00. cumplimiento para usaid y formato de rendicion de cuentas

Regulaciones Financieras y Administrativas Justificación de Gastos

Regulaciones:

ADS Serie 300 (Capitulo 303) Circular OMB A-122 (Principios de

Costos)22 CFR 226 (Requerimientos

Administrativos)22 CFR 228 (Fuente / Origen)

Regulaciones:

Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations

A Mandatory Reference for ADS Chapter 303

Proyecto Alerta Joven – Por una Juventud Libre de Crimen y Violencia

Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations A Mandatory Reference for ADS Chapter 303

MANDATORY STANDARD PROVISIONS FOR NON-U.S. NONGOVERNMENTAL ORGANIZATIONS


Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations A Mandatory Reference for ADS Chapter 303 MANDATORY STANDARD PROVISIONS

M1. Costos Admisibles:2 CFR 230 – Cost Principles for Non-Profit Organizations (OMB Circular A-122) 2 CFR 220 – Cost Principles for Educational Institutions (OMB Circular A-21)

48 CFR 31.2 Federal Acquisition Regulations (FAR) and 48 CFR 731.2 USAID Acquisition Regulations (AIDAR) - Cost Principles for Commercial Organizations


“Principios de Costos para Organizaciones no Lucrativas”

Requisitos para que un costo sea permitido:

Razonable,Asignable,Permitido,Consistente,Determinado en base a los PCGANo considerado como compartidoAdecuadamente documentado



El recipiente debe mantener registros y documentación disponibles por tres años después de la fecha de terminación del acuerdo.


Circular OMB A-122 (Oficina de Administración y Presupuesto)

Costos no Permitidos:Deudas y cuentas malas,Donaciones y contribuciones,Costos de entretenimiento, diversión y actividades sociales,Equipos y otros gastos de capital,Boletos aéreos clase no económica,Multas y sancionesCompra de café, te y bebidas alcohólicas,Provisiones para contingencias o imprevistos,Campaña para levantamiento de fondos.Equipo militarEquipo de vigilanciaActividades y equipos para apoyo a la policía o relacionados con el orden publico.Equipos y servicios para abortos,Artículos de lujo y juegos de azar,Equipos para modificación del clima.


Circular OMB A-122 (Oficina de Administración y Presupuesto)

Costos Restringidos (requieren aprobación previa):

Productos agrícolas,Vehículos de motor,Productos farmacéuticos,Plaguicidas,Fertilizantes.Equipos usados



M.2 Contabilidad y Registros: Contabilidad, Auditoria y Registros:

Documentación soporteRegistros EstadísticosOtros Registros o Archivos relativos al acuerdo



Una auditoria financiera anual será necesaria para aquellas organizaciones que gasten más de 300,000 dólares anuales dentro de este acuerdo o la suma de este y otros acuerdos financiados por la USAID.



Aquellas organizaciones que gasten menos de 300,000 dólares al año no requieren una auditoría financiera, sin embargo, deben mantener disponibles sus libros y documentos en caso de que el donante desee realizar una revisión de los mismos. El donante se reserva el derecho de hacer auditorias y revisiones financieras.



M.3 Enmiendas y Revisión de Presupuesto:

Toda enmienda, o cambios en el presupuesto deben realizarse mediante un documento escrito.



En adición a los cambios en el presupuesto, los siguientes puntos deben tener aprobación por escrita:

- Cambios en los objetivos del programa, revisión o cambios en el monto del presupuesto.- Recibir una obligación adicional- Cambio en el personal clave especificado en el acuerdo.- Permitir la ausencia por más de tres meses o la reducción del 25% del tiempo del personal clave del proyecto.



En adición a los cambios en el presupuesto, los siguientes puntos deben tener aprobación por escrita:

- Transferir fondos de costos indirectos a costos directos o viceversa.- Obtener el reembolso de costos que requieren aprobación previa según las regulaciones.- Transferir fondos destinados para entrenamientos a otras categorías.- Subcontratos no especificados en el contrato o acuerdo.- Sobregiros entre categorías presupuestarias, siempre que el monto exceda el 10% del total del acuerdo.



