CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. Definición de lo que es proyecto.

Según Baca Urbina en su libro Evaluación de proyectos, "Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana."

En esta forma, puede haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas, como pueden ser: educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, etc.

Para otros autores un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de los recursos. Tienen un objetivo bien definido, planteado en términos del alcance, programa y costo. Los proyectos "nacen" cuando el cliente identifica una necesidad, siendo éste las personas o la organización dispuestas a proporcionar fondos para satisfacer la necesidad.

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización. Estos pueden involucrar a una sola persona o a muchas miles. Y pueden requerir menos de 100 horas para completarse o más de 10, 000,000. Los proyectos pueden involucrar a una sola unidad de una organización o cruzar muchas fronteras organizacionales como en consorcios o sociedades de hecho. Los proyectos son muchas veces componentes críticos de la estrategia de negocios de la organización que los desarrolla.

Ejemplos de proyectos pueden incluir: Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización. Desarrollar un nuevo vehículo de transporte. Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información. Construir o desarrollar una construcción. Administrar una campaña electoral. Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.

Administración de proyectos"Administración de Proyectos" se define como un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas, y supervisadas que, con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o servicio único. Consiste en gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo dado y los límites de fondos. La planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al mínimo su impacto sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan.

El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho. Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista,

significa que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios recomendados por clientes que han quedado satisfechos.

2. Fases de la administración de proyectos

A continuación se describen las fases para la administración de proyectos.

Fase 1: Inicio Definición del proyecto. Metas y objetivos a alcanzar. Decide cuáles son las principales tareas. Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.

Fase 2: Planeación Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido. Exactamente cuántas tareas deben realizarse. Quien hará cada tarea. El costo estimado de cada tarea. La secuencia de las tareas (presupuesto).

Fase 3: Ejecución Es la puesta en marcha del proyecto Registra el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados

originalmente. Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.

Fase 4: Control Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido. Monitorea las actividades. Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo

planificado. Indica las acciones correctoras necesarias.

Fase 5: Conclusión o Cierre Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.

Aprendizaje de la experiencia del proyecto. Revisión del proceso y resultados. Redacción del informe final.

3. Definición de Actividades del proyecto.

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un durante y un después.

Antes

Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en tres pasos:

I. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y Publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.

b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.

c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.

d) Los objetivos tanto generales como específicos.

e) El tiempo. Duración de todo el proyecto.

f) Las líneas generales de actuación.

g) Lugar o lugares donde se desarrollará.

h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.

i) Los destinatarios de la actividad.

j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los ingresos previstos.

II. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.

III. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente los siguientes aspectos:

a) Programación de actividades.

b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus destinatarios.

c) Recursos materiales para su realización.

d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.

e) Presupuesto

Durante

Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres etapas:

I. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.

II. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.

III. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad, servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.

Después

Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.

b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos; evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.

4. Estimación de tiempo, costos y recursos

Se deberán analizar detenidamente los siguientes aspectos:

- Recursos humanos: cantidad de programadores, analistas, técnicos en comunicaciones, representantes de la empresa, delegados de usuarios, etc.

- Tiempo: se deberá tener en cuenta la fecha de inicio, fecha de finalización, si se construye en un mes o más, distribución del tiempo en etapas de desarrollo, relación de tiempo con complejidades de la tarea.

- Programación de personal: tiene que encontrar al personal adecuado en tiempo y forma y distribuirlos en forma correcta. Esta tarea es responsabilidad del gerente de proyectos.

- Presupuesto: Recursos del proyecto (fuentes de financiamiento) y distintas formas de organizar el capital. Se lo puede hacer a través de un calendario de inversiones

La estimación de costo de un proyecto consiste en estimar los costos de los recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las actividades del proyecto. En la aproximación de costos la persona que estima considera las posibles variaciones del estimado final con propósito de mejorar la administración del presupuesto del proyecto.

Cuando un proyecto se realiza bajo contrato se debe tener cuidado en distinguir el costo estimado del precio:

1. Costo estimado: ¿cuánto le costará a la organización que realiza el proyecto proveer el producto o servicio?. El costo estimado es un cálculo económico.

2. Precio: ¿cuánto recargará la organización que realiza el proyecto por el producto o servicio? El precio es una decisión de negocios.

La estimación de costos incluye la identificación y consideración de varias alternativas de costo, y esto es una decisión gerencial. Por ejemplo realizar trabajo adicional durante la fase de diseño debido a que esto tiene el potencial de reducir el costo en la fase de ejecución.

5. Las Relaciones de Precedencia

Para que en un proyecto cada tarea comience o termine en el momento adecuado, se han de vincular las tareas en función de sus dependencias de comienzo y de fin. Es importante establecer el orden en el cual se deben realizar las actividades.

Algunas actividades, por lógica, resultan ser previas (Precedentes) a otras, toda vez que su terminación aparece como condición necesaria para iniciar las actividades siguientes; no obstante en ocasiones hay que introducir el elemento de conveniencia de realizar primero algunas actividades.

6. Las Relaciones Secuenciales

El listado de actividades de un proyecto no lo es todo, falta establecer el orden en el cual se deben realizar las actividades.

Un sistema secuencial está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

Hoy en día los procesos de control son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla una determinado sistema (ya sea eléctrico, mecánico, etc.) con una posibilidad nula o casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador.

Una de las razones para establecer una estrategia es la disponibilidad de recursos especializados. Pudiera ser que si programamos muchas actividades simultáneas, porque no hay razones lógicas para colocar unas antes de otras, nos encontramos con que no tenemos todos los recursos disponibles para ellas, también en forma simultánea. Esto nos obliga a definir una Secuenciación que respetando las relaciones lógicas, nos permita cumplir el programa con una utilización razonable de los recursos disponibles. El resultado de todo esto es una Tabla de Secuencias, en la cual se establece, junto al listado de actividades, cuales vienen antes y cuales vienen después: Matriz de precedencia o sucesión 

Se empieza por el evento inicial que avanza con la pregunta: ¿qué debe hacerse inmediatamente después de completar este evento? Hacia atrás, empezando por el evento final se retrocede preguntando: ¿Qué se debe hacer inmediata- mente antes de llegar a este evento? 

Actividad de clase (en binas)

1. Ejercicio: Imagina que vas a ser el líder de un proyecto que se va a desarrollar en la empresa donde trabajas, dicho proyecto consiste en lanzar un nuevo producto al mercado. Menciona en que te basarías para realizar la estimación de tiempo, costos y recursos.

2. ¿Qué entiendes por relaciones de Precedencia?

3. ¿Qué entiendes por Relaciones Secuenciales?

7. Representación de un proyecto mediante una gráfica de Gantt

Un diagrama de Gantt es la representación gráfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Una de sus limitaciones es que no muestra la relación de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas.

Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 con la intención de ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto.

Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

Creación de un diagrama de Gantt

En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

Ejemplos: