1. proceso: gestiÓn del talento humano 2. sub … · 2019-04-26 · desempeño del cargo de...

VINCULACIÓN DE PERSONAL

Código: A4-PR-01

Versión: 03

Vigencia: 26/03/2019

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

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1. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 2. SUB PROCESO: N/A

3. OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para vincular el personal necesario en todas las dependencias

de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios-USPEC. 4. ALCANCE: Inicia con la revisión del número de vacantes y determinar el plan anual de vacantes de la Planta de

personal (concurso de méritos, encargo provisionalidad externa, interna, temporal, definitiva, libre nombramiento y/o encargo.) y finaliza con el archivo de historias laborales de la Entidad.

5. DISPOSICIONES GENERALES: El ingreso y ascenso al empleo público de carrera están determinados por el mérito y la demostración de las calidades de los aspirantes. Dentro de los mecanismos de provisión de los empleos de carrera administrativa, está la Provisión Definitiva y la Provisión Transitoria. Respecto a la primera, de acuerdo con en el artículo 7º del Decreto 1227 de 2005, modificado por el Artículo 1 del Decreto 1894 de 2012, se establece que el orden de prioridad en que operaran los mecanismos de provisión definitiva, es:

1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial.

2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles vigente para el cargo y para la entidad respectiva.

Frente al segundo se han consagrado dos mecanismos: el encargo y el nombramiento provisional. El encargo es una figura prevalente de provisión transitoria de los empleos de carrera administrativa, dado que representa un instrumento de movilidad laboral y un derecho en cabeza de los servidores que ostentan derechos de carrera administrativa. Esta connotación hace que prevalezca o preceda a la implementación del nombramiento provisional, ya que éste sólo procederá después de constatar que no existe servidor con la prerrogativa de encargo. La competencia para la provisión definitiva de empleos públicos de carrera administrativa lo adelanta la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC-, a través de Universidades acreditas para tal fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 de la ley 909 de 2004. Así mismo para provisión transitoria se aplica el procedimiento señalado en el artículo 3 del Decreto 1227 de 2005.

La provisión de las vacancias definitivas para los empleos de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el


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desempeño del cargo de acuerdo en lo establecido en el Decreto 1083 del 2015, capitulo 3 Artículo 2.2.5.3.1. o en ascenso mediante el sistema de mérito de acuerdo con lo establecido en la Ley 909 de 2004 mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 De manera expresa se indica que para los tipos de vinculación, libre nombramiento y remoción, encargo y provisionalidad no genera derechos de carrera que la ley establece para los servidores que ostentan esta condición, la cual en cumplimiento de los mandatos constitucionales, particularmente en lo dispuesto en el Artículo 125 de la Constitución Política de Colombia, debe ser producto de un concurso público en el que se acrediten, además de los requisitos y condiciones del empleo, las calidades y la demostración del mérito, pilares fundamentales de los sistemas de carrera del país. Nota: En cumplimiento acuerdo colectivo único y definitivo suscrito entre la USPEC y las organizaciones sindicales, SINTRAPEC-SPC, SINALPEC, SINTRAUSPEC y SINSISPECAR.18/05/18. Y en especial del Artículo 12 Revisión de cargos. “Una vez surtido el proceso de encargo aplicando el derecho preferencial de los empleos de carrera administrativa y si persistieran algunas vacantes, la USPEC implementará un procedimiento, el cual se socializará a las organizaciones sindicales, que permita realizar la selección de manera objetiva, en igualdad de condiciones entre los empleados públicos provisionales de la entidad que soliciten participar y cumplan con los requisitos previstos en la Ley, en todo caso prevalecerá la facultad nominadora de la administración. El presente acuerdo no impide la posibilidad de que personas, que no cuenten con la calidad de empleados públicos de la USPEC, puedan ser nombrados provisionalmente, ni impide que la administración defina las vacantes en las cuales se aplicara el resultado del procedimiento, lo acordado en este punto tampoco implica el desconocimiento del parágrafo 1 del artículo 2.2.2.4.4 del Decreto 1072 de 2015”. 6 DEFINICIONES: 6.1 Acta de Posesión: Es un acto administrativo mediante el cual se deja constancia de un movimiento de personal. 6.2 A.R.L: Administradora de Riesgos Laborales 6.3 Carrera Administrativa: La carrera administrativa es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer; estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna. 6.4 C.C.F.: Caja de Compensación Familiar 6.5 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender el gasto que se va a efectuar. 6.6 CNSC: Comisión Nacional del Servicio Civil.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=14861#909

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=16124#750


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6.7 Concurso de Méritos: Proceso de selección a través del cual se proveen de cargos de carrera administrativa en vacancia definitiva. 6.8 DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública 6.9 DAPRE: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 6.10 Empleo Público: El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 6.11 Encargo: Designación temporal de un servidor de carrera administrativa o de libre nombramiento para asumir total o parcialmente, las funciones de un cargo vacante por falta temporal o definitiva de su titular. 6.12 Entrevista: es un intercambio de ideas donde el entrevistado utiliza una técnica de recolección mediante una interrogación estructurada o una conversación totalmente libre; en ambos casos se utiliza un formulario o esquema con preguntas o cuestiones para enfocar la charla que sirven como guía. Es por esto, que siempre encontraremos dos roles claros, el del entrevistador y el del entrevistado (o receptor). 6.13 E.P.S.: Entidad Prestadora de Salud 6.14 F.N.A.: Fondo Nacional del Ahorro 6.15 F.P.: Fondo de Pensiones 6.16 Inducción: Es un proceso de integración a la cultura organizacional del servidor público, entendido como una inversión en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de redundar en productividad y satisfacción de los nuevos servidores. 6.17 Lista de Elegibles : La lista de elegibles se constituye en un acto administrativo de carácter particular, siendo su único propósito el de establecer un orden estricto para proveer los cargos estrictamente ofertados y no otros, situación que obliga a las entidades a proveer exclusivamente el número de cargos ofertados en cada una de las convocatorias o las que se generen durante su vigencia, siempre que se trate del mismo cargo para el cual se ofertó el concurso en donde el nombramiento debe hacerse en estricto orden de mérito con quienes se encuentren en el orden en la lista de acuerdo con el número de cargos. Los cargos que no correspondan a la convocatoria o que con posterioridad resulten vacantes, requerirán de un nuevo concurso. 6.18 Nombramiento: Acto administrativo mediante el cual se designa al personal para vinculación con el Estado. 6.19 OPEC: Oferta Pública de Empleos de Carrera. 6.20 Provisionalidad: El nombramiento provisional constituye una de las modalidades de provisión transitoria y excepcional de empleos de carrera y su finalidad es la de garantizar la eficiencia en la función administrativa y propender por alcanzar los fines esenciales del Estado, que son propósitos constitucionalmente previstos. Esta modalidad de provisión procede para suplir vacancias definitivas o temporales de empleos de carrera y su duración depende del tipo de vacancia del empleo que se va a proveer: hasta seis (6) meses en los casos


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de vacancias definitivas y, en casos de vacancias transitorias, por la duración de la situación administrativa en que se halle el titular del empleo. Debe observarse además, que el nombramiento provisional refleja la condición precaria del vínculo laboral con la Administración, distingue a una de las categorías de los empleados del Estado y solo procede cuando en la planta de personal no haya empleado de carrera que reúna los requisitos para ser encargado en el empleo de carrera que está vacante. 6.21 Plan Anual de Vacantes: El Plan Anual de Vacantes es un instrumento que busca administrar y actualizar la información sobre los empleos vacantes en el Estado, con el propósito de que las entidades públicas puedan planificar la provisión de los cargos para la siguiente vigencia fiscal. El Plan de Vacantes es, además, una herramienta necesaria para que el Gobierno Nacional cuente con la oferta real de empleos para de esa manera poder generar lineamientos para racionalizar y optimizar los procesos de selección y presupuestar oportunamente los recursos que estos implican.1 6.22 Postular: Actividad realizada por el funcionario para ser tenido en cuenta en el proceso de provisión de la vacante ofertada. 6.23 Registro Público de Carrera Administrativa: Entiéndase como Registro Público de Carrera Administrativa la anotación formal, histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con los servidores públicos que han adquirido derechos de carrera de los sistemas administrados por la CNSC. Hacen parte del Registro Público de Carrera Administrativa: a) Las inscripciones vigentes, las cuales son actualizadas cuando hay lugar a ello, b) Las no vigentes, por retiro de los empleados de carrera y c) Las anotaciones contenidas en el artículo 45 del Decreto 1227 de 2005. 6.24 U.S.P.E.C.: Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios 6.25 Vacante Definitiva: Para efectos de su provisión se considera que un empleo está vacante definitivamente: por renuncia regularmente aceptada, por declaratoria de insubsistencia; por destitución; por revocatoria del nombramiento; por invalidez absoluta del empleado que lo desempeña; por retiro del servicio civil con pensión de jubilación o de vejez; por traslado o ascenso; por declaratoria de nulidad del nombramiento; por mandato de la ley; por declaratoria de vacante en los casos de abandono del cargo, y por muerte del empleado. 6.26 Vacante Temporal: Para efectos de su provisión se produce vacancia temporal cuando quien lo desempeña se encuentra: En vacaciones; licencia; comisión, salvo en la de servicio; Prestando servicio militar; cuando se encarga al empleado de otro empleo desligándolo de las funciones que ejerce, y en los casos de suspensión en el ejercicio del cargo. Para proveer vacancias temporales de empleos de carrera, no se requiere de autorización de la CNSC, como tampoco si el cargo a proveer se encuentra convocado a concurso por parte de la CNSC. 6.27 Vinculación: vinculación laboral al proceso que tiene como objetivo el reclutamiento, selección e ingreso de nuevo personal a una empresa pública o privada.


