I~ PROCESO GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO Fecha de Revisión 12/12/2011SUBPROCESO DE SALUD OCUPACIONAL Fecha de Aprobación 1:: M AD 1)

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS . ~

PROCURADuRIAEN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Vors16n 1

G!1O.lL DEII NlC~N CODIGO PRO. GH. SO. 012 Página 1 de3

1. INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer la metodología para Implementar las acciones pl"eventJV8So correctivas que eliminen o m¡n¡m~n las causas reales o potenciales de las nconformidades en 5&50, Que pueden generar accldentes de lrabajo o enfermedades profesionales, a los servidores de la Entidad.

ALCANCE: Este procedimiento Inicia con la ldenlillcacl6n de la no conformidad y termina con el cierre de las acclooes correctivas ylo preventivas estaDleddas.

NORMATIVIDADNTC OH$AS 18001 numeral 4,5,2; Res. 14912010: Decreto 614/1984; Res.140112001; Res.l01611989

RELACIONADA:

Acción preventiva: ACCión tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra i!,iluacl6n potencialmente lndeseabl

Acdo correcllva: Acei6n tomada para elimInar la causa de una no confOfJTlldad detectada u otra slluélCión Indeseable

DEFINICIONES CLAVE: No conformidad real: Es un lrlC\Jmpllmlenlo mayor o meOOl"que ya ocurrió

No conformIdad pOlenc'al: Se considera una No conformidad potencl8lallQuella que tiene una alta probabilidad de que se produlC8, aunque por elmomento no se haya detectado o no se haya producido.

Plan do acclOn: Es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas ~Oflas, en un plal:o de tiempo especificos, utilizandoun mOnlO do recursos asignados con el fin do lograr un objetivo dacio

2. INFORMACION ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

Documemtos y PuntosNo Actividad DescripciÓn Responsable(s) Registros d.

relacionados Control

FormalO Administracl60de ACCiOnes COl'Tecliv8S y

Cualquier servidor previa validación del Grupo d Preventivas

Bienestar Social Integral y/o auditor (internos REG.GH.SO.013InSl1uctlvo AdmInistración

ext(lfnos) identifICan la No conformidad real de ACCiones COl'Tecllvas ypolenclal de acuerdo a: Preventivas-Identificación de peligros valoración y control d Coordinador del Grupo de

'NS-GH-SO.OO6riesgos, e informes de control de los mismos. Bienestar Social Inlegral.

Matriz de ldenliflC8Cl6n deIdentificar la No Conformidad: .Inf()(mes de auditorlas al Sistema de Geslión e

Servidores designados para peligros evaluación y1

Seguridad y Salud Ocupacional, incluidos reportEll:su Implementaei6n y/o

control de riesgos NAgestión

REG.GH.SO.OO3de no conformidades ant(lfiores. Auditor asignado (oficina de-Plan de emergencias controllntemo)

Informes de Investigación

.Reportes de accidentes, incidentes y peligros.de accidentes de trabajoInlerme de auditorias al

-Proceclimientos del SGS&S.O SGS&SO.Inspecclón planeada Resultados de

Inspecciones planeadasResultados de

medlcion(ls.

FormatoAdministración de

Se diligencia el formato de accionas correctivasCoordinador del Grupo Acciones correc1ivas y

de Bienestar Social Preventivas

Rogistrar la No conformidad:preventivas en seguridad y salud ocupacional.

Integral REG-GH.SO.0132 registrando la no conformidad real o potencial e

Servidores designados InstructivoN_A.

seguridad y salud ocupacional. para su implementación Administración de

y/o gestión Acciones correctivas yPreventivas

INS-GH-SO.OO8

El servidor del Grupo de Bienestar Social Integralel servidor que identifICO la no conformidad real F()(mato Admlnlstraclón

potencial del proceso o subproceso afectado. de Acciones correctivas yPreventivas

Identificar causas do No Conformidad: llevan a cabo el análisis de causalidad. Servidores designados para REG.GH.SO.0133 Se deja evidencia del análisis de los hallazgos. su Implementaei6n y/o Instructivo Administración N.A.

