado, exposiciones, reforzamiento de asignaturas, reuniones, etc. a) El usuario solicita y reserva con anticipación las salas grupales. b) El usuario llena el formulario de préstamo R-0141 de salas grupales de biblioteca. c) El bibliotecario recepciona el formulario de préstamo más los documentos del usuario

responsable del préstamo (Carnet Universitario y Carnet de Identidad). d) Los usuarios son responsables del cuidado y uso correcto de ambientes, mobiliario e

infraestructura, en caso contrario serán posibles a sanciones establecidas. e) Una vez utilizado la sala grupal se realiza la revisión del ambiente y del material de

apoyo prestado. f) El bibliotecario verificara el Formulario R-0141 con conformación de recepción y

firma de participantes. g) El Bibliotecario realiza el reporte estadístico de préstamo de salas grupales equipos h) El Director de Biblioteca CRAI elabora un informe al VAI de la Gestión de Biblioteca

R-0245. 4.8.3. Área que interviene en el proceso: a) Vicerrectorado Académico y de Investigación. d) Dirección de biblioteca CRAI. 5. HISTORIA DE REVISIONES

Versión revisada

Descripción de los Cambios Fecha de aprobación de la

nueva versión

- Edición inicial 25/08/2017

V0 Edición primera 08/09/2017

V1 Edición segunda 20/03/2018

V2 Edición tercera 24/06/2019


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1. propÓsito y alcance: documento no...

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