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7. FLUJOGRAMA:

I. CONCURSO DE MÉRITOS

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONALCOMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y

DESEMPEÑO

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO

CIVIL

INICIO

1.1 Revisar y determinar el número de

vacantes de la planta de personal

A4-FO-58

Cuadro Planta

de Personal

1.2 Elaborar y remitir el plan anual de

vacantes

1.3 Revisar el plan anual de

vacantes

Correo Electrónico

Plan Anual de

Vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)

¿Se aprueba el plan?

1.4 Cargar y cerrar registro de las

vacantes en el aplicativo OPEC

SI

NO

OPEC

Información

Resumen de

Aplicativo

1.5 Definir con la CNSC la proyección de

aspirantes a concurso y su costo

G1-S1-FO-

06 Acta

Externa

1.6 Informar al DAFP el inicio

del concurso de méritos

G1-S1-FO-03

Oficio

1.7 Solicitar el CDP para proveer

los recursos del concurso

A1-S4-FO-01

Solicitud de

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal CDP

1.8 Tramitar y firmar convenio con la CNSC

Convenio

Interadministrativo

con la CNSC

1

1.9 Realizar concurso

Resolución

Lista de

Elegibles

Plan Anual de

Vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)C1


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GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL GRUPO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO COORDINACIÓN DE PERSONAL OFICINA ASESORA JURÍDICA

1

1.10 Recibir lista de elegibles de la CNSC y

realizar proceso para provisión del cargo

Resolución

Lista de Elegibles

1.11 Solicitar documentos

1.13 Remitir lista de elegibles para

examen medico

A4-FO-02

Lista de Documentos

Hoja de Vida

Correo Electrónico

¿La documentación está completa?

1.12 Recibir, verificar y clasificar hoja de

vida del personal

SI

NO

Documentos Hoja

de Vida y Anexos

(A4-FO-02

Lista de

Documentos Hoja

de Vida)

1.16 Elaborar y remitir acto administrativo

para la provisión de empleo

Correo

Electrónico

1.14 Notificar al aspirante

examen médico de ingreso

Resultado de

Examen

Médico

1.15 Verificar y remitir resultado del


G1-S1-FO-01

Resolución

Correo

Electrónico

1.17 Recibir y verificar acto

administrativo

G1-S1-FO-01

Resolución

¿Esta correcto el acto

administrativo?

SI

NO

1.18 Remitir acto administrativo

para control de legalidad

Libro

Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución


administrativo

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

¿Cumple con la normatividad vigente?

SI

NO


2

SI

C 2

C 3

C 4

C 5

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.


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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL ASPIRANTE DIRECCIÓN GENERAL

1.21 Recibir y remitir acto

administrativo para Vo.Bo.

1.29 Comunicar funciones al

servidor público

1.22 Recibir y remitir al

acto administrativo con

Vo.Bo

1.25 Realizar la provisión de

cargos

Formularios

Seguridad Social

1.28 Afiliar al servidor público

a los fondos de seguridad

social

G1-S1-FO-04

Memorando

1.30 Solicitar ingreso de

servidor público

Correo

Electrónico

1.31 Inscribir al servidor en el

registro público de carrera

administrativa

Correo Electrónico

Registro Detalle de

Vinculación en el

Aplicativo de

Nómina

Registro SIGEP

1.32 Solicitar Ingreso y/o

actualizar datos al sistema

SIGEP

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

A4-FO-49

G1-S1-FO-01 G1-S1-FO-04

Memorando

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

1.33 Solicitar la inducción

institucional e inducción al

puesto de trabajo

Correo

Electrónico

1.34 Archivar documentación

en la historia laboral

FIN

Libro entrega de

Documentos de

Historias Laborales

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

1.26 Aceptar o rechazar

nombramiento

¿Acepta el nombramiento?

SI

NO

FIN

A4-FO-49 Acta

de Posesión1.27 Tomar juramento y

firma acta de posesión

1.24 Recibir, firmar y remitir acto

administrativo para numeración

¿Se firma el acto administrativo?

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)

SI

1.23 Radicar acto administrativo

para firmas

NO

1.27 Tomar juramento y firma

acta de posesión

2

Libro

Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

A4-FO-49

Acta de

Posesión

Correo

Electrónico

Comunicación

Externa

C 6

C 7

C 8


Código: A4-PR-01

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II. ENCARGO

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

INICIO



A4-FO-58 Cuadro

Planta de

Personal


vacantes

2.3 Revisar el plan anual de vacantes

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)


2.4 Elaborar y publicar el cronograma

para el otorgamiento de encargo

SI

NO

G1-S1-FO-11

Cronograma de

Trabajo

2.6 Comunicar al aspirante cita de

entrevista y pruebas

Documentos Hoja de Vida

(A4-FO-03 Evaluación de

Hoja de Vida

A4-FO-48 Certificación

Cumplimiento Requisitos

Hoja de Vida)

2.5 Recibir,Verificar y clasificar hoja de

vida del personal

2.7 Realizar las entrevistas y pruebas a

los aspirantes

Correo

Electrónico

1

2.8 Analizar y publicar los resultados

parciales de los aspirantes

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)

¿Cumplimiento con los requisitos del

cargo?

SI

NO

FIN

A4-FO-03

A4-FO-51A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel

Asistencial

2.9 Recibir reclamaciones

2.10 Responder reclamaciones

G1-S1-FO-03

Oficio

¿Se reciben reclamaciones?

2.11 Publicar los resultados definitivos

SI

NO

Resultados

Definitivos

(G1-S1-FO-28

Informe)

Correo Electrónico

G1-S1-FO-04G1-S1-FO-03

Oficio

2.12 Solicitar autorización a la CNSC para

la provisión de vacantes definitivas

Resultados

Parciales

(G1-S1-FO-28

Informe)

C1

C 2

C 10

¿Los aspirantes aprueban la entrevista y pruebas?

NO

FINSI

Correo Electrónico

G1-S1-FO-04G1-S1-FO-03

Oficio

C 9


Código: A4-PR-01

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II. ENCARGO

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL COORDINACIÓN DE PERSONAL OFICINA ASESORA JURÍDICADIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

2.13 Elaborar y remitir acto

administrativo para la provisión de

empleo


administrativo




administrativo?

1

G1-S1-FO-01

Resolución

SI

NO



administrativo

¿Cumple con la normatividad

vigente?

NO

SI



2.19 Recibir y remitir al acto

administrativo con Vo.Bo

2

G1-S1-FO-01

Resolución

G1-S1-FO-01

Resolución

Registro en

Libro

RadicadorG1-S1-FO-01

Resolución

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

C 4

C 5


Código: A4-PR-01

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II. ENCARGO

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL ASPIRANTE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA DIRECCIÓN GENERAL

2.22 Comunicar nombramiento

Libro Radicador

Correo Electrónico

2

2.26 Comunicar funciones al servidor

público

2.27 Archivar documentación en la

historia laboral

FIN

Libro entrega de

Documentos de

Historias Laborales

G1-S1-FO-04

Memorando


nombramiento


SI

NO

FINA4-FO-49

Acta de

Posesión

2.24 Tomar juramento y firma acta de

posesión

2.25 Solicitar inducción en el puesto de

trabajo

Correo

Electrónico

2.21 Recibir, firmar y remitir

acto administrativo para

numeración

¿Esta conforme el acto

administrativo ?

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

(Firmado).

2.20 Radicar acto administrativo para

firmas Vo.Bo

NO

SIG1-S1-FO-04

Memorando

Correo Electrónico

G1-S1-FO-04

Memorando

C 6

C 8

C 7


Código: A4-PR-01

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III. VINCULACIÓN DE PERSONAL PROVISIONAL (INTERNA)


DESEMPEÑO COORDINACIÓN DE PERSONAL DIRECCIÓN GENERAL SERVIDOR PÚBLICO

INICIO



A4-FO-58

Cuadro Planta de

Personal


vacantes


vacantes

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)


3.5 Realizar invitación interna

SI

NO

G1-S1-FO-11

Cronograma de

Trabajo

Correo

Electrónico


los aspirantes.