mediante ~ d~igenclamiento del !(¡(mato gestión de Acciones correctivas yAcciones correctivas y preventivas en Seguridad PreventivasSalud OcupaCiOnal •. en el espacio que permi1 INS-GH-SO-OOSdescribir y analizar las causas

COPI

A NO

CONT

ROLA

DA

D. acuerdo al análisis d. causalidad soestablecen ., medidas Correctivas yloPreventivas que se deben lomar, elaborando unPlan de Acción, que detallara las actividades quese deben llevar a cabo para mitigar ylo eliminar las FOnTIalocausas que orlginaron la no conformidad real o Administración depolenclal. Servidor designado del AccIones correctivas ySe deja ellidenda de lo establecido en el Plan Grupo de Bienestar PreventivasEstablecer Acciona. Correctivu ylo mediante .1 diligenclamiento d.1 formato SOCialIntegraL REG.GH.SO.013

4 Preventivas: Administración da aCCIOnes correctlvas y Llder del proceso o Instructivo NApreventivas en el espado Plan de Acción. subproceso designados Administraclón depara su Implementación Aodonesoorrectlv8sy

Nota: Si una sedón correctiva ylo prevenliva ylo gestión Preventivasidentifica nuevoI peligros (equipos, maquinal, CÓDIGO INS - GH-hefT8mlen18s o areas de lrabajo diferentes) sera 50-006necesario Implemen18r los controles pertinentes yse consignaren en el formato administración deacclones correctivas ylo preventivas.

Formatol•• fechas d. Implemen18ci6n q", "

AdminIstración dees18blezcen tendran la aprobaci6n del líder del Coordinador del Grupo AccIones correctivas yproceso o sub-proceso encargado da '" de Bienestar SOCial PreventivasAprobar el plan de acción: REG.GH.SO.0135 ejecución, el coordinador del grupo de blenes18r Integral

Instructivo xsOCial Integral aprueba el plan de acción a !raves Llder del proceso o sub-

Admlnistradón ded.1 formato -Administración d. acciones proceso.AccIones correctivas ycorrectivas y preventivas.,

PreventivasINS-GH-SO.OO6

Coordinadordel Grupo deComunicar y coordinar el plan de El integrante del grupo de bienestar sOCial Integral BienestarSQCiallntegral

6 acción: designado comunica el plan de acci6n mediante Servidoresdeslgnaoo. para 0'''', NAoficios a las partes Internas interesadas. su implementaciónylo

""liOO

FormatoAdministración de

Se remite a la OfIcina de Planeaci6n encargada deServidor designado del Acc~escorrectivasy

Remllir el plan de acclon: asignar la numeraCión respectiva y llevar .1Grupo de Bienestar Preventivas.

7 registro de las acciones COfT8ctlvas y preventivasSOCial Integral REG.GH.SO.013

NArealizadas en la Enlidad quienes consolidan laServidor designado de la Instructivo

Informaci6n como insumo para la revisión por laOficina de Planeadon, AdmlnlslradÓll de

dirección. AccIones correctivas yPreventivas

INS-GH-SO-OO6

Se adoptan las acciones correctivas o preventivas

8 Realizar el plan de acción: establecidas, llevadas a cabo por los servidores NA N_A. N.A.designados, teniendo en cuenta las fechas deImplementación para cada actividad.

El empleado designado del grupo de bienestarsocial Integral verifica el cumplimiento del plan de Formatoacd6n posterlor a la fecha establecida en este , Administración deutilizando métodos Iales 00"" entrevista, AccIones correctivas y

Verificar el cumplimIento del plan de encuestas, InspeCd6n, enlre otros, con el fin de Preventivas.acción: comprobar la Implementación de las accJones Servidor desi1¡nadodel REG. GH. SO. 013

X9correctivas ylo preventivas. Se requiere lener en Grupo de BienestarSocial Instructivocuenta las fechas establecidas en el cronograma (nlegral Administración dade salud ocupacional. Acciones correctivas yRegistra los resultados en el formato -Acciones PreventivasCorrectivas y Preventivas" y actualiza el numeral 4 INS-GH-SO.OOadenominado control da las acciones propuestas,

COPI

A NO

CONT

ROLA

DA

. . ~..

