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CLASE 11

IMPLEMENTACIÓN DE FILTROS

CARACTERISTICAS DE LAS BASES DE DATOS

¿ QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un «almacén » que nos permite guardar grandes cantidades de información de manera organizada para que después se encuentre y utilice fácilmente.

Todas las bases de datos se componen de una o mas tablas que guardan un conjunto de datos a los cuales se les conoce como registros y los indicadores de la información que se almacena se llama campos

CONTROL DE EMPLEADOS DE UNA AGENCIA DE AUTOS

PARA REALIZAR EL ORDENAMIENTO DE DATOS

1. Selecciona los datos que integran la base de datos2. Activa la ficha datos y ubica el grupo ordenar y filtrar3. Da clic en la herramienta ordenar4. En el cuadro de dialogo ordenar , establece los siguientes criterios de

ordenamiento5. Da clic en aceptar

Una vez que los datos se han ordenado agrega una función en la columna de total de ventas. El resultado es el siguiente:

USO DE LA HERRAMIENTA FILTROS

¿ QUE ES EL FILTRADO DE DATOS ?

El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar datos en un rango de celdas o una base de datos para posteriormente hacer uso de estos

PARA APLICAR FILTROS A LA BASE DE DATOS

1. Selecciona el rango de celdas o la base de datos a la que aplicaras el filtro2. Activa la ficha datos e identifica el grupo ordenar y filtrar3. Da clic en la herramienta filtro4. A los campos del rango de celdas seleccionado se aplicara la herramienta

filtro. Esto podrás identificarlos por que aparece una flecha en cada campo

Una vez aplicados estos filtros, será sencillo el proceso para realizar consultas

PARA APLICAR FILTRO DE TEXTO PARA CATEGORIA EMPLEADO

1. Selecciona el filtro correspondiente al campo categoría.2. Desactiva la opción seleccionar todo y únicamente activa la opción GM,

da clic en el botón aceptar3. El resultado es el siguiente:

PARA APLICAR FILTRO DE NÚMERO

1. Selecciona el filtro correspondiente al campo ventas Febrero2. Activa la opción filtros de numero3. Da clic en la opción mayor que4. En el cuadro de dialogo filtro personalizado establece los siguientes criterios

El resultado es el siguiente:

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CLASE 12

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

USO DE TABLAS DINAMICAS

¿ QUE ES UNA TABLA DINAMICA?

Es una herramienta que permite resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de información. Se llaman tablas dinámicas por que se puede cambiar su posición, encabezados e inclusive la manera de organizar y ordenar los datos.

1. Da clic en la ficha insertar2. De grupo tablas, activa la herramienta tabla dinámica3. En el cuadro de dialogo crear tabla dinámica selecciona el rango

correspondiente a la base de datos4. Verifica que este activada la opción nueva hoja de calculo5. Da clic en el botón aceptar.

PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA

Al dar clic en el botón aceptar, se creara una nueva hoja en donde se colocara la tabla

Hoja de TablaDinámica

En esta sección se coloca la tabla dinámica creada

Este es el panel para configurar los elementos que contendrá la tabla dinámica

Ahora establece los criterios para la tabla dinámica de acuerdo a la imagen mostrada

El resultado es el siguiente:

CONSULTAS DINAMICAS DE LA AGENCIA DE AUTOS

PARA REALIZAR UNA CONSULTA POR CATEGORIA CON EL TOTAL DE VENTAS POR MES.

1. Despliega las opciones de categoría2. Selecciona la categoría de FO3. Da clic en el botón aceptar4. En la lista inferior se visualizaran los totales de venta para cada uno de los

meses

REPRESENTACION DE LA INFORMACION CON GRAFICOS DINAMICOS

PARA CREAR UN GRAFICO DINAMICO

1. En las fichas adicionales de tabla dinámica activa la ficha opciones2. Ubica el grupo herramientas y da clic en la opción grafico dinámico3. Elige el diseño de columna agrupada 3D y pulsa el botón aceptar4. Establece el estilo de tu preferencia.

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CLASE 13

REPORTES CON SUBTOTALES

Uso de la herramienta subtotalesPara hacer este reporte primero se crea el formato con los datos que se muestran a continuación y posteriormente ordenarlos primero por categoría y después por clave.

¿ PARA QUE SIRVE LA HERRAMIENTA DE SUBTOTALES?

Es una herramienta capaz de calcular subtotales y totales generales mediante el uso de operaciones en un conjunto de datos para una columna en particular

Las operaciones de uso común que se pueden calcular con la herramienta de subtotales son:

SUMA

PROMEDIO

MAXIMO MINIMO

PRODUCTO

APLICACIÓN DE SUBTOTALES EN EL REPORTE

PARA APLICAR LA HERRAMIENTA DE SUBTOTALES EN EL REPORTE DE VENTA

1. Selecciona el rango de celdas que integra el reporte2. Activa la ficha datos3. Da clic en la herramienta subtotal del grupo esquema4. En el cuadro de dialogo que se activa, establece los siguientes criterios:

El resultado que se obtendrá es el siguiente:

En caso de querer ver solo los totales de cada categoría se hace uso del botón contraer

CONTRAER

Si deseas nuevamente ver toda la información, da clic en el botón expandir

EXPANDIR

USO DE MINIGRAFICOS PARA REPRESENTAR INFORMACION

¿ QUE ES UN MINIGRAFICO ?

Un minigrafico es un pequeño grafico contenido en una celda y que permite representar información de manera visual en un grupo de datos

La ventaja de usar minigraficos es quela información que se muestra se puede observar en un espacio reducido, sin la necesidad de ampliar el tamaño del área en que se encuentra.

PARA INSERTAR MINIGRAFICO PARA LA CATEGORIA DE TELEFONIA

1. Selecciona la celda en que se insertara el minigrafico 2. Activa la ficha insertar y del grupo minigraficos da clic en el comando

columna3. Se abrirá el cuadro de dialogo crear grupo minigrafico4. Selecciona el rango de datos correspondiente a los montos de venta de la

categoría telefonía5. Da clic en el botón aceptar6. El resultado es el siguiente: