union tesorero.pdf · tabla de contenido pimisys union tesorero 2009 iii bancos

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PIMISYS UNION TESORERO

Sistema de Automatización Financiero

Edición 2009

TABLA DE CONTENIDO PIMISYS UNION TESORERO 2009

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TABLA DE CONTENIDO

COPYRIGHT ..................................................................................................................1 PIMISYS UNION TESORERO .......................................................................................2 Licencia ..........................................................................................................................3 Ventana Principal PIMISYS UNION TESORERO..........................................................5 Acerca de .......................................................................................................................6 Convenciones Utilizadas ................................................................................................7

Windows....................................................................................................................7 Notación ..................................................................................................................13 Convenciones sobre el ratón (Mouse) ....................................................................14 Convenciones sobre el teclado ...............................................................................16 Convenciones de procedimiento .............................................................................17

Documentos .................................................................................................................17

Recibo de Caja........................................................................................................17 Recibo .................................................................................................................17 Búsqueda de un Recibo ......................................................................................22 Modificación de un Recibo ..................................................................................25 Eliminación de un Recibo....................................................................................26

Comprobante de Egreso .........................................................................................26

Comprobante de Egreso .....................................................................................26 Búsqueda de un Comprobante de Egreso ..........................................................32 Modificación de un Comprobante de Egreso ......................................................35 Eliminación de un Comprobante de Egreso........................................................36

Conexión/Desconexión Base de Datos...................................................................36


iii

Bancos..........................................................................................................................37 Sucursales ..............................................................................................................37

Buscar Sucursal ..................................................................................................39 Modificación de una Sucursal .............................................................................42 Eliminación de una Sucursal ...............................................................................43

Cuentas ...................................................................................................................43

Cuentas Bancarias ..............................................................................................43 Búsqueda de una Cuenta Bancaria ....................................................................46 Cambio de Cuenta Bancaria ...............................................................................49 Modificación de una Cuenta Bancaria.................................................................51 Eliminación de una Cuenta Bancaria ..................................................................52

Movimientos ............................................................................................................52

Consignaciones Bancarias..................................................................................52 Buscar Consignaciones Bancarias......................................................................55 Modificación de una Consignación Bancaria ......................................................58 Eliminación de una Consignación Bancaria ........................................................59

Notas Debito........................................................................................................59 Buscar Nota Débito .............................................................................................62 Modificación de una Nota Débito ........................................................................65 Eliminación de una Nota Débito ..........................................................................66

Notas Crédito ......................................................................................................66 Buscar Nota Crédito ............................................................................................70 Modificación de una Nota Crédito .......................................................................73 Eliminación de una Nota Crédito.........................................................................74

Traslados Bancarios............................................................................................74 Búsqueda de un Traslado Bancario ....................................................................78 Modificación de un Traslado Bancario ................................................................81 Eliminación de un Traslado Bancario..................................................................82

Cheques ..............................................................................................................82

Conciliación Bancaria..............................................................................................85

Modificación de una Conciliación Bancaria.........................................................90 Eliminación de una Conciliación Bancaria ..........................................................91


iv

Ordenes de Pago ....................................................................................................91

Búsqueda de una Orden de Pago.......................................................................95 Modificación de una Orden de Pago ...................................................................98 Eliminación de una Orden de Pago.....................................................................99

Reportes.......................................................................................................................99

Reporte Listado de Verificación y Control de Recaudos.........................................99 Reporte Auxiliar de Bancos...................................................................................102 Saldos Diarios .......................................................................................................104 Ejecución del PAC ................................................................................................106 Reporte Solicitud de Chequeras ...........................................................................108 Arqueo de Chequeras ...........................................................................................110 Solicitud a Bancos.................................................................................................112

CRAC ....................................................................................................................112

Utilizar Consultas CRAC ...................................................................................125 Administración............................................................................................................126

Datos Básicos .......................................................................................................126 Datos básicos simples.......................................................................................126 Modificar un dato básico ...................................................................................128 Eliminar un dato básico .....................................................................................129

Datos básicos estructurados ............................................................................130

Compañía..............................................................................................................130

Buscar Compañía..............................................................................................132 Modificación de una Compañía.........................................................................135 Eliminación de una Compañía ..........................................................................136

Terceros ................................................................................................................136

Buscar Terceros ................................................................................................140 Modificación de los datos de un Tercero...........................................................144 Eliminación de un Tercero.................................................................................145

Anexo a terceros ...................................................................................................145

Buscar Anexo a Terceros..................................................................................150


v

Conceptos .............................................................................................................152

Pasos para la elaboración de un Concepto de Documentos: ..........................152 Búsqueda de un Concepto de Documento .......................................................159 Grabar Como - Concepto de documento ..........................................................162 Modificación de un Concepto de Documento....................................................163 Eliminación de un Concepto de Documento .....................................................164

Plan de cuentas contables ....................................................................................164

Plan Único de Cuentas (P.U.C.)........................................................................164 Búsqueda de Cuentas Contables................................................................170 Modificación de un Plan de Cuentas ...........................................................173 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas ........................................174 Recodificación Cuenta ................................................................................175

Plan de Cuentas de Rentas ..................................................................................176 Búsqueda de Cuentas Presupuestales .............................................................181 Cambio de Cuenta Presupuestal ......................................................................185 Modificación Plan de Rentas.............................................................................186 Eliminación Plan Rentas ...................................................................................187

Plan de Cuentas de Gastos ..................................................................................187 Búsqueda de Cuentas Presupuestales .............................................................192 Cambio de Cuenta Presupuestal ......................................................................196 Modificación Plan de Gastos.............................................................................197 Eliminación Plan de Gastos ..............................................................................198

Plan Anual de Caja ...............................................................................................198 Plan Anual de Caja (PAC).................................................................................198 Búsqueda de Plan Anual de Caja .....................................................................203 Modificar Plan Anual de Caja ............................................................................206 Eliminar Plan Anual de Caja..............................................................................207

Adición al PAC ..................................................................................................207 Adiciones al PAC...............................................................................................207 Modificar Adición al PAC...................................................................................211 Eliminar Adición al PAC ....................................................................................212 Reducción al PAC .............................................................................................212 Reducciones al PAC .........................................................................................212


vi

Modificar Reducción al PAC..............................................................................216 Eliminar Reducción al PAC ...............................................................................217

Acto Administrativo............................................................................................217 Acto Administrativo............................................................................................217 Búsqueda de Actos Administrativos..................................................................219 Modificar Acto Administrativo ............................................................................222 Eliminar Actos Administrativos ..........................................................................223

Parámetros del trabajo del usuario .......................................................................223 Parámetros del trabajo del usuario ...................................................................223

Configuración ........................................................................................................224 Configuración ....................................................................................................224

Documentación de los objetos de la base de datos..............................................226 Documentación de los objetos de la base de datos ..........................................226

Seguridad ..............................................................................................................227

Grupos...............................................................................................................227 Grupos de usuarios ...........................................................................................227 Modificación de un Grupo de Usuarios .............................................................230 Borrado de un Grupo de Usuarios ....................................................................231

Usuarios ............................................................................................................233 Usuarios ............................................................................................................233 Búsqueda de un Usuario...................................................................................239 Modificación de un Usuario ...............................................................................242 Borrado de un Usuario ......................................................................................243

Cambio de Clave...............................................................................................244 Cambio de Clave...............................................................................................244

Auditoria ................................................................................................................244 Auditoria ............................................................................................................244

Procesos.....................................................................................................................248 Inicialización de un Periodo ..................................................................................248

Pagos de Nómina..................................................................................................249


vii

Generación de Pagos de Nomina .....................................................................249 Búsqueda Pagos de Nómina.............................................................................256 Modificación Pagos de Nómina.........................................................................258 Eliminación Pagos de Nómina ..........................................................................259

Errores........................................................................................................................259 Listado de Mensajes de Errores............................................................................260 Errores de ejecución generados por Visual Basic.................................................261 Errores Generales .................................................................................................264 Errores de Conexión .............................................................................................266 Errores en Menú ...................................................................................................267 Errores en configuración .......................................................................................268 Errores en Compañía ............................................................................................269 Errores en Plan de Cuentas ..................................................................................270 Errores en Reportes ..............................................................................................271

Varios .........................................................................................................................271 Eliminación de Movimientos..................................................................................271 Emisión de reporte ................................................................................................273 Explicación Pantalla de Reporte ...........................................................................276 Búsqueda de Centros de Costos ..........................................................................277 Búsqueda de Giros con Saldos por Pagar ............................................................280 Búsqueda de Giros Presupuestales con Pagos por Reintegrar............................283 Recursos Adicionales............................................................................................286 Funciones y Operaciones del Evaluador de Fórmulas..........................................289 Edición de fórmulas...............................................................................................292 Configuración de Impresoras ................................................................................308

Glosario.........................................................................................................................313 Índice.............................................................................................................................315

PIMISYS UNION TESORERO 2009

1

COPYRIGHT © 2009 PIMISYS E.U

Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma. Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS


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PIMISYS UNION TESORERO

Sistema de Automatización Financiero

PIMISYS UNION TESORERO - Sistema de Automatización Financiero permite administrar, programar, gestionar y controlar las cuentas de caja y los bancos, para el manejo de los Ingresos y Egresos por cualquier concepto. Es altamente parametrizable y modular. La Solución para la de Conciliación Bancaria reduce la carga operativa y simplifica la labor de conciliación. Aporta información de utilidad que permite analizar diariamente el comportamiento de los recursos financieros disponibles de la compañía. PIMISYS UNION TESORERO tiene como objetivo registrar los ingresos, egresos de los movimientos bancarios en forma sencilla, de manera que se afecte la contabilidad y el presupuesto en el momento que se realiza la operación. Identificar el estado real de la tesorería a través de los procesos diarios del libro de caja, bancos con la colaboración de los cheques y la conciliación bancaria. Además permite configurar los asientos contables y presupuestales que se deben realizar en el momento que se lleve a cabo las operaciones de tesorería logrando de esta manera un sistema de tesorería abierto y adaptable a cualquier necesidad.


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Licencia Al instalar las aplicaciones de PIMISYS quedan en modo de demostración por lo tanto esta versión tiene algunas limitaciones, las cuales se podrán solucionar licenciando el producto. Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el respectivo registro en línea.

¿Cómo Licenciar el producto? En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione Licencia del menú Ayuda 2. Aparecerá el cuadro de Diálogo Información de la Licencia


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3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT 4. Puede realizar una de las siguientes opciones:

- Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de PIMISYS y hace el registro automáticamente

- Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte que ofrece PIMISYS.

5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte

de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que no lo tenga.

7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue suministrado por el personal de soporte.


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8. Haga clic en el botón Aceptar.

Ventana Principal PIMISYS UNION TESORERO

Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION TESORERO maneja una ventana principal que le brinda comodidad al usuario.

La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes: - Barra de titulo: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de

Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión. - Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación. - Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más importantes

de la aplicación. - Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes formularios.


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- Barra de estado: en donde se muestran mensajes dependiendo de las operaciones que realice, el nombre de la compañía que utiliza el software y el año en que está trabajando.

Acerca de

Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos de autor. Para observar esta información realice los siguientes pasos: 1. Elija Acerca de... del menú Ayuda. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN)

3. A continuación se explica la descripción de esta ventana


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Convenciones Utilizadas Windows

Breve descripción de Microsoft® Windows Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft® Windows proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla su operación.

Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS

Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones "PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla. • Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic

en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar. • Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar.


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• Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Restaurar.

• Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón Uso de los menús

En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los convenios en Microsoft® Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la opción deseada. La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la Aplicación PIMISYS

Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús, estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo. Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el nombre del menú (p.e. Administración). Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la situación actual, y por tanto, no está disponible. Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones. Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave.


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Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de nuevo, o pulse Esc.

Uso de los Cuadros de diálogo Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede pedirle que especifique algún tipo de información.

Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el campo deseado. 2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el

tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab para volver al campo anterior.


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Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente manera: Aceptar. Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha.

Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos: 1. Haga doble clic sobre la opción. 2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter.

Casilla de lista editable Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el botón que aparece al lado derecho de la casilla.

Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos:


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1. Haga clic sobre la casilla. 2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para

editar.

Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista debe proceder de la siguiente manera:

1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista. 2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo.

Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente, es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no se pueden seleccionar.

Para seleccionar un botón de opciones:

1. Haga clic sobre el botón de opciones.


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2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada.

Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar.

Para seleccionar o cancelar una casilla de activación:

1. Haga clic sobre la casilla de activación. 2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación.

Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora.


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Notación • Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen

escritos en Negrita - cursiva. • Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita. • Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de

su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se hará de la siguiente manera: Aceptar

• Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor

manejo y entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado.

Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal.


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Convenciones sobre el ratón (Mouse) • Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el

botón izquierdo del ratón como botón principal. • Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente el

botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar". • Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces.

Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario Compañías".

Uso del ratón (Mouse) El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana. El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento; simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón, ocurre una acción en la posición del puntero. Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar con él en ese punto. Este puntero Aparece cuando señala

La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un documento

I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto, aparece una barra intermitente vertical denominada punto de inserción o cursor.


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El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la columna o la altura de la fila.

Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una acción


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Convenciones sobre el teclado • Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y

Mayús. • El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe

pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora" significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra Espaciadora.

• Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no

simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L.

• Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar

la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas.

Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft ® Windows ver. 95 o posterior.


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Convenciones de procedimiento • Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.) • La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un

menú o de un cuadro de diálogo. • La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista,

para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones de un cuadro de diálogo.

• El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadriculas

de datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la pantalla.

• En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a

través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se encuentren en el cuadro de diálogo.

Documentos Recibo de Caja

Recibo Un Recibo es un Documento Comercial y/o Contable que expide la Empresa por todo concepto de ingreso de dinero (cheque o en efectivo). Este documento es necesario porque soporta el valor de los ingresos recaudados en la caja general y es la base para hacer los registros de las operaciones en el libro auxiliar de caja y en libro diario. Pasos para la elaboración de un Recibo:

1. Elija Recibos del menú Documentos o haga clic sobre el botón o bien presione la combinación de teclas Ctrl + R.

2. Aparecerá un Cuadro de diálogo denominado Recibos, ubicado en la Pestaña Datos Generales.


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3. En el cuadro Identificación seleccione el lugar donde se realiza el pago y digite el número del Recibo

Nota: No olvide, que el sistema asigna el número consecutivo del Recibo, pero si desea cambiarlo, bórrelo y digite el nuevo número.

4. En el cuadro Giro Presupuestal, digite el Año y el Número del Giro, si no lo

recuerda haga clic en el botón Buscar. Nota:

- En caso de que la empresa no requiera de un giro, digite cero (0). - Ejemplo de un caso en que se utiliza giro: Cuando un empleado solicita un

anticipo y luego devuelve parte del dinero solicitado; ya que inicialmente cuando se realiza el anticipo de nómina se afecta Presupuesto y Contabilidad, luego al hacer un reintegro hay que afectar el giro.

5. Seleccione la cuenta en la cual se recibe el pago.

6. Si el Recibo se anula, haga clic en la casilla de verificación Anulado, en donde debe aparecer un visto , marcando el cuadro, si no se anula, deje el cuadro en blanco.

7. Digite la fecha de elaboración del Recibo. Ver Formato fecha

8. Digite el grupo que realiza el recaudo. (Puede hacer clic en el botón para ver el Listado de Verificación y control de Recaudos por el grupo digitado)

9. Seleccione la ciudad donde se recibe el pago.


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10. En el campo Recibido de digite el NIT o CC y Nombre del Tercero del cual se recibe el pago, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar Terceros.

11. En el campo Concepto describa el concepto por el cual se recibe el pago. 12. En el cuadro Forma de Pago seleccione el Tipo de pago que puede ser en

Efectivo o en Cheque. En el momento de seleccionar Tipo de Pago Cheque, se activaran los siguientes Campos:

a. Banco: Seleccione el Banco al que pertenece el cheque. b. Número de documento: En este campo digite el número del cheque

recibido para el pago. c. Sucursal: Digite la sucursal a la que pertenece el Banco.

13. Trasládese a la pestaña Detalle

Opciones cuadricula

14. Seleccione el concepto por el cual se realiza el pago. 15. Si el concepto, tiene Centros de Costos, digite el Centro de Costo, si no lo

recuerda haga clic en el botón Buscar. En la parte inferior del formulario se encuentra un árbol de expansión donde se muestra la ubicación del Centro de Costo seleccionado.

16. Digite la Referencia del Recibo. 17. Digite el Detalle del Pago.


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18. Digite el valor del Pago. 19. Al final de la fila de datos se muestra un símbolo que indica la naturaleza de la

operación que se va a realizar.

20. Si desea ingresar otro concepto repita el paso 14. 21. En la parte inferior se muestra el Total del Recibo

22. Haga clic en el botón Grabar.

23. Si desea Imprimir el Recibo, haga clic en el Botón Imprimir. 24. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino del Recibo: por pantalla, impresora o hacia un archivo y el respectivo formato

El Recibo se verá de la siguiente manera:


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EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES

Notas: - Los Recibos se pueden Modificar o Eliminar. - Puede Buscar un Recibo elaborado con anterioridad. - Puede Buscar una Orden de Pago para efectuar un Recibo.

- Puede borrar los datos que se muestran en pantalla haciendo clic en el botón Limpiar.

- Haga clic Aquí para saber como se elimina un movimiento en la Pestaña Detalle.


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Búsqueda de un Recibo

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Recibo sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes:

- Fecha: si recuerda digite la fecha de emisión del recibo P.e. 08/09/2004. - Tercero: Si recuerda digite el nombre del Tercero - NIT/CC: Si recuerda digite la identificación del Tercero. - Concepto: si recuerda digite el motivo por el cual se realiza el Recibo. - Valor: digite el valor por el cual se realizo el recibo.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Tercero: si no recuerda el nombre completo del tercero, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: ALDANA* o también puede digitar la primera letra del Nombre del tercero y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar Recibos de Caja en cuyo nombre se encuentra "texto".


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Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo los recibos que cumplan las condiciones especificadas.

Una vez digitado al menos uno de los datos, ejecute la orden de buscar oprimiendo el botón Buscar Ahora.


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En la parte inferior izquierda se muestra él número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede:

- Cargar los datos al cuadro de diálogo Recibos, haciendo clic en el botón Seleccionar.

- Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.

- Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar.


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Modificación de un Recibo Una vez haya creado un Recibo, usted puede modificar la información referente a cada uno. Pasos para modificar un Recibo:

1. Elija Recibos del menú Documentos o bien haga clic en el botón o presione la combinación de teclas Ctrl +R.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Recibos. 3. En el cuadro Identificación, seleccione el lugar donde se realizo el pago y digite el

número del documento que desea modificar e inmediatamente aparecerá toda la información referente a este documento.

4. Si no recuerda el número del Recibo, haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda proceda a cambiar la

información haciendo clic en cada casilla de la tabla que desea modificar.

6. Ahora haga clic en el botón Grabar.


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Eliminación de un Recibo Pasos para eliminar un Recibo:

1. Elija Recibo del menú Documentos o bien haga clic en el botón o presione la combinación de teclas Ctrl +R.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Recibos. 3. En el cuadro Identificación, seleccione el lugar donde se realizo el pago y digite el

número del documento que desea eliminar.

4. Si no recuerda el número del Recibo, haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda proceda a borrar la información

referente a este documento haciendo clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación del

comprobante.

Comprobante de Egreso Comprobante de Egreso Es un Documento Comercial o Contable que respalda el pago de una cantidad determinada en cheque o en efectivo, además es un soporte contable que afecta la salida del dinero o el pago efectuado o disminución de las Cuentas por Pagar. Pasos para la elaboración de un Comprobante de Egreso: 1. Elija Comprobante de Egreso del menú Documentos o bien haga clic en el

botón o presione la combinación de teclas Ctrl + E. 2. Aparecerá el cuadro de Diálogo Comprobantes de Egreso


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Por defecto esta ubicado en la Pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro identificación digite el Número del Comprobante, si no lo hace el

sistema asignará el número consecutivo del Comprobante de Egreso. 4. En el cuadro Giro Presupuestal puede digitar el Año y el Número del giro

presupuestal con el cual se autoriza el pago (debe corresponder a la vigencia), si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. Puede digitar como Giro un cero (0) si no quiere llevar un control de presupuesto. Nota: si usted ingresa un giro presupuestal, entonces se cargará la información correspondiente a Fecha, Pagado a, Cheque a y Concepto de la pestaña Datos Generales.

5. Seleccione la Ciudad donde se realiza el Comprobante de Egreso. 6. En el campo Fecha digite la Fecha de generación del Comprobante de Egreso,

si no lo hace el sistema asignará la fecha del sistema automáticamente. Ver Formato fecha

7. En el campo Pagado a digite el NIT del Tercero o persona a la cual se realizará el pago, si no recuerda el NIT del Tercero, haga clic en el botón Buscar Tercero.

8. Si el pago es realizado en cheque digite el NIT del Tercero o persona a la cual se dirige el cheque, si no recuerda el NIT del Tercero, haga clic en el botón Buscar Tercero.

9. En el campo Concepto describa el concepto por el cual se genera el pago.


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10. Seleccione el Documento de Cruce si lo requiere. 11. Digite el Número del documento de cruce si lo requiere. 12. Si el Comprobante de Egreso se anula, haga clic en la casilla de verificación

Anulado, en donde debe aparecer un visto marcando el cuadro; si no se anula, deje el cuadro en blanco.

13. Trasládese a la pestaña Forma de Pago

14. En el cuadro Forma de Pago seleccione el Tipo de Pago (Efectivo, Cheque,

Cheque de Gerencia, Transferencia electrónica u Otro). 15. Seleccione la cuenta Bancaria con la cual se realizará el pago. 16. Automáticamente aparecerán los datos del Número de la Cuenta, Número del

cheque, Banco y Sucursal. 17. Trasládese a la pestaña Detalle


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Opciones Cuadrícula

18. En la columna Concepto seleccione el concepto por el cual se realiza el pago. 19. Si el concepto tiene Centros de Costos, digite en la columna Centro el Centro

de Costos, si no recuerda haga clic en el botón Buscar. 20. En la columna Referencia digite la Referencia del Comprobante de Egreso. 21. En la columna Detalle digite el Detalle del Pago. 22. En la columna Valor digite el valor del Pago. 23. Al final de la fila de datos se muestra un símbolo que indica la naturaleza de la

operación que se va a realizar.

24. Si desea ingresar otro concepto repita el paso 17.


26. Si desea Imprimir el Comprobante de Egreso, haga clic en el Botón Imprimir.


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27. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino del Recibo: Por pantalla, Impresora, o hacia un Archivo y el Formato. El Recibo se verá de la siguiente manera:


En la hoja en que va a imprimir el comprobante puede adjuntar el cheque para que se marque en la impresión y se registre en el comprobante. De lo contrario solo saldrá en el comprobante.


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Notas: - Los comprobantes de Egreso se Pueden Modificar o Eliminar. - Puede Buscar un Comprobante de Egreso elaborado con anterioridad. - Puede borrar los datos que se muestran en pantalla haciendo clic en el botón

Limpiar. - Haga clic Aquí para saber como se elimina un movimiento en la Pestaña Detalle.


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Búsqueda de un Comprobante de Egreso

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Comprobante de Egreso sobre el cual esta buscando información.


- Fecha: si recuerda digite la fecha de emisión del Comprobante de Egreso. Ver Formato fecha

- Año Giro: Si recuerda digite el año en que se efectúo la orden de Giro. - No Giro: Si recuerda digite el número del giro. - Tercero: Si recuerda digite el nombre del Tercero - Nit: Si recuerda digite la identificación del Tercero. - Concepto: si recuerda digite el motivo por el cual se realiza el Comprobante. - # Doc pago: Si recuerda digite el número del cheque con el cual realizo el egreso. - Valor: Si recuerda digite el valor por el cual se realizo el comprobante.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:


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Para el Tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: LUIS* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar Comprobantes de Egreso en cuyo nombre se encuentra "texto". Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo los comprobantes de egreso que cumplan las condiciones especificadas.

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo el botón Buscar Ahora.


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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo Comprobantes de Egreso, haciendo clic en

el botón Seleccionar.




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Modificación de un Comprobante de Egreso Pasos para modificar un Comprobante de Egreso:

1. Elija Comprobante de Egreso del menú Documentos o bien haga clic en el botón

o presione la combinación de teclas Ctrl + E. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobantes de Egreso 3. En el cuadro Identificación, digite el número del Comprobante de Egreso a

modificar.

4. Si no recuerda haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda. proceda a cambiar la

información que necesite.



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Eliminación de un Comprobante de Egreso Pasos para eliminar un Comprobante de Egreso: 1. Elija Comprobante de Egreso del menú Documentos o bien haga clic en el botón

o presione la combinación de teclas Ctrl + E. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobantes de Egreso 3. En el cuadro Identificación digite el número del Comprobante de Egreso a Eliminar. 4. Si no recuerda alguno de los datos anteriores haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda aparecerá toda la información

referente a este documento.

6. Haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación del

comprobante.

Conexión/Desconexión Base de Datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para conectarse a una base de datos:

1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea desconectar de la base de datos actual.


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2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos.

3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del nuevo servidor.

4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del nuevo usuario o cuenta.

5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario.

6. Haga clic en el botón Aceptar. Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos.

Bancos Sucursales

Este módulo se refiere a los diferentes lugares donde se encuentran ubicadas las sedes del banco, el cual debemos crear previamente en Terceros, marcando en la pestaña Tipos el Banco.

Pasos para crear una sucursal:

1. Elija Sucursales del Menú Bancos 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Sucursales Bancarias.


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3. En el cuadro Identificación, seleccione el Banco. 4. Por defecto el sistema le asignará el código con el cual identificará la sucursal;

usted puede borrarlo y escribir otro. 5. En el cuadro Datos Generales, debe digitar el Nombre de la sucursal,

adicionalmente puede digitar la Dirección, el Nombre del Gerente, el Teléfono, el número de Fax, la dirección de E-mail y el Sitio en Internet.

6. Seleccione la Ciudad en donde esta ubicada la sucursal. 7. En el campo Observaciones, digite las observaciones que le quiera dar a la

Sucursal (Este Campo es opcional).


Notas: - Puede Modificar o Eliminar una sucursal. - Puede Buscar una sucursal ingresada con anterioridad.


- Puede utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web de la sucursal.


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Buscar Sucursal

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la sucursal sobre la cual esta buscando información.


- Banco: si recuerda digite el nombre del Banco. - Sucursal: Si recuerda digite el nombre que asigno a la sucursal. - Nit del Banco: Si recuerda digite la identificación que asigno al Banco. - Código: si recuerda digite el código que le asigno a la sucursal.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Banco o la Sucursal: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: BANCAFE* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar sucursales bancarias en cuyo nombre se encuentra "texto".


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Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo las sucursales que cumplan las condiciones especificadas.



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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo Sucursales Bancarias, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




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Modificación de una Sucursal

Una vez haya creado una sucursal, usted puede modificar la información referente a cada una. Pasos para modificar una Sucursal:

1. Elija Sucursales del menú Bancos 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Sucursales Bancarias 3. En el campo Banco, seleccione el banco al cual pertenece la sucursal a modificar. 4. En el campo Código, digite el código de la sucursal a modificar.

5. Si no recuerda los datos de la Sucursal haga clic en el Botón Buscar. 6. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda, proceda a cambiar la




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Eliminación de una Sucursal

Pasos para eliminar una sucursal: 1. Elija Sucursales del menú Bancos 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Sucursales Bancarias 3. En el cuadro Banco, seleccione el nombre del banco al cual pertenece la

sucursal a eliminar. 4. Digite el código de la sucursal que desea eliminar e inmediatamente aparecerá

toda la información referente a la sucursal.

5. Si no recuerda los datos de la Sucursal haga clic en el Botón Buscar. 6. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda proceda a borrar la

información referente a este documento haciendo clic en el botón haga clic en el botón Borrar.

7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la sucursal bancaria.

Cuentas Cuentas Bancarias Este módulo se refiere a las diferentes cuentas bancarias que posee la empresa en una sucursal, estas pueden ser de ahorros, corrientes, CDT, créditos u otras. Pasos para crear una cuenta bancaria:

1. Elija Cuentas del Menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cuentas Bancarias.


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Por defecto estará ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación digite el Número de la Cuenta, además si lo desea digite un código Rápido.

4. Si la cuenta se encuentra activa, haga clic en la casilla de verificación Activa, de lo contrario, deje el cuadro en blanco.

5. En el campo Nombre digite el Nombre de la Cuenta. 6. Seleccione el Banco al cual pertenece la Cuenta. 7. Seleccione la sucursal del Banco en donde tiene la cuenta. 8. Seleccione el Tipo de cuenta: Puede ser de Ahorros, Corriente, CDT, Créditos u

otros. 9. En la lista desplegable Recursos, seleccione la clase de Recurso que se

manejará con la cuenta. P.e: Fondos Especiales. 10. Seleccione el formato del Archivo. 11. En el campo Cuenta Contable seleccione el número de la Cuenta Contable, a la

cual se asociara la cuenta Bancaria. 12. En el cuadro Uso, describa la dinámica o uso que se le dará a la cuenta.

13. Trasládese a la Pestaña Chequeras.


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14. En la columna Cheque Inicial digite el número del primer cheque asignado por el Banco en la Chequera.

15. En la Columna Cheque Final digite el número del último cheque asignado por el Banco en la Chequera.

16. En la Columna Cheque Actual digite el número del cheque que esta utilizando en el momento.

17. En la Columna Consecutivo aparecerá una casilla de verificación , si la selecciona le dará la orden al sistema para que tome los números de los cheques consecutivos.

18. En la columna Formato Cheque seleccione el formato a utilizar, este formato le será útil en el momento de imprimir un comprobante de egreso.

Nota: - Las cuentas Bancarias se pueden Modificar ó Eliminar - Puede Buscar una cuenta bancaria ingresada con anterioridad. - Puede Cambiar el número de una cuenta bancaria.



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Búsqueda de una Cuenta Bancaria

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta Bancaria sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: si recuerda digite el nombre asignado a la cuenta Bancaria. - Numero: Si recuerda digite el número de la cuenta Bancaria. - Código: Si recuerda digite el código rápido asignado a la cuenta Bancaria. - Recurso: Si recuerda digite el recurso que maneja la cuenta Bancaria. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: BANCAF* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto".


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Si usted digita cualquiera de los criterios, el sistema buscará todas las cuentas bancarias que cumplan las condiciones especificadas.



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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo en que se encuentre, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




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Cambio de Cuenta Bancaria

Es posible que en alguna ocasión necesite cambiar el número de una cuenta bancaria existente a otro. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Cuentas del Menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cuentas Bancarias

. 3. En el cuadro Identificación digite el Número de la Cuenta que desea cambiar o

si lo prefiere haga clic en el botón Buscar

4. Haga clic en el icono . 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de Cuenta Bancaria


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6. En el cuadro Información Actual aparece el nombre de la cuenta, a la cual le

va a modificar el número de cuenta. 7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo número que le va a

asignar a la cuenta.

8. Por ultimo haga clic en el botón Grabar.


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Modificación de una Cuenta Bancaria

Pasos para modificar una Cuenta Bancaria:

1. Elija Cuentas del menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cuentas Bancarias. 3. En el cuadro Identificación, digite el número de la cuenta, si lo prefiere puede

digitar el código rápido de la cuenta a modificar.

4. Si no recuerda alguno de los datos haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar alguno de los datos o de hacer la búsqueda proceda a cambiar la




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Eliminación de una Cuenta Bancaria

Pasos para eliminar una Cuenta Bancaria:

1. Elija Cuenta del menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cuentas Bancarias. 3. En el cuadro Identificación, digite el número o el código rápido de la cuenta

bancaria a eliminar.

4. Si no recuerda alguno de los datos haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar alguno de los datos o de hacer la búsqueda proceda a eliminar

haciendo clic en el Botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la

cuenta bancaria.

Movimientos Consignaciones Bancarias

En este módulo se agregan las consignaciones realizadas en las respectivas cuentas bancarias que posee la compañía.

Pasos para crear una Consignación Bancaria:

1. Elija Movimientos del menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Consignación

3. Presione la combinación de teclas Ctrl +G o bien haga clic en el botón Consignaciones Bancarias para omitir los pasos anteriores.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Consignaciones Bancarias.


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5. En el cuadro identificación digite el número de la consignación, si no lo digita, el

sistema automáticamente le asignara el número consecutivo. 6. En el cuadro Datos Generales:

- Digite la fecha en que se hizo la consignación. Ver Formato fecha - Digite el concepto por el cual se realiza la consignación. - Si la consignación va a ser anulada haga clic en la casilla de verificación

Anulado, si no déjelo en blanco. - Seleccione la cuenta bancaria donde realizará la consignación - Automáticamente aparecerá el número de la cuenta, el banco y la sucursal. - Seleccione el Tipo de consignación. Recuerde que las opciones encontradas

corresponden a los diferentes conceptos elaborados a través del cuadro de diálogo Conceptos de Documentos y asociados con el tipo de documento consignación bancaria.

- Digite el Valor por el cual se realizará la consignación.


8. Si desea Imprimir la consignación, haga clic en el botón Imprimir. 9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino de la consignación: Por pantalla, Impresora o Archivo. La consignación se verá de la siguiente manera:


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Notas:

- Puede Modificar o Eliminar una consignación bancaria. - Puede Buscar una Consignación Bancaria elaborada con anterioridad.



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Buscar Consignaciones Bancarias

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Consignación Bancaria sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Fecha: si recuerda digite la fecha de la consignación bancaria (Ver Formato fecha)

P.e: 04/18/2004 - Concepto: Si recuerda digite el concepto con el cual registro la consignación. - Valor: Si recuerda digite el valor registrado en la consignación. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Concepto: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: CDT* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar documentos de consignación en cuyo nombre se encuentra "texto".


56

Si usted digita cualquiera de los criterios, el sistema buscará todas las consignaciones bancarias que cumplan las condiciones especificadas.



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botón Seleccionar.




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Modificación de una Consignación Bancaria

Pasos para modificar una consignación bancaria:

1. Elija Movimientos del menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción

Consignación


4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consignación Bancaria. 5. En el cuadro identificación digite el número de la consignación que desea

modificar, si no recuerda haga clic en el botón Buscar. 6. Luego de haber digitado o de hacer la búsqueda, proceda a cambiar la información

que desea.



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Eliminación de una Consignación Bancaria

Pasos para eliminar una consignación bancaria:

1. Elija Movimientos del menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción

Consignación


4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consignación Bancaria. 5. En el cuadro identificación digite el número de la consignación que desea eliminar,

si no recuerda haga clic en el botón Buscar. 6. Luego de haber digitado o de hacer la búsqueda, proceda a eliminar el documento

haciendo clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la

consignación bancaria.

Notas Debito Son las notas enviadas por el Banco avisando la disminución de la Cuenta Bancaria, esa disminución puede ser por diferentes conceptos: Por el cobro de chequeras, cobro de intereses, etc. Pasos para agregar una Nota Débito:

1. Elija Movimientos en el Menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Nota Débito 3. Presione la combinación de teclas Ctrl +D o bien haga clic en el botón

Notas débito para omitir el paso anterior. 4. Aparecerá un Cuadro de diálogo llamado Notas Débito a Bancos.


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5. En el cuadro Identificación digite el número de la Nota Débito, si no lo digita el sistema automáticamente asignará el número consecutivo de la Nota.

6. En el cuadro Giro Presupuestal digite el Año y el Número del Giro Presupuestal asociado con la nota que esta creando. (Tenga en cuenta que si no tiene giro presupuestal deberá digitar cero (0)).

7. En el cuadro Datos Generales: - Digite la fecha de creación de la nota. Ver Formato fecha - En el campo Concepto digite el concepto por el cual se realiza la nota.

- Si la Nota débito se anula, haga clic en la casilla de verificación Anulado, en donde debe aparecer un visto marcando el cuadro, si no se anula, deje el cuadro en blanco.

- Digite el NIT/CC y el nombre del Tercero relacionado con la nota, si no recuerda los datos del Tercero haga clic en el botón Buscar. Nota: Tenga en cuenta que si deja en blanco el cuadro NIT/CC se tomará el tercero asociado al giro presupuestal.

- Seleccione el Documento de cruce de la lista desplegable

- En el Campo Número de Documento de Cruce digite el número del documento de cruce en el cual se basa la nota.

- Seleccione la Cuenta y automáticamente aparecerá el Número de la cuenta, el Banco, la sucursal y el Cheque (en caso de ser cuenta corriente). Datos que usted podrá verificar.


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- Seleccione el Tipo de nota debito. Recuerde que las opciones encontradas corresponden a los diferentes conceptos elaborados a través del cuadro de diálogo Conceptos de Documentos y asociados con el tipo de documento Nota débito.

- En el campo Valor digite el monto correspondiente a la transacción

- En el campo Descuentos podrá verificar el total de los descuentos del giro presupuestal.


9. Si desea Imprimir la Nota Débito, haga clic en el Botón Imprimir. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino de la Nota Débito: Por pantalla, Impresora o hacia un Archivo. La Nota Débito se verá de la siguiente manera:


Nota: Adicionalmente puede realizar las siguientes opciones. - Las notas Débito se pueden Modificar Eliminar. - Buscar una Nota Débito elaborada con anterioridad.


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- Borrar los datos que se muestran en pantalla haciendo clic en el botón Limpiar.

Buscar Nota Débito

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Nota Débito sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Fecha: Si recuerda digite la fecha en que ingreso la Nota débito. Ver Formato fecha - Año Giro: si se recuerda digite el año en que ingreso la Nota Débito - Número Giro: Si se acuerda digite el número del giro presupuestal con el que

asocio la nota débito. - Concepto: si recuerda digite el concepto por el cual creo la nota. - Cheque: si recuerda digite el número del cheque relacionado con la nota. - Valor: si recuerda digite el valor relacionado en la nota débito. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:


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Para el Concepto: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: RETENCION* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar notas débito en cuyo nombre se encuentra "texto". Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todas las notas débito que cumplan las condiciones especificadas.



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botón Seleccionar.




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Modificación de una Nota Débito

Pasos para modificar una Nota Débito: 1. Elija Movimientos en el Menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Nota Débito 3. Presione la combinación de teclas Ctrl +D o bien haga clic en el botón Notas

débito para omitir el paso anterior. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Notas Débito a Bancos. 5. En el cuadro Número, digite el número de la Nota Débito a modificar.

6. Si no recuerda el número, haga clic en el botón Buscar. 7. Una vez digitada o buscada la Nota Débito proceda a cambiar la información que

desea modificar.



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Eliminación de una Nota Débito

Pasos para eliminar una Nota Débito:

1. Elija Movimientos en el Menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Notas débito 3. Presione la combinación de teclas Ctrl +D o bien haga clic en el botón Notas

débito para omitir el paso anterior. 4. En el cuadro Identificación digite el número de la Nota Débito a eliminar, si no

recuerda el número de la nota débito, haga clic en el botón Buscar. 5. Luego de digitar el número o de hacer la busqueda proceda a eliminar la Nota

Débito haciendo clic en el Botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la Nota

Débito.

Notas Crédito Pasos para iniciar la captura de una Nota Crédito:

1. Elija Movimientos en el Menú Bancos 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Nota Crédito

3. Presione la combinación de teclas Ctrl +N o bien haga clic en el botón Notas crédito para omitir el paso anterior.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Notas Crédito a Bancos.


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5. En el cuadro Identificación digite el número de la Nota Crédito, si no lo digita, el sistema automáticamente asignará el número consecutivo de la Nota.

6. En el cuadro Giro Presupuestal digite el Año y el Número del Giro Presupuestal asociado con la nota que esta creando (si no tiene giro presupuestal digite cero (0)).

7. En el cuadro Datos Generales: - Digite la fecha de creación de la nota. Ver Formato fecha - En el campo Concepto digite el concepto por el cual se realiza la nota.

- Si la Nota crédito se anula, haga clic en la casilla de verificación Anulado, en donde debe aparecer un visto marcando el cuadro, si no se anula, deje el cuadro en blanco.

- Digite el NIT/CC y el nombre del Tercero relacionado con la nota, si no recuerda los datos del Tercero haga clic en el botón Buscar.

Nota: Tenga en cuenta que si deja en blanco el cuadro NIT/CC se tomará el tercero asociado al giro presupuestal. - Seleccione el Documento de cruce de la lista desplegable

- En el Campo Número de Documento de Cruce digite el número del documento de cruce en el cual se basa la nota.