10 Elaborar el Plan de Acción ¿Se ha cumplido el plan de acción? N.A NA N,A.

En caso de no cumplir el plan de accion, elservidor deslgnado del grupo de bienestar socialIntegral analiza con " lider d,' P""'"'" •subproceso encargado d, realizar ,. '<Xl60 Formalocorrectiva ,l. preventiva, ~.causas d,' Administración de

SolicItar el cumplimiento del plan de Incumplimiento, en caso necesario reprogramara Cootdil'l8dor y lefVidor del AccIones correctlvas Vacción las acclones y fechas de seguimiento. Se registran Grupo de Bienell.r Social Preventivas

los resultados en el formato ~Adm¡nistraci6n de Inlegral REG.GH.SO.013NA

Acclones Conectivas y Preventivas~ y actualiza el Uder del proceso o Instructivolubproceso designado para Adminlsltacl6n decuadro denominado control de las acciones la implementaclon .Acciones correctivas ypropuestas.

PreventivasSe le informaran los resuhados del plan de acción,INS-GH-SO.OO6al Coordinador del Grupo de Bienestar Social

11 Integral quien establecerá la necesidad o no deimplementar nuevas acciones correctivas.

En coso " incumplimiento reiterado d, ,,,recomendaciones de las acciones correctivas y/o Coordinador del GNpo depreventivas, " Coordinador d,' Grupo d. Bienestar SOCialIntegralBienestar Social Inlegral. elaborara un ofICIo con SlIrvidores designado. para,.. respectivos registros fotográfICOS '"' su implementación y/o Oficio NAevidencien la no conformidad en prlmera instancia gestióna la División de Gestión Humana con copla a Aud~O!' asignado (orlCina deSecretaria General y a COPASO y en ultima control Inlemo)

instancia a la oficina de Controllntemo.

¿Ha culminado la ejecución del plan de accl6n? NA NA NA

FormatoEn caso que no se finalice el plan de aCCiono es Administración de

Verificar la ejecución del plan de necesario evaluar ~ pertinencia, eflC8cia , AccIones correctivas y12acclon: posterior cierre d. las acciones correctivas y Preventivas

preventivas, ., servidor designado realizará Servidor designado delREG. GH - SO. 013

seguimientos d, acuerdo • ,.. fechas Grupo de Bieneslar SocIalInstructivo X

establecidas en el plan de acción y registra losIlltegral

Administración deresultados en el formato "Acciones Correctivas y AccIones correctivas yPreventivas. y actualizará el numeral 4. Preventivas

INS-GH-SO-OO6

Si la acción fue eficaz y efectiva en el control y/oeliminación de la no conformidad real o potencial Formatoen seguridad y salud ocupacional, el Coordinador Administración dedel Grupo de Bienestar Social Integral cierra la COordinador del GNpo de AccIones c:ofT9CtIvas yacción preventiva ylo correctiva y registra los Bienestar SOcíalllltegrtll Preventivas

Cerrar la acción correctiva o preventIva: resultados en el formato .Acclones Correctivas y Servidores designado. para REG.GH-SO.01313 Preventivas" en el numeral 5 verificación de la IU implemelllecioo y/o Oficios X

eficacia de la accl6n tomada y elabora un oficio gest¡Qn Instructivodirigido al jefe de Gestión Humana en el cual se AuditO!' a.ignado (oficina de Administración deinforme las acciones correctivas implementadas COIltrollntemo) Acciones correctivas yfrenta a la no conformidad hallada en seguridad y Preventivassalud ocupacional. INS-GH-SO.OO6

I C.. eda CuNelo.

CIl'llo:VlceP urador. General de la Nación.

Fecha;

dIvieso Acevedo. Ap

DESCRIPCI N DEL CAMBIOSe Inco ora al Sistema de Gestión de Calidad

VERSION1

FECHA1211212011

Elaboró: Diana Durlin M la

Cllrgo:Coordlnlldora dal Grupo d. Bleneltar Soclllllntegral. C

Fecha: 12/12/2011

COPI

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