0 operaciones auxiliares a la venta · alberto gil alonso y alina montanaro revisión técnica kimn...
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COMERCIO Y MARKETINGCPCP
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Operaciones auxiliares a la venta
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OPERACIONES AUXILIARES A LA VENTA
Alberto Gil Alonso y Alina Montanaro
Revisión técnica
Kimn E-learning
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Índice
1. EL ALMACÉN1. El almacén _________________________________________________________________________________________ 072. Plano y distribución de los espacios _________________________________________________________________ 113. Organización de espacios de trabajo para un gran comercio _________________________________________ 12 4. Proceso organizativo del almacenamiento de productos _____________________________________________ 145. Seguridad en el almacén ___________________________________________________________________________ 166. Plan de autoprotección _____________________________________________________________________________ 16 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 18 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________ 19 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 20 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 21
2. EL PRODUCTO Y LA GESTIÓN DE STOCK E INVENTARIO1. Características y conservación de los productos _____________________________________________________ 232. El stock ____________________________________________________________________________________________ 263. Aprovisionamiento _________________________________________________________________________________ 304. El inventario _______________________________________________________________________________________ 345. Método del coste medio ponderado _________________________________________________________________ 356. Innovaciones tecnológicas __________________________________________________________________________ 37 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 38 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________ 39 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 40 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 41
3. ORGANIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA1. Organización del punto de venta ____________________________________________________________________ 432. Comportamiento del cliente ________________________________________________________________________ 503. Gestión del lineal ___________________________________________________________________________________ 54 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 60 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________ 61 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 62 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 63
4. ANIMACIÓN BÁSICA EN EL PUNTO DE VENTA1. Factores básicos de animación del punto de venta ___________________________________________________ 652. Presencia visual de productos en el lineal____________________________________________________________ 723. La publicidad en en el lugar de venta _______________________________________________________________ 784. Cartelística en el punto de venta ____________________________________________________________________ 805. Máquinas expendedoras (vending) __________________________________________________________________ 84 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 86 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________ 87 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 88 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 89www.m
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Índice
5. PRESENTACIÓN Y EMPAQUETADO DE PRODUCTOS PARA LA VENTA1. Empaquetado comercial ____________________________________________________________________________ 912. Técnicas de empaquetado y embalado comercial ____________________________________________________ 993. Eficiencia y calidad en el empaquetado _____________________________________________________________ 101 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________104 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________105 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________106 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________107
6. ELABORACIÓN DE INFORMES COMERCIALES SOBRE LA VENTA1. Concepto y finalidad de los informes de ventas ______________________________________________________1092. Elaboración de informes comerciales ________________________________________________________________ 112 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 116 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________ 117 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 118 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 119
7. OPERACIONES DE CAJA EN LA VENTA1. Cobro y pago de operaciones de venta ______________________________________________________________ 1212. Elementos y características del TPV _________________________________________________________________1253. Factura y recibo ____________________________________________________________________________________134 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________136 TEST DE REPASO __________________________________________________________________________________137 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________138 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________139
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Presentación
Este libro ha sido elaborado con el objetivo de adaptar los contenidos básicos del módulo formativo Operaciones auxiliares a la venta, que forma parte del Certificado de profesionalidad de Actividades de venta, a las actuales posibilidades y a la legislación, para que el alumno sea capaz de asimilar dichos contenidos teniendo en cuenta la adaptación a la vida profesional.
Pretendemos que los alumnos sean capaces, al finalizar el estudio de este manual, de afrontar el paso al mundo laboral con la mayor preparación posible, conociendo las bases de las operaciones auxiliares a la venta y siendo capaces de asumir proyectos, comprender su entorno profesional y la toma de decisiones.
El libro detalla el conjunto de operaciones auxiliares de un comercio, desde el aprovisionamien-to y almacenaje hasta la animación de los puntos de venta, observados desde el punto de vista de una gran superficie comercial, pero también aportando valor al mediano y pequeño comercio.
Mediante el estudio de este libro, el alumno conocerá conceptos y técnicas reservados a las grandes empresas, pero desde un punto de vista que facilitará su aplicación en todo tipo de comercio. Será capaz de gestionar el stock y los pedidos de aprovisionamiento, crear un almacén eficiente y eficaz y entender al cliente y su comportamiento para recrear un espacio que invite a la compra mediante la correcta animación. Por último, se mostrarán diferentes técnicas para organizar el mobiliario, presentar los productos en el lineal y determinar su rentabilidad.
Hemos realizado un gran esfuerzo en la elaboración de este manual y queremos dar las gracias a la Editorial y a los editores, en especial a Ariadna por su guía y ayuda constante, sin olvidarnos de los revisores por su dedicación, clave para nuestro trabajo.
Quiero agradecer a mis padres el ejemplo que han sido y son, a Hernán Roig por encargarse de todo en Kimn y Sourtech mientras que me centraba en redactar este libro y, cómo no, a Guillermo de Haro por plantar en mí la semilla de la formación. Pero sobre todo a Ana, Ignacio y Ricardo, por su cariño, apoyo incondicional y tantas horas robadas. Alberto Gil Alonso.
A mi hijo Ignacio, Alina Montanaro.
Los autores
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UNIDAD1
El almacén
En esta unidad
APRENDERÁS A:• Enumerar las principales características
y funciones del almacén.
• Gestionar el almacén como parte integral de un proceso de fabricación y venta de bienes.
• Distinguir los procesos de almacenaje colaborando entre departamentos.
• Organizar el espacio y las mercancías para la optimización del espacio y la rentabilidad.
• Enumerar las normas de seguridad en el almacén.
ESTUDIARÁS:• Las características principales del almacén.
• Los tipos de almacenes y sus funciones.
• La distribución de los espacios.
• Las medidas de seguridad y la prevención de accidentes.
Y SERÁS CAPAZ DE:• Conocer qué es un almacén, cómo se
gestiona y qué aspectos legales influyen en el almacenaje.