Correo

Electrónico3.6 Inscribir postulación

para el cargo


entrevista y pruebas

Correo

Electrónico

1

3.11 Publicar resultados definitivos

Resultados

Definitivos

(G1-S1-FO-28

Informe)

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)

A4-FO-03

A4-FO-51

A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel

Asistencial

Pruebas Psicotécnicas y

tecnicas

3.7 Recibir y consolidar las postulaciones

Correo

Electrónico

¿Cumplimiento con los requisitos

del perfil?

SI

NO

FIN

3.12 Elaborar y remitir acto administrativo

para la provisión de empleo

3.8 Verificar y clasificar hojas de vida del

personal

Documentos Hoja de

Vida

(A4-FO-03 Evaluación

de Hoja de Vida


Cumplimiento Requisitos

Hoja de Vida)


administrativo



G1-S1-FO-01

Resolución

NO¿Esta correcto el acto

administrativo?

SI

G1-S1-FO-01

Resolución

3.4 Iniciar proceso de vinculación

¿Aplica la facultad nominadora?

NO SI

FIN

¿Los aspirantes aprueban la entrevista y pruebas?

NO

FINSI

G1-S1-FO-01

Resolución

C 1

C11

C 2

C9

C 4


Código: A4-PR-01

Versión: 03



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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONALOFICINA ASESORA JURÍDICA ASPIRANTEDIRECCIÓN GENERAL

1


administrativo para Vo.Bo


3.24 Ingresar y/o actualizar datos

al sistema SIGEP



3.21 Comunicar el nombramiento

Registro Detalle de

Vinculación en el

aplicativo de Nómina

Registro SIGEP

3.25 Solicitar inducción en el

puesto de trabajo

Correo

Electrónico


administrativo

Registro Libro

Radicador

Resolución

G1-S1-FO-01


administrativo?

3.13

SI

NO

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.


historia laboral

FIN

Libro entrega de

Documentos de

Historias Laborales

G1-S1-FO-04

Memorando


nombramiento


SI

NOFIN

A4-FO-49

Acta de

Posesión


acta de posesión


para firmas




acta de posesión

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo. G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)

¿Esta conforme el acto administrativo ?

SI

NO

C 7

C 5

C 6

C 8

Correo

Electrónico

G1-S1-FO-04

Memorando


Código: A4-PR-01

Versión: 03



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IV. VINCULACIÓN DE PERSONAL PROVISIONAL (EXTERNO)


DESEMPEÑO GRUPO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

INICIO



A4-FO-58 Cuadro

Planta de Personal


vacantes


vacantes

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)


4.4 Solicitar documentos

SI

NO

A4-FO-02 Lista de

Documentos Hoja

de Vida


los aspirantes.

4.5 Recibir, verificar, clasificar hojas de

vida de los aspirantes

4.9 Remitir lista de los aspirantes para

examen medico

1

Resultados de

los Aspirantes

(G1-S1-FO-28 Informe)

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)

A4-FO-03

A4-FO-51

A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel

Asistencial


Técnicas


entrevista y pruebasCorreo Electrónico

4.10 Notificar al aspirante examen

médico de ingreso

A4-FO-48

A4-FO-03


A4-FO-02 Lista de


¿Cumplimiento con los requisitos

del perfil?

SI

NO

FIN

¿Los aspirantes aprueban la entrevista y

pruebas?

NO

SIFIN

4.8 Analizar y publicar los resultados de

las entrevistas y pruebas a los aspirantes

4.11 Verificar y remitir los resultado del


4.12 Publicar resultados definitivos

Correo

Electrónico

Correo

Electrónico

C1

C 2

C9

C 3 Resultados de

Definitivos



Código: A4-PR-01

Versión: 03



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IV. VINCULACIÓN DE PERSONAL PROVISIONAL (EXTERNO)

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL COORDINACIÓN DE PERSONAL OFICINA ASESORA JURÍDICA



empleo


administrativo

4.15 Remitir acto administrativo para

control de legalidad

G1-S1-FO-01

Resolución

¿Esta correcto el acto administrativo?

1

SI

NO



administrativo

¿Cumple con la normatividad

vigente?

G1-S1-FO-01

Resolución Vo.Bo.

G1-S1-FO-01

Resolución

NO

SI

G1-S1-FO-01

Resolución



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

2

G1-S1-FO-01 Resolución

C 5

C 4


Código: A4-PR-01

Versión: 03



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VI. VINCULACIÓN DE PERSONAL PROVISIONAL (EXTERNA)

GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONALDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN GENERAL ASPIRANTE

2

4.27 Solicitar ingreso y/o actualizar

datos al sistema SIGEP


A4-FO-49

Acta de

Posesión4.24 Tomar juramento y firma acta de posesión

Correo Electrónico

Registro Detalle de

Vinculación en el


Registro SIGEP


puesto de trabajo

Formularios

Seguridad Social


historia laboral

FIN

Libro entrega de

Documentos de

Historias Laborales

Correo

Electrónico

4.25 Comunicar ingreso del

servidor público

Correo

Electrónico

4.26 Afiliar al servidor público a los

fondos de seguridad social

Correo

Electrónico



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.


para firmas

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)


SI

NO

4.23 Aceptar o rechazar nombramiento


SI

NO

FIN

C 6

C 7

C 8


Código: A4-PR-01

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V. VINCULACIÓN LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN


DESEMPEÑO DIRECCIÓN GENERAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA

INICIO



A4-FO-58 Cuadro

Planta de

Personal


vacantes


vacantes

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)


5.7 Enviar al DAFP la información de los

aspirantes

SI

NO

5.6 Recibir, verificar, clasificar hojas de

vida de los aspirantes

1

Plan anual de

vacantes

(G1-S1-FO-28

Informe)

5.10 Remitir lista de los aspirantes para

examen medico

A4-FO-48

A4-FO-03

Documentos Hoja de

Vida

(A4-FO-02 Lista de

Documentos Hoja de

Vida)

¿Cumplimiento con los

requisitos del perfil?

SI

NO

FIN

5.4 Remitir listado de vacantes

5.5 Solicitar y remitir

documentos

Correo Electrónico

Documento hoja de

Vida y Anexos

Correo

Electrónico

5.8 Realizar pruebas y

remitir los resultados

5.9 Recibir resultados e ingresar

información al DAPRE

Resultados de

las Pruebas

Oficio DAFP

Oficio DAFP

Prueba de

Competencias

Laborales

Oficio

G1-S1-FO-03

C1

C 2

Correo

Electronico


Código: A4-PR-01

Versión: 03



17 de 54


GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL COORDINACIÓN DE PERSONALGRUPO DE GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANOOFICINA ASESORA JURÍDICA

5.11 Comunicar al aspirante examen

médico de ingreso

5.12 Verificar y remitir los resultado del


Correo

Electrónico

C 3

1



empleo


administrativo

5.15 Remitir acto administrativo para

control de legalidad

G1-S1-FO-01

Resolución

¿Esta correcto el acto administrativo?

SI

NO

G1-S1-FO-04

Memorando

G1-S1-FO-01

Resolución

C 4

G1-S1-FO-01

Resolución



administrativo

¿Cumple con la normatividad vigente?NO

SI

Registro en

Libro

RadicadorG1-S1-FO-01

Resolución

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

C 5



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo

2


Código: A4-PR-01

Versión: 03



18 de 54


GRUPO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONALDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN GENERAL ASPIRANTE

2

5.27 Solicitar ingreso y/o actualizar

datos al sistema SIGEP


A4-FO-49

Acta de

Posesión5.24 Tomar juramento y firma acta de posesión

Correo Electrónico

Registro Detalle de

Vinculación en el


Registro SIGEP


puesto de trabajo

Formularios

Seguridad Social


historia laboral

FIN

Libro entrega de

Documentos de

Historias Laborales

Correo Electrónico

5.25 Comunicar ingreso del

servidor público

Correo

Electrónico

5.26 Afiliar al servidor público a los

fondos de seguridad social

Correo

Electrónico



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.


para firmas

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)


SI

NO

5.23 Aceptar o rechazar nombramiento


SI

NO

FIN

C 6

C 7

C 8


Código: A4-PR-01

Versión: 03



19 de 54

8. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO:


N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.

Cx Punto de Control.

1.1 Grupo

Administración Del Personal

A4-FO-58 Cuadro Planta de

Personal

D

REVISAR Y DETERMINAR EL NÚMERO DE VACANTES DE LA PLANTA DE PERSONAL Revisar y determinar el número de vacantes que se encuentran de la planta de personal en provisionalidad, vacancia temporal o definitiva o libre nombramiento y/o encargo.

