1 de 6 : p-rp-001 fecha de aplicación: 04 matrÍcula

de 6 Código: P-RP-001

MATRÍCULA PERSONA JURÍDICA, REGISTRO DE LIBROS COMERCIALES Y DOCUMENTOS

Fecha de Aplicación: 04 octubre 2010

Versión: 01

OBJETIVO: Establecer los pasos para tramitar los registros públicos y brindar publicidad por virtud de la ley a los actos y documentos emanados por: personas jurídicas y entidades privadas sin ánimo de lucro, que deban ser conocidos por terceros y respecto de los cuales la ley exige dicha formalidad. ALCANCE: Aplica para la inscripción de actos, libros de comercio y documentos de registro mercantil y entidades privadas sin ánimo de lucro, desde que el usuario llega a la Cámara de Comercio de Pasto hasta que se efectúa el trámite requerido. CONDICIONES GENERALES: Para aquellos usuarios que deseen crear empresa, pueden efectuar consultas sobre trámites, tarifas, requisitos y

documentación requerida a través de la página Web: www.crearempresa.com.co o a través de la página Web de la Cámara de Comercio de Pasto www.ccpasto.org.co

Para la prestación del servicio, considerar los lineamientos definidos en D-RP-001 “Manual de servicio al cliente”. Cada vez que se identifique un no conforme éste debe registrarse en el software establecido para este fin. DEFINICIONES:

o Reabre: Acción de activar nuevamente un matrícula de persona natural que ha sido cancelada. o Docunet: Software que se utiliza para el manejo de las imágenes digitalizadas. o SIRP: Software que se utiliza para el manejo de la información de los Registros Públicos. o Workflow. Software que se utiliza para el manejo del flujo de trabajo. o CAE: Centro Atención Empresarial. o EPSAL: Entidades Privadas sin Animo de Lucro.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACIONES

1.

Orientar al usuario sobre el trámite a realizar: Creación de empresa Matrícula Mercantil Persona Jurídica

Inscripción de Documentos Se remite al usuario a las terminales de autoconsulta, asesoría especializada y asesoría integral según el caso y si el usuario presenta todos los documentos requeridos se envía a cajas para realizar el pago (Seguir paso 4 de este procedimiento).

Profesional Univ. Informador

Boletines Informativos. Formatos, Folleto CAE. Instructivos para diligenciar formularios. I-RP-003 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Información” Documentos de Asesoría Integral

La persona responsable del puesto de Información debe indagar si el usuario puede manejar medios electrónicos para remitirlo a las Terminales de Auto Consulta, de lo contrario se debe remitir para asesoría con los profesionales responsables de brindar asesoría CAE o EPSAL. Si el usuario pasa al Terminal de Auto Consulta puede verificar: homonimia, tarifas y otros requisitos a través de portal www.crearempresa.com.co. Si el usuario lo requiere uno de los asesores puede brindarle colaboración.




Versión: 01

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACIONES

2. Asesorar al usuario para realizar el trámite que éste desea.

Profesional Univ. Asesoría Especializada, Asesoría Jurídica y/o Asesoría integral.

I-RP-004 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Asesoría”. I-RP-007 “Instructivo de Servicios Virtuales” R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con otras Entidades” R-RP-022 “Datos Básicos para el Registro de las Entidades Privadas sin Animo de Lucro”

Asesoría especializada: Brindar información al usuario sobre los diferentes tipos de empresa que se pueden registrar. Verificar los documentos presentados por el usuario, como: Nombre del establecimiento de comercio o razón social de la empresa (Homonimia: local y nacional), clasificación de la actividad económica (código CIIU), uso de suelos, diligenciar el R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con otras Entidades”; la escritura o documento privado de constitución; se diligencia el formato PRERUT en caso de que el usuario lo requiera. Si los documentos están completos, seguir paso 3. Si no cumple, solicitar documentos faltantes. Terminal de Auto Consulta:

El usuario a través del portal www.crearempresa.com.co puede diligenciar el documento privado de constitución para su revisión por parte del abogado de la Cámara de Comercio de Pasto. Asesoría Jurídica: Brindar información al usuario sobre el tipo de naturaleza de la EPSAL que puede constituir, verificar el cumplimiento de los requisitos, verificación de homónima a nivel local, se diligencia el PRERUT y se diligencia el formato R-RP-022 “Datos Básicos para el Registro de las Entidades Privadas sin Animo de Lucro” Asesoría integral: Brindar información básica en temas como: propiedad industrial (Marcas, Patentes y Código de barras), Comercio Exterior, Creación de Empresa, Elaboración de Proyectos, INVIMA.

3. Remitir a caja para pago de derechos de matrícula e inscripción.

Profesional Univ. Asesoría Especializada, Asesoría Jurídica y/o Asesoría integral

Formularios. R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades”, R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”. Anexos. R-RP-022 “Datos Básicos para el Registro de las Entidades Privadas sin Animo de Lucro”, R-PR-020 “Informe_ Novedades”




Versión: 01


4. Recepcionar libros y documentos Técnico Adtvo II, III - Cajas

I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas”

En caso de constitución de sociedades se solicita los formularios de matrícula y sus anexos.

5.

Realizar control de homonimia en constitución de sociedades o inscripción de Entidades Privadas Sin Ánimo de Lucro.

Técnico Adtvo II, III - Cajas

R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”

En EPSAL no es obligatoria por norma la verificación de homonimia, no obstante por seguridad jurídica se verifica la homonimia únicamente en los Municipios de la jurisdicción.

6.

Verificar que los libros y documentos presentados se afecten a la matrícula o inscripción correspondiente.


I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas”

7. Determinar los actos sujetos a registro y los cobros a realizar.


8. Grabar en el sistema los datos básicos de la persona jurídica o entidad.


9. Liquidar, realizar el cobro e imprimir el recibo de caja.


Recibo. I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas”

a. Los cobros que afectan la misma matrícula deben estar en un mismo recibo. b. Sólo se cobra el impuesto de registro cuando se trata de la matrícula o inscripción de sociedades y EPSAL con domicilio principal en Santiago, Sibundoy, Colón y San Francisco (Putumayo). c. Se hace el cobro adicional cuando existe devolución por el no cobro de un concepto.

10. Firmar y sellar los documentos recibidos.


Se deben radicar los documentos recibidos con el equipo de radicación (impresora POS).

11. Entrega el recibo al usuario y le informa cuando debe regresar.


Recibo. R-RP-012 “Control de documentos de Registros Públicos enviados a sede principal” I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas” R-RP-026 “Tiempos de respuesta para la entrega de certificados”

Relacionar y enviar a la Sede principal los documentos, formularios, formatos y anexos para inscripción, grabación y digitalización.

12.

Recoger de los puestos de trabajo de caja los libros y documentos.

Técnico Adtvo IV - Digitalización

Libros y Documentos.

En caso de ser libros se entregan para su rubricación al Técnico Administrativo IV – Ventanilla de entrega de Certificados.

13.

Digitalizar documentos siguiendo el instructivo I-RP-014 “Digitalización, Radicación e indexación de documentos de Registro Público”


I-RP-014 “Digitalización, Radicación e indexación de documentos de Registro Público”

Si es un libro seguir con el paso 15.




Versión: 01


14.

Organizar y archivar en el expediente los formularios, documentos, formatos y anexos físicos.

Técnico Adtvo III - Archivo

El Técnico administrativo III - archivo es el encargado de atender la consulta de documentos registrados. Los documentos serán archivados una semana después de digitalizarse y para su consulta se ubicarán en el archivador asignado en el área de archivo.

15.

Entregar los libros recogidos para su rubricación al Técnico Administrativo IV – Ventanilla de entrega de certificados

Técnico Adtvo. IV - Digitalización

Libros contables

16.

