1 7 tipos-de_costos

EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.7 Tipos de Costos

Tipos de costos (ABC)

ALIMENTOS BEBIDAS CIGARROS Y PUROS OTROS (TIENDA, PERIODICOS,

REVISTAS…)

Alimentos ABARROTES: Industrializados y listos para ser

procesados (atún, duraznos en almíbar, frijoles enlatados, salsa catsup, leche condensada, mayonesa, harina…)

AVES: Pollo, pato, avestruz, pavo, faisán y codorniz CARNICOS: Carnes provenientes de ganado vacuno,

ovino y porcino. ESPECIAS: Hojas tallos, frutos, semillas y polvos que

se utilizan para perfeccionar sabores y aromas. FRUTAS, VERDURAS, LEGUMINOSAS: Productos

provenientes del campo (papaya, piña, uvas, plátanos, sandias, kiwi, melón, lima…)

LACTEOS: Lo relacionado con leche y derivados. PASTAS: Productos elaborados a base de harinas y

aguas (fideos, espagueti, macarrones, ravioles…) PESCADOS Y MARISCOS: Productos del mar (mero,

tilapia, langostinos, pulpo, ostiones…)

Bebidas

Todos los productos que se surten desde la barra:

REFRESCOS/SODAS: bebidas no alcohólicas, agua natural, aguas carbonatadas, aguas de sabor…

CERVEZA: envasadas o en barril. LICORES NACIONALES E IMPORTADOS: brandis,

rones, tequilas, licores de hierbas y frutos, ginebras, vodkas…

VINOS: Bebidas de baja graduación alcohólica, elaboradas a base de uva.

Costos en el ramo de AyB

ALMACÉN

COMPRAS

VENTAS

BARRA

TRANSFERENCIAS

COCINA CAJA

Mitos sobre el control de costos (1) EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CALIDAD DE LOS

PRODUCTOS: Al aplicar las técnicas se mejora la rotación de los productos, frescura y calidad.

LOS EMPLEADOS SON CULPABLES DE LOS COSTOS ALTOS: Generalmente los sobre-costos se deben al exceso de producción o problemas con proveedores

EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CANTIDAD EN PLATILLOS Y BEBIDAS: Se pretende que las cantidades sean las exactas de acuerdo a las recetas.

ES MUY COSTOSO EL CONTROL DE COSTOS: Su costo es minino comparado con los beneficios que se obtienen.

SE REQUIERE CONTRATAR MAS PERSONAL PARA LLEVAR LOS CONTROLES: Al tener orden se obtiene una mejor eficiencia de los trabajadores.

EL PERSONAL NO TIENE LA CAPACIDAD DE LLEVAR CONTROLES: Basta saber con contar, sumar y restar para llevarlos.

EL COSTO QUE ACTUALMENTE TENEMOS ES EL IDEAL: Siempre pueden obtenerse mejores niveles de eficiencia y optimizar el costo.

Mitos sobre el control de costos (2) LOS RESTAURANTES QUE MANEJAN CONTROL DE COSTOS CAEN EN EXCESO DE

PAPELEOS: El personal en las diferentes áreas solo debe destinar 15 minutos para el llenado de controles.

AL CUIDAR LOS GASTOS Y COSTOS DE DESCUIDA EL NEGOCIO: El cliente disfrutara de mejores servicios. Una mayor rentabilidad generara recursos para destinarlos al mejoramiento de los servicios y de las instalaciones.

PARA BAJAR LOS COSTOS, LO MAS SIMPLE ES SUBIR LOS PRECIOS: Debe ser la ultima alternativa ya que los clientes no deben absorber nuestras ineficiencias.

PARA FIJAR EL PRECIO DE ALGUN PLATILLO SOLO BASTA MULTIPLICAR SU COSTO POR TRES Y AGREGAR EL IVA: Pensar así provocará que algunos platillos no se desplacen por ser caros y otros solo se vendan no por su calidad sino por su precio. Tanto la competencia y la popularidad deben tomarse en cuenta.