Si el contratista no obtiene la aprobación por escrito para las procesos anteriores, los costos podrían resultar no admitidos.



. M.5. Políticas de Adquisiciones: - Seguir políticas internas,- Asegurarse de que los precios sean razonables en cada adquisición.- Establecer umbral para compras mayores y menores.- Mantener un control de los bienes y servicios adquiridos y asegurarse de que los mismos fueron recibidos de acuerdo a lo requerido.- Evitar el conflicto de intereses.- Mantener un record de compras.



.M.6 Bienes y Servicios Restringidos y no Admitidos:

Restringidos:Productos agrícolas,Vehículos de motor,Medicamentos,Pesticidas,Equipos usados,Propiedades del gobierno de los EEUU en exceso,Fertilizantes.




No Admitidos:Equipo militar,Equipo de vigilancia,Productos o servicios de apoyo a la policía y otras actividades afines,Servicios y equipos para aborto,Bienes de Lujo y equipos para juegos de azar,Equipos para modificación del clima




Suplidores Inelegibles: Se refiere a cualquier empresa o individuo que este incluido en el listado “Exclusión y Suspensión” en el EPLS.Son los que se encuentran en: "Lists of Parties Excluded from Federal Procurement and Nonprocurement Programs." www.epls.gov

Aquellos que no estén formalizados

http://www.epls.gov/



. M.6 Bienes y Servicios Restringidos y no Admitidos:

Origen y Nacionalidad, (22 CFR 228)

Código geográfico 937



.M.7 Título de propiedad: El título de todas las propiedades pertenece al ejecutor a menos que se diga lo contrario en el acuerdo.

Las propiedades pueden ser: equipos, mobiliarios, suministros, inmuebles y bienes intangibles.



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M.7 Título de propiedad: - Las propiedades deben ser utilizadas para el programa y durante el periodo establecido.- Si la propiedad no va a ser utilizada más en el programa o proyecto esta debe ser utilizada en conexión con las siguientes actividades en el mismo orden: Actividades patrocinadas por la USAID, Actividades patrocinadas por el gobierno de los EEUU Como sea designado por el Oficial de Contratos.


Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations A Mandatory Reference for ADS Capter 303 MANDATORY STANDARD PROVISIONSh

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M.7 Título de propiedad: - Las propiedades deben mantenerse en buenas condiciones, inventariadas y aseguradas.- Se debe mantener un registro de las mismas.- Realizar un inventario físico al menos una vez cada dos años.- Debe existir un control adecuado de las propiedades. Si alguna se deña, es robado o se pierde, debe ser investigado e informado. - El ejecutor debe ser responsable en el caso de que el seguro no cubra todo el daño o pérdida.



.M.7 Título de propiedad: - Antes de finalizar el acuerdo, el beneficiario debe suministrar

una disposición de propiedad clasificada como sigue:

- Equipos cuyo costo unitario de mercado al final del acuerdo sea mayor o igual a 5K - Suministros nuevos o usados cuyo costo por unidad sea mayor o igual a 5K. - Propiedad tangible o intangible de cualquier valor.


Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations A Mandatory Reference for ADS Chapter 303 REQUIRED AS APPLICABLE STANDARD PROVISIONS

.RAA1 Pago de Avances y Rembolsos:

Una cuenta de banco separada no será requerida a menos que se establezca en el acuerdo.

La cuenta deberá generar intereses, siempre que el monto del acuerdo sea mayor de 120K.

Los intereses generados en exceso a los 250 dólares en un periodo de 12 meses deben ser remitidos a la USAID a través de Entrena.