Verificar: Cobro de los actos a inscribir. Acto indicado corresponda al que contiene el documento Que se haya afectado la matrícula correspondiente. Revisar el documento en cuanto a los requisitos legales y formales, Si cumple con los requisitos determina actos y realiza inscripción.

Profesional Univ. – Registros Públicos (abogado)

R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados”

Si detecta inconsistencias diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió. Hacer seguimiento a que se realice la corrección. En caso de devolución del documento al usuario se debe elaborar glosa por el SIRP y se coloca en estado D “Devuelto” en los posible se notifica al correo electrónico del usuario. Nota: Cuando el documento ingresa por segunda vez, la glosa se consulta por el SIRP. Si los documentos están mal escaneados deben de enviarse a reproceso. Si se detecta inconsistencia en los documentos digitalización por el proveedor inicial (MICROCOLSA) de debe diligenciar el R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados”

17.

Cotejar que los actos inscritos por los abogados coincidan con el contenido del documento digitalizado.

Técnico Adtvo III, IV – Grabación inscripción

Si detecta inconsistencias diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” el no conforme y lo envía a quien lo cometió. Debe hacer seguimiento para verificar que se corrigió el no conforme encontrado.

18. Verificar codificación de actividad comercial de la persona jurídica y del establecimiento de comercio.


Si detecta inconsistencias diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” lo envía a quien lo cometió. Debe hacer seguimiento para verificar que se corrigió el no conforme encontrado.

19. Grabar la información de los formularios y documentos, ingresar texto si es del caso.


20. Generar, revisar certificado y levantar pendientes.

Técnico Adtvo III , IV – Grabación inscripción




Versión: 01


21.

Revisar que los documentos que no son inscritos por el Profesional Univ. – Registros Públicos (abogado) cumplan con los requisitos para realizar la inscripción e ingresar la información.


R-RP-013 “Radicación de llamadas”.

Si los documentos no cumplen los requisitos o están mal escaneados deben de enviarse a reproceso, una vez recibidos los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario volver al paso 13 para continuar con el procedimiento, se comunica con el usuario para hacer la corrección. Dejar registro de esta actividad en R-RP-013 “Radicación de llamadas”. Si detecta inconsistencias diligencia en el sistema el formato “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió.

22.

Verificar que la información establecida en la solicitud corresponda al libro entregado por el usuario ubicado en el área de entrega de certificados.


Solicitud oficio digitalizado

23.

Realizar inscripción de libros, grabación de la información, generar etiqueta física y firma del secretario (Representante Legal y/o Director Dpto. Jurídico y de Registros Públicos)


Etiqueta, R-RP-018 “control de entrega de documentos de registros públicos para envió”

Si el libro es vendido por la Cámara de Comercio de Pasto la etiqueta se imprime directamente en él con la firma del secretario digital (Dpto. Jurídico y de Registros Públicos) y si el libro es entregado por el usuario se imprimen las etiquetas físicas para que se adhieran al respectivo libro. Se debe entregar los libro y etiqueta correspondientes al Técnico Administrativo IV y se debe diligenciar el formato R-RP-018 “Control de entrega de documentos de registros públicos para envío”, para que se envié a quien corresponda.

24. Rubricar libros vendidos por la Cámara de Comercio de Pasto y entregar al usuario.

Técnico Adtivo IV – Certificados

Libros R-RP-018 “control de entrega de documentos de registros públicos para envió”

Si los libros son remitidos a la Sede Sur o las Seccionales se debe diligenciar y R-RP-018 “control de entrega de documentos de registros públicos para envió”, para enviarlo por medio de la mensajería.

25.

Generar archivo plano de personas jurídicas matriculadas y entidades privadas sin ánimo de lucro inscritas.





Versión: 01


26. Reportar información a la DIAN y a la Alcaldía sobre los matriculados.

Profesional Univ. Registros Públicos, Técnico Adtvo, IV – Grabación inscripción

I-RP-008 “Envío de Información a otras Entidades”

La Información a la DIAN se envía utilizando el WebService de la Cámara de Comercio de Bogotá. Y a la Alcaldía Municipal de Pasto se envía a través de un archivo plano el cual se publica en la web en la dirección: http://servicios.ccc.org.co/entidadesps/jsp/index.jsp. Si hay inconsistencias se registra en PNC y se diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió, se realiza seguimiento para verificar la corrección.

27. Actualizar la base de datos de las personas jurídicas y entidades inscritos con el número del NIT.


28.

Verificar que se le haya asignado el NIT a las solicitudes de constitución de personas jurídicas o entidades privadas sin ánimo de lucro.


R-RP-014 “Matrículas Pendientes por NIT para Generar Certificados”

Diligenciar formato control de matrículas pendientes NIT.

29. Imprimir certificados generados, certificado RUT en constituciones; entregar libros.


Certificados

Solo se imprime el certificado con la presentación del recibo por parte del usuario y si no hay devolución, de lo contrario continuar con la actividad 34.

30. Generar el reporte de pendientes para los documentos devueltos.


I-RP-009 “Generación de Reporte de pendientes”

31.

Llamar al usuario si el documento presenta inconsistencias e informar el motivo de la devolución, si la devolución es por cobro incompleto informa el valor a pagar y requisitos o documentos que faltan si es del caso.



Diligenciar planilla de registro de llamadas

32. Imprimir la glosa y entregar al usuario los documentos, formatos y anexos que se deben corregir.


I-RP-010 “Entrega De documentos no Registrados”. R-RP-015 “Control de Devoluciones – Uso Interno Cámara de Comercio de Pasto".

33. Recibir los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario.


I-RP-011 “Instructivo Recepción de documentos Corregidos”.

Una vez recibidos los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario volver al paso 16 para continuar con el procedimiento. Si la devolución fue por cobro incompleto debe realizar en caja.

34.

Diligenciar el formato “solicitud de devolución de dinero” y enviarlo a la Auxiliar de servicios logísticos de Registro

Profesional Univ. – Registros Públicos

R-RP-003 “Solicitud de Devolución de Dinero”

Se utiliza cuando el usuario desiste o la Cámara de Comercio de Pasto, niega el registro o cuando se ha cobrado actos de más.




Versión: 01


35.

Tramitar firma del formato devolución de dinero y adjuntar recibo de pago y enviar al responsable de presupuesto.

Auxiliar de servicios logísticos

Oficio La aprobación de devolución de dinero se realiza por parte del Director del Departamento Jurídico y Registros Públicos.

36. Informar al usuario cuando debe regresar.


Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma

Firma en documento impreso




Nombre Ana Lucia Sánchez Mesías Johana Vallejo Javier Ortega Guerra Gerardo Mesías Méndez

Cargo Profesional Univ. – Registros Públicos

Contratista SGC Director Dpto. Jurídico y Registro Públicos

Presidente Ejecutivo


MATRÍCULAS Y RENOVACIÓN DE PERSONA NATURAL Fecha de Aplicación: 04 octubre 2010

Versión: 2

OBJETIVO: Establecer los pasos para tramitar los registros públicos determinados en la ley para garantizar la seguridad jurídica de la actividad mercantil. ALCANCE: Aplica para las actividades de matrícula mercantil y renovaciones de personal natural desde la orientación prestada al usuario hasta que se efectúa el trámite requerido. CONDICIONES GENERALES: • Para aquellos usuarios que deseen crear empresa, pueden efectuar consultas sobre trámites, tarifas, requisitos y

documentación requerida, desde diferentes sitios a través de la página de Internet www.crearempresa.com.co o a través de la página de la Cámara de Comercio de Pasto www.ccpasto.org.co

• Para la prestación del servicio, considerar los lineamientos definidos en D-RP-001 “Manual de servicio al cliente”. DEFINICIONES:

o Reabre: Acción de activar nuevamente un matricula que ha sido cancelada o Docunet: Software que se utiliza para el manejo de las imágenes digitalizadas. o SIRP: Software que se utiliza para el manejo de la información de los registros públicos. o Workflow: Software que se utiliza para el manejo del flujo de trabajo. o CAE: Centro Atención Empresarial.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:


1.

Orientar al Usuario sobre el trámite a realizar: Creación de empresa Matricula Mercantil Renovación Matricula Mercantil

Se remite al Usuario a las Terminal de autoconsulta o asesoría especializada según el caso, si el usuario presenta todos los documentos requeridos se envía a cajas para pago. Seguir paso 4.


Boletines Informativos, folleto CAE Instructivos para diligenciar formularios I-RP-003 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Información”

La persona responsable del puesto de Información debe indagar si el usuario puede manejar medios electrónicos para remitirlo a las Terminales de Auto consulta, de lo contario se debe remitir para asesoría con los profesionales responsables de brindar asesoría CAE Si el usuario pasa al Terminal de Auto consulta puede verificar: homonimia, uso de suelo, tarifas y otros requisitos a través de portal www.crearempresa.com.co Si el usuario lo requiere uno de los asesores puede brindarle colaboración.


Profesional Univ. Asesoría Especializada y/o Asesoría integral

I-RP-004 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Asesoría”. I-RP-007 “Instructivo de Servicios Virtuales” R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con otras Entidades”

Asesoría especializada: Brindar información sobre los diferentes tipos de empresa que se pueden registrar. Verifica los documentos presentados por el usuario como: Nombre del establecimiento de comercio o razón social de la empresa (Homonimia: local y nacional), clasificación de la actividad económica (código CIIU), uso de suelos, diligenciar el R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con otras Entidades”; diligencia el formato RUT en caso de que el usuario lo requiera. Si no cumple, solicitar documentos faltantes. Terminal de Auto Consulta: El usuario a través del portal www.crearempresa.com.co puede diligenciar el documento privado de constitución para su revisión por parte del abogado de la Cámara de Comercio de Pasto. Asesoría Integral: Brindar información básica en temas como: propiedad industrial (Marcas, Patentes y Código de barras), Comercio Exterior, Creación de Empresa, Elaboración de Proyectos, INVIMA.



Versión: 2


3. Remitir a caja para pago de derechos de matrícula o renovación

Profesional Univ. Asesoría Especializada y/o Asesoría Integral

Formularios. R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades”, R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”. Anexos.

Se transfiere “preferencialmente” el turno a caja.

4. Recepcionar los formularios y Documentos


Formulários, R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades”, R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”.

Matricula: Recepcionar formularios, formatos y anexos Verificar que la información este correctamente diligenciada, realizar control de homonimia, consultar si el usuario es nuevo y asignar matricula al comerciante; si el comerciante se encuentra cancelado se hace un reabre. Renovación:

Recepcionar formularios, formatos, anexos y número de pedido, cotejar la información con el sistema. Verificar que la información este correctamente diligenciada. El Técnico Adtvo II, III - Cajas es el encargado de recepcionar los formularios que ingresan por segunda vez y que requieren pago adicional. Si se detecta inconsistencias se informa el error al usuario y se devuelve para su corrección.

5. Grabar la información del usuario en el sistema



Matricula: Grabar en el sistema los datos básicos del comerciante. Renovación: Si es una renovación a través de Internet carga la información. Aplica para la sede principal y sede sur.

6.

Liquidar, realizar el cobro de derechos de matricula o renovación y certificación, y imprimir el recibo de caja.



7. Firmar, sellar y registrar el número de matrícula o renovación y fecha de recepción en los formularios



Se deben radicar los documentos recibidos con el equipo de radicación (impresora POS).



Versión: 2


8. Entrega el recibo y copia de formularios al usuario y le informa cuando debe regresar.


R-RP-012 “Control de documentos de Registros Públicos enviados a sede principal” I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas”

Relacionar y enviar a la Sede Principal los formularios, formatos y anexos para que sea ingresado en caja, grabación y digitalización

9. Recoger de los puestos de trabajo de caja los documentos.



10.




11. Organizar y archivar las matrículas los formularios, formatos y anexos físicos.

Técnico Adtvo III - Archivo

Técnico Adtvo III - Archivo es el encargado de atender la consulta de formularios registrados. Los documentos serán archivados una semana después de digitalizarse y para su consulta se ubicarán en el archivador asignado en el área de archivo.

12.

Verificar información de la solicitud, si todo esta correcto: Revisar la codificación de actividad comercial de la persona natural y del establecimiento de comercio


Formulários, R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades”, R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”. R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados” R-RP-013 “Radicación de llamadas”

Si hay inconsistencias se diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió y se envía los documentos digitalizados a reproceso. Una vez recibidos los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario volver al paso 10 para continuar con el procedimiento, se comunica con el usuario para hacer la corrección. Dejar registro de esta actividad en R-RP-013 “Radicación de llamadas”.. Hacer seguimiento a que se realice la corrección. Si se detecta inconsistencia en los documentos digitalización por el proveedor inicial (Microcolsa) de debe diligenciar el R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados”



Versión: 2


13.

Inscribir en el libro correspondiente e ingresar la información de los formularios en el sistema SIRP


R-RP-010 “Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades”, R-RP-011 “Verificación del Nombre o Razón Social”.

14. Generar el certificado y verificar la información ingresada


15. Levantar pendientes y colocar indicador de modelo.


El indicador de modelo aplica sólo para matrícula.

16. Generar archivo plano de comerciantes matriculados


17. Reportar información a la DIAN, y a la Alcaldía sobre los matriculados


I-RP-008 “Envío de Información a otras Entidades”

La Información a la DIAN se envía utilizando el WebService de la Cámara de Comercio de Bogotá. Y a la alcaldía se envía a través de un archivo plano el cual se publica en la web en la dirección: http://servicios.ccc.org.co/entidadesps/jsp/index.jsp. Si hay inconsistencias se registra en PNC y se diligencia en el sistema el formato “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió, se realiza seguimiento para verificar la corrección.

18.

Actualizar la base de datos de los comerciantes inscritos con el número del NIT


19.

Verificar que se le haya asignado el NIT a las solicitud de matricula de persona natural


R-RP-014 “Matrículas Pendientes por NIT para Generar Certificados”

Diligenciar formato R-RP-014 “Matrículas Pendientes por NIT para Generar Certificados”

20. Imprimir certificados generados y entregar al usuario, en matrículas se imprime el Certificado Rut.


Certificado Solo se imprime el certificado con la presentación del recibo por parte del usuario.

21. Generar el reporte de pendientes para los documentos devueltos



22.

Llamar al usuario si la documentación presenta inconsistencias e informar el motivo de la devolución, si la devolución es por cobro incompleto informa el valor a pagar y requisitos o documentos que faltan si es del caso.



Diligenciar el formato R-RP-013 “Radicación de llamadas”.



Versión: 2


23. Imprimir la glosa y entregar al usuario los formularios, formatos y anexos que se deben de corregir.



24. Recibir los formularios, formatos y anexos corregidos por el usuario.



Una vez recibidos los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario volver al paso 10. para continuar con el procedimiento. Si la devolución fue por cobro incompleto debe realizar en caja.

25.

Ingresar los datos correspondientes al ultimo recibo de la devolución de los documentos al SIP, a través del modulo de procesos especiales Regreso de Documentos.


Digitar el número de radicación del recibo para imprimir el recibo de reingreso, entregar el original al usuario, y la copia se anexa a los documentos corregidos.

26.

Diligenciar el formato “solicitud de devolución de dinero” y enviarlo a la Secretaria de Registro e informar al usuario cuando debe regresar.



Se utiliza cuando el usuario desiste, la Cámara de Comercio de Pasto niega el registro o se han cobrado actos de más.

27. Verificar que el documento se encuentre devuelto en el sistema SIRP


28.