- Seleccione la Cuenta y automáticamente aparecerá el Número de la cuenta, el Banco y la sucursal

- Puede digitar la referencia si lo requiere.


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- Seleccione el Tipo de nota crédito. Recuerde que las opciones encontradas corresponden a los diferentes conceptos elaborados a través del cuadro de diálogo Conceptos de Documentos y asociados con el tipo de documento Nota Crédito.

- En el campo Valor digite el monto correspondiente a la transacción.


9. Si desea Imprimir la Nota Crédito, haga clic en el botón Imprimir. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino de la Nota Crédito: Por pantalla, Impresora o hacia un Archivo. La Nota Crédito se verá de la siguiente manera:


Nota: Adicionalmente puede realizar las siguientes opciones. - Las notas Crédito se pueden Modificar y Eliminar. - Buscar una Nota Crédito elaborada con anterioridad.



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Buscar Nota Crédito

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Nota Crédito sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Fecha: si recuerda digite la fecha en que ingreso la Nota Crédito. Ver Formato

fecha - Año Giro: si recuerda digite el año en que ingreso la Nota Crédito - Numero Giro: Si recuerda digite el número del giro presupuestal con el que asocio

la nota crédito. - Concepto: si recuerda digite el concepto por el cual creo la nota - Referencia: si recuerda digite la referencia sobre el cheque de la cuenta. - Valor: si recuerda digite el valor relacionado en la nota débito La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Concepto: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: INTERES* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que


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empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar notas crédito en cuyo nombre se encuentra "texto". Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todas las notas crédito que cumplan las condiciones especificadas.



72


botón Seleccionar.




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Modificación de una Nota Crédito

Pasos para modificar una Nota crédito:



4. En el cuadro Número, digite el número de la Nota Crédito a modificar

5. Si no recuerda el número, haga clic en el botón Buscar. 6. Una vez digitada o buscada la Nota Crédito proceda a cambiar la información que

desea modificar.



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Eliminación de una Nota Crédito

Pasos para eliminar una Nota Crédito:



4. En el cuadro Identificación digite el número de la Nota Crédito que desea eliminar, si no se recuerda el número de la nota Crédito, haga clic en el botón Buscar.

5. Luego de digitar el número o de hacer la búsqueda proceda a eliminar la Nota Crédito haciendo clic en el botón Borrar.

6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la Nota Crédito.

Traslados Bancarios Los Traslados Bancarios se refieren a los traslados entre las cuentas bancarias de la Compañía o de otra Compañía. Pasos para hacer un traslado bancario: 1. Elija Movimientos del menú Bancos

2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Traslado

3. Presione la combinación de teclas Ctrl +A o bien haga clic en el botón Traslados Bancarios para omitir los pasos anteriores.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Traslado Bancario.


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5. En el cuadro identificación digite el número del Traslado, si no lo digita, el sistema

automáticamente asignara el número consecutivo. 6. En el cuadro Datos Generales digite la Fecha (Ver Formato fecha) y el Concepto

del Traslado. 7. En el cuadro Cuenta Origen seleccione la Cuenta, automáticamente se mostrará el

número de la cuenta, el Banco y la sucursal. 8. Si lo requiere digite el número del Cheque a utilizar. 9. En el cuadro Cuenta destino seleccione la Cuenta , automáticamente se mostrará

el número de la cuenta, el Banco y la sucursal. 10. Seleccione el Tipo de Traslado a realizar. 11. Digite el Valor correspondiente al Traslado.


13. Si desea Imprimir el Traslado, haga clic en el Botón Imprimir. 14. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino del Traslado: Por pantalla, Impresora o hacia un Archivo. El Traslado se verá de la siguiente manera:


76


Si el Traslado Bancario es realizado por medio de un cheque, para la impresión puede poner el cheque para imprimirlo.


77


Notas: - Puede Modificar o Eliminar un Traslado Bancario. - Puede Buscar un Traslado Bancario elaborado con anterioridad.



78

Búsqueda de un Traslado Bancario

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Traslado Bancario sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Fecha: si recuerda digite la fecha. Ver Formato fecha - Concepto: Si recuerda digite el concepto por el cual realizó el traslado. - Valor: Si recuerda digite el valor trasladado. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Concepto: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: FONDOS* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar Traslados Bancarios en cuyo nombre se encuentra "texto". Si usted digita cualquiera de los criterios, el sistema buscará todas los traslados bancarios que cumplan las condiciones especificadas.


79



80


botón Seleccionar.




81

Modificación de un Traslado Bancario

Una vez haya creado un Traslado Bancario, usted puede modificar la información referente a cada uno.

Pasos para modificar un Traslado Bancario:

1. Elija Movimientos del menú Bancos



4. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Traslado Bancario. 5. En el cuadro Identificación digite el número del Traslado a modificar, si no

recuerda haga clic en el botón Buscar. 6. Luego de digitar el número o de hacer la búsqueda, proceda a cambiar la

información que desea modificar.



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Eliminación de un Traslado Bancario

Para eliminar un Traslado Bancario, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Movimientos del menú Bancos



4. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Traslado Bancario. 5. En el cuadro Identificación digite el número del Traslado a eliminar, si no lo

recuerda haga clic en el botón Buscar. 6. Luego de digitar el número o de hacer la búsqueda, proceda a eliminar el Traslado

Bancario haciendo clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación del

Traslado Bancario.

Cheques Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, sin que sea necesaria su presencia. Pasos para realizar revisión de cheques: 1. Elija Cheques del menú Bancos 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Cheques


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3. En el cuadro Parámetros de Cheques seleccione la cuenta bancaria de la lista desplegable de la cual desea revisar cheques.

4. Automáticamente se cargaran el Número de la cuenta, el Banco y la sucursal; Proceda a verificar esta información.

5. En el cuadro Rango de Fechas digite la Fecha Inicial y la Fecha Final para la cual desea realizar la revisión de los cheques.

6. Haga clic en el botón Revisar, a continuación se activará la pestaña Cheques.

Nota: Si en el rango de fechas digitado no se encuentran cheques aparecerá el siguiente cuadro de mensaje.

7. Trasládese a la pestaña Cheques


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8. Seleccione el Tipo de Documento de la lista desplegable (Todos, Comprobantes

de Egreso, Notas débito de bancos o Traslado Bancario) 9. En el campo Estado del Cheque seleccione de la primera lista desplegable una de

estas opciones: Entregados, No entregados; seleccione de la segunda lista desplegable una de las siguientes opciones: Confirmados, No Confirmados.

Nota: Recuerde los puntos 8 y 9 son opciones que le permitirán realizar filtros de la información que aparecerá en la cuadrícula de datos. 10. En la cuadrícula de datos usted encontrará las siguientes columnas:

- Cheque: En esta columna aparecen los números de los cheques. - Tipo de Documento: Aparecen los tipos de documento por medio de los cuales se

entregaron cheques. - Número: Aparece el número del tipo de documento. - Fecha: Aparece la fecha en que se realizo el documento - Valor: Aparece el valor por el cual se realizo el documento. - Entregado: - NIT/CC: Aparece el Nit o cédula del tercero beneficiario - Ráp. Ter: Aparece el código rápido de identificación del tercero beneficiario. - Nombre del Tercero: Nombre de identificación del tercero beneficiario - Confirmado: La confirmación de cheques se realiza sobre cada documento Para

efectuarla haga clic en el botón que aparece en la columna. - Anulado: - Descripción: En esta columna digite información complementaria a cada

documento si así lo desea.


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11. Haga clic en el botón Grabar Nota:


Conciliación Bancaria Es el ajuste al saldo de la cuenta bancaria para reflejar los depósitos y los cheques que han sido girados, pero aún no cobrados. Además, este módulo genera un reporte que permite confrontar los movimientos bancarios registrados en la contabilidad, contra el extracto de movimientos enviado por la entidad bancaria. Pasos para realizar una Conciliación Bancaria:

1. Elija Conciliación Bancaria del menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Conciliación Bancaria.


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3. Por defecto estará ubicado en la Pestaña Datos Generales. 4. En el cuadro Parámetros de Conciliación, seleccione la cuenta a conciliar; a

continuación aparecerán automáticamente el Número de la cuenta, el Banco y la Sucursal.

5. En el cuadro Rango de Fechas digite la fecha inicial y la fecha final hasta la cual desea hacer la conciliación. Ver Formato fecha

6. Haga clic en el botón Conciliar. 7. Al hacer clic en el botón conciliar, la Pestaña Conciliación se activará y se vera de

la siguiente manera:


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Opciones cuadricula de datos

8. En la pestaña Conciliación, se verán las transacciones hechas durante el rango

de fechas que usted asignó. 9. Seleccione el Tipo de Documento sobre el cual quiere observar los movimientos

bancarios. 10. Seleccione de la lista desplegable Estado de Conciliación una de las siguientes

opciones: documentos conciliados, no conciliados o Todos. 11. En la cuadrícula de datos se muestra la descripción de cada documento con el

respectivo número, referencia, fecha, valor débito, valor crédito. 12. La conciliación se realiza sobre cada documento. Para efectuarla haga clic en el

botón que se encuentra después de la columna correspondiente a la fecha de creación del documento.

Opciones cuadricula de datos


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13. Si los valores en el Libro Auxiliar de Bancos no coinciden con los especificados en el extracto bancario o viceversa haga clic en la lista desplegable que se encuentran en la columna comparación para especificar la desigualdad existente (Mayor, Menor, No Banco) mientras se realiza la revisión respectiva.

14. En la parte inferior del formulario se muestra los valores correspondientes a: • Acreditado por entidad no debitado por el banco: pagos registrados en el libro

auxiliar de bancos no registrados en el extracto bancario. Si aparece un valor en este cuadro puede ser porque la empresa realiza pagos por medio de cheques y cuando lo entrega a Terceros inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite.

• Acreditado por el banco no debitado por la entidad: pagos registrados en el extracto bancario no registrados en el libro auxiliar de bancos Si aparece un valor en este cuadro puede ser porque en muchas ocasiones el banco hace la contabilización de la cuenta pero se le olvida enviar la nota débito a la empresa o a la empresa se le olvida hacer la respectiva contabilización o lo hace a otra cuenta de la entidad p. e. Rendimiento financiero.

• Debitado por entidad no acreditado por el banco: ingresos registrados en el libro

auxiliar de bancos no registrados en el extracto bancario Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas, cheques de otros bancos).

• Debitado por el banco no acreditado por la entidad: cobros registrados en el

extracto bancario no registrados en el libro auxiliar Si aparece un valor en este cuadro puede ser porque en muchas ocasiones el banco hace descuentos a la empresa directamente pero se le olvida enviar la nota crédito a la empresa o a la empresa se le olvida hacer el descuento o lo hace a otra cuenta de la entidad

• Diferencia a conciliar: muestra los valores que se van a conciliar.

15. Haga clic en el botón Grabar 16. Si desea puede obtener un reporte de la conciliación, haciendo clic en el botón

Imprimir.


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17. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el destino de la Nota Crédito: Por pantalla, Impresora o hacia un Archivo. La Nota Crédito se verá de la siguiente manera:


Notas: Adicionalmente puede realizar las siguientes acciones sobre los Conceptos de Documentos:

- Modificar o Eliminar de una conciliación bancaria.



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Modificación de una Conciliación Bancaria Si considera que es necesario realizar modificaciones a la información que se muestra en una conciliación bancaria puede proceder a su modificación. Para modificar los datos que se muestran para una conciliación debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Conciliación Bancaria del menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conciliación Bancaria. 3. En el cuadro Parámetros de Conciliación, seleccione la cuenta a conciliar; a


4. Haga clic en el botón Conciliar

5. Trasládese a la pestaña Conciliación. 6. Modifique la información que requiera.



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Eliminación de una Conciliación Bancaria Si considera que es incorrecta la información que se muestra antes de realizar una conciliación bancaria puede proceder a su eliminación. Para eliminar los datos que se muestran para una conciliación debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Conciliación Bancaria del menú Bancos o bien haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conciliación Bancaria. 3. En el cuadro Parámetros de Conciliación, seleccione la cuenta a conciliar; a


4. Haga clic en el botón Conciliar

5. Trasládese a la pestaña Conciliación.

6. Haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la

conciliación Bancaria.

Ordenes de Pago Una orden de pago es un documento en el que se establece que la Administración exige al deudor la cancelación de la deuda. Pasos para la elaboración de una Orden de Pago:

1. Elija Orden de pago del menú Documentos, o haga clic en el botón Orden de Pago

2. Presione la combinación de teclas Ctrl + O para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Orden de Pago.


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4. Por defecto estará ubicado en la pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación digite el número de la Orden de Pago, si no lo hace el

sistema asignará el número consecutivo.

6. Si la Orden de Pago se anula, haga clic en la casilla de verificación Anulado, en donde debe aparecer un visto marcando el cuadro; si no se anula, deje el cuadro en blanco.

7. Digite la Fecha en que se hace la Orden de Pago. Ver Formato fecha 8. Digite el NIT y Nombre del Tercero o persona a la cual se le va hacer el pago, si

no lo recuerda haga clic en el botón Buscar Terceros. 9. Digite el Concepto de la Orden de Pago. 10. Trasládese a la Pestaña Detalle.

Opciones cuadricula


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11. Seleccione el concepto por el cual se va a realizar el pago. 12. Si lo requiere digite el detalle relacionado con el concepto. 13. Si lo requiere digite la referencia para conocer el número de documento que se

paga con este concepto. 14. Digite al final el valor del concepto.


16. Si desea Imprimir la Orden de Pago, haga clic en el Botón Imprimir. 17. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el

destino de la Orden de Pago: Por pantalla, Impresora o Archivo. La Orden de Pago se verá de la siguiente manera:


Notas:


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- Puede Modificar o Eliminar las Órdenes de Pago. - Puede Buscar una Orden de Pago. - Haga clic Aquí para saber como se elimina un movimiento en la Pestaña Detalle.


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Búsqueda de una Orden de Pago

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Orden de Pago sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Fecha: si recuerda digite la fecha de emisión de la orden de pago (Ver Formato

fecha). P.e. 08/09/2004. - Tercero: Si recuerda digite el nombre del Tercero. - Nit: Si recuerda digite la identificación del Tercero. - Concepto: digite el concepto de la orden de pago. - Valor: digite la cantidad ordenada a pagar. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: ORTIZ* o también puede digitar la primera letra del Nombre del tercero y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar Ordenes de Pago en cuyo nombre se encuentra "texto".


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Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todas las ordenes de pago que cumplan las condiciones especificadas.



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botón Seleccionar.




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Modificación de una Orden de Pago Pasos para modificar una Orden de Pago:

1. Elija Orden de Pago del Menú Documentos o haga clic en el botón 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + O para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Orden de Pago 4. En el cuadro Identificación, digite el número de la Orden de Pago a modificar, 5. Si no se acuerda del número de la Orden de Pago a modificar haga clic en el botón

Buscar. 6. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda proceda a cambiar la

información que desea modificar



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Eliminación de una Orden de Pago

Pasos para eliminar una Orden de Pago:

1. Elija Orden de Pago del Menú Documentos o haga clic en el botón 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + O para omitir el paso anterior 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Orden de Pago 4. En el cuadro Identificación, digite el número, de la Orden de Pago a eliminar.

5. Si no recuerda el número de la Orden de Pago a eliminar haga clic en el botón Buscar.

6. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda proceda a eliminar la Orden de Pago haciendo clic en el Botón Borrar.

7. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación de la Orden de Pago.

Reportes Reporte Listado de Verificación y Control de Recaudos

Este módulo le permite generar reportes diarios, mensuales o de un periodo de tiempo, sobre los recaudos efectuados en el periodo dado. Pasos para generar un reporte de Verificación y Control de Recaudos: 1. Elija Verificación y Control de Recaudos del menú Reportes. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Reporte – Listado de Verificación y

Control de Recaudos.


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3. En el cuadro Parámetros de Impresión seleccione sobre que cuenta desea que se genere el Reporte.

4. En el cuadro Rango de Fechas a Reportar digite la fecha inicial y final dentro de la cual desea que se genere el Reporte. Ver Formato fecha

5. En el cuadro Rango de Grupos digite el Rango Inicial y Final de los Grupos de los cuales quiere que se genere el Reporte.

6. Seleccione el Formato del reporte, puede ser: Detallado, por documentos o por Cuenta.

7. Haga clic en el Botón Imprimir. 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino

(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


101


Nota: para borrar los datos que se muestran en pantalla, haga clic en el botón Limpiar


102

Reporte Auxiliar de Bancos Se utiliza para el registro en orden cronológico de todas las operaciones que afecten los saldos de las cuentas bancarias. Pasos para generar un Reporte de Libro Auxiliar de Bancos:

1. Elija Reporte Auxiliar de Bancos del menú Reportes o haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar de Bancos.

3. Seleccione la Cuenta de la cual quiere generar el Reporte. 4. En el cuadro Rango de fechas digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte.

Ver Formato fecha 5. Digite la fecha de impresión. Ver Formato fecha 6. Seleccione el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda y si es necesario

ingrese la tasa. 7. Digite el NIT y Nombre del Tercero si quiere que el reporte se haga con un tercero

en especial, si no se acuerda haga clic en el botón Buscar.

8. Haga clic en el botón Imprimir. 9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino



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Saldos Diarios Este módulo le permite generar reportes diarios, mensuales o de un periodo de tiempo, sobre los movimientos de las Cuentas Bancarias en estos periodos. Pasos para Generar un Reporte de Saldos Diarios:

1. Elija Saldos Diarios del Menú Reportes. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo Reporte - Saldos Diarios.

3. En el cuadro Parámetros del Reporte digite la Fecha Inicial y Final de las cuales quiere que se genere el Reporte. Ver Formato fecha

4. En el cuadro Cuentas Bancarias seleccione las cuentas de las cuales quiere que se genere el reporte haciendo clic en la casilla de verificación .

5. Si desea marcar todas las cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Todas .

6. Si desea desmarcar todas las cuentas, dar clic en el botón ninguna . 7. Si desea invertir la selección de cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Invertir . 8. Digite la Fecha de Impresión. Ver Formato fecha

9. Haga clic en el Botón Imprimir.


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10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:




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Ejecución del PAC Mensualmente puede realizar un reporte de la ejecución del Plan Anual de Caja sobre el presupuesto de Rentas o Gastos. Pasos para realizar el reporte sobre ejecución del PAC: 1. Elija Ejecución PAC del menú Reportes. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Ejecución del PAC.

3. Seleccione el presupuesto sobre el cual quiere ver el reporte (Gastos o Rentas). 4. Seleccione el Mes, el nivel de cuentas y la vigencia del presupuesto. 5. Adicionalmente puede incluir algunas opciones para los recursos.

- Incluir un nivel para los recursos: muestra un subtotal por cada recurso - Reemplazar el nombre de cada recurso: oculta el nombre del curso - Acumulados para cada recurso: muestra un total por cada recurso.

6. Elija los recursos que van a ser incluidos en el reporte haciendo clic sobre cada recurso a incorporar.

7. Si selecciona el presupuesto de gastos, elija el Tipo de gasto que va a incluirse en el reporte haciendo clic .

8. Digite la fecha de impresión, si no se encuentra conforme con la que se muestra. Ver Formato fecha


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(pantalla, archivo o impresora), formato y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:



108

Reporte Solicitud de Chequeras Pasos para Generar un Reporte de Solicitud de Chequeras:

1. Elija Solicitud de Chequeras del Menú Reportes. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo Reporte - Solicitud de Chequeras.

3. En el cuadro Cuentas Bancarias, seleccione las Cuentas de las cuales quiere que se genere el reporte haciendo clic en la casilla de verificación .

4. Si desea marcar todas las cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Todas . 5. Si desea desmarcar todas las cuentas, dar clic en el botón ninguna

. 6. Si desea invertir la selección de cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Invertir . 7. Digite el No. de Cheques Faltantes. 8. Digite la Fecha de Impresión. Ver Formato fecha


10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


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Arqueo de Chequeras

Pasos para Generar un Reporte de Solicitud de Chequeras:

1. Elija Arqueo de Chequeras del Menú Reportes. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo Reporte – Arqueo de Chequeras.

3. En el cuadro Parámetros del Reporte, digite la Fecha de Expedición y adicionalmente, digite la observación de las cuales quiere que se genere el Reporte. Ver Formato fecha.

