UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MEXICO

CURSO PROPEDEUTICO PARA EL APRENDIZAJE AUTOGESTIVOEN UN AMBIENTE VIRTUAL

“ADMINISTRACION DEL TIEMPO”

ACTIVIDAD 1LECTURA Y ESCRITURA EXPLORATORIA

JULIO CESAR CORTES PRECIADO

4TA. ETAPA DEL PROCESO DE ADMISION 2015

INDICE

INTRODUCCION ADMINISTRACION ETIMOLOGIA

HISTORIA

Enfoque clásico de la Administracióno Escuela de administración científicao Escuela de administración clásica

Escuela sistemática de la Administración CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION PROCESO ADMINISTRATIVO EL TIEMPO

o Administración del tiempo TIEMPO DE CALIDAD DESPERDICIADORES DE TIEMPO MOROSIDAD APRENDIZAJE CLAVE

ADMINISTRACION DEL TIEMPO METAS GENERALES EL USO DEL TIEMPO COMO PLANEAR EL DIA LA LISTA DIARIA EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINA "TIEMPO MUERTO"

ESTABLECER FECHAS DE SEGUIMIENTO CONSIDERACIONES DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO CONCLUSION BIBLIOGRAFIA REFLEXION

INTRODUCCION

En esta actividad pongo ante ustedes un trabajo de Investigación recopilando información únicamente de medios digitales y expuesto a manera de resumen cuyo texto dejo remarcado de acuerdo a su importancia y con notas anexas a manera de dialogo con el lector y/o con aclaraciones pertinentes, cuyo tema abordado es la “Administración del tiempo”.En el primer capítulo se aborda brevemente el concepto de Administración como técnica para el beneficio social y la maximización de los beneficios perseguidos por la organización en cuestión, esbozando algunos antecedentes, las características y el “Proceso administrativo” como tal.Posteriormente se habla acerca del concepto del “tiempo” y a que nos referimos con “Administración del tiempo”, enfocándonos en mencionar la importancia del manejo de nuestro propio tiempo y enumerando los problemas más frecuentes por lo que es desperdiciado y/o no es aprovechado el mismo.Como última parte se tocan temas relacionados al análisis de planeación, apoyo para la organización, y formas de dirección y control de nuestro tiempo, para la eficaz utilización del mismo, incluyéndose además algunos ejemplos prácticos para su aplicación.

ADMINISTRACIONEs la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene por objeto de

estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

Otras definiciones de Administración (según varios autores) son las siguientes:

La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)

La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez)

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.

2. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y cantidad.

3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la máxima calidad.

4. La administración se da en grupos sociales.5. Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin común.6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de

recursos, en términos de eficacia y eficiencia.

ETIMOLOGIALa palabra administración proviene del latín ad ‘hacia’, ‘dirección’, ‘tendencia’, y minister ‘subordinación’, ‘obediencia’, ‘al servicio de’; y significa ‘aquel que realiza una función bajo el mando de otro’; es decir, ‘aquel que presta un servicio a otro’, ‘estar al servicio de otro’ —de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia)—.

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis DAFO). En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la

planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio,3 que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. La organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la economía, la contabilidad, la psicología, la sociología, la política, las matemáticas, laestadística, la antropología, la historia, la geografía y la filosofía.

ANTECEDENTESEscuela de administración científicaAlrededor del 1900, muchos empresarios intentan dar a sus actividades e ideas una base científica. Los ejemplos incluyen Science of Management, de Henry Towne, de 1890, La Administración científica, de Frederick Winslow Taylor (1911), El estudio aplicado del movimiento, de Frank y Lillian Gilbreth (1917).

Escuela de administración clásicaLas primeras teorías generales de la Administración aparecieron alrededor de 1916. Primero, Henri Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libroAdministración general e industrial:

1. Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados, están los intereses de la empresa.

2. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior.

3. Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.

4. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.

5. Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.

6. División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.

7. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.

8. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.

9. Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados.

10.Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano.

