-~ valor INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 011

(Febrero 4 de 2019)

"Por medio de la cual se delegan y asignan responsabilidades para la rendición de cuentas a la Contrataría General de Antioquia vigencia 2018"

1

El Representante Legal de la sociedad de economía mixta VALOR + S.A.S, en ejercicio de sus facultades establecidas en el artículo 69 numeral 16° de los estatutos sociales, el artículo 267 de la Constitución Política y la Resolución No 2019500000389 del 30 de Enero de 2019, expedida por la Contraloría General de Antioquia y,

CONSIDERANDO:

Que la sociedad Valor+ S.A.S. de acuerdo a su composición accionaria, cuyo aporte de capital público es superior al 90%, se clasifica, de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, como sociedad de economía mixta.

Que el artículo 97 de la Ley 489 de 1998, define las sociedades de economía mixta como "los organismos autorizados por la ley, constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a /as reglas del Derecho Privado ... "

Qué Valor+ S.A.S., es una entidad pública del orden departamental que hace parte de la Administración Pública, que integra la Rama Ejecutiva, específicamente el sector descentralizado por servicios; la cual maneja recursos públicos, constituyéndose en sujeto de control fiscal, en los térmtnos del artículo 267 de la Constitución Política.

Que la Contraloría General de Antioquia, a través de la Resolución No. 2019500000389 del 30 de Enero de 2019, modificó la forma como se venía desarrollando la actividad de rendición de cuentas para todos los entes que fiscaliza la Contraloría General de Antioquia y en su artículo primero definió los entes sujetos de control fiscal, incluyendo a las sociedades de economía mixta con participación departamental, razón por la que, Valor+ S.A.S. , se encuentra obligada a rendir cuenta a la Contraloría General de Antioquia, en los términos establecidos en el capítulo Décimo de la citada Resolución.

Valor+ S.A.S. Nit 900.969.726-2 Calle 53a #42-161, Torre B, Piso 6. Ed. Plaza de la Libertad Medellín, Antioquia

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Que la Resolución No. 2019500000389 del 30 de Enero de 2019, prescribió los métodos y la forma de rendir las cuentas por parte de los entes sujetos a control fiscal de la Contraloría General de Antioquia.

Que, la responsabilidad de rendir la cuenta consolidada será del representante legal de la entidad vigilada o el funcíonario cuya delegación se realice de manera oficial.

Que la información que integra la cuenta, se genera en la diferentes Direcciones o Gerencias que conforman la estructura organizacional de Valor+ S.A.S., siendo éstas las responsables de suministrar la información exi9ida en la citada Resolución para rendir la respectiva cuenta, responsabilidad que radica en el Gerente o Jefe del área respectiva.

Que la fecha máxima para la rendición de la cuenta a la Contraloria General de Antioquia, por parte de Valor+ S.A.S. es el día 30 de Abril de 2019, de acuerdo a su naturaleza jurídica de sociedad de economía mixta, tal y como se encuentra consagrado en el Capítulo Décimo de la Resolución No. 2019500000389 del 30 de enero de 2019; y la información a rendir corresponde a la enunciada en los artículos 31 y 32 de la citada Resolución.

Que debido al alto volumen de información a procesar, tendiente a cumplir con el plazo perentorio establecido por la Contraloría General de Antioquia para la respectiva rendición de cuenta ante ella, resulta necesario delegar responsabilidades y 'funciones específicas en cada dirección o gerencia de Valor+ S.A.S.

Que el período de la información que integra la cuenta corresponderá al ejercicio fiscal, desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre del año 2018.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1° - DELEGACIÓN. Deléguese la responsabilidad para presentar el Plan de Mejoramiento y avances, resultado de las auditorías realizadas por la Contraloría, previsto en el numeral 30 del articulo 4° de la presente Instrucción, en el servidor público que desempeñe el cargo de: Jefe de control Interno de Valor+ S.A.S ..

PARÁGRAFO: ASIGNACIÓN. Conforme la naturaleza jurídica de la sociedad Valor + S.A.S y la vinculación laboral de sus empleados, se deberá ASIGNAR funciones respecto de la rendición de cuentas para la Contraloría General de Antioquia, a los

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empleados que cuentan con cargo de: Director, Gerente, Secretario General, Coordinador, Líder y Profesional, en lo concerniente a sus competencias y como a continuación se indicará: precisando que de conformidad con el parágrafo del Artículo Primero de la Resolución No. 2019500000389 del 30 de Enero de 2019, los documentos que estén contemplados en esta y que no apliquen al sujeto de control, se debe rendir certificado mencionando que no le aplica.

