1. acceso e indentificacion€¦ · federación de deporte adaptado de castilla y leon - calle...

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Federación de Deporte Adaptado de Castilla y Leon - Calle Gabilondo 17 1º B 47007 Valladolid 983 18861

-www.deporteadaptadocyl.org [email protected] @fedeacyl

1. ACCESO E INDENTIFICACION El club debe acceder al siguiente enlace: (pendiente de enlace directo en nuestra web)

http://deporteadaptadocyl.playoffinformatica.com

Una vez en la aplicación, habrá que introducir un “usuario” y una “contraseña” (éstos datos serán proporcionados a cada club por Federación). El buen funcionamiento de la aplicación dependerá del estado del equipo y la conexión a internet, se aconseja para que la aplicación funciona la 100 por 100 el navegador Google Chrome

2. PANEL BIENVENIDA Una vez dentro de la aplicación, tendremos el menú de bienvenida para entidades, en el encontraremos información referente a las licencias en vigor con información adicional y acceso a los menús con submenús correspondientes.

GUÍA DE USO DE LA PLATAFORMA DE GESTIÓN

ONLINE DE LICENCIAS

mailto:[email protected]

http://deporteadaptadocyl.playoffinformatica.com/

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3. MENUS Y SUBMENUS

MENU Opciones Incluidas

CLUB Direcciones, Junta Directiva, Resumen Tramites, incluir adjuntos, etc.

LICENCIAS Información de las licencias tramitadas, pendientes de trámite, con múltiples opciones de listados, creación de albaranes, etc.

ALBARANES Listado de Albaranes creados con los costes a ingresar, pendientes, tramitados

FEDERADOS Base de datos de federados en cada entidad

CAMPEONATOS Realizar Inscripciones a los eventos creados por la Federación

OTROS Partes de accidentes e otras opciones no incluidas en otros menús

4. PESTAÑA “FEDERADOS” Una vez dentro de la aplicación, accedemos al menú “FEDERADOS” (este punto puede servir de base de datos para el propio club, ya que pueden añadir todos sus socios, vayan o no a solicitar la licencia federativa) Nota importante: Con el fin de facilitar el uso de este programa, en este apartado están cargados todos los datos de los FEDERADOS en el club en el año 2018, pero habrá que revisar cada uno de ellos a la hora de realizar las licencias ya que habrá que incluir documentos así como actualizar datos si fueran erróneos


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Dentro de la página mostrada (la cual podremos configurar que columnas a mostrar en cada momento según nuestros intereses). Si uno de nuestros federados no aparece en el primer listado podremos cambiar la visualización de la página para que aparezcan más datos de los mismos hasta un máximo de 300, aparte también disponemos como en todos los menús y todas las páginas de la aplicación una opción “BUSCAR” y “BUSQUEDA AVANZADA” con más opciones. Revisados los menús que nos encontrados, en esta pantalla podremos hacer TRES cosas principales.

- FEDERADO revisar, modificar y crear licencia directamente. (punto 5)

- Crear FEDERADOS, que como he comentado antes, no significa que vayan a tramitar licencia federativa, la aplicación te da la opción de poder incluir todo tipo de personal que sea de la entidad sin la obligación de tramitar la licencia federativa correspondiente (Punto 6)

- CREAR LICENCIAS (Punto 7)

5. FICHA FEDERADO Al acceder al federado nos encontraremos un formulario con diversas secciones a tener en cuenta.


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FICHA FORMULARIO (*) Campos Obligatorios

Datos personales Información Básica del FEDERADO

Foto Federado (*) Campo Vacío de Inicio. Incluir Foto Obligatoria

Datos Localización Campo vacío de inicio. Todos los FEDERADOS, pero habría que incluirse para envió de notificaciones de seguros o cartas personalizadas.