Tramitar firma de la solicitud devolución de dinero y adjuntar recibo de pago y enviar al responsable de presupuesto


La aprobación de devolución de dinero se realiza por parte del Director del Departamento Jurídico y Registros Públicos.

29. Informar al usuario cuando debe regresar



Firma

Nombre Ana Lucia Sánchez Johana Vallejo Javier Ortega Guerra Gerardo Mesías Méndez

Cargo Profesionales Univ. – Registros Públicos

Contratista SGC Líder proceso Registros Públicos


de 5 Código: P-RP- 003

INSCRIPCIÓN, RENOVACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CANCELACIÓN DE PROPONENTES


Versión: 2

OBJETIVO: Establecer los pasos para realizar el trámite del Registro Único de Proponentes (RUP) para garantizar el cumplimiento de los requisitos determinados en le Decreto vigente. ALCANCE: Aplica para las actividades de inscripción, renovación y/o actualización y cancelación de proponentes desde la orientación que se presta al usuario hasta que se efectúa el trámite requerido. CONDICIONES GENERALES: • Para aquellos usuarios que deseen realizar la inscripción, renovación y/o actualización del registro único de proponentes,

pueden efectuar consultas sobre trámites, tarifas, requisitos y documentación requerida, desde diferentes sitios a través de la página de Internet www.rue.com.co o a través de la página de la Cámara de Comercio de Pasto www.ccpasto.org.co.

• Para la prestación del servicio, considerar los lineamientos definidos en D-RP-001 “Manual de servicio al cliente”. DEFINICIONES

o Reabre: Acción de activar nuevamente un matrícula que ha sido cancelada. o Docunet: Software que se utiliza para el manejo de las imágenes digitalizadas. o SIRP: Software que se utiliza para el manejo de la información de los registros públicos. o Workflow: Software que se utiliza para el manejo del flujo de trabajo.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:


1.

Orientar al Usuario sobre el trámite a realizar: Inscripción, renovación y/o actualización o cancelación de proponentes

Se remite al Usuario Asesoría Especializada, con el propósito de verificar el diligenciamiento del formulario y los documentos de soporte señalados en la ley. Si el usuario presenta todos los documentos requeridos se envía a cajas para pago, Seguir paso 4 de este procedimiento.


Boletines Informativos. Instructivos para diligenciar formularios. I-RP-003 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Información”

Indagar si el usuario fue atendido en asesoría especializada y los documentos para efectuar el trámite fueron revisados con anterioridad.


Profesional Univ. Asesoría Especializada, Asesoría Jurídica y/o Asesoría integral

I-RP-004 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Asesoría”. I-RP-007 “Instructivo de Servicios Virtuales”

Asesoría especializada, jurídica y integral: Brindar información sobre los diferentes trámites que se puede realizar en el registro único de proponentes (inscripción, renovación y/o actualización y cancelación) Verificar los documentos presentados por el usuario como: formulario, Rut, certificaciones de soporte según el Decreto Vigente. Si los documentos están completos, seguir paso 3. Si no cumple, solicitar documentos faltantes. En caso de renovaciones y/o actualizaciones en el registro único de proponentes verificar que la información que se modifica por el proponente sea soportada adecuadamente por el usuario.

3. Remitir a caja para pago de derechos de inscripción, renovación y/o actualización y cancelación.

Profesional Univ. Asesoría Especializada, Asesoría Jurídica y/o Integral





Versión: 2


4. Recepcionar los formularios y Documentos.


Formularios, Documentos Soportes.

Inscripción: Recepcionar formularios, y documentos de soporte, verificar que el formulario este correctamente diligenciado, los documentos de soporte foliados y verificar que coincida el número de documentos entregados por el proponente con los relacionados en el formulario, consultar si el usuario es nuevo y asignar inscripción al proponente; si el proponente se encuentra cancelado se hace un reabre. Renovación y/o Actualización:

Recepcionar formularios, verificar el tramite a realizar, contar anexos y verificar que los mismos estén foliados y coincidan con el total señalado en el formulario, cotejar la información con el sistema. Verificar que la información este correctamente diligenciada. Los documentos soportes obligatorios son: Rut, fotocopia de la cédula, fotocopia de la tarjeta profesional, certificaciones en general, balance financiero, auto declaración para la clasificación. Si se detecta inconsistencias se informa el error al usuario y se devuelve para su corrección.

5. Grabar la información del usuario en el sistema.



Inscripción: Grabar en el sistema los datos básicos del proponente. Renovación y/o Actualización: Si es una renovación y/o Actualización, se verifican los datos del proponente y se amarra el trámite a la inscripción del proponente.

6.

Liquidar, realizar el cobro de derechos de inscripción, renovación y/o actualización e imprimir el recibo de caja.


Formularios, Documentos de Soporte.

7.

Firmar, sellar y registrar el número de inscripción y fecha de recepción en los formularios.


Formularios, Documentos de Soporte.

8. Entrega el recibo y copia de formularios al usuario y le informa cuando debe regresar.


R-RP-012 “Control de documentos de Registros Públicos enviados a sede principal” I-RP-005 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Cajas”

Relacionar y enviar a la Sede Principal los formularios, formatos y anexos para que se ha ingresado en caja, grabación y digitalización (sedes).




Versión: 2


9. Recoger de las cajas los documentos.


Formularios, Documentos Soporte.

10.




11.

Verificar la información digitalizada del formulario, y de los documentos de soporte si todo esta correcto se envía al Técnico Adtvo III, IV – Grabación inscripción. para grabar la información.

Profesional Univ. - (Abogado) - inscripciones

R-RP-003 “Solicitud de Devolución de Dinero” R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados”

Si hay inconsistencias se diligencia en el aplicativo “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió y se envía los documentos digitalizados a reproceso. Hacer seguimiento a que se realice la corrección Si se detecta inconsistencia en los documentos digitalización por el proveedor inicial (Microcolsa) de debe diligenciar el R-RP-019 “Reporte de novedades o inconsistencias en documentos digitalizados” Si la información no es congruente, se realiza la respectiva devolución en el SIRP y se levanta pendiente, si es el caso continuar con la actividad 19.

12.

Grabar la información del formulario digitalizado en el SIRP en la forma grabación formularios: proponentes. El Técnico Adtvo III, IV – Grabación inscripción. debe cerrar la transacción antes de pasar al abogado para inscripción.


Si hay inconsistencias se diligencia en el sistema el aplicativo “control del producto no conforme” y lo envía a quien lo cometió. Hacer seguimiento a que se realice la corrección. Si existe un error o inconsistencia se devuelve Profesional Univ. - (Abogado) - inscripciones para la respectiva devolución.

13.

Inscribir el trámite en el respectivo libro, en la forma inscripción de proponentes SIRP procesos especiales.


Se debe verificar el consecutivo de la inscripción correspondiente.

14. Revisar certificado, levantar pendientes y colocar indicador de modelo.

Profesional Univ. - (Abogado) – inscripciones

El indicador de modelo aplica sólo para inscripción.

15.

Revisar la inclusión de la información modificada en el certificado, para eventos de renovación y/o actualización de proponentes.


16. Revisar y cambiar el indicador de modelo para proponentes en firme.


Se debe revisar que al correr el proceso para proponentes en firme no se afecte el contenido del certificado. Para aquellos proponentes que quedan en firme la renovación y/o actualización debe verificarse que se reemplace la información anterior por la nueva quedando en firme el texto completo del certificado.




Versión: 2


17. Archivar las imágenes en Docunet, con la respectiva etiqueta.


18. Imprimir certificados generados y entregar al usuario.


Certificado Solo se imprime el certificado con la presentación del recibo por parte del usuario.

19. Generar el reporte de pendientes para los documentos devueltos.



20.

Llamar al usuario si la documentación presenta inconsistencias e informar el motivo de la devolución.



