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Última actualización 01/03/17



ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS ........................................................................................................................ 3

2. INGRESO A LA APLICACIÓN .................................................................................................................................. 5

3. PERSONAL ........................................................................................................................................................... 5

3.1. Alta de personal (individual). ........................................................................................................................ 5

3.2. Alta de personal (masivo con archivo .CSV). ................................................................................................. 7

4.1. Consulta de personal agregado. ................................................................................................................. 10

4.2. Editar datos de un colaborador. ................................................................................................................. 12

4.3. Eliminar a un Colaborador. ......................................................................................................................... 12

4.4. Envío de usuario y contraseña individual. ................................................................................................... 13

5. CONDUCTAS ...................................................................................................................................................... 13

5.1. Editar conducta observable del catálogo de conductas. .............................................................................. 14

5.2. Eliminar conducta observable del catálogo de conductas. .......................................................................... 15

5.3. Agregar nueva conducta observable al catálogo de conductas. .................................................................. 15

5.4. Eliminar competencia................................................................................................................................. 16

6. CUESTIONARIOS ................................................................................................................................................ 17

6.1. Recomendaciones antes de generar el cuestionario. .................................................................................. 17

6.2. Elaboración de un cuestionario. ................................................................................................................. 18

6.4. Duplicar cuestionario. ................................................................................................................................ 22

6.5. Eliminar un cuestionario. ............................................................................................................................ 23

7. PERIODOS .......................................................................................................................................................... 24

7.1. Creación de nuevo periodo. ....................................................................................................................... 24

7.2. Administración de periodos (editar/eliminar). ............................................................................................ 25

8. RELACIONES ...................................................................................................................................................... 26

8.1. Consulta de “evaluaciones” disponibles...................................................................................................... 26

8.2. Asignación de relaciones: evaluado – evaluadores. ..................................................................................... 26

8.3. Duplicar relaciones. .................................................................................................................................... 32

9. CRITERIOS .......................................................................................................................................................... 34



9.1. Editar criterio. ............................................................................................................................................ 34

9.2. Eliminar criterio. ........................................................................................................................................ 35

9.3. Agregar nuevo criterio. .............................................................................................................................. 36

10. TEXTO CORREOS ................................................................................................................................................ 36

10.1. Edición de plantillas de correo. ............................................................................................................ 37

11. ESCALAS ............................................................................................................................................................ 39

11.1. Editar escala predeterminada. ............................................................................................................. 39

11.2. Eliminar escala. .................................................................................................................................... 40

11.3. Agregar una nueva escala. ................................................................................................................... 40

12. TEXTO INICIO ..................................................................................................................................................... 41

13. LOGO EMPRESA ................................................................................................................................................. 42

13.1. Cargar logotipo de la empresa. ............................................................................................................ 43

14. ENVÍO DE CORREOS ........................................................................................................................................... 44

14.1. Envío masivo de correos (Todos los departamentos). ........................................................................... 45

14.2. Envío de correos (por filtro). ................................................................................................................ 48

15. AVANCES ........................................................................................................................................................... 50

15.1. Consulta de avances. ........................................................................................................................... 50

16. RESULTADOS ..................................................................................................................................................... 52

16.1. Consulta de resultados generales. ........................................................................................................ 52

17. REPORTE 360 ..................................................................................................................................................... 54

17.1. Obtención de reporte 360. ................................................................................................................... 55

17.2. Descripción del reporte. ....................................................................................................................... 56

19. EVALUADORES ................................................................................................................................................... 60

20. SALIR DE LA APLICACIÓN .................................................................................................................................... 63



1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS

El sistema Smart 360 está constituido por los siguientes módulos.

1.1. Módulo de Personal

En este módulo podrá dar de alta al personal de su empresa, tanto a evaluados como evaluadores, podrá

realizar modificaciones o eliminaciones del mismo.

1.2. Módulo de Conductas

Smart 360 cuenta con un amplio catálogo de conductas observables, agrupado en competencias y a su vez,

en grupos de competencias. Éstas las podrá consultar en este módulo, podrá dar de alta nuevas o eliminar

las existentes si alguna no cubre con su necesidad.

1.3. Módulo de Cuestionarios

Dentro de este módulo es en donde generará el/los cuestionario (s) que estará aplicando para la evaluación

de 360°. Podrá agregar ítems, así como eliminarlos.

1.4. Módulo de Periodos

En este módulo podrá agregar, eliminar y editar periodos de evaluación, de acuerdo a los tiempos

establecidos para cada proyecto.

1.5. Módulo de Relaciones

Este módulo es uno de los más importantes, ya que es en donde se comienza a generar la relación entre

los evaluados y evaluadores. En éste apartado, elegirá a los evaluadores dentro de un rol; Jefe,

Colaboradores o subordinados, Clientes internos, Pares y la Autoevaluación, así como, el cuestionario que

estará contestando para cada uno.

1.6. Módulo de Criterios

Podrá definir los rangos y los criterios de desempeño para cada calificación, de igual manera, podrá asociar

una calificación a una etiqueta.