Información Adicional

Campos Vacíos de inicio. Todos los FEDERADO deberá incluir todos los datos obligatorios antes de la Creación de la Licencia Clasificación Funcional FEDERADO. Ejemplo S14-SB14 NIVEL (Solo intelectuales) Ejemplo. Nivel I – Nivel II Código Federado Externo. Ejemplo FEDDF. N-00XXXX

Datos del Tutor (*) Campo Vacío de inicio Sera Obligatorio para Menores de 18 años o personas tuteladas.

Documentos Adjuntos (*) Campos vacíos de inicio. Incluir Copia DNI – NIE - PASAPORTE Cesión de Datos FEDEACYL

LOPD (*) Campos vacíos de Inicio Marcar o no según corresponda las casillas.

Nota importante: Sin la inclusión de todos los datos o documentos requeridos en el apartado anterior, NO SE PODRA CREAR LA LICENCIA FEDERATIVA.


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6. CREAR FEDERADO Dentro de su Formulario veremos varias partes a tener en cuenta, menú principal de FEDERADOS. Nota importante: La creación de un FEDERADO, no significa que tenga que tramitar licencia federativa, pero si la inclusión de todos los datos que se marquen como obligatorios. a. Pinchamos en NUEVO FEDERADO Se abre la siguiente ventana, en la que habrá que poner el

NIF, el pasaporte (en el caso de extranjeros), y la fecha de nacimiento, b. Es necesario “Aceptar” el consentimiento de la persona, por lo tanto dicha casilla tiene que

activarse para seguir con el proceso de creación de un nuevo socio. c. Damos opción BUSCAR

d. Si no nos hubiésemos dado cuenta y esa persona ya estuviese cargada en la base de datos del

club, aparecerá su ficha directamente; y si, realmente, fuese nuevo, aparecerá una ficha, pero sólo estarán escritos el NIF (o Pasaporte, si fuese extranjero y la fecha de nacimiento introducidas en el paso anterior, si todo ha ido correctamente nos pasara a la PANTALLA DEL PUNTO 5

e. Se completa la ficha con todos los datos, y hacemos clic en el botón de “Guardar y Crear NUEVA LICENCIA”

f. Cuando rellenemos datos siempre en MAYÚSCULAS g. Si todo ha ido correctamente nos pasara a la pantalla del PUNTO 5, donde iremos parte por

parte incluyendo todos los datos, guardaremos y el FEDERADO estará incluido en el sistema. h. Siguiente paso? CREAR LICENCIA (PUNTO 7)


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7. CREAR LICENCIA

Tenemos varias opciones para crear licencia.

Pestaña FEDERADOS, dentro de la información del FEDERADO En la parte inferior izquierda

de la pantalla de la ficha del mismo, hacemos clic sobre “Nueva licencia”

Pestaña Nuevo FEDERADO, incluiremos todos los datos referentes según lo explicado en el

punto 6, apartado a, b y c y cuando este todo correcto damos al botón que tendremos

arriba a la derecha.

Pestaña superior LICENCIAS

La pantalla que se abre es “Formulario de Licencia” En esta ficha hay que rellenar la Modalidad,

Categoría y Subcategoría, según tipo de licencia, estamento y temporada.


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FORMULARIO LICENCIA FEDERATIVA (*) Campos Obligatorios

Club Lo vinculara a la entidad en la que este el FEDERADO incluido

Modalidad (*)

Tipo de licencia federativa.

- FEDEACYL (REGIONAL DI)

- FEDDI (NACIONAL DI)

- FEDDF (NACIONAL DF)

- FEDPC (NACIONAL DPC)

- FEDC (NACIONAL DPV)

- FEDS (NACIONAL DPS)

- FEDEACYL OCT (REGIONAL DF-DPC-DPV-DPS)

Categoría (*)

Según tipo de Estamento por Modalidad de Licencia.

