05 administrasi kesekretariatan.docx
TRANSCRIPT
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 1/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
A. PENDAHULUAN
Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan
tujuan yang ingin dicapai. rganisasi yang mempunyai rumusan
tujuan yang je!as akan mendapatkan kesu!itan keara" mana
organisasi iti akan diba#a. Perumusan tujuan organisasi yang je!as
akan memuda"kan organisasi da!am menentukan kebijakan
organisasi. $e!a!ui tujuan tersebut% sebua" organisasi mendapat
gambaran keara" mana orgaisasi tersebut akan diba#a%
mendapatkan !andasan bagi organisasi% memuda"kanmenentukan macamnya tugas% dan akan muda" menentukan
P&DE& 'SS $E (program% prosedur% koordinasi% integrasi%
simp!ikasi%sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski
menjadi syarat mut!ak bagi organisasi% tetapi bukan!a"
merupakan satusatunya syarat. &umusan tujuan per!u ditopang
o!e" syaratsyarat !ain yang tidak ka!a" pentingnya diantaranya
(anggota)% ke!ompok% kerja sama% dan perangkat !ainnya seperti
kesektariatan dan administrasi
*. +U,UANA. '$PE+ENS DASA&
sete!a" mengikuti pembe!ajaran ini di"arapkan peserta mampu
menge!o!a sekretariat denganbenar*. ND'A+& 'E*E&HASLAN
sete!a" mengikuti pembe!ajaran ini di"arapkan peserta mampu
- . $enje!askan pengertian sekretaris dan kesekretariatan /. $enje!askan 0ungsi kesejretariatan dan administrasi
kesekretariatan
1. menge!o!a tata kearsipan 2. menge!o!a surat menyurat sesuai tata ke!o!a persuratan
3. SE'&E+A&A+ DAN SE'&E+A&SA. 'esekretariatan ditinjau dari sudut administrasi mempunyai
arti-
• Sempit% merupakan suatu proses yang biasa dinamakan
sebagai-o pencatatan peng"impunano pengo!a"an pengadaano pengiriman penyimpanano pemusna"an in0ormasi
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1/
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 2/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
• Luas% merupakan suatu ke!ompok yang mempunyai 0ungsi
penunjang di da!am rangka mencapai tujuan organisasi.
Pengertian SeretariatPada pokoknya sekretariat ada!a" suatu organisasi yang
me!akukan pekerjaan pe!ayanan da!am bidang tata usa"a dan
!ain!ainnya.*. Seretari!
Pengertian Seretari!Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya me!aksanakan 4
menye!enggarakan tugas urusan korespondensi untuk se!uru"
pejabat yang ada da!am organisasi (Sutarto).Syaratsyarat Pokok Seorang Sekretaris• 'epibadian yang sesuai
• Pengeta"uan umum
• Pengeta"uan k"usus
• Ski!! dan teknik kesekretariatan
• Praktek (magang)
• 'e#ajiban Sekretaris
• Sebagai penge!o!a in0ormasi untuk digunakan o!e" pi"ak
pi"ak yang mempunyai #e#enang mengambi! keputusan%
bantuan tata usa"a.
3. $acammacam Sekretaris
5 Sekretaris organisasi
*ekerja atas perinta" pimpinan
ber#enang untuk turut membuat rencana organisasi%
membuat
keputusan% me!akukan pengara"an% me!akukan
pengkoordinasian% menja!ankan kontro!% dan me!akukan
pnyempurnaan organisasi dan tata kerja% serta bekerjaterutama untuk kepentingan organisasi sebagai
kese!uru"an . Dengan kata !ain sekretaria organisasi
membantu me!akukan 0ungsi manajemen tertinggi yang
me!iputi perencanaan% pembuatan keputusan% pengara"an%
pengkoordinasian% pengontro!an% serta penyempurnaan.