1.2 Grupo

Administración del Personal

Correo Electrónico

Plan anual de vacantes


D

ELABORAR Y REMITIR EL PLAN ANUAL DE VACANTES De acuerdo con la información previamente consolidada se procede a elaborar el plan anual de vacantes el cual será remitido al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su revisión y aprobación.

1.3

Comité Institucional de

Gestión y Desempeño

Plan anual de Vacantes


D

REVISAR EL PLAN ANUAL DE VACANTES Revisar el plan anual de vacantes para su aprobación. ¿Se aprueba el plan? SI: Pasa a la actividad Nº 1.4 NO: Se devuelve a la actividad Nº 1.2

C1

1.4 Grupo


OPEC Información

Resumen del Aplicativo

D

CARGAR Y CERRAR REGISTRO DE LAS VACANTES EN EL APLICATIVO OPEC Cargar la información de las vacantes a proveer, en el aplicativo de Oferta Publica de Empleos de Carrera “OPEC” y se procede a cerrar el registro, autorizando así, a la CNSC los cargos a proveer por medio de la figura de concurso.

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/G1-S1-FO-28_Informe_V02.docx



Código: A4-PR-01

Versión: 03



20 de 54




1.5

Grupo Administración del Personal

Comisión

Nacional del Servicio Civil

G1-S1-FO-06 Acta Externa

D

DEFINIR CON LA CNSC LA PROYECCIÓN DE ASPIRANTES A CONCURSO Y SU COSTO Definir con la CNSC, la estructura técnica y costos del proceso para la realización de la provisión de cargos.

1.6 Grupo


G1-S1-FO-03 Oficio

D

INFORMAR AL DAFP EL INICIO DEL CONCURSO DE MÉRITOS Informar al Departamento Administrativo de la Función Pública cuando se dará inicio al concurso de méritos.

1.7 Grupo


A1-S4-FO-01 Solicitud de

Certificado de Disponibilidad

Presupuestal “CDP”

D

SOLICITAR EL CDP PARA PROVEER LOS RECURSOS DEL CONCURSO Solicita CDP para la realización del concurso.

1.8


Comisión

Nacional del Servicio Civil

Convenio Interadministrativo

con la CNSC D

TRAMITAR Y FIRMAR CONVENIO CON LA CNSC

Tramitar y firmar el convenio con la CNSC para dar apertura al concurso.

1.9

Comisión Nacional del Servicio Civil

CNSC

Resolución Lista de Elegibles

D

REALIZAR CONCURSO Realizar el concurso de carrera administrativa de acuerdo con la normatividad vigente.

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/G1-S1-FO-03_Oficio_V11..docx


Código: A4-PR-01

Versión: 03



21 de 54




1.10 Grupo


Resolución Lista de Elegibles

D

RECIBIR LISTA DE ELEGIBLES DE LA CNSC Y REALIZAR PROCESO PARA PROVISIÓN DEL CARGO Se recibe la lista de elegibles de la CNSC y determina si el cargo a cubrir está siendo ocupado por un servidor de carrera o un provisional y proyecta acto administrativo de terminación del encargo o insubsistencia.

1.11 Grupo


A4-FO-02 Lista de Documentos

Hoja de Vida

Correo Electrónico

D

SOLICITAR DOCUMENTOS Solicitar la hoja de vida de acuerdo al formato A4-FO-02 Lista de Documentos Hoja de Vida con sus respectivos anexos del aspirante mediante correo electrónico

1.12 Grupo


Documentos Hoja de

Vida y Anexos

(A4-FO-02

Lista de Documentos

Hoja de Vida)

D

RECIBIR, VERIFICAR Y CLASIFICAR HOJA DE VIDA DEL PERSONAL Recibir, verificar y clasificar las hojas de vida del personal elegido, de acuerdo al formato A4-FO-02 Lista de Documentos Hoja de Vida ¿La documentación está completa? Si: Continua con la actividad N° 1.13 No: Se devuelve a la actividad N°1.11

C2

1.13 Grupo


Correo Electrónico D

REMITIR LISTA DE ELEGIBLES PARA EXAMEN MEDICO Se remite la lista de elegibles al Grupo de Gestión del Talento Humano para examen médico de ingreso


Código: A4-PR-01

Versión: 03



22 de 54




1.14 Grupo de Gestión

del Talento Humano


NOTIFICAR AL ASPIRANTE EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Notificar al aspirante, lugar, fecha y hora del examen médico ocupacional.


del Talento Humano

Resultado de Examen Médico

D

VERIFICAR Y REMITIR LOS RESULTADO DEL EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Verificar y remitir los resultados de los exámenes médicos al Grupo de Administración de Personal indicando cual salieron aptos y cuales no para el cargo

C3

1.16

Grupo Administración de

Personal


D

ELABORAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROVISIÓN DE EMPLEO Se procede a elaborar el acto administrativo del cargo a ocupar y se remite a la coordinación de personal para su revisión.

1.17 Coordinación de

Personal G1-S1-FO-01 Resolución

D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se procede a verifica el acto administrativo para ser remitido a la Oficina Asesora Jurídica para control de legalidad. ¿Esta correcto el acto administrativo? SI: Continua actividad N° 1.18 NO: Se devuelve a la actividad N° 1.16

C4


Personal

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

D

REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA CONTROL DE LEGALIDAD Se remite el acto administrativo con los vistos buenos de quienes lo elaboraron y aprobaron, a la Oficina Asesora Jurídica para control de legalidad.


Código: A4-PR-01

Versión: 03



23 de 54




1.19 Oficina Asesora

Jurídica

Registro Libro Radicador


D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO recibir y verificar acto administrativo que este conforme a la normatividad vigente ¿Cumple con la normatividad vigente? SI: Continua actividad N° 1.20 NO: Se devuelve a la actividad N° 1.18

C5


Jurídica


Vo.Bo.

D

REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO Se remite el acto administrativo con el visto bueno de control de legalidad.


Personal


Vo.Bo.

D

RECIBIR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA VO.BO. Recibir y remitir acto administrativo para visto buenos de la Dirección Administrativa.

1.22 Dirección

Administrativa y Financiera


Vo.Bo.

D

RECIBIR Y REMITIR AL ACTO ADMINISTRATIVO CON VO.BO Recibir y remitir al acto administrativo con Visto buenos al Grupo de Administración de Personal para que ser radicado en la Dirección General para firmas.

1.23


Personal

Libro

Radicación

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

RADICAR ACTO ADMINISTRATIVO PARA FIRMAS Radicar acto administrativo para firmas de la Dirección General


Código: A4-PR-01

Versión: 03



24 de 54




1.24 Dirección General

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)

D

RECIBIR, FIRMAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA NUMERACIÓN Recibir, firmar y remitir acto administrativo. ¿Se firma el acto administrativo? SI: Continua con la actividad N°1.25 NO: se devuelve a la actividad N° 1.23

C6

1.25 Grupo


G1-S1-FO-04 Memorando


Vo.Bo.

A4-FO-49 Acta de Posesión

D

REALIZAR LA PROVISIÓN DE CARGOS Realiza la provisión de los cargos, teniendo en cuenta la lista de elegibles entregada por la CNSC. Se comunica al aspirante la resolución de nombramiento, realiza la ceremonia de posesión.

1.26 Aspirante a

Nombramiento

Correo Electrónico

Comunicación Externa

D

ACEPTAR O RECHAZAR NOMBRAMIENTO El candidato tendrá un tiempo máximo de diez (10) días, contados a partir de la fecha de la comunicación para aceptar o rechazar el nombramiento. ¿Acepta el nombramiento? SI: Continua actividad N° 1.27 NO: Fin del procedimiento Si el aspirante no acepta, o no se comunica dentro de los términos legales, se hace resolución de revocatoria del nombramiento y se le comunica a los interesados. Si es elegible para carrera administrativa, se le comunica a la CNSC y se pide autorización para nombrar al siguiente elegible, si lo hay.

C7

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/G1-S1-FO-04_Memorando_V11.docx

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/G1-S1-FO-04_Memorando_V11.docx

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-49_Acta_de_Posesion_V02.docx

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-49_Acta_de_Posesion_V02.docx


Código: A4-PR-01

Versión: 03



25 de 54




1.27

Dirección Administrativa y

Financiera

Aspirante


D

TOMAR JURAMENTO Y FIRMA ACTA DE POSESIÓN El aspirante toma juramento y firma el acta de posesión del cargo en el cual fue nombrado, en presidida por el Director/ra General.

1.28 Grupo


Formularios Seguridad Social

D

AFILIAR AL SERVIDOR PÚBLICO A LOS FONDOS DE SEGURIDAD SOCIAL Lleva a cabo la afiliación del nuevo servidor a los distintos fondos de seguridad social (EPS, FP, ARL, CCF y FNA).

1.29 Grupo



D

COMUNICAR FUNCIONES AL SERVIDOR PÚBLICO Comunicar al servidor público mediante memorando las funciones del cargo al cual es posesionado.