ARTICULO 2º M REGISTRO ELECTRÓNICO. La obligación de remitir la información de conformidad con lo ordenado en la Resolución No. 2019500000389 del 30 de Enero de 2019 de la Contraloría General Antioquia, estará a cargo de cada uno de los funcionarios a cargo de las Gerencias, Direcciones o Dependencias que más adelante se detallan, quienes deberán hacerlo mediante registro electrónico en el sitio web: http://www.gestiontransparente.com/rendicíon, teniendo en cuenta los procedimiento establecidos en el Manual del Usuario, publicado en el mismo sitio.

PARÁGRAFO 1: para la activación de un usuario en el sistema de Gestión Transparente, el Representante Legal de la entidad deberá solicitarlo por escrito al correo electrónico rendicion@c.f@:.9.9v.co.

Los responsables habilitarán sus respectivos usuarios y contraseñas ante la Contraloría General de Antioquia. En el evento que la rendición la reporten a través de otro usuario, el responsable no se exonera de la delegación o de la asignación de funciones efectuadas por la presente Instrucción.

PARÁGRAFO 2: Al momento de retirarse del cargo, el responsable de rendir cuentas deberá hacer entrega formal, al funcionario que lo reemplazará de las contraseñas asignadas por la Contraloría General de Antioquía, al igual que todos los archivos que estén relacionado con la rendición de cuentas.

Para la desactivación de un usuario, el responsable de rendir la cuenta deberá solicitar la desactivación a más tardar dentro de los 30 días calendario siguiente a su retiro del cargo.

ARTÍCULO 3º- INFORMACIÓN CONSOLIDADA Y PERÍODO. La siguiente información anual consolidada deberá ser rendida a más tardar el 30 de abril de la presente anualidad, mediante archivo adjunto en el módulo señalado, en el sistema de información en el sitio web: http://www.gestiontransparente.com/rendicion, la cual deberá corresponder al ejercicio fiscal desde el 1° de Enero hasta el 31 de Diciembre de 2018.

PARÁGRAFO. Los funcionarios designados para reportar la información para la Rendición de la Cuenta, deberán dejar constancia física y electrónica, de la fecha de reporte, los archivos cargados y la información reportada a la Contraloría General

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de Antioquia, la cual se anexará a la carpeta correspondiente de rendición de cuentas de la Contraloría General de Antioquia.

~-~--------------~·-----~----------, L.N9..'.... _______ D_o_cu_m_e_n_t~-----·------+--M_ód_:....u""".-I'-'-º ··- ¡ _____ Responsable

1 Plan de Acción de la Vigencia Plan de . acción y : DIRECCIÓN DE desarrollo I PLANEACIÓN l----1--•-···--------------+--'--:....:....:-"-".: ... ______ _

2 Detalle de los Procesos Judiciales En linea, 1

módulo de . SECRETARIA 1

procesos GENERAL ~--~-----------------~ ......... iu_d_íc_ia_le_._s __ ..,__ _______ __,

ARTÍCULO 4°- ACTOS ADMINISTRATIVOS Y/O INFORMES. Los archivos de los actos administrativos digitalizados que a continuación se relacionan, se rendirán anualmente de acuerdo con las fechas establecidas en el artículo 3° de la presente Instrucción, y mediante archivo adjunto en el módulo señalado, en el sitio web http://www.gestíontransparente.com/rendicion. La información financiera que sea rendida, deber ser ingresada a la plataforma en formato Excel, con el fin de facilitar la labor del proceso auditor de la Contraloría General de Antioquia.

• No. Documento r 1 Actas de Asamblea, y junta directiva, al í

.. cierre_ de _cada _viqencia fisca 1 ··--2 Estados financieros comparativos,

certificados y dictaminados expedidos al cierre de cada viqencia.

! 3 Manual de políticas actualizado bajo el nuevo marco normativo de contabilidad

¡ pública en C(?.!1Verqencia con las NICSP. f--------

4 Acto administrativo mediante el cual se constituyen vigencias futuras y su 1

1 ejecución, al cierre de cada vigencia fiscal ~----· ·------------

5 Cierre fiscal

i ! 6 Boletín de tesorería acumulado al cierre 1

de cada vigencia fiscal.