5 Sekretaris pemimpin
Hanya me!aksanakan tugas perinta" pimpinan (ketua) dan
me!akukan tugas terutama untuk kepentingan pimpinan.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 11
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 3/12
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 4/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
1. Peminjaman arsip < barang2. Penge!o!aan pera!atan < per!engkapan8. 'ebersi"an sekretariat9. 'omunikasi in0ormasi organisasi
:. 'unjungan4anjangsana organisasi;. A!buminasi < dokumentasi p"oto kegiatan=. Database pengurus
>. Penye!enggaraan raatrapat. Pembuatan panduan organisasi < kepanitiaan/. Pe!ati"an kesekretariatan
?. A&SP
A. Pengertian ArsipAda!a" suatu kumpu!an #arkat yang disimpan secara
sistematika 4 sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap ka!i diper!ukan dapat secara cepat ditemukan
kemba!i (+"e Liang 7ie).*. Pengertian @arkat
Setiap catatan tertu!is ataupun bergambar yang memuat
keterangan mengenai suatu "a! atau peristi#a yang dibuat
orang untuk membantu ingatannya.3. Ni!ai dari suatu #arkat
. Administrasi value (ni!ai administrasi)/. Legal value (ni!ai "ukum)1. Fiscal value (ni!ai di bidang keuangan)2. Research value (ni!ai pene!itian)8. Educational value (ni!ai pendidikan)9. Documentary value (ni!ai dokumentasi)
D. T#*#an &en+i%&anan ,arat
. $enyediakan #arkat bi!a diper!ukan
/. $eng"indari pemborosan #aktu da!am mencari #arkat yang
diper!ukan
1. $engumpu!kan #arkat#arkat yang mempunyai "ubungan
satu dengan !ainnya
2. $eng"emat tempat penyimpanan
8. $engamankan #arkat yang penting baik dari ba"aya
pencurian maupun dari kebakaran
9. +etap menjaga kera"asiaan jika #arkat itu benarbenar
diper!ukan
E. Pen+#!#tan ,arat $i-a#an a&a.i-a'
. @arkat tersebut tidak berguna (kada!uarsa)/. @arkat suda" tidak berni!ai sejara" !agi
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 18
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 5/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
1. @arkat suda" ke"i!angan ni!ai in0ormasinya
2. @arkat suda" tidak berni!ai i!mia" !agi
S+arat/!+arat +ang ar#! $i&en#i -e &et#ga! ar!i& a$-
Kete-itian e3er$a!an% e3eatanan era&ian)
?. SU&A+ $ENU&A+
A) Pengertian
Surat menyurat ada!a" kegiatan pengenda!ian arus berita
tertu!is yang timbu! dari adanya pencatatan% !aporan%
perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penje!asan penamba"ankekurangankekurangan atau peruba"anperuba"an.
S#rat %en+#rat $i.agi %en*a$i 2 %a3a% +ait#'
. Surat masuk% ia!a" tu!isantu!isan atau berita yang diterima
dari instansi 4 pi"ak !ain% yang penerimaannya dipusatkan di
sekretariat atau bagian !ain yang diberi #e#enang untuk
tugas ini.
/. Surat ke!uar% ia!a" semua tu!isantu!isan atau berita yang
dikirimkan kepada instansiinstansi 4 pi"ak !ain% yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pemimpin disa!urkan me!a!ui'epa!a Sekretariat 4 Sekretaris atau pejabat yang diberi
#e#enang mene!iti.
() *agianbagian Surat $asuk dan Surat 'e!uar
. Surat $asuk
- +angga! petunjuk pada nomor yang !a!u
- nomor agenda peri"a! surat masuk (isi)
- nomor dan tangga! masuk petunjuk pada nomor berikutnya
- !ampiran keterangan
- a!amat pengirim (terima dari)
/. Surat 'e!uar
- +angga! petunjuk pada nomor yang !a!u
- Nomor surat peri"a!
- Lampiran petunjuk pada nomor berikutnya
- 'epada keterangan
4) SURAT
Pengertian
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 19
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 6/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
Surat ada!a" a!at untuk menguraikan isi "ati atau maksud
ter"adap orang !ain secara tertu!is. rang !ain di sini dapat
diartikan perorangan 4 badan.
Surat ada!a" setiap catatan tertu!is atau bergambar yangmemuat keterangan mengenai sesuatu "a! atau peristi#a
yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Surat ada!a" suatu a!at penyampaian berita secara tertu!is
yang berisi pemberita"uan% pernyataan% permintaan dan
!ain!ain kepada pi"ak !ain.
Surat ada!a" a!at komunikasi tertu!is yang berasa! dari satu
pi"ak dan ditujukan kepada pi"ak !ain untuk menyampaikan
#arta.
D) 6ungsi surat da!am suatu organisasi ada!a" sebagai berikut-
. Sebagai tanda pendukung secara tertu!is
/. Sebagai tanda bukti tertu!is
1. Sebagai a!at pengingat
2. Sebagai bukti sejara"
8. Sebagai ba"an dokumentasi
9. Sebagai duta 4 #aki! dari suatu organisasi 4 badan
:. Untuk menjamin keamanan
;. Pedoman da!am mengambi! tindakan !ebi" !anjut
=. A!at pengukur kegiatan organisasi
>. Sarana memperpendek jarak (0ungsi abstrak)
E) Si0at surat ada!a" sebagai berikut-
. Ekonomis% karena biaya pengiriman surat re!ati0 mura"
/. Praktis% sebab menjamin kera"asiaan dan dapat
meng"i!angkan perasaan1. E0ekti0% sebab berita yang disampaikan sesuai dengan
sumbernya
") Syarat membuat surat yang baik% sebagai berikut-
. $ema"ami masa!a" pokok yang akan disampaikan
/. $enurut tata ba"asa yang ber!aku
1. *a"asa seder"ana dan tidak per!u panjang !ebar
2. $enggunakan isti!a"isti!a" yang umum dipakai da!am surat
8. $enggunakan katakata yang tepat9. Sebaiknya menggunakan ba"asa yang sopan dan "ormat
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1:
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 7/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
:. si surat "endaknya terperinci dan je!as.
;. byekti0
=. Sistematis
>. ,e!as- kepada siapa% darimana% tentang apa
. Lengkap isinya
/. @ujud Bsik yang menarik (k#a!itas kertas% bentuk surat% ketikan%
dsb)
G) Pembagian surat menurut tujuannya sebagai berikut-
. Surat pemberita"uan
/. Surat permo"onan
1. Surat susu!an
2. Surat panggi!an
8. Surat kuasa
9. Surat pesanan
:. Surat perinta"
;. Surat !aporan
=. Surat peringatan
>. Surat keputusan
. Surat pengantar
H) Pembagian surat menurut jum!a" penerima surat ada!a"-
. Surat biasa% pengumuman% surat edaran
/. 3ara penomoran (surat ke!uar) disusun sebagai berikut-
1. Nomor urut surat ke!uar% kodeUnit 'erja% kode biro4bidang
2. 3onto"- ;>>4:24.>1.;4C4/>2
;>> - kode bagian spt 'epega#ain4sekretariat4 keuangan
(da!am +ata Naka" persuratan)
:2 - no urut surat
.>1 - Satuan kerjaC - bu!an pembuatan surat
/>2 - ta"un pembuatan surat
I) Susunan surat dibagi da!am 1 bagian yaitu-
. 'epa!a surat% yang terdiri dari-
Nama organisasi4kesatuan +angga!% bu!an% dan ta"un
Nomor '!asiBkasi Lampiran Peri"a! A!amat u.p (untuk
per"atian) apabi!a diper!ukan
/. si surat% terdiri dari-o Penda"u!uan
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1;
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 8/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
o Uraian 4 maksud
o 'a!imat penutup
1. Penutup surat% terdiri dari-
o
Nama jabatano +anda tangan
o Nama pejabat
o 3ap dan stempe!% bagi k#artirk#artir yang te!a"
ditentukan penggunaan cat atau stempe!
o +embusan
Penye!esaian mengenai isi surat ada!a" sebagai berikut-
) *erpedoman kepada 8 kaida" syarat pokok yaitu-
+e!iti
+erang je!as
Singkat padat
$eyakinkan
$enurut pedoman pokok (standarisasi)
/) si surat disusun da!am 1 bagian yaitu-
Penda"u!uan
Uraian maksud
'a!imat penutup
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1=
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 9/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 2>
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 10/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 2
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 11/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 2/
8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx
http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 12/12
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 21