1.30 Grupo



SOLICITAR INGRESO DE SERVIDOR PÚBLICO Mediante correo electrónico se solicita al Grupo Administrativo la entrega de elementos y equipos de trabajo y a la Oficina de Tecnología para la asignación de usuario PC, usuario impresora y correo electrónico del nuevo Servidor Público en el sistema.

1.31 Grupo


G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

D

INSCRIBIR AL SERVIDOR EN EL REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA Una vez finalizado el periodo de prueba de seis meses, se procede a inscribir al servidor público en el escalafón de carrera administrativa e informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil.

https://www.uspec.gov.co/images/stories/INFO_INTERES/SIGI/G1_PEstrategica_Gestion_Organizacional/Formatos/S1_Dire_estrategico/G1-S1-FO-04_Memorando_V08_1_1.docx


Código: A4-PR-01

Versión: 03



26 de 54




1.32 Grupo


Correo Electrónico

Registro Detalle de Vinculación en el

Aplicativo de Nómina Registro SIGEP

D

SOLICITAR INGRESO Y/O ACTUALIZAR DATOS AL SISTEMA SIGEP Se solicita al aspirante que ingrese y/o actualice la información en el SIGEP.

1.33 Grupo



SOLICITAR LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL E INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO Se solicita al Grupo de Gestión Talento Humano y jefe inmediato su respectiva inducción institucional y puesto de trabajo.

1.34 Grupo


Libro entrega de Documentos de

Historias Laborales

D

ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN EN LA HISTORIA LABORAL Se procede a archivar hoja de vida con la documentación de todo el proceso de vinculación verificando que estén completos. Nota: Dado el caso que la documentación no esté completa se le informa al funcionario para que la haga llegar en un plazo máximo de dos días Fin de procedimiento

C8

I. ENCARGO



2.1. Grupo


A4-FO-58 Cuadro Planta de Personal

D

REVISAR Y DETERMINAR EL NÚMERO DE VACANTES DE LA PLANTA DE PERSONAL Revisar y determinar los cargos que se encuentran en provisionalidad, vacancia temporal o definitiva o libre nombramiento y/o encargo

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-58_Cuadro_Planta_de_Personal_V02.xlsx




Código: A4-PR-01

Versión: 03



27 de 54

I. ENCARGO



2.2 Grupo


Plan Anual de Vacantes


D


2.3 Comité Institucional

de Gestión y Desempeño



D

REVISAR EL PLAN ANUAL DE VACANTES Revisar el plan anual de vacantes para su aprobación. ¿Se aprueba el plan? Si: Pasa a la actividad Nº 2.4 No: Se devuelve a la actividad Nº 2.2

C1

2.4 Grupo


G1-S1-FO-11 Cronograma de

Trabajo D

ELABORAR Y PUBLICAR EL CRONOGRAMA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGO Se elabora y publicar el cronograma para el otorgamiento de encargo que se llevaran a cabo teniendo en cuenta los tiempos establecidos por la normatividad interna, Informando el detalle sobre la vacante a proveer.

2.5 Grupo

Administración de Personal

Documentos Hoja

de Vida (A4-FO-03

Evaluación de Hoja de Vida


Cumplimiento Requisitos Hoja

D

RECIBIR, VERIFICAR Y CLASIFICAR HOJA DE VIDA DEL PERSONAL Se reciben, verifica y clasifica las hojas de vida de los funcionarios de carrera con el fin de seleccionar los posibles candidatos que cumplan con los requisitos de nivel de estudio, experiencia, habilidades y competencias de acuerdo al Manual de Funciones, de igual forma se verifican los antecedentes judiciales,





https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/G1-S1-FO-11_Cronograma_de_trabajo_V03.xlsx



https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-03_-Evaluacion_de_-Hoja_de_Vida_V04.docx



https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-48_Certificacion_Cumplimiento_Requisitos_Hoja_de_Vida_V02.docx





Código: A4-PR-01

Versión: 03



28 de 54

I. ENCARGO



de Vida)

C2

disciplinarios y fiscales. ¿Cumplimiento con los requisitos del cargo? Si: Continua con la actividad N° 2.6 No: Fin del procedimiento

2.6 Grupo


Correo Electrónico

D

COMUNICAR AL ASPIRANTE CITA DE ENTREVISTA Y PRUEBAS Mediante correo electrónico se le comunica al aspirante fecha, hora y lugar de la entrevista.

2.7 Grupo


A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel Asistencial

A4-FO-51 Plantilla

Entrevista Nivel Técnico y

Profesional

A4-FO-03 Evaluación de Hoja de Vida

Pruebas

Psicotécnicas y Técnicas

D

REALIZAR LAS ENTREVISTAS Y PRUEBAS A LOS ASPIRANTES Se realiza entrevista y pruebas Psicotécnicas a los servidor público, las técnicas estarán a cargo del jefe de la dependencia y las comportamentales se realizarán a través de la caja de compensación familiar a la que se encuentre adscrita la entidad, en caso de que estas no se realicen por la caja de compensación las hará directamente la entidad. Nota: El jefe de la dependencia podrá acompañar las entrevistas de los aspirantes. SI: Continua actividad N° 2.8 NO: Fin del procedimiento

C9

2.8 Grupo


Resultados

Parciales


D

ANALIZAR Y PUBLICAR LOS RESULTADOS PARCIALES DE LOS ASPIRANTES De acuerdo con la información obtenida en la entrevistas y pruebas de los aspirantes se analizan los resultados seleccionando a los candidatos para ocupar la vacante y se procede a publicar los resultados parciales


https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-50_Plantilla_Entrevista_Nivel_Asistencial_V02.xls




https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/08/A4-FO-51-_Plantilla_Entrevista_Nivel_Tecnico_y_Profesional_V02.xls





https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/02/A4-FO-03_Evaluacion_de_Hoja_de_Vida.docx




Código: A4-PR-01

Versión: 03



29 de 54

I. ENCARGO



2.9 Grupo


G1-S1-FO-03 Oficio

G1-S1-FO-04 Memorandos

Correo Electrónico

D

RECIBIR RECLAMACIONES Recibe las reclamaciones sobre los resultados del proceso de verificación, hasta 5 días después de la publicación de resultados. ¿Se reciben reclamaciones? SI: Continua actividad N° 2.10 NO: Continua con la actividad N° 2.11

C10

2.10 Grupo


G1-S1-FO-03

Oficio


Correo

Electrónico

D

RESPONDER RECLAMACIONES Responder las reclamaciones que presenten los servidores públicos dentro de los 4 días hábiles siguientes a la fecha de recibido de la reclamación.

2.11 Grupo


Resultados Definitivos


D

PUBLICAR LOS RESULTADOS DEFINITIVOS Una vez se hayan respondido las reclamaciones, pública nuevamente la lista de resultados definitivos con las modificaciones pertinentes.

2.12 Grupo


G1-S1-FO-03 Oficio

D

SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA CNSC PARA LA PROVISIÓN DE VACANTES DEFINITIVAS Solicita autorización a la CNSC para realizar la provisión de los encargos, con base en la lista en definitiva de personal a ocupar las vacantes provisionales a través de la modalidad de encargo.




Código: A4-PR-01

Versión: 03



30 de 54

I. ENCARGO



2.13


Personal


D

ELABORAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROVISIÓN DE EMPLEO Se procede a elaborar el acto administrativo del cargo a ocupar y se remite a la coordinación de personal para su revisión


Personal


D RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se procede a verificar el acto administrativo ¿Esta correcto el acto administrativo? SI: Continua actividad N° 2.15 NO: Se devuelve a la actividad N° 2.13

C4


Personal


D



Jurídica

Registro en Libro Radicador


D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO recibir y verificar acto administrativo que este conforme a la normatividad vigente ¿Cumple con la normatividad vigente? SI: Continua actividad N° 2.17 NO: Se devuelve a la actividad N° 2.15

C5


Código: A4-PR-01

Versión: 03



31 de 54

I. ENCARGO




Jurídica


VoBo

D



Personal


VoBo

D


2.19 Dirección



Vo.Bo.

D


2.20


Personal

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución VO.Bo.

D



G1-S1-FO-01

Resolución

VO.Bo.

