1 administración de proyectos m. en c. eduardo bustos farías

1

Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

M. En C. Eduardo Bustos FaríasM. En C. Eduardo Bustos Farías

2

CONTENIDOCONTENIDO

I.I. PresentaciónPresentación• ObjetivosObjetivos

• Objetivos específicosObjetivos específicos

II.II. Conceptos básicosConceptos básicos• ¿Qué hace toda organización?¿Qué hace toda organización?

• ¿Qué es un proyecto?¿Qué es un proyecto?

• ¿Qué es un programa?¿Qué es un programa?

• ¿Qué es la Administración de Proyectos?¿Qué es la Administración de Proyectos?

• La Administración de proyectos en el tiempoLa Administración de proyectos en el tiempo

• Elementos relacionadosElementos relacionados

• Ciclo de vida del proyectoCiclo de vida del proyecto

• Integración del equipoIntegración del equipo

3

CONTENIDOCONTENIDO

III.III. La Administración de Proyectos y sus herramientasLa Administración de Proyectos y sus herramientas

• MetodologíaMetodología

• Selección del proyectoSelección del proyecto

• Carátula del proyectoCarátula del proyecto

• Análisis de StakeholdersAnálisis de Stakeholders

• Desglose Estructurado del Trabajo (DET)Desglose Estructurado del Trabajo (DET)

• Tabla de PrecedenciasTabla de Precedencias

• Gráfica de GanttGráfica de Gantt

• IndicadoresIndicadores

• Valuación del proyectoValuación del proyecto

4

ObjetivoObjetivo

Reconocer los fundamentos, metodología, herramientas y Reconocer los fundamentos, metodología, herramientas y

mejores prácticas en administración de proyectos.mejores prácticas en administración de proyectos.

PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN

5

Objetivos específicosObjetivos específicos

PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN

• Presentar las mejores prácticas en administración de Presentar las mejores prácticas en administración de

proyectos.proyectos.

• Aplicar la metodología y herramientas para la administración Aplicar la metodología y herramientas para la administración

de proyectos.de proyectos.

• Desarrollar un caso de estudio. Desarrollar un caso de estudio.

• Presentar un software auxiliar para la administración de Presentar un software auxiliar para la administración de

proyectos.proyectos.

6

CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

¿Qué hace toda organización?¿Qué hace toda organización?

2. Ejecución2. Ejecución• ProyectosProyectos

• ProcesosProcesos

1.1. PlaneaciónPlaneación• ObjetivosObjetivos

• EstrategiasEstrategias

• PlanesPlanes

3. Resultados3. Resultados• EvaluaciónEvaluación

• ReporteReporte

7

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan en forma temporal se utilizan

para lograr un objetivo en para lograr un objetivo en

particular.particular.

• Situación actualSituación actual• RequerimientosRequerimientos

• ObjetivosObjetivos

P R O Y E C T OP R O Y E C T O

• ResultadosResultados

Tiem

po

INICIOINICIO

FINFIN


8

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

• Tiene principio y finTiene principio y fin

• Objetivos específicosObjetivos específicos

• Avance y calidad mediblesAvance y calidad medibles

• Actividades interrelacionadasActividades interrelacionadas

• Recursos limitadosRecursos limitados

• Costo y tiempo definidosCosto y tiempo definidos


9

¿Qué es un Programa?¿Qué es un Programa?

Es un grupo de proyectos interrelacionados y manejados en Es un grupo de proyectos interrelacionados y manejados en

forma coordinada.forma coordinada.

Un programa Incluye por lo menos un elemento de actividad continua.

Proyecto A

Proyecto BProyecto C

Proyecto D

Proyecto E

SUBPROYECTOS

Proyecto FF2

F3

F1


10

¿Qué es la Administración de Proyectos?¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es la aplicación racional de Es la aplicación racional de

conocimientos, habilidades, conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas para herramientas y técnicas para

alcanzar los objetivos de un alcanzar los objetivos de un

proyecto, a través de una serie proyecto, a través de una serie

de actividades interrelacionadas. de actividades interrelacionadas.


11

La administración de proyectos La administración de proyectos en el tiempoen el tiempo

Se prioriza Se prioriza la técnicala técnica

Se incorporan tiempos, Se incorporan tiempos, costos, desempeño costos, desempeño

(calidad y tecnología)(calidad y tecnología)

Se incorporan tiempos, Se incorporan tiempos, costos, desempeño y costos, desempeño y

voz del cliente voz del cliente (requerimientos)(requerimientos)


1960-1985

TRADICIONAL1986-1993

CONTROL 1994-2003

PROFESIONAL

12

Madurez de la administración de proyectosMadurez de la administración de proyectosHarold KerznerHarold Kerzner

NIVEL 1LenguajeComún

NIVEL 2ProcesosComunes

NIVEL 3Metodología

Específica

NIVEL 4Benchmarking

NIVEL 5Mejora

Continua

Retroalimentación

Conocimientobásico

Definición de procesos

Controlde procesos

Mejora de procesos


La administración de proyectos La administración de proyectos en el tiempoen el tiempo

13


TIE

MP

O

CO

STO

RECURSOS

ALCANCE, DESEMPEÑO, TECNOLOGIA, CALIDAD

Buscar la satisfacción de todos los interesados.Buscar la satisfacción de todos los interesados.

Elementos relacionadosElementos relacionados

ENTORNO

ENTORNO

ENTORNO

ENTORNO

14


INTEGRACIÓN

ALCANCE

TIEMPO

COSTO

CALIDAD

RECURSOSHUMANOS

COMUNICA-CIONES

RIESGO

ADQUISI-CIONES


15


MARCO REGULATORIOMARCO REGULATORIOMARCO REGULATORIOMARCO REGULATORIO

DESARROLLAR DESARROLLAR PROCESOS DE CALIDADPROCESOS DE CALIDAD

DESARROLLAR DESARROLLAR PROCESOS DE CALIDADPROCESOS DE CALIDAD

• Misión y visión de la Institución• Objetivos estratégicos• Metas Presidenciales

• Leyes y reglamentos• Normatividad interna• Ambiente de Control

• Tecnología• Metodologías• Comunicaciones• Facilidades

• Nuevos roles• Capacitación• Competencia laboral

• Insumos• Oferta • Compromiso

• Satisfacción de cliente• Procesos mejorados• Reducción de costos• Compromiso de mejora

P O T C CP O T C C

MEJORA CONTINUAMEJORA CONTINUAISO 9000:2000ISO 9000:2000

• Análisis• Rediseño• Mejora

ENFOQUE PREVENTIVOENFOQUE PREVENTIVO

CULTURA DE SERVICIOCULTURA DE SERVICIO

PRODUCTOS PRODUCTOS Y SERVICIOSY SERVICIOS

PRODUCTOS PRODUCTOS Y SERVICIOSY SERVICIOS

ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS

INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA

INDICADORES INDICADORES Y RESULTADOSY RESULTADOS

INDICADORES INDICADORES Y RESULTADOSY RESULTADOS

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN


16


100%$, HH

Avance

Fase 1Concepto

Fase 2PlaneaciónDiseño

Fase 3Ejecución

Fase 4Pruebas yArranque

Decisión de arranque

Decisionestrascendentes

Instalación completa

Operación completa

Entrega

Grado de influencia enresultados

Se divide en fases para controlarlo

Ciclo de vida del proyectoCiclo de vida del proyecto

17


Integración del equipoIntegración del equipo

Mando Superior

Mandomedio A

Operativo

Mandomedio B

Mando medio C

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

FUNCIONALFUNCIONAL

• Varios responsables• Superior identificado• Actúan por especialidad• Enfoque fragmentado

OIC Coordinacióndel Proyecto

Líder del Proyecto

Personal involucrado en proyectos

18



MandoSuperior

Mandomedio A

Operativo

MandoMedio B

Mandomedio C

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

FUNCIONAL - FACILITADORFUNCIONAL - FACILITADOR

• Líder depende de un Mando Medio funcional

• No tiene toda la autoridad para decidir

• El apoyo depende del Mando funcional

• Líder, monitorea y entrega resultados

Mando medio

Líder del Proyecto

OIC coordinadordel Proyecto


19



MandoSuperior

Mandomedio A

Operativo

Mandomedio B

Mando Medio C

Operativo

OperativoOperativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

MATRICIALMATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y la toma de decisiones compartida