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UNIDAD1
El almacén es una infraestructura destinada a guardar de forma organizada y segura bienes físicos. El almacén puede ser un edificio o parte de un local.
1. El almacén
El almacén y los productos son dos elementos esenciales en todo proceso productivo y comercial. Las industrias y los comercios necesitan un espacio donde guardar los productos que emplearán en el proceso de fabricación, pero también los ya terminados. Por su parte, los distribuidores y las empresas retail deberán contar con un almacén para guardar los stocks que irán exponiendo para su venta.
Picking. Unificación de productos para su envío al cliente. En el pro-ceso de picking, el personal del al-macén recopila los productos pedi-dos por un cliente y los unifica en una unidad de salida, ya sea caja, palé, etc.
Proceso productivo. Conjunto de acciones realizadas para convertir materias primas y bienes auxilia-res en productos finales. También podemos definirlo como el conjunto de pasos que una industria realiza para fabricar un producto final.
Retail. Es la expresión inglesa para definir la venta al por menor, es decir, la venta de productos y ser-vicios de consumo masivo en tien-das. En España, la expresión ‘retail’ se emplea habitualmente con rela-ción a grandes cadenas, tipo Media Markt, Leroy Merlin, etc.
Rotura de stock. Situación que se produce cuando no hay existen-cias de un determinado producto en el almacén, ya sea porque se han vendido todas las unidades fabricadas o porque no se han ad-quirido suficientes para el proceso de producción. También puede darse por retrasos en los provee-dores. Se considera una situación transitoria y perjudicial, porque afecta a las ventas.
Stock. Es el conjunto de bie-nes almacenados, ya sea para emplearlos en el proceso produc-tivo o para la venta.
VOCABULARIO
El producto, el proceso productivo y el almacén deben ser estudiados en conjunto. Las carac-terísticas de un almacén dependerán de las necesidades propias de los productos y del pro-ceso productivo. Por ejemplo, un almacén deberá ser refrigerado para determinados tipos de alimentos y estos quedarán organizados según las necesidades de fabricación.
1.1. Funciones del almacénPara comprender adecuadamente la importancia del almacén, es necesario conocer antes qué es el flujo productivo.
Fig. 1.1. Pasos desde la fabricación de un producto hasta su venta.
El almacén tendrá un papel fundamental en el aprovisionamiento de materias primas para que el proceso productivo no se interrumpa por falta de materiales necesarios para la fabricación. A su vez, el almacenamiento de productos finalizados es esencial para servir a los puntos de venta en el tiempo y la forma adecuados, es decir, para que la distribución se desarrolle correc-tamente. Pero también los comercios deberán contar con un almacén que les permita guardar parte de la mercancía que no se encuentra en la zona de exposición. A la carencia de mate-riales para la producción o de productos finales para la venta se le denomina rotura de stock.
Un almacén comercial debe desempeñar las siguientes funciones:
• Recepción de mercancías. En esta primera fase se reciben (entrada) los productos envia-dos por los proveedores, que posteriormente se pondrán a la venta. Al recibir las mercancías se debe comprobar la cantidad y la calidad de los productos cotejando los datos enviados en la ficha de envío o albarán.
• Almacenamiento. Consiste en la organización, la conservación y la custodia de los bienes recibidos. Hay que ordenar los productos para maximizar el espacio sin poner en riesgo su integridad.
• Preparación de pedidos o picking. Proceso en el cual se agrupa en una unidad de envío el conjunto de productos pedidos por el cliente.
• Expedición. Proceso de envío (salida) de los productos una vez realizado el picking. El envío puede ser al cliente final, pero también interno, con el fin de reponer productos en la zona de exposición y venta.
• Control de existencias. Una función primordial es el control de existencias, también llama-do stock. Se controla mediante un sistema de registro de entrada y salida de mercancías. Se deben tener en cuenta las entradas y las salidas de mercancías, pero también la devolución de productos por parte de los clientes.
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En la actualidad, el proceso de almacenaje ha cobrado una importancia renovada debido al desarrollo del comercio electrónico, ya que los pedidos llegan desde Internet y los productos nunca salen a la zona de exposición de los comercios. Asimismo, resultan relevantes las funcio-nes de preparación de pedidos y de expedición.
1.2. Principios básicosTodo almacén debe regirse por unos principios básicos:
• Debe ser atendido por personal que disponga de una formación adecuada. En el caso de puntos de venta, los comerciales deben contar con conocimientos en la gestión y organiza-ción del almacén.
• La capacidad y la disposición del espacio deben ser adecuadas a las necesidades operativas. Los pasillos deben ocupar el mínimo espacio posible, pero respetando las necesidades de paso de maquinaria y de trabajadores.
• El sistema de almacenaje del almacén debe ser acorde al método de paletización de productos.
• La entrada y la salida de mercancías debe realizarse por puertas separadas; en caso de contar con una única puerta, se deben separar las zonas por función. La puerta deberá ser controlada adecuadamente mediante un registro diario de entrada y salida, que deberá gestionarse mediante un sistema de control de inventario.
• Las mercancías deben distribuirse aplicando la lógica, ya sea ordenando según baremos de venta o de incompatibilidad. Un dicho popular sostiene que las cerillas y la pólvora nunca deben almacenarse juntas.
• Todas las mercancías deben identificarse de forma correcta. Esa identificación debe ser visi-ble en el exterior del producto almacenado o controlada informáticamente.
• El almacén debe contar con las condiciones idóneas para el mantenimiento de los bienes custodiados.
• El horario del almacén debe adecuarse a las necesidades de disponibilidad. En el caso del comercio, deberá ser más amplio que el horario comercial.
• La entrada de personal debe restringirse a quienes desempeñen funciones concretas de almacenaje. En el caso de comercios, puede limitarse el acceso al almacén a determinados cargos, como jefes de sección; también se puede proteger la entrada con tarjetas identifica-tivas que permitan saber quién ha estado en su interior.