Si la devolución es por cobro incompleto informa el valor a pagar y requisitos o documentos que faltan si es del caso. Diligenciar el formato R-RP-013 “Radicación de llamadas”.

21. Imprimir la glosa y entregar al usuario los formularios, formatos y anexos que se deben de corregir.



22. Recibir los formularios, formatos y anexos corregidos por el usuario.



Una vez recibidos los documentos, formatos y anexos corregidos por el usuario volver al paso 10 para continuar con el procedimiento. Si la devolución fue por cobro incompleto debe realizar en caja.

23.

Ingresar los datos correspondientes al ultimo recibo de la devolución de los documentos al SIP, a través del modulo de procesos especiales Regreso de Documentos.


Digitar el número de radicación del recibo para imprimir el recibo de reingreso, entregar el original al usuarios, y la copia se anexa a los documentos corregidos.

24.

Diligenciar el formato R-RP-003 “solicitud de devolución de dinero” y enviarlo a la Secretaria de Registro e informar al usuario cuando debe regresar.



Se utiliza cuando el usuario desiste, la Cámara de Comercio de Pasto niega la inscripción o se han cobrado actos de más.

25.

Tramitar firma de la solicitud devolución de dinero y adjuntar recibo de pago y enviar al responsable de presupuesto.


La aprobación de devolución de dinero se realiza por parte del Director del Departamento Jurídico y Registros Públicos.

26. Informar al usuario cuando debe regresar.





Versión: 2


Firma





Nombre Rubén Darío Riofrío Machado

Adriana Lucía Henao Rosero Javier Ortega Guerra Gerardo Mesías Méndez

Cargo Profesionales Univ. Registros Públicos

Profesional Univ. Registros Públicos

Líder proceso Registros Públicos Presidente Ejecutivo

de 2

Código: P-RP-004

MEDICIÓN PERMANENTE DEL CAE Fecha de Aplicación: 01 abril 2012

Versión: 2

OBJETIVO: Medir semestral el servicio al cliente prestado en el Centro Atención al Empresarial (CAE). ALCANCE: Aplicar la encuesta semestral al 10% de aquellos usuarios que realicen trámite de creación de empresas en el Centro Atención al Empresarial (CAE). GENERALIDADES:

Aplicar la encuesta en el momento en que el usuario termine el ciclo. Aplicar la encuesta en días diferentes de la semana. Aplicar la encuesta a diferentes horas del día. Los resultados obtenidos deben promediarse por cada uno de los aspectos evaluados: Servicio, asesoría

especializada, Información, Terminales de auto consulta, Portal Crear Empresa. Registrar las PQR´s que se puedan generar en la ejecución de este procedimiento con el fin de establecer las

acciones necesarias. Dar cumplimiento a lo establecido por gestión documental para el archivo, custodia, almacenamiento, tiempo de

conservación, etc., relacionado con este procedimiento. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACIONES

1.

Solicitar generación de base de datos de los matriculados del semestre anterior al área de sistemas.

Profesional Univ. Registros

La solicitud puede realizar a través de oficio o correo electrónico institucional, ésta debe realizarse los primeros 5 días calendario.

La base de datos sólo debe generarse para el Municipio de Pasto.

2. Generar base de datos de los matriculados del semestre anterior.

Profesional Univ. Sistemas

P-GI-003 “Actualización y distribución de bases de datos de los registros públicos” I-GI-001 “Actualización de bases de datos de los registros públicos”

Para la generación de bases de datos debe tenerse en cuenta el procedimiento P-GI-003 “Actualización y distribución de bases de datos de los registros públicos” y el instructivo I-GI-001 “Actualización de bases de datos de los registros públicos”

3.

Entregar base de datos de los matriculados al profesional Univ. Registros públicos cumpliendo las especificaciones solicitadas.

Profesional Univ. Sistemas

Base de datos

La entrega puede realizarse a través de oficio o mediante correo electrónico institucional. El tiempo establecido para atender esta solicitud es máximo un día.

4. Calcular la muestra (población finita) para aplicar las encuestas.


Calcular la muestra donde N=usuarios atendidos en el semestre objeto de medición.

5. Seleccionar la base de datos de los matriculados a los cuales se les va a aplicar la encuesta.


Base de datos Seleccionar aleatoriamente a los matriculados objeto de aplicar la encuesta.

6. Aplicar la encuesta de medición.

Técnico Adtvo. III y/o VI de registros públicos asignado

R-RP-027 “Encuesta satisfacción al cliente”

La encuesta puede aplicarse de manera personal o a través de llamada telefónica.

7. Tabular resultados.

Técnico Adtvo. III y/o VI de registros públicos asignado

R-RP-027 “Encuesta satisfacción al cliente” R-RP-028 “Tabulación e informe de la encuesta satisfacción al cliente servicio CAE registros públicos”

8. Analizar la información generada. Profesional Univ. Registros

R-RP-028 “Tabulación e informe de la encuesta satisfacción al cliente servicio CAE registros públicos”

de 2

Código: P-RP-004

MEDICIÓN PERMANENTE DEL CAE Fecha de Aplicación: 01 abril 2012

Versión: 2


9.

Presentar informe de medición de satisfacción a Dirección de Dpto. Jurídico y Registros Públicos con copia a Profesional Univ. Gestión Calidad para ingresar la información a la medición de indicadores de calidad.


R-RP-028 “Tabulación e informe de la encuesta satisfacción al cliente servicio CAE registros públicos”

10. Tomar acciones correctivas, preventivas y/o mejora de acuerdo a los resultados.

Director Dpto. Jurídico y de Registros Públicos y/o Profesional Univ. Registros (coordinador CAE)

R-GC-015 “Acciones correctivas, preventivas y/o mejora”

Rangos de aceptación:

Rangos de aceptación y toma de acciones

Calificación

Porcentaje Acciones Estado

5 - 4.1 > o igual a 82%

Puede Tomar acciones mejora

Aceptable

4.0 - 3.0

menor a 82% y mayo o igual a 60%

Debe corregir o tomar acciones preventivas

Alerta

Menor a 3.0

menor a 60%

Debe Tomar acciones correctivas

No se acepta

11.

Reportar acciones R-GC-015 a proceso Gestión Calidad para asignación de auditor interno para su seguimiento y control.


R-GC-015 “Acciones correctivas, preventivas y/o mejora”

12. Retroalimentar con el equipo de trabajo del proceso de Registros Públicos con el fin de mejorar.


R-GH-002 “Lista de asistencia”

Evidenciar la realización de la retroalimentación a través del formato R-GH-002 “Lista de asistencia”

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por: Firma

Nombre Ana Lucía Sánchez Adela Cerón Armando Miranda Vela

Cargo Profesional Univ. RP CAE Directora (E ) Dpto. Jurídico y de Registros Públicos

Presidente Ejecutivo (E)


REVISIÓN MENSUAL DE LA BASE DE DATOS DE REGISTRO MERCANTIL

Fecha de Aplicación: Septiembre 1 de 2010

Versión: 01

OBJETIVO: Establecer los pasos para revisar mensualmente las bases de datos de los registros públicos que se generan en el área de sistemas para así asegurar la integridad de la información. ALCANCE: Aplica para las bases de datos de las matrículas, renovaciones y cancelaciones de las personas naturales y jurídicas, sucursales, agencias, establecimientos foráneos y establecimientos de comercio de registro mercantil de la Cámara de Comercio de Pasto. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:


1.

Solicitar generación de la base de datos de las matrículas de personas naturales y jurídicas, de los establecimientos de comercio y de las cancelaciones del mes inmediatamente anterior al proceso de Gestión de la Información (área de sistemas).

Profesional Universitario de

Registros

La solicitud puede realizarse a través de oficio o correo electrónico institucional, esta solicitud se hará en los cinco (5) primeros días calendario.