1.7. Módulo Texto Correos

Smart 360 cuenta con 3 plantillas de correo, que podrá editar en este módulo, de acuerdo a su política

organizacional.



1.8. Módulo Escalas

En este módulo podrá definir las etiquetas para cada criterio de evaluación. Estas etiquetas aparecerán

como escala de evaluación para todos los evaluadores en el módulo de evaluación. Las descripciones para

cada escala se mostrarán al inicio de cada evaluación como información para el evaluador.

1.9. Módulo Texto inicio

En este módulo podrá editar el texto que aparece a los evaluadores al inicio del sistema, en la sección Sobre

la evaluación. Podrá describir el propósito de la evaluación y agregar aspectos particulares de su

organización.

1.10. Módulo Logo Empresa

Para una mejor identificación con el sistema, Smart 360 le brinda la opción de agregar su logo al realizar la

carga, que lo podrá realizar por medio de este módulo.

1.11. Módulo Envío Correos

Podrá realizar el envío de correos, previamente personalizados en el módulo de Texto correos. El primer

envío que se hace es con usuario y contraseña, posteriormente será un recordatorio, este envío contendrá

una tabla con los avances de cada evaluador.

1.12. Módulo de Avances

En éste módulo podrá consultar el avance de cada uno de los evaluadores, se mostrará una gráfica y una

tabla con el detalle en la que se especificará, cuantas evaluaciones no han sido iniciadas, cuántas están en

proceso y cuántas han sido terminadas.

1.13. Módulo de Resultados

Es importante conocer el resultado general de la empresa, de un área en específico o de un puesto, para

identificar áreas de oportunidad o fortalezas, por lo que en este módulo lo podremos hacer. El reporte

obtenido contendrá tablas y gráficas para una mejor identificación visual.

1.14. Módulo de Reporte 360



El reporte de 360° es el resultado final que se obtiene por evaluado. En este reporte podrá consultar el

resultado de todos los que evaluaron a la persona, así como la autoevaluación, siempre manteniendo la

confidencialidad, se incluye también el promedio obtenido por grupo de competencias.

2. INGRESO A LA APLICACIÓN

2.1. Para acceder a la plataforma de Smart 360, por favor ingrese al siguiente link:

http://smart-360.software-human.com/empresas.php

2.2. Ingrese el usuario y contraseña que le fue asignado:

3. PERSONAL

3.1. Alta de personal (individual).

Nota: Es importante que antes de dar de alta al personal, revise previamente quienes, de acuerdo a su

relación laboral, tienen la capacidad para evaluar a una persona, para que pueda asignar a sus Evaluados

y Evaluadores.

Si se asigna como evaluador a una persona que no tiene relación laboral con otra, se obtendrá un

resultado que no servirá para el análisis.

1) Presione el botón “Nuevo”.

http://smart-360.software-human.com/empresas.php



2) Llene los campos que le son requeridos:

Nota: *Todos los Evaluados son Evaluadores, debido a que realizan su Autoevaluación. En este espacio

deberá registrar como “Evaluador” única y exclusivamente al personal que solo evaluará y NO será

evaluado. En caso de que todos vayan a ser Evaluados, entonces NO debe registrar a nadie como Evaluador.

Recuerde, todos los evaluados por default son evaluadores, solo los tiene que registrar como Evaluado.

Ejemplo:

Nota: El evaluado es evaluador automáticamente por la autoevaluación que se aplica, independientemente

si evaluará o no a alguien más. El que es exclusivamente evaluador, no será evaluado.

3) Presione el botón “Aceptar”, para que el colaborador sea agregado.

- Empresa: El nombre de la empresa se registra por

default automáticamente.

- Nombre: Nombre del colaborador.

- Departamento: Departamento al que pertenece.

- Puestos: Puesto al que pertenece.

- Correo: Correo del colaborador.

- Tipo: El empleado será Evaluado o será

Evaluador*.

- Fecha de Alta.

Será evaluado y evaluador

Solo será evaluador

Solo será evaluador



3.2. Alta de personal (masivo con archivo .CSV).

3.2.1. Presione el botón de “Carga Masiva”.

3.2.2. Guarde su archivo siguiendo las instrucciones que se indican:

- Es importante que al guardar su archivo seleccione la opción de CSV (delimitado por comas):

- Al agregar los encabezados NO deben de ir con las “comillas”:

- nombre: Nombre del colaborador.

- puesto: Puesto del colaborador.

- departamento: Departamento o Área a la que pertenece el colaborador.



- correo: Correo del colaborador.

- tipo: Evaluado o Evaluador.

3.2.3. Una vez que tenga guardado su archivo, proceda a cargarlo al sistema.

Para la carga, puede arrastrar el archivo desde el lugar en donde lo tiene almacenado, hacia el

recuadro correspondiente.

O Puede hacer la búsqueda de su archivo por medio del botón “Examinar”.

3.2.4. Una vez que ya ha cargado su archivo a la plataforma, debe de subirlo. Presiona el botón de “Subir

Archivo”.