- DEPORTISTAS

- OTROS (DELEGADOS-TECNICOS-ARBITROS)

Subcategoría (*)

Tipos de Licencia categoría DEPORTISTAS

- UNIDEPORTIVA (1 ESPECILIDAD DEPORTIVA)

- MULTIDEPORTIVA (MAS DE 1 ESPECIALIDAD)

- PPMM (BONIFICADA) Tipos de Licencia categoría OTROS

DELEGADO- TECNICOS- ARBITROS

Submodalidad (*)

Según la especialidad de licencia se deberá elegir el deporte donde vincular la licencia, este paso es OBLIGATORIO, ya que sino no se podrá inscribir en los eventos organizados por la FEDERACION.

- UNIDEPORTIVA (1 ESPECIALIDAD)

- MULTIDEPORTIVA (2 O MAS ESPECIALIDADES)

Cuotas (*) El sistema calculara la parte de cuota según el tipo de licencia que se decida en cada momento, dividido en los conceptos que marca la normativa de licencias

Documentos Adjuntos (*) Según marque la normativa de licencias por Modalidad, se requerirá unos documentos o otros.


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Al acceder a la ficha de Licencia del Federado nos encontraremos todos los datos básicos de la

misma.

Una vez rellenadas todas las casillas, adjuntado todos los documentos requeridos en la aplicación

según la Normativa que previamente habrá publicado la FEDERACION para el trámite de las

licencias federativa, damos al botón “guardar” y volveremos al menú general de licencias donde

comprobaremos que la licencia tiene estado de “PREINSCRITA” (letras azules), significando que el

club ha realizado correctamente la solicitud de licencia, pero está pendiente de “revisar por la

FEDERACION”


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8. PESTAÑA LICENCIAS

Desde dicho menú podremos encontrar diferentes opciones, pero la principal es “POR ESTADO” en

los que la aplicación nos hará los filtros según el proceso en el que estén las licencias federativas,

además tendremos otros tipos de filtros que nos ayudaran a llevar mejor el control de tramitación

(Por Impresión, por Importes, por Subcategorías, etc.)

ESTADOS LICENCIAS FEDERATIVAS

Todos Listado General de todas las licencias y sus estados sin distinción.

Preinscritos Licencia creada y con todos los adjuntos incluidos a la espera de revisión por parte de la Federación

Validadas Licencias Revisadas por la Federación teniendo todo correcto. Desde este Estado se pueden Crear los Albaranes de Licencias (punto 9)

Facturadas Licencias incluidas en el Albarán creado

Tramitadas Licencias abonadas

Anuladas Licencias Anuladas por la Federación por falta de tramites o error de gestión

9. CREACION DE ALBARANES

La creación de Albaranes de la forma más sencilla y rápida, es seleccionar en el menú de licencias la

opción “Validadas”, llegando a la siguiente pantalla.


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El siguiente paso es seleccionar las licencias que la entidad quiera incluir en un albarán y que vayan

abonar posteriormente, se puede crear albaranes tanto de 1 licencia con un máximo de 300, pero

como digo siempre es aconsejable crear albarán por pago para que se pueda gestionar mejor todo

a nivel interno como por la propia Federación.

Pinchamos en “Acciones” y “Albarán Nuevo”, donde nos pasara a otra pantalla con el desglose del

mismo, si todo esta correcto (número de licencias y coste de licencias) damos a “Crear Albarán” y

nos habrá creado un número de Albarán, y las licencias incluidas en el mismo pasaran a estado

“Facturadas”


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A la hora de crear el Albarán recordad que hay que revisar la información en el mismo, número de licencias, tipo de licencias y coste de las mismas

Cuando Creamos y guardamos el Albarán las licencias pasan a estar en estado “Facturadas”


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10. PESTAÑA ALBARANES

En este menú accederemos a varias opciones para comprobar los albaranes tramitados, siendo la

opción principal “Albaranes”

Pinchamos en “Albaranes” donde aparecerá un listado con todos los albaranes del club creados por

la entidad hasta la fecha con dos tipos de estado:

ESTADOS PESTAÑA ALBARANES

Pendiente Albarán pendiente de pago por la entidad, las licencias incluidas en el albarán estarán “Facturadas”

Pagado Albarán Pagado y comprobado por la FEDERACION, las licencias incluidas en el albarán pasaran a “Tramitadas”

Nota importante: será la Federación la que haga cambiar el estado de los Albaranes cuando haya

comprobado que el ingreso está correctamente realizado

11. CONSULTA E IMPRESIÓN DE ALBARANES

Hacemos clic sobre el albarán que queremos comprobar o imprimir, teniendo la opción de también

si hemos realizado el pago del mismo incluir el justificante bancario.


