aplicaciones.chec.com.co · web viewen la solicitud de ofertas podrán participar todas las...

CONDICIONES PARTICULARES DE CONTRATACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL...........................................................................................61.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS............................61.2. OBJETO DEL CONTRATO....................................................................................61.3. ALCANCE Y LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS............................................6

1.3.1. ALCANCE................................................................................................................... 6

1.3.2. LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES..........................................8

1.4. ETAPAS Y PLAZOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.......................................81.4.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.........................................................8

1.4.2. OBSERVACIONES, CONSULTAS O ACLARACIONES............................................8

1.4.3. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS...........................................8

1.4.4. CIERRE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS.................................................8

1.5. REUNIÓN INFORMATIVA ...................................................................................91.6. MONEDA................................................................................................................91.7. INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE OFERTAS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE CHEC...........................................................................................9

2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS...............................................................................92.1. FORMA DE PARTICIPACIÓN...............................................................................92.2. REQUISITOS DE PARTICIPACION....................................................................10

2.2.1. HABILITACIÓN.........................................................................................................10

2.2.2. EXISTENCIA, CAPACIDAD JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN LEGAL..................11

2.2.2.1. PERSONAS NACIONALES.................................................................................................11

2.2.2.2. PERSONAS EXTRANJERAS..............................................................................................11

2.2.2.3. ACTA DE JUNTA DIRECTIVA O ASAMBLEA.....................................................................12

2.2.2.4. PERSONAS NATURALES...................................................................................................12

2.2.2.5. PODER ESPECIAL..............................................................................................................12

2.2.3. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES................................................................................................12

2.2.4. INSCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS......................................................................................14

2.2.5. DILIGENCIAMIENTO FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.......................................................................................15

2.2.6. EXPERIENCIA..........................................................................................................15

2.2.7. CERTIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD............................................................15

2.2.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA...........................................................16

2.2.9. CERTIFICADO DE LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES................................16

Condiciones Particulares de Contratación (Servicios / Consultoría) V. 12/06/2017

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2.2.10. ASISTENCIA A LA REUNIÓN OBLIGATORIA.........................................................16

2.2.11. FIRMA DE LA OFERTA............................................................................................16

3. OFERTA......................................................................................................................163.1. VALIDEZ DE LA OFERTA...................................................................................163.2. CONTENIDO Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA...............................................173.3. OFERTAS ALTERNATIVAS.................................................................................173.4. ASPECTOS ECONÓMICOS................................................................................173.5. ASPECTOS TÉCNICOS......................................................................................183.6. ASPECTOS AMBIENTALES Y SOCIALES.........................................................193.7. ENTREGA DE LAS OFERTAS............................................................................203.8. RETIRO O MODIFICACIÓN.................................................................................213.9. FORMATOS.........................................................................................................21

4. EVALUACIÓN.............................................................................................................214.1. RECHAZO Y ELIMINACIÓN................................................................................214.2. PONDERACIÓN...................................................................................................22

4.2.1. VALOR...................................................................................................................... 23

4.2.2. CUMPLIMIENTO......................................................................................................24

4.2.2.1. PONDERACIÓN CUMPLIMIENTO......................................................................................24

4.3. PUNTAJE TOTAL Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS...............................254.4. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE FALLIDO..................26

5. CONTRATO.................................................................................................................265.1. VALOR.................................................................................................................265.1. PLAZO DE EJECUCIÓN......................................................................................265.2. FORMA DE PAGO...............................................................................................265.3. ANTICIPO.............................................................................................................285.4. GARANTÍAS........................................................................................................28

5.4.1. CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR COMPAÑÍAS DE SEGUROS............................................................................................................................... 29

5.4.2. CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR ENTIDADES BANCARIAS31

5.5. RENOVACIÓN......................................................................................................326. EJECUCIÓN................................................................................................................32

6.1. COMUNICACIONES PARA EFECTOS DEL CONTRATO.................................326.2. INICIO DE LAS ACTIVIDADES...........................................................................326.3. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL............................................................336.4. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL....33


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6.5. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.........................................................336.6. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.................................................................................346.7. INTERVENTORÍA................................................................................................35

6.7.1. ATRIBUCIONES DE LA INTERVENTORÍA..............................................................35

6.7.2. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL................................35

6.7.3. INSTRUCCIONES Y DECISIONES DE LA INTERVENTORÍA................................36

6.8. ASPECTOS TÉCNICOS......................................................................................366.8.1. NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS........................................................36

6.9. SERVICIOS ADICIONALES Y EXTRAS.............................................................376.10. ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS...................................................376.11. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) Y MEDIDAS DE APREMIO...............................................................38

6.11.1. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS..........................................39

6.11.1.1. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LOS DESCUENTOS POR.......................39

INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS.........................................................................................................39

6.11.2. CAUSALES PARA LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES.................................................................................................................... 40

6.11.2.1. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES..................................................................................................................................40

6.11.2.2. CARÁCTER DEFINITIVO DE LA MEDIDA DE APREMIO..................................................42

6.11.2.3. PÉRDIDA DE EFECTOS DE LA MEDIDA DE APREMIO Y DEVOLUCIÓN DE LAS SUMAS COBRADAS O PAGADAS.....................................................................................................................42

6.12. CLÁUSULA PENAL.........................................................................................427. TERMINACIÓN............................................................................................................43

7.1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO.......................................................................437.2. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO DE UNA DE LAS PARTES...................................................................................................437.3. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES................................................................44

8. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS..............................................................................448.1. REUNIÓN INICIAL...............................................................................................448.2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A CONTRATAR..................................44

8.2.1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN A SOLICITUDES.........................................45

8.2.2. PRECISIONES DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES............................................45

8.2.3. PRESENTACIÓN DE OFERTAS..............................................................................45

8.2.4. CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES.......................................................................46

8.3. PERFIL DEL PERSONAL....................................................................................46


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8.4. INDUCCIÓN.........................................................................................................479. FORMATOS................................................................................................................48

9.1. RELACIÓN DE DOCUMENTOS..........................................................................489.2. CARTA DE PRESENTACIÓN..............................................................................509.3. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES.............................................................................................................529.4. CONOCIMIENTO DEL TERCERO......................................................................539.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS................................................................589.6. FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS..................................................59


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CONDICIONES PARTICULARES DE CONTRATACIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El interesado en la solicitud de ofertas deberá evaluar su capacidad para participar, teniendo en cuenta lo previsto en:

I. Condiciones Generales de Contratación de Bienes y ServiciosII. Condiciones Particulares de Contratación y en sus anexos.

Este documento contiene las condiciones básicas con las cuales CHEC inicia el trámite de solicitud de ofertas descrito más adelante. El interesado debe verificarlas completamente y en caso de dudas, solicitar las aclaraciones que considere pertinentes.

En la solicitud de ofertas podrán participar todas las personas que cumplan los requisitos que se indican en estas condiciones y tenga las calidades legales, económicas y materiales para cumplir con el objeto señalado.

El hecho de que los interesados no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales se contratará, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones.

Con la presentación de la oferta se entiende que el oferente analizó todos los documentos de la solicitud de ofertas y obtuvo todas las aclaraciones necesarias sobre los puntos que consideraba inciertos o dudosos.

Entre quienes participen en la solicitud de ofertas y con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que se establecen para evaluar las correspondientes condiciones, CHEC seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el objeto.

Efectuada la selección, CHEC procederá a comunicar la aceptación de la oferta al oferente favorecido y se procederá a la respectiva formalización del contrato.

CHEC y el contratista darán inicio a la ejecución del contrato que se derive de la presente solicitud de ofertas con sujeción estricta a los términos aquí fijados y siempre dentro del marco de la ley colombiana.

1.2. OBJETO DEL CONTRATO

Prestación de servicios técnicos de estudios eléctricos y consultoría.

1.3. ALCANCE Y LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS

1.3.1. ALCANCE


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El portafolio de servicios es un programa que CHEC ofrece con el fin de prestar servicios técnicos especializados a los clientes que lo requieran. A continuación se detalla el alcance de los servicios a contratar:

Estudios eléctricos y consultoría, que comprende las siguientes actividades:

- Estudio de calidad de la energía: Incluye factor de potencia, análisis de cargas en instalaciones de uso final, estudios de compensación capacitiva, consumos de carga, análisis de armónicos y presentación de soluciones.

- Coordinación de protecciones (arco eléctrico, cortocircuito)- Diagnostico RETIE: condiciones de las instalaciones, nivel de riesgo, condiciones

de seguridad, plan de acción.

Con el fin de garantizar a nuestros clientes la prestación de un servicio eficiente y de calidad, el contratista realizará, como mínimo, las actividades que se relacionan a continuación:

Realizar cuando sea requerido por CHEC y de manera conjunta, la gestión comercial ante el cliente.

Atención y consolidación de los requerimientos de los clientes, mediante visitas técnicas para evaluar su necesidad real.

Seguimiento permanente a la satisfacción de nuestros clientes, evaluando la calidad de los servicios prestados.

Elaboración de las ofertas de servicio y entrega a los profesionales encargados del portafolio en CHEC.

Acompañamiento de los trabajos en campo, garantizando su calidad y entregando los reportes requeridos para realizar la gestión y el seguimiento de los trabajos solicitados y su ejecución (incluyendo certificaciones que apliquen al personal, reportes de parafiscales, seguridad social, ARL, relación de actividades con sus costos asociados, programas de salud ocupacional, entre otros), de tal manera que permita a los profesionales de CHEC conocer el estado de avance de los trabajos, reportes de costos y evaluar la eficiencia de los mismos.

Proponer nuevos productos o servicios que se detecten como necesidades de nuestros clientes.

Realización de encuestas de satisfacción del servicio prestado. Presentación de informes detallados de los estudios realizados. Diligenciamiento mensual de los formatos de seguimiento de ofertas.

La ejecución de las actividades estará de acuerdo con lo indicado por las normas técnicas aplicables, así como los procedimientos y especificaciones de CHEC. Se deberá garantizar el total y correcto suministro de transporte para personas, equipos y materiales, la actualización de la información y toda aquella actividad requerida por CHEC para dar cumplimiento al objeto del contrato.

Todas las ofertas y actividades a realizar en desarrollo del contrato deberán ser aprobadas por el Interventor asignado por CHEC.


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1.3.2. LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES

Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales.

1.4. ETAPAS Y PLAZOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

La solicitud de ofertas se desarrollará en las etapas y dentro de los plazos que se indican a continuación:

1.4.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Las condiciones de contratación se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día lunes 27 de noviembre de 2017 hasta el día lunes 11 de diciembre de 2017.

1.4.2. OBSERVACIONES, CONSULTAS O ACLARACIONES

Los interesados podrán solicitar aclaraciones hasta cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, dirigidas a Elizabeth Salgado Casallas y Luis Fernando Presiga Henao, al correo electrónico [email protected], y [email protected], teléfono 8899000 extensión 1903 – 2484

1.4.3. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS

Las respuestas a las observaciones se comunicarán a través de correo electrónico

Las adendas se publicarán hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas, en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.

1.4.4. CIERRE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS

El cierre para la presentación de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 11 de diciembre de 2017 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la urna del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.

CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.

Los interesados deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, deberán presentarse


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con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

1.5. REUNIÓN INFORMATIVA

Como requisito para participar, los interesados deberán asistir a la reunión obligatoria dispuesta por CHEC. La reunión se llevará a cabo el día viernes 1 de diciembre de 2017 a partir de las 10:00 a.m. en la Sala San Francisco, ubicada en el Edificio 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales

La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos.

Se recomienda que la persona que asista en representación de cada interesado tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar.

Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurran los asistentes, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.

Los asistentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, deberán presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite.

Asimismo, el interesado deberá tener en cuenta las características que de estas actividades se especifican en el numeral 1.9. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios.

1.6. MONEDA

El oferente deberá cotizar los precios de la oferta en pesos colombianos.

1.7. INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE OFERTAS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE CHEC

La información de la solicitud de ofertas que se adelante mediante la modalidad de solicitud pública de ofertas permanecerá publicada la página web www.chec.com.co.

La publicación que se haga a través de este medio constituirá la notificación de las actuaciones de CHEC a los interesados.

2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS

2.1. FORMA DE PARTICIPACIÓN


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CHEC recibirá las ofertas presentadas por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, en forma individual. Por ningún motivo, aceptará ofertas presentadas en consorcio o unión temporal u otra forma asociativa, las que así se presenten serán rechazadas.

2.2. REQUISITOS DE PARTICIPACION

Son requisitos de participación, los siguientes:

2.2.1. HABILITACIÓN

El oferente no debe encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades estatales ni de manera general, ni específicamente con empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8 (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 4 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 31 y 33 de la Ley 1778 de 2016), 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, artículos 2.2.1.1.2.2.5 y 2.2.1.1.2.2.8 del Decreto Nacional 1082 de 2015, artículo 66 de la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificado por el artículo 11 de la Ley 689 de 2001; artículos 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modificado, el último, por el artículo 1º de la Ley 1148 de 2007 (modificado a su vez por artículo 1 de la Ley 1296 de 2009), parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 concordado con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 44 literal a) de la Ley 842 de 2003, artículo 35 numeral 22 (modificado por el artículo 3 de la Ley 1474 de 2011), artículos 3, 5, 27 y 90 de la Ley 1474 de 2011, artículo 183 de la Ley 1801 de 2016 y demás normas aplicables.

Así mismo, no podrá presentar oferta la persona jurídica que se desempeña como auditor externo, ni las sociedades matrices y sus subordinadas; ni aquellas que tienen una matriz común o que pertenecen a un mismo grupo empresarial, ni a aquellas que participen de las licencias, franquicias, metodologías o políticas impartidas por la firma titular de la marca que utiliza el auditor externo, cualquiera sea la forma como estas les hayan sido transferidas.

En consecuencia, al presentar la oferta por sí o por interpuesta persona, el oferente estará afirmando, bajo la gravedad de juramento, que no se halla comprometido en las mencionadas inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones.

CHEC, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual harán las consultas que en tal sentido les corresponde.

Así mismo, CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial por haber transgredido las


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disposiciones sobre fraude y corrupción o en la Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo), para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.

2.2.2. EXISTENCIA, CAPACIDAD JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

2.2.2.1. PERSONAS NACIONALES

Se prueba mediante el certificado de existencia y representación expedido por la respectiva Cámara de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la certificación es de otra entidad).

Las entidades públicas nacionales de creación constitucional o legal no estarán obligadas a acreditar su existencia, pero si deben acreditar su representante legal.

El certificado deberá tener una antigüedad no mayor a un (1) mes a la fecha de cierre para la presentación de oferta, en todo caso, debe corresponder al certificado vigente.

2.2.2.2. PERSONAS EXTRANJERAS

De carácter privado, se prueba mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. El documento deberá venir visado por el Cónsul Colombiano, y a falta de éste, por el de una nación amiga; además deberá estar autenticado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, a menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, aprobada en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, caso en el cual debe cumplirse con la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apostilla, en los términos allí establecidos.

Las sociedades que estén desarrollando actividades permanentes en el país, deben acreditar la existencia y representación legal a través de la sucursal, que para tal efecto han debido constituir con el lleno de las formalidades exigidas por el Código de Comercio colombiano.

La constancia de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de Comercio vigente en Colombia. Además, deberá estar autorizada para representarlo en todo lo relacionado con el desarrollo y ejecución del contrato.

Por su parte, las sociedades extranjeras que no desarrollen actividades permanentes en el país, deben presentarse a través de un representante o mandatario o apoderado, cumpliendo lo indicado en el literal b del numeral 2.2.2.5.

Las entidades públicas extranjeras demostrarán su existencia mediante certificación de agente diplomático o consular del país donde fueron constituidas.


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El certificado de las sociedades extranjeras deberá haber sido expedido dentro de los tres (3) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de oferta.

Tanto las personas jurídicas nacionales como las extranjeras deberán acreditar como mínimo una duración igual a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

En el certificado debe constar que la sociedad esté constituida con anterioridad a la presentación de la oferta y que la capacidad de la persona jurídica se circunscribe al desarrollo de la actividad prevista en su objeto social, el cual debe estar directamente relacionado con el objeto de la solicitud de ofertas.

2.2.2.3. ACTA DE JUNTA DIRECTIVA O ASAMBLEA

Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él.

2.2.2.4. PERSONAS NATURALES

Los oferentes personas naturales se identificarán con la cédula de ciudadanía o el documento que haga sus veces.

2.2.2.5. PODER ESPECIAL

Si el oferente, nacional o extranjero, da poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos:

a. El certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata de una persona jurídica o fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento que haga sus veces si es persona natural, y

b. El documento mediante el cual el oferente mandante confiere poder o autorización a quien recibe el poder o mandato, el cual debe contener expresamente los términos y el alcance de la representación.

2.2.3. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES

En cumplimiento de los artículos 50 de la Ley 789 de 2002 y 9 de la Ley 828 de 2003 o las normas que las modifiquen o complementen, relacionados con los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y parafiscales (Cajas de


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Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena), los oferentes deberán cumplir con la siguiente obligación:

Las personas naturales deberán acreditar el pago de los aportes a la seguridad social integral, conforme a la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003; inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, Ley 1753 de 2015 artículo 135, o las normas que las modifiquen o complementen, esto es aportes para la seguridad social integral. Si tiene trabajadores a su servicio, deberá acreditar además el pago de aportes a la seguridad social integral por éstos, así como de los parafiscales antes señalados.

Las personas jurídicas nacionales deberán aportar en la oferta, certificado que acredite estar a paz y salvo con el pago de dichos aportes, expedido por el Revisor Fiscal (si la persona jurídica está obligada legal o estatutariamente a tener revisoría fiscal), o en su defecto por el Representante Legal, durante un lapso no inferior a los seis (6) meses anteriores al cierre para la presentación de ofertas. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Las personas jurídicas extranjeras, que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales, ni de la seguridad social integral.

En el caso de las uniones temporales y consorcios, cada parte que la conforma deberá aportar el certificado que acredita estar a paz y salvo en el pago de aportes a la Seguridad Social Integral y Parafiscales.

En la siguiente tabla que es indicativa, se presentan las obligaciones mencionadas anteriormente, las cuales pueden sufrir modificaciones de acuerdo con la ley. El oferente o contratista deberá prever, de conformidad con la legislación colombiana, dichas modificaciones durante todas las etapas de la solicitud de ofertas y del contrato.

CONCEPTO O ENTIDAD APORTE FUNDAMENTO LEGAL

Salud (ver nota 1)

12,5% del Ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 8,5% del empleador

Artículo 204 de la Ley 100 de 1993

Pensiones

16% del Ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 12% a cargo del empleador.


Sistema General de Riesgos Laborales (ver nota 2)

De acuerdo con la clasificación establecida y totalmente a cargo del empleador

Artículo 6° de la Ley 1562 de 2012.

Cajas de Compensación Familiar (ver nota 3)

4% totalmente a cargo del empleador

Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ver

3% totalmente a cargo del empleador



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CONCEPTO O ENTIDAD APORTE FUNDAMENTO LEGAL

nota 1)

SENA (ver nota 1) 2% totalmente a cargo del empleador

Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982

Nota 1: Tener en cuenta lo previsto en el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016, modificatorio del artículo 114-1 de la Ley 1607 de 2012, sobre exoneración de aportes.

Nota 2: Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo deberán afiliarse en forma obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante. (Artículo 13, literal a) numeral 5 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 concordado con el Decreto 0723 de 2013 artículo 5).

La Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), también será obligatoria para todas las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios, con entidades o instituciones públicas o privadas con una duración superior a un (1) mes, toda vez que así lo señala la norma.

Nota 3: Sobre la afiliación trabajadores independientes a cajas de compensación, Artículo 171 Ley 1819 de 2016 modificatorio del literal b artículo 19 de la Ley 789 de 2003.

2.2.4. INSCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM.

En caso de tener la inscripción vigente, el oferente no deberá adelantar gestión alguna. Sin embargo, de requerir actualizar la información consignada en dicho registro, éste deberá hacer la solicitud a través del correo electrónico [email protected].

En caso de no estar inscrito o estarlo, pero tener dicha inscripción en estado no vigente, el interesado deberá adelantar el proceso de inscripción al Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM a través del siguiente vínculo: http://grupoepm.supplier-eu.ariba.com. Para dichos efectos, el interesado deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, pues el administrador de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.

Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando así lo indique la persona designada por CHEC para realizar la verificación.


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http://grupoepm.supplier-eu.ariba.com/

mailto:[email protected]

Los oferentes, una vez inscritos en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, deben actualizar permanentemente la información que allí reposa. En caso de discrepancia de los documentos que reposan en el sistema y los aportados en la oferta, prevalecerán los que estén en el sistema.

Los requisitos incluidos en la solicitud de ofertas que no hagan parte del perfil del proveedor, deben ser aportados en la oferta.

2.2.5. DILIGENCIAMIENTO FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

El oferente deberá presentar en su oferta el formato denominado Conocimiento del Tercero.

2.2.6. EXPERIENCIA

Podrán presentar oferta las personas naturales o jurídicas que tengan experiencia de al menos ciento veinte (120) SMMLV ejecutados en los últimos cinco (5) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas, en actividades relacionadas con el objeto y alcance de la presente solicitud.

El oferente deberá aportar con la oferta los documentos que no estén en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas; así mismo, deberá indicar cual o cuales de las certificaciones que reposan en el sistema acreditan el cumplimiento de su experiencia.

En el caso de experiencia con CHEC, el oferente deberá relacionarla indicando el número del contrato ejecutado.

En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal u otra forma asociativa, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del oferente en el mismo.

Sólo se tendrán en cuenta en los contratos acreditados el valor correspondiente sin incluir impuestos al consumo.