(Firmado)

D

RECIBIR, FIRMAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA NUMERACIÓN Recibir, firmar y remitir acto administrativo. ¿Se firma el acto administrativo? SI: Continua con la actividad Nº 2.22 NO: Se devuelve a la actividad Nº2.20

C6

2.22 Grupo



D

COMUNICAR NOMBRAMIENTO Comunicar a servidor público el nombramiento del cargo



Código: A4-PR-01

Versión: 03



32 de 54

I. ENCARGO



2.23 Aspirante a

Nombramiento

Correo Electrónico


D

ACEPTAR O RECHAZAR NOMBRAMIENTO El candidato tendrá un tiempo máximo de diez (10) días, contados a partir de la fecha de la comunicación para aceptar o rechazar el nombramiento. ¿Acepta el nombramiento? SI: Continua actividad N° 2.24 NO: Fin del procedimiento

C7

2.24


Financiera

Aspirante


D

TOMAR JURAMENTO Y FIRMA ACTA DE POSESIÓN El aspirante toma juramento y firma el acta de posesión del cargo en el cual fue nombrado, en presidida por la Dirección Administrativa y Financiera

2.25 Grupo


Correo Electrónico

D

SOLICITAR INDUCCIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO Se solicita al jefe inmediato inducción del puesto de trabajo con sus respectivas funciones a desarrollar.

2.26 Grupo



D

COMUNICAR FUNCIONES AL SERVIDOR PÚBLICO Comunica mediante memorando las funciones del nuevo cargo.

2.27 Grupo



Historias Laborales

D

ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN EN HISTORIA LABORAL Se archiva en historia laboral el Acto Administrativo con el que se encarga al Servidor Público, junto al memorando o correo electrónico con el cual se notifica la novedad y los soportes del proceso. Fin del procedimiento

C8



Código: A4-PR-01

Versión: 03



33 de 54




3.1 Grupo



D

REVISAR Y DETERMINAR EL NÚMERO DE VACANTES DE LA PLANTA DE PERSONAL Revisar y determinar los cargos que se encuentran en provisionalidad, vacancia temporal o definitiva o libre nombramiento y/o encargo.

3.2 Grupo




D


3.3

Comité

Institucional de Gestión y

Desempeño

Plan Anual de

Vacantes (G1-S1-FO-28

Informe)

D

REVISAR EL PLAN ANUAL DE VACANTES Revisar el plan anual de para su aprobación. ¿Se aprueba el plan? SI: Continua con la actividad Nº 3.4 NO: se devuelve a la actividad Nº 3.2

C1

3.4 Dirección General N/A

D

INICIAR PROCESO DE SELECCIÓN PARA VINCULACIÓN Se inicia el proceso de vinculación con el fin de determinar si la Dirección General ejerce la facultad nominadora. ¿Aplica la facultad nominadora? SI: Fin del procedimiento NO: Continua con la actividad Nº 3.5

C11








Código: A4-PR-01

Versión: 03



34 de 54




3.5 Grupo


Correo Electrónico

G1-S1-FO-11 Cronograma de

Trabajo

D

REALIZAR INVITACIÓN INTERNA Se realiza la invitación interna y se envía por medio de correo electrónico la información para participar en el proceso de selección, informando detalladamente los requisitos necesarios para ocupar la vacante, la ponderación otorgada a cada requisito de acuerdo al perfil requerido, con su respectivo cronograma del proceso.

3.6 Servidor Público Correo Electrónico D

INSCRIBIR POSTULACIÓN PARA EL CARGO Los aspirantes por medio de correo electrónico informaran su interés en la participación.

3.7 Grupo


Correo electrónico D

RECIBIR Y CONSOLIDAR LAS POSTULACIONES Se reciben y consolidan las postulaciones de los funcionarios públicos inscritos para participar en el proceso de selección interno.

3.8 Grupo



(A4-FO-03 Evaluación de Hoja

de Vida A4-FO-48

Certificación Cumplimiento

Requisitos Hoja de Vida)

D

RECIBIR, VERIFICAR Y CLASIFICAR HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL Se reciben, verifica y clasifica las hojas de vida de funcionarios públicos provisionales internos con el fin de seleccionar los posibles candidatos que cumplan con los requisitos de nivel de estudio, experiencia, habilidades y competencias de acuerdo al Manual de Funciones, de igual forma se verifican los antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales. ¿Cumple con los requisitos del perfil? SI: Continua con la actividad No 3.9 NO: Fin del procedimiento. Nota: Por correo electrónico se comunica al aspirante que no cumple con los requisitos necesarios para ocupar la vacante, y se procede a archivar proceso en historia laboral.

C2













Código: A4-PR-01

Versión: 03



35 de 54




3.9 Grupo



COMUNICAR AL ASPIRANTE CITA DE ENTREVISTA Y PRUEBAS Mediante correo electrónico se le comunica al aspirante fecha, hora y lugar de la entrevista.

3.10 Grupo


A4-FO-50 Plantilla

Entrevista Nivel Asistencial

A4-FO-51 Plantilla

Entrevista Nivel Técnico y

Profesional

A4-FO-03 Evaluación de Hoja

de Vida


Técnicas

D

REALIZAR LAS ENTREVISTAS Y PRUEBAS A LOS ASPIRANTES. Se realiza entrevista y/o pruebas técnicas y comportamentales al servidor público, las técnicas estarán a cargo del jefe de la dependencia y las comportamentales se realizarán a través de la caja de compensación familiar a la que se encuentre adscrita la entidad, en caso de que estas no se realicen por la caja de compensación las hará directamente la entidad. Nota: El jefe de la dependencia podrá acompañar las entrevistas de los aspirantes. ¿Los aspirantes aprueban la entrevista y pruebas? SI: Continua actividad N° 3.11 NO: Fin del procedimiento. Se inicia proceso de vinculación externo numeral IV del procedimiento.

C9

3.11 Grupo


Resultados

Definitivos


D

PUBLICAR RESULTADOS DEFINITIVOS Publicar a través de distintos espacios de difusión interna, (correo institucional) el listado definitivo del personal seleccionado.












Código: A4-PR-01

Versión: 03



36 de 54




3.12


Personal


D

ELABORAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROVISIÓN DE EMPLEO Se procede a elaborar el acto administrativo del cargos a ocupar y se remite a la coordinación de personal para su revisión


Personal


D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se procede a verifica el acto administrativo para ser remitido a la Oficina Asesora Jurídica para control de legalidad. ¿Esta correcto el acto administrativo? SI: Continua actividad N° 3.14 NO: Se devuelve a la actividad N° 3.12

C4


Personal

G1-S1-FO-01

Resolución

D



Jurídica



D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Recibir y verificar acto administrativo que este conforme a la normatividad vigente ¿Cumple con la normatividad vigente? SI: Continua actividad N° 3.16 NO: Se devuelve a la actividad N° 3.14

C5


Jurídica


Vo.Bo.

D


https://www.uspec.gov.co/images/stories/INFO_INTERES/SIGI/G1_PEstrategica_Gestion_Organizacional/Formatos/S1_Dire_estrategico/G1-S1-FO-01_Resolucin_V08.docx





Código: A4-PR-01

Versión: 03



37 de 54





Personal


D


3.18 Dirección


G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

D



Personal

Libro Radicador

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

D



G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)

D

RECIBIR, FIRMAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA NUMERACIÓN Recibir, firmar y remitir acto administrativo. ¿Se firma el acto administrativo? SI: Continua con la actividad Nº3.21 NO: Se devuelve a la actividad Nº 3.19

C6

3.21 Grupo



D

COMUNICAR NOMBRAMIENTO Comunicar el aspirante el nombramiento del cargo

3.22 Aspirante a

Nombramiento

Correo Electrónico


D

ACEPTAR O RECHAZAR NOMBRAMIENTO El aspirante tendrá un tiempo máximo de diez (10) días, contados a partir de la fecha de la





Código: A4-PR-01

Versión: 03



38 de 54




C7

comunicación para aceptar o rechazar el nombramiento. ¿Acepta el nombramiento? SI: Continua actividad N° 3.23 NO: Fin del procedimiento

3.23


Financiera

Aspirante


D

TOMAR JURAMENTO Y FIRMA ACTA DE POSESIÓN El aspirante toma juramento y firma el acta de posesión del cargo en el cual fue nombrado, en presidida por la Dirección Administrativa y Financiera

3.24 Grupo Gestión

del Talento Humano

Correo Electrónico

Registro Detalle de

Vinculación en el aplicativo de

Nómina Registro SIGEP

D

SOLICITAR INGRESO Y/O ACTUALIZAR DATOS AL SISTEMA SIGEP Se solicita al aspirante que ingrese y/o actualice la información en el SIGEP

3.25 Grupo



SOLICITAR INDUCCIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO Se solicita al jefe inmediato inducción del puesto de trabajo con sus respectivas funciones a desarrollar.

3.26 Grupo



Historias Laborales

D


C8


Código: A4-PR-01

Versión: 03



39 de 54

IV VINCULACIÓN DE PERSONAL PROVISIONAL (EXTERNO)



4.1. Grupo



D


4.2 Grupo




D

ELABORAR Y REMITIR EL PLAN ANUAL DE VACANTES De acuerdo con la información previamente revisada se procede a elaborar el plan anual de vacantes para la vigencia, el cual será remitido a la Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su revisión y aprobación.