11.Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.12.Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una

estabilidad al personal.13. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y

poder asegurar el éxito de este.14.Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con

gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.Teoría de la jerarquía de necesidadesLa llamada pirámide de Maslow o jerarquía de las necesidades humanas es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra Una teoría sobre la motivación humana (A Theory of Human Motivation), de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que, conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide).

Escuela sistemática de la AdministraciónLa llamada escuela sistemática de la Administración agrupa en su seno a la cibernética, la teoría matemática de la Administración, la teoría de las contingencias y la teoría de los sistemas y es representada por autores

como Norbert Wiener, John von Neumann, Ludwig von Bertalanffy, Daniel Katz, Robert L. Kahn y Stanford L. Optner, entre otros. La escuela sistemática propone una nueva forma de analizar la organización reconociendo la importancia de las relaciones entre las partes para alcanzar el propósito del todo.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe

un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.

Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

PROCESO ADMINISTRATIVOLa administración puede verse también como un proceso. Según Henry Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control.

Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados.

EL TIEMPOAdministración del tiempoLa administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre, ya que a menudo trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos.

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos.

TIEMPO DE CALIDAD

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto, ¿Cómo utilizamos dichas horas?.Todos podemos beneficiarnos del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar nuestro tiempo nos obligará a ser explícitos en cuanto al valor que le damos a nuestra vida personal y profesional, y nos permitirá dirigir nuestros esfuerzos en concordancia. Controlar nuestro tiempo nos ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales estamos sometidos, facilitándonos entonces el logro de nuestros objetivos, evitando el estrés y el cansancio.

LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?

DESPERDICIADORES DE TIEMPODesperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

Desperdiciadores de tiempo externos:

Excesivo flujo de papeles. Teléfono. Chat. Facebook. YouTube Mirar la televisión. Visitantes. Reuniones. Fallas de comunicación. Políticas y procedimientos. Información. (Falta / exceso)

Pornografía, Ludopatía, etc. (vicios y otras adicciones) Uso ineficiente (o nulo) de herramientas ofimáticas.

Posibles soluciones:

Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No

Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del teléfono

Antes de llamar, planifica la conversación. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico

para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y

permanece en él. Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos

de emergencia.

Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat. Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo

tiempo. Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.

Uso del Facebook y YouTube

Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos. Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de trabajo (nos desconcentra y

hace perder tiempo).

Mirar la televisión

Limita la cantidad de tiempo para ver televisión. Evita ver el televisor mientras estás comiendo. No ver la televisión mientras se estudia para un examen. Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lugares específicos para

usar la televisión. Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso, si no quieres

perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.

Correspondencia

Escribe menos, usa más el teléfono. Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos

electrónicos. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y

enviándolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el

papel carbón, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, plánea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios

son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

No permitas que ciertos visitantes inesperados. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir “No”.

Reuniones

Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias. Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica

tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia? Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos:

Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para después. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.

Posibles Soluciones:

Reflexión Decisión Disciplina Motivación No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

MOROSIDADUna de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla.

Las principales causas de morosidad son:

1. Trabajos no placenteros.2. Trabajos difíciles.3. Indecisión.

El término de morosidad se aplica más comúnmente en el ámbito financiero ya que "morosidad" se refiere al retraso o falta de pago de un compromiso o deuda.

APRENDIZAJE CLAVE

El tiempo es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La administración del tiempo es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del tiempo.

METAS GENERALES

Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos.

Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo. Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar

el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el

uso correcto del tiempo.

Competencias a Desarrollar de manera indirecta:

Capacidad de auto crítica Organización personal Orientación a resultados

EL USO DEL TIEMPONosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista cómo lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días. El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.

Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando, a travez de un auto-análisis del uso del tiempo.

Planear las actividades

Diseño de Objetivos. Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades, nos permite evitar desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente, es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estén definidas clara y específicamente. Sean completamente mías. Sean realistas.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. Cuidar más la efectividad que la eficiencia.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es trabajar efectivamente.

COMO PLANEAR EL DIALas agendas son herramientas esenciales, descarta los días festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo, agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades, aún es mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

LA LISTA DIARIAUna disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, Verifica después si tu estimación fue realista.

Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo.

Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.

:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podría hacerse hoy.

Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.

Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche anterior.

Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso.

Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo estás postergando.

Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINA

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada.

Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes.

La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos.

Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.

Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas, despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito.InterrupcionesLas interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables, nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos.

"TIEMPO MUERTO"En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo, para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes. Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración. Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.

Elementos básicos para controlar el tiempo

Conozca cómo utiliza su tiempo. Establezca sus objetivos. Organice su tiempo. Identifique y elimine los enemigos de su tiempo.

ESTABLECER FECHAS DE SEGUIMIENTOToda planificación es pensar en el tiempo por venir. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional. Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

CONSIDERACIONES DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPOEl tiempo es un recurso no renovable y no se puede recuperar el tiempo perdido, para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente, desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.

PLANEACION

Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

ORGANIZACIÓN

Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo.

DIRECCION

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

CONTROL

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

CONCLUSION

La Importancia de plantear inicialmente el concepto de “Administración” como ciencia o tecnología social aplicada cuyo objeto de estudio son las organizaciones sociales está vinculada a comprender y aplicar el “proceso administrativo”(planificación, organización, dirección y control ) con el fin de obtener el máximo beneficio posible al uso de nuestro propio “tiempo”, concepto que abordamos también con sus debidas reservas. Siguiendo bajo la aplicación de la administración se hace evidente que el plantear la existencia de un objetivo hacia el cual estén enfocados nuestros esfuerzos, en este caso el aprovechamiento del propio tiempo(“Administración del tiempo”) nos generara saber hacia dónde vamos y/o queremos ir, tomando además a la eficacia como forma de lograr los objetivos en el mejor tiempo, tenemos la posibilidad de manejar nuestras actividades con mayor eficiencia para el logro del objetivo planteado al menor costo y la máxima calidad. Claro ésta que dicha administración dependerá además de algunos otros grupos sociales a los que también pertenecemos, no obstante la coordinación de recursos para el logro del bien común es una manera de beneficiarse mutuamente, destacando entre los beneficios la Productividad que no es más que la obtención de los máximos resultados(más actividades) con el mínimo de recursos(tiempo).

Aclarado lo anterior y conscientes de que no nos referimos a administrar el “tiempo” sino a administrar nuestros recursos para aprovecharlo al máximo a través del enfoque administrativo, ya que el tiempo es una constante intangible e incontenible, continuando al mismo ritmo indefinidamente, continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar lo anteriormente expuesto.

Es obvio que el aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso cuya planeación dependerá de la ponderación que le demos a nuestra vida personal, profesional, etc., organizando nuestros esfuerzos en concordancia con nuestra visión, bajo este esquema la autodisciplina será de vital importancia para la dirección y control de la “Administración del tiempo” en la cual debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo para obtención de los objetivos planteados.

Por tanto debemos Adquirir conciencia que la “administración del tiempo” depende en gran medida de administrar nuestras actividades y desarrollar nuestros hábitos, dentro de los que destacan el revisar y analizar la correcta aplicación del uso del propio tiempo, Identificando a través de instrumentos de auto evaluación y herramientas complementarias de apoyo para control, retroalimentación y corrección de dicho uso, facilitándose así el cumplimiento de nuestras metas.

BIBLIOGRAFIA

Administración. Recuperado el 17 de Noviembre del 2014.http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

Administración del tiempo. Recuperado el 21 de Noviembre del 2014. http://es.wikibooks.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_tiempo

REFLEXION

La elección del tema de “administración del tiempo” por parte de su servidor está ligado a que el “tiempo” (horas, días, etc.) en la actualidad parece pasar más rápidamente, aunque no es la realidad, ya que esto solo es una percepción debido a que se vive más vertiginosamente y tal vez por algunos malos hábitos. Por esta razón creo que aplicar el “Proceso administrativo” a dicha “oportunidad” podría mejorar la forma en la que se vive, de ahí el realizar esta actividad mezclando dichos conceptos.