2.2.7. CERTIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD

Para participar en esta solicitud de ofertas se deberá adjuntar el certificado vigente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del oferente con base en la norma ISO 9001, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador.

El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de esta solicitud de ofertas.

El certificado debe estar vigente a la fecha de cierre para la presentación de las ofertas. Adicionalmente, el oferente al que se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado durante la ejecución del contrato.


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2.2.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Cada oferta deberá acompañarse de una garantía emitida por un banco o por una compañía de seguros que garantice la seriedad de los ofrecimientos presentados, por un valor asegurado equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA.

La garantía tendrá una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

En todo caso, la vigencia de la garantía de seriedad, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la fecha de expedición de la garantía de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato.

La garantía de seriedad de la oferta se regirá por las condiciones establecidas en GARANTÍAS, de estas condiciones particulares.

2.2.9. CERTIFICADO DE LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES.

Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda.

2.2.10. ASISTENCIA A LA REUNIÓN OBLIGATORIA

El registro de asistencia elaborado por CHEC acreditará el cumplimiento de este requisito.

2.2.11. FIRMA DE LA OFERTA

El oferente deberá diligenciar la carta de presentación de la oferta, para lo cual utilizará el formato correspondiente.

3. OFERTA

3.1. VALIDEZ DE LA OFERTA

La oferta tendrá una validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

3.2. CONTENIDO Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA

La oferta debe diligenciarse en la forma y con los contenidos que señala esta solicitud.


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3.3. OFERTAS ALTERNATIVAS

No se aceptan ofertas alternativas

3.4. ASPECTOS ECONÓMICOS

Además de lo previsto en las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, en este numeral se fijan reglas con las cuales deberá atender las obligaciones de contenido económico que asumen las partes (CHEC y el contratista) entre sí y las que deban atender frente a terceros en virtud exclusivamente de lo pactado en el contrato y para garantizar el cumplimiento del mismo.

El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, cargas tributarias, servicios públicos, garantías, el alea normal de ejecución del contrato y los costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos, y en general, todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de las actividades.

Los precios ofertados, deben considerar y contener el pago de los servicios o actividades debidamente terminados, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en equipos, materiales, herramientas, maquinaria, transporte, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y administración, utilidad del oferente, y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas.

El oferente deberá gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que es conocedor de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto, cada oferente al estructurar los costos de su oferta, deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de los servicios o las actividades, encomendadas; por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones, se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

Valor - precios

El oferente deberá indicar en el formulario de cantidades y precios el precio unitario para todos y cada uno de los ítems y actividades y los valores totales que resulten de multiplicar las cantidades estimadas por los precios unitarios. Si se presentaren errores aritméticos, se hará, por parte de CHEC, las correcciones del caso, tomando como definitivos y válidos los precios corregidos.

Todos los costos que se deriven del cumplimiento de las normas de seguridad para ejecutar los trabajos, de las especificaciones para la gestión ambiental y social, se entienden incluidos en la oferta.


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Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en el presente pliego de condiciones.Las actividades y servicios están agrupados según los recursos requeridos, los cuales serán liquidados y pagados teniendo en cuenta como unidad base de pago el valor cotizado por el oferente y aceptado por CHEC para cada ítem. Dichos ítems y/o servicios con los recursos necesarios para ejecutarlos podrán variar en cantidades durante el tiempo de desarrollo del contrato.

Serán a cargo del contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la ejecución de las actividades que se pretenden contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento y formalización del contrato, además de los gastos generales y de administración de las actividades objeto del contrato.

Todos los costos que se deriven del cumplimiento de las normas de seguridad para ejecutar los trabajos, de las especificaciones para la gestión ambiental y social, se entienden incluidos en la oferta. El contratista deberá discriminar todos los costos en los que incurra por los conceptos anteriormente descritos de acuerdo con los formatos solicitados

Al preparar su oferta, el oferente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, tales como: el Impuesto de Renta, y el de Industria y Comercio, entre otros, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley y las disposiciones normativas aplicables.

Lista de actividades, ítems y precios unitarios

En el Formulario de cantidades y precios el oferente deberá señalar el valor unitario de cada uno de los entregables, ítems o actividades que allí aparecen. En caso de que el valor sea “cero”, así deberá expresarse, en caso de no incluirse ningún valor se procederá de acuerdo con las reglas de subsanabilidad previstas en las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios. Cuando el formulario exija incluir totales o valores sumados, o cuando el oferente quiera incluirlos, CHEC se reserva el derecho de verificar la adecuación de las operaciones con las cuales éstos se obtienen y, en todo caso, se tomará como referente el valor unitario y el resultado corregido que encuentre.

3.5. ASPECTOS TÉCNICOS

Los detalles de carácter técnico, operativo y similar, se consultarán en las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS que hacen parte integral de esta solicitud de ofertas.

Todas las previsiones contempladas en ese aparte deben interpretarse con aplicación del principio de la buena fe y con base en las reglas y criterios imperantes en cada una de las disciplinas que les sirven de base; esto se aplica de manera estricta a lo referente a las Especificaciones Técnicas y, en consecuencia, salvo por las instrucciones expresas que


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el contratista obtenga de CHEC, se hace responsable de una inadecuada interpretación o de la incursión en omisiones o errores que el conocimiento vigente, y que CHEC supone cuando acepta su oferta, exige detectar y corregir.

3.6. ASPECTOS AMBIENTALES Y SOCIALES

El contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos ambientales establecidos por la Política de Gestión Integral de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que les apliquen a las actividades que se deriven del contrato, las que las modifiquen o sustituyan.

Lineamiento ambiental de la Política de Gestión Integral de CHEC:

• Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

• Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

• Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

• Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes. • Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de

interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua

Además, deberá solicitar apoyo al profesional ambiental de CHEC para la obtención de los permisos ambientales que se requieran para el desarrollo de las actividades propias del contrato, para ejercer control y mitigación de los impactos ambientales que se puedan derivar en su desarrollo. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción, con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Este canal entre contratista – CHEC será mediante la interventoría de dicho contrato. El contratista se responsabiliza ante CHEC y las entidades de control y vigilancia, de las mencionadas disposiciones, por el cumplimiento de ellas por parte del personal a su cargo. Requisitos legales aplicables: Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país que apliquen. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá darle cumplimiento.

De igual forma, el contratista dará estricto cumplimiento a los lineamientos definidos por la autoridad ambiental en el marco de permisos otorgados por ésta, de acuerdo con el alcance del contrato. El profesional CHEC proporcionará al contratista la información necesaria sobre los permisos a que haya lugar durante el desarrollo del contrato y sobre los cuales se requiera su participación


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Bajo ninguna circunstancia el contratista podrá realizar intervenciones a vegetación sin previa autorización otorgada por la autoridad ambiental competente, gestionada por el profesional ambiental CHEC.

Programa de Gestión Ambiental – PGA:

En concordancia con lo establecido en la Política de Gestión Integral y la normatividad ambiental vigente, el profesional ambiental de CHEC entregará el PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL que se encuentra en MA-DI-03-000-001 Programa de gestión ambiental - PGA proyectos de infraestructura eléctrica, para ser desarrollado por el contratista durante el proyecto, como un instrumento de gestión de vital relevancia para atender los aspectos ambientales asociados al objeto del contrato, según aplique. Como parte del desarrollo de los programas propuestos en el PGA, el contratista presentará a CHEC los diferentes formatos, fichas o instrumentos que permitan llevar a cabo el registro de las actividades ejecutadas.

El profesional ambiental de CHEC solicitará reportes, certificados o reuniones de ser necesario, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos del PGA y legales aplicables al desarrollo del contrato. Con base en las características y alcance del proyecto, el contratista formulará y presentará a CHEC el Plan de Emergencias correspondiente

3.7. ENTREGA DE LAS OFERTAS

Las ofertas deberán estar debidamente identificadas con el objeto y el número de la solicitud de ofertas, acompañadas con todos los documentos anexos. Los documentos deben presentarse en forma ordenada y de fácil manejo, numerados todos sus folios y refrendados con la firma del oferente los que así lo requieran. Debe presentarse, además, una relación de los documentos que componen la oferta, con la indicación de los folios correspondientes a cada uno de ellos

Las ofertas deberán presentarse en sobres cerrados, separados y marcados: “Original” y “Copia”, respectivamente, en los cuales se hará constar, además, el nombre del oferente y su dirección completa, así:

SOLICITUD DE OFERTAS PC-2017-000156Objeto: “Prestación de servicios técnicos de estudios eléctricos y consultoría”

Original o Copia (según el caso)Nombre, dirección y teléfono del oferente

En caso de discrepancia entre los ejemplares, primará la información contenida en el sobre marcado como Original.

No se aceptará presentación de ofertas enviadas vía fax o por correo electrónico.

CHEC no será responsable por la apertura prematura de una oferta, o por no abrirla y, en consecuencia, no tenerla en cuenta, cuando no esté correctamente dirigida y marcada como se exige en estas condiciones. Tampoco se responsabilizará por los retardos,


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extravíos u otros hechos desfavorables para el oferente, que puedan presentarse cuando la oferta sea enviada por correo.

Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

3.8. RETIRO O MODIFICACIÓN

Ningún oferente puede modificar, adicionar o retirar su oferta después del cierre para la presentación de ofertas, so pena de que se haga efectiva la garantía de seriedad. CHEC puede pedir aclaraciones o informaciones adicionales a cualquiera de los oferentes sobre el contenido de sus ofertas, pero ello no significa que surja para éstos el derecho a modificarlas o adicionarlas.

3.9. FORMATOS

En la elaboración de la oferta, el interesado deberá tener en cuenta que determinado tipo de información requerida para la evaluación, debe consignarse en formatos suministrados por CHEC.

El no consignar debidamente la información o diligenciarlos de manera incorrecta o parcial, supondrá la calificación de la oferta como incompleta y dará lugar a su eliminación, salvo casos especiales en los que la omisión sea subsanable.

Los formatos a diligenciar se encuentran al final de estas condiciones particulares.

4. EVALUACIÓN

CHEC examinará las ofertas para determinar si los oferentes están habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado la garantía requerida, si los documentos han sido debidamente presentados y, en general, si se ajustan a los documentos de la solicitud de ofertas.

Posterior a ello se aplican los factores, criterios y fórmulas de ponderación que permiten hacerlas comparables en términos de puntajes.

4.1. RECHAZO Y ELIMINACIÓN

Para el rechazo o eliminación de las ofertas, se tendrá en cuenta lo previsto en el numeral 3.1. RECHAZO Y ELIMINACIÓN de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios.


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Causales de eliminación

Acorde con lo previsto en el numeral 3.1.2. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, para esta solicitud de ofertas se considerarán como causales de eliminación, todas las allí indicadas, Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas. b. Cuando la oferta sea presentada por personas naturales o jurídicas que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas. c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse. d. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas. e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta. g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad. h. Cuando se evidencie que el oferente ha omitido información en el formato de incumplimientos en la ejecución de contratos, excepto a los derivados de contratos celebrados con CHEC. |i. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo

4.2. PONDERACIÓN

Entre las ofertas que cumplan con los requisitos participación y los requerimientos técnicos de ser el caso, CHEC efectuará la ponderación de los siguientes factores:

Factores de ponderación

Factor PuntajeValor de la oferta 80

Cumplimiento 20


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4.2.1. VALOR

La ponderación se hará teniendo en cuenta el valor inicial de la oferta o el valor ajustado, en caso de haber optado por el ajuste económico o la negociación directa.