- Al subir el archivo pueden aparecerle los siguientes mensajes:

1-

Solución: debe revisar si anteriormente ya había cargado un archivo con el mismo nombre. Si es

así, debe eliminar el archivo cargado con anterioridad o cambiarle el nombre al archivo nuevo por

cargar.

2-

Solución: revise que el archivo cargado cuente con las columnas y los encabezados

correspondientes de acuerdo a las especificaciones que se dan al crear el archivo .CSV.

3.2.5. El archivo que previamente fue cargado, lo podrá consultar en la parte inferior, incluso si ha hecho la

carga de más de un archivo.

- Los archivos cargados los podrá eliminar y/o descargar.

4. Para la consulta del personal cargado, vaya a “Menú anterior”.



4.1. Consulta de personal agregado.

Una vez que se haya agregado su base exitosamente, podrá hacer la consulta de los datos cargados:

Nombre, departamento, puesto, usuario y contraseña del colaborador, correo, fecha en la que se dio de

alta y el tipo (evaluado o evaluador).

4.1.1. Búsqueda por nombre.

1) Teclee el nombre del colaborador que desee buscar.

2) Presione el botón “Buscar”.

3) El sistema enlistará solo la persona a buscar, o las coincidencias con respecto a la búsqueda.

4) Para quitar la búsqueda, presione “Borrar”.

4.1.2. Filtro por departamento.



- Podrá seleccionar TODOS o hacer filtro por departamento.

4.1.3. Exportar a Excel.

Podrá exportar a Excel toda la base o solo exportar la información específicamente del área filtrada.

- Presione el botón “Exportar a Excel”.



4.2. Editar datos de un colaborador.

1) Presione el ícono del “azul”.

3) Presione Guardar Cambios.

4.3. Eliminar a un Colaborador.

1) Presione el ícono color rojo.

2) Antes de la eliminación, el sistema preguntará si está seguro de la acción a ejecutar.

2) Realice la modificación deseada. El nombre de la empresa,

el usuario del colaborador y el tipo (evaluado o evaluador)

no los podrá editar.



4.4. Envío de usuario y contraseña individual.

Para el envío individual del Usuario y Contraseña a un colaborador, podrá hacerlo desde este apartado.

1) Presione el ícono del “sobre”.

2) Aparecerá el siguiente mensaje.

Nota: En caso de que requiera hacer el envío masivo, deberá de ir al Menú Principal y posteriormente

ingresar al módulo de “Envío correos”.

5. CONDUCTAS

En este módulo se encuentra el catálogo de todas las conductas observables con las que cuenta Smart 360,

éstas las podrá editar, eliminar y/o agregar nuevas.

3) Presione Aceptar o Cancelar.



5.1. Editar conducta observable del catálogo de conductas.

3) Aparecerá una tabla con la lista de las conductas observables asociadas a la competencia

seleccionada.

4) Presione el ícono del azul para editar la conducta.

1) Seleccione el grupo de competencias

a la que pertenece la conducta

observable.

2) Seleccione la competencia a la cual

pertenece la conducta observable.



Nota: Si la conducta observable ya está siendo utilizada en algún cuestionario elaborado por usted, dicha

conducta no podrá ser editada, ni eliminada. El sistema le enviará un mensaje como el siguiente:

5.2. Eliminar conducta observable del catálogo de conductas.

- Presione el ícono de color rojo para eliminar la conducta. Al eliminarla, ésta ya no estará disponible para

agregar al cuestionario/s que va a elaborar.

5.3. Agregar nueva conducta observable al catálogo de conductas.

1) Presiona el botón “Nueva conducta”

- Realice las modificaciones necesarias y

presione “Guardar cambios”.



5.4. Eliminar competencia.

Podrá eliminar una competencia completamente junto con sus conductas observables asociadas, si así lo

requiere.

1) Presione el botón “Eliminar competencia”.

2) Seleccione el grupo de competencias al cual

pertenece la conducta que va a agregar.

4) Redacte la conducta observable que agregará a su

catálogo de conductas. Podrá utilizar esta opción si

tiene alguna conducta que no pudo editar por estar en

uso de algún cuestionario previo.

5) Presione “Agregar”.

3) Seleccione la competencia a la cual estará

agregando la conducta observable.



6. CUESTIONARIOS

6.1. Recomendaciones antes de generar el cuestionario.

- Se recomienda que cada cuestionario sea elaborado con aproximadamente 80 ítems, con un máximo de

100 ítems si se quiere elaborar un cuestionario más profundo.

- Si fueran 50 ítems serían muy pocos y no se aprovecharía el potencial del sistema.

- Más de 100 ítems no se recomienda debido a que el personal que estará contestando las evaluaciones,

pasando esta cantidad, comenzará a perder interés, respondiendo inconscientemente o al azar.

2) De la lista desplegable seleccione la competencia

que va a eliminar.

3) Una vez seleccionada, presioné “Eliminar”. La

competencia se estará eliminando junto con

sus conductas asociadas.



- Es recomendable seleccionar 10 ítems/conductas observables por competencia, como mínimo 5

ítems/conductas observables por competencia.

- No es recomendable seleccionar 4 o menos ítems por competencia debido a que, si la persona evaluada

no contara con esas pocas conductas observables, su resultado arrojará que no cuenta con la competencia,

siendo una percepción limitada del desempeño real del evaluado. Al seleccionar en promedio 10 conductas

observables (ítems) la evaluación es más justa, ya que se presentan más opciones de conductas observables

a evaluar para una competencia.

6.2. Elaboración de un cuestionario.

Puede generar más de un cuestionario si así lo requiere.

1) Presione el botón de “Nuevo “.

2) Ingrese el nombre del cuestionario y presione “Agregar”. Es recomendable que sea un dato

identificador, sobre todo si generará más de un cuestionario.

3) Para comenzar a agregar los ítems o conductas observables, de la lista desplegable seleccione el

cuestionario que comenzará a crear.



4) Realice el filtro por grupo de competencias.

5) Posteriormente el filtro por competencia.

6) Se enlistarán todas las conductas observables asociadas a la competencia seleccionada, junto

con la definición de ésta.



7) Para seleccionar el/los ítem(s), deberá de seleccionar la casilla que se encuentra al lado derecho

de cada una de las conductas observables. Al hacerlo se pondrá una “palomita”.

8) Posteriormente presione el botón “Agregar seleccionadas al cuestionario”.

9) Podrá consultar los ítems que vaya agregando, en la parte superior.



10) También podrá agregar texto adicional que puede ser utilizado para explicar los criterios de

evaluación o agregar información útil para el evaluador. Este texto aparecerá debajo del texto

de la conducta a evaluar, cuando el evaluador ingrese a su encuesta.

11) Eliminar ítem/conducta observable del cuestionario creado. En caso de que decida que alguno

de los ítems que agregó a su cuestionario, no lo va a requerir, puede eliminarlo presionando el

ícono rojo.

Nota: si el ítem/conducta observable ya se ha utilizado en un cuestionario que tiene

evaluaciones contestadas, ya no será posible eliminarlo.

6.3. Agregar descripción a la competencia

Para que sea más sencilla la compresión de los puntos que evaluarán su personal, puede elegir o

no que aparezca la descripción de la competencia en cada cuestionario.

1) Presione el botón “Descripción competencia”.



5) Ejemplo de cómo lo visualizará su personal:

6.4. Duplicar cuestionario.

En caso de que vaya a crear un cuestionario similar a otro, puede duplicarlo con los mismos ítems, y

eliminar o agregar aquellos que serán diferentes.

1) Presione el botón “Duplicar”.

2) Seleccione el nombre del cuestionario.

3) Elija la opción de acuerdo a lo que requiera. Si

requiere que aparezca la descripción de la

competencia en la evaluación de su personal,

elija la segunda opción, de lo contrario, deje la

opción que está seleccionada de forma

predeterminada.

4) Presione Guardar cambios.

Con descripción Sin descripción



4) Una vez creado el nuevo cuestionario (el cuestionario duplicado), podrá agregar texto

explicativo o indicativo, eliminar los ítems/conductas observables que no requiera y agregar

nuevos.

5) Para agregar nuevos ítems a éste cuestionario, repita los pasos a partir del inciso 3) del punto

6.2 “Elaboración de un cuestionario”.

6.5. Eliminar un cuestionario.

1) Presione el botón “Eliminar”.

2) De la lista desplegable, seleccione el

cuestionario que va a duplicar.

3) Ingrese el nombre del nuevo

cuestionario y presione “Duplicar”.



7. PERIODOS

Para la administración de los proyectos de aplicación de la evaluación 360°, podrá crear periodos,

dependiendo el tiempo establecido por su organización.

7.1. Creación de nuevo periodo.

1) Presione el botón “Nuevo periodo”.

2) Ingrese el nombre de su periodo.

2) De la lista desplegable seleccione el

nombre del cuestionario a eliminar.

3) Presione “Eliminar”.



Nota: Puede crear más de un periodo, sin embargo, solo puede tener un periodo Abierto a la vez.

Una vez cerrado cualquier periodo, ningún evaluador podrá ingresar a las evaluaciones asignadas. De igual

manera, si el tiempo de vigencia ha concluido, ningún evaluador podrá ingresar a su acceso.

7.2. Administración de periodos (editar/eliminar).

Una vez creado el periodo, podrá “editar” los datos registrados o “eliminarlo”.

Notas:

Únicamente podrá eliminar un periodo cuando éste se encuentre cerrado, si se encuentra abierto, no podrá

ser eliminado.

Un periodo que cuenta con más de 60 días de haber vencido (se toma en cuenta la fecha de cierre del

proyecto), no podrá ser eliminado.

3) Seleccione la fecha probable de cierre

de su proyecto.

4) Indique el “Estado” en el que creará el

periodo: Abierto/Cerrado, y presione

“Guardar”.

Es indispensable que el periodo en el cual estará

trabajando se encuentre Abierto.



8. RELACIONES

8.1. Consulta de “evaluaciones” disponibles.

Al ingresar al módulo, debajo de las indicaciones, podrá consultar cuántas evaluaciones ha consumido

en las aplicaciones, en caso de que ya no cuente con espacios para “evaluaciones” disponibles, favor de

contactar con el proveedor.

8.2. Asignación de relaciones: evaluado – evaluadores.

8.2.1. Seleccione el periodo en el que estará trabajando.

Recuerde que es indispensable que el periodo en el que se esté trabajando, se encuentre

“Abierto”. En caso de que lo tenga “Cerrado” favor de regresar al módulo de “Periodos”.

Una vez que seleccione el periodo (Abierto) con el que estará trabajando, le aparecerá la lista de

las personas que serán “Evaluadas”, únicamente.



También podrá hacer el filtro por nombre de evaluado, ya sea seleccionándolo de la lista

desplegable o ingresando el nombre presionando el ícono de la lupa.

Para quitar la selección, de la lista desplegable seleccione “Todos”.



8.2.2. Asignación de evaluadores.

1) Presione el ícono azul que se encuentra en la columna “Agregar evaluador”.

Se abrirá una ventana como la siguiente:

En “Evaluado” aparecerá el nombre de la persona

que será evaluada y no es posible editar esta

información.



2) Seleccione al Evaluador, de la lista desplegable de

todos los posibles evaluadores que previamente

cargó al sistema. También podrá utilizar la opción

del ícono de la lupa para realizar una búsqueda

individualizada por evaluador.

3) Indique la relación laboral que existe

entre el evaluado y el evaluador (Jefe, Cliente

interno, Colaborador/subordinado o Par).



Al asignar al Jefe como evaluador, automáticamente se asigna la Autoevaluación. Es decir, usted

no asignará la Autoevaluación, ésta se asigna sola, exclusivamente al momento de que se asigna

como evaluador al Jefe.

4) Seleccione el cuestionario que estará

contestando el evaluador asignado.

5) Una vez que haya seleccionado las

opciones en todos los campos, presione “Guardar”.



La ventana para asignar una nueva relación se mantendrá abierta para que realice la siguiente

asignación de evaluador al mismo evaluado.

En caso de que no vaya a asignar más evaluadores al evaluado seleccionado, presione “Cerrar”

y continúe con el siguiente evaluado.

8.2.3. Eliminación de la relación de un evaluador.

Nota: en caso de que un evaluador haya iniciado su evaluación asignada, no podrá eliminar la relación

con el evaluado.



1) En caso de que requiera quitar a un evaluador, puede presionar el ícono de color rojo, y estará

eliminando a ese evaluador de la relación.

2) Aparecerá el siguiente mensaje. En caso de estar seguro de la eliminación presione “Aceptar”.

3) Ya no aparecerá el evaluador eliminado en la relación con el evaluado.

8.3. Duplicar relaciones.

Para que sea más sencilla la siguiente aplicación de evaluación de 360°, puede hacer la duplicidad de

relaciones entre periodos.

1) Presione el botón “Duplicar relaciones”.



2) Seleccione el periodo que va a duplicar.

3) Seleccione el periodo destino (al que quiere copiar las relaciones).

4) Podrá visualizar que se generaron automáticamente las relaciones del periodo seleccionado

para copiarse. Podrá eliminar y reasignar aquellas que requiera modificar.

4) Una vez realizada la

selección, presione “Duplicar”.



9. CRITERIOS

Por medio de este módulo podrá definir los rangos y los criterios de desempeño para cada calificación,

mismos que podrá identificar en colores. La configuración hecha en este módulo tendrá efecto en la

visualización del “Reporte 360”.

Vienen predeterminados algunos rangos con su color de texto, mismo que podrá editar, eliminar o

crear nuevo:

9.1. Editar criterio.

1) Presione el ícono azul para editar la información.



2) Ingrese la etiqueta, el color al que lo estará asociando y presione “Guardar cambios”.

Nota: no podrá editar los límites (inferior y superior) en caso de que requiera tener límites distintos deberá

eliminar los que se encuentran predeterminados y cargar los nuevos de acuerdo a su necesidad.

9.2. Eliminar criterio.

1) Presione el ícono rojo.

2) Le aparecerá el siguiente mensaje:



9.3. Agregar nuevo criterio.

1) Presione el botón “Nuevo criterio”.

Nota: el límite inferior no podrá ser modificado, debido a que el sistema lo agrega automáticamente

siguiendo el orden del rango superior inmediato anterior.

10. TEXTO CORREOS

Smart 360 cuenta con 3 plantillas de correo precargadas:

2) Ingrese los datos que se le solicitan:

- El límite superior,

- La etiqueta

- El color al que estará asociado

- Presione “Guardar”.



- Correo con claves de evaluación e indicaciones. Es enviado la primera vez que se mandan correos a un

evaluador, mediante el módulo de Envío de Correos.

- Correo con avances del proceso de evaluación. A partir del correo número 2, para un evaluador, el sistema

lo detecta y se envía esta plantilla, mediante el módulo de Envío de Correos.

- Correo de conclusión por evaluador. Es enviado automáticamente por el sistema, cuando el evaluador

completo todas sus evaluaciones asignadas.

Éstas las podrá editar de acuerdo a la forma en la que desee comunicar a sus colaboradores la

información para la cual son destinados estos correos.

10.1. Edición de plantillas de correo.

1) Seleccione la plantilla de correo que va a editar.

Para la edición de las plantillas de correo, es muy importante que se respeten las etiquetas

destinadas para cada concepto, ya que deberán quedar tal cual están (incluyendo los corchetes),

para que se puedan sustituir por la información asignada y tomar el valor correspondiente en

donde sea colocada:

- [evaluador] Nombre del evaluador.

- [nombre_periodo] Nombre del periodo activo.

- [fecha_fin] Fecha de que tiene como cierre el periodo de evaluación activo.

- [empresa] Nombre de la empresa.

- [avance_por_evaluador] Será sustituido por una tabla en donde indicará el porcentaje de avance de

evaluaciones asignadas por evaluador para el periodo activo, se contabilizan sólo las terminadas al 100%.

- [usuario] Dato del usuario para ingresar al sistema.



- [clave] Clave o contraseña del usuario.

2) Realice las modificaciones correspondientes a su plantilla.

Puede modificar el “asunto” o título del correo.

Así como el contenido del correo, recordando colocar las etiquetas en donde desea que aparezca

la información a sustituir. Para editar la información se incluye una barra con la cual podrá poner

letras en negrita, cursiva, tachado, agregar viñetas, estilos de letra, etc.

3) Una vez realizados los cambios correspondientes, presione el botón “Guardar cambios”.



4) Puede enviar un correo de prueba para revisar cómo le estaría llegando la información a su

personal.

11. ESCALAS

Encontrará una escala predeterminada con los valores incluidos, sin embargo, usted podrá agregar una

escala distinta y asignar los valores que considere viables.

11.1. Editar escala predeterminada.

1) Presione el ícono azul de “Editar”.

2) Realice el cambio en los datos que se encuentran preestablecidos.



11.2. Eliminar escala.

1) Presione el ícono de “Eliminar”.

11.3. Agregar una nueva escala.

Nota: para poder crear una nueva escala debe de tener todos sus periodos cerrados.

1) Presione el botón de “Nueva escala”.

- Indique el orden en el que aparecerá al realizar la

evaluación.

- Ingrese la etiqueta/opción que aparecerá.

- Ingrese la descripción relacionada a la etiqueta.

Debe describir la acción que se presenta en la

conducta para que puede calificarse como tal.

- Ingrese el valor que se le estará asignando a esa

etiqueta.

- Presiona “Guardar cambios”.



11.4. Visualización de la escala.

En la parte inferior, podrá visualizar un ejemplo de cómo aparecerá su escala en la encuesta.

12. TEXTO INICIO

2) Ingrese el orden en el que aparecerá el criterio

(opción), ingrese la etiqueta, redacte la

descripción, agregue el valor que tendrá dicha

opción y presione “Guardar”.



Por medio de este módulo podrá redactar el texto que requiere que sus colaboradores vean al antes de

iniciar su la evaluación.

1) Redacte el texto “introductorio” que aparecerá antes de iniciar cada evaluación.

2) Podrá modificar formato mediante la barra para edición de texto.

3) Una vez que haya realizado las modificaciones correspondientes presione “Guardar cambios”.

4) A sus colaboradores le aparecerá al ingresar a su prueba como a continuación se muestra:

13. LOGO EMPRESA



13.1. Cargar logotipo de la empresa.

1) Siga las indicaciones de los requerimientos de la imagen a cargar, que se encuentran al inicio.

2) Para hacer la carga de su logotipo, puede arrastrarlo desde donde lo haya guardado:

O realizar la búsqueda del mismo presionando el botón “Examinar”:



3) Al momento de que su Logotipo fue cargado exitosamente, verá en la parte inferior una barra de

color verde que le indicará el porcentaje cargado:

4) Su logo lo podrá visualizar en la parte superior izquierda.

5) Una vez cargado el logotipo, podrá eliminarlo o descargarlo si así lo de sea, yendo a la parte inferior

“Archivos Cargados”:

6) En caso de que no cargue ningún logotipo o quite el que cargó, automáticamente se pondrá el

logotipo de HumanSmart.

7) Al realizar la carga, esta no se ve reflejada de manera inmediata. Para que la carga sea aplicada

regrese al menú principal y observará que el logo de HumanSmart estará siendo sustituido por el

suyo.

14. ENVÍO DE CORREOS



En este apartado podrá hacer el envío masivo con el usuario y contraseña de los evaluadores, así como el

envío del avance de cada evaluador.

Solo podrá realizar 4 envíos en este módulo, por periodo activo.

El 1er envío será con el usuario y contraseña del evaluador, así como las indicaciones de acceso.

A partir del 2do envío hasta el 4to, el correo enviado será con los avances que lleva el evaluador,

e incluirá el usuario y contraseña.

Nota: En caso de que por algún motivo requiera enviar únicamente el usuario y contraseña e indicaciones,

sin los avances y se encuentra en el segundo envío, favor de ir al módulo de “Personal” y hacer el envío

individual por medio del ícono con el sobre.

14.1. Envío masivo de correos (Todos los departamentos).

1) Presione el botón seleccionar todos.



- En caso de que no requiera hacer el envío, elimine la selección presionando “Quitar la selección”. O si lo

prefiere, podrá quitar individualmente la selección dando clic en la palomita del evaluador que desee no

enviar correo.

2) Una vez realizada la selección, presione el botón “Enviar a seleccionados”.

Podrá ver la selección realizada, del lado izquierdo con una

palomita en el nombre de cada evaluador.



Nota: Una vez que comience a enviar los correos espere a que se hayan enviado todos, puede demorar

algunos minutos dependiendo de la cantidad de correos que sean.

Por favor no salga de ésta página, a menos de que ya no requiera continuar con el envío, en ese caso

presione “Cancelar” o en la cruz para cerrar. De igual manera, es importante que no de varios clics al botón

de “Continuar y enviar correos”, ya que podrían enviarse duplicados, solo debe dar clic 1 sola vez.

Al realizarse los envíos, podrá hacer la consulta de cuántos correos se han enviado a cada persona, cuántos

fueron exitosos, así como cuándo fue la última vez que se le hizo el envío a cada uno.

3) Le aparecerá el siguiente mensaje,

presione “Continuar y enviar correos”.

4) Le aparecerá la barra indicadora de los

correos que se han enviado

exitosamente, así como, los correos que

fueron fallidos.



Los íconos indicadores de Estatus de envío de correo que podrán aparecerle, son los siguientes:

14.2. Envío de correos (por filtro).

El envío también podrá realizarlo haciendo filtros, ya sea por departamento o por nombre.

14.2.1. Filtro por departamento.

1) Seleccione el departamento al que enviará el correo masivo.

Envíos exitosos

Avance en evaluaciones

Envíos fallidos

Fecha de último envío

Ícono indicador del estatus



2) Realice el mismo proceso de “Envío masivo de correos (Todos los departamentos)” desde el punto

número 1).

14.3. Filtro por nombre.

Podrá realizar el filtro por nombre y si lo decide, hacer el envío exclusivamente a la persona filtrada.

1) Escriba el nombre de la persona que desea buscar y presione el botón “Buscar”.

2) Una vez que esté filtrada la persona que desea, realice el mismo proceso de “Envío masivo de

correos (Todos los departamentos)” desde el punto 1).



3) Para realizar otra búsqueda, presione el botón “Borrar búsqueda” y redacte el nuevo nombre.

14.4. Descarga en Excel.

Podrá realizar la descarga en Excel, de todos los departamentos, o haciendo el filtro específicamente por

departamento. Se generará un archivo de Excel con la información total o que esté filtrada al momento.

Presione el botón “Descargar en Excel”.

15. AVANCES

15.1. Consulta de avances.

Podrá hacer la consulta de los avances por evaluado, el detalle de cuántas evaluaciones no han sido

iniciadas, cuántas ya fueron contestadas y cuántas están en proceso.

1) Seleccione el periodo del cuál realizará la consulta.



Podrá revisar los avances generales en una gráfica de pastel, en donde le aparecerá el indicador del

porcentaje, sobre cuántas evaluaciones están en proceso, cuántas no han sido iniciadas y cuántas ya

fueron contestadas.

Además, en la tabla siguiente, podrá consultar por nombre de evaluador, y revisar cuántas y cuáles

son las que faltan por contestar a cada uno.



16. RESULTADOS

16.1. Consulta de resultados generales.

Nota: Únicamente podrá consultar los resultados generales de los periodos Cerrados.

Ésta información le servirá para identificar fortalezas y oportunidades de mejora de áreas específicas de la

organización.

1) Seleccione el periodo del cual requiere consultar los resultados.



2) Seleccione un departamento (puede hacer la selección de un departamento o seleccionar todos

los departamentos para obtener el resultado de toda su organización).

3) Seleccione un puesto (puede seleccionar un puesto o seleccionar todos los puestos, para

obtener la información de toda la organización).

Lo que obtendrá en este reporte es el resultado promedio por grupo de competencias, mediante

una gráfica y una tabla.



También obtendrá el resultado promedio por competencia, de igual forma, será presentado

mediante una gráfica y una tabla.

4) Una vez que obtenga el resultado, lo podrá exportar a Word o a Excel.

17. REPORTE 360



El reporte 360 es el que se centra en la persona. Éste reporte muestra el resultado de todas las evaluaciones

hechas al evaluado.

17.1. Obtención de reporte 360.

1) Seleccione el periodo del cual desea hacer la consulta.

Nota: En este reporte, a diferencia del reporte de Resultados Generales, sí es posible consultar un periodo

Abierto. Puede hacer la consulta de avances, aunque no se hayan terminado de realizar las evaluaciones.

2) Al desplegarse la tabla de los evaluados, podrá revisar cuántos evaluados fueron asignados a ésta

persona, cuántos ya contestaron su evaluación y cuántos faltan por contestar.

Como ejemplo, en la siguiente tabla, la evaluada Rosa Uribe, tuvo 3 evaluadores; su Autoevaluación,

la evaluación del Jefe, y de un Par, en dichos casos se menciona que fue asignada 1 evaluación, y que

fue contestada al 100% esa evaluación.

Como podrá observar no se le asignó ningún evaluador como Colaborador ni Cliente interno, por lo

que el indicador dice: 0 evaluadas de 0, avance NA (No Aplica), debido a que no se le asignó a nadie

para evaluarla con estos roles.



3) Presione el ícono de la lupa de la opción: “Consultar reporte Tipo 1”, para generar la información

correspondiente a la persona de la cual revisará el reporte. Esta opción considera el Promedio de

manera general, incluyendo la Autoevaluación.

4) Si desea generar un reporte que considere de manera separada a la Autoevaluación, sin incluirse

en el Promedio general: Presione el ícono de la lupa de la opción: “Consultar reporte Tipo 2”. Esta

opción considera el Promedio general sin la Autoevaluación, y adicional se incluye el Promedio

completo, en columnas separadas.

17.2. Descripción del reporte.

17.2.1 En la parte superior

encontrará el

nombre del

evaluado:

17.2.2. Posteriormente

observará las

categorías:

17.2.3. Lo siguiente que encontrará en el reporte, será una tabla con los promedios por rol y por grupo de

competencias:



17.2.4. Observará cómo se

percibe el colaborador

y cómo lo perciben las

personas que laboran

a su alrededor, en

relación a cada grupo

de competencias.

17.2.5. También se muestran las gráficas de la tabla anterior:

17.2.6. La siguiente tabla, nos muestra el promedio por competencias, incluyendo la información del promedio

por competencia de cada rol:



17.2.7. Siguiendo con su respectiva gráfica:

17.2.8 Finalmente, obtendremos la tabla más detallada, que es por ítem. Aquí podrá observar específicamente

el promedio que obtuvo la persona por cada ítem y por cada rol, de las personas que realizaron la

evaluación.

17.2.9. En el ejemplo que se muestra en la imagen, vemos que específicamente en el primer ítem, hay una

diferencia entre lo que percibe la persona de sí misma y lo que perciben sus Colaboradores y Jefe, sin

embargo, coincide con lo que perciben sus Pares. Con esta información se puede comenzar a realizar el

análisis para la retroalimentación, de acuerdo a los resultados.



17.2.10. También podrá revisar los comentarios que agregaron los evaluadores por competencia. Manteniendo

siempre la confidencialidad, en ningún momento se menciona el nombre de los evaluadores. Es relevante

mencionar que los comentarios son presentados tal cual fueron redactados, no se editan o corrigen errores

ortográficos.

17.3. Una vez obtenido el reporte, puede exportarlo a Word, Excel o PDF.



19. EVALUADORES

19.2. Ingreso a la aplicación - Evaluadores.

A los evaluadores les llegará el correo con el link de ingreso, así como un usuario y contraseña

individualizados, para ingresar a sus evaluaciones asignadas.

1) Link de ingreso: http://smart-360.software-human.com/evaluador.php

2) Deberán de introducir su usuario y contraseña asignados.

3) Les aparecerá información general sobre el funcionamiento del sistema y seguridad.

http://smart-360.software-human.com/evaluador.php



4) Deberán presionar el botón de “Siguiente”.

5) Les aparecerán todas las evaluaciones que debe de realizar. Ahí podrán seleccionar la evaluación

a realizar, dando clic al ícono azul para comenzar la evaluación.



En caso de que el evaluador por algún motivo no pueda continuar con alguna evaluación, puede

salirse, y posteriormente volver a ingresar. Comenzará desde la pregunta en la que se quedó, y

antes de ingresar podrá ver cuantas preguntas le faltan.

Cuando la evaluación haya sido concluida, también le aparecerá la información en la tabla.

6) Le aparecerá el ítem, el cual

deberán de contestar marcando la

opción que consideren más viable.

7) Podrán agregar comentarios si

así lo desean. La información que

respondan o agreguen será

confidencial.

8) Presionar “Siguiente” para

continuar o “Anterior”, si desea

regresar.



20. SALIR DE LA APLICACIÓN

- Para salir de la aplicación, en cada módulo encontrará el botón que lo indica:

- En el menú principal, lo encontrará en la parte inferior central, mediante el ícono de la “puerta”.

0 €¦ · duplicar cuestionario. ..... 22 6.5. eliminar un cuestionario ... obtenido contendrá...

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