CUALQUIER LIBRO DE COSTOS ES BUENO: La naturaleza de los restaurantes es muy diferente a la de las industrias.

LA BASURA ES SOLO ESO: Al revisar la basura e interpretarla podremos identificar procesos mal ejecutados, excesos de compras y mermas no justificadas.

CONCLUYENDO: EL CONTROL DE COSTOS AYUDA A INCREMENTAR LAS UTILIDADES.

Los sobre-costos (1)Se entiende por sobre-costo todos los recursos materiales y

monetarios que se utilicen de mas. Sus principales causas son: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR: Precios mas altos, presentación de los

productos inadecuada, no es honrado, no es puntual, varia la calidad de la mercancía recibida.

PEDIDO DE LA MERCANCIA: No se consideran las necesidades a corto plazo, la caducidad de los productos, la presentación y los tiempos de entrega. Se pide de mas por miedo a que falten.

RECEPCION DE LA MERCANCIA: No se entrega el peso facturado, no proporcionan la calidad establecida, no surten en el horario preestablecido, no entregan la presentación solicitada, no entregan productos facturados, la factura no cumple con requisitos fiscales.

NO SE ACOMODA ADECUADAMENTE LA MERCANCIA: Especialmente la que requiere permanecer en lugares frescos o congelar o refrigerar; no se colocan en lugares seguros los productos de alto costo.

TEMPERATURAS DE REFRIGERACION/CONGELACION: No tener los refrigeradores y congeladores a las temperaturas adecuadas; mayores gastos de energía eléctrica; se pueden ocasionar problemas operativos.

Los sobre-costos (2)

FALTA DE CONTROL EN EL ALMACEN: No restringir el acceso al almacén no llevar un control y registro interno a donde se surte mercancía.

FALTA DE CONTROL EN AREAS DE PRODUCCION: No se lleva un registro de las cantidades producidas, existencias iniciales y finales y además no se comparan con las ventas.

EXCESO O FALTA DE PRODUCCION: Cuando se produce de mas o de menos, ya que los excesos se traducen en mermas y faltantes y afectan la imagen del establecimiento, afectando las ventas y los costos.

ERRORES EN LAS TOMAS DE ORDENES A LOS CLIENTES: Cuando no se toma la orden con claridad puede haber devoluciones y cancelaciones, además del desprestigio que ello implica.

COBRO AL CLIENTE: Si no hay orden en el registro de comandas y la elaboración de las cuentas para el cliente puede suceder que se cobren platillos no consumidos y viceversa, ocasionando desprestigio.

Conciliación de costos Es poco eficiente sumar las compras de

alimentos, bebidas y cigarros y después compararlas contra las ventas.

Es necesario cuantificar el costo de cada departamento por separado.

El estado de conciliación de costos es un reporte financiero, dinámico, a un periodo determinado, donde se muestran el estado de los inventarios, de las compras y las salidas controladas (cortesías, alimentos de personal y mermas) y cuyo fin es calcular el costo global del restaurante y cuantificar los sobre-costos por departamento.

Conciliación de Alimentos

Se trata del departamento mas difícil de controlar:

Trabaja mas personal El valor de los materiales en conjunto es

mas alto Es fácil que éstos se descompongan o no

se vendan Hay mucho movimiento

Conciliación de costos de Alimentos

INVENTARIO INICIAL 12,000.00 ₡ ALMACEN 8,000.00 ₡ COCINA 4,000.00 ₡

+ COMPRAS DE ALIMENTOS 102,000.00 ₡

- INVENTARIO FINAL 9,000.00 ₡ ALMACEN 5,000.00 ₡ COCINA 4,000.00 ₡

= SUB-COSTO BRUTO 105,000.00 ₡ + BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS 2,000.00 ₡ - ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS 1,000.00 ₡

= COSTO BRUTO 106,000.00 ₡

- CREDITOS AL COSTO 4,500.00 ₡ COMIDA DE PERSONAL 2,500.00 ₡ COMIDA DE EJECUTIVOS 1,200.00 ₡ CORTESIAS A CLIENTES 800.00 ₡