Se considerará como valor de la oferta, el que el oferente señale explícitamente como tal en el aparte correspondiente, dentro de los formularios contenidos en esta solicitud de ofertas.

Encontrándose errores o incongruencias subsanables, porque, por ejemplo, puedan inferirse de los datos explícitos suministrados por el oferente, CHEC asumirá como valor el que resulte de hacer las correcciones o adecuaciones legalmente pertinentes.

Si el oferente incluye en los precios de su oferta valores correspondientes a servicios o actividades no solicitadas, CHEC no suprimirá o modificará la forma del ofrecimiento, ni podrá hacerlo el oferente so pena de considerarse modificada su oferta. En todo caso, si la oferta es la más conveniente, al momento de la aceptación CHEC definirá si acepta o no los servicios o actividades no solicitados, de no aceptarlos, del valor de la oferta se descontará el valor de lo no solicitado.

Descuentos

Los descuentos no sometidos a condición consignados en la oferta serán aplicados, para lo cual el oferente deberá indicar cuál es el descuento específico que ofrece para cada uno de los ítems y los deberá indicar en los precios de la oferta.

Los descuentos condicionados no serán tenidos en cuenta para la evaluación y comparación de la oferta. Éstos serán tenidos en cuenta para la aceptación de la oferta siempre y cuando sean favorables para CHEC.

Ponderación valor

Al oferente que ofrezca el menor valor comparable y total, se le asignarán ochenta (80) puntos y a los demás se les asignará puntajes inversamente proporcionales de acuerdo con la siguiente fórmula:

Poi = Vo x 80V i

Donde:Poi = Puntaje de la oferta analizada.Vi = Valor cotizado de la oferta analizada Vo = Valor cotizado de la oferta más económica

Conversión a pesos del valor de las ofertas

El valor comparable de la oferta analizada V(i) para efectos de estudio y comparación de las ofertas será, cuando haya lugar a ello, para la oferta presentada en pesos colombianos dicho valor, para la oferta presentada en dólares americanos, dicho valor


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convertido a la tasa representativa del mercado del día límite de entrega de ofertas certificada por la Superintendencia Financiera y para la oferta presentada en una moneda diferente al dólar americano y al peso colombiano, se utilizará la tasa de cambio media de la divisa a dólares americanos certificada por el Banco de la República de Colombia del día límite de entrega de ofertas y el resultado se convertirá a pesos utilizando la tasa representativa del mercado del dólar americano del día límite de entrega de ofertas certificada por la Superintendencia Financiera.

4.2.2. CUMPLIMIENTO

En el formato correspondiente, el oferente deberá relacionar las multas, medidas de apremio, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otros incumplimientos que se le hayan aplicado o declarado, dentro de los tres (3) años anteriores, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

En el caso de medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otros incumplimientos en contratos celebrados con cualquiera de las empresas del Grupo EPM, se deberá informar el número del contrato. No obstante, lo anterior, CHEC verificará los archivos y si encuentra medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causa imputable al contratista, u otros incumplimientos adicionales a los relacionados en la oferta, se considerará para la disminución del puntaje.

La aplicación de los factores que modifican el pago o contraprestación al contratista, relacionados con los Descuentos Operativos y Descuentos por incumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) no serán tenidos en cuenta para la evaluación y ponderación de este factor.

Por incumplimientos para efectos de la ponderación sólo se tendrán en cuenta aquellas conductas que al ser aplicadas por la entidad contratante se consideran como medida sancionatoria y como tal se ha otorgado el derecho de defensa para proceder a su aplicación.

4.2.2.1. PONDERACIÓN CUMPLIMIENTO

Al oferente que no tenga relacionada ninguna multa, medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otro incumplimiento en el período señalado, se le asignará el máximo puntaje en este factor.

En los casos de incumplimiento que den lugar a la terminación de un contrato, no se reconocerá puntaje alguno al oferente en este factor.

En el caso de multas, medidas de apremio provisionales o definitivas, se demeritará el factor cumplimiento como se indica a continuación:


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El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado, o cuando la medida de apremio aplicada por cualquiera de las empresas del Grupo Empresarial EPM sea definitiva será de tres (3) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.

El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada medida de apremio provisional aplicada por cualquiera de las empresas del Grupo Empresarial EPM será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.

En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad estatal o privada correspondiente.

En el caso de multas u otros incumplimientos se entiende en firme o aplicado el acto correspondiente, así: (i) En la fecha de recibo de la comunicación mediante la cual se le informa al contratista que se ratifica el incumplimiento con base en la causal respectiva, cuando el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento o la no ocurrencia del mismo, y (ii) Al día hábil siguiente de la fecha de vencimiento del término que se le concede al contratista para que exponga las razones para justificar el incumplimiento o la no ocurrencia del mismo, sin que haya hecho uso de dicha facultad.

Las medidas de apremio provisionales se entienden aplicadas según lo indicado en el numeral 6.11.2.1. de estas condiciones y son definitivas cuando se presente alguna de las situaciones previstas en el numeral 6.11.2.2.

Para el demerito del puntaje que aquí se establece, no se requiere que las multas, medidas de apremio provisionales o definitivas u otro incumplimiento se encuentren registrados o reportados ante la cámara de comercio, o en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, o en el registro que lleve la respectiva entidad contratante, según corresponda.

En la ponderación del cumplimiento se tendrá especial cuidado en verificar que el oferente no esté incurso en la causal de inhabilidad prevista en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.

La interpretación y aplicación de las reglas precedentes debe hacerse en forma integral, entendiendo que cada una es complementaria de las otras.

4.3. PUNTAJE TOTAL Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

Evaluadas las ofertas en cada uno de los factores señalados, se sumarán los puntajes obtenidos en cada uno de éstos y se asignará el puntaje total de cada oferta; con base en éste se hará la comparación correspondiente mediante la elaboración de una lista que


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ubique respectivamente a cada oferente desde el que ha obtenido el mayor puntaje total, hasta el que obtiene el menor.

Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje, se preferirá la oferta con mayor puntaje en el factor valor. Si permaneciere la igualdad, se preferirá la oferta con el menor número de incumplimientos en contratos, si persiste la igualdad se preferirá la oferta del oferente que tenga en su nómina un porcentaje igual o mayor al 10% de trabajadores discapacitados con respecto al total de trabajadores, de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 361 de 1997 y debidamente certificado por el Ministerio de Trabajo. Si permaneciere la igualdad, se preferirá la oferta con mayor puntaje en el factor valor y de continuar la igualdad se preferirá la oferta a la que no se le haya disminuido puntaje en la ponderación en el factor cumplimiento o con el menor número de incumplimientos en contratos, según el caso. Si persiste el empate se optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

En ningún caso la lista incluirá oferentes que no hayan obtenido un mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo señalado.

4.4. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE FALLIDO

La aceptación de la oferta o la declaratoria de fallido se hará conforme lo previsto en el numeral 3.6. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios.

5. CONTRATO

5.1. VALOR

El valor inicial del contrato es estimado y corresponde al valor por el que la oferta fue aceptada. El valor final del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades, ítems, entregables o actividades efectivamente ejecutadas por el contratista y recibidas a satisfacción por CHEC, por los precios unitarios aceptados y los pactados en el caso de actividades extra; el valor de reconocimientos a que haya lugar de ser el caso y el valor de los reajustes a que haya lugar en los precios de los servicios y/o actividades contractuales y adicionales, si es del caso.

Si el oferente incluyó en los precios de su oferta valores correspondientes a actividades no solicitadas, CHEC al momento de la aceptación definirá si las acepta o no, de no aceptarlas, del valor de la oferta se descontará el valor de lo no solicitado para efectos de determinar el valor inicial del contrato

5.1. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del contrato es de setecientos treinta 730 días calendario, contados a partir de la fecha que se señale en la orden de inicio.


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5.2. FORMA DE PAGO

Durante la ejecución del contrato CHEC pagará a el contratista los valores facturados por éste y aprobados por la misma, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a siguientes al recibo de la factura en Soporte Administrativo (Gestión Documental) de CHEC, previo el cumplimiento de los requisitos que más adelante se indican y elaborada con el cumplimiento de todos los requisitos legales, tanto de forma como de contenido.

El valor del último pago será retenido y su liberación quedará supeditado a la entrega por parte del contratista, de los documentos correspondientes para verificar efectivamente el pago de la liquidación y prestaciones sociales de los trabajadores una vez finalicen las actividades de ser el caso, o la acreditación de paz y salvo con los trabajadores que continúan laborando con el contratista.

En la factura serán realizadas e indicadas las deducciones que por los conceptos de ley y otros deban efectuarse.

Para efecto del pago, si el contratista es una entidad sin ánimo de lucro deberá presentar y radicar ante CHEC copia de la respectiva resolución expedida por la entidad que la vigila, para la exención de la retención en la fuente.

Retención de pagos:

El contratista faculta expresamente a CHEC para:

a. Revisar y verificar los pagos en las entidades correspondientes, durante la vigencia del contrato, según lo definido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003.

b. Retener los pagos que el contratista tenga a su favor en este contrato o en otro contrato que tenga con CHEC, en caso de presentar mora en los aportes a la seguridad social integral y parafiscales o en el pago a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo para la ejecución del contrato, o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, o a los asociados en casos tales como las cooperativas y las empresas asociativas de trabajo, por concepto de compensaciones, salarios, prestaciones sociales o cualquiera remuneración adeudada.

c. Pagar todos los conceptos contemplados en el literal b, de esta cláusula, como consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda con cargo a las sumas adeudadas a el contratista, sin que ello implique que CHEC se convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones a cargo del contratista.

d. Exigir, a través de la interventoría, las constancias de pago correspondientes a salarios, prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del contratista empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.


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e. Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de pérdidas debidas a servicios o actividades defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos o reclamaciones pendientes.

Reajuste de precios

Para el contrato que se derive de esta solicitud de ofertas, los precios unitarios pactados no serán objeto de reajuste durante el tiempo de ejecución.

5.3. ANTICIPO

En ningún caso se concederá anticipo.

5.4. GARANTÍAS

Para efectos del presente proceso de contratación y del contrato que se derive de éste, el oferente o contratista deberá constituir las garantías que se enuncian mediante garantía bancaria o contrato de seguro tomado a favor de particulares o empresas de servicios públicos domiciliarios, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país, respectivamente.

Las garantías deberán ser expedidas a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.

Cuando el oferente opte por otorgar la garantía de seriedad de la oferta a través de una garantía bancaria, se compromete a tramitar las garantías contractuales igualmente a través de este tipo de garantía. No obstante, el oferente podrá gestionar, con el Programa Póliza Matriz, el otorgamiento de las garantías contractuales, supeditado a la aceptación que las aseguradoras del programa hagan del mismo.