1.3. Particularidades del almacén en el comercioDebido al alto coste del metro cuadrado de locales comerciales, tanto en régimen de alquiler como de compra, los comercios tienden a reducir al máximo la zona dedicada exclusivamente al almacenaje, pero a maximizar la superficie dedicada al almacenamiento, empleando solu-ciones como estas:
• Aprovechar las zonas inferiores y superiores de los muebles de exposición para almacenar productos expuestos.
• Mostrar únicamente una unidad de producto y guardar el resto en el almacén.
• Emplear los lineales de exposición para almacenar el stock.
Estos sistemas complican la gestión y el control de los productos almacenados, al no contar con un espacio específico donde se realice un control exhaustivo de las entradas y salidas de mercancías.
El mobiliario especializado de almacenaje resulta caro frente a otras soluciones, pero disponer de muebles adecuados nos permite lograr unos aprovechamientos muy superiores a las tradi-cionales estanterías y cajoneras.
En el pequeño y mediano comercio, suele haber falta de control sobre el almacén, lo que puede ocasionar pequeñas pérdidas, pero sobre todo conlleva que el personal de atención al cliente no pueda dar un servicio adecuado cuando los productos se encuentran en el almacén, ya que localizarlos puede llegar a ser una tarea complicada.
Almacén y productos
A la hora de seleccionar, organizar y distribuir un almacén, se deben tener en cuenta los productos que va a albergar, ya que ello impacta directamente en las necesidades y equipamientos. Por ejemplo, si vamos a almacenar productos alimentarios, puede que sea ne-cesario contar con sistemas de refrigeración. Por el contrario, si se trata de productos congelados, tal vez sea obligatorio contar con una almacén con diferentes zonas de frío o incluso íntegramente refrigerado.
El tamaño de los bienes almace-nados es un elemento clave, ya que no es lo mismo albergar mi-les de piezas que una unidad de producto acabado. Es el caso de las fábricas de coches, que en sus almacenes deben contener miles de referencias de piezas sueltas, pero el producto acabado es un coche de ciertas dimensiones.
El almacén comercial
El tamaño del comercio es muy diverso, va desde pequeñas tiendas de barrio hasta hiper-mercados con cientos de metros cuadrados y miles de productos a la venta. Pero las funciones del almacén no varían para uno u otro tamaño, siendo necesario conocer las mismas.
IMPORTANTE
Fig. 1.2. Expositor en una tienda de calzado en el que se muestra un zapato de cada par disponible.
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UNIDAD1
Carla acaba de ser contratada para organizar el almacén de un pequeño supermercado perteneciente a una gran cadena. El supermercado donde trabaja Carla va a ser el primero de la cadena en el que los clientes podrán realizar sus pedidos por Internet y recogerlos en la tienda. Su jefe le ha explicado los pasos que se dan desde la recepción del producto hasta su venta por Internet y entrega al cliente, y ella debe organizarlos de acuerdo con las funciones del almacén:
1. Los proveedores de carnes, pescado, frutas y vegetales entre-gan la mercancía diariamente. Tras comprobar el albarán de entrega, la mercancía se lleva a las cámaras frigoríficas.
2. El resto de los productos se envían, una vez por semana, des-de el almacén central de la cadena de supermercados. Tras comprobar el albarán de entrega, esos productos se distribu-yen en el almacén.
3. Por la mañana, antes de abrir el supermercado al público, se deben revisar los lineales y reponer los productos vendidos en la última hora. Esta actividad se desarrolla durante todo el día.
4. Los pedidos de los clientes on-line se deben preparar antes del horario de apertura, ya que algunos de ellos compran de noche en la página web y lo recogen antes de ir al trabajo, mientras que otros clientes, en cambio, llegan justo a la hora de cierre.
5. Los clientes on-line recogen sus pedidos en una zona situada en la parte exterior del almacén, lo que les permite no tener que bajar de sus coches.
6. Los clientes mandan sus pedidos a lo largo del mes y se inten-tan enviar en la misma semana.
7. En la zona de entrega de pedidos al cliente hay una zona fría para guardar los pedidos de productos frescos y otra no refri-gerada para el resto de los productos.
Solución:
Tras escuchar las explicaciones que le ha dado su jefe, Carla ha relacionado las actividades con las funciones del almacén (Tabla 1.1):
Actividad Función
Recepción de proveedores de productos frescos.
Aprovisionamiento.
Recepción semanal del resto de los productos.
Aprovisionamiento.
Almacenamiento de los productos, ya sea en la zona fría o en el resto del almacén.
Almacenaje producto finalizado.
Preparación de los pedidos on-line. Picking.
Entrega de los pedidos en el coche del cliente.
Expedición.
Tabla 1.1. Relación de procesos descritos y funciones del almacén.
Ahora Carla conoce el proceso de recepción, almacenaje y venta que el supermercado hace por Internet y está en dis-posición de organizar el almacén, el personal y el horario para cumplir con la nueva actividad de venta por Internet y recogida en tienda.
CASO PRÁCTICO 1
1. Visita comercios de tu zona. ¿Dónde tienen el almacén?
2. Visita algunos comercios de cosmética. ¿Emplean los mue-bles de exposición para almacenar mercancía?
3. Usando Google Street View, localiza un parque comercial con tiendas tipo Leroy Merlin y navega hasta la zona trasera para localizar su zona de recepción de mercancías y almacén.
4. ¿Qué característica esencial debe tener un almacén de productos congelados?
5. ¿Por qué la entrada y la salida de mercancías debe estar separada?
6. Busca en Internet empresas que ofrezcan mobiliario de almacenaje para comercios.
7. En la web de IKEA u otra empresa del sector, busca muebles con diferentes compartimentos que tengan utilidad en el almacén de un comercio de accesorios para móviles. Ten en cuenta el tamaño de los productos a almacenar.
8. Trabajas en una tienda de animales que vende comida envasada que es recomendable almacenar a una temperatura
controlada, ¿sería conveniente poner aire acondicionado en el almacén o, por el contrario, es un gasto excesivo?
9. Eres cliente de una tienda y el dependiente ha ido a buscar al almacén un producto que quieres comprar y está tardando más de diez minutos. ¿Qué haces? ¿Tu estado de ánimo cambiará? ¿Qué ocurre si habías aprovechado una salida del trabajo para hacer la compra?
10. Ikea ha abierto el almacén a los clientes y somos nosotros los que debemos recoger los productos antes de pagarlos. Si cerca de tu casa hay un Ikea, aprovecha para visitar el almacén y estudia las zonas y sus funciones. ¿Hay una puerta para la entrada y la salida o son dos puertas diferentes?
11. Acude a un comercio dedicado a cosmética y estudia cómo aprovechan la parte inferior de los muebles como espacio de almacenamiento.
12. Visita un portal inmobiliario en Internet y busca locales co-merciales que ofrezcan un plano. Piensa dónde ubicarías el almacén para un comercio.
ACTIVIDADES
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Un polo de comunicaciones
Miranda de Ebro (Burgos) es una zona en la que se sitúa un im-portante número de industrias y almacenes gracias a que cuenta con acceso directo a las autopis-tas A1 y AP68, y a que constituye un importante nudo ferroviario. Se trata de un polo de comunicacio-nes en el cual convergen diferen-tes medios de transporte, lo que facilita la recepción y distribución de mercancías.
Por su parte, la ciudad de Zarago-za, gracias a su ubicación, se ha convertido en la base del norte para las compañías de paquetería y transporte urgente.
¿SABÍAS QUÉ…?
Fig. 1.3. Imagen de Miranda de Ebro en la que se pueden observar las autopistas, la línea de ferroca-rril y la zona industrial. Fuente: Google Maps.
1.4. Ubicación y tamaño del almacénLa ubicación de un almacén tiene gran importancia, ya que afectará directamente a los costes de producción y venta. Si se trata del almacén de una fábrica o un comercio, lo habitual es que se encuentre situado dentro del terreno o local. En el caso del comercio, puede ocurrir que el coste de alquiler del metro cuadrado sea tan caro que resulte preferible tener el almacén en un lugar cercano. Así, por ejemplo, las tiendas situadas en las principales calles comerciales suelen alquilar en una calle adyacente de menor coste un segundo local para dedicarlo a alma-cenaje. Otro aspecto que hay que tener en cuenta respecto a la situación del almacén es la normativa vigente, ya que pueden existir limitaciones en el horario de actividad, el paso de vehículos o la prohibición de contener determinados productos; por ejemplo, los almacenes de materias peligrosas deben estar situados fuera de los núcleos urbanos.
El tamaño del almacén debe estar en consonancia con la frecuencia de compra y la rotación de productos. Respecto a lo primero, existen sectores, como el de la moda, en los cuales las compras se realizan por temporada, pero las ventas se realizan a lo largo de varios meses; por lo tanto, la mercancía se recibe en grandes cantidades y se almacena durante un plazo de tiempo amplio, lo que requiere almacenes medianos o grandes. Por el contrario, otro tipo de tiendas, como las ferreterías, no tienen temporalidad, sino que venden a lo largo de todo el año y reponen productos de forma constante; por ello su espacio de almacenamiento será pequeño.
Otro elemento que se debe tener en cuenta son los descuentos por volumen de compra, que nos obligan a comprar grandes cantidades para reducir el precio. En estos casos necesitamos prever este aumento de la cantidad de productos que hay que almacenar, debido a que el ahorro logrado en la compra puede perderse por la mano de obra que hay que emplear en el almacén.
Desde hace tiempo buscas un nuevo almacén para tu empresa de venta y restauración de coches clásicos de importación. Lo habitual es que los coches lleguen en malas con-diciones y debes hacer numerosas reparaciones; por eso cuentas con un stock de 7.300 referencias con un total de 50.000 piezas de pequeño y mediano tamaño. Los coches los recibes por unidades, que son transportadas en grúas convencionales y no en camiones. ¿Cuál de los siguientes almacenes te parece el más adecuado para tus necesidades?
a) b)
Solución:
El primer almacén (a), que cuenta con una zona elevada, está pensado solo para la des-carga de camiones. El segundo almacén (b) se adecúa a mis necesidades, ya que permite acceder cómodamente tanto a las grúas para descargar los coches como a los camiones de reparto.
CASO PRÁCTICO 2
13. En la zona industrial de tu ciudad, ¿están permitidas las industrias pirotécnicas?
14. Buscando un almacén para tu tienda, has encontrado uno muy barato, pero lejos de tu punto de venta. ¿Qué consecuencias crees que puede tener que lo escojas?
ACTIVIDADES
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UNIDAD12. Plano y distribución de los espacios
El almacén cumple diferentes funciones y los espacios deben organizarse teniéndolas en cuen-ta y considerando también los flujos de trabajo. Por otra parte, también se deben prever nece-sidades operativas tales como el paso de máquinas.
A la hora de planificar el almacén debemos tener en cuenta el tipo de establecimiento comer-cial del que se trate; así, los almacenes de grandes superficies tienen la misma distribución que el almacén de una fábrica, mientras que los almacenes de pequeños comercios suelen ser espacios reducidos multifuncionales.
2.1. Flujos y procesos de almacenajeLa actividad de almacenamiento de productos tiene un flujo constante de entradas y salidas de mercancías, pero es necesario establecer el orden de operaciones que hay que realizar, tal y como vemos en la Figura 1.4:
Otras actividades, como las tareas administrativas o el mantenimiento de equipos, contarán con zonas propias.
2.2. Organización del espacio en el gran comercioLos grandes comercios cuentan con infraestructuras y espacios dedicados exclusivamente al almacenamiento, lo que posibilita que existan zonas delimitadas para cada función.
La máxima que rige en un almacén es mantener el orden en todo momento. Por ello, cada espacio debe tener una función concreta siguiendo el flujo del proceso de almacenaje repre-sentado en la Figura 1.4.
En todo almacén, la zona de entrada y salida de mercancías debe estar correctamente sepa-rada y contar con un espacio propio que imposibilite confundir las mercancías y su flujo. La entrada y salida pueden coincidir en la ubicación, pero cada espacio debe estar claramente limitado; de lo contrario, se corre el peligro de que las mercancías se entremezclen y se pierda el control del almacén.
Fig. 1.4. Diagrama de flujo de las operaciones de almacenaje.www.mhe
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3. Organización de espacios de trabajo para un gran comercio
Los espacios básicos para un gran comercio son los que aparecen representados en la Figura 1.5.
Debido a que el almacén se ubica dentro del espacio de exposición, no suele haber una zona de descarga de mercancías, por lo que estas suelen apilarse dentro del almacén a la espera de ubicarlas en este.
La correcta planificación del almacén del pequeño comercio permitirá mejorar la operativa y maximizar el espacio. Con la llegada de las ventas por Internet, el pequeño comercio debe adecuar su almacén creando una zona de trabajo en la que realizar el picking de productos que hay que enviar al cliente; de esta forma se evita tener productos apilados o esparcidos en la zona de exposición mientras se tramitan los pedidos on-line.
3.1. Organización de espacios de trabajo para un pequeño comercioLos medianos y pequeños comercios cuentan con un almacén multifuncional sin espacios per-fectamente delimitados. Se trata más bien de un «cuarto» secundario en el cual se almacena la mercancía. Esta circunstancia da lugar a que no existan zonas y espacios separados. Por ello es importante delimitar zonas en las que solo se realice una función, y especialmente las zonas de entrada y salida.
Fig. 1.5. Organización del espacio para un almacén de gran superficie.
Control de salida
Control de entrada
Almacén
Exposición y venta
Reenvasado
Camión
Camión
Descarga
carga
Picking
Zona de picking
Control de salida
Fig. 1.6. Organización del espacio para el almacén de un comercio minorista.
Exposición y venta
Almacén
Picking
Control de salida
Control de entrada
Reenvasado
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UNIDAD1
15. En la siguiente imagen vemos el exterior de un almacén. ¿Qué nombre recibe el espacio reservado para la carga y descarga del camión? Tras descargar el camión, ¿qué otras dos zonas encontraremos antes de que el material acceda al almacén?
16. ¿Qué función cumple el espacio de reenvasado?
17. ¿Por qué un almacén debe contar con un espacio destinado al picking?
18. En un almacén existen otras zonas, como por ejemplo la de almacenaje de bienes auxi-liares. ¿Qué materiales se guardan en ella?
19. ¿Qué diferencias hay entre un almacén de gran comercio y uno de pequeño comercio?
20. La entrada y salida de mercancías ¿se puede hacer por la misma puerta?
ACTIVIDADES
La dirección general de nuestra empresa nos ha pedido que maximicemos el espacio de almacenamiento disponible, ya que se va a aumentar el espacio de exposición un 35 %, mediante la compra de un local anexo. El problema es que el espacio disponible para el almacén no va a variar y por ello necesitamos redistribuir los pasillos. Nos hemos puesto en contacto con proveedores de maquinaria auxiliar para almacenes y nos han ofrecido un producto muy novedoso: se trata de una carretilla elevadora con sensores de antichoque lateral, lo que permite reducir al máximo el ancho de los pasillos y pasar de 1,5 a tan solo 1 m, porque el automatismo imposibilita los choques laterales y además aumenta la velocidad de circulación. Si adquirimos estas nuevas carretillas, ¿es posible reducir el ancho de los pasillos? ¿Cómo afectará a los tiempos operativos?
Solución:
Al aumentar el espacio de exposición, se supone que aumentarán las ventas y, por lo tanto, se necesitaría ampliar el almacén. Como nos han planteado que no es posible, debemos estudiar otras alternativas, como la mejora en la maquinaria, que nos va a per-mitir reducir el espacio de pasillo de 1,5 a 1 m. Ganando este espacio, podemos instalar nuevos sistemas de almacenaje y conseguir espacio útil. Además, también nos va a per-mitir aumentar la velocidad de trabajo, ya que se incrementa la velocidad de la máquina. Solo tendríamos que estudiar si los productos almacenados necesitan un metro o más.
CASO PRÁCTICO 3
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4. Proceso organizativo del almacenamiento de productos
El almacén es un espacio funcional que se debe organizar y gestionar sobre la base de unos criterios claros. El almacén es el lugar donde se organizan los productos. Existen diferentes ti-pos de almacén.
4.1. Tipos de almacenajeEn el mercado, se pueden encontrar diferentes soluciones de almacenaje (Tabla 1.2), tales como estanterías, baldas, con o sin automatismos... La adquisición de estas soluciones dependerá del tipo de almacenaje que deseemos, teniendo en cuenta el producto y el sistema de reenvasado.
El sistema de almacenaje es aquel que nos permite guardar la mercancía hasta que vaya a ser empleada en el proceso de fabricación o venta. El sistema de almacenaje debe permitir un control de las entradas y salidas de productos.
En el comercio minorista, los almacenes suelen emplear el sistema apilado, en el que las cajas contenedoras del producto se colocan unas encima de otras, normalmente empleando baldas. En el caso de productos pequeños, se utilizan armarios con cajoneras o divisores, que permiten separar los productos en unidades.
Tipos de almacén Características Ventajas Inconvenientes
Sistema de bloques apilados En este sistema las cargas se api-lan una sobre otra formando un bloque. Entre cada pila o se rie de pilas se debe dejar un pasi llo para poder acceder a las que se encuentran alrededor.
Baja inversión en instalaciones.
Maximización del espacio.
Con trol de stock simple.
Recomen dado para alta rota-ción y gran cantidad de stock.