Operativo

OIC Coordinacióndel ProyectoLíder del

Proyecto Personal involucrado en proyectos

20



Mandosuperior

Mando MedioProyecto A

Operativo

Mando medioProyecto B

Mando medio Proyecto C

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo

Operativo


Líder del Proyecto

OIC Coordinacióndel Proyecto

POR PROYECTOSPOR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el presupuesto, recursos materiales, etc

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

• Puede disponerse de un pool de recursos

21

• Un solo responsable de

administrar el proyecto

• Dedicación de tiempo

completo

• Uso apropiado e integral

de planeación y control

• Lograr objetivos con los

recursos disponibles



22

Rol de Líder de ProyectoRol de Líder de Proyecto

• Tomar las decisiones

requeridas• Enlace con todos los

involucrados• Negociar con áreas

de apoyo• Resolución de

conflictos



23

AltoAlto

BajoBajo

Competencias técnicas

Competencias humanas

Niveles operativosNiveles operativos Mandos mediosMandos medios Niveles superioresNiveles superiores



24

MetodologíaMetodología

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Ciclo de la Mejora continuaWilliam Edwards Deming

H

VA

P

PLANEARPLANEAR• Diagnóstico• Misión• Visión• Objetivos• Estrategias• Metas

HACERHACER• Proyectos• Procesos• Servicios

VERIFICARVERIFICAR• Indicadores

– Avance– Resultados

ACTUARACTUAR• Acciones:

– De desarrollo– Preventivas– Correctivas– De mejora

25


EJECUCIÓN CONTROL CIERRE PLANEACIÓN INICIO

1 2 - 11 12 13 - 14 15 - 16

PASOS


26


1111 2222

3333 4444

5555

6666

7777

8888

9999

10101010

11111111

AAAA

AAAA

1. Selección y priorización

2. Aprobación y formalización

3. Alcance

4. Definición de actividades

5. Plan de recursos

6. Secuencia de actividades

7. Duración de actividades

8. Estimación de costos

9. Administración de riesgos

10. Cronograma

11. Presupuesto

BBBB


27


12121212 13131313 14141414 15151515 16161616

12. Ejecución

13. Evaluación del desempeño

14. Seguimiento

15. Cierre del proyecto

16. Cierre administrativo

BBBB


28

Selección del proyectoSelección del proyecto


Gobierno que Gobierno que Cueste Cueste MenosMenos

Gobierno Gobierno de Calidadde Calidad

Gobierno Gobierno ProfesionaProfesiona

ll

Gobierno Gobierno DigitalDigital

Gobierno con Gobierno con Mejora Mejora

RegulatoriaRegulatoria

Gobierno Gobierno Honesto y Honesto y

TransparenteTransparente

AGENDAAGENDADE BUEN DE BUEN

GOBIERNOGOBIERNO

29

Carátula del proyectoCarátula del proyecto Nombre del proyecto:

Responsable del proyecto:

Objetivo:

Beneficios:

Alcance:

Situación actual:

Estrategias:

IndicadoresMetas

2003 2004 2005

Prioridad:


• ¿Qué?¿Qué?

• ¿Quién?¿Quién?

• ¿Cómo?¿Cómo?

• ¿Por qué?¿Por qué?

• ¿Para qué?¿Para qué?

• ¿Cuándo?¿Cuándo?

• Ayuda a identificar el Ayuda a identificar el proyecto por parte de proyecto por parte de todos los involucradostodos los involucrados

• Proporciona información Proporciona información general del proyectogeneral del proyecto

30


PERSONASPERSONAS

ORGANIZACIONESORGANIZACIONES

OTROS INVOLUCRADOSOTROS INVOLUCRADOSO AFECTADOSO AFECTADOS

PROYECTO

Análisis de StakeholdersAnálisis de Stakeholders

31

• Líder

• Clientes

• Asesores

• Consultores

• Patrocinadores

• Proveedores

• Equipo de trabajo

• Sociedad

• Etc.