4. En el cuadro Cuentas Bancarias seleccione las cuentas de las cuales quiere que se

genere el reporte haciendo clic en la casilla de verificación . 5. Si desea marcar todas las cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón Todas

.

6. Si desea desmarcar todas las cuentas, dar clic en el botón ninguna . 7. Si desea invertir la selección de cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Invertir .


9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


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Solicitud a Bancos Pasos para generar un Reporte de Solicitud a Bancos:

1. Elija Reporte Solicitud a Bancos del menú Reportes o haga clic en el botón 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Solicitud a Bancos.

3. Seleccione la Cuenta de la cual quiere generar el Reporte. 4. En el cuadro Rango de fechas digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte.

Ver Formato fecha. 5. Digite la fecha de Expedición. Ver Formato fecha 6. Seleccione el tipo de documento de la lista desplegable Tipo de documento.




Nota: para borrar los datos que se muestran en pantalla, haga clic en el botón Limpiar.

CRAC

Las Aplicaciones PIMISYS están diseñadas de tal forma que se podrán realizar nuevos Reportes/Consultas de acuerdo a los requerimientos, mediante herramientas que accedan su base de datos (MS-ACCESS vía ODBC)


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Consultas CRAC (Consultas y Reportes Asistidos por Computador) Las Aplicaciones PIMISYS le permiten consultar toda la información que se encuentra en las tablas de su sistema. Para hacer una consulta CRAC debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes, 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Edición

y Administración

3. Si hace clic en el botón Consultas CRAC, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consultas CRAC. El cual tiene seis pestañas: Datos Generales, Diseño, Criterio, Avanzadas, Seguridad, Automatización. Por defecto, el cuadro de diálogo se carga con la pestaña Datos Generales.

5. Digite el nombre que utilizará para identificar la consulta en el campo de texto

indicado para realizar esta acción. 6. Digite el título que utilizará en el momento de obtener los resultados de la

consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción. 7. Elija la carpeta dentro de la base de datos en la cual ubicará la consulta. Por

defecto las consultas se ubicarán en la carpeta raíz (\). Utilice el botón Abrir


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Carpeta del lado derecho del campo de texto para buscar una carpeta ya existente o crear una nueva.

8. Trasládese a la pestaña Diseño, encontrará en la parte superior el campo donde se incluirá la lista de elementos disponibles para la consulta CRAC.

9. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de diálogo Selección de Tablas y Objetos, Marque la casilla de verificación de las tablas y/o objetos que desea incluir dentro de la consulta CRAC y luego haga clic en el botón Aceptar. Marque la casilla de verificación Ver las tablas y objetos de todas las aplicaciones, si desea que la columna agrupe los resultados de la consulta de acuerdo a la lista de la consulta actual.


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10. A continuación aparecerá la pestaña Diseño con los objetos seleccionados.

11. En la pestaña Diseño marque la casilla de verificación de las tablas o campos de tablas que desea agregar a la lista de las columnas de la consulta.


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Si desea ver los valores almacenados en la base de datos del elemento seleccionado haga clic en el botón Ver datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Visualización de información del Campo

Si desea eliminar una tabla de la lista de elementos disponibles, seleccione la casilla de verificación del elemento y haga clic en el botón Quitar.


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Haga clic en el botón Incluir selección, para incluir los elementos seleccionados a la lista de las columnas de la consulta.

Usted puede configurar la salida del reporte utilizando los campos Título, Ancho, Justificación, Orden y Tipo de total que aparecen en la cuadrícula de datos donde se encuentran incluidos en columnas los campos de la consulta CRAC; para esto, debe hacer clic en cada una de las celdas que desea configurar.


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- Título: Digite el título que identificará a cada uno de los campos en el

reporte. - Ancho: Ingrese la amplitud de la columna para cada uno de los campos del

reporte (Debe tener en cuenta que la amplitud esta dada en posiciones de carácter)

- Justificación: Seleccione de la lista desplegable la posición en que desea ubicar los datos con respecto a la columna, las opciones son: izquierda, derecha, centrado.

- Orden: Seleccione de la lista desplegable el orden en que desea que aparezcan los datos (ascendente o descendente).

- Tipo de total: Seleccione de la lista desplegable la opción que mas se ajuste a la información de la columna, las opciones son: Ninguno, Suma, Cantidad, Promedio, Máximo, Mínimo.

Para establecer el orden en que se presentarán los campos en el reporte, usted debe ubicar el puntero del Mouse en el campo que desea mover y luego dar clic en el botón que se ajuste a su necesidad Mover Izquierda, Mover Derecha, Quitar.

12. En la pestaña Criterios, se deben establecer las condiciones de selección de la

consulta. Marque la casilla de verificación Mostrar todas las condiciones, incluyendo las que relacionan las tablas entre si que fueron calculadas automáticamente, si desea listar todas las condiciones.


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Las condiciones de selección de consulta se establecen utilizando un grillado que contiene las siguientes columnas: Primer Campo, Condición, Segundo Campo, Valor(es) y Pregunta al usuario.

PASOS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES DE LA CONSULTA CRAC:

Elija en la columna Primer Campo el campo o los campos que desea condicionar (uno a la vez), luego en la columna Condición elija la condición que desee de la lista desplegable de condiciones (es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, es menor que, es menor o igual que, es cómo, no es cómo, comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no contiene), en la siguiente columna Segundo Campo elija el campo, el valor o el valor solicitado al usuario, con el cual se establecerá la relación de condición con respecto al Primer Campo. Si la selección en el Segundo Campo es `Valor´, entonces se activará la columna Valor(es) en donde usted deberá ingresar el dato correspondiente; Si la selección en el Segundo Campo es `Valor solicitado al usuario´, entonces se activará la columna Pregunta al usuario en donde usted deberá ingresar el valor con el cual quiere condicionar dicho campo.

Repita el proceso anterior para cada una de las condiciones a establecer en la Consulta CRAC.


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Elija deshacer del menú emergente de la cuadrícula de datos Condiciones de selección de la consulta para el caso en que se encuentre editando una fila de condiciones y usted desee deshacer las condiciones seleccionadas.

Elija Eliminar del menú emergente de la cuadrícula de datos condiciones de selección de la consulta para el caso en se haya registrado el total de condiciones en una fila y usted desee eliminar esta condición. Recuerde que si elije Eliminar deberá seleccionar la fila haciendo clic en la primera columna


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que corresponde al número de la condición y luego deberá dar clic derecho para que aparezca el menú emergente con la condición Eliminar activa.

13. En la pestaña Avanzadas, usted tendrá la oportunidad de definir si desea que la consulta aparezca como una opción en el menú Reportes\ Consultas CRAC de las aplicaciones, si es así, marque la casilla de verificación que indica esta acción y a continuación en el campo de texto indicado digite el texto que aparecerá dentro del menú.


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Determine en que aplicaciones estará disponible la consulta seleccionando en el menú desplegable la opción deseada.

En algunas situaciones, la consulta podría tomar más tiempo del esperado. Por lo tanto, podrá especificar el tiempo máximo (en segundos) que se debe esperar por los resultados, ingresando el valor respectivo en el cuadro de texto indicado para esta acción. Si desea asumir el valor por defecto, especifique cero `0´.

Usted podrá visualizar la sentencia SQL que se utilizará para la obtención de resultados de la Consulta CRAC haciendo clic en el botón Ver SQL.

14. En la pestaña Seguridad usted define los grupos de usuarios que tendrán acceso para utilizar la consulta. Para lo cual, usted tiene 2 opciones:

- Opción 1: Todos los grupos de usuario. - Opción 2: Sólo los grupos de usuarios seleccionados en la siguiente lista.

Si elije la segunda opción, a continuación marque la(s) casilla(s) de verificación con el o los grupos de usuario(s) seleccionados.


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15. En la pestaña Automatización usted especificará el destino por defecto para

los resultados de la consulta seleccionando de la lista desplegable una de las siguientes opciones: Sin especificar. se solicitará al usuario el destino, Pantalla, Impresora o Archivo.

16. Para terminar haga clic en el botón Grabar.


124

Notas:

- Para Exportar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Exportar y luego seleccione la carpeta donde desea guardarla.

- Para Importar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Importar y luego seleccione la carpeta donde se encuentra ubicado el archivo *.cra.

- Si usted tiene datos incompletos en la Pestaña Criterios (Condiciones de selección de la consulta) entonces el proceso Grabar no se realizará hasta que no se complete la información.

- Para ampliar el espacio de las columnas de una cuadrícula de datos y visualizar mejor el contenido de las celdas, ubique el cursor en medio de los campos y teniendo el clic sostenido arrastre hacia el lado que desea ampliar la columna.

- El botón Buscar permite listar en pantalla la lista de consultas CRAC que se encuentren en el sistema.


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Utilizar Consultas CRAC

Para utilizar una Consulta CRAC debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Utilizar

una Consulta

3. En el cuadro de diálogo Búsqueda de la Consulta CRAC, elija la carpeta donde

se encuentra ubicada la consulta, luego dentro de las opciones listadas seleccione la consulta que desea utilizar y haga clic en el botón Aceptar.

4. A continuación aparecerá el reporte seleccionado.


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EXPLICACIÓN DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES

Nota:

- Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema de forma detallada (Nombre de la consulta, Fecha de Modificación) haga clic en el

botón Detallado. - Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema como

iconos pequeños haga clic en el botón Iconos.

Administración

Datos Básicos

Datos básicos simples

Este modulo permite crear, Modificar o Eliminar 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga

clic en el icono Datos Básicos 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema que necesita de la lista desplegable Temas.

5. Haga clic en el botón limpiar para agregar un nuevo dato. 6. En el cuadro Información, elija el nombre, digite el código (en el caso de estar

disponible) y si lo desea ingrese alguna observación en la caja de texto Otros.


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Modificar un dato básico 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic en el icono Datos Básicos. 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea modificar, de la lista desplegable

Temas. 5. En el cuadro información, modifique el nombre o las observaciones.



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Eliminar un dato básico

1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic el icono Datos Básicos. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea eliminar, de la lista desplegable

Temas.

5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación de los

datos, haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Debe verificar que el dato básico que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar ese dato básico.


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Datos básicos estructurados 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Estructurados, o

haga un clic en el icono Datos Básicos Estructurados. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema de la lista desplegable Temas. 5. En el cuadro Información, digite el nombre, el código y si lo desea alguna

observación en la caja de texto Otros.


Nota: Para Modificar o Eliminar un Dato Básico estructurado debe proceder de la misma forma que se sigue para modificar o eliminar un dato básico simple.

Puede seleccionar la información básica desde la rama de expansión que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Compañía


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Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con una o varias Compañías, a las cuales se les va a manejar la información. Para definir una Compañía debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías.

3. Digite el código, el Nit y el tipo de compañía. (Estos dos datos son requisitos

importantes para el manejo de la información de la Compañía que está ingresando).

4. Ingrese el nombre, la sigla, la dirección, el teléfono, el fax, el E-mail, el sitio en internet (URL) y las observaciones. Es importante llenar estos datos, por que en el momento de Emitir un Reporte, este saldrá con estos datos, los cuales se mostrarán en forma de Membrete. Haga clic aqui para agregar una imagen a la compañia

5. En el campo Año Inicial, digite el año en el cual empezó a trabajar con esta Compañía.

Nota: También puede Buscar, Modificar o Eliminar una Compañía o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.


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Buscar Compañía

Para buscar una compañía, debe hacer clic en el botón Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda de Compañías en el cual usted puede digitar los datos de la compañía para hacer una búsqueda.

Como criterios de búsqueda se encuentra el Nombre, Nit, código, dirección y teléfono. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: ALEJO* o también puede digitar la primera letra del Nombre de la cuenta y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


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Por ejemplo si recuerda el nombre de la Compañía pero no el código o algún otro dato, digite el nombre de la Compañía en la caja de texto Nombre. De igual forma puede escribir la letra inicial del nombre y las Aplicaciones PIMISYS buscarán todas las Compañías que tengan esa letra inicial.

Luego haga clic en el botón Buscar Ahora para ejecutar la orden de búsqueda


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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón

Seleccionar.




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Modificación de una Compañía

Para modificar los datos de alguna compañía debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías. 3. Elija la compañía digitando en la caja de texto Código, el código de la Compañía

que desea modificar si no lo recuerda de un clic en el botón Buscar Compañía. 4. Haga clic en el campo que desea modificar información, y escriba los nuevos

datos.



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Eliminación de una Compañía

1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías. 3. Elija la Compañía que desea Eliminar, digitando el código de la misma en el

cuadro de texto código o de un clic en el icono Buscar Compañía.

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación

Nota Al eliminar una Compañía debe cerciorarse de que no tenga información asociada.

Terceros

Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar la información de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un tercero al sistema debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración o de un clic en el icono Terceros. 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + T para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 4. En el cuadro Identificación, ingrese el NIT o Cédula del tercero, también puede

asignarle un Código Rápido al tercero que va a ingresar. 5. Puede complementar los datos del tercero ingresando: Primer Apellido, Segundo

Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad, Fax, Lugar de expedición de la cédula y sí desea agregue observaciones por cada tercero.


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6. Si necesita agregar más datos, debe desplazarse a la pestañas Otros Datos,

Tipos o Datos Anexos. 7. En la pestaña Otros Datos seleccione el tipo de sociedad, calificación comercial y

Tipo de Régimen de las listas desplegables de los cuadros que llevan el mismo nombre.

8. Ingrese el NIT/CC relacionado, cargo que ocupa, email y sitio en internet, la fecha de ingreso, el número de la libreta militar y el número de la matrícula profesional (Todos los datos anteriores son opcionales)


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9. Para registrar el tipo de tercero debe desplazarse a la pestaña Tipos. 10. En la pestaña Tipos marque el tipo al que pertenece el tercero haciendo clic en el

cuadro de selección .


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11. En la pestaña Datos Anexos puede ingresar información adicional al Tercero.

Recuerde que las opciones encontradas allí corresponden a los campos creados en el cuadro de diálogo Anexos a Terceros.

12. Para finalizar haga clic en el botón Grabar. Nota:

- Puede Buscar, Modificar Eliminar un Tercero o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.

- Puede borrar los datos del cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar,


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Buscar Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Terceros, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Tercero sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el nombre del tercero si lo recuerda. - Nit/C.C: digite el número del Nit o Cédula de Ciudadanía - Primer Apellido: digite el primer apellido del tercero - Segundo Apellido: digite el primer apellido del tercero - Primer Nombre: digite el primer nombre del tercero - Segundo Nombre: digite el segundo nombre del tercero - Dirección: digite la dirección del tercero. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: ASOCIACION* o también puede digitar la primera letra del Nombre de la cuenta y el sistema buscará todos los


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Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto".

La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en los campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre o Dirección. Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.e: *ACO*


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Si usted digita el primer número del Nit el sistema buscará todo los Nit de los terceros que empiecen por ese número.


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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede:

- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Terceros, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Modificación de los datos de un Tercero Para modificar los datos de un tercero debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración ó de un clic en el icono Terceros 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 3. Digite el Nit o Cédula del tercero que desea modificar, si no los recuerda recurra al

método de Buscar Tercero. 4. Haga clic en los campos que desea modificar la información e ingrese los nuevos

datos.


Nota Si desea modificar el Número de identificación del Tercero, haga clic en el botón Editar. Aparecerá un Cuadro de diálogo, denominado Cambio de NIT/CC.

En el cuadro Información Actual, se mostrará automáticamente el código y nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número.

En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo Código que le va a asignar a la cuenta.

Luego de Finalizar la modificación haga clic en el botón Grabar.


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Eliminación de un Tercero 1. Elija Terceros del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 3. Digite el Nit o Cédula del Tercero que desea modificar, si no lo recuerda recurra a

la opción Buscar Tercero

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación

Nota: Debe verificar que el Tercero que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la Aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar el Tercero.

Anexo a terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar información complementaria de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un Anexo a Terceros al sistema debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Anexo a Terceros del menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexo a Terceros.


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3. En la caja de texto Nombre del cuadro Identificación, digite el nombre que

identificará el campo en la tabla Terceros del sistema según el siguiente formato: T03NOMBREANEXOTERCERO, Donde NOMBREANEXOATERCERO corresponde al nombre que identificará la columna en la Tabla T03TERCEROS del sistema. Pej: Se requiere agregar como Anexo a Terceros el Tipo de sangre que tiene una Persona, entonces teniendo en cuenta el formato indicado se identificará el nombre del campo como T03GRUPOSANGUINEO.

4. En la caja de texto Descripción digite la descripción del anexo a terceros que esta creando.


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5. En la caja de texto Etiqueta digite la etiqueta que tendrá el anexo a tercero en el cuadro de diálogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

6. Seleccione de la lista desplegable Tipo de Dato una de las siguientes opciones: Booleano, Número Décimal, Número Entero, Fecha, Lista o Texto, según el tipo de dato que requiera. Si usted selecciono Tipo de Dato: Booleano entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

- Valor por Defecto: Marque SI o NO dependiendo la opción que desee aparecerá por defecto en el cuadro de diálogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

- Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero.

Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Decimal entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

- Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. - Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros. - Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros. - Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros - Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio

el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Entero entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


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- Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. - Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros. - Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros. - Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros - Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio

el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Fecha entonces aparecerá en el cuadro de diálogo el campo requerido, el cual debe seleccionar si desea que sea obligatorio el diligenciamiento.

- Valor Mínimo: Digite el intervalo inicial de fecha, utilice el Formato fecha que tendrá el anexo a tercero.

- Valor Máximo: Digite el intervalo final de fecha, utilice el Formato fecha que tendrá el anexo a tercero.

- Valor por Defecto: Digite la fecha por defecto que tendrá el anexo a terceros. Ver Formato fecha

- Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero.

Si usted selecciono Tipo de Dato: Lista entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

- Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. - Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio

el diligenciamiento del anexo a tercero. - Luego debe trasladarse a la pestaña Valores e ingresar en la cuadrícula de

datos todas las opciones que desea desplegar en la lista. Pej: Código Nombre Pre (Predefinido)

01 A+ 02 A-


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… 03 0-

Si usted selecciono Tipo de Dato: Texto entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

- Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros - Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio

el diligenciamiento del anexo a tercero.

7. Haga clic en el botón Grabar

Nota: También puede Buscar un Anexo a Terceros.


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Buscar Anexo a Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Búsqueda de Anexo a Terceros en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Anexo a Tercero sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el nombre del anexo a tercero si lo recuerda. - Etiqueta: digite la etiqueta del anexo a tercero si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: T03COD* o también puede digitar la primera letra del Nombre de la cuenta y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto".


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Nota: La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en el campo Etiqueta.

Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.ej: *COD*



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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda.

Con los resultados que se muestran puede:

- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, haciendo clic en el botón Seleccionar.



Conceptos Crea la información básica de los asientos contables y presupuestales que se han de llevar a cabo durante la elaboración de documentos de tesorería.

Pasos para la elaboración de un Concepto de Documentos:


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• Elija Conceptos del menú Administración o haga clic en el botón Conceptos de documentos

• Presione la combinación de teclas Ctrl. + P para omitir el paso anterior. • Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de Documentos

• Por defecto estará ubicado en la pestaña Datos Generales. • Seleccione el Tipo de documento al cual va a asociar el concepto. Por ejemplo:

Comprobante de Egreso, Recibo de Caja, etc. • En el campo Código digite un número que identifique el concepto correspondiente

al tipo de documento seleccionado. • En el campo Nombre defina el nombre con que se referirá a este Concepto • Seleccione el tipo de operación que caracterizará al concepto (suma, resta, suma

sin afectar neto a pagar). • En el campo Valor Sugerido digite el valor a sugerir para este concepto. • Si el documento es para imprimir, seleccione la opción Imprimir en la casilla de

verificación . • Trasládese a la pestaña Contabilidad para especificar el asiento contable a utilizar

cuando se realicen movimientos con el concepto.


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opciones cuadricula

En cada campo de la cuadrícula, encontrará el botón Editar, en donde generará el movimiento del concepto. (Es decir que cuentas se moverán al utilizar el concepto)

- En la columna Cuenta digite las cuentas contables que van a ser afectadas, si

desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula. - En la columna Centro digite el centros de costos que interviene en la afectación

contable, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula.. - En la columna NIT/CC digite la identificación del Tercero que interviene en la

afectación contable, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula..

- En la columna Referencia puede digitar la Referencia, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula..