4.3





D

REVISAR EL PLAN ANUAL DE VACANTES Revisar el plan anual de para su aprobación. ¿Se aprueba el plan? Si: pasa a la actividad Nº 4.4 No: Se devuelve a la actividad Nº 4.2

C1

4.4 Grupo


Correo Electrónico.

A4-FO-02 Lista de Documentos Hoja

de Vida

D

SOLICITAR DOCUMENTOS Solicitar los documentos de los aspirantes de acuerdo al formato A4-FO-02 Lista de Documentos Hoja de Vida con sus respectivos anexos por medio de correo electrónico.

4.5 Grupo


Documentos Hoja

de Vida (A4-FO-02 Lista de Documentos Hoja

de Vida

D

RECIBIR, VERIFICAR, CLASIFICAR HOJAS DE VIDA DE LOS ASPIRANTES Se recibe, verifica y clasifica las hojas de vida de los aspirantes con el fin de seleccionar los posibles








Código: A4-PR-01

Versión: 03



40 de 54




A4-FO-03 Evaluación Hoja de

Vida A4-FO-48

Certificación Cumplimiento

Requisitos Hoja de Vida)

C2

candidatos que cumplan con los requisitos de nivel de estudio, experiencia, habilidades y competencias de acuerdo al manual de funciones, de igual forma se verifican los antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales. ¿Cumple con los requisitos del perfil? SI: Continua con la actividad N° 4.6 NO: fin del procedimiento.

4.6 Grupo



COMUNICAR AL ASPIRANTE CITA DE ENTREVISTA Y PRUEBAS Mediante memorando se le comunica al aspirante fecha, hora y lugar de la entrevista.

4.7 Grupo


A4-FO-50 Plantilla Entrevista Nivel

Asistencial

A4-FO-51 Plantilla Entrevista Nivel

Técnico y Profesional

Pruebas

Psicotécnicas y Técnicas

D

REALIZAR LAS ENTREVISTAS Y PRUEBAS A LOS ASPIRANTES. Se realiza entrevista y/o pruebas técnicas y comportamentales al servidor público, las técnicas estarán a cargo del jefe de la dependencia y las comportamentales se realizarán a través de la caja de compensación familiar a la que se encuentre adscrita la entidad, en caso de que estas no se realicen por la caja de compensación las hará directamente la entidad. Nota: El jefe de la dependencia podrá acompañar las entrevistas de los aspirantes. SI: Continua actividad N° 4.8 NO: Fin del procedimiento

C12

4.8 Grupo


Resultados de los Aspirantes (G1-S1-FO-28

Informe)

ANALIZAR Y PUBLICAR LOS RESULTADOS DE LOS ASPIRANTES Analizar y publicar los resultados de los aspirantes

https://www.uspec.gov.co/images/stories/INFO_INTERES/SIGI-2/A4-Gesti%C3%B3n-Talento-Humano/formatos/A4-FO-03_Evaluaci%C3%B3n_de_Hoja_de_Vida.docx









Código: A4-PR-01

Versión: 03



41 de 54




4.9 Grupo



REMITIR LISTA DE LOS ASPIRANTES PARA EXAMEN MEDICO Se remite la lista de los aspirantes al Grupo de Gestión del Talento Humano para examen médico de ingreso


del Talento Humano


NOTIFICAR AL ASPIRANTE EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Notificar al aspirante, lugar, fecha y hora del examen médico ocupacional.


del Talento Humano

Resultado de examen médico

D

VERIFICAR Y REMITIR LOS RESULTADO DEL EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Verificar y remitir los resultados de los exámenes médicos al Grupo de Administración de Personal indicando cual salieron aptos y cuales no para el cargo

C3

4.12 Grupo


Resultados de

las Entrevistas y Pruebas a los

Aspirantes (G1-S1-FO-28

Informe)

D

PUBLICAR RESULTADOS DEFINITIVOS Publicar a través de distintos espacios de difusión interna, (correo institucional) el listado definitivo del personal seleccionado.

4.13


Personal


D




Código: A4-PR-01

Versión: 03



42 de 54





Personal


D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se procede a verifica el acto administrativo para ser remitido a la Oficina Asesora Jurídica. ¿Esta correcto el acto administrativo? SI: Continua actividad N° 4.15 NO: Se devuelve a la actividad N° 4.13

C4


Personal



D



Jurídica



D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Recibir y verificar acto administrativo que este conforme a la normatividad vigente ¿Cumple con la normatividad vigente? SI: Continua actividad N° 4.17 NO: Se devuelve a la actividad N° 4.15

C5


Jurídica


D



Personal


Vo.Bo

D









Código: A4-PR-01

Versión: 03



43 de 54




4.19 Dirección



Vo.Bo

D


4.20


Personal


Vo.Bo

D




Vo.Bo (Firmada)

D

RECIBIR, FIRMAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA NUMERACIÓN Recibir, firmar y remitir acto administrativo. ¿Se firma el acto administrativo? SI: Continua con la actividad Nº 4.22 NO: Se devuelve a la actividad Nº 4.20

4.22 Grupo



D

COMUNICAR NOMBRAMIENTO Comunicar el aspirante el nombramiento del cargo

4.23 Aspirante

Correo Electrónico


D

ACEPTAR O RECHAZAR NOMBRAMIENTO El aspirante tendrá un tiempo máximo de diez (10)






Código: A4-PR-01

Versión: 03



44 de 54




C7

días, contados a partir de la fecha de la comunicación para aceptar o rechazar el nombramiento. ¿Acepta el nombramiento? SI: Continua actividad N° 4.24 NO: Fin del procedimiento

4.24

Aspirante

Dirección

Administrativa y Financiera Aspirante


D

TOMAR JURAMENTO Y FIRMA ACTA DE POSESIÓN El aspirante toma juramento y firma el acta de posesión del cargo en el cual fue nombrado, en presidida por la Dirección Administrativa y Financiera.

4.25 Grupo



COMUNICAR INGRESO DEL SERVIDOR PÚBLICO Mediante correo electrónico se solicita al Grupo Administrativo la entrega de elementos y equipos de trabajo, a la Oficina de Tecnología para la asignación de usuario PC, usuario impresora y correo electrónico del nuevo Servidor Público en el sistema y al Grupo de Talento Humano la inducción institucional y del puesto de trabajo (Jefe inmediato).

4.26 Grupo



D

AFILIAR AL SERVIDOR PÚBLICO A LOS FONDOS DE SEGURIDAD SOCIAL Lleva a cabo la afiliación del nuevo servidor a los distintos fondos de seguridad social (EPS, FP, ARL, CFF y FNA).

4.27

Grupo Gestión del Talento

Humano

Aspirante

Correo Electrónico



Registro SIGEP

D



Código: A4-PR-01

Versión: 03



45 de 54




4.28 Grupo




4.29 Grupo



Historias Laborales

D


C8

V VINCULACIÓN LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN



5.1 Grupo



D


5.2 Grupo




D







Código: A4-PR-01

Versión: 03



46 de 54




5.3





D

REVISAR EL PLAN ANUAL DE VACANTES Revisar el plan anual de vacantes para su aprobación. ¿Se aprueba el plan? SI: Pasa a la actividad Nº 5.4 NO: Se devuelve a la actividad Nº 5.2

C1


Personal Correo Electrónico D

REMITIR LISTADO DE VACANTES Se remite a la Dirección General el listados de vacantes disponibles a ocupar en cargos de libre nombramiento y remoción


Correo Electrónico

Documento hoja de Vida y Anexos

D

SOLICITAR Y REMITIR DOCUMENTOS Solicitar la hoja de vida con sus respectivos anexos del aspirante mediante correo electrónico y remitir al Grupo Administración de Personal para su evaluación.

5.6 Grupo



(A4-FO-03 Evaluación de Hoja

de Vida Manual Específico

de Funciones, requisitos mínimos y competencias de

la USPEC)

D

RECIBIR, VERIFICAR Y CLASIFICAR HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL Se recibe, verifica y clasifica las hojas de vida de los aspirantes con el fin de seleccionar los posibles candidatos que cumplan con los requisitos de nivel de estudio, experiencia, habilidades y competencias de acuerdo al Manual de Funciones, de igual forma se verifican los antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales. ¿Cumple con los requisitos del perfil? SI: Continua con la actividad Nº 5.7 NO: Fin del procedimiento.

C2




Código: A4-PR-01

Versión: 03



47 de 54




5.7 Grupo


Oficio G1-S1-FO-03

D

ENVIAR AL DAFP LA INFORMACIÓN DE LOS ASPIRANTES Se envía al Departamento Administrativo de la Función Pública-DAF, las hojas de vida de los aspirantes a ocupar cargos de libre nombramiento y remoción para la aplicación de pruebas de competencias y habilidades.

