1. objetivo: definiciones · 3.4.3 procedimiento inspeccionar virus con antivirus kaspersky ....
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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO ADECUADO DE ARCHIVOS DE
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CÓDIGO: TG-I02
VERSIÓN: 4
FECHA: 05/01/2015
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1. OBJETIVO:
Dar a conocer a los usuarios el uso de herramientas de Windows relacionadas con Backup, antivirus e Internet
que permitan el buen funcionamiento de los equipos y la seguridad informática.
2. DEFINICIONES:
Se refiere a los términos y/o abreviaturas de los conceptos del instructivo para el manejo de archivos de información, necesarios para su entendimiento Así:
SEGURIDAD INFORMÁTICA: Se enfoca en la protección de la infraestructura computacional y todo lo relacionado con esta y, especialmente, la información contenida o circulante. Para ello existen una serie de estándares, protocolos, métodos, reglas, herramientas y leyes concebidas para minimizar los posibles riesgos a la infraestructura o a la información.
SISTEMA DE RESPALDO: Copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles ante distintos eventos y usos: recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural o ataque; restaurar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente, corrompido, infectado por un virus informático u otras causas; guardar información histórica de forma más económica que los discos duros y además permitiendo el traslado a ubicaciones distintas de la de los datos originales; etc.
ANTIVIRUS: Un antivirus es un programa informático que tiene el propósito de detectar y eliminar virus y otros programas perjudiciales antes o después de que ingresen al sistema.
GOOGLE APPS: Herramienta de correo en la nube, aparte es un servicio de google que proporciona varios productos con un nombre de dominio personalizado por el cliente.
3. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
3.1 SEGURIDAD INFORMATICA
Vacune los diferentes tipos de dispositivos como lo son las USB, los Discos duros extraíbles, las
micro SD entre otros con el antivirus que se encuentre instalado en nuestro sistema operativo,
si nos sabemos cómo hacerlo acuda al personal de sistemas.
Actualice mínimo cada Semana el Antivirus y vacune periódicamente los PC’S a su cargo.
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Solicite apoyo al Grupo Gestión de Sistemas cuando tenga alguna duda o consulta sobre la
aplicación del Antivirus.
Si observa algún mensaje o anomalía en alguno de sus archivos, puede estar presente a un
virus desconocido, elimínelo o infórmelo al Grupo Gestión de Sistemas
No permita que personas desconocidas coloquen dispositivos en sus equipos, ayudemos a
combatir el virus.
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No descargue ni instale programas, música y videos de Internet, ya que pueden contener virus.
3.2 SISTEMA DE RESPALDO
3.2.1 OBJETIVO
Establecer los procedimientos relativos al mantenimiento y control de archivos de la información
haciendo uso de las herramientas de copias de seguridad “BACKUP” bajo el ambiente Windows con
el fin de salvaguardar la información de cada uno de nuestros archivos importantes.
3.2.2 RESPONSABILIDAD DE CADA UNO DE LOS USUARIOS
Determinar el grado de importancia de la información que contiene cada uno de nuestros
equipos para realizar la copia de seguridad y así proteger nuestra información.
Guardar la copia de nuestros archivos importantes, en lugares seguros y lejos de virus, evitando
la perdida de los mismos por daños del disco duro, archivos, virus entre otros.
3.2.3 MECANISMOS DE RESPALDO
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Para realizar nuestra copia de seguridad “Backup” debemos ejecutar el programa Backup Maker
Instalado en cada uno de sus PC’S, el cual nos permitirá respaldar en cualquier momento nuestros
archivos importantes.
3.2.3.1 HERRAMIENTA DE BACKUP MAKER
Es una herramienta sencilla de utilizar, para realizar nuestras copias de seguridad se deben
realizar los siguientes pasos:
Se deje ejecutar el programa Backup Maker, dando doble click sobre su acceso directo
Nos abrirá el aplicativo, donde nos mostrara dos tipos de opciones:
1. El primero es el Backup el cual nos ayudara a realizar nuestra copia de seguridad de
los archivos importantes
2. El segundo es el Restore, el cual nos ayudara a restaurar la copia de seguridad
antes guardada por este mismo programa.