- En la columna Detalle digite el detalle del concepto, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula..

- En la columna Doc.Cruce digite el documento de cruce, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula


155

opciones cuadricula

- En la columna Número digite el Número del documento de cruce, si desea

aplicar una formula haga clic en el botón Formula - En la columna Valor Base digite la base de retención, si desea aplicar una

formula haga clic en el botón Formula.. - En la columna Débito digite el valor que va a ser registrado en el Debe, si desea

aplicar una formula haga clic en el botón Formula. - En la columna Crédito digite el valor que va a ser registrado en el Haber, si

desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula.

• Si desea podrá utilizar el asistente para generar las plantillas de parametrización

automáticamente, dando clic en el botón ubicado en la margen derecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables de Usuario.


156

- Seleccionar de la lista desplegable la Plantilla. - Ingresar la información solicitada y necesaria para crear la Plantilla de

Parametrización.

- Una vez ingresada la información, dar clic en el botón Aceptar, de esta manera los datos serán cargados al formulario Conceptos de Documentos en la pestaña Contabilidad.

• Trasládese a la pestaña Presupuesto, para seleccionar los rubros y los valores a asignar para cuando se realicen movimientos con el concepto.


157

opciones cuadricula

En cada campo de la cuadrícula, encontrará el botón Editar, en donde generará el movimiento del concepto. (Es decir que cuentas se moverán al utilizar el concepto)

- En la columna Cuenta digite las cuentas presupuestales que van a ser

afectadas, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula. - En la columna Valor digite el valor que se tendrá en cuenta al afectar la

cuenta presupuestal, si desea aplicar una formula haga clic en el botón Formula.

• Si desea podrá utilizar el asistente para generar las plantillas de parametrización

automáticamente, dando clic en el botón ubicado en la margen derecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables de Usuario.


158

- Seleccionar de la lista desplegable la Plantilla. - Ingresar la información solicitada y necesaria para crear la Plantilla de

Parametrización.

- Una vez ingresada la información, dar clic en el botón Aceptar, de esta manera los datos serán cargados al formulario Conceptos de Documentos en la pestaña Presupuesto.

• Haga clic en el botón Grabar. Notas: Adicionalmente puede realizar las siguientes acciones sobre los Conceptos de Documentos:

- Modificar o Eliminar un concepto. - Buscar un Concepto de documento - Grabar un concepto de documento con otro nombre. - Eliminar un concepto de documento. - Borrar los datos que se muestran en el formulario haciendo clic en el botón

Limpiar.


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Búsqueda de un Concepto de Documento

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, habiendo seleccionado previamente el Tipo de Documento, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Concepto sobre la cual esta buscando información.

El dato que puede suministrar es el Nombre si lo recuerda. P e: HONORA*


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Una vez digitado el dato , ejecute la orden de buscar oprimiendo el botón Buscar Ahora.


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botón Seleccionar.




162

Grabar Como - Concepto de documento

Permite grabar el Concepto seleccionado con otro número u otro tipo de documento. Para grabar un concepto de documento con otro nombre debe realizar los siguientes pasos: 1. Elija Conceptos del menú Administración

2. Haga clic en el botón Conceptos de documentos para omitir el paso anterior.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo denominado Conceptos de Documentos. 4. En la pestaña, Datos Generales, seleccione el tipo de documento el cual va a

grabar como otro Concepto. 5. En el campo Código, digite el código que identifica el concepto; si no recuerda

los datos, ubique el concepto haciendo clic en el botón Buscar. 6. Luego de hacer la búsqueda del concepto proceda a grabarlo con otro nombre o

número haciendo clic en el botón Grabar Como. 7. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

8. En el cuadro Nueva Identificación del concepto seleccione el nuevo Tipo de Documento.

9. Automáticamente se asignará un código para el concepto, si lo desea puede borrarlo y escribir el nuevo.

10. Haga clic en el botón Aceptar. Nota: al cambiar el tipo de documento es posible que tenga que reconfigurar nuevamente los asientos contables o presupuestales.


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Modificación de un Concepto de Documento

Pasos para modificar un concepto de documento:

1. Elija Conceptos del menú Administración o haga clic en el botón Conceptos de documentos

2. Presione la combinación de teclas Ctrl. + P para omitir el paso anterior. 3. En la Pestaña Datos Generales seleccione el Tipo de Documento al cual va a

modificarle el concepto. 4. En el campo Código, digite el código que identifica el concepto; si no recuerda los

datos, ubique el concepto haciendo clic en el botón Buscar. 5. Luego de hacer la búsqueda o digitar el Concepto proceda a modificar los valores

o formulas en las Pestañas Contabilidad o Presupuesto.

6. Terminada la modificación del concepto de documento haga clic en el Botón Grabar.


164

Eliminación de un Concepto de Documento

Pasos para eliminar un Concepto de Documento:

1. Elija Conceptos del menú Administración o haga clic en el botón Conceptos de documentos

2. Presione la combinación de teclas Ctrl. + P para omitir el paso anterior. 3. En la pestaña, Datos Generales, seleccione el tipo de documento al cual le va a

eliminar el Concepto. 4. En el campo Código, digite el código de identificación del concepto; sino recuerda

los datos, ubique el concepto haciendo clic en el botón Buscar. 5. Luego de hacer la búsqueda del concepto proceda a eliminarlo haciendo clic en el

botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación del

concepto.

Plan de cuentas contables Plan Único de Cuentas (P.U.C.)

El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Elaboración de un Plan de Cuentas

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas


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Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por Inflación. - Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva

cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza, moneda, cuenta de ajuste y código alterno.

- Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión.

- Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la cuenta.

- Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación.

Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación, digite el código de la Cuenta, tenga en cuenta que la

mascara para definir los niveles del código de la cuenta es creados a través del cuadro de diálogo Configuración.

Pej: se va a crear la cuenta auxiliar 11050501; previamente se ha configurado el sistema con la siguiente mascara para las cuentas. Nombre del Nivel Cantidad de dígitos


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Clase 1 Grupo 1 Cuenta 2 Subcuenta 2 Auxiliar 2 Subauxiliar 3

Entonces, 1 es el código de ACTIVO

11 es el código de DISPONIBLE

1105 es el código de CAJA

110505 es el código de CAJA GENERAL

11050501 es el código de CAJA Nota El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de Cuentas que usted utilice. Recuerde que para crear Cuentas de nivel auxiliar, primero debe crear cuentas de nivel superior. 4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando. 5. En el cuadro de texto Nombre, digite el nombre de la Cuenta. 6. Seleccione la Naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito). 7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros. 8. Si la cuenta maneja Centro de Costos, active el cuadro de Selección Centros de

Costos. 9. Seleccione el Tipo de Moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción

seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se acuerda puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.

10. Si lo desea, puede insertar el Código Alterno. Nota: Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en la ubicación de las mismas.


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Operaciones Básicas

11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la

Cuenta si lo desea.

12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección .


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Nota: El hacer una cuenta miembro de un grupo facilita la generación de algunos reportes. Pej: Marcar las cuentas de retención en la fuente facilita la expedición de certificados.

13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.


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14. Haga clic en el botón Grabar. Notas:

- El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar. - Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema,

sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas. - Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra. - Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su

manejo general.

- Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar.


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Búsqueda de Cuentas Contables Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. - Código o Codigo Rápido de la Cuenta. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: - Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras

seguidas por un asterisco "*". P e: GASTOS*

- Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1

Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el primer número del código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número.


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172

En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




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Modificación de un Plan de Cuentas

Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información referente a cada Cuenta. Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la

cuenta que usted desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas.

5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta.


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Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas

Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido

a la cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Haga clic en el botón Borrar.


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Recodificación Cuenta

Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas

3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta.

4. Haga clic en el icono . 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable


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6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el número que la identifica.

7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta.

Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea Guardar los cambios realizados. Plan de Cuentas de Rentas El módulo Plan de Cuentas de Rentas es la herramienta mediante la cual se crean y administran en el sistema de una forma estructurada los rubros del presupuesto de rentas de la empresa.

Pasos para elaborar un Plan de Cuentas de Rentas:

1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de Rentas del menú Presupuesto.

2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de Cuentas de Rentas del menú Administración.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de cuentas de Rentas

El cual tiene cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Contabilidad y Grupos de Contabilización.


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- Datos Generales: Información básica acerca de la nueva cuenta, se encuentran datos como código, código rápido y nombre.

- Dinámica: Se refiere a la descripción de la cuenta. - Contabilidad: Parametrización contable de las cuentas de Rentas. - Grupos de Contabilización: es la afectación contable sobre un grupo de

cuentas de rentas. Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales.

4. En el cuadro Identificación ingrese el Código de la cuenta si la conoce siguiendo el formato especificado o predefinido en los parámetros de configuración de SIEP para la compañía (Estructura del Plan de Cuentas de Rentas) o haga clic

en el botón Buscar. Pej:

1 es el código de la CLASE 11 es el código de GRUPO 1130 es el código de CUENTA

Nota: El formato especificado anteriormente, cambia según los parámetros definidos en la configuración de PIMISYS UNION SIEP. Tenga en cuenta que cada año se define la estructura del plan de cuentas de rentas.

5. Luego puede asignarle un Código Rápido 6. En el campo Nombre digite el nombre de la Cuenta. 7. Si la cuenta va a constituir un Grupo PAC, para ser utilizada en PIMISYS UNION

TESORERO en la elaboración del Plan Anual de Caja, haga clic en la casilla de activación Grupo PAC. Tenga en cuenta que también se puede activar el grupo PAC a nivel de grupo, es decir se puede definir a cualquier nivel; sin embargo si decide definir el grupo PAC a nivel de cuenta entonces debería siempre utilizar esta opción como regla.

Nota: En el momento en que usted este creando una nueva cuenta de renta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, encontrará un árbol de expansión de las cuentas de rentas, el cual le ayudará a una mejor ubicación de la Cuenta.


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operaciones básicas. 8. Trasládese a la pestaña Dinámica, donde podrá digitar la descripción de la

Cuenta de renta si lo desea.

9. Trasládese a la pestaña Contabilidad, donde podrá realizar operaciones de parametrización a las cuentas de rentas dependiendo del Tipo de Documento seleccionado.


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10. Trasládese a la pestaña Grupos de Contabilización, luego seleccione de la estructura de árbol de cuentas el grupo de cuentas que desea hacer miembro de uno o varios grupos de contabilización, haciendo clic en la(s) casilla(s) de verificación respectiva(s) . Recuerde que las opciones de grupos de contabilización disponibles en esta pestaña se crean a través del cuadro de diálogo Grupos de Contabilización


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- El Plan de Cuentas de Rentas se puede modificar o eliminar. - Puede Buscar, recodificar una cuenta o mover la información a otra. - Cada una de las cuentas de rentas tiene la opción de observar un resumen sobre

su manejo general (Opción disponible solo para PIMISYS UNION SIEP)

- Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar.


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Búsqueda de Cuentas Presupuestales

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. - Código o Código Rápido de la Cuenta si lo recuerda.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: DISP* o también puede digitar la primera letra del Nombre de la cuenta y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. Del mismo modo se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el código: si no recuerda el código completo, escriba el número por el cual inicia el código, seguido por un asterisco. P e: 11* o también puede digitar el primer número


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del Código y el sistema buscará todos los Códigos de las Cuentas que empiecen por ese número. Del mimo modo se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto".


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- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Cambio de Cuenta Presupuestal


1. Haga clic en el icono 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta Presupuestal

3. En el cuadro Información Actual aparece el nombre de la Cuenta a la cual le va a modificar el código.

4. En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta.



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Modificación Plan de Rentas

Para modificar una Cuenta de Renta debe proceder de la siguiente manera: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de

Rentas del menú Presupuesto. 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de

Cuentas de Rentas del menú Administración 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Rentas ubicado en la

pestaña Datos Generales. 4. En el cuadro Identificación digite el código de la Cuenta de renta que desea

modificar si lo conoce, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya

expandido a la cuenta que usted desea modificar o haga clic en el botón Buscar.

5. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas.



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Eliminación Plan Rentas

Para eliminar una Cuenta de renta realice los siguientes pasos: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de

Rentas del menú Presupuesto. 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de

Cuentas de Rentas del menú Administración 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Rentas ubicado en la

pestaña Datos Generales. 4. En el cuadro Identificación digite el código de la Cuenta de renta siguiendo el

formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya

expandido a la cuenta que usted desea eliminar o haga clic en el botón Buscar.

5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

7. Haga clic en Si para eliminarlo.

Plan de Cuentas de Gastos El módulo Plan de Cuentas de Gastos es la herramienta mediante la cual se crean y administran en el sistema de una forma estructurada los rubros del presupuesto de gastos de la empresa.

Pasos para elaborar un Plan de Cuentas de Gastos:

1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P

o haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de

Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de

Cuentas Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos


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El cual tiene cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Contabilidad y Grupos de Contabilización. - Datos Generales: información básica acerca de la nueva cuenta. Se

encuentran datos como código, código rápido y nombre. - Dinámica: descripción de la cuenta - Contabilidad: Parametrización de las cuenta de gastos. - Grupos de Contabilización: Es la afectación contable sobre un grupo de

cuentas.

Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales.

5. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o predefinido en los parámetros de configuración de SIEP para la compañía (Estructura del Plan de Cuentas de Gastos). Por ejemplo

1 es el código de la CLASE 11 es el código de GRUPO 1130 es el código de CUENTA

Nota: El formato especificado anteriormente, varía según los parámetros definidos en la configuración de PIMISYS UNION SIEP.


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6. Luego puede asignarle un Código Rápido 7. En el campo Nombre digite el nombre de la Cuenta. 8. Si la cuenta va a constituir un Grupo PAC, para ser utilizada en PIMISYS UNION

TESORERO en la elaboración del Plan Anual de Caja, haga clic en la casilla de activación Grupo PAC. Tenga en cuenta que el grupo PAC se puede activar a cualquier nivel (Grupo o Cuenta); sin embargo si decide definir a nivel de cuenta entonces debería siempre utilizar esta opción como regla.

9. Seleccione el Tipo de Gasto (No Aplica, Funcionamiento, Al servicio de la

Deuda, Inversión). Recuerde que las opciones disponibles en la lista desplegable dependen de la codificación escogida por la empresa.

Nota: En el momento en que usted este creando una nueva cuenta de gastos, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se encuentra un árbol de expansión de las cuentas de gastos, el cual le ayudará a una mejor ubicación de la Cuenta.

operaciones básicas.

10. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la

Cuenta de gastos si lo desea.


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11. Trasládese a la pestaña Contabilidad, donde podrá realizar operaciones de parametrización a las cuentas dependiendo del Tipo de Documento seleccionado.


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12. Trasládese a la pestaña Grupos de Contabilización, luego seleccione de la estructura de árbol de cuentas el grupo de cuentas que desea hacer miembro de uno o varios grupos de contabilización, haciendo clic en la(s) casilla(s) de verificación respectiva(s) . Recuerde que las opciones de grupos de contabilización disponibles en esta pestaña se crean a través del cuadro de diálogo Grupos de Contabilización


- El Plan de Cuentas de Gastos se puede modificar o eliminar. - Puede Buscar, recodificar una cuenta o mover la información a otra. - Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen sobre su manejo

general.

- Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar.


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Búsqueda de Cuentas Presupuestales

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. - Código o Código Rápido de la Cuenta si lo recuerda.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: DISP* o también puede digitar la primera letra del Nombre de la cuenta y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. Del mismo modo se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el código: si no recuerda el código completo, escriba el número por el cual inicia el código, seguido por un asterisco. P e: 11* o también puede digitar el primer número del Código y el sistema buscará todos los Códigos de las Cuentas que empiecen por


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ese número. Del mimo modo se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar cuentas en cuyo nombre se encuentra "texto".


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- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Cambio de Cuenta Presupuestal


6. Haga clic en el icono 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta Presupuestal

8. En el cuadro Información Actual aparece el nombre de la Cuenta a la cual le va a modificar el código.

9. En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta.



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Modificación Plan de Gastos

Una vez haya creado una o varias Cuentas de gastos, usted puede modificar la información referente a cada una. Para modificar una Cuenta de gastos debe proceder de la siguiente manera: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de

Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P o

haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de

Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de Cuentas

Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos ubicado en la

pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta de Gastos que desea

modificar si lo conoce, o elíjala del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya

expandido a la cuenta que usted desea modificar o haga clic en el botón Buscar.

6. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas.



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Eliminación Plan de Gastos

Para eliminar una Cuenta de gasto realice los siguientes pasos: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de

Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P o

haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de

Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de Cuentas

Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos ubicado en la

pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación digite el código de la Cuenta de gastos siguiendo el

formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya

expandido a la cuenta que usted desea eliminar o haga clic en el botón Buscar.

6. Haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

8. Haga clic en Si para eliminarlo.

Plan Anual de Caja

Plan Anual de Caja (PAC) El plan anual de caja es un instrumento de manejo financiero y también de ejecución presupuestal según la nueva ley, que tiene como finalidad alcanzar las metas del plan financiero y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal y los compromisos adquiridos en la vigencia anterior que hacen parte de las reservas. Pasos para elaborar un Plan Anual de Caja:

1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración


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2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Plan Anual de Caja. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan Anual de Caja

El cual tiene tres pestañas: Datos Generales, Rentas y Gastos. - Datos Generales: información básica sobre la vigencia del presupuesto y el

mes en que se va a realizar el plan de caja. - Rentas: asignación mensual a las cuentas de rentas - Gastos: asignación mensual a las cuentas de gastos.

Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales.

4. Seleccione la vigencia del presupuesto. 5. Seleccione el mes sobre el cual va a realizar la asignación presupuestal. 6. Trasládese a la pestaña Rentas si va a realizar asignaciones sobre las cuentas de

rentas.


200

opciones cuadricula

Para poder incluir una cuenta de renta en la asignación del PAC es necesario que en el Plan de cuentas de Rentas se configure la cuenta como un Grupo PAC haciendo clic en la casilla de activación Grupo PAC.

7. En la columna Cuenta digite el número de la cuenta o la cuenta rápida, si no se

acuerda haga clic en el botón Buscar. 8. Asigne el valor presupuestado para el mes seleccionado. 9. Repita el paso 6 para asignar otra cuenta de rentas.

Nota: En el momento en que usted este asignando la cuenta de renta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, encontrará un árbol de expansión de las cuentas de rentas, el cual le ayudará a una mejor ubicación de la Cuenta.


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10. Trasládese a la pestaña Gastos, si va a realizar asignaciones sobre las cuentas de gastos.

opciones cuadricula

Para poder incluir una cuenta de gastos en la asignación del PAC es necesario que en el Plan de cuentas de Gastos se especifique que la cuenta que va a constituir un Grupo PAC haciendo clic en la casilla de activación Grupo PAC.

11. En la columna Cuenta digite el número de la cuenta o la cuenta rápida, si no

recuerda haga clic en el botón Buscar. 12. Seleccione el recurso. 13. Asigne el valor presupuestado para el mes seleccionado. 14. Repita el paso 10 para asignar otra cuenta de gastos.

Nota: En el momento en que usted este asignando la cuenta de gasto, en la parte inferior del cuadro de diálogo, encontrará un árbol de expansión de las cuentas de gastos, el cual le ayudará a una mejor ubicación de la Cuenta.


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15. Haga clic en el botón Grabar. Nota: - Puede asignar un acto administrativo al Plan Anual de Caja. - El Plan Anual de Caja se puede modificar o eliminar.

- Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar.


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Búsqueda de Plan Anual de Caja

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Plan Anual de Caja sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Vigencia: Digite la vigencia del presupuesto si lo recuerda. - Tipo de Acto: Digite el Tipo de acto administrativo que asigno al presupuesto si lo

recuerda. - Numero: Digite el número de acto administrativo si lo recuerda. Si usted digita las primeras letras del Tipo de Acto o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos del Plan Anual de Caja que empiecen por esa letra o número. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el tipo de acto: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: ACUERD* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que


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empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar el Plan Anual de Caja en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 Para la Vigencia: digite el año. P e: 2004.



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- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Plan Anual de Caja, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Modificar Plan Anual de Caja

Una vez haya asignada una o varias Cuentas de rentas o de gastos en el PAC, usted puede modificar la información referente a cada una. Pasos para modificar el Plan Anual de Caja: 1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Plan Anual de Caja. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan Anual de Caja ubicado en la pestaña Datos

Generales

4. Haga clic en el botón Buscar para encontrar el Plan Anual de Caja que va a modificar.

5. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas, ya sea de Rentas o de Gastos.