Inestabilidad de las pilas.
Limitación de aprovechamiento en altura.
La última mercancía que entra es la primera que sale.
Dificultad para la preparación de pedidos.
Sistema convencional Se trata del sistema más em-pleado, ya que la mercancía se almacena paletizada, lo cual permite retirar los productos en unidades de entrega.
Media inversión en instalacio nes.
Maximiza el espacio, sobre todo en altura.
Sistema versátil que permite modificar la configuración.
Pérdida de espacio de almacena-miento, al necesitar pasillos.
Requiere maquinaria adecuada, como carretillas elevadoras.
Sistema compacto En este tipo de almacén la es-tructura no cuenta con baldas, sino que las mercancías paleti-zadas se apoyan sobre los lar-gueros, lo cual permite que la maquinaria pueda acceder has-ta el interior.
Permite almacenar grandes can-tidades de productos.
Maximiza el aprovechamiento del espacio.
Reducción de tiempos de opera-ción.
Operarios bien preparados.
Limitaciones de altura.
Sistema caro frente a otras so-luciones.
No es adecuado para altos índi ces de rotación.
Sistema dinámico El sistema dinámico emplea como base el sistema compacto, pero incorpora en la base un mecanismo de rodillos que per-miten mover la mercancía.
Maximiza el espacio de almace-namiento.
Apto para stocks de alta rota-ción.
Permite emplear el sistema FIFO.
Requiere una alta inversión en equipación.
Operarios bien preparados.
En cada fila solo puede haber productos de una misma refe-rencia.
Tabla 1.2. Tipos de almacenes.
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UNIDAD1
21. ¿Por qué es importante que el sistema de almacenaje permita controlar las entradas y salidas de mercancías?
22. ¿Qué cantidad de inversión requiere el sistema de almacén compacto?
23. ¿Qué relación guardan entre sí el tipo de almacén y el criterio de almacenaje?
24. ¿Cuáles son los criterios de almacenamiento más emplea-dos?
ACTIVIDADES
4.2. Criterios de almacenajeEn el almacén, deberemos establecer un criterio de almacenaje, es decir, planificar la orde-nación y tener en cuenta la disponibilidad de los productos para ser servidos. Asimismo, es importante valorar que no todos los sistemas de almacenaje sirven para todos los criterios de almacenaje.
Entre los criterios de almacenaje más empleados, están los siguientes:
• Sistemas basados en la rotación. Los productos quedarán almacenados según su frecuen-cia de uso o venta. Los más accesibles serán los productos más vendidos.
• Sistemas de referencias. Las mercancías quedarán agrupadas por referencias de produc-tos. Los productos de igual o similar referencia deben estar en una misma zona.
• Sistemas basados en las características de conservación o del producto. Mediante este criterio, se atiende a las necesidades de conservación de los productos para situarlos en el almacén. Hay que tener especial cuidado con los productos incompatibles, como la lejía y el amoniaco, que al mezclarse se convierten en cloramina, un compuesto altamente tóxico.
CASO PRÁCTICO 4
El almacén donde has comenzado a trabajar se dedica a las materias primas para la construcción. Su gama de produc-tos abarca maquinaria, tubos, ladrillos, cemento y otros ma-teriales de ensacado y áridos que se almacenan en sacos de gran volumen, llamados big bags, con un peso mínimo de 1 t. Anteriormente no se tenía en cuenta el aprovechamiento
del espacio, pero, debido al descenso en las ventas por la cri-sis en el sector de la construcción y a la necesidad de limitar los gastos, la empresa se ha planteado reducir el almacén y quiere conocer tu opinión sobre dos cuestiones: ¿cuál debe ser el tipo de almacén? y ¿cuál debe ser el criterio de alma-cenaje?
Solución:
Respecto al tipo de almacén, cabe plantear un sistema de apila-do espacial para los áridos y sacos de cemento; para el resto de los materiales, podría emplearse un sistema convencional,
ya que, en las circunstancias actuales, no habrá un presupuesto alto para mecanismos de almacenamiento.
Respecto al criterio de almacenaje, sería adecuado el de refe-rencias, para poder localizar cómodamente los materiales.
Big bag
El big bag es un saco diseñado para contener grandes volúmenes de materiales y que puede ser api-lado con cierta estabilidad.
Fig. 1.7. Big bags de áridos.
¿SABÍAS QUÉ…?
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5. Seguridad en el almacén
El almacén es un lugar peligroso para los trabajadores, ya que se trabaja con grandes cargas, maquinaria pesada y, en ocasiones, con productos peligrosos; por esa razón, se deben cumplir ciertas normas para la prevención de accidentes.
La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, regula las medidas de seguridad que se deben observar. Algunas de ellas hacen referencia al almacenaje y a conduc-tas de los trabajadores. Es obligatorio acatar siempre la prevención de riesgos laborales.
5.1. PremisasLas premisas básicas que todo almacén debe cumplir respecto a la seguridad son:
• Buena iluminación y ventilación adecuada.
• Correcta señalización de zonas y pasillos.
• Clara señalización de salidas de emergencia, que deberán estar libres de obstáculos y per-mitir la salida.
• Clara señalización de los sistemas antiincendios, que deberán ser adecuados a los materia-les almacenados.
• Pasillos con una anchura suficiente para el tránsito de maquinaria.
• Zonas de paso para personas, que deberán estar marcadas de forma visible.
• Evitar puntos muertos y cruces donde puedan producirse choques entre máquinas.
• El personal debe vestir de forma adecuada; se recomienda el uso de chalecos reflectantes.
Es fundamental el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de todo el personal y es obligación de la empresa poner a disposición del personal las herramientas de seguridad necesarias.
5.2. Plan de prevención de riesgos laboralesTodas las empresas están obligadas a la adopción de cuantas medidas de seguridad sean necesarias para la protección y salud de sus trabajadores. Además, las empresas que superen un determinado número de trabajadores, que se dediquen a ciertas actividades, etc., deberán contar con un plan de prevención de riesgos laborales. Este plan debe incluir:
• El plan de autoprotección.