.RAA5. CENTRAL CONTRACTOR REGISTRATION AND UNIVERSAL IDENTIFIER (OCTOBER 2010)

- Data Universal Numbering System (DUNS). Todos deben estar registrados y obtener un número DUNS.- No aplica para Personas, Acuerdos por debajo de 25K y acuerdos que el oficial de contratos determine que podría generar problemas de seguridad.



.*RAA10. REPORTING HOST GOVERNMENT TAXES (JUNE 2012 )

Acuerdo bilateral del año 1962. Exentos de pagar ITBIS e impuestos aduanalesGestionar la exención del ITBIS para compras mayores de 500 dólares.Reporte de las compras en las que se haya pagado el ITBIS. (Periodo 1 de Octubre al 30 de septiembre). Fecha limite de presentación 16 de Abril.



.*RAA 14. COST SHARE (JUNE 2012)

Cost Sharing or Matching: (costo compartido): Es la porción del costo del programa o proyecto no cubierto por el Gobierno Federal.

Tipos de Contrapartida:En Efectivo En Especie

Apalancamiento mínimo de un 10%Total 25%



.APROBACIONES PREVIAS:

Los socios requerirán aprobaciones previas del Oficial de Donaciones de USAID para:

Cambios en el alcance de los objetivos.Cambios en el personal clave.Necesidad de fondos adicionales.Cambios en el presupuesto.Costos que requieren aprobaciones previas de acuerdo a los principios de costos.Transferencia de fondos entre líneas gruesas del presupuesto.

Rendición de Cuentas



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Formularios Requeridos:

El donatario presentará informes mensuales a mas tardar 10 días laborables luego de finalizado el mes.

El informe mensual debe contener lo siguiente:1. Formularios de rendición de cuentas (archivo electrónico).2. Conciliación bancaria.3. Documentación soporte.4. Informe de contrapartida.



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1. Formulario de Rendición de Cuentas (Archivo Electrónico): Consiste en un archivo en Excel compuesto por varias hojas en donde se detalla y resume todo lo relativo a los aspectos financieros del proyecto.

Componentes del Archivo: a) Relación de desembolsos: En este formulario se listan en forma

cronológica todos los desembolsos realizados durante el periodo de gastos.

b) Resumen por Líneas Presupuestarias: En este formulario se resume automáticamente los gastos por líneas presupuestarias. (incluye el periodo

corriente y los anteriores).c) Resumen por ITEM Presupuestarios: En este formulario se resume

automáticamente los gastos por ITEM presupuestarios. (incluye el periodo corriente y los anteriores). Sirve como control presupuestario.



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1. Formulario de Rendición de Cuentas (Archivo Electrónico): Consiste en un archivo en Excel compuesto por varias hojas en donde se detalla y resume todo lo relativo a los aspectos financieros del proyecto.

Componentes del Archivo: d) Disponibilidad y Cuadre del Efectivo: En este formulario se resume la

disponibilidad de efectivo al final del periodo de gastos. Adicionalmente se realiza el cuadre del efectivo disponible, el cual debe cuadrar con el balance de la conciliación bancaria. Este formulario debe imprimirse y firmarse.

e) Relación de Avances: Se listan los adelantos y rembolsos realizados.



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2. Conciliación Bancaria: Este documento debe ser remitido de manera física o digital. Los formularios integrados en la misma que requieren firmas deben ser firmados al menos por dos personas.

La documentación mínima requerida es la siguiente:- Formulario de conciliación debidamente firmado.- Libro de banco con los balances integrados.- Estado bancario correspondiente al periodo de conciliación.



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3. Documentación Soporte: Se refiere a la documentación financiera que da origen a cada transacción reportada.

La documentación soporte debe tener la suficiente evidencia de que las mismas cumplen con los principios de costos establecidos en las regulaciones de la USAID.

Además las mismas deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en la “guía estándar para liquidación de gastos”.



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4. Informe de Contrapartida: El informe de contrapartida debe cumplir con los principios de costos establecidos por la USAID.

Además las mismas deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el ”Manual para documentación y registro de la contrapartida”.

Muchas Gracias!!!