El contratista deberá presentar las garantías que se enuncian a continuación con el fin de cubrir el cumplimiento de las obligaciones asumidas por éste, en razón de la celebración y ejecución del contrato.

Estas garantías serán las siguientes:

a. De cumplimiento, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

b. De salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.


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En todos los casos en los que haya modificación del plazo o valor del contrato, el contratista deberá ajustar las garantías en las proporciones correspondientes a los nuevos valores o plazos. Cuando se celebre un otrosí, el contratista deberá notificarle esta situación a la compañía de seguros o al banco, según sea el caso.

Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación de CHEC, para lo cual se harán las verificaciones del caso y se solicitará ampliación en la información o documentación cuando así se requiera.

5.4.1. CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR COMPAÑÍAS DE SEGUROS

Las garantías de Seriedad, de Cumplimiento y de Responsabilidad Civil Extracontractual se suscribirán con base en el clausulado único diseñado para las empresas del Grupo EPM, denominado Póliza Matriz.

Con la presentación de la oferta, el oferente o contratista acepta que CHEC es el titular del riesgo a ser asegurado y que, por lo tanto, está legalmente facultado para determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir los seguros por medio de los cuales será transferido este riesgo a las aseguradoras, y en los cuales asume la condición de tomador, asegurado y beneficiario.

En consecuencia, el oferente o contratista conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre seguros y transferencia de riesgos de CHEC son cumplidos por la Póliza Matriz que se ha negociado con las compañías de seguros Chubb de Colombia S.A., Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. (Confianza), Liberty Seguros S.A. y Seguros Generales Suramericana S.A. Por lo tanto, el oferente o contratista contratará las garantías cubiertas por dicho programa con estas aseguradoras y bajo las condiciones del Programa Póliza Matriz, cuyas definiciones y condiciones se pueden encontrar en el siguiente vínculo: https://www.epm.com.co/site/Portals/3/documentos/proveedores/contratacion/Programa%20Poliza%20Matriz%20Grupo%20EPM.pdf

El oferente o contratista deberá contactarse con el Programa Póliza Matriz, por cualquiera de los siguientes canales de atención, para solicitar la expedición de las garantías mencionadas:

Telefónico: (4) 380 7590 o (4) 380 7589. Correo electrónico: [email protected] Presencial: oficinas 06-480 y 06-483 de la Dirección Seguros Corporativos de

EPM, en el Piso 6 del Edificio EPM, ubicado en la Carrera 58 No. 42-125, en Medellín, Antioquia.

Para el trámite, el Programa Póliza Matriz requiere que el oferente aporte, como mínimo seis (6) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas, los siguientes documentos:


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mailto:[email protected]

https://www.epm.com.co/site/Portals/3/documentos/proveedores/contratacion/Programa%20Poliza%20Matriz%20Grupo%20EPM.pdf

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Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables, o Constancia de Ingresos. (Honorarios laborales, Certificado de Ingresos y Retenciones o el documento que corresponda)

Declaración de Renta del último período gravable disponible. (Si declara) RUT. Hoja de vida o record de obras. (Experiencia del contratista) Formulario SARLAFT. (Formulario de conocimiento del Cliente del sector

asegurador exigido por la Superintendencia Financiera, que se encuentra en su página web)

Pagaré firmado en garantía a la aseguradora. Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 3

meses. (Personas jurídicas) Listado de socios con una participación superior al 5%, incluyendo nombre o razón

social, cédula o NIT. (Personas jurídicas) Cédula de ciudadanía del representante legal o persona natural. (Según el caso)

El oferente podrá indicarle al asesor del Programa Póliza Matriz con cuál aseguradora prefiere que se emita la póliza. Si dicha aseguradora no pudiera otorgar el seguro, el asesor procederá a tramitar su expedición con cualquiera de las otras. El oferente será informado si la aseguradora indicada u otra de las que hace parte del Programa Póliza Matriz emitirá la póliza. En caso de que fuera declinada por todas, se le informará al oferente, máximo tres (3) días hábiles antes del cierre para la presentación de ofertas, para que realice las gestiones para obtener una garantía bancaria a efectos de presentar su propuesta.

La póliza podrá ser entregada siempre y cuando ésta haya sido efectivamente pagada, sin embargo, dicho pago deberá realizarse antes de la hora y fecha de cierre para la presentación de ofertas.

Se aclara que el pago de la prima que se cause con ocasión de las garantías solicitadas, así como la que se cause por las modificaciones efectuadas a éstas, correrá por cuenta del oferente o contratista.

Para los amparos que no se encuentren incluidos en el Programa Póliza Matriz, el contratista deberá solicitar su emisión a través de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, bajo el clausulado para entidades particulares o para empresas de servicios públicos domiciliarios.

Si el contratista tiene una póliza para amparar su actividad ordinaria de manera global, que cumpla con las condiciones mínimas ofrecidas por el Programa Póliza Matriz, podrá aportar copia de dicha póliza y un certificado otorgado por la aseguradora donde especifique que se cubre el contrato que se celebra, y certifique el límite asegurado, la vigencia y las coberturas. Adicionalmente deberá contar con el amparo de restablecimiento automático del valor asegurado, por una vez, durante la vigencia y hasta el límite asegurado inicialmente. Si la vigencia de dicha póliza termina con anterioridad al plazo de ejecución del contrato respectivo, el contratista se obliga a aportar la renovación de la póliza con el certificado que especifique el cubrimiento del contrato respectivo y mantener vigente dicha póliza durante todo el plazo.


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5.4.2. CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR ENTIDADES BANCARIAS

Si se opta por constituir una garantía bancaria (aval o carta de crédito Stand By), ésta deberá ser irrevocable y a la vista, y ser expedida por un establecimiento bancario que cumpla con las siguientes condiciones:

Ser vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o quien haga sus veces.

Contar con una calificación vigente a la fecha de expedición de la garantía, otorgada por una sociedad calificadora autorizada en Colombia. Dicha calificación deberá corresponder a la máxima para el corto plazo y como mínimo la segunda mejor para el largo plazo, según las escalas utilizadas por la sociedad calificadora que la otorga.

Cuando las garantías sean emitidas por un banco del exterior, éstas deberán ser confirmadas por un establecimiento bancario en Colombia que cumpla con los criterios definidos anteriormente, y se deberá entregar copia del registro de la misma ante el Banco de la República.

La garantía bancaria deberá especificar: la fecha de emisión, la vigencia, la cobertura que otorga, el valor garantizado, el objeto contractual, el número del contrato garantizado y la sucursal del banco en la que se deberá presentar la reclamación.

Además de lo ya mencionado, el garante debe haber renunciado al beneficio de excusión.

La garantía deberá ser a primer requerimiento o a primera demanda, sin que se exijan requisitos o formalidades adicionales a la reclamación presentada en español para su pago. En consecuencia, no se requerirá al Beneficiario la exhibición o el acompañamiento del original o copia de esta Garantía Bancaria ni requerimiento judicial, extrajudicial, o requisito de cualquier otro tipo. Se entenderá que este documento constituye título ejecutivo, acompañado de la manifestación del Beneficiario sobre el monto del incumplimiento.

El banco deberá pagar la suma garantizada a más tardar en los 3 días bancarios siguientes a la radicación de la solicitud de pago.

La garantía podrá ser utilizada durante su vigencia, parcialmente y cuantas veces sea necesario, hasta completar el monto total de la misma y deberá estar vigente como se indica, sin perjuicio de los cambios que se realicen por el banco a petición del ordenante, los cuales constarán en la nueva garantía emitida por el banco que reemplazará en su totalidad la garantía existente, previa aprobación de los cambios y recibo de la nueva garantía por parte del beneficiario.

5.5. RENOVACIÓN


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El contrato podrá ser renovado por acuerdo entre las partes. En tal caso, los valores de la oferta serán actualizados con el reajuste del IPC del año inmediatamente anterior.

La renovación tendrá el reajuste antes indicado, siempre que implique cambio de año, en caso contrario, el reajuste se realizará cuando se dé el cambio de año en el transcurso de la renovación.

El contratista constituiría garantías nuevas para la formalización de la renovación, acorde con lo previsto en esta solicitud de ofertas.

La renovación del contrato es considerada como un contrato independiente y como tal se debe cumplir previamente con la formalización del mismo.

6. EJECUCIÓN

Adicional a lo establecido en el numeral 5. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, en la ejecución del contrato se debe tener en cuenta lo siguiente:

6.1. COMUNICACIONES PARA EFECTOS DEL CONTRATO

Las comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. Excepcionalmente la interventoría podrá dar órdenes verbales y éstas deben ser acatadas por el Contratista.

6.2. INICIO DE LAS ACTIVIDADES

CHEC podrá, con atención a sus normas de contratación, dar la orden de iniciación del contrato con anterioridad a su formalización. Cuando de la valoración de riesgo se advierta que es necesario contar con la aprobación de uno o varios de los amparos de las garantías, el inicio anticipado deberá contar con dicha aprobación.

Recibida la comunicación de aceptación de oferta y previo al inicio de las actividades del contrato, el contratista deberá preparar y presentar, además, la siguiente información específica:

- Hojas de vida de los profesionales con sus respectivos anexos que certifiquen experiencia y requisitos académicos, según los perfiles exigidos en la solicitud de oferta.

- Fotocopia de las licencias o matriculas profesionales del personal citado anteriormente, cuando sea el caso.

- Copia de las afiliaciones a ARL, EPS, AFP y Cajas de Compensación para el personal que corresponda vinculado al contrato.

6.3. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL


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Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

6.4. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social integral corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes ni ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, so pena de ser reportado a la Unidad de Pensiones y Parafiscales (UGPP). Todo lo anterior, será objeto de rigurosa verificación por parte de la interventoría.

Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013 y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales al Subsistema General de Riesgos Laborales en la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales.

Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Subsistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV y V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al Subsistema General de Riesgos Laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III y efectuar el recobro al contratista, en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC.

6.5. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales.

El contratista debe cumplir con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 (Libro 2 > Parte 2 > Título 4 > Capítulo 6), Decreto 052 de 2017, Resolución 1111 de 2017 y las normas posteriores que lo complementen o lo modifiquen, lo cual podrá evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC.

Antes del inicio del contrato el contratista debe presentar el certificado emitido por su ARL del grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben


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identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos.

En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán los incumplimientos a que haya lugar.

El contratista deberá tener a disposición todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato.

El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de CHEC y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas.

En caso de presentarse alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará.

El oferente deberá presentar el certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

6.6. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución del contrato, obligándose a tener su personal debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral.

Es así como el contratista, se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes al sistema de seguridad social integral (EPS, ARL, PENSIONES), Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA), subsidio familiar, subsidio de transporte, entre otros.

Cuando el contratista requiera de personal para la ejecución del objeto contractual, y las actividades de estos deban realizarse fuera de la sede habitual de trabajo, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, respecto del reconocimiento y pago de viáticos.