··--·-·· 7 Actas del comité de sostenibilidad

:

1

contable, realizadas durante toda la viqencia.

Valor+ S.A.S. l'Jit 900.969.726-2 Calle 53a #42··161., Torre B, Piso 6. Ed. Plaza de la libertad Medellín, Antioquia

Módulo 1 Resoonsable : -----Anexos 1 SECRETARIA 1

Adicionales 1 GENERAL y ! Fiscal GERENCIA

financiero ! ADMINISTRATIVA ! Y FINANCIERA ¡

Fiscal YI GERENCIA !

financiero ADMINISTRATIVA i í Y FINANCIERA

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Fiscal y¡ GERENCIA ···-·-7 financiero ! ADMINISTRATIVA

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financiero j ADMINISTRATIVA

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Fiscal y ! GERENCIA i

financiero ADMINISTRATIVA j

! Y FINANCIERA , Fiscal Y . GERENCIA financiero ! ADMINISTRATIVA 1

Y FINANCIERA

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---valor 8 Cuadro resumen de las fiducias vigente Fiscal

al cierre de cada ejercicio. (formato) financiero

9 Actos administrativos de aprobación y Presupuesto liquidación del presupuesto de ingresos v qastos, al cierre de cada viqencia.

10 Contratos pendientes de liquidación al Anexos cierre de cada vigencia fiscal , por todo adicionales concepto. (formato)

11 Certificación de menor cuantía para Anexos contratar Adicionales

12 Ejecución presupuesta! acumulada de Fiscal ingresos y gastos. al cierre de cada financiero viqencia, certificada

13 Manual de contratación e interventoría Anexos actualizado y sus modificaciones. cada Adicionales

vez que se presenten. 14 Manual de funciones, requisitos y Anexos

competencias. Adicionales

15 Planta de cargos donde determine nivel, Anexos grado y salario. (ver formato por Adicionales

plantillas y descargas en el sistema de Gestión Transparente)

16 Comprobantes de ingresos y egresos, Fiscal que contengan número de comprobante, financiero

fecha, rubro presupuesta!, beneficiario, cedula o Nit, concepto, valor y cuenta bancaria, Excel

17 Libro Mayor de diez dígitos, a diciembre Fiscal 31 de cada vigencia. financiero

18 Relación de bancos y números de las Fiscal cuentas y el saldo con su respectivo financiero

fondo, (formato). 1 19 Pólizas adquiridas a las compañías de Anexos 1 seguros para la salvaguarda y Adicionales

protección de los bienes públicos, acompañada de los respectivos anexos (manejo. bienes muebles e inmuebles, entre otros).

20 Reportes de novedades a la Anexos aseguradora, de las altas v baias de los Adicionales

Valor+ S.A.$. Nit 900.969.726-2 Calle 53a #42·161 , Torre B, Piso 6. Ed. Plaza de la Libertad Medellín, Antioquia

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y I GERENCIA 1 ADMINISTRATIVA

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"-Valor activos fijos, o en su defecto la certificación de no haberse presentado

6

1 21 esta acción, al cierre de cada viaencia. ,---¡-- ---'-------'-''--'-'-"--~~c.:_:..:.=--+---- ----+-- - --- - ---l Informe de composición accionaria de la Anexos SECRETARIA viqencia o periodo fiscal aue se rinde Adicionales ¡ GENERAL

22 Certificación de ingresos por convenios Anexos , GERENCIA

23

y utilídad recibida por la administración y Adicionales I ADMINISTRATIVA : eiecución de los mismos. ¡ Y FINANCIERA ¡ Notas a los Estados contables, acorde Fiscal y GERENCIA j con el nuevo marco normativo financiero ADMINISTRATIVA

..... i -..-J......----·······-·-·····------------+--- --;-' _ Y.,-F_l-,--N ___ A---N--C---l=E __ R ___ A--1 24 Cambios de representante legal (archivo Anexos SECRETARIA

que contenga el acto de nombramiento, Adicionales GENERAL

~5 1

1

~•--º~--• l 26 1

1

,----: 27 ;