2.

Generar las bases de datos de las matrículas de personas naturales y jurídicas, establecimientos de comercio y cancelaciones del mes.

Profesional Universitario

Sistemas

3.

Entregar base de datos de las matrículas de personas naturales y jurídicas, establecimientos de comercio y cancelaciones realizadas en el mes.

Profesional Universitario

Sistemas

La entrega puede realizarse a través de oficio o mediante correo electrónico institucional.

4.

Revisar cada una de las bases de datos de las matrículas de personas naturales y jurídicas, establecimientos de comercio y cancelaciones.

Profesional Universitario de Registros

Si se detecta inconsistencias se reporta el no conforme en el software “PNC” y se informa al responsable de su origen.

5. Realizar las correcciones de las inconsistencias encontradas en las bases de datos.

Profesional Universitario de

Registros

Estas correcciones se realizan por el módulo de corrección de Inscritos.

6.

Entregar las bases de datos corregidas al líder del proceso de Gestión de la Información (área de sistemas)

Profesional Universitario de Registros

Se le envían únicamente las bases de datos a las cuales se les hayan hecho correcciones.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma

Nombre Ana Lucia Sánchez Javier Ortega Guerra Gerardo Mesías Méndez

Cargo Profesional Univ. Registros Públicos

Líder proceso Registros Públicos Presidente Ejecutivo


TRÁMITE DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL (RUE) COMO CÁMARA RECEPTORA

Fecha de Aplicación: 07 noviembre de 2011

Versión: 1

OBJETIVO: Recepcionar los documentos para realizar el trámite RUE en la Cámara de Comercio de Pasto como Cámara receptora. ALCANCE: Aplica para toda las solicitudes en el Registros Mercantil y Registro Único de Proponentes como Cámara receptora. GENERALIDADES:

Registrar las PQR´s que se presentan en el aplicativo de PQR´s del SIRP, siguiendo los procedimientos o instructivos establecidos por la organización para este fin.

Dar cumplimiento a las directrices establecidas por gestión documental. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACIONES

1. Informar al usuario del RUE sobre el trámite a realizar.

Técnico Administrativo III - Informador

Documentos Externos

Direccionar al usuario de acuerdo a su necesidad, si el usuario necesita asesoría para realizar el trámite se debe direccionarlo a cualquiera de los Prof. Univ. de asesoría. Si no requiere asesoría ir al paso tres (3).

2. Asesorar al usuario sobre los requisitos y documentos para realizar el trámite.

Profesional Univ. Asesoría

I-RP-004 “Instructivo y Protocolo Atención al Cliente en Asesoría”. R-RP- 031 “Localización a Usuarios RUE”

Brindar información sobre los diferentes trámites que se puede realizar basados en los protocolos de atención en asesoría. El usuario debe diligenciar el formato R-RP-031 “Localización a Usuarios RUE” para facilitar la ubicación del usuario en caso de una eventual devolución.

3.

Remitir a caja para pago de derechos de inscripción, renovación y/o actualización y cancelación.

Técnico Administrativo III – Informador o Profesional Univ. Asesoría Especializada, Asesoría Jurídica y/o Asesoría integral


4. Recepcionar los formularios y documentos.


Documentos Externos Formato CAE de la respectiva Cámara, R-RP- 031 “Formato de Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE”.

Revisar que toda la documentación esté completa y cumpla con los requisitos.

5. Grabar la información del usuario en el sistema.



Matrícula: Recepcionar formularios, formatos y anexos, verificar que la información esté correctamente diligenciada, realizar control de homonimia. Renovación:

Recepcionar formularios, formatos, anexos, cotejar la información con el sistema. Verificar que la información este correctamente diligenciada. Si se detecta inconsistencias se informa el error al usuario y se devuelve para su corrección.

6. Recoger los documentos que ingresen a caja para el trámite RUE.


Formularios, Documentos Soporte, R-RP- 031 “Formato de Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE”

Se filtran los documentos de trámites locales y RUE, y se entregan al funcionario encargado con la firma de recibido en el formato R-RP- 031 “Formato de Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE”.


TRÁMITE DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL (RUE) COMO CÁMARA RECEPTORA

Fecha de Aplicación: 07 noviembre de 2011

Versión: 1


7. Recibir la documentación y enviar a la Cámara de Comercio responsable.

Técnico Adtivo III. I-RP- 16 “Instructivo RUE”

Una vez enviada la documentación a la respectiva Cámara el trabajador responsable debe monitorear el estado del trámite, si se finalizó exitosamente o si el documento se devuelve por la Cámara responsable.

8.

Archiva documentos de acuerdo a los parámetros establecidos por gestión documental.

Técnico Adtivo III. Documentos Externos

9.

Consultar el archivo externo que envía el RUE como alerta de los trámites pendientes.

Archivo Externo

Se consulta el estado de los trámites para verificar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.

10. Si el trámite fue devuelto se recibe el concepto expedido por la Cámara responsable.

Técnico Adtivo III. Glosa Se adjunta la glosa de devolución al trámite.

11. Entregar documentos devueltos responsable de informar al usuario.

Formularios, Documentos Soporte, R-RP-031 “Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE”, R-RP-032 “Relación documentos RUE”

Relacionar los documentos devueltos en el formato R-RP-032 “Relación documentos RUE” y firmar el recibido para controlar la trazabilidad del documento en R-RP-031 “Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE”

12. Informar al usuario que el trámite fue devuelto por la Cámara responsable.

Técnico Adtivo III -RUE

Formato radicación de llamadas R-RP-013

Según haya reportado el usuario se el medio de comunicación se le hará saber la devolución del trámite. (teléfono o email).

13. Entregar los documentos y glosa de devolución al usuario.

Técnico Adtivo III Control de devoluciones uso interno Cámara de Comercio R-RP-015

Se firma por el Usuario y se lo remite en caso de ser necesario a una nueva asesoría.

14. Realizar devoluciones de plano (no permite reingreso).



En caso de que el trámite no proceda es necesario diligenciar el formato R-RP-003 “Solicitud de devolución de dinero” y enviarlo a Técnico Adtvo III – Registro, e informar al usuario cuando debe regresar.

15. Recibir los formularios, formatos y anexos para reingreso corregidos por el usuario.


R-RP- 031 “Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE” R-RP-032 “Relación documentos RUE” I-RP- 16 “Instructivo RUE”

Relacionar los documentos reingresados en el formato R-RP-032 “Relación documentos RUE” y firmar el recibido para controlar la trazabilidad del documento en R-RP-031 “Localización a Usuarios y estados del Trámite RUE” y volver al paso 7 para continuar con el procedimiento.

16. Consultar el archivo externo que envía el RUE como alerta de los trámites pendientes.

Técnico Administrativo - RUE

Archivo Externo Se consulta el estado de los trámites para verificar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.

17. Archivar documentos de acuerdo a lo establecido por gestión documental.

Técnico Adtivo III. Documentos Externos

Elaboró Revisó Aprobó

Firma

Nombre Julio David Jácome Ana Lucía Sánchez M. Armando Miranda Vela

Cargo Técnico Adtivo III. Profesional de Registros Presidente Ejecutivo (E)


PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL (RUE) COMO CAMARA RESPONSABLE

Fecha de Aplicación: 07 noviembre 2011

Versión: 1

OBJETIVO: Recepcionar los documentos para realizar el trámite RUE en la Cámara de Comercio de Pasto como Cámara receptora. ALCANCE: Aplica para toda las solicitudes en el Registros Mercantil y Registro Único de Proponentes como Cámara receptora. GENERALIDADES:

Registrar las PQR´s que se presentan en el aplicativo de PQR´s del SIRP, siguiendo los procedimientos o instructivos establecidos por la organización para este fin.