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En caso de que se presenten viáticos permanentes los mismos constituyen salario y, por tanto, deberán tenerse en cuenta para liquidarse las prestaciones sociales y la seguridad social. Los viáticos accidentales no constituyen salario.

El contratista de forma autónoma deberá establecer su tabla de viáticos de acuerdo con los precios del mercado y zonas donde se vaya a prestar el servicio y darla a conocer con la oferta o antes del inicio del contrato, según CHEC le indique; con el fin de llevar a cabo las gestiones de interventoría durante la ejecución del objeto contractual a que haya lugar.

6.7. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato.

CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados.

Todos los informes que el contratista deba presentar a la interventoría deberán allegarse en medio digital.

6.7.1. ATRIBUCIONES DE LA INTERVENTORÍA

El interventor no tendrá la calidad de representante de CHEC con el alcance que este término tiene en el ámbito legal; sin embargo, estará habilitado para ingresar a los sitios o áreas donde se presta el servicio o se desarrolla la actividad y a las dependencias administrativas desde las cuales el contratista dirige su actividad en cumplimiento del contrato. Tendrá, además, la facultad de revisar la forma como haya sido llevada a cabo cada servicio o actividad componente de la ejecución, tendrá la función de medir las cantidades de los servicios o actividades y contabilizar la efectiva producción de partes u objetos que ello suponga, si es del caso; podrá verificar la calidad, materiales y exigir, con base en las reglas aplicables a que hace referencia esta solicitud de ofertas, la modificación, corrección o ajustes que sean necesarios para lograr el cometido o resultado que pretende el contrato.

Igualmente, tendrá la facultad de revisar los libros y documentos con base en los cuales se administran el personal, los recursos y demás bienes involucrados en la ejecución del contrato, y cualquier impedimento para ello que surja y sea responsabilidad del contratista configurará un incumplimiento de su parte.

6.7.2. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL


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El contratista deberá actuar coherentemente con la Política de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), entendida como el marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM, para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental, incluyendo temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales. La actuación empresarial socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del reconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; está articulada con el Gobierno Corporativo y se gestionará desde el quehacer diario de la empresa y de las personas que la conforman; y no podrá realizar acciones contrarias a ella.

El área responsable de la administración y la interventoría velarán para que esta política se cumpla.

6.7.3. INSTRUCCIONES Y DECISIONES DE LA INTERVENTORÍA

No será dado al contratista abstenerse de realizar un servicio o actividad señalada por la interventoría so pretexto de que debe dejarse consignada por escrito, y las consecuencias de aplazar la ejecución a la espera de dicha formalidad serán de cargo del contratista.

Las instrucciones dadas por la interventoría, contenidas en formatos especiales para ello o no, harán parte de la documentación del contrato, así como toda evidencia documental, fotográfica, de video u otro medio que la tecnología permita, las que deberán contener la identificación clara de la fecha y hora de su producción, así como quien las tomó o elaboró, y las demás formalidades que sean conducentes.

Es obligación de la interventoría dejar las pruebas anteriores durante el seguimiento que tiene que efectuar en el desarrollo del contrato, a fin de verificar su cabal cumplimiento de acuerdo con las normas del mismo y todas las que sean de aplicación.

El contratista deberá tener en cuenta que el interventor puede requerir la asistencia o ayuda de auxiliares o personal adicional y que éstos deben contar con las facilidades que deben brindarse a aquél para llevar a cabo su labor.

6.8. ASPECTOS TÉCNICOS

En este aparte se consignan conceptos generales que permiten comprender y reglar la forma de llevar a cabo efectivamente las actividades que componen la realización del objeto del contrato.

6.8.1. NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

El contratista deberá tener en cuenta que la mayoría de las actividades que comporta la ejecución del objeto del contrato están sujetas a reglamentaciones de orden jurídico o técnico y que, en ambos casos, ha de atenderse estricta y puntualmente a lo que dichas


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reglamentaciones disponen. Adicionalmente, el contratista se sujetará a los alcances expresos e implícitos de las Especificaciones Técnicas

Se entenderá que hay un incumplimiento del contrato cuando debiendo haber tenido en cuenta o aplicado una o más disposiciones de uno o más reglamentos vigentes, el contratista los omite o modifica más allá de lo que estos mismos permiten.

Todas las previsiones contempladas en ese aparte deben interpretarse con aplicación del principio de la buena fe y con base en las reglas y criterios imperantes en cada una de las disciplinas que les sirven de base; y, en consecuencia, salvo por las instrucciones expresas que el contratista obtenga de CHEC, se hace responsable de una inadecuada interpretación o de la incursión en omisiones o errores que el conocimiento vigente – y que CHEC supone cuando acepta su oferta – exige detectar y corregir.

La ejecución de los servicios se hará en toda el área de cobertura de CHEC.

Los problemas o los inconvenientes que surjan en la ejecución de las actividades, deben comunicarse de manera inmediata a cualquiera de las personas designadas por CHEC para la recepción de este tipo de situaciones.

6.9. SERVICIOS ADICIONALES Y EXTRAS

La ejecución de servicios adicionales y extras deberán ser previamente acordados entre CHEC y el contratista.

Son servicios adicionales son aquellos cuya descripción figura en la lista de actividades, cantidades y precios, pero cuyas cantidades ejecutadas exceden las previstas allí.

Son servicios extras aquellos que no figuran en la lista de actividades, cantidades y precios, pero que siendo de la naturaleza de las actividades contratadas, se requieren para la completa terminación, adecuado funcionamiento y entrega del objeto del contrato.

Los servicios ordinarios y adicionales se pagarán a los precios establecidos en la lista de cantidades y precios del contrato.

Cuando CHEC ordene la realización de servicios o actividades extras, el contratista estará obligado a ejecutarlas de acuerdo con las condiciones contractuales establecidas. El precio de los servicios o actividades extras será acordado entre las partes, considerando los precios del mercado.

6.10. ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS

Por cada estudio eléctrico y consultoría realizado, y previo a la presentación de la factura, el contratista deberá presentar un informe en el cual se describan las actividades ejecutadas, hallazgos, análisis, conclusiones y demás aspectos relevantes inherentes al servicio prestado.


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El contratista entregará los productos, servicios, actividades o entregables una vez se encuentren terminados; si no los ha terminado no se recibirán y esto sólo se hará cuando hubiese ejecutado las modificaciones y adecuaciones exigidas. El costo de estas modificaciones o adecuaciones se hará con cargo al contratista y el tiempo que se emplee en ellas se computará como parte del plazo total empleado para la terminación de los servicios.

Sólo la entrega a entera satisfacción de CHEC y el cliente, relevará al contratista de responsabilidades derivadas o inherentes a los servicios, productos o actividades y, en consecuencia, mientras esto no suceda el contratista estará obligado a responder por los efectos de no realizar la entrega formal.

Se considerará que hay incumplimiento en la entrega de los servicios o actividades o ejecución del contrato, cuando en el proceso de su recepción CHEC encuentre que hay productos, labores o actividades incompletas o no funcionales.

Cualquier entrega que el contratista intente con omisión de las condiciones antes fijadas se tendrá por no efectuada y no será considerada como eximente de la responsabilidad, tanto de entrega como de custodia de los servicios y/o actividades, de ser el caso.

El interventor que para el efecto se designe, dispondrá de cinco (5) días calendario para efectuar el recibo de los servicios y podrá ordenar durante este término las modificaciones y adecuaciones a que haya lugar y que puedan exigirse de acuerdo con el contrato.

6.11. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) Y MEDIDAS DE APREMIO

Con fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad consagrado en el 1602 del Código Civil Colombiano, en la costumbre mercantil y las normas internas de contratación de CHEC, con la presentación de la oferta y la celebración del contrato, el contratista acuerda y acepta la aplicación de descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio, acorde con lo establecido en este numeral.

La aplicación de descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio, no libera ni atenúa la responsabilidad del contratista del cumplimiento de las obligaciones adquiridas con la celebración del contrato. Los perjuicios que se ocasionen como consecuencia del retardo o del incumplimiento podrán hacerse efectivos en forma separada.

Las medidas de apremio provisionales tendrán un límite máximo igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato y serán reportadas en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. Los Descuentos por incumplimiento de los ANS no serán registrados en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, ni en el registro que CHEC tenga habilitado para el efecto. La aplicación de cualquiera de las anteriores no será reportada a la cámara de comercio.

Adicional a las demás obligaciones contempladas para cada parte en la presente solicitud de oferta, el contratista acepta que, aplicada la medida de apremio provisional, surge para


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él la obligación de pago de la misma, la cual será exigible en los términos señalados más adelante.

Los descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio provisionales, son diferentes a lo que se pacta como cláusula penal por incumplimiento y cada figura será independiente.

6.11.1. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS

Los Acuerdos de Niveles de Servicios – ANS - son acuerdos entre las partes, que se pactan con el fin de establecer estándares de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden establecerse a través de aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos de mantenimiento, entre otros. Los ANS constituyen una herramienta de mejoramiento de la calidad y un elemento de medición en la ejecución del contrato y se traducen en el pago de un menor valor del precio pactado, en el caso de la ocurrencia de la causal que da lugar a su aplicación.

El siguiente hecho será considerado ANS y como tal dará lugar al descuento indicado, lo cual será comunicado al contratista por el jefe de la dependencia administradora del contrato:

Ítem Caso Descuento

1 No responder a las solicitudes de la interventoría en máximo tres (3) días hábiles

0.25 SMLMV por cada día de retraso

6.11.1.1. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LOS DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS

Las partes acuerdan que, si el contratista incurre en una de las causales de descuentos pactadas, CHEC a través del jefe o subgerente de la dependencia administradora del contrato, comunicará al contratista sobre la aplicación del descuento y ordenará la retención de todos los pagos pendientes en este contrato, hasta tanto el contratista haga entrega de los documentos que soportan el descuento (tales como la factura o una nota de abono o crédito o factura de rectificación) o en su defecto, cancele el valor correspondiente a dicho descuento. Esta retención no genera intereses a favor del contratista.

6.11.2. CAUSALES PARA LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES

a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato

En caso de que el contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los


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demás que sean necesarios para este propósito, dentro del término establecido para el efecto; CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo.

b) Por retardo o incumplimiento

En caso de retardo o incumplimiento del contratista de sus obligaciones contractuales y legales, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista el incumplimiento.

c) Por suspensión injustificada del contrato

Si cumplido el plazo fijado para iniciar o reiniciar la ejecución del contrato, el contratista no ha dado inicio o reinicio al mismo, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden.

d) Por omitir el reporte oportuno de accidentes de trabajo

En caso de que el contratista no reporte los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del mismo, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto veinticinco (0.25) del SMLMV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento.

6.11.2.1. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES

Si el contratista incurre en una de las causales de medida de apremio provisionales pactadas en el contrato, CHEC a través de la dependencia administradora del contrato, le informará por escrito la causal en que presuntamente ha incurrido, acompañándolo de las pruebas que soportan la ocurrencia de la causal.