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Eliminar Plan Anual de Caja

Pasos para eliminar un Plan Anual de Caja: 1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Plan Anual

de Caja. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan Anual de Caja ubicado en la pestaña Datos

Generales

4. Haga clic en el botón Buscar para encontrar el Plan Anual de Caja que va a eliminar.

5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación

Adición al PAC

Adiciones al PAC

Las adiciones al Plan Anual de Caja (PAC), aumentan el monto total de éste y tienen por objeto completar apropiaciones insuficientes, ampliar los servicios existentes, o establecer nuevos servicios autorizados por la ley, no previstos en el plan original.

Las Adiciones al PAC se realizan por cada cuenta.

¿Cómo realizar una adición al PAC?

1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, 2. A continuación aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Adición

al PAC. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Adiciones al Plan Anual de Caja ubicado en la

pestaña Datos Generales


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4. Seleccione la vigencia del presupuesto. 5. Digite la Fecha. Ver Formato fecha 6. Trasládese a la pestaña Rentas si va a realizar Adiciones en las cuentas de

rentas.

Opciones cuadricula cuenta


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El cual contiene información referente a:

- Cuentas: códigos asignados en el Plan de Cuentas de Rentas y que pertenecen al grupo PAC

- Cuentas rápidas: código rápido asignado a cada cuenta - Valor adición. Aumento del valor asignado a cada cuenta de renta.

7. En la columna Cuenta digite el código de la cuenta, si no recuerda haga clic en el botón Buscar

8. Si lo prefiere, digite la cuenta rápida, para omitir el paso anterior. 9. En la columna Valor Adición digite el valor de la adición para la cuenta de rentas.

Nota: En la parte inferior del formulario se encuentra un árbol de expansión de cuentas que le mostrará la ubicación de la cuenta en el Plan de Cuentas de Rentas.

10. Si desea realizar una adición a otra cuenta, repita el paso 7.

11. Trasládese a la pestaña Gastos


La cual contiene la información referente a:


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- Cuentas: códigos asignados en el Plan de Cuentas de Gastos y que pertenecen al grupo PAC.

- Cuentas rápidas: código rápido asignado a cada cuenta - Recurso: Origen del rubro. - Valor adición. Aumento del valor asignado a cada cuenta de gastos.

12. Digite el código de la cuenta, si no se acuerda haga clic en el botón Buscar 13. Si lo prefiere, digite la cuenta rápida, para omitir el paso anterior. 14. En la parte inferior del formulario se encuentra un árbol de expansión de cuentas

que le mostrará la ubicación de la cuenta en el Plan de Cuentas de Gastos.

15. Ingrese el valor de la adición para la cuenta de gastos 16. Si desea realizar una adición a otra cuenta, repita el paso 12. Puede observar el Total de Adiciones para las Rentas, haciendo clic en la pestaña Rentas y el total de Adiciones para los Gastos, haciendo clic en Gastos.

17. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Adicionalmente, puede realizar las siguientes opciones sobre las Adiciones del PAC:

- Asociar un Acto Administrativo a la Adición del PAC, haciendo clic en el botón

Acto Administrativo - Buscar una adición presupuestal.

- Borrar los datos que aparecen en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar - Eliminar una Adición al PAC. - Modificar una Adición al PAC.


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Modificar Adición al PAC

Una vez haya creado una o varias Adiciones al PAC, usted puede modificar la información referente a cada una

Pasos para modificar una Adición al PAC:

1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, posteriormente seleccione Adición al PAC.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Adiciones al Plan Anual de Caja ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. Haga clic en el botón Buscar para encontrar la adición al PAC respectiva. 4. Efectúe los cambios que sean necesarios.



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Eliminar Adición al PAC

Si considera que es incorrecta una Adición al PAC puede proceder a su eliminación.

Pasos para eliminar una Adición al PAC:

1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, posteriormente seleccione Adición al PAC.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Adiciones al Plan Anual de Caja ubicado en la pestaña Datos Generales

3. Haga clic en el botón Buscar para encontrar la adición al PAC respectiva.

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Se mostrará un cuadro de diálogo de confirmación para la eliminación

6. Haga clic en el botón Sí, para eliminar la Adición al PAC.

Reducción al PAC

Reducciones al PAC

Las Reducciones disminuyen el monto total del Plan Anual de Caja del año en vigencia.

Las Reducciones al PAC se realizan por cada cuenta.

¿Cómo realizar una reducción al PAC?

1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, posteriormente seleccione Reducción al PAC.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reducciones al Plan Anual de Caja ubicado en la pestaña Datos Generales


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3. Seleccione la vigencia del presupuesto. 4. Digite la Fecha. Ver Formato fecha 5. Trasládese a la pestaña Rentas si va a realizar Reducciones en las cuentas de

rentas.



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6. La cual contiene la información concerniente a: - Cuentas: códigos asignados en el Plan de Cuentas de Rentas y que pertenecen

al grupo PAC - Cuentas rápidas: código rápido asignado a cada cuenta - Valor reducción. Disminución del valor asignado a cada cuenta de gastos.

7. Digite el código de la cuenta, si no se acuerda haga clic en el botón Buscar

8. Si lo prefiere, digite la cuenta rápida, para omitir el paso anterior. 9. Ingrese el valor de la reducción para la cuenta de rentas 10. En la parte inferior del formulario se encuentra un árbol de expansión de cuentas

que le mostrará la ubicación de la cuenta en el Plan de Cuentas de Rentas. 11. Si desea realizar una reducción a otra cuenta, repita el paso 7.

12. Trasládese a la pestaña Gastos


13. La cual contiene la información concerniente a:

- Cuentas: códigos asignados en el Plan de Cuentas de Gastos y que pertenecen al grupo PAC.

- Cuentas rápidas: código rápido asignado a cada cuenta - Recurso: origen del rubro. - Valor reduccción. Disminución del valor asignado a cada cuenta de gastos.


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14. Digite el código de la cuenta, si no se acuerda haga clic en el botón Buscar 15. Si lo prefiere, digite la cuenta rápida, para omitir el paso anterior. 16. En la parte inferior del formulario se encuentra un árbol de expansión de cuentas

que le mostrará la ubicación de la cuenta en el Plan de Cuentas de Gastos.

17. Digite el valor de la reducción para la cuenta de gastos. 18. Si desea realizar una reducción a otra cuenta, repita el paso 14. Puede observar el Total de Reducciones para las Rentas, haciendo clic en la pestaña Rentas y el total de Reducciones para los Gastos, haciendo clic en Gastos.

19. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Adicionalmente, puede realizar las siguientes opciones sobre las Reducciones del PAC:

- Asociar un Acto Administrativo a la Reducción del PAC, haciendo clic en el botón

Acto Administrativo - Buscar una reducción presupuestal.

- Borrar los datos que aparecen en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar - Eliminar una Reducción al PAC. - Modificar una Reducción al PAC.


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Modificar Reducción al PAC

Una vez haya creado una o varias Reducciones al PAC, usted puede modificar la información referente a cada una Para modificar una Reducción al PAC debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, posteriormente seleccione

Reducción al PAC. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reducciones al Plan Anual de Caja ubicado en

la pestaña Datos Generales

3. Haga clic en el botón Buscar para encontrar la reducción al PAC respectivo. 4. Efectúe los cambios que sean necesarios.



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Eliminar Reducción al PAC

Pasos para eliminar un a Reducción al PAC: 1. Elija Plan Anual de Caja del menú Administración, posteriormente seleccione

Reducción al PAC. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reducciones al Plan Anual de Caja ubicado en

la pestaña Datos Generales.

3. Haga clic en el botón Buscar para encontrar la reducción al PAC respectiva.

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Se mostrará un cuadro de diálogo de confirmación para la eliminación.

6. Haga clic en el botón Sí, para eliminar la Reducción al PAC.

Acto Administrativo

Acto Administrativo

Por lo general, las asignaciones presupuestales se realizan por decretos, acuerdos, ordenanzas ó resoluciones. ¿Cómo asignar un acto Administrativo a un Presupuesto?

1. Haga clic en el botón Acto Administrativo del módulo en el que se encuentre ubicado, ya sea del Presupuesto Inicial de Rentas, de Gastos, Adiciones, Reducciones, Traslados, etc.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acto Administrativo


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3. Seleccione el tipo de acto administrativo: acuerdos, decretos, ordenanzas o

resoluciones. 4. En el campo Número digite el número de acto administrativo. 5. En el campo Fecha digite la fecha de expedición del acto administrativo. Ver

Formato fecha 6. En el campo Valor digite el valor del acto administrativo. 7. Si es necesario, digite la Ley que rige el tipo de acto seleccionado. 8. En el campo Concepto digite el motivo por el cual se expide el acto

administrativo.

9. Haga clic en el botón Grabar. Nota: como opciones adicionales puede:

- Hacer clic en el botón Buscar para encontrar un acto administrativo ya existente.

- Hacer clic en el botón Borrar para Eliminar un acto administrativo.

- Hacer clic en el botón Limpiar para borrar los datos que se encuentran en pantalla.

- Hacer clic en el botón Seleccionar para cargar un acto administrativo ya existente

- Modificar un acto administrativo.


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Búsqueda de Actos Administrativos

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Acto Administrativo sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Tipo de Acto: información si se trata de un acuerdo, ordenanza, decreto o

resolución, digite el tipo si se acuerda. - Número: número asignado al acto administrativo, digítelo si se acuerda. - Fecha: la fecha de expedición del acto administrativo, digítela si se acuerda. - Valor: cuantía declarada en el acto administrativo, digítelo si se acuerda. - Ley: número de la Ley que rige el acto administrativo, digítela si se acuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el tipo de acto: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: ACUERDO* Para el número: si no se acuerda del número completo, escriba el número. P e: 1


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Para la fecha: digítela si recuerda. Ver Formato fecha Para el valor: si no se acuerda del valor completo, escriba el número. P e: 10000 Para la Ley: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: 35* Si usted digita la primera letra del tipo de acto, o el Primer Número del acto, o la fecha, o el valor, o la Ley, el sistema buscará todo los Actos Administrativos que empiecen por esa letra o número.



221

En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo de Actos Administrativos, haciendo clic en





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Modificar Acto Administrativo

Una vez haya creado un Acto Administrativo, usted puede modificar la información referente a cada uno. Para modificar un Acto Administrativo debe proceder de la siguiente manera:

1. Haga clic en el botón Acto Administrativo en el cuadro de diálogo que se encuentre (Presupuesto Inicial de Rentas o Gastos).

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acto Administrativo. 3. Si el Acto Administrativo esta asignado, se mostrará la información en el módulo,

de lo contrario haga clic en el botón Buscar para encontrar el acto administrativo.



223

Eliminar Actos Administrativos

Puede eliminar un acto administrativo si considera que su uso no es necesario para el manejo del presupuesto. Para eliminar un acto administrativo, debe proceder de la siguiente manera:

1. Haga clic en el botón Acto Administrativo en el cuadro de diálogo que se encuentre (Presupuesto Inicial de Rentas o Gastos).

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acto Administrativo. 3. Si el Acto Administrativo esta asignado, se mostrará la información en el módulo,

de lo contrario haga clic en el botón Buscar para encontrar el acto administrativo.

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Se mostrará un cuadro de diálogo de confirmación para la eliminación

6. Haga clic en el botón Sí, para eliminar el acto administrativo.

Parámetros del trabajo del usuario

Parámetros del trabajo del usuario

Las aplicaciones PIMISYS le permiten definir los parámetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado, en este caso el objetivo principal es elegir con que compañía y en que fecha se va a trabajar. Para definir los parámetros de trabajo para el usuario debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Parámetros de Trabajo para el Usuario del menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de trabajo del Usuario


224

3. Elija la compañía de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros, (El

sistema le permite seleccionar con que Compañía desea trabajar). 4. Digite la Fecha de Trabajo. Las aplicaciones PIMISYS le permiten trabajar con

distintas fechas; aún si digita una fecha anterior o posterior a la actual, el sistema carga la configuración para esa fecha ó bien puede activarla para que el sistema cargue la fecha actual.

5. Active o desactive la casilla Mostrar esta ventana después de conectarse para que cada vez que inicie sesión se le pregunten los parámetros de Trabajo.

6. Haga clic en el botón Aceptar. Configuración

Configuración

Al crear una compañía, el sistema asume una configuración por defecto, la cual usted podrá definir de acuerdo a sus necesidades. Para definir una configuración, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Configuración del menú Administración o bien haga clic en el botón Configuración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.


225

3. Ahora haga doble clic en la configuración que desea definir. Para esto, debe abrir

el árbol de expansión hasta que aparezcan los parámetros del último nivel, en los cuales se podrá definir la configuración deseada haciendo clic sobre cualquiera de estas opciones.

4. Escoja la configuración que desea de la lista desplegable, de la casilla de lista o edite los datos en la casilla editable que aparece en el cuadro de Valores, en la parte inferior del cuadro de diálogo de configuración.


226

5. Por último haga clic en el botón Grabar. Documentación de los objetos de la base de datos

Documentación de los objetos de la base de datos

Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de documentar los objetos de la base de datos, puesto que las tablas y sus campos ya están creados. Para esto debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Documentación de los Objetos de la Base de Datos del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentación de los Objetos de la Base de Datos.

3. En el cuadro Tablas de la Base de Datos, seleccione de la lista desplegable el Nombre de la tabla que desea documentar.

4. Digite la descripción de la tabla (sí desea modificarla o complementarla) en el cuadro de texto Descripción.


227

5. Sitúese en el cuadro Campos de la Tabla, aparecerá una cuadrícula de datos compuesta por dos columnas

6. En la columna Nombre Campos aparecerá el nombre del primer campo de la tabla. 7. En la columna Detalle del campo, digite una descripción del campo (Si desea

modificarla o complementarla) 8. Para acceder a otro campo de la tabla, haga clic sobre el campo o desplácese

utilizando el teclado hasta él (tecla de flechas ← ↑ ↓ →).

9. Haga clic en el botón Grabar. Seguridad

Grupos

Grupos de usuarios

Definición de grupos de usuarios y permisos

Para definir grupos de usuarios debe proceder de la siguiente manera:


228

1. Elija Seguridad del menú Administración. En el nuevo menú de opciones debe elegir Grupos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios.

3. En la pestaña Datos Generales escriba el nombre y la descripción del Grupo de

usuarios. 4. Sitúese en la tabla Módulos, dónde encontrará todos los módulos que conforman

el sistema con sus descripciones. Seleccione las operaciones que se podrán realizar (P. e.: Eliminar, Modificar, Adicionar, etc.) en cada módulo haciendo clic en el cuadro de selección .


229

5. Haga clic en el botón Grabar. 6. En la pestaña Usuarios, puede ver la Lista de Usuarios que han sido incluidos al

grupo.

Nota: Los Grupos de Usuarios se pueden Modificar o Borrar.


230

Modificación de un Grupo de Usuarios

1. Elija Seguridad en el menú Administración. Luego en el nuevo menú de

opciones seleccione Grupos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios.

3. Haga clic en el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana:

4. Digite el nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a modificar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado.

6. Digite los nuevos datos del grupo de usuarios o modifique los permisos de los módulos que sean necesarios.



231

Borrado de un Grupo de Usuarios

Para eliminar un grupo de usuarios debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Seguridad del menú Administración. Aparecerá un nuevo menú de opciones

del cual debe elegir Grupos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios.

3. Digite el nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar, y le aparecerá la ventana de Búsqueda de Grupos de Usuarios.


232

4. Haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a borrar o eliminar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.


233

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo

que había seleccionado.

6. Seleccione los datos que quiere borrar. 7. Verifique que los datos del grupo que seleccionó son los que quiere borrar.

8. Haga clic en el botón Borrar. 9. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del grupo

Usuarios

Usuarios

Definición de usuarios:

Las Aplicaciones UNION PIMISYS le brindan la posibilidad de definir diferentes tipos de usuarios que puedan trabajar con el sistema, mediante la creación, Modificacion o eliminación de Usuarios (cuentas de usuario, claves de acceso, descripciones y permisos).


234

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración, aparecerá otro menú de

opciones del cual debe elegir Usuarios. 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + U para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.

4. En la pestaña Datos Generales se encuentra el cuadro Identificación, digite el

nombre de la cuenta con el que desee identificar al nuevo usuario. Si el usuario ya existe, se traerán todos sus datos. En la cuadro Nombre Largo registre en sentido más amplio el nombre del usuario (Nombre completo del usuario).

5. Utilice el campo Descripción para explicar ampliamente la(s) características del

nuevo usuario.


235

6. Haga clic en el campo Clave y digite la clave de acceso para ese usuario; en el

campo Repetir Clave, vuelva a digitar la clave del usuario. Los caracteres de la clave no se mostraran en pantalla por seguridad, cuando usted digite la clave sólo se verá asteriscos (*)

7. En la pestaña Miembro de los Grupos encontrará dos opciones de selección que

muestran los grupos de usuarios: Mostrar todos los grupos y Mostrar únicamente los grupos marcados. Usted debe seleccionar en el cuadro de selección los grupos a los cuales pertenecerá el nuevo usuario.

8. En la pestaña Tipos. Marque los tipos de usuarios en los que desea incluir el

Usuario.


236

9. En la pestaña Avanzadas, marque el cuadro de selección El usuario es

administrador de la base de datos y podrá crear o eliminar usuarios si el nuevo usuario tendrá estos privilegios.

10. En el cuadro Política de Caducidad de la Clave puede escoger entre tres

opciones la duración de la Clave: La clave nunca caduca, La clave caduca de acuerdo al parámetro definido en la configuración general del Sistema o la Clave caduca en el tiempo definido por el administrador de Sistema.

11. En cuadro Fecha de la última modificación de la clave encuentra la información de

la última fecha de actualización de la clave.


237

12. Aparece seleccionado el cuadro de selección El usuario deberá cambiar la clave la próxima vez que se conecte a la Base de Datos como política de seguridad que permita asegurar al Nuevo Usuario que la clave es de conocimiento personal.

13. En la pestaña Políticas de Activación encuentra el cuadro Política de

desactivación del usuario, Usted debe definir estas políticas según las siguientes opciones de selección: La usuario no se desactiva automáticamente, El usuario se desactiva automáticamente en la fecha especificada a continuación y la opción del cuadro de selección: El usuario se encuentra actualmente desactivado.

14. En la pestaña Compañías defina si el usuario tendrá acceso a todas las

compañías; si no es así, entonces haga clic en la opción el usuario tendrá acceso a las siguientes compañías y luego marque los cuadros de selección de las compañías a las que tendrá acceso.


238

15. Haga clic en el botón Grabar. Nota: puede Buscar, Modificar o Eliminar un usuario.


239

Búsqueda de un Usuario

Localice el icono Buscar en el cuadro de Usuarios, posteriormente encontrara un cuadro de diálogo en donde usted suministrará los datos que conoce acerca del Usuario sobre el cual esta buscando información

Los datos que debe suministrar son los siguientes: - Nombre: digite el nombre del usuario - Descripción: digite la descripción del usuario. - Nombre Largo: digite el nombre completo del usuario La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre, escriba las palabras seguidas por asterisco "*". P e: PRUEBA* Para la descripción: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 En la caja de texto Nombre debe digitar el Nombre si lo recuerda o también puede ejecutar la búsqueda por la descripción. Si usted digita la primera letra del Nombre el sistema buscará todo los Nombres de los Usuarios que empiecen por esa letra.


240



241


- Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón Seleccionar.




242

Modificación de un Usuario

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la

combinación de teclas Ctrl+U 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.

4. Digite el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre o haga clic en el botón

Buscar para seleccionar un usuario. 5. Digite los nuevos datos del usuario.



243

Borrado de un Usuario

Para eliminar un usuario creado con anterioridad siga los siguientes pasos: 1. Elija Seguridad en el menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la

combinación de teclas Ctrl+U

3. Haga clic en el botón Buscar, a continuación le aparecerán todos los usuarios, seleccione el que desee, haciendo doble clic sobre él o si lo prefiere escriba el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre

4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación, haga clic

en el botón Sí

Nota: Al borrar un usuario se eliminará toda la información correspondiente al usuario.

Este botón tiene una acción diferente a la del botón Limpiar, el cual sólo limpia los datos en pantalla, pero no los elimina definitivamente de la base de datos.