Dar cumplimiento a las directrices establecidas por gestión documental. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:


1. Extraer las imágenes de los tramites enviados por la Cámara Receptora y ubicarlos en la carpeta de RUE

Encargado RUE Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010

Seguir el procedimiento establecido en Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010 para la radicación de los documentos.

2. Radicar los documentos recibidos a Docunet para su revisión y posterior inscripción

Técnico Administrativo IV

Se debe direccionar los documentos en workflow para su respectiva revisión, inscripción y grabación.

3.

Verificar: Cobro de los actos a inscribir. Acto indicado corresponda al que contiene el documento Que se haya afectado la matrícula correspondiente. Revisar el documento en cuanto a los requisitos legales y formales, Si cumple con los requisitos determina actos y realiza inscripción.

Profesional Univ. – Registros Públicos (abogado) , Técnico Adtvo III, II y I

Formularios, Documentos Soporte

Si detecta inconsistencias diligencia en el sistema en el aplicativo del PNC “control del producto no conforme” y hacer seguimiento a que se realice la corrección. En caso de devolución del documento el funcionario responsable de la inscripción y/o grabación debe remitir vía correo electrónico al funcionario encargado del RUE para proceder a elaborar la glosa a través del “SIRP” y se actualiza el estado del trámite a “Devuelto”. Nota: Cuando el documento ingresa por segunda vez, la glosa se consulta por el SIRP.

4. Inscribir los actos sujetos a registro que contenga el documento

Profesional Univ. – Registros Públicos (abogado) , Técnico Adtvo III, II y I

Formularios, Documentos Soporte

Según el trámite a realizar seguir los procedimientos establecidos P-RP-001 “Matrícula Persona jurídica, Registro de Libros Comerciales y Documentos”; P-RP-002 “Matriculas y Renovación de Persona Natural”; P-RP-003 “Inscripción, Renovación, Actualización y cancelación de Proponentes”.

5.

En caso de devolución del trámite se debe realizar el envío de la glosa con el concepto de devolución a la cámara Receptora.

Encargado RUE y Abogado

Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010

Seguir el procedimiento establecido en el Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010 para devolución del trámite con glosa hacia la Cámara Receptora.

6. Consultar el archivo externo que envía el RUE como alerta de los trámites pendientes

Encargado RUE Archivo Externo



PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL (RUE) COMO CAMARA RESPONSABLE

Fecha de Aplicación: 07 noviembre 2011

Versión: 1

7. Reingreso de trámite desde la Cámara Receptora.

Encargado RUE Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010

En caso de que el tramite pueda reingresar debe volver al paso 1 para continuar con el procedimiento establecido en el Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010

8. Si el trámite no permite reingreso se hace devolución de plano.

Encargado RUE

Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010,

En caso de que el tramite no permita reingreso a Cámara, debe verificarse que la cámara Receptora anule el trámite, siguiendo con el procedimiento establecido en el Manual instructivo RUE versión 1 Septiembre de 2010

9. Consultar el archivo externo que envía el RUE como alerta de los trámites pendientes

Archivo Externo


Elaboró Revisó Aprobó

Firma

Nombre Julio David Jácome Ana Lucía Sánchez M. Armando Miranda Vela

Cargo Técnico Adtivo I. RR Profesional de Registros Presidente Ejecutivo (E)


CUSTODIA, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DEL PAPEL CERTIFICADO

Fecha de Aplicación: 28 de mayo de 2012

Versión: 01

OBJETIVO: Establecer los pasos para realizar la custodia, almacenamiento y distribución del papel certificado, con el fin garantizar la seguridad de este producto critico dentro del funcionamiento del área de registros públicos. ALCANCE: Aplica para todo el personal que tenga responsabilidad de la custodia, almacenamiento y distribución de este papel (almacén, registros públicos, sede sur y seccionales). GENERALIDADES: - Se debe registrar las PQR’s que se puedan generar en la ejecución de este procedimiento con el fin de establecer las

acciones necesarias.

- Se debe dar cumplimiento a los parámetros establecidos por gestión documental para el archivo, almacenamiento, custodia de los documentos generados.

- Las solicitudes de este producto debe hacerse mediante la utilización del formato R-GL-023 “solicitud papel de seguridad

para certificados” mínimo con un día de anticipación. - El funcionario que realiza la solicitud de este producto debe verificar la cantidad de hojas y la numeración mediante el

formato R-GL-023 “solicitud papel de seguridad para certificados” - El almacén entregara en lo posible cajas selladas, si se presentara la necesidad de abrir una caja para distribuir las hojas

entre varias sedes, entre el responsable de almacén y el responsable de recepción del papel certificado verificaran la numeración asignada.

- El acceso al área de almacenamiento del papel certificado es restringido, solo puede ingresar el personal asignado al área

de logística y almacén. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO OBSERVACIONES

1.

Dar cumplimiento a los pasos 1, 2, 3, 4, 5 del procedimiento P-GL-006 “Recepción, verificación y distribución de bienes”

Técnico Adtvo I – Almacén, Técnico Adtvo II y/o Técnico Adtvo IV almacén

P-GL-006 “Recepción, verificación y distribución de bienes”

2. Realizar solicitud de papel certificado al área de logística - almacén

Técnico Adtvo V – Certificados Técnico III – Cajas en Sede Sur Técnico Adto IV - Seccionales

R-GL-023 “solicitud papel de seguridad para certificados”

Tener en cuenta las directrices establecidas por logística - almacén (ver generalidades).

3.

Verificar que la solicitud cumpla con todos los requisitos

establecidos en el formato R-GL-023 “solicitud papel de seguridad para certificados”



4. Verificar existencias de papel certificado para entrega.


Se verifica en el programa gestión de entradas y salidas de almacén Si no hay existencias dar cumplimiento a lo establecido en el P-GL-006 “Recepción, verificación y distribución de bienes” y P-GL-002 “Compras”.


CUSTODIA, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DEL PAPEL CERTIFICADO

Fecha de Aplicación: 28 de mayo de 2012

Versión: 01


5.

Entregar la cantidad de papel solicitada al responsable asignado en cada una de las sedes y seccionales con el fin de evitar el uso indebido de éste.



Evidenciar la entrega o envío del papel certificado a

través del formato R-GL-023 “solicitud papel de seguridad para certificados” Relacionar el rango de la numeración del papel certificado entregada a cada solicitante.

6.

Verificar la cantidad de papel suministrado por almacén y la numeración de la papelería entregada.

Solicitante


Si la cantidad y numeración del papel cumple los requisitos se firma de recibido a satisfacción, sino el responsable de almacén debe volver a revisar y corregir la entrega hasta que esta cumpla las especificaciones.

7.

Custodiar y almacenar el papel certificado una vez terminada cada jornada y en caso de ausencia del puesto de trabajo en el lugar asignado por la organización para la seguridad del mismo.

Técnico administrativo V (Entrega de certificados), Técnico administrativo III (cajero sede sur),Técnico administrativo IV (auxiliar seccionales)

En la sede principal el responsable de almacenar el papel certificado es el Técnico Administrativo V de Entrega de Certificados. En la sede sur el responsable de almacenar el papel certificado es el Técnico Administrativo III que desempeña funciones de Cajero. En las seccionales Túquerres, La Unión y Sandoná el responsable es el Técnico Administrativo IV con funciones de auxiliar.

8. Realizar el control del papel empleado día a día.


R-RP-033 “Formato de Control de Papel Certificado”

En la sede principal el responsable de almacenar el papel certificado es el Técnico Administrativo V de Entrega de Certificados. En la sede sur el responsable de almacenar el papel certificado es el Técnico Administrativo III que desempeña funciones de Cajero. En las seccionales Túquerres, La Unión y Sandoná el responsable es el Técnico Administrativo IV con funciones de auxiliar.