• El plan de emergencia.
• El manual de autoprotección.
6. Plan de autoprotección
El plan de autoprotección de una empresa es un estudio completo de la seguridad de la actividad que se desarrolla en ella. Debe presentarse en un único documento e incluir una explicación de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, la evaluación de riesgos de esas actividades, el sistema de prevención y protección con los que cuenta, y la relación y organización de medios materiales y humanos disponibles. También recogerá las medidas preventivas y las acciones destinadas a dar respuesta a posibles situaciones de emergencia.
6.1. Plan de emergenciaEn el plan de emergencia se deben describir los medios disponibles en caso de accidente y los procedimientos de actuación.
El plan de emergencia debe recoger el conjunto de medidas destinadas a hacer frente a situaciones de riesgo para minimizar los daños sobre las personas y bienes. Es esencial asegurar la evacuación del personal del comercio y los clientes de forma ordenada y segura.
En el CEO encontrarás la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, que es muy importan-te que conozcas.
CEO
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UNIDAD1Manual de autoprotección
Toda empresa debe tener el manual de autoprotección disponible para todos los trabajadores. Está formado por el plan de autoprotección y los planos descriptivos del almacén, con indica-ción de las salidas de emergencia y la situación del material de protección.
El conocimiento de los peligros y las medidas para evitarlos es la mayor protección que puede tener todo trabajador, si cuenta con las medidas de seguridad oportunas.
6.2. Riegos habituales en el almacénExisten algunos riesgos habituales en el almacén que hay que prevenir. En el siguiente listado, se recogen los riesgos habituales:
• Caídas de personas a igual o distinto nivel.
• Atrapamiento de personas por vuelco de cargas o maquinaria.
• Golpes y cortes.
• Atropellos por la maquinaria.
• Lesiones por posturas incorrectas.
• Riesgos ocasionados por las mercancías, como por ejemplo riesgos químicos, explosiones o incendios.
La limpieza y una adecuada organización son también esenciales para evitar accidentes en un almacén.
Se ha procedido a reformar el almacén y te han encargado un estudio sobre el nivel de comprensión de las señales por par-te de los empleados. Debes presentar diferentes señales a un grupo reducido de trabajadores. En el caso de que no indiquen correctamente el peligro o el mensaje que contiene la señal, tendrás que explicárselo. Antes debes asegurarte de entender el significado de los siguientes carteles:
Solución:
a) Peligro de caída a distinto nivel.
b) Peligro de suelo deslizante.
c) Peligro de paso de máquinas.
d) Situación del extintor de incendios.
CASO PRÁCTICO 5
25. ¿Crees que la prevención de riesgos laborales es obligato-ria? Justifica tu respuesta.
26. ¿Cómo crees que debe ser la actitud del trabajador ante la prevención de accidentes, activa o pasiva?
27. ¿Qué debe recoger el manual de autoprotección? ¿Es un mero resumen de acciones?
28. ¿Tiene que contar el almacén con medidas para sofocar incendios?
29. ¿Crees que la falta de limpieza y organización puede ser un factor que provoque accidentes?
30. ¿Debe recoger el plan de emergencia acciones para proteger a los clientes o solo a los empleados?
ACTIVIDADES
a) b) c) d)
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SÍNTESIS El almacén
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Organizacióndel almacén
Para diseñar un almacén, debemos tener en cuenta los flujos y procesos de almacenaje que darán lugar a la distribución de espacios.
Recepción de mercancías.
Expedición.
Plano del almacén
Almacenamiento.
El almacén es un espacio destinado a guardar y custodiar los productos necesarios para el proceso productivo o que se ponen a la venta.
La ubicación y el tamaño del almacén son dos elementos que hay que tener en cuenta, porque afectarán a los costes de almacenamiento y, por lo tanto, al producto final.
ConceptoEl almacén está en estrecha relación con el proceso productivo y de venta, y es una pieza clave que necesita la gestión adecuada.
Tipos de almacén.
Por ley, toda empresa está obligada a proteger a sus trabajadores. Es por ello esencial conocer y poner en práctica las medidas de seguridad destinadas a evitar accidentes.
La seguridad
Criterios de almacenaje.
El almacén
Funciones del almacén
Picking.
Control de existencias.
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TEST DE REPASO
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UNIDAD1
1. ¿Qué es un almacén?
a Una infraestructura destinada a guardar de forma organizada y segura bienes físicos.
b Una infraestructura basada en módulos destinada a contener materiales.
c Una infraestructura adosada a la zona de producción que debe contener los bienes materiales para el flujo de producción.
2. ¿Cuáles son las funciones del almacén?
a Recepción de mercancías, almacenamiento, prepara-ción de pedidos, expedición y control de existencias.
b Recepción y salida de mercancías, almacenamiento de bienes y salida de pedidos.
c Recepción, almacenamiento y salida de mercancías.
3. ¿El almacén y el producto guardan relación?
a Sí, porque las características del almacén dependerán de los productos que albergue.
b No, cualquier almacén sirve para albergar todo tipo de productos.
c Sí, porque, dependiendo de si es líquido o sólido, hará falta un almacén u otro.
4. El acceso a las vías de comunicación ¿es un fac-tor importante para determinar la ubicación de un almacén?
a Sí, porque afecta a los costes y, por lo tanto, al precio del producto final.
b Sí, porque así los camioneros cobran menos por su servicio.
c Sí, pero solo es importante el acceso a una carretera.
5. ¿Cuáles son los principales tipos de almacén?
a Según la mercancía, la función logística y el grado de automatización.
b Según los materiales de construcción, la organización interna y la informatización.
c Según las mercancías que el almacén contenga, las materias primas y el grado de automatización.
6. Los almacenes convencionales cada vez cuentan con:
a Más mejoras técnicas.
b Mayor grado de automatización, casi no hace falta personal.
c Nuevas mejoras en los procesos productivos.
