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Consultas de seleccin79

Curso de Microsoft Access

Las consultas de seleccin necesitan de los criterios para seleccionar los registros. Este tema trata sobre las diferentes formas que tenemos de especificar criterios de seleccin, entre las que estn: operadores lgicos, operadores comparativos, parmetros, etc.

8Consultas de

seleccin





Definicin de una consulta

Una consulta es un objeto que nos proporciona una visin personal de los datos a partir de una o ms tablas.

Podemos definir consultas para seleccionar, ver algunos campos de tablas diferentes, actualizar, insertar o eliminar datos. Tambin se pueden definir consultas para crear nuevas tablas a partir de los datos de una o ms tablas existentes.

Del mismo modo, se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.

El tipo de consulta ms comn es la de seleccin, que recupera datos de una o ms tablas usando los criterios para especificar los datos que deseamos mostrar y en qu orden van a ser listados.

Las consultas en Vista Diseo

La Vista Diseo de las consultas nos permite ver las relaciones que existen entre las tablas, as como establecer los criterios necesarios para filtrar los datos, etc.

Si deseamos cambiar la definicin de una consulta, es decir, la estructura o el diseo, en lugar de los datos que obtenemos con ella, debemos utilizar la Vista Diseo.

1. Podemos abrir el modo Diseo de varias maneras:

- Mediante el botn Diseo de la ventana Base de datos.

- Haciendo doble clic sobre el icono de la consulta con CTRL pulsado.

- Con el men contextual, que aparece pulsando el botn secundario del ratn sobre el icono.

- Mediante la combinacin de las teclas rpidas ALT+V+D, una vez que la consulta est abierta.

2. Una vez hayamos abierto el modo Vista Diseo de cualquiera de las formas indicadas, observamos que, en la parte superior de la ventana, pueden haber tablas u otras consultas utilizadas para crear sta. Las lneas que aparecen uniendo los campos son las relaciones que existen entre ellas.

3. Si las relaciones que necesitamos no estn creadas, se pueden definir cuando elaboramos la consulta, arrastrando el campo de una lista y soltndolo sobre otro campo de otra lista de campos.

4. En la parte inferior, tenemos la cuadrcula de diseo, tambin llamada cuadrcula QBE. En ella, vemos los campos que usamos en nuestra consulta. Este es el lugar donde realizaremos todo el trabajo de diseo.

5. Cada columna de la cuadrcula representa un campo. Cada columna dispone de una serie de filas con una funcin especfica cada una:





Campo: La primera fila de la cuadrcula est destinada a la seleccin del campo.

Tabla: Esta fila slo aparece si activa la opcin Nombres de tabla en el men Ver. Esta fila visualizar el nombre de la tabla, siendo ste el origen del campo seleccionado.

Orden: En esta fila, puede especificar un criterio de ordenacin para que Access ordene los campos seleccionados de forma ascendente o descendente.

Mostrar: Podemos usar las casillas de verificacin de la fila Mostrar para especificar los campos que sern visualizados. Por defecto, esta casilla de verificacin est siempre activada.

Criterios y O: Estas filas se usan para introducir el criterio que se desea usar a modo de filtro.

Tipos de consultas

Los diferentes tipos de consultas que se pueden crear son los siguientes:





Seleccin. Una consulta de seleccin es la ms habitual. Obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Paramtricas. Una consulta de parmetros es la que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de dilogo para solicitar informacin relacionada con lo que deseamos visualizar.

Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato, por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas; Access recuperar todos los registros que queden entre esas dos fechas.

Referencias cruzadas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos, sumas, cuentas y promedios de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto en la parte superior de la misma.

Eliminacin. Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Con las consultas de eliminacin, siempre se borran registros enteros.

Actualizacin. Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios en un 10 por ciento para todos los productos lcteos, o bien aumentar los sueldos en un 5 por ciento al personal de una determinada categora.

Datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes cuyos datos estn en otra tabla, pues bien, lo ms conveniente sera unir todos los datos de los clientes en una misma tabla.





Las consultas de datos anexados tambin son tiles para aadir registros que cumplan una serie de criterios.

Creacin de tabla. Podemos crear una tabla a partir de una consulta o de parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son muy tiles para crear una tabla y exportarla a otra base de datos o a otros programas.

Crear una consulta de seleccin

La introduccin de un criterio de seleccin es algo sencillo en una consulta. Para buscar un valor sencillo, simplemente escrbalo en la fila Criterios correspondiente al campo que desee comprobar.