Para realizar nuestra copia de seguridad lo primero que debemos hacer el dar doble
click sobre Backup y nos mostrara la siguiente pantalla
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En esta pantalla nos da la bienvenida a la aplicación y nos pregunta si queremos seguir
o devolvernos a la anterior pantalla, nosotros daremos click en Next para continuar con
nuestro proceso de backup.
Nos abrina una nueva pantalla, donde nos mostrara diferentes pasos para escoger
nuestros archivos importantes:
1. Selección Simple
Librerías
Páginas de internet
Correos email
2. Archivos y Carpetas
Aquí se encuentran las carpetas
especificas para lograr una mejor
ubicación de nuestros archivos
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Si solo desean guardar los archivos de mis documentos tomemos la opción 1 selección
simple y si deseamos buscar una carpeta específica tomemos la opción 2 archivos y
carpetas.
Al escoger la carpeta a la cual le vamos a realizar la copia de seguridad nos dirigimos a
dar click en Next.
En la siguiente pantalla nos pide que realicemos los ajustes para la ejecución del backup,
se recomienda que dejen los mismos datos y solo le demos siguiente, pues si le
modificamos los valores nos puede generar error en la copia de seguridad.
Luego nos solicita que escojamos el tipo de Backup que deseo realizar existen dos el
primero que es Full Backup y el segundo que es parcial Backup, se recomienda para este
tipo de copias que el Backup sea completo, así que escogemos Full Backup y Next.
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En la siguiente pantalla nos pide la ubicación donde queremos que se guarde nuestra
copia de seguridad, hay varias opciones:
1. En la PC “No recomendado”
2. En un CD-ROM “recomendado”
3. En la USB o en un disco extraíble “Mas recomendado”
Al dar la ubicación damos click en Next
Ahora nos solicitara el nombre con el que queremos guardar nuestra copia de
seguridad, lo ingresamos y le damos click en ok.
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Al dar ok nos mostrara la siguiente pantalla, donde nos mostrara el nombre con el que
vamos a crear la copia de seguridad, en este caso “prueba de backup”.
Sobre el nombre de nuestra copia de seguridad daremos click derecho y escogemos
selected backups, execute, full backup
Por último el programa empezara a realizar la copia de seguridad.
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3.3 PERIOSIDAD DE EJECUCION DE BACKUP
Mínimo 15 días si la información es considerada importante por su contenido y frecuencia de
actualización.
3.4 PROTECCION ANTIVIRUS
3.4.1 OBJETIVO
Establecer los procedimientos que garanticen la integridad de la información contenida
en cada PC, efectuando tareas de vacunación, verificación y prevención de virus
3.4.2 RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de cada uno de los usuarios realizar la vacunación de la
totalidad de las unidades lógicas instaladas en la PC, al igual que cada uno de
los dispositivos que conectemos.
Es responsabilidad de cada uno de los usuarios que los archivos que se
descarguen desde internet no contengan virus y que las paginas a las que
ingresemos, sean seguras y confiables.
Es responsabilidad de cada uno de los coordinadores de grupo, ordenar a quien
corresponda que realice las actualizaciones pendientes del antivirus, si no es
posible realizar las actualización, coordinas con el Grupo Gestion de sistemas,
para que ellos lo realicen.
3.4.3 PROCEDIMIENTO INSPECCIONAR VIRUS CON ANTIVIRUS KASPERSKY
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Es un aplicativo que nos ayuda a mantener nuestros equipos lejos de virus y a
mantener nuestros archivos e información segura.
3.4.3.1 INSPECCIONAR VIRUS EN LA PC
Para realizar la inspección de virus es nuestros equipos debemos realizar los siguientes
pasos:
Damos doble click en la parte inferior izquierdo de la pantalla donde se
encuentra el acceso directo de kaspersky.
Nos abrira la pantalla de inicio del antivirus Kaspersky, damos click derecho
sobre analisis completo y damos click en iniciar Analisis.
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Si deseamos realizar el análisis de solo una unidad, lo que podemos hacer es ir
a mi PC, escogemos la unidad que deseamos analizar le damos click derecho y
buscar virus.