244

Cambio de Clave

Cambio de Clave

Las Aplicaciones PIMISYS le ofrece la posibilidad de cambiar la clave, para realizar este procedimiento a cabo debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú donde debe escoger la opción Cambio de Clave 3. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo Cambio de Clave. 4. En el campo Nombre o Cuenta, aparecerá automáticamente el nombre. 5. En el campo Nueva Clave, digite la clave nueva. 6. En el campo Repetir Nueva Clave, vuelva a digitar la clave nueva.

7. Haga clic en el Botón Grabar.

Nota: Para mayor seguridad, en el momento de digitar usted la clave, aparecerán asteriscos.

Auditoria

Auditoria

Las aplicaciones PIMISYS le brindan la posibilidad de realizar auditorias de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos. Una vez en auditorias podrá: • Hacer búsquedas de todas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo

determinado o hasta la fecha actual. • Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas a una tabla específica. • Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas en todas las tablas excepto

en la seleccionada. • Determinar qué operaciones ha realizado un usuario.


245

• Especificar qué tipo de operaciones se desea buscar.

En cada una de las operaciones anteriormente mencionadas se genera un cuadro de Resultado de la Búsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripción de la operación. Este cuadro contiene un texto que describe cada operación que se haya realizado. Búsqueda de todas las operaciones realizadas en LAS APLICACIONES UNION PIMISYS en un período de tiempo

1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Ingrese el intervalo de tiempo a Auditar, digitando la fecha inicial y la fecha final.

Ver Formato fecha (sí desea observar todas las operaciones realizadas, sólo digite la fecha final)

3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría y a continuación marque la casilla de verificación Buscar solo en esta?. Nota: Si desea realizar una Auditoria a todas las tablas, entonces omita el paso 3.

4. Seleccione de la lista desplegable el nombre del usuario, si desea hacer una auditoria sobre un usuario específico.

5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto.

6. En el campo Computador, ingrese el nombre de la máquina sobre la cual desea realizar la auditoria.

7. En el campo Descripción, digite la descripción del registro de auditoría que desea buscar.

8. Haga clic en el botón Auditar.


246

9. Aparece un cuadro de diálogo con los Resultados de la Auditoría. Por ejemplo

qué tipo de operaciones han realizado cada usuario indicando la fecha, la hora, en qué tabla han trabajado y el tipo de operación y el número de operaciones auditadas

10. Si hace clic en cada uno de los resultados de la auditoría, podrá ver una

descripción detallada de la misma. Nota: Con los Resultados de la Auditoría puede realizar las siguientes acciones:


247

- El botón Imprimir, imprime el resultado de la búsqueda.

- El botón Exportar, envía el resultado a un archivo plano específico.

- El botón Borrar, elimina los registros de auditoría obtenidos.

- El botón Copiar, copia la selección a un texto. ¿Cómo buscar operaciones realizadas en una tabla específica?

Realizar auditorias a las tablas de la Base de Datos es muy importante ya que permite observar el historial de todos los movimientos realizados por los usuarios ejerciendo así un control sobre las operaciones realizadas. 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. En el cuadro de diálogo Auditoría, digite el intervalo de fechas para la auditoría. 3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría. 4. Seleccione el cuadro de verificación Buscar solo en esta.?

Nota: Desmarque el cuadro de verificación Buscar solo en esta.? sólo si desea buscar en todas las tablas menos en la seleccionada.

5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto.

6. Haga clic en el botón Auditar. El resultado aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría.

¿Cómo saber qué operaciones ha realizado un usuario específico?

1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Seleccione de lista despegable Usuario, el nombre del usuario sobre el cual desea

realizar la auditoria. 3. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que usted desee

saber que haya realizado el usuario (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente. Si no escoge ninguna operación, las aplicaciones Unión Pimisys le mostrarán todas las operaciones realizadas.


248


Borrado del registro de auditoría

Desde el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría se pueden eliminar registros de operaciones realizadas, de acuerdo al criterio de Auditoria utilizado. Pasos para eliminar un registro de operaciones de Auditoria: 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Determine el criterio de Auditoria (diferentes opciones existentes para realizar una

auditoría), el cual se empleará para eliminar los registros.


4. Seleccione el registro de operaciones realizadas que desea borrar.

5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del dato,

haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Este procedimiento elimina TODO el registro de las operaciones que se hayan realizado de acuerdo con el criterio de Auditoria que se haya especificado. En caso de eliminar todo el registro se creará un registro con una única entrada especificando que se ha eliminado todo el registro de auditoría, este registro contiene la siguiente descripción: Se elimino todo el registro de auditoría.

Procesos

Inicialización de un Periodo


249

Para iniciar un periodo, PIMISYS UNION TESORERO le ofrece la opción de Inicializar un periodo copiando la información de conceptos y actividades del año inmediatamente anterior. Para Inicializar un Período debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Inicialización de un Periodo del menú Procesos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Inicialización de Periodo.

3. Si desea inicializar un periodo, debe hacer clic en el botón Inicializar, en donde se copiara la información de conceptos y actividades del año inmediatamente anterior.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe confirmar la inicialización de conceptos.

5. Si desea continuar, haga clic en Sí

Pagos de Nómina

Generación de Pagos de Nomina

En este módulo podrá administrar la forma de pago de la nómina, con cada uno de los beneficiarios y su valor a pagar por concepto tesoral. Pasos para generar el pago de Nómina:


250

1. Elija Pagos de Nómina del menú Procesos 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Pagos de Nómina ubicado en la pestaña Datos

Generales.

3. En el cuadro Identificación digite el Número de identificación del grupo de pago de nómina; sino lo hace el sistema asignará un número consecutivo.

4. En el cuadro Liquidación de Nómina seleccione el grupo de pago de nómina. 5. Seleccione la fecha de liquidación del grupo de pago de nómina de la lista

desplegable.

Nota: Recuerde que las opciones de selección disponibles en el cuadro Liquidación de Nómina hacen referencia a la información ingresada utilizando el módulo Datos Básicos Simples de PIMISYS UNIÓN NÓMINA.

6. En el cuadro Documentos de Pago seleccione el Tipo de documento con el cual

se realizarán los pagos, podrá seleccionar entre comprobantes de egreso o notas débito.

7. En el campo Número Inicial: digite el número del documento inicial con el cual se realizarán los pagos del grupo de nómina. (Número del comprobante de egreso o nota débito)

8. En el cuadro Giro Presupuestal digite el Año del giro presupuestal del grupo de pago de nómina.

9. En el campo Número Giro digite el número del giro presupuestal. 10. Seleccione la Ciudad donde se realizará el grupo de pagos.


251

11. En el campo Fecha de Pago digite la fecha en la que se realizará el grupo de pagos.

12. En el campo Concepto digite el concepto global del grupo de pagos. 13. Seleccione el documento de cruce con el cual se asocia el grupo de pago. 14. En el campo Número de documento de Cruce digite el número del documento de

cruce en el cual se fundamentarán los pagos a generar.

15. Marque la casilla Unificar Pagos, si desea habilitar la pestaña "Unificar Pagos".

16. Trasládese a la pestaña Forma de Pago.

17. Seleccione el Tipo de Pago de la lista desplegable (Efectivo, Cheque, Cheque Gerencia, Transferencia Electrónica, Otro).

18. Seleccione la Cuenta con la cual se realizarán los pagos; a continuación se mostrará el Banco al cual pertenece la cuenta bancaria, la Sucursal del banco al cual pertenece la cuenta bancaria, el Número de cuenta y el número de cheque inicial.

19. Trasládese a la pestaña Unificar Pagos. Recuerde que esta sólo se encontrará

activa siempre y cuando haya marcado la casilla Unificar Pago.


252

20. En el cuadro de texto Pagado a digite el Número del NIT y el nombre del tercero beneficiario, es decir el tercero al cual se afectará con el documento de pago.

21. En el cuadro de texto Cheque a digite el Número del NIT y el nombre del tercero ha quien estará dirigido el cheque.

22. Marque la casilla Unificar Terceros en el Comprobante Contable, si desea determinar si se unifican los terceros en el Comprobante Contable.

23. Trasládese a la pestaña Lista de Pagos.


253

24. Seleccione el Concepto de Pago de la lista desplegable. Tenga en cuenta que el sistema realiza un filtro de conceptos dependiendo del tipo de documento utilizado para realizar el pago al grupo de nómina.

25. En la cuadricula de datos se muestra la lista de los saldos pendientes por pago de cada uno de los beneficiarios, según el recurso de la cuenta bancaria, la cual se valida contra la cuenta y el recurso del giro presupuestal. Las columnas que se encuentran en la cuadrícula de datos son: - Pagar: En esta columna se especifica si se va a realizar el pago a cada uno de

los terceros que aparecen en este grupo de pagos. Para esto haga clic en el botón que se encuentra en la columna. Si desea marcar todas las cuentas bancarias a reportar, dar clic en el botón

Todos .

Si desea desmarcar todas las cuentas, dar clic en el botón ninguno . Si desea invertir la selección de cuentas bancarias a reportar, dar clic en el

botón Invertir .

- NIT/CC: Muestra el NIT/CC del beneficiario. - Nombre Tercero: Muestra el nombre del beneficiario. - Concepto: Muestra el concepto con el cual se va a afectar el documento de

pago.


254

- Centro: Permite especificar un centro de costo para el documento de pago de

cada uno de los beneficiarios. Haga clic en el botón para buscar el centro de costo. Nota: En la parte inferior usted encontrará un árbol de expansión centros de costo, el cual le ayudará como guía de ubicación del mismo.

- Valor: Muestra el valor total a pagar a cada beneficiario. - Valor a Pagar: En esta columna podrá especificar el monto a pagar para un

beneficiario. Se realiza validaciones contra el rubro presupuestal y el recurso. - Saldo: Muestra el saldo adecuado al beneficiario. - Doc. Número: Muestra el número del documento de pago con el cual fue

realizado el pago al beneficiario.


255

26. Haga clic en el botón Grabar Nota:

- Puede Buscar, Modificar o Eliminar un Pago de Nómina. - Puede borrar los datos que se muestran en el formulario haciendo clic en el botón

Limpiar. - Puede Imprimir cada uno de los documentos de pago seleccionados en la lista de

grupo de pagos de nómina haciendo clic en el botón Imprimir


256

Búsqueda Pagos de Nómina

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Grupo de Pagos de Nómina sobre el cual esta buscando información.


- Fecha Liquidación: si recuerda digite la fecha del Pago de Nómina. Ver Formato fecha

- Año Giro: Si recuerda digite el año en que se efectúo la orden de Giro. - Número de Giro: Si recuerda digite el número del giro. - Fecha Pago: Si recuerda digite la fecha de pago de la nómina. . Ver Formato

fecha - Concepto: Si recuerda digite el motivo por el cual se realiza la liquidación del

grupo de pagos de nómina. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Concepto: si no recuerda el concepto, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: PAGO*


257

Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo los comprobantes de egreso que cumplan las condiciones especificadas.

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo el botón Buscar Ahora. En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede:

- Cargar los datos al cuadro de Pagos de Nómina, haciendo clic en el botón Seleccionar.




258

Modificación Pagos de Nómina

Pasos para modificar Pagos de Nómina:


Generales.

3. En el cuadro Identificación digite el Número de identificación del grupo de pago de

nómina. Si no recuerda haga clic en el botón Buscar 4. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda. proceda a cambiar la




259

Eliminación Pagos de Nómina

Pasos para modificar Pagos de Nómina:


Generales.

3. En el cuadro Identificación digite el Número de identificación del Grupo de Pago de

Nómina. Si no recuerda haga clic en el botón Buscar 4. Luego de digitar los datos o de hacer la búsqueda aparecerá toda la información

referente a este documento.

5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe confirmar la eliminación del

comprobante.

Errores


260

Listado de Mensajes de Errores

A continuación se presentan todos los posibles mensajes de error que usted encontrará cuando esté trabajando con PIMISYS, Un mensaje de error se puede presentar por varias razones, bien sea porque se cometieron errores al ingresar los datos, porque los procedimientos no son los correctos o simplemente por fallas de hardware. Para su comodidad, la lista de errores se ha clasificado según el tema al que hace alusión cada mensaje. En los mensajes en que aparezcan valores monetarios serán referidos con una serie de caracteres de símbolo pesos ($), por ejemplo, El saldo es $$$$. Lo mismo acontece con los mensajes que hagan alusión a datos de tipo numérico, por ejemplo, No se encontró la reserva No ####. Los caracteres XXXXXX indican un texto. • Errores en Login • Errores en Menú • Errores en Compañía • Errores en Configuración • Errores en Plan de Cuentas • Errores en Reportes • Errores Generales


261

Errores de ejecución generados por Visual Basic

Número de Error Explicación del Mensaje

20500

Not Enough Memory For Operation , Not Enough Memory To Get Selection Fórmula, Cannot Get Selection Fórmula. No hay suficiente memoria disponible para completar el llamado. Sugerencia: Asígnele más memoria a su equipo o amplíe el tamaño de su memoria virtual.

20504

Report Not Found. Usted ha especificado un reporte que no existe, revise la variable de ambiente RptPath del archivo XXX.INI. Por ejemplo. ( XXX Se refiere a cualquier aplicación, sea P&G, TESORERO, ALMACEN, etc.)

20509

Invalid File Name. Usted especificó un campo no válido de la base de datos a ordenar. El programa no puede añadir el nombre del campo a ordenar que usted especificó. Puede ocurrir durante el proceso de instalación. Sugerencia: Consulte con su distribuidor más cercano.

20520

Print Job Already Started. Usted está tratando de iniciar un trabajo de impresión que ya ha sido iniciado. Esto puede ocurrir si el usuario inicia una tarea de impresión y luego trata de volver a imprimir antes de que se haya terminado la previa impresión

20522 Not Enough System Resources. No existen suficientes recursos de sistema en Windows para procesar dicha función.

20524 Print Job Busy. Usted trató de imprimir mientras Crystal Reports está ejecutando una tarea de impresión.

20525 Unable To Load Report.


262

Existe un error con el reporte. Sugerencias: Vuelva a generar el reporte. Este quedó mal generado.

Revise que se encuentren todos los DLL’s necesarios para que pueda ejecutar la Aplicación Pimisys.

20526

No Default Printer. No ha especificado una impresora por defecto. Sugerencia: Especifique una impresora por defecto a través del Panel de Control de Windows o desde el administrador de impresión.

20527 SQL Server Error. Hay un problema de conexión con SQL server.

20529

Disk Full. Cuando se está imprimiendo en un archivo o cuando se está ordenando, el programa requiere más espacio del disponible en el disco. Sugerencia: Elimine archivos que ya no utilice de su disco.

20531 Incorrect Password. Usted ha especificado una clave de acceso incorrecta.

20532

Missing Database DLL. El DLL de la base de datos está dañado o no se encuentra. Sugerencia: Reemplace o adicione el archivo DLL.

20533

Unable To Open Database File. Algo está mal con la base de datos que ha especificado. Es posible que sea necesario verificar con el comando Base de Datos/Verificar Base de Datos.


263

20534 Error Detected By Database DLL El DLL de la base de datos ha detectado un error en el proceso.

20535

Unable To Connect: Incorrect Session Parameters. Usted ha tratado de hacer una conexión usando parámetros de sesión incompletos o incorrectos. Sugerencia: Revise los datos y vuelva a intentarlo.

20536

Unable To Connect:Incorrect Log On Parameters. Usted ha tratado de realizar una conexión usando parámetros incompletos o incorrectos. Sugerencia: Revise los datos y vuelva a intentarlo.

20537

Unable To Connect:Incorrect Table Location. No se puede encontrar la tabla que usted ha especificado. Sugerencia: Verifique el nombre de la tabla.


264

Errores Generales

No se pueden realizar operaciones sobre el mes de XXXXX. (Mes Bloqueado). No se pudo hacer el registro de auditoría.

No se encontró el archivo de iniciación, o no se especificaron los datos necesarios.

Sugerencias: Revise que la base de datos a la que se está tratando de conectar esté

especificada en el archivo P&G.INI. Por ejemplo. Revise que la base de datos sea SQL. El nombre de la base de datos se específica

con el DSNODBCName. Ha ocurrido una falla en el registro del rastro de auditoría por lo cual no se podrá

realizar la operación. No se pueden realizar movimientos sobre la base de datos si el mes en que se

desea realizar ya se ha bloqueado (se ha creado un plan anual de caja en el siguiente mes).

Error 0008: El registro ya existe. Código de error no encontrado ##.

Sugerencia: El registro que se desea insertar en la base de datos ya existe, por lo que no se podrá realizar la operación. DBLibrary Error: ##### XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. SQLServer Error: ##### XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Sugerencia: Este tipo de errores tienen que ver directamente con la base de datos. Contacte a su distribuidor. Error iniciando la transacción [XXXXXXXX]. Error ya existe una transacción [XXXXXX,YYYYYY].

Descripción:


265

Las XXXXX indican la transacción que ya existe y las YYYYY indican la transacción que se está intentando realizar. No se puede realizar esa operación.

Error devolviendo la transacción [XXXXXXX].

Error cerrando la transacción [XXXXXXX].

ERROR CARGANDO TABLA [XXXXXXX].

¿Desea borrar el registro?.

No se pudo cargar toda la lista de datos. • Se está intentando cerrar una conexión ya cerrada. • Se está intentando cerrar una conexión inexistente. • Se está intentando establecer una conexión cerrada. • Se está intentando establecer una conexión inexistente.


266

Errores de Conexión

Error con la conexión al servidor

Sugerencia: Asegúrese de que el nombre que está ingresando para el servidor, la cuenta o la clave sean los correctos. Pueden existir problemas en la red. Intente de nuevo.

Es necesario digitar el servidor

Sugerencia: No es posible establecer una conexión sin especificar un servidor. Digite el nombre del servidor al cual se desea conectar. Si lo desconoce pregunte al administrador de la red. Es necesario digitar la cuenta

Sugerencia: Asegúrese de digitar la cuenta del usuario con el cual accesará a la base de datos.


267

Errores en Menú

No se pudo inicializar la conexión con el servidor.

Sugerencia: Asegúrese que el servidor esté encendido y trate de establecer la conexión nuevamente.

Ud. no tiene privilegios de administrador para realizar esta operación. Ud. no tiene autorización para realizar esta operación.

Sugerencia: Revise los permisos que posee como usuario.


268

Errores en configuración

No se puede borrar la configuración ya que tiene asociado un plan de cuentas.

Sugerencia: Asegúrese de eliminar primero el plan de cuentas. Si va a eliminar la configuración verifique que no esté activo o seleccionado.


269

Errores en Compañía

No se puede borrar la compañía # porque tiene una configuración asociada Sugerencia:

Asegúrese de eliminar primero la configuración.


270

Errores en Plan de Cuentas

La cuenta está siendo usada, por lo que no se puede eliminar.


271

Errores en Reportes

No existen datos para esa vigencia. Varios

Eliminación de Movimientos

Si considera que es incorrecto un movimiento puede proceder a su eliminación. Para Eliminar un movimiento debe proceder de la siguiente manera: 1. Ubíquese en la pestaña Detalle del Documento que desea eliminarle algún

movimiento. (Puede ser Recibos, Comprobante de Egreso u Ordenes de Pago, etc)

2. Seleccione el Movimiento que desea Eliminar oprimiendo clic izquierdo sobre el número del Movimiento.

3. Luego de Seleccionarlo, oprima clic derecho sobre él, y se desplegará un menú, en donde debe seleccionar Eliminar Item. (Tal como se muestra en Pantalla).

4. Luego de hacer clic en la Opción Eliminar Item, aparecerá un cuadro de diálogo,

en donde le pregunta si desea borrar el Registro.


272

Nota: Para este ejemplo, tomamos como base un Movimiento de un Recibo, pero esto se podrá hacer en los documentos nombrados anteriormente.


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Emisión de reporte

Este cuadro de diálogo le permite seleccionar la forma en que se emita el reporte: ya sea por pantalla, por impresora o como un archivo.

Al emitir el reporte le aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes, pero no todas las veces aparecerá de la misma manera, si no que tendrá apariencias distintas en algunos casos. Por ejemplo: • El siguiente cuadro de diálogo Emisión de reportes aparecerá cuando usted vaya a

emitir un documento (Por ejemplo: Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, transferencias, etc.) , en donde debe elegir el destino.

• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya

a emitir un reporte (Por ejemplo: Disponibilidades, anular disponibilidades etc.), en donde debe elegir el destino y el formato deseado.


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• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya

a emitir un reporte (Por ejemplo: El reporte del Libro de Bancos, de Libros Auxiliares, etc.), en donde debe elegir el destino, el archivo a donde quiere llevarlo y el formato deseado.

• Por ultimo, haga clic en el boton Ejecutar para ver el informe. Nota: Las casillas de Formato y Archivo se activaran solo cuando usted seleccione Archivo de la casilla de Lista Destino.

El botón Configurar presenta una ayuda para configurar su impresora.

Si hace clic en el botón podrá ver la configuración sugerida de la impresora, para la cual fue diseñado el reporte.


275


276

Explicación Pantalla de Reporte

La explicación de los botones de estos reportes en pantalla es:

Primera Página

Página Anterior

Página Siguiente

Última Página

Cancelar Lectura de Registros

Imprimir Reporte

Configurar Impresora

Exportar Reporte con destino a alguna Aplicación (Acrobat, Excel, Word, Crystal Reports, etc.)

Zoom del Reporte

Buscar información en el Reporte

Agrupar Datos del Informe

Copiar Reporte


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Búsqueda de Centros de Costos

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Centro de Costo sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Nombre: Digite el Nombre del Centro de Costo si lo recuerda. - Código: Digite el Código asignado al Centro de Costo si lo recuerda. - ¿Último Nivel?: Digite S para traer los Centros de Costo que sean de último nivel ó

N en caso contrario. Si usted digita la primera letra del Nombre del Centro de Costo o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de los Centros de Costo que empiecen por esa letra o número. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


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- Cargar los datos al cuadro de diálogo de Centros de Costos, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Búsqueda de Giros con Saldos por Pagar

Utilice esta opción para Buscar todos los giros que aún no han sido pagados en Tesorería.

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Giro presupuestal con saldos por pagar sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Registro: Digite el número del registro, si se acuerda. - Año giro: si se acuerda digite el año del giro. P.e. 2004. - Vigencia: si se acuerda digite la vigencia, p.e. 2004. - Tercero: Si se acuerda digite el nombre del Tercero - Nit: Si se acuerda digite la identificación del Tercero. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: MARIA* o también puede


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digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar los nombres en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el registro: si no se acuerda del número completo, escriba el número. P e: 1 Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo los giros presupuestales con saldos por pagar que cumplan las condiciones especificadas.



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En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: - Cargar los datos al cuadro de diálogo Comprobantes de egreso, haciendo clic en





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Búsqueda de Giros Presupuestales con Pagos por Reintegrar

Utilice esta opción para Buscar todos los giros que han sido pagados en Tesorería.

Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Giro presupuestal con pagos por reintegrar sobre el cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes: - Registro: Digite el número del registro, si se acuerda. - Año giro: si se acuerda digite el año del giro. P.e. 2004. - Vigencia: si se acuerda digite la vigencia, p.e. 2004. - Tercero: Si se acuerda digite el nombre del Tercero - Nit: Si se acuerda digite la identificación del Tercero. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: LUIS*


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Para el Tercero: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras por las cuales inicia el nombre, seguidas por un asterisco "*". P e: LUIS* o también puede digitar la primera letra del Nombre y el sistema buscará todos los Nombres que empiecen por esa letra. También se puede utilizar la combinación *Texto, para encontrar los nombres en cuyo nombre se encuentra "texto". Para el registro: si no recuerda el número completo, escriba el número. P e: 1 Si usted digita cualquiera de los criterios , el sistema buscará todo los giros presupuestales con pagos por reintegrar que cumplan las condiciones especificadas.



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- Cargar los datos al cuadro de diálogo Recibos, haciendo clic en el botón Seleccionar.




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Recursos Adicionales

Al hacer clic en el botón Llamar, que aparece al final de la caja de texto teléfono, aparecerá el cuadro de diálogo Llamando... en el cual se tratará de hacer conexión con el Tercero, la Compañía o el empleado que se esta creando en el sistema.

Al hacer clic en el botón que aparece al final de la caja de texto fax, aparecerá el cuadro de diálogo Enviando un Fax en el cual se indicará que se va a enviar un fax al Tercero, la Compañía o el empleado que sé esta creando.

a) Haga clic en el botón Enviar Fax y enviará el fax deseado a dicho Tercero, la compañía o el empleado.


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b) Luego de hacer clic en el botón Enviar Fax aparecerán unos cuadros de diálogo de Windows, en los cuales usted podrá elegir el tipo de servicio que desea utilizar para el envío y la ubicación del documento o archivo que desea enviar.

Al hacer clic en el botón que aparece al final de la caja de texto Email, aparecerá el cuadro de diálogo Enviando Correo Electrónico... en el cual se indicará que se va a enviar un mensaje a la Compañía, Tercero o el empleado.

a) Haga clic en el botón Enviar Correo y enviará el mensaje deseado a dicho Tercero, Compañía o el empleado.

b) Luego de hacer clic en el botón Enviar Correo aparecerán unos cuadros de diálogo de Windows, en los cuales usted podrá elegir el tipo de servicio que desea utilizar para el envío y mostrar la ubicación del mensaje o archivo que desea enviar.

Al hacer clic en el botón que aparece al final del cuadro de texto Sitio en Internet (URL), aparecerá el cuadro de diálogo Visitando Sitio en Internet... en el cual se indicará como acceder al home page.

a) Haga clic en el botón Ir a URL y accederá el home page.


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Funciones y Operaciones del Evaluador de Fórmulas

Las siguientes funciones y operaciones, son las que usted puede utilizar cuando va a generar una fórmula en el Editor de Formulas:

[ ] : Se utiliza para llamar funciones

( ) : Se utiliza para agrupar operaciones

: Se utiliza para separar parámetros • Operaciones matemáticas

+ Sumar

- Restar

* Multiplicar

/ Dividir

^ Exponenciación

\ División entera • Operaciones booleanas

< Menor que

> Mayor que

= igual

! Negación

& and

| or • Las siguientes son las funciones básicas de cada sistema: SI[pregunta : valor_por_cierto : valor_por_falso] REDONDEAR[valor (: número_digitos)] ABS[valor]


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VALOR_MAXIMO[valorA : valorB] VALOR_MINIMO[valorA : valorB] ENTERO[valor] <- parte entera de un número (si es negativo, devuelve el número entero menor) MULTIPLOSUPERIOR [valorA : potencia10] TRUNCAR[valor] <- parte entera de un número YEAR[fecha] AHORA[ ] INCFECHA[fecha : número_dias_inc : tipo_año] 1 Años de 360 días [sin] Años de 365 días CIFRAENLETRAS [valor] DIFFECHAS[tipo_intervalo : fechaA : fechaB] 0 Años 1 Trimestre 2 Meses 3 Día del año 4 Días 5 Día de la semana 6 Semana 7 Hora 8 Minutos 9 Segundos 10 Meses de 30 días 11 Días en años de 360 días TIEMPO_LABORADO[FechaIni : FechaFin] SUMA_CONCEPTOS[FechaIni : FechaFin : -1 : CodigoGrupo].


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VALOR_RETENCION[ValorBuscado : CodTipoReten : TipoValor] 1 Porcentaje 2 Valor


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Edición de fórmulas

Este módulo de Edición de Fórmulas, le permite configurar cada una de las fórmulas a sus necesidades.

Para inicializar el editor de fórmulas debe oprimir el botón de edición de fórmulas en el cuadro de diálogo en donde se encuentre ubicado. Existen varias ventanas, dependiendo de la fórmula a utilizar. Las ventanas que se muestran son las siguientes: a. Para generar una fórmula de una Cuenta, aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo.

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la caja de texto Cuenta Contable, puede seleccionar la cuenta a la cual se le aplicará la fórmula (se mostrará un árbol de expansión de la ubicación de la cuenta).

Si no se acuerda del número de la cuenta contable puede hacer clic en el botón Buscar. En la parte superior derecha de la ventana de edición de fórmulas para cuenta, encontrará mas ítems que podrá utilizar.


293

En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.

Funciones y operaciones del Evaluador de Formulas

b. Para generar una fórmula de un Centro de Costos, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la caja de texto Centro de Costos, puede seleccionar el Centro de Costo al cual se le aplicará la fórmula.

Si no se acuerda del número del Centro de Costos puede hacer clic en el botón Buscar. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


c. Para generar una fórmula de un Nit o Cédula, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la caja de texto Tercero, puede seleccionar el Tercero al cual se le aplicara la fórmula.

Si no se acuerda del Tercero puede hacer clic en el botón Buscar. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


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d. Para generar una fórmula de una Referencia, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la


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fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


e. Para generar una fórmula del Detalle, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic


298

en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


f. Para generar una fórmula del Valor Base, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido.


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En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


g. Para generar una fórmula del Débito, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


h. Para generar una fórmula del Crédito, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


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i. Para generar una fórmula del Documento de Cruce, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


302




303

j. Para generar una fórmula del Número de Documento de Cruce, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



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Funciones y operaciones del Evaluador de Formulas Para generar una fórmula del Valor, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Nota: En las ventanas Edición de Fórmula para Referencia, Detalle, Débito, Crédito y Valor simplemente tendrá que seleccionar la fórmula o constantes que desee colocar y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana.

k. Para generar una fórmula del Valor del Concepto, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


305

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


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l. Para generar una fórmula del Titulo del Concepto, aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:

En la pestaña Variables y valores, la aplicación le ofrece todas las posibles variables y valores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la variable que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. En la pestaña Funciones y Operadores, están todas las posibles Funciones y Operadores que pueda necesitar, para seleccionarlas puede hacerlo dando doble clic en el nombre de la Función y Operador que desea utilizar o simplemente arrastrándola con clic sostenido y si desea puede complementarla utilizando los botones ubicados en la parte superior de cada ventana. Éstas Funciones y Operadores se encuentran en todos los editores de fórmulas, las cuales pueden ser usadas en la edición de la fórmula como operadores lógicos y matemáticos, fechas, control, matemáticas u otros operadores.


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308

Configuración de Impresoras

¿Cómo cambiar las opciones de impresoras y especificar la impresora predeterminada? Las Aplicaciones PIMISYS le permiten configurar una impresora antes de imprimir. Esto incluye seleccionar una impresora (muy útil si ha instalado varias) y cambiar las opciones de impresión. Para cambiar impresoras o especificaciones, siga estos pasos:

1. Desde el cuadro de diálogo Emisión de Reportes elija Configurar. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Si fuera necesario, seleccione del cuadro Impresora en la casilla de lista

desplegable Nombre una Impresora.

4. Haga clic en el botón para cambiar las especificaciones de impresión. Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:


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5. En la Carpeta Papel, seleccione el Tamaño del Papel, su Orientación y el Origen

del Papel de acuerdo a sus necesidades.


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6. En la Carpeta Gráficos, seleccione la Resolución, es decir la resolución deseada para las imágenes gráficas.

Seleccione el tipo de Interpolado. Haga clic en: • Ninguno: Si no desea que haya tramado. • Fino: Si el valor de resolución es 200 ppp o inferior. • Grueso: Si el valor de resolución es 300 ppp o superior. • Líneas: Si los gráficos incluyen bordes bien definidos entre las sombras negras,

blancas y grises. • Difusión de errores: Para imprimir fotografías o imágenes que no tienen bordes

nítidos y bien definidos. 7. Especifique la oscuridad con la que desea imprimir los gráficos en el documento.


311

8. En la Carpeta Opciones de Dispositivo, seleccione la Calidad de Impresión. 9. Los Cuadros de diálogo Imprimir varían según la impresora que tenga instalada.

Consulte el manual de su impresora para obtener información sobre las opciones de impresora.

10. Al finalizar la Configuración de la Impresora, haga clic en el botón Aceptar.


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Glosario

A

Acto Administrativo:

Anticipos: Se entiende como la cantidad de dinero que debe ser entregada por la entidad al contratista o al proveedor para iniciar una obra o entrega de bienes o servicios, según estipulaciones contempladas en el contrato. Su legalización se hace de acuerdo a lo estipulado en el mismo y mediante la presentación de los documentos que justifiquen la inversión, en ningún caso esta legalización contra los pagos parciales efectivos podrá efectuarse después de la vigencia del contrato.

Anulación Comprobante de Egreso: es anulado cuando presenta enmendaduras, tachones o borrones ó un error en su elaboración. En estos casos, se debe anotar en el original y sus copias respectivas la leyenda de ANULADO, técnica que se Aplica siempre que el comprobante o recibo de caja tenga numeración continua e impresa.

Anulación Comprobante de Ingreso: es anulado cuando presenta enmendaduras, tachones o borrones ó un error en su elaboración. En este caso, se debe anotar en el original y sus copias respectivas la Leyenda de ANULADO, técnica que se aplica siempre que el comprobante o recibo de caja tenga numeración continua e impresa.

Anulación Recibo de Caja: es anulado cuando presenta enmendaduras, tachones o borrones ó un error en su elaboración. En este caso, se debe anotar en el original y sus copias respectivas la Leyenda de ANULADO, técnica que se aplica siempre que el comprobante o recibo de caja tenga numeración continua e impresa.

Avances: Adelantos en dinero entregados a funcionarios de la administración para viáticos y gastos de viaje, con el objeto de atender erogaciones urgentes e imprescindibles que demanden la cancelación inmediata y que no estén contemplados entre las transacciones normales de la caja menor.

B

Boletín diario de caja y bancos: Este documento resume el movimiento de ingresos y egresos durante el día. Tiene por objeto primordial mostrar la disponibilidad real de fondos.En este boletín se registran todos las cuentas bancarias que maneja la tesorería y detalla los valores de los ingresos, egresos, saldos iniciales y finales de caja y bancos.

C

Caja Menor: Es una unidad de manejo constituida para atender los gastos generales que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles previstos en el presupuesto y para hacer más ágiles y funcionales los pagos de cuantía mínima.

Centro de Costos: Una división lógica de las operaciones de un programa, tal como un departamento, una clínica o un programa regional. Muchas organizaciones encuentran de gran utilidad el producir información financiera por centros de costo.

Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

Cierre Diario de Caja: Consiste en verificar que el valor total recaudado corresponda a la sumatoria de los valores registrados en los comprobantes de ingreso o recibo de caja.

Comprobante: Documento utilizado como evidencia para el registro de una operación

Comprobante de egreso: Resumen de las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente

Comprobante de Ingreso: Por todo concepto de ingreso se debe elaborar un comprobante de ingreso. Este documento es necesario porque soporta el valor de los ingresos recaudados en la caja general y es la base para hacer los registros de las operaciones en el libro auxiliar de caja y en libro diario.

Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Cuenta por cobrar: Derechos ciertos, a favor del ente público, en moneda nacional o extranjera, originados en la prestación de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Valor de las obligaciones contraidas por el ente público, por concepto de adquisición de bienes o servicios,


314

gravámenes de carácter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los créditos judiciales.

D

Déficit de Tesoreria: Exceso de los usos o aplicaciones del efectivo sobre sus fuentes u orígenes.

Disponibilidad de Fondos: Consiste en determinar los saldos disponibles en las cuentas bancarias de donde se efectuará el pago, para evitar posibles sobregiros innecesarios y contraproducentes para la administración.

Documento de Cruce:

E

Esquema general de Recaudo: Se orienta a identificar los procedimientos y técnicas de trabajo que debe desarrollar la tesorería para lograr un control sobre los ingresos desde su origen hasta su destinación final.

F

Factura de compra-venta: a factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.

L

Libro Auxiliar de bancos: Se utiliza para el registro en orden cronológico de todas las operaciones que afecten los saldos de las cuentas bancarias

N

Notas Crédito: Es un comprobante que utiliza la empresa cuando concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.

Notas Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

O

Orden de Pago: La orden de pago es un documento en el que se establece que la Administración exige al deudor la cancelación de la deuda.

P

Plan Anual de Caja: El plan anual de caja es un instrumento de manejo financiero y también de ejecución presupuestal según la nueva ley, que tiene como finalidad alcanzar las metas del plan financiero y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal y los compromisos adquiridos en la vigencia anterior que hacen parte de las reservas.

R

Recibo de caja: Por todo concepto de ingreso se debe elaborar un comprobante de ingreso. Este documento es necesario porque soporta el valor de los ingresos recaudados en la caja general y es la base para hacer los registros de las operaciones en el libro auxiliar de caja y en libro diario.


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Índice

A

Adiciones al PAC 199, 208, 213 Anexo a Terceros 147 Arqueo de Chequeras 112 Auditoria 244

B

Base de Datos Documentación 227

Buscar Centro de Costos 277 Compañia 134 Comprobantes de Egreso 35 Concepto 161 Consignaciones Bancarias 58 Cuenta Bancaria 49 Cuentas contables 172 Cuentas de Presupuesto 182, 193 Giros con pagos por reintegrar 283 Giros con Saldos por Pagar 280 Nota Crédito 73 Nota Débito 66 Orden de pago 97 Plan Anual de Caja 204 Recibos 25 Sucursal 42 Terceros 142 Traslado 81 Usuarios 239

Buscar Anexo a Terceros 152 Busqueda Consulta CRAC 127 Busqueda Pagos de Nómina 256

C

Cambiar Clave 244 Cuenta Bancaria 52

Compañía Buscar compañia 134 Compañia 132 Eliminación de una compañia 138 Modificacion de una compañia 137

Comprobante de Egreso 29, 35, 38, 39 Conceptos 154, 161, 164, 165, 166 Conciliación Bancaria 88, 93, 94 Configuración 225

Impresoras 308 Consignaciones Bancarias 55, 58, 61, 62 Convenios

Notación 16 Procedimiento 20 Ratón 17 Teclado 19 Windows 10

COPYRIGHT 2 CRAC 114 Cuentas Bancarias 46, 49, 54, 55

Ch

Cheques 85 D

Datos Básicos Estructurados 131 Simples 128, 130, 131

Documentación base de datos 227 E

Edición de formulas 292 Ejecución del PAC 108 Eliminación

Adición al PAC 213, 218 Compañia 138 Comprobante de Egreso 39 Concepto 166 Conciliación Bancaria 94 Consignación Bancaria 62 Crédito 77 Cuenta Bancaria 55 Cuenta del Plan de cuentas 176 Dato Básico 131 Grupo de usuarios 232 Movimientos 271 Nota débito 70 Orden de Pago 101 Plan Anual de Caja 208 Plan de cuentas 213 Plan de Gastos 199 Recibo 29 Reducción al PAC 213 Sucursal 46 Tercero 147 Traslado 85 Usuario 243

Eliminación Pagos de Nómina 259 Emisión de reporte 273 Errores en Compañia 269 Explicación Pantalla Reportes 276


316

F

Formulas Edición de Formulas 292 Funciones y Operaciones 289

G

Generación de Pagos de Nomina 249 Grabar Como - Concepto de documento 164 Grupos

Usuarios 228 I

Inicialización de un período 248 L

Licencia 4 M

Modificación Adiciones al PAC 212, 217 Compañia 137 Comprobante de Egreso 38 Concepto 165 Conciiliación Bancaria 93 Consignación Bancaria 61 Cuenta Bancaria 54 Dato básico 130 Grupo de usuarios 231 Nota Crédito 76 Nota Débito 69 Orden de Pago 100 Plan Anual de Caja 207 Plan de cuentas contables 175 Plan de Gastos 198 Recibo 28 Sucursal 45 Tercero 146 Traslado Bancario 84 Usuario 242

Modificacion Pagos de Nómina 258 N

Nombre 161 Nota

En la parte inferior encuentra un cuadro donde podrá ver el árbol de centros de costo 249

Notas Crédito 70, 73, 76, 77 Débito 62, 66, 69, 70

O

Ordenes de Pago 94, 97, 100, 101 P

Parámetros del trabajo del usuario 224 Plan Anual de Caja 108, 199, 204, 207, 208, 213 Plan de Cuentas

Contables 166, 172, 175, 176, 177 Gastos 182, 188, 193, 198, 199

Presentacion 3 R

Recibo 20, 25, 28, 29 Recursos adicionales 286 Reporte Auxiliar de Bancos 104

S

Saldos Diarios 106 Solicitud a Bancos 114 Solicitud de Chequeras 110 Sucursales 40, 42, 45, 46

T

Terceros 138 Buscar Terceros 142 Eliminar Terceros 147 Modificar Terceros 146 Terceros 138

Traslados Bancarios 77, 81, 85 U

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