32



Bajo AltoInterés en el proyecto

Infl

uen

cia

en e

l p

roye

cto

Baj

o

Alt

o

NsciemnBudnmn

NsciemnBudnmn Rvbngh

Cfdgbhn

RvbnghCfdgbhn Nsciemn

Budnmn

NsciemnBudnmn Lbhnjh

Nijuhg

LbhnjhNijuhg

NsciemnBudnmn


Cfdgbhn


Budnmn


Nijuhg

LbhnjhNijuhg

NsciemnBudnmn


Cfdgbhn


Budnmn


Nijuhg

LbhnjhNijuhg

NsciemnBudnmn


Cfdgbhn


Budnmn


Nijuhg

LbhnjhNijuhg

NsciemnBudnmn


Cfdgbhn


Budnmn


Nijuhg

LbhnjhNijuhg

“Post –its”

alto / altoalto / alto

bajo / altobajo / altobajo / bajobajo / bajo

alto / bajoalto / bajo

33

Desglose Estructurado de Trabajo (DET)Desglose Estructurado de Trabajo (DET)


• Arreglo de Arreglo de

actividades de actividades de

acuerdo a acuerdo a

entregablesentregables

• Al descender Al descender

de nivel se de nivel se

incrementa el incrementa el

detalledetalle

1.2 1.31.1

Paquetesde trabajo

Sub-paquetes

ActividadesProductos

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

1 2 3

34

Desglose Estructurado de Trabajo (DET)Desglose Estructurado de Trabajo (DET)


• Organiza, define y Organiza, define y

detalla el proyectodetalla el proyecto

• Cada paquete, sub-Cada paquete, sub-

paquete y actividad paquete y actividad

tiene un responsabletiene un responsable1.2 1.31.1

Paquetesde trabajo

Sub-paquetes

ActividadesProductos

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

1 2 3

35

Tabla de precedenciasTabla de precedencias


• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en

el DET, y nos muestra el orden en que se ejecutarán.el DET, y nos muestra el orden en que se ejecutarán.

• Se sugiere que como mínimo incluya los siguientes Se sugiere que como mínimo incluya los siguientes

elementos:elementos:

– Clave de la actividadClave de la actividad

– ActividadActividad

– Duración Duración

– Actividades precedentesActividades precedentes

– ResponsableResponsable

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario



Director Administrativo

Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes


Elaboró:Fecha:


Octubre 2002

36

Tabla de precedenciasTabla de precedencias


0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes



Octubre 2002

37

Gráfica de GanttGráfica de Gantt


• Arreglo de actividades de Arreglo de actividades de

acuerdo a tiempos y acuerdo a tiempos y

responsablesresponsables

• Permite registrar avances Permite registrar avances

de acuerdo a lo planeadode acuerdo a lo planeado

• Herramienta para el Herramienta para el

seguimiento y controlseguimiento y control

38

IndicadoresIndicadores


PROYECTOSPROYECTOS

• Contribución del proyecto al cumplimiento de los objetivos

GESTIONGESTION

• Resultados de los procesos clave

ESTRATEGICOSESTRATEGICOS

• Cumplimiento de los objetivos estratégicos

SERVICIOSERVICIO • Medición de la calidad de un

servicio• Satisfacción percibida por

el usuario

DDEESSEEMMPPEEÑÑOO

39

Valuación del proyectoValuación del proyecto


Ventajas

Desventajas

Beneficios

Plazo

Inversión

Gravedad

Urgencia

Tendencia

MuchasMuchas

NingunaNinguna

MuchosMuchos

CortoCorto

NingunaNinguna

AltaAlta

Muy urgenteMuy urgente

Se agravaSe agrava

PocasPocas

PocasPocas

PocosPocos

MedianoMediano

BajaBaja

MediaMedia

UrgenteUrgente

Se mantieneSe mantiene

NingunaNinguna

MuchasMuchas

NingunoNinguno

LargoLargo

AltaAlta

BajaBaja

No urgeNo urge

DesapareceDesaparece

100 PUNTOS100 PUNTOS 50 PUNTOS50 PUNTOS 25 PUNTOS25 PUNTOS

1 administración de proyectos m. en c. eduardo bustos farías

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