= COSTO NETO 101,500.00 ₡

/ VENTAS DEL MES 250,000.00 ₡

= PORCENTAJE DE COSTO NETO 40.6%

- PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO 35.0%

= PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO 5.6%

x VENTAS DEL MES 250,000.00 ₡

= SOBRE-COSTO 14,000.00 ₡

- MERMAS 1,300.00 ₡

= SOBRE-COSTO NETO 12,700.00 ₡

RESTAURANTE CHATEAUX 1525CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS

CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

Conciliación de costos de Bebidas

INVENTARIO INICIAL 6,000.00 ₡ ALMACEN 4,000.00 ₡ BARRA 2,000.00 ₡

+ COMPRAS DE BEBIDAS 42,000.00 ₡

- INVENTARIO FINAL 7,000.00 ₡ ALMACEN 5,000.00 ₡ BARRA 2,000.00 ₡

= SUB-COSTO BRUTO 41,000.00 ₡ - BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS 2,000.00 ₡ + ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS 1,000.00 ₡

= COSTO BRUTO 40,000.00 ₡

- CREDITOS AL COSTO 1,500.00 ₡ BEBIDAS DE EJECUTIVOS 300.00 ₡ CORTESIAS A CLIENTES 1,200.00 ₡

= COSTO NETO 38,500.00 ₡







- MERMAS 80.00 ₡


RESTAURANTE CHATEAUX 1525CONCILIACION DE COSTOS DE BEBIDAS


Costo Global

INVENTARIO INICIAL 19,200.00 ₡ ALMACEN 12,400.00 ₡ COCINA, BARRA, CAJA 6,800.00 ₡

+ COMPRAS 146,350.00 ₡

- INVENTARIO FINAL 17,700.00 ₡ ALMACEN 10,800.00 ₡ COCINA, BARRA, CAJA 6,900.00 ₡

= COSTO BRUTO 147,850.00 ₡

- CREDITOS AL COSTO 6,035.00 ₡ ALIMENTOS DE EMPLEADOS 2,500.00 ₡ ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS 1,500.00 ₡ CORTESIAS A CLIENTES 2,035.00 ₡

= COSTO NETO 141,815.00 ₡







- MERMAS 1,380.00 ₡


RESTAURANTE CHATEAUX 1525CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS


INVENTARIO INICIAL 1,200.00 ₡ ALMACEN 400.00 ₡ BARRA 800.00 ₡

+ COMPRAS DE BEBIDAS 2,350.00 ₡

- INVENTARIO FINAL 1,700.00 ₡ ALMACEN 800.00 ₡ BARRA 900.00 ₡

= COSTO BRUTO 1,850.00 ₡

- CREDITOS AL COSTO 35.00 ₡ CORTESIAS A CLIENTES 35.00 ₡

= COSTO NETO 1,815.00 ₡






= SOBRE-COSTO 765.00 ₡

- MERMAS - ₡

= SOBRE-COSTO NETO 765.00 ₡

RESTAURANTE CHATEAUX 1525CONCILIACION DE COSTOS DE CIGARROS


Conciliación de costos de Cigarros

Análisis del Costo Bruto

COSTO BRUTO2,500.00 ₡ ALIMENTOS DE EMPLEADOS1,500.00 ₡ ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS2,035.00 ₡ CORTESIAS A CLIENTES1,380.00 ₡ MERMAS (no se suman, ya estan en el costo)

28,266.27 ₡ SOBRE-COSTO113,548.73 ₡ COSTO OPTIMO (NUMERICO)147,850.00 ₡ SUMAS IGUALES

ANALISIS DEL COSTO BRUTO

147,850.00 ₡

El costo óptimo

El costo óptimo representa el nivel mas bajo posible de costo, si la preparación de cualquier bebida o platillo se apega totalmente a la receta y que no existan fugas ni mermas.