El contratista contará con un término de dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones que desvirtúan el supuesto atraso o del incumplimiento.

Finalizado el término indicado, el jefe de la dependencia administradora del contrato procederá al análisis de las razones o justificaciones expuestas por el contratista, de haberlas presentado, y le enviará comunicación escrita debidamente motivada, informando:

1. Que no hay lugar a la aplicación de la medida de apremio provisional, de aceptarse las justificaciones y explicaciones presentadas, o,


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2. Que se tramitará la aplicación de la medida de apremio provisional, si no manifestó las razones que justifiquen el incumplimiento de la respectiva obligación, o de haberlas presentado, no se encuentra justificado el incumplimiento.

En la comunicación del trámite de aplicación de la medida de apremio provisional, se concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo de la misma, para que presente los argumentos que sustentarían la inaplicabilidad de la medida de apremio y aporte las pruebas que considere pertinentes.

Cumplido este término se procederá al análisis de los argumentos que presente el contratista y de las pruebas aportadas y se enviará una nueva comunicación escrita:

3. Confirmando la aplicación de la medida de apremio provisional, en caso de no aceptarse los argumentos presentados, o

4. Indicando que no se aplicará, en caso de aceptarse los mencionados argumentos.

En el evento de que el contratista no presente ningún argumento dentro del término previsto, las partes tomarán ese silencio como aceptación de la medida de apremio provisional correspondiente, la cual se entiende aplicada.

Cuando la comunicación establezca la aplicación de la medida de apremio provisional, se procederá así:

CHEC elaborará un documento de cobro con el valor a descontar, el cual se remite al contratista para que en un término no mayor a ocho (8) días calendario, siguientes a la fecha de su recibo, informe la factura a la que se le debe hacer el descuento, en caso de no hacerlo dentro del tiempo señalado, CHEC lo podrá deducir de cualquier suma que le adeude al contratista. En caso de que CHEC no cuente con dineros retenidos a favor del contratista, se le indicará que debe realizar el pago del documento de cobro dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su emisión, en los establecimientos habilitados para recibir pagos a favor de CHEC y que deberá entregar la constancia de pago o informar por escrito la realización del pago a la dependencia administradora del contrato, como mínimo en un término no mayor a los ocho (8) días calendario siguientes a su vencimiento. De no realizar el pago en el término que se le señala, se procederá a accionar la garantía de cumplimiento.

La medida de apremio provisional se entenderá aplicada el día en que vence el término para que el contratista presente argumentos que sustenten la no aplicación de la misma, sin que los hubiera presentado, o desde la fecha en la cual se le comunique la confirmación de la aplicación de la misma.

6.11.2.2. CARÁCTER DEFINITIVO DE LA MEDIDA DE APREMIO

La medida de apremio provisional, se volverá definitiva en los siguientes eventos:

1. Cuando haya caducado la acción para controvertirla ante la jurisdicción. 2. Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la procedencia de su

aplicación.


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3. Cuando el contratista pague o reconozca su incumplimiento, según el caso.

6.11.2.3. PÉRDIDA DE EFECTOS DE LA MEDIDA DE APREMIO Y DEVOLUCIÓN DE LAS SUMAS COBRADAS O PAGADAS

La medida de apremio deberá dejarse sin efectos:

1. Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la improcedencia de su aplicación. El valor de la medida de apremio se devolverá en las condiciones que se fijen en el fallo.

2. Cuando el contratista acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad. En este caso habrá lugar a la entrega del dinero cobrado o deducido, indexado con el Índice de Precios al Consumidor y se ordenará que se retire del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas o del registro que para el efecto tenga CHEC.

6.12. CLÁUSULA PENAL

De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de incumplimiento del contratista en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por hechos imputables a él, éste pagará a CHEC, en calidad de cláusula penal, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, que corresponde a una tasación anticipada de los perjuicios derivados de dicho incumplimiento, para lo cual se aclara que esta suma será considerada como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a CHEC, por eso, en exceso de esta suma, CHEC podrá cobrar los perjuicios adicionales que demuestre ha causado el incumplimiento del contratista.

En otras palabras, CHEC descontará de los perjuicios totales del incumplimiento el valor de la cláusula penal y sobre este valor no tendrá necesidad de probar el monto de los perjuicios. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista de ser posible, o se cobrará directamente al contratista, o se hará efectiva la garantía de cumplimiento del contrato; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. Si posteriormente el contratista acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad, y éstas son aceptadas por CHEC, habrá lugar a la entrega al contratista de los dineros deducidos o pagados. Los dineros que deban ser entregados al contratista en este concepto serán reajustados en el porcentaje igual al índice de precios al consumidor para el año en que se proceda a la devolución y en proporción al tiempo durante el cual fueron retenidos.

7. TERMINACIÓN

7.1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

La terminación del contrato se dará por las siguientes circunstancias:


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a. Por mutuo acuerdo entre las partes;b. Cumplidas las obligaciones por cada una de las partes dentro del plazo o plazos

pactados en el contrato.c. Por vencimiento del plazo.

En el caso del literal b anterior, la interventoría documentará la aceptación de los servicios o actividades. Si la aceptación no ha sido documentada dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la ejecución de los servicios y/o actividades por causas no imputables al contratista, éste podrá solicitar a CHEC un documento en que conste que la totalidad de los servicios o actividades han sido entregados y que ha aportado la documentación exigida. Dicho documento hará las veces de aceptación técnica para efectos de la liberación de cualquier suma retenida, si es el caso.

7.2. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO DE UNA DE LAS PARTES

Además de las causales de terminación anticipada del contrato, previstas en el numeral 5.9 de la Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, y con fundamento en los artículos 1546 y 1602 del Código Civil colombiano, en concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que el contratante cumplido podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte.

Se considera como incumplimiento grave, lo siguiente:

El incumplimiento que dé lugar a que CHEC incumpla una obligación de carácter regulatorio o legal.

Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal a través del representante legal, para el caso del contratista, o el competente por parte de CHEC, comunicará la decisión de iniciar el proceso de terminación anticipada del contrato, indicándole la causal que se invoca.

La parte presuntamente incumplida contará con un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones del incumplimiento o para justificar las razones por las cuales considera que dicho incumplimiento no le es imputable y de ser el caso aporte las pruebas que considere pertinentes.

Finalizado el término indicado, la parte que invoca la causal procederá al análisis de las razones o justificaciones expuestas por la otra parte y de las pruebas, de haberlas presentado, y le enviará comunicación escrita debidamente motivada, informando:

1. Que no hay lugar a la terminación anticipada del contrato por la causal invocada, por ser de recibo las razones expuestas, o

2. Que habrá lugar a la terminación del contrato en el estado en que se encuentra, y se procederá al cierre de cuentas del mismo, en el estado en que se encuentre,


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quedando obligada la parte que incurrió en la causal a indemnizar los perjuicios causados a la otra parte.

7.3. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios:

Para los contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio.

Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos y asesoría y conocimiento técnico.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su Sistema de Gestión de Calidad.

Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

8. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

8.1. REUNIÓN INICIAL

Previo a la iniciación de las labores, el coordinador del contratista deberá presentarse en las instalaciones de CHEC para una reunión inicial, en la cual se socializará la metodología de todas las actividades objeto de esta contratación.

8.2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A CONTRATAR

Las actividades a contratar están descritas en el numeral 1.2. ALCANCE. A continuación se detallan los procedimientos a seguir para la atención a solicitudes y presentación de ofertas:

8.2.1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN A SOLICITUDES

Una vez recibida la solicitud del cliente en CHEC, esta es centralizada y tramitada en Atención Técnica Clientes y el profesional encargado remitirá al contratista del portafolio la solicitud con la información del cliente. El contratista deberá coordinar con el cliente la fecha de la visita en la cual se verificará el alcance de los trabajos y se evaluarán los requerimientos necesarios para la presentación de la cotización. Posteriormente el contratista entregará la oferta de servicios a los profesionales de Atención Técnica Clientes para su revisión y visto bueno. El profesional elaborará la oferta de servicios definitiva y la remitirá al cliente. Una vez aceptada la oferta por parte de éste, se le


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notificará al contratista para que éste lleve a cabo la programación y ejecución del trabajo. Por último, el contratista facturará el servicio y CHEC efectuará el pago correspondiente.

Nota: Bajo ninguna circunstancia podrá el contratista hacer envío directo de la oferta de servicios al cliente, pues este trámite lo realiza CHEC

8.2.2. PRECISIONES DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

El contratista debe contar con la logística necesaria para ubicar a los clientes vía telefónica para concertar las citas de visitas cuando sea requerido, con el fin de garantizar la ejecución de las actividades de manera oportuna y eficiente.

Para todos los trabajos ejecutados a través del portafolio de servicios, el contratista deberáentregar y gestionar con el cliente una encuesta de satisfacción, cuyos resultados serán tabulados y entregados a la interventoría de manera mensual con sus respectivos soportes, al igual que los informes de nómina, pagos a la seguridad social y parafiscales. Los documentos anteriores serán requisito para el trámite de la factura de pago.

8.2.3. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Todas las actividades a realizar deberán ser aprobadas por el Interventor del contrato de acuerdo a los requerimientos de cada proyecto y serán conforme a los roles asignados, empleando únicamente herramientas de software licenciadas.

CHEC es autónoma de determinar en cada caso en particular qué tipo de servicio asigna al Contratista, en el entendido que no todos los requerimientos de los clientes serán ejecutados a través del contrato.

Nota: En caso de que la oferta para un determinado proyecto incluya ítems no contenidos en el formato de oferta económica, para dichos ítems el contratista deberá presentar análisis de precios unitarios para ser aprobados por la interventoría, en caso de encontrarse ajustados a los precios de mercado.

8.2.4. CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES

Se sugieren los siguientes tiempos para el cumplimiento de las diferentes actividades:


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Para los casos donde se requiera tener en cuenta la línea de tiempo establecida por el OR para hacer maniobras en el SDL o STR, el plazo será acordado con la interventoría. Se aclara que los costos asociados a la vista inicial que se debe hacer al cliente para conocer sus necesidades y presentar una oferta, serán a cuenta y riesgo del contratista.

Adicionalmente, cuando por error en la ejecución de una actividad se interrumpa la prestación del servicio de energía eléctrica, y por tal motivo se deje de facturar, el contratista deberá pagar lo correspondiente a la energía dejada de facturar en la localidad, correspondiente al valor de la reliquidación de la cuenta, en un plazo no mayor a siete (7) días calendario a partir del informe del asistente comercial o profesional de zona o interventor, so pena de incurrir en un incumplimiento contractual.

Aclaración sobre el alcance de ofertas de mediana complejidad: Hacen parte de este ítem todos los estudios de coordinación de protecciones y aquellos otros estudios cuya potencia sea mayor o igual a 1 MW.

8.3. PERFIL DEL PERSONAL

Ingeniero coordinador: Educación básica: Ingeniero Electricista (graduado) y con matricula profesional

vigente. Conocimientos directos: Operación de redes de energía, RETIE, regulación,

administración de personal, instalaciones industriales.