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Para imprimir el albarán, hacemos doble clic sobre el que queremos seleccionar y se nos abre la ventana “Formulario de Albarán”; nos aparecen todos los datos del Albarán, y en la parte superior derecha, podremos dar al botón “Imprimir Albarán”. De este modo se creará una ventana en formato pdf, generando el albarán, que se podrá guardar o imprimir.

Nota Importante: Si pasadas dos semanas el albarán todavía estuviese pendiente de pago, éste quedará anulado de forma automática.


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12. PAGO LICENCIAS

Una vez generado el albarán, ya se puede realizar el pago correspondiente a esta remesa. Se

recomienda a los clubes que en el concepto del ingreso figure el nombre del club y el número de

albarán con el que se corresponde.

Una vez pagado el Albarán, el club enviará copia del ingreso bancario a la Federación (por e-mail a

[email protected]. La Federación comprobará que los datos creados por el

club son correctos, y que el ingreso bancario se corresponde con los mismos

Si todo ese correcto el Albarán que antes estaba pendiente, ahora figurará como “Pagado” y en

cada socio con solicitud de licencia ahora aparecerá el estado de la misma como “Tramitada” (en

verde), indicando que el proceso de tramitación de la licencia ha terminado.

13. TRAMITACION DE UNA AMPLIAICON DE LICENCIA

La ampliación de licencia sólo se podrá utilizar en el caso de que un federado cambie de subcategoría de licencia o de categoría y siempre que la licencia este TRAMITADA, los pasos a seguir serian. a. Dentro de nuestra entidad buscamos la licencia a ampliar, dentro de la pestaña “Licencias”,

buscar al federado que solicita la ampliación


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b. Una vez encontrado el federado, hacemos doble clic sobre la fila de éste para que se abra su

“Formulario de Licencias”. En esta ventana hacemos clic sobre “Nueva Ampliación”.

c. Aparecerá el siguiente mensaje: clic en “Si”

d. Ahora ya sólo hay que escoger la nueva modalidad de licencia, Categoría, subcategoría y

especialidad, y dar “Guardar Ampliación”.


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e. Automáticamente se pasa a esta ventana, en la que nos aparece la misma persona con su licencia

anterior “Tramitada”, y la nueva como “Validada”. Si no vamos a hacer más ampliaciones en este

momento, aquí mismo podemos generar el albarán correspondiente a esta ampliación picando en

“Albarán Nuevo”, como hemos hecho en el punto 9 de este manual

f. La entidad realizara el albarán correspondiente, realizara el pago y la licencia pasara a estar

“Tramitada”

14. MODIFICACION Y ACTUALIZACION DE LOS DATOS DE LOS FEDERADOS

La modificación y actualización de datos de los federados (nombres, apellidos, dirección, código

postal, teléfonos y correo electrónico) puede hacerlas directamente el club a través de la

aplicación.

El NIF y la fecha de nacimiento sólo podrán ser modificados por la Federación (estas casillas estarán

inactivas).

Todos los datos de un socio sin federar, pueden ser modificados por el club.

Para modificar hay que ir a la pestaña “Federados”, entrar en la ficha del federado, modificar el

dato deseado o erróneo y clic en “Guardar”.


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15. MODIFIACION DE LA BARRA DE DATOS

La barra de datos, podemos modificarla, añadiendo o quitando información de la misma:

Pinchamos en visibilidad de columnas y veremos los datos que queremos ver en nuestros listados,

damos a “guardar” y se nos quedara como nosotros hayamos elegido.


1. acceso e indentificacion€¦ · federación de deporte adaptado de castilla y leon - calle...

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