MUY UTILIZADOS PERO NO LO MAS SANO

ALIMENTOS 35%

BEBIDAS 20%

OTROS 50%

TOTAL 30%

Calculo del costo óptimo

PLATILLO UNIDADESCOSTO

UNITARIOCOSTO

PRECIO DE VENTA

UNITARIOVENTA PORCENTAJE

SOPA DE FRIJOL 354 3.00 ₡ 1,062.00 ₡ 15.00 ₡ 5,310.00 ₡ 20.00%POLLO PARMESANO 450 25.00 ₡ 11,250.00 ₡ 65.00 ₡ 29,250.00 ₡ 38.46%FLAN 150 4.00 ₡ 600.00 ₡ 18.00 ₡ 2,700.00 ₡ 22.22%TOTAL 954 12,912.00 ₡ 37,260.00 ₡ 34.65%

Es conveniente calcular el costo de los alimentos, bebidas y demás, al menos cada seis meses cuando la inflación sea de un digito y trimestralmente cuando sea de dos dígitos.EJEMPLO:

Análisis del sobre-costoPara analizarlos primero hay que separarlos entre los que se conoce su origen y los que no.

SOBRE-COSTO 28,273.00 ₡ MERMAS 1,380.00 ₡ SOBRE-COSTO NETO 26,893.00 ₡

Después continuar con el análisis de los demás rubros partiendo del mas importante.

CONCEPTO COSTO NETO COSTO OPTIMO SOBRE-COSTO PARTIPACIONALIMENTOS 101,500.00 ₡ 87,500.00 ₡ 14,000.00 ₡ 49.5%BEBIDAS 38,500.00 ₡ 25,000.00 ₡ 13,500.00 ₡ 47.8%OTROS 1,815.00 ₡ 1,050.00 ₡ 765.00 ₡ 2.7%TOTAL 141,815.00 ₡ 113,550.00 ₡ 28,265.00 ₡ 100%

Controles internos de producciónSe trata de una serie de formatos que deben elaborarse a diario en las áreas de alimentos, bebidas, cigarros, puros, artículos de limpieza y mantelería y que sirven para conocer el destino de la producción y en su caso detectar diferencias.CONCEPTO: Nombre del insumoEI: Inventario inicial al iniciar turnoENT: Cantidad que entroEF: Inventario final al terminar el turnoCONS: ConsumoMERMA: Platillos rechazados. Ingrediente echado a perderCORT: Si el platillo de cortesía tenia este ingredienteVENTA: Todos los platillos que contienen este ingredienteDIF: Todos los ingredientes o platillos que faltan y se desconoce su destino

Ejemplo de control de cárnicosEstados iniciales

CONCEPTO INICIAL FINALPOLLO 4,000 g 4,400 gFILETE 6,300 g 7,100 gPORTER HOUSE 4 pz 2 pzPESCADO 2 pz 0 pz

Ventas

Control interno para bebidas y cigarros

En el caso de las bebidas el control es prácticamente el mismo, considerando:

Que en el almacén se controlan por botella y en la barra por copa o porción.

El rendimiento de las botellas depende de su capacidad: Un litro 24 copas 750 ml 18 copas 500 ml 12 copas

Es muy poco común que se reporten mermas. Medir el inventario de botellas requiere practica o se puede contar

con reglas que tengan las medidas marcadas de cada copa.

En cuanto a los cigarros: Prácticamente no hay mermas

Planeación de la producción

Una de las técnicas utilizadas por los restaurantes es la planeación de la producción.

Sirve para aquellos productos que deben consumirse frescos y el mismo día.

Utiliza un método estadístico muy sencillo. Permite producir los alimentos en

cantidades suficientes, tomando como referencia los mismos días de semanas anteriores.

Pasos para la planeación de la producción

Registrar diariamente el consumo del producto. Suprimir el día mas alto y el mas bajo de cada

día de la semana. Calcular la suma de todos los consumos de cada

día de la semana. Dividir el resultado entre el numero de días

registrados. Multiplicar el promedio resultante por un factor

de seguridad. Se recomienda un 15%. Redondear y ajustar al rendimiento de la receta.

Formato para la planeación de la producción

Se debe tener criterio suficiente para modificar la producción en función de los cambios en la demanda, en los precios, en la preferencia de los consumidores y en las temporadas.

Planear la producción ayuda, entre otras cosas, a disminuir los sobrantes de cada día y por tanto los costos.

Principales causas de las mermas Errores en el acomodo de la mercancía Exceso de compras Mala calidad en las compras No revisar o recibir adecuadamente la mercancía No establecer una política de compras, presentaciones y pesos No rotar adecuadamente la mercancía Falta de capacitación o supervisión en cocina en cuanto a la preparación de las materias primas

y los platillos Falta de capacitación o supervisión en cocina en cuanto a la preparación de las bebidas No contar con espacios o las instalaciones adecuadas Problemas de temperatura en los refrigeradores y congeladores Problemas de temperatura en las mesas fría y caliente No contar con los empaques y depósitos adecuados Exceso de producción de platillos o preparaciones No utilizar los recortes producidos en frutas, verduras y cárnicos No establecer políticas de procesamiento de las materias primas No reciclar productos como galletas, pan y mermeladas individualmente empacadas Falta de promoción de platillos rezagados Errores en la fijación de precios Exceso de producción de jugos naturales y preparaciones en la barra. Errores al descongelar alimentos empacados Excesos en la compra de pan y tortillas Colocar porciones excesivas de pan, tortillas, salsas, mantequilla, paté y guarniciones Errores en la toma de ordenes/comandas

Todos los casos se pueden solucionar Con capacitación y supervisión al personal e todas las áreas Con políticas y procedimientos adecuados de compras,

procesamiento, rotación y acomodo Contando con el equipo de cocina, barra y almacén Planeando la producción Con buenas políticas de precios Con un buen diseño del menú Con un buen análisis de la basura Promocionando artículos rezagados Revisando y supervisando la producción Con un buen sistema de comandas, toma de orden y ventas Proponiendo soluciones viables, rentables y factibles que no

afecten la operación

Revisión de los centros de producción

Una de las funciones mas importantes de los gerentes en los restaurantes es revisar diariamente la producción tanto de la cocina como en la barra:

Verificar las temperaturas de los refrigeradores y congeladores

Verificar el estado de las mercancías Detectar faltantes de productos y materias primas Probar todos los alimentos Verificar la limpieza de todas las áreas Revisar los controles Verificar la presentación del personal

Rastreo de diferencias ALMACEN: La forma de detectar un faltante en

almacén es cuando se levanta el inventario (ver paginas 109-110).

COCINA: En la cocina es donde normalmente se detectan mas sobre-costos y se detectan por medio de los controles internos (ver pagina 112)

BARRA: Aparentemente es mas sencillo, ya que casi todas las materias primas no son perecederas, casi no se requiere preparación y las porciones son mas estandarizadas. Sin embargo, los productos que contienen alcohol son muy atractivos para los empleados (ver paginas 114-115).

OTROS: Para estos hay que revisar su consumo periódicamente (ver pagina 116).

Costeo de platillos y bebidas

Costear una receta es muy sencillo, hay que conocer los ingredientes y su precio de compra.

Cálculo del precio de venta Si los costos han aumentado y el precio máximo admitido por los clientes,

el rango para fijar el precio se reduce. Fijar el precio ligeramente mayor al admitido por los comensales significa

no vender o etiquetar al establecimiento como caro. Si lo fijamos por debajo del costo del platillo, perdemos. El precio de venta deberá ser lo suficientemente alto para absorber los

costos y generar un margen bruto suficiente también, para cubrir los gastos, impuestos y por supuesto generar utilidades.

Si fijamos el precio por debajo del rango, la cantidad de comensales aumentara, si lo fijamos en los puntos mas altos del rango disminuirá sensiblemente. LEY DE LA OFERTA Y LA DEMANDA.

Los precios con costos unitarios mas altos, deben tener menos utilidad, los mas bajos mayor utilidad, para lograr un equilibrio.

Siempre considerar los precios de la competencia para platillos similares, para establecer un rango adecuado.

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