7. ¿Cuál es la función de la zona de reenvasado?
a Separar las mercancías recibidas y organizarlas en fun-ción del sistema de almacenaje o criterios logísticos.
b Separar las mercancías por pedidos.
c Separar y organizar las mercancías recibidas para darles salida.
8. ¿Cómo debe ser la zona de entrada y salida de mercancías?
a Deben estar muy bien delimitadas, ya sea por tratar-se de espacios diferentes o por compartir un mismo espacio pero con dos zonas independientes.
b Se debe aprovechar el gasto de edificación de un muelle, así que deben estar juntas.
c No es relevante si están juntas o separadas, ya que la tecnología impide la comisión de errores.
9. El tiempo operativo y la distancia que hay que recorrer inciden en:
a El gasto y, por lo tanto, en el precio final del producto.
b En los costes de almacén, pero no en el precio final del producto.
c En nada, porque es un debate superado.
10. ¿Qué es el hueco fijo?
a Un sistema de gestión del hueco que otorga un espa-cio fijo a una mercancía, con independencia de si hay mercancía almacenada o no.
b Un sistema de gestión del hueco que otorga un espacio fijo temporal a una mercancía, mientras se almacenan existencias.
c Un sistema de gestión del hueco que ubica mercan-cías en espacios fijos y delimitados.
11. ¿Es una obligación legal la prevención de riesgos laborales?
a Sí.
b No.
c A veces.
12. La prevención de accidentes es una obligación de:
a La empresa y el trabajador.
b El trabajador y el comité de seguridad.
c La empresa y su seguro de accidentes.
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COMPRUEBA TU APRENDIZAJE
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El almacén y el proceso productivo y de venta.
1. ¿Para qué necesitan las empresas retail un almacén?
2. ¿Cómo deben ser estudiados el proceso productivo y el almacén de una industria?
3. ¿Cómo han influido las ventas por Internet en los alma-cenes?
Las funciones y los principios básicos del almacén.
4. Siguiendo el flujo productivo de una industria, ¿en qué momentos tendrá relevancia el almacén?
5. ¿Cuáles son las cinco funciones del almacén?
6. ¿Por qué el almacén ha tomado importancia con el desa-rrollo del comercio electrónico?
7. Las personas que trabajan en el almacén ¿necesitan for-mación o solo capacidades físicas?
8. ¿Cuántas puertas debe haber para la entrada de mercan-cía? ¿Y para la salida?
9. Si la entrada y la salida de mercancías están ubicadas en la misma zona, ¿qué resulta imprescindible?
10. ¿Por qué debemos limitar la entrada de personal al alma-cén?
Ubicación y tamaño del almacén.
11. ¿En qué afecta la ubicación del almacén?
12. ¿Dónde suele estar ubicado el almacén de una fábrica?
13. ¿Puede ocurrir que el almacén de una tienda esté fuera de esta? ¿Por qué?
14. ¿Con qué debe estar en consonancia el tamaño del almacén?
15. Si nuestro comercio realiza compras por temporadas, ¿qué tamaño de almacén necesita?
Flujos y procesos de almacenamiento.
16. ¿Cuáles son los flujos de las operaciones de almacenaje?
17. ¿Qué es el picking?
18. Menciona al menos otras dos zonas que existen en un almacén.
19. ¿Cuál es la máxima en un almacén?
20. ¿Qué diferencias existen entre el almacén del gran comercio y el del pequeño comercio?
El proceso organizativo del almacenamiento de produc-tos.
21. ¿Qué es el sistema de almacenaje?
22. En el tipo de almacenaje de bloques apilados, ¿cómo situamos la mercancía?
23. ¿Cuáles son las ventajas del sistema convencional?
24. Observa la imagen inferior y di qué tipo de almacena-miento refleja.
25. ¿Cuál es el tipo de almacenaje del comercio minorista?
26. ¿Qué diferencia hay entre el sistema compacto y el siste-ma dinámico?
27. ¿Cuáles son los tres criterios de almacenaje?
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PRÁCTICA FINAL
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UNIDAD1
Trabajas en una tienda de peces que vende animales vivos, materiales técnicos de pequeño a mediano volumen, comida, medicamentos y otros materiales de acuariofilia.
La tienda, que tiene todos sus productos expuestos, emplea un sistema de estanterías para guardar las existencias y dispone de un pequeño almacén de 4 m2 dedicado, sobre todo, a guar-dar los útiles de limpieza y el material roto o defectuoso para ser devuelto a los proveedores. El almacén también se usa para guardar las cajas de los pedidos que envían los proveedores, an-tes de poder ubicar la mercancía en las estanterías.
Al abrir la tienda on-line se ha creado un problema, y es que, aunque la venta por ese sistema está funcionando bastante bien, la gestión de los pedidos está siendo una completa locu-ra. Por ese motivo, te piden, primero, que estudies las opera-ciones que se realizan desde que el cliente efectúa el pedido hasta que el producto es enviado por transporte, y segundo, que estudies nuevas zonas en el espacio de exposición que permitan realizar estas operaciones con comodidad.
Fuente: Fotografías cedidas por acuarioaberiak.com.
Cuestiones que debes resolver:
• Si la tienda no cuenta con un almacén y ubica todos los productos en los lineales de exposición, ¿qué rotación de productos tendrá?
• Diseña el proceso lógico desde que se reciben los productos del proveedor hasta que se manda al cliente un pedido que ha llegado por la tienda on-line. Ten en cuenta los flujos del almacén.
• Tras haber determinado los flujos, es necesario que organices el espacio creando zonas dedicadas a cumplir las funciones del almacén.
Pautas para resolver la práctica:
• Gran variedad de productos.
• Gran variedad de referencias.
• Carencia de almacén operativo.
• La zona de exposición sirve de almacén.
• Crear nuevas zonas teniendo en cuenta las funcio-nes que hay que realizar.
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