9. Realizar seguimiento y control al cumplimiento de los pasos 7 y 8 de este procedimiento.

Equipo auditor o personal asignado por la organización para realizar esta actividad

Si en la revisión realizada se presentan hallazgos, éstos deben ser reportados en el sistema de PQR´s.

10.

Realizar un informe mensual y presentarlo a la Dirección del Departamento Jurídico y de Registros Públicos.


Informe mensual

El informe se realiza con el objetivo de llevar un registro detallado de la cantidad de papel certificado empleado en el proceso de registros públicos y en cada una de las seccionales.


Firma

Nombre Adela Cerón Bastidas Jaime Argoti Chamorro Armando Miranda Vela

Cargo Directora Departamento Jurídico y de Registros Públicos (E.)

Director Departamento Administrativo y Financiero

Presidente Ejecutivo ( E)

PROCEDIMIENTO CÁMARAS MOVILES

Código: P-RP-010

Fecha de Aplicación: 17 de Junio de 2014

Página 1 de 6 Versión: 003

COPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO: Determinar los lineamientos para realizar las actividades de Cámaras Móviles en

los municipios donde tiene jurisdicción la Cámara de Comercio de Pasto.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las actividades asociadas a la realización de Cámaras Móviles realizadas por la Cámara de Comercio de Pasto e inicia con la planificación de la actividad en el Plan Operativo Anual hasta la entrega de los certificados respectivos a los empresarios, resultado de las actividades realizadas.

3. GENERALIDADES:

3.1 Los gastos generados de las visitas serán asumidos por el grupo encargado, estos deben considerar los gastos de alimentación, de transporte y de alojamiento (cuando aplique).

3.2 La entidad asume los costos de envío de correspondencia y certificados, gastos publicitarios (perifoneo, publicidad radial e impresión de papelería).

3.3 La presentación del Informe Cámaras Móviles debe hacerse 10 días después de efectuada

la visita.

3.4 La Cámara de Comercio reconocerá el 20% del total del recaudo, como bonificación para el grupo de trabajo por cada visita realizada.

4. DEFINICIONES:

4.1 Base de datos: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

4.2 Cámara Móvil: Instrumento de la Cámara de Comercio de Pasto para brindar sus servicios al alcance de los empresarios nariñenses que no cuentan con la facilidad para trasladarse a la capital del departamento o cual quiera de las seccionales para realizar sus trámites y recibir información de los servicios ofrecidos.

4.3 Grupo de Trabajo: Es un subsistema especializado dentro de una gran organización

donde las personas lo componen o diseñan con un funcionamiento fijo para proyectar y realizar un mismo tipo de tareas, existen muchos ejemplos que incluyen grupos de investigación, equipos de salud en hospitales, círculo de calidad en las empresas, comités científicos o una comisión parlamentaria, entre otros casos.

4.4 Jurisdicción: Poder o autoridad para gobernar y poner en ejecución las leyes o para

aplicarlas en juicio.


Código: P-RP-010



COPIA CONTROLADA

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:


1. Planificar la actividad


Director de Departamento Jurídico y de

registros públicos

P-GE-002

Se debe establecer el responsable, las fechas y el presupuesto para la ejecución de cámaras móviles. Se deben tener en cuenta los criterios establecidos por el procedimiento P-GE-002 Elaboración Plan Operativo Anual.

2. Solicitar bases de datos


Registros Públicos

Se debe solicitar al área de sistemas las bases de datos de los establecimientos de comercio y entidades sin ánimo de lucro que no hayan renovado su registro.

3. Organizar la información

Profesional Universitario de Registro-

CAE

Se deben filtrar las bases datos por:

Municipios Última fecha de

renovación (Hasta 5 años antes del periodo vigente)

4. Realizar la convocatoria


registros públicos

Comunicación Interna

Se debe realizar la invitación al personal de nómina de la organización que tenga experiencia y conocimiento sobre los Registros Públicos.

5. Realizar la selección del personal


registros públicos

R-RP-036

Se debe seleccionar al personal que se presenta a la convocatoria a través de la aplicación del Formato R-RP-036 Selección personal para Cámaras Móviles


Código: P-RP-010



COPIA CONTROLADA


6. Dividir por zonas la jurisdicción de la Cámara de Comercio


registros públicos y equipo de

trabajo

R-RP-037

Se debe dividir las zonas de visita teniendo en cuenta la proximidad de los municipios y el número de inscritos por renovar. Se debe designar al grupo responsable y las fechas de visita diligenciando el Formato R-RP-037 Programa de Visitas

7. Organización de la visita de acuerdo a la zona asignada

Grupos de Trabajo

R-RP-011 R-RP-019 R-RP-035

Se debe preparar:

Listado inscritos no renovados

Tarifas de registros públicos por año CODIGO

Talonarios de recibos Formulario de RUES Formato R-RP-011

Verificación Nombre o Razón Social

Formatos R-RP-019 Reporte de Novedades Documentos Digitalizados

Formato R-RP-035 Chalecos Distintivos de

la entidad Publicidad Calcomanías

8.

Realizar la solicitud de los equipos para la labor de recaudo y demás herramientas logísticas necesarias para las jornadas de cámara móvil

Grupos de Trabajo

R-GL-006

Se solicitará al área de almacén los elementos que puedan ser necesarios para la ejecución de la actividad, diligenciando el Formato R-GL-006 Salida de Almacén.


Código: P-RP-010



COPIA CONTROLADA


9.

Establecer los medios de difusión de la información para las jornadas de cámara móvil

Grupos de Trabajo

P-GF-001

Se debe convocar e informar al empresario de la zona sobre la realización de la visita a través de perifoneo y publicidad radial. Para cubrir el costo de estos servicios se debe realizar una solicitud de avance teniendo en cuenta los criterios del Procedimiento P-GF-001 Solicitud de Avance.

10. Ejecutar la visita Grupos de Trabajo

Recibo Provisional de

Pago

Se debe realizar de acuerdo a las necesidades de los empresarios:

Renovaciones Cancelaciones Modificaciones Matrículas

Se debe realizar la liquidación del servicio, se hace el cobro del mismo, se entrega el recibo provisional de pago y se hace la entrega de la calcomanía. Si el pago es posterior a la visita, el usuario acudirá a las instalaciones de la Cámara de Comercio y efectuará el pago personalmente. (Este trámite debe ser incluido en el Informe Cámaras Móviles)


Código: P-RP-010



COPIA CONTROLADA


11.Realizar el ingreso de los dineros a caja con usuario de Cámara Móvil

Grupo de Trabajo

R-RP-011 R-RP-019 R-RP-035 Recibo

Para las Renovaciones se debe ingresar el recibo provisional con el número de pedido asignado por la renovación en línea en Caja. Para los demás tramites, se debe adjuntar el documento Formulario de RUES Formato R-RP-011 Verificación Nombre Razón Social Formatos R-RP-019 Reporte de Novedades Documentos Digitalizados Formato R-RP-035, con el recibo provisional y entregarlos en Caja. Para las matrículas se debe seguir los lineamientos del Procedimiento P-RP-002

12. Elaboración del informe Grupo de Trabajo

Informe Cámaras Móviles

Se debe consolidar la información y elaborar el Informe Cámaras Móviles identificando Nombre de la persona que realizó el trámite Tipo de Trámite No de recibo de Caja No de recibo provisional Valor Fecha de visita

13.Enviar el certificado del trámite

Grupo de Trabajo

R-RP-038

Se debe hacer llegar al empresario el certificado del trámite realizado, diligenciado el Formato R-RP-038 Relación Entrega de Certificados.


Código: P-RP-010



COPIA CONTROLADA

6. ANEXOS: No Aplican.


Firma

Nombre Johanna Montenegro Maritza Moncayo Carlos Chaves Mora Cargo

Contratista SGC Representante por la

Dirección Presidente Ejecutivo

1 de 6 : p-rp-001 fecha de aplicación: 04 matrÍcula

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