28 ¡

posesión y cedula de ciudadanía). 1 O días hábiles siguientes a su oerfeccionamiento. Informe de Vigilancia y Control presentado por las Superintendencias respectivas, en el evento de existir. 1 O días hábiles siguientes a su perfecci9namiento. Actos administrativos mediante los cuales se modifica el Presupuesto General de Ingresos y de Gastos, 1 O días hábiles siguientes a su oerfeccionamiento. Acto Administrativo mediante el cual se constituye cuentas por pagar, detalladas por tercero. fondo y vigencia de la obliaación. Conciliaciones Bancarias a Diciembre 31 de 2018 (Extracto Bancario y Libro bancos)

' 29 Acto Administrativo mediante el cual se constituyen reservas presupuestales,

______ ._getalladas por tercero y fondo 30 Plan de Mejoramiento y avances,

suscrito con Control Interno de la Entidad, resultado de las auditorías

, ___ .. 1:ealizada?. por la Contraloría

Anexos Adicionales

Presupuesto

Fiscal Financiero

Fiscal financiero

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ARTÍCULO 5°~ RENDICIÓN PERMANENTE DE CONTRA TOS. La entidad deberá rendir todos los contratos de gastos, independiente de su cuantía, con sus anexos

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digitalizados en forma permanente en sus diferentes etapas y con todos sus eventos, durante los 10 días calendario, a la fecha de inicío del contrato y teniendo en cuenta la normatividad establecida para la Contratación Pública. Esta información debe ser actualizada con cada actuación que frente a los contratos se presente, aun cuando pase de una vigencia fiscal a otra.

INFORMACION/ CONTRAT ACION Relación contractual: todos los 1

contratos de gastos, independiente de 1

su cuantía, con sus anexos

1 digital_izados en forma permanente, en

¡ sus diferentes etapas y con todos sus eventos.

RESPONSABLE

DIRECTOR JURÍDICO CONTRACTUAL

PARÁGRAFO 1: Los contratos iniciados en los 1 O días anteriores a la finalízación del mes, deben estar ingresados al sistema a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente.

PARÁGRAFO 2: Aquellas entidades que en un mes no celebren contratos, a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente, deberán reportar, por el módulo de Anexos Adiciones, el respectivo certificado, indicando la no celebración de contratos durante el mes correspondiente.

PARÁGRAFO 3: La relación contractual de ingresos debe estar actualizada y disponible en forma permanente para ser revisada por la Contraloría General de Antioquia cuando se requiera.

ARTÍCULO 6°-. La información financiera, presupuesta!, econom1ca, social y ambiental e informe sobre la evaluación de control interno contable, notas a los estados contables específicas y generales. FUT- (cierre fiscal y cuentas por pagar), y CGR Presupuesta!, será la información que reportan las entidades públicas a la Contaduría General de la Nación, mediante el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), en las fechas establecidas por esta entidad.

PARÁGRAFO 1: Previo al reporte de la información contractual, se debe ingresar al sistema de Gestión Transparente, módulo de presupuestos. opción registrar y editar rubros, los datos correspondientes a los rubros presupuestales con su respectiva apropiación inicial. Dicha información debe ser actualizada con las respectivas modificaciones.

PARÁGRAFO 2: Por el módulo de presupuestos, opción Registrar Apropiación lntcial, del Sistema de Gestión Transparente, las entidades deben ingresar la información general del presupuesto aprobado para la vigencia por cada capítulo de

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gasto (Funcionamiento, Inversión, Operación y Deuda); igualmente debe ingresar las respectivas modificaciones presupuestales y la ejecución mensual. la cual se debe reportar por el módulo de presupuesto, opción Registrar Ejecución Mensual.

ARTÍCULO 7°- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Instrucción Administrativa rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Instrucción Administrativa No 17 del 23 de Febrero de 2018.

Dada en Medellín, a los cuatro (4) días del mes de febrero del año dos mil diecinueve (2019)

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Representan;e Legal

Anexos: Resoluoón No 2019500000389 de! 30 de enero de 2019 c!e la Contra!oria General Ant1oquia

Revisó y Aprobó. Marisol Orozco G~~ Secretaria Generi /

Valor+ S.A.S. Nit 900.969.726-2 Cal le 53a #42 .. 161, Torre 8, Piso 6. Ed. Plaza de la Libertad

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