Para especificar ms de un valor utilizamos las filas O que estn bajo la fila Criterios. Algunos criterios pueden ser:

Criterio Valores de bsqueda

Al* Conjunto de palabras que comiencen por Al.

A*o Conjunto de palabras que comiencen por A y terminen por O.

*d Conjunto de palabras que terminen por D.

*to* Conjunto de palabras que tengan la slaba TO.

*/*/99 Todas las fechas del ao 1999.

[A-D]* Nombres que empiezan por letras de la A a la D.

COO???? Nombres que empiezan por COO y cuyos ltimos cuatro caracteres se desconocen.

#30/01/99# Igual a 30-Ene-99.





>112 Nmeros mayores que 112.

Entre #01/04/99# y #01/04/99# Fechas entre 1-1-99 y 1-4-99.

>=Pedro Todos los nombres desde Pedro hasta el final del alfabeto.

Val(30) La longitud del campo nombre es mayor a 30 caracteres.

Muestra registros con algn campo no numrico nulo.

Podemos crear una consulta de seleccin de varias formas diferentes.

1. Para abrir una nueva consulta en Vista Diseo, haga clic en el botn Consultas, en la ventana Base de datos y despus pulse el botn Nuevo.

2. Dejamos la opcin seleccionada por defecto y pulsamos Aceptar. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, accesible tambin desde la Barra de herramientas, decidiremos qu tabla(s) vamos a utilizar en la consulta.

3. Los campos que vamos a utilizar en la consulta se pueden seleccionar de varias maneras. Primero, posicionamos el cursor en la fila que vamos a introducir el campo y despus, hacemos clic en el botn gris de la derecha para desplegar la lista.

4. Movemos el cursor arriba o abajo para destacar el campo que deseemos y, una vez lo tengamos, hacemos clic sobre el campo elegido.

5. Otro modo de introducir un campo es desplazndolo desde la lista, para ello, arrastramos el campo haciendo clic en el nombre del campo deseado y soltndolo en la casilla de la cuadrcula. El puntero del ratn adopta la forma de un pequeo rectngulo.

6. Tambin podemos incluir los campos que necesitamos haciendo doble clic sobre cada uno de ellos.

7. Para incluir todos los campos de la lista, aada el asterisco a la cuadrcula del diseo (QBE), o bien seleccione todos los campos haciendo doble clic en el ttulo de la tabla y arrastre los campos a la cuadrcula QBE.

8. Para especificar los criterios en una consulta, colocamos el cursor en la fila Criterios del campo Pas y escribimos Argentina. Con este criterio, mostraremos solamente aquellos clientes que sean argentinos.





9. Para terminar, podemos ver el resultado de la consulta haciendo clic en el botn Ejecutar de la Barra de herramientas.

10. Al cerrar la consulta, nos preguntar si queremos guardar los cambios. Pulsamos en S.

11. Guardamos la consulta con el nombre Argentina y pulsamos Aceptar.

Operadores lgicos

Hasta este momento, hemos visto cmo se realiza una consulta con un solo criterio, pero la cuadrcula QBE ofrece muchas ms posibilidades, ya que permite el uso de varios criterios para uno o varios campos de la consulta.

1. Para enlazar varios criterios en un campo, utilizaremos los operadores Y y O. Con el operador Y, le indicamos que el registro debe cumplir todos los criterios que se establecen. Por ejemplo, en la fila Criterios del campo Pas, escribiremos Estados Unidos Y Argentina, para mostrar todos los registros que cumplan las dos condiciones, es decir, todos aquellos clientes que sean argentinos y estadounidenses. Access no muestra ninguno, ya que no existe ningn registro en la tabla que cumpla las dos condiciones.

2. En cambio, si en vez de utilizar el operador lgico Y utilizamos O, la forma de entender la consulta vara. Con la expresin Estados Unidos O Argentina





Access mostrar todos los clientes que sean de Estados Unidos o de Argentina.

Operadores comparativos

Otro tipo de operadores que nos ofrece Access son los comparativos, que los podemos utilizar en las expresiones que definen los criterios de las consultas.

Los operadores comparativos bsicos son los siguientes:

= igual que, > mayor que y < menor que. Agrupando stos tenemos: >= mayor o igual que, ) y Menor que (), se mostraran los registros en los que la primera letra de la palabra sera posterior a la letra A, en caso de que coincidan con la primera letra, se comprobara por la segunda letra y as sucesivamente. Mientras que con Menor que (=) y Menor o igual que (= Espaa, buscara los valores que sean iguales o mayores que Espaa.

Distinto que (): Cuando queramos filtrar un campo para que nos muestre todos los valores que contiene excepto uno en concreto, usamos el operador , usndolo conseguimos excluir el valor del criterio de la bsqueda que hagamos.

Por ejemplo, Espaa mostrara todos los valores del registro excepto los que contengan el valor Espaa.





Todos estos operadores los podemos usar junto con los lgicos, es decir, podemos crear expresiones ms precisas. Veamos un ejemplo:

< Espaa O = Inglaterra: Este criterio mostrara los valores que fueran inferiores a Espaa o los que contuvieran el valor Inglaterra.

Consultas paramtricas

Una consulta de parmetros es aqulla en la que el criterio no se escribe en el diseo de la consulta, sino que se escribe despus de ejecutarla. Por ello, si necesitamos realizar varios listados de todos nuestros clientes por provincias, no ser necesario realizar una consulta por cada provincia, sino una consulta paramtrica.

Son muy fciles de disear, slo hay que escribir la pregunta que aparecer en el momento de ejecutarse. La pregunta debe ir entre corchetes para diferenciarla de un criterio normal.

Otra ventaja que tiene este tipo de consultas es que si somos nosotros los que diseamos la aplicacin para que la utilice una persona con pocos conocimientos de Access, sta slo tendr que limitarse a contestar las preguntas que la consulta le formula, sin tener que modificar el diseo de la misma.

1. Para crear una consulta paramtrica, colocamos el cursor en la fila Criterios del campo Ciudad y escribimos [Introducir ciudad:].

2. Hacemos clic en el botn Ejecutar de la Barra de herramientas.

3. Escribimos Buenos aires.

4. Comprobamos el listado que tenemos en pantalla.

5. Para probar con otra ciudad, volvemos al diseo de la consulta y la ejecutamos de nuevo.

Nota: En el caso de las consultas que tienen varios parmetros, ser necesario contestar todos, si dejamos alguno en blanco, no obtendremos ningn resultado.





6. Escribimos otra ciudad cualquiera y pulsamos Aceptar. Como vemos, podemos obtener varios resultados sin cambiar el diseo de la consulta.

Nota: El tipo de datos del parmetro podemos especificarlo en el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta que se activa en la opcin Parmetros del men Consulta.

Prctica: Especificar criterios en una consulta

En este ejercicio, aprenderemos a crear consultas mediante distintos criterios de seleccin. Tambin utilizaremos distintos operadores, tanto lgicos como comparativos.

Seleccin1. Necesitamos sacar un listado de las editoriales ordenado ascendentemente por la localidad. Queremos visualizar todos los campos.

Seleccin2. En esta consulta, queremos sacar un listado de las editoriales que sean de Cdiz o Crdoba.

Seleccin3. Necesitamos un listado con todos los campos de los libros editados en el ao 1996.

Seleccin4. Sacaremos un listado de todos los libros que fueron editados antes de 2002 y que cuesten ms de 12 euros.

Seleccin5. Necesitamos sacar un listado de todos los libros que fueron editados entre 1994 y 1997.

Seleccin6. Se trata de sacar un listado de todos los libros cuyo nmero y ao de edicin se den por teclado. El ao de edicin debe ser mayor al dado por teclado. La edicin debe ser igual que por teclado.

Seleccin7. Necesitamos sacar un listado de las libreras de cualquier provincia que se da por teclado.

Seleccin8. Sacaremos un listado de las facturas emitidas entre dos fechas que introduzcamos por teclado.





Seleccin9. Sacaremos un listado de las facturas realizadas en abril o agosto del ao 2003 a las que se les haya aplicado algn tipo de descuento.

Seleccin10. Sacaremos un listado de las facturas que tengan un descuento igual o superior al 15%.

Seleccin 11. Sacaremos un listado de todos los autores que empiecen por vocal.

Seleccin 12. Sacaremos un listado de todas las editoriales ubicadas en Jerez de la Frontera, Arcos de la Frontera, Cabra o Coria del ro.

Seleccin2_1. Necesitamos sacar un listado de los libros con ms de dos ediciones de Religin, o bien de Ciencias Experimentales.

Seleccin2_2. Sacaremos un listado de los libros cuyo precio sea mayor a 12 euros, con ms de dos ediciones y que pertenezcan a la categora de lectura.

Seleccin2_3. Haremos un listado de todas las facturas no pagadas al contado.

Seleccin2_4. Haremos una lista de los libros pagados con tarjeta de crdito en el ao 2003.

Seleccin2_5. Sacaremos un listado de las ventas de libros que se hayan pagado al contado o con tarjeta, con una cantidad inferior a 5 unidades, y con un precio que oscile entre 6 y 12 euros.

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