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Experiencia: Después de obtener el título profesional y/o postgrado, dos (2) años de experiencia en actividades relacionadas con las actividades propias de esta contratación, en los últimos cinco (5) años.

Técnico electricista: Educación básica: Técnico Electricista con la categoría CONTE que se requiera,

de acuerdo a los requerimientos y certificación de trabajo en alturas. Conocimientos directos: Operación de redes de energía, RETIE e instalaciones

eléctricas industriales. Experiencia: Un (1) año de experiencia en actividades relacionadas con las

labores del cargo en los últimos tres (3) años.

Notas:

Todo el personal contratado que deba ejecutar actividades técnicas debe poseer la matrícula de técnico electricista T1, T4 y T5 (CONTE) y certificado de trabajo en alturas en las categorías que se requiera para cada actividad.

La Interventoría revisará que se cumplan los requisitos exigidos en cuanto a la documentación, perfil y experiencia de los trabajadores en las actividades a contratar.

Cuando para la atención de una solicitud de un cliente se requiera contratar personal diferente al citado, el perfil de éste será concertado entre contratista e interventor y será requisito indispensable para tramitar la cuenta de cobro, presentar los respectivos soportes de pago de salarios y prestaciones sociales al personal.

El contratista deberá dotar a cada trabajador con un carnet o escarapela de identificación, el cual deberá contener: foto del trabajador, nombre de contratista con su logotipo, grupo sanguíneo, nombre del trabajador, número de cédula, fecha de expedición, vigencia y número del contrato. Lo anterior de acuerdo con Manual de Imagen Física para contratistas, anexo al presente proceso de contratación.

8.4. INDUCCIÓN

Previo a la iniciación de las labores objeto de esta contratación, el coordinador que participará en la ejecución del contrato deberá cumplir con una etapa de inducción concertada con CHEC, con el fin que el día de iniciación de las labores, se tenga un conocimiento de todas las actividades objeto de esta contratación. Esta inducción será realizada por CHEC en las condiciones que se definirán oportunamente.


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9. FORMATOS

9.1. RELACIÓN DE DOCUMENTOS

El oferente [Nombre del oferente], somete la presente oferta a consideración de CHEC, cuyo contenido es el siguiente:

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO FolioDesde Hasta

Folios de la oferta

Relación de documentos

Carta de presentación

Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y parafiscales

Garantía der seriedad

Conocimiento del tercero

Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 díasSi el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la junta directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la ofertaCertificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda.

Incumplimiento en contratos

Formulario de cantidades y precios

Certificado de Calidad ISO 9001

Formulario de cantidades y precios

Constancia de asistencia a la reunión obligatoria

Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la reunión


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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO FolioDesde Hasta

Experiencia especifica certificada

En caso de ser persona natural (ingeniero electricista), fotocopia de la tarjeta profesional

Los demás que considere pertinente


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9.2. CARTA DE PRESENTACIÓN

[Ciudad y fecha]

DoctorJHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales

ASUNTO: PC-2017-000156

[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica], obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) / obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica) [Nombre de la persona jurídica], presenta su oferta para “Prestación de servicios técnicos de estudios eléctricos y consultoría”.

El valor de la oferta es de ____________________________________________________ ($______________), de acuerdo con el contenido de los términos de referencia.

Asimismo, declaro que:

1. Estamos en capacidad legal, financiera y técnica para firmar y presentar oferta.

2. Conocemos y entendemos el contenido de los términos de referencia, incluidos sus anexos, aclaraciones y adendas (si las hubiere) y el Manual de Contratación de CHEC. Asimismo, aceptamos las exigencias contenidas en ellos y garantizamos que la oferta cumple con las mismas.

3. La información contenida en la oferta es exacta y veraz, en consecuencia, no contiene ningún error u omisión.

4. Entendemos y aceptamos que la oferta es irrevocable. Por ello, no se podrá retirar, modificar o condicionar sus efectos y alcance.

5. La oferta estará vigente por 90 días, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas y procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el supuesto contemplado en los términos de referencia.

6. Ninguna otra persona tiene interés en esta oferta y en el contrato que se celebre y no tenemos conexión alguna con otro oferente en esta misma solicitud de ofertas.


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7. De ser aceptada la oferta, nos comprometemos a formalizar el contrato de conformidad con lo establecido en los términos de referencia, presentando la documentación requerida, dentro del período indicado para el efecto.

8. A la fecha no incurrimos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con CHEC o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la solicitud pública de ofertas. En caso de sobrevenir alguna, informaremos inmediatamente a CHEC y cederemos el contrato, previa autorización de CHEC y de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar con su ejecución.

9. Con la presentación de esta oferta, autorizamos a CHEC para utilizar la información referente a datos personales en actividades propias de su negocio y su tratamiento estará regulado por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen.

10. Ejecutaremos el contrato por los precios cotizados en nuestra oferta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en los términos de referencia y previstas en las normas que rigen la contratación con CHEC, de conformidad con la aceptación que se nos haga y en el plazo estipulado.

11. Nos encontramos al día en las obligaciones tributarias y sobre nosotros no cursa ningún tipo de demandas o procesos judiciales por embargos a favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

INFORMACIÓN DEL OFERENTE:

Nombre del oferente:NIT:Nombre de Representante legal:Cédula de Ciudadanía: Fecha de Expedición:Dirección:Teléfono:Correo electrónico:Fax:Ciudad:

Atentamente,

[Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]_______________________________________[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]C.C.


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9.3. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

[Ciudad y fecha]

Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales

Certifico que [Nombre del oferente] se encuentra a paz y salvo con las obligaciones del pago de los aportes de sus trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos laborales) y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y las demás normas vigentes sobre la materia.

Atentamente,

[Firma del oferente persona natural y si es persona jurídica del revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal en los demás casos]

_______________________________________

[Nombre del oferente persona natural y si es persona jurídica del revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal en los demás casos]


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9.4. CONOCIMIENTO DEL TERCERO

PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

INTRODUCCIÓN E INSTRUCCIONES

CHEC, responsable con la gestión de riesgos Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, ha dispuesto este formulario para quienes deseen vincularse contractualmente con ella, en coherencia con sus actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social Empresarial.

Tenga en cuenta que es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá expresar.

No. del proceso: PC-2017-000156 Valor ofertado: $___________________

Número de SMLMV: ________

MANIFESTACIONES

Con la presentación de la oferta declaro que:

1. Los recursos con los cuales se ejecutará el contrato no provienen de ninguna actividad ilícita y aquellos que eventualmente recibiré por ejecución del contrato, no serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita.

2. La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de la oferta, en caso que aplique, como también la cancelación de mi inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.

3. En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales ésta fue constituida, no provienen de ninguna actividad ilícita.

AUTORIZACIÓN

Autorizo a CHEC para que mi nombre sea consultado, así como el de la persona jurídica que represento, sus representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva o su equivalente, y socios con participación igual o superior al 5% del capital social, en las listas establecidas para el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información o bases de datos públicas.

Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en conocimiento de CHEC.


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De igual forma, se procederá cuando CHEC lo requiera durante la ejecución del proceso de contratación o del contrato (en caso que éste llegue a celebrarse).

INFORMACIÓN BÁSICA DE LA PERSONA JURÍDICA O NATURAL

Nombre, razón o denominación social:

Identificación: Fecha de Expedición*:

Dirección:

Ciudad:

Teléfono: Celular:

e-mail 1:

e-mail 2:* Para persona Natural

INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:

Fecha de Expedición:

Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

INFORMACIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O SU EQUIVALENTE – PRINCIPALES

1 2 3 4 5

Nombres:


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Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

INFORMACIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O SU EQUIVALENTE – SUPLENTES

1 2 3 4 5

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

ACCIONISTAS O SOCIOS CON PARTICIPACIÓN SUPERIOR O IGUAL AL CINCO POR CIENTO (5%)

Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen una participación superior o igual al CINCO POR CIENTO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación:

Nombres y apellidos/Razón o

denominaciónSocial

Identificación Fecha de

expedición del

documento

Participación en el capital social (%)

Dirección Ciudad


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** En caso que uno de los accionistas sea una persona jurídica, especifique la Razón Social y la identificación de la misma.

INFORMACIÓN DE REVISORES FISCALES O AUDITORES EXTERNOS

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

EN CASO QUE EL REVISOR FISCAL O AUDITOR SEA PERSONA JURÍDICA INDICAR LOS DATOS DE LA MISMA

Razón social:

Identificación:

Observaciones o Aclaraciones:


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Para constancia,

[Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

_______________________________________

[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

Nombres y apellidos:Identificación:Fecha y Lugar de Expedición:Fecha de Diligenciamiento:

“Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos, reglamentado parcialmente por el Decreto 1377 de 2013.”


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9.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS

El oferente deberá relacionar en este formato los incumplimientos contractuales tales como la declaratoria de incumplimiento, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, medidas de apremio provisionales o definitivas, que se le han declarado o aplicado en contratos celebrados con el contratante y las demás empresas de Grupo Empresarial EPM, durante los últimos tres (3) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, así como las multas o demás incumplimientos aplicados por entidades estatales o privadas en el mismo término.

No. CONTRATO OBJETO CONTRATANTE

FECHA DE LA APLICACIÓN DEL INCUMPLIMIENT

O

DESCRIPCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO (medida de apremio provisional o

definitiva, terminación anticipada del contrato,

declaratoria de incumplimiento, multa u

otro incumplimiento)

(En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación)

[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica], obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) / obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica) [Nombre de la persona jurídica], bajo la gravedad de juramento, manifestamos que no hemos sido objeto de incumplimientos, medidas de apremio, deducciones, o multas en ejecución de contratos en los últimos tres (3) años contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

[Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

_______________________________________

[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]


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9.6. FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS

ÍTEM ACTIVIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR ÍTEM

1 Coordinación de protecciones (arco eléctrico, cortocircuito) hasta 1 MVA 1

2 Coordinación de protecciones (arco eléctrico, cortocircuito) mayor a 1 MVA 1

3

Calidad de la energía (factor de potencia, Análisis de cargas en instalaciones de uso final, estudios de compensación capacitiva, consumos de carga) hasta 1 MVA

3

4

Calidad de la energía (factor de potencia, Análisis de cargas en instalaciones de uso final, estudios de compensación capacitiva, consumos de carga) mayor a 1 MVA

3

5

Diagnostico RETIE (condiciones de las instalaciones, nivel de riego, condiciones de seguridad, plan de acción) hasta 1 MVA

1

6

Diagnostico RETIE (condiciones de las instalaciones, nivel de riego, condiciones de seguridad, plan de acción) mayor a 1 MVA

1

Valor total ítems

7 Administración %

8 Utilidad %

Subtotal

IVA

Total

Nota: Para valorar los ítems 7 y 8 (Administración y Utilidad), se debe multiplicar cada porcentaje por el valor de la fila “Valor total ítems”.


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