5.8

Departamento Administrativo de

la Función Pública

Oficio DAFP

Prueba de Competencias

Laborales

D

REALIZAR PRUEBAS Y REMITIR LOS RESULTADOS El DAFP realiza las pruebas de competencias laborales para Gerentes Públicos y cargos de libre nombramiento y remoción, remitiendo los resultados a la entidad.

5.9 Grupo


Resultados de las Pruebas

Oficio DAFP

D

RECIBIR RESULTADOS E INGRESAR INFORMACIÓN AL DAPRE Se recibe los resultados de las pruebas y se procede a ingresar hoja de vida, antecedentes judiciales y disciplinarios y resultado de pruebas en borrador página del Departamento Administrativo de la Presidencia (por un término de 3 días).

5.10 Grupo



REMITIR LISTA DE LOS ASPIRANTES PARA EXAMEN MEDICO Se remite la lista de elegibles al Grupo de Gestión del Talento Humano para examen médico de ingreso


del Talento Humano


COMUNICAR AL ASPIRANTE EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Comunicar al aspirante, lugar, fecha y hora del examen médico ocupacional.


Código: A4-PR-01

Versión: 03



48 de 54





del Talento Humano


D

VERIFICAR Y REMITIR LOS RESULTADO DEL EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Verificar y remitir los resultados de los exámenes médicos al Grupo de Administración de Personal indicando el resultado

C3

5.13


Personal

Resolución G1-S1-FO-01

D



Personal Resolución

G1-S1-FO-01

D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se procede a verifica el acto administrativo ¿Esta correcto el acto administrativo? SI: Continua actividad N° 5.15 NO: Se devuelve a la actividad N° 5.13

C4


Personal

Memorando G1-S1-FO-04

Resolución

G1-S1-FO-01

D



Jurídica


Resolución

D

RECIBIR Y VERIFICAR ACTO ADMINISTRATIVO Se recibe el acto administrativo verificando que el






Código: A4-PR-01

Versión: 03



49 de 54




G1-S1-FO-01

C5

documento se encuentre conforme a la normatividad vigente ¿Cumple con la normatividad vigente? SI: Continua actividad N° 5.17 NO: Se devuelve a la actividad N° 5.15


Jurídica Resolución

G1-S1-FO-01 D



Personal Resolución

G1-S1-FO-01 D

RECIBIR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA VO.BO. Recibir y remitir acto administrativo para visto buenos de la Dirección Administrativa y Financiera.

5.19 Dirección



Vo.Bo D


5.20 Grupo


Libro radicador G1-S1-FO-01

Resolución Vo.Bo


5.21 Dirección General G1-S1-FO-01

Resolución Vo.Bo

D

RECIBIR, FIRMAR Y REMITIR ACTO ADMINISTRATIVO PARA NUMERACIÓN Recibir, firmar y remitir acto administrativo para numeración por parte de la Oficina Asesora Jurídica








Código: A4-PR-01

Versión: 03



50 de 54




C6

¿Se firma el acto administrativo? SI: Continua con la actividad Nº 5.22 NO: Se devuelve a la actividad Nº 5.20

5.22 Grupo


Memorando

G1-S1-FO-04 Correo Electrónico

G1-S1-FO-01

Resolución Vo.Bo

D

COMUNICAR EL NOMBRAMIENTO Se comunica al aspirante y al Grupo de Talento Humano la resolución del nombramiento.

5.23 Aspirante a

Nombramiento

Correo Electrónico


D

ACEPTAR O RECHAZAR NOMBRAMIENTO El candidato tendrá un tiempo máximo de diez (10) días, contados a partir de la fecha de la comunicación para aceptar o rechazar el nombramiento. ¿Acepta el nombramiento? SI: Continua actividad N° 5.24 NO: Fin del procedimiento

C7

5.24

Dirección General

Aspirante


D

TOMAR JURAMENTO Y FIRMA ACTA DE POSESIÓN El aspirante toma juramento y firma el acta de posesión del cargo en el cual fue nombrado, en presidida por el Director/ra General.




Código: A4-PR-01

Versión: 03



51 de 54




5.25 Grupo



COMUNICAR INGRESO DEL SERVIDOR PÚBLICO Mediante correo electrónico se solicita al Grupo Administrativo la entrega de elementos y equipos de trabajo, a la Oficina de Tecnología para la asignación de usuario PC, usuario impresora y correo electrónico del nuevo Servidor Público en el sistema y al Grupo de Talento Humano la inducción institucional y del puesto de trabajo (Jefe inmediato).

5.26 Grupo



D

AFILIAR AL SERVIDOR PÚBLICO A LOS FONDOS DE SEGURIDAD SOCIAL Lleva a cabo la afiliación del nuevo servidor a los distintos fondos de seguridad social (EPS, FP, ARL, CFF y FNA).

5.27 Grupo


Correo Electrónico



Registro SIGEP

D


5.28 Grupo




5.29 Grupo



Historias Laborales D

ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN EN LA HISTORIA LABORAL Se procede a archivar hoja de vida con la documentación de todo el proceso de vinculación


Código: A4-PR-01

Versión: 03



52 de 54




C8

verificando que estén completos. Nota: Dado el caso que la documentación no esté completa se le informa al funcionario para que la haga llegar en un plazo máximo de dos días Fin de procedimiento

9. PUNTOS DE CONTROL:

Punto de Control Responsable Registro

C1: Revisar y priorizar las vacantes que serán provistas en la vigencia conforme a las necesidades del servicio y al presupuesto aprobado.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Plan anual de Vacantes (G1-S1-FO-28 Informe)

C2: Verificar los documentos aportados por el aspirante y el cumplimiento de los requisitos mínimos para el empleo. Nota: Los registros solicitados van de acuerdo a la modalidad de vinculación que se ejerza en su momento de verificación.


Documentos Hoja de Vida y

Anexos

A4-FO-02 Lista de


A4-FO-03 Evaluación de Hoja

de Vida

A4-FO-48 Certificación Cumplimiento Requisitos

Hoja de Vida

Manual Específico de Funciones, requisitos

mínimos y competencias de la USPEC)

C3: Verificar las certificaciones médicas para determinar si el candidato es apto para desempeñar el cargo a desempeñar.

Grupo de Gestión del Talento Humano


C4: Verificar el contenido de la resolución previo al trámite de firmas.

Coordinación de Personal G1-S1-FO-01 Resolución




Código: A4-PR-01

Versión: 03



53 de 54

C5: Verificar que el acto administrativo cumpla con la normatividad vigente

Oficina Asesora Jurídica

Registro Libro Radicador


C6: Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley que se contienen en el acto administrativo

Dirección General

G1-S1-FO-01

Resolución

Vo.Bo.

(Firmado)

C7: Verificar si el aspirante acepta o no el nombramiento

Aspirante a Nombramiento

Correo Electrónico

C8: Verificar los documentos soportes del nombramiento y posesión estén completos para ser archivados en la historias laboral


Libro entrega de Documentos de Historias Laborales

C9: Realizar entrevistas y pruebas con el fin de seleccionar el candidato que cumpla con los requerimientos del cargo


A4-FO-50 Plantilla Entrevista

Nivel Asistencial

A4-FO-51 Plantilla Entrevista Nivel Técnico y Profesional


Técnicas

C10: Verificar las reclamaciones realizadas por los aspirantes para su trámite a los que haya lugar

Grupo Administración de Personal

G1-S1-FO-03 Oficio


Correo Electrónico

C11: Determinar si ejerce la facultad nominadora para la vinculación de personal interno.

Dirección General N/A

RESUMEN DE CAMBIOS:

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

01 24/12/2013 Todos Creación del documento

01 07/06/2016 Nombre del Proceso /

Subproceso

Se ajusta el nombre del proceso/subproceso de acuerdo con la actualización del Mapa de

Procesos Institucional. La versión del documento se mantiene debido a que su







Código: A4-PR-01

Versión: 03



54 de 54

contenido no se modificó.

02 02/09/2016 III Vinculación de

Personal Provisional

Se incluye como punto de control la evaluación de la hoja de vida de los aspirantes, además de la actualización del formato previsto para tal fin. Se actualizó el diagrama de flujo y la descripción

de las actividades.

03 22/03/2019

4,5,8 y 9 Se incluye

Vinculación de Personal Provisional

Interno

Se incluye la modalidad de vinculación de Personal Provisional Interno se ajusta el

alcance, disposiciones generales, flujograma, actividades y controles

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado

Nombre: Lina Paola Romero Carranza

Nombre: Nury Cecilia Delgado Marrugo

Nombre: Sonia Stella Romero Torres

Cargo: Programa Estado Joven - DAFP

Cargo: Coordinadora Grupo de Administración de Personal

Cargo: Directora Administrativa y Financiera.

Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera.

Dependencia: Subdirección Administrativa.

Dependencia: Directora Administrativa y Financiera.

1. proceso: gestiÓn del talento humano 2. sub … · 2019-04-26 · desempeño del cargo de...

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