3.5 USO DE INTERNET
3.5.1 OBJETIVO
Establecer los procedimientos que garanticen el correcto uno de los recursos de
internet
3.5.2 RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de cada uno de los usuarios y Coordinadores de Grupo dar
cumplimiento a las normas establecidas para el uso del internet
Es responsabilidad del Grupo Gestion de sistemas controlar el acceso, a paginas no
autorizadas por las políticas del club militar, como lo son:
Redes Sociales
Paginas de videos de Música
Paginas de Radio y televisión
Paginas que interrumpan el trabajo de los funcionarios del Club
3.5.3 INTRODUCCION
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Los siguientes tips están dedicados a los funcionarios que utilizan constantemente el
internet, el cual es su medio de trabajo y necesitan un método fácil y sencillo para
manejar el internet. Este tutorial no pretende revelar todos los secretos que existen en
internet, pero trata de dar una visión menos difícil en cuanto a su uso.
3.5.4 QUE ES INTERNET
El internet es un medio de comunicación, que conecta a más de 100 millones de
personas de todo el mundo, a través de sus computadoras, aparte de esto permite
intercambiar información de una inmensa variedad de temas con los usuarios que
acceden a ella.
Esta posibilidad para acceder y publicar valiosa información de todo el mundo tiene
solamente el costo del servicio de conexión a la red y de una línea de telefonía local. Si
no existiera el internet, conseguir esa información sería muy difícil y a bajo precio casi
imposible.
3.5.5 CUALES SON SUS USOS
En la actualidad para las entidades públicas y privadas es indispensable el manejo de
internet en cada una de las dependencias, debido a que los trabajos que realizan
deben ser trasmitidos por medio de páginas web, correos electrónicos y conexiones
remotas entre otros. El internet nos suministra información investigativa, corporativa,
publicitaria y nos permite agilizar los diferentes tipos de trámites correspondientes a la
entidad, como lo son pagos a empleados y contratistas.
El internet suministra diversas funciones, llamadas servicios. Cada servicio tiene sus
propias características: por ejemplo el envió de mensajes electrónicos (e-mail) y charlas
en tiempo real (chat), así como las posibilidades de bajar archivos (ftp), debatir acerca
de un tema a través de un mensaje (newsgroups, listas), participar de una video
conferencia, ver video (web), enviar fax por internet, acceder a información
multimedia (Web) y muchas otras cosas más.
A continuación se mencionaran algunos de los servicios de internet más utilizados y sus
funciones.
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1. E-MAIL O CORREO ELECTRÓNICO: Es la forma de enviar mensajes privados y casi
instantáneos a otros usuarios de la red, permitiendo la comunicación y el traslado de
información de un país a otro.
2. FTP (PROTOCOLO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS): Es el servicio que nos permite la
transferencia de programas o archivos, por medio de correos y descargas desde internet.
3. BUSCADORES: Son herramientas especializadas en buscar datos en los diferentes
recursos de internet, capaces de encontrar la información más especifica recorriendo toda
la red. Constituyen un servicio muy importante para conocer ya que le permitirán
examinar toda internet en busca de la información de su interés.
3.6 COMO USAR EL CORREO
Esta es la parte más importante de todo el internet, aprender a manejar Google Apps, el cual tiene
la función de enviar correos electrónicos internos y externos logrando la comunicación entre
diferentes personas.
A continuación explicaremos la forma de enviar archivar y recibir correos de Google Apps.
Para abrir Google Apps lo que debemos hacer es ingresar a internet y digitar la pagina
www.gmail.com allí ingresamos usuario y correo de la entidad.
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Para enviar un correo damos click en redactar allí nos aparecerá la siguiente pantalla en
donde nos pedirá para quien va dirigido el correo el asunto y el texto o archivo que
queremos enviar, después de diligenciar el archivos le damos click en enviar.
Para revisar los correos entrantes nos dirigimos a la pantalla principal de Gmail y allí
encontraremos los correos recibidos
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Todos los correos se encuentran alojados en la nube
4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
05/01/2015
Se ajustó a la plantilla de instructivos según modificación de guía para la elaboración y presentación del documento, se cambia procedimiento de correo por cambio de aplicación
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ELABORÓ: Nombre: Lady Paola Cuevas Cargo: Auxiliar administrativa Firma:
REVISÓ: Nombre :Rosa Angelina Moncada Cargo: Profesional Universitaria Firma:
APROBÓ: Nombre: Rosa Moncada Cargo: Profesional Universitaria Firma: