01/11/2014 traducido y adaptado por prof. m. l. moctezuma 4 · procesos y métodos de trabajo. ......

Medir el Trabajo del Personal de Oficina

Capítulo 15

Zane K. Quible, PhD

01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 2

Al terminar el capítulo, los estudiantes: Conocerán la naturaleza, objetivos y ventajas de

medir el desempeño de los empleados. Identificarán las características de las tareas que se

pueden medir. Diseñarán programas para medir diversas

actividades. Enumeraran varias técnicas de medición. Conocerán diferentes tipos de estándares y las

ventajas de establecerlos.

Objetivos


Se utiliza para ayudar a determinar qué constituye un día justo de trabajo desde el punto de vista del empleado y del patrono.

Medir del trabajo


Expresa el rendimiento esperado a nivel de producción.

Sirve de guía al planificar el programa de trabajo de los empleados.

Ayuda a determinar el número de empleados necesarios para completar un proyecto en el tiempo asignado.

Objetivos de medir la labor


Sirve para establecer métodos y procedimientos eficaces al realizar las tareas.

Ayuda a determinar el costo de operaciones en la oficina.

Permite asignar las tareas equi-tativamente a los empleados.

Objetivos de medir…


Proporciona mayor control en los procesos y métodos de trabajo.

Determina la cantidad adecuada de empleados a asignar a una unidad de trabajo.

Ayuda a determinar la eficiencia al planificar las tareas.

Previene atrasos en las labores o tareas acumuladas.

Simplifica los procesos en los trabajos o tareas.

Ventajas de medir el trabajo


Deben ser tareas aisladas. Las tareas deben ser constantes entre

medidas. El volumen de las tareas debe ser lo

suficientemente alto para justificar el costo de medirlas.

Las tareas evaluadas añaden valor a nuestras funciones o actividades.

Las tareas deben tener fechas límites para completarse.

Características de las actividades medibles en la oficina


Antes de desarrollar un programa para medir el trabajo, los emplea-dos deben estar convencidos de que es necesario y de que producirá los resultados deseados.

Programa de medición de trabajo


Establecer planes preliminares Reclutar empleados Ganar la aceptación y apoyo para

el programa Recopilar datos importantes

Pasos del programa de medición de trabajo


Analizar los datos reunidos y desarrollar los estándares

Adiestrar a los supervisores y gerentes

Adiestrar a los empleados Establecer un programa efectivo,

continuo y medible

Pasos del programa de medición de trabajo


Técnica de producción Muestreo de trabajo Estudio de tiempo Estudio de movimientos Data de tiempo estándar

predeterminado

Técnicas para medir el trabajo


Es simple y rápida. Usa expedientes de la producción del

empleado para determinar el tiempo en completar tareas específicas.

Utiliza un registro del tiempo donde indica el número de unidades produ-cidas en una cantidad de tiempo determinada para tener claro las tareas y la cantidad de tiempo dedicada a realizarlas.

Técnica de producción


Los estándares se determinan dividiendo el número total de unidades producidas entre el tiempo que tomó producirlas.

Si los estándares se fijan a un nivel demasiado alto puede que sea necesario ajustarlos.

Técnica de producción


Es simple y fácil de entender. Facilita el desarrollo rápido y la

implantación del programa para medir el trabajo sin la necesidad de emplear a especialistas.

Ventajas de la técnica de producción


Puede producir estándares incorrectos si los empleados no registran correctamente el tiempo.

Da lugar a preparar estándares a base de qué se considera mejor, en vez de lo que deber ser mejor.

Desventajas de la Técnica de Producción


Utiliza una base estadística que requiere observaciones al azar para determinar la cantidad de tiempo dedicada a cada parte de un procedimiento en la oficina.

El elemento estadístico se basa en la ley de probabilidad.

Si un procedimiento se observa varias veces, los resultados serán confiables.

Técnica de muestreo del trabajo


Se eligen empleados al azar para las observaciones.

Las ayudas determinan qué por-centaje de tiempo se consume en completar cada actividad.

Técnica de muestreo


Los resultados son altamente precisos. La técnica no requiere los servicios de

analistas altamente adiestrados. La técnica es bastante razonable en

términos del costo de implantación. Los resultados se pueden recolectar más

rápidamente. El muestreo del trabajo es adecuado para

procesos extensos.

Ventajas de la técnica de muestreo


Algunos empleados tienden a ser más diligentes cuando saben que los están observando.

Los procesos que conllevan algunas actividades no son convenientes para el muestreo de trabajo.

Para fijar los estándares, los expedientes de producción tienen que ser utilizados para determinar las unidades de salida. Los expedientes no están siempre accesibles fácilmente.

Desventajas de la técnica de muestreo


El uso del muestreo de trabajo es tan complejo que requiere utilizar analistas adiestrados.

Algunos elementos en el pro-ceso son tan complejos que se dificulta que los empleados lo entiendan.

Desventajas de la técnica de muestreo


También se conoce como estudio del cronómetro.

Todo movimiento perdido se elimina del proceso analizado antes de que se recopilen los datos.

Técnica de estudio del tiempo


Involucra los siguientes pasos: Separar las tareas. La cantidad de tiempo invertido en

cada elemento de la tarea se registra en una hoja de estudio del tiempo, el cual se repite por varios ciclos.

Los estándares se basan en el tiempo consumido por cada elemento del proceso.

Técnica de estudio del tiempo


El resultado es el desarrollo de estándares exactos.

Produce resultados más exactos que las otras técnicas discutidas al medir las tareas detalladamente.

Los resultados en el desarrollo de los estándares se pueden utilizar fácil-mente para determinar el rendimiento de los empleados.

Ventajas de la técnica de estudio del tiempo


Este proceso de medir requiere a menudo el uso de analistas adiestrados.

Los empleados de oficina tienden a tener una reacción negativa al uso de cronómetros.

La técnica no es útil para medir ciertos elementos en el proceso que consumen mucho tiempo.

Desventajas de la técnica de estudio del tiempo


Utiliza un medio visual como una película, cinta de vídeo o un vídeo digital.

Es especialmente apropiada para el proceso que implica gente y equipo.

La grabación visual se examina para deter-minar la cantidad de tiempo consumido en cada paso del proceso.

El tiempo se determina contando los frames del vídeo o utilizando un cronómetro.

El proceso puede requerir el uso de un “microchrometer”, que es un dispositivo integrado a la grabación.

Tecnica de estudio del movimiento


Es extremadamente exacto. Analiza minuciosamente la

mayoría de los elementos de un proceso.

Puede ser utilizado para simplificar fases del trabajo porque la graba-ción detecta los movimientos innecesarios.

Ventajas de “Micro-motion”


Es más costosa que otras técnicas.

Se limita a procesos de mucho volumen y costosos.

Requiere los servicios de analistas adiestrados.

Desventajas de “Micro-motion”


Utiliza datos obtenidos de fuentes externas.

Tiende a producir resultados altamente uniformes en los estándares que son consis-tentes de una situación a otra.

Técnica de data de tiempo estándar predeterminado

Pasos: El proceso en las tareas se analiza en el

más mínimo detalle. Cada elemento se analiza a base de

cada movimiento utilizado. Para determinar el estándar adecuado,

cada actividad en el trabajo se compara con datos predeterminados.

El estándar para el proceso se determina sumando el tiempo consumido en cada uno de los movimientos.


Técnica de data de tiempo estándar predeterminado

Resulta en estándares exactos. Los empleados tienden a

aceptar el resultado debido a lo detallado del proceso.

El proceso es bastante rápido.


Ventajas de la técnica de data de tiempo estándar predeterminado

Es una técnica costosa. No se recomienda para ciertas

operaciones en la oficina.


Desventajas de la técnica predeterminada de medir la data

Desventajas de la técnica de data de tiempo estándar predeterminado

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Nivel de ejecución

Es un proceso que provoca el ajuste de los estándares de las tareas del empleado, ayudando a determinar qué constituye un día justo de trabajo tanto para el patrono, como para el empleado.

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Se basa en la data recopilada a través del proceso de medir las tareas.

No se deben fijar de modo que sólo el trabajador más productivo pueda lograrlos.

No deben fijarse a un nivel que casi todos los empleados puedan lograrlo con un mínimo de esfuerzo.


Estándares en el Trabajo

Aumenta la eficacia con la cual los empleados realizan las tareas.

Informa a los empleados los niveles previstos de producción.

Ayuda a los gerentes a tomar decisiones en cuanto al per-sonal porque identifica los empleados cuyas ejecuciones sobrepasan el estándar.


Ventajas de los estándares en el trabajo

Como los empleados conocen los procedimientos para realizar las tareas, se requiere menos supervisión y control.

Proveen las bases para los incentivos salariales a los empleados.

Ayudan a aumentar la moral de los empleados porque conocen lo que se espera de ellos.

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Ventajas de los estándares en el trabajo


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Tipos de estándares

Estándares de cantidad

Estándares de calidad

Estándares descriptivos

Se expresan en unidades de salida por unidades de tiempo.

Miden la exactitud y aceptabilidad del trabajo.

Identifican qué es aceptable en términos de la naturaleza descriptiva de un objeto en la oficina, como el mobiliario.

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Determina: El tiempo que consume la mínima

actividad en el proceso total. El grado de tolerancia requerido para

realizar la tarea. La confiabilidad de los resultados

obtenidos.

Observaciones al azar

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