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CONTRAL ORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATI VA

MANUAL DE PROC EDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS MATERIALES í

Septiembre, 2003.

Manual de Procedimientos


Indice

Presentación ...................................................................................................................................... I

Organigrama......................................................................................................................................... II

Simbología ...........................................................................................................................................

III Descripciónes de

Procedimientos................................................................................................................IV

1. Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

1.1 Registro y Asignación de Bienes Muebles..........................................................................................1

1.2 Actualización de Resguardos de Bienes Muebles...............................................................................6

1.3 Baja de Bienes Muebles............................................................................................................9

1.4 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles...................................................13

1.5 Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario........17

1.6 Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.........................................................................................................................22

1.7 Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de

Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos........................................................................................25

1.8 Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo,

Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos ............................................................................................................ 28

1.9 Atención a Solicitudes para el Uso de la Sala de Juntas.................................................................31

1.10 Servicio de Engargolado y Fotocopiado de Documentos........................................................................35

í 2. Oficina de Transportes

2.1 Baja de Vehículos Oficiales..............................................................................................................40

2.2 Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.......................................................................44


Indice

2.3 Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales........................................................................48

2.4 Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.............................................................53

2.5 Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.................................................59

2.6 Apoyo para Traslado de Personal.................................................................................................63

2.7 Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditivos.............................................................................66

3. Oficina de Adquisiciones

3.1 Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones...............................................................................69

3.2 Adjudicación Directa.........................................................................................................................74

3.3 Licitación Simplificada.......................................................................................................................79

3.4 Licitación Pública..............................................................................................................................85

3.5 Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada......................................................92

3.6 Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.............................................97

Directorio...............................................................................................................................................

V Firmas de

Autorización................................................................................................................................VI

í


I

Presentación

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de la Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección General de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

í revisión y autorización del documento.


CONTRAL ORIA GENERAL II

UNIDAD ADMINISTRATI VA

Organigr ama

UN ID AD ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS


MATERIALES

DEPARTAMENTO

DE INFORMATICA

OFICINA DE CONTROL

PRESUPUESTAL

OFICINA DE NOMINA

OFICINA DE SERVICIOS

GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

OFICINA DE

DESARROLLO DE APLICACIONES

ENLACES

ADMINIST RATIVOS

OFICINA DE CONTROL

FIN ANCIERO

OFICINA DE ADMINISTRACION DE

PERSONAL

OFICINA DE

TRANSPORTES

OFICINA DE

SOPORT E T ECNICO

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE

ADQUISICIONES

OFICINA DE INFORMACION

Y DISEÑO

í



III

Simbología

Terminal Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Conector de actividad Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

í Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operación.

Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.



III

Simbología

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de página Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra página del mismo.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

í


CONTRAL ORIA GENERAL IV


DESCRIPCIONES DE PROCEDIMIENTOS

í


UA/DRM 1


Autorización

Procedimiento

Nomb re: R egi s t r o y A si gnac i ón d e B ie nes M uebl es.

Obj et i vo: R egi st r ar e n el i nv en t ar io de l a Co nt r al or í a G ener al la adqui si c i ón d e bie nes m ueble s y c ont r ol ar su as i gnac i ón a t r a v és d e la el ab or ac i ón de r es guar d os.

Frecuenc ia:

Periódica.

Normas

La r ec ep c i ón en el al m a c én de lo s bie nes m ueble s adq ui r id os sól o pr oc ed er á s i c um pl en c on l as espe c i f i c ac i on es, m arc a, pr ec i o y c ant i dad que s e i ndi quen en el P ed i do .

E l r egi s t r o de al t a en el i nv en t ar io debe r á r eal i z ar se c ons i der a ndo l o si gui en t e:

* Q ue t enga un v al or de c om pr a igual o super i or a 15 sal ar i os m íni m os v i gent es en el E st ado

de Ver ac r uz.

* Lo s bie nes c on v i da ú t i l s uper i or a un añ o, q ue no t eng an la c ons i der a c i ón de bi enes de c onsum o.

E l r egi st r o de bi enes m uebl es e n el i nv e nt ar i o de ber á r eal i z ars e de ac uer do al v al or de adq ui- si c i ón, y en el c a so d e bie nes m ueble s pr o duc id os de ac ue r do al v al or d e pr o ducc i ón.

La c l asi f i c ac i ón de lo s bie nes m ueble s par a su r egi st r o en el i nv e nt ar i o deb er á r eal i z ar se de ac u er do al c at álo go e st abl ec i do por l a S ecr e t ar í a de F i nan z as y P l an eac i ón.

E l núm er o de i nv en t ar i o se asi gn ar á a l os bi ene s m ue bl es a t r av és de lo s Có d igo s d e Bar ras

í que se r ec i be n de l a S E FI P L A N.

La asi gn ac ió n de m obi l i ar io se r eal i z ar á a t r a v és d e lo s r es guar d os en i ndi v i du al .

Fecha Elaboró Revisó Autor izó Elaboración Autor ización Dirección General de

Desarrollo Administrativo Unidad

Administrativa

Contralor General Sept./2003 Sept./2003


UA/DRM 2


A r ea Actividad D e s c r i p c i ó n

Oficina de Serv icios Generales y Control de Inventarios

1

2

3

3A

4

5

6

7

8

9

Recibe de la Oficina de Adquisiciones el Pedido en un tanto, donde se detallan los bienes muebles adquiridos lo revisa y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.

Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido .

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura en original y copia así como los bienes muebles y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de coincidir: Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original.

Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de so li citud de alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Ofi- cio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.

Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: - Relación de bienes en original, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original, - Factura en copia.

Integra en Paquete 2 , los documentos siguientes: - Relación de bienes en copia, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia, - Factura en fotocopia.

Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo.

UA/DRM 3


A r ea Actividad D e s c r i p c i ó n

Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

15

10

11

12

13

14

15

16

Pasa el tiempo.

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave del inventario y adhiere los mismos a los bienes muebles.

Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de sa li da del bien mueble en original y copia.

Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia.

Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de sa li- da original y copia y en el Resguardo provisional en original y copia.

Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados.

Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguar- do individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.

Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo ind ivi- dual en un tanto, lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológica temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

UUU NNN IIIDDD AAADDD AAA DDD MMM IIINNN IIISSSTTTRRR AAA TTT IIIVVVAAA DDD EEEPPPAAA RRR TTT AAAMMM EEENNN TTT OOO DDD EEE

RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS RRR EEEGGGIIISSSTTT RRR OOO YYY

AAA SSSIIIGGGNNN AAA CCC IIIOOONNN DDD EEE BBB IIIEEENNN EEESSS MMMUUU EEEBBB LLL EEESSS

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTA RIOS

INICIO

RECIBE Y REVISA

PEDIDO

OFICINA DE ADQUISICIONES

¿COINCIDE LO RECIBIDO

CON LO SOLICITADO?

SI

NO

SOLICITA Y DEVUELVE

F ACTUR A

O- 1

BIENES

MUEBLES

PROVEEDOR

1

INTEGRA PAQUETE 1

RELACION DE

O BIENES

O

OFICIO DE SOLICITUD 1

F ACTUR A

T PEDIDO

C

SELLA Y DEVUELVE

PROVEEDOR INTEGRA PAQUETE 2

PROVEEDOR

F ACTUR A O

1

RELACION DE BIENES

1

RECIBE Y OBTIENE

1

OFICIO DE SOLICITUD

F

BIENES MUEBLES

F ACTUR A

F ACTUR A

O- 1

1

PEDIDO

C

EL ABOR A

RELACION

DE BIENES O- 1

OFICIO DE SOLICITUD

O- 1

ENVIA

PAQUETE 1

SUBDIRECCION DE ADQUISICIONESDE INVENTARIOS DE

LA SEFIPLAN

2

VERIFICA

C

BIENES

MUEBLES

F ACTUR A

PEDIDO

O- 1

1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS

M ATERIAL ES

RECABA Y FIRMA

OFICIO DE

SOLICITUD

O- 1

SECRETARIA DE

FINANZAS Y PLANEACION

RECIBE Y ADHIERE

CODIGOS DE BARRA O

1


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS RRR EEEGGGIIISSSTTT RRR OOO YYY

AAA SSSIIIGGGNNN AAA CCC IIIOOONNN DDD EEE BBB IIIEEENNN EEESSS MMMUUU EEEBBB LLL EEESSS


1 ACCESA Y ACTUALIZA

EL ABORA

RESGUARDO PROVISIONAL O- 1

SISTEMA DESCONCENTRADO DE

INVENTARIOS

RESGUARDO PROVISIONAL

O

RESPONSABLES DE

AUTORIZACION

PASE DE SALIDA

RECABA FIRMA

PASE DE

SALIDA

O- 1

O- 1

IMPRIME Y

ENTREGA

SISTEMA

DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA

SEFIPL AN

RESGUARDO INDIVIDUAL

T

O


RESGUARDAT ARIO

O

RESGUARDAT ARIO

PASE DE SALIDA

C

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O- 1 FIN


O- 1

ENTREGA


RESGUARDAT ARIO

1

PASE DE SALIDA

1

BIENES

MUEBLES

UA/DRM 6


Autorización

Procedimiento

Nomb re: A c t ual i z ac i ón d e Res guar dos d e B ie nes M uebl es.

Obj et i vo: M odi f i c ar l a asi gnac i ón d e l os bi en es m u eble s c on base en l os m o v i m i ent os de p er son al y c ondi c i on es f í si c a s del m obi l i ar i o, e qui po y v ehí c ul os p ar a m ant e ner a c t ual i z ad o el c ont r ol d e i nv ent a r i os de la Con t r alo r í a G ener al.

Frecuenc ia: Ev entual.

Normas

Con f undam ent o en l a Ley de A dqui si c i ones, Arr endam i ent os, A dm i ni st r ac i ón y E naj enac i ón de B ie nes M uebl es, e n su ar t í c ul o 8 6, d eber á r eal i z ars e l a r ev i si ón de as i gnac i ón d e lo s bie nes m uebl es par a a c t ual i z ar el i nv en t ar i o y l os r esgu ar dos c or r espondie nt es.

Los bi enes m uebl es que c orr espondan a l a Cont r al or í a G ener al , si n ex cepc i ón deber án r egi str ar n ú m e r o d e in v e n t a r i o y c o n t a r c on e l R e s g u a r d o q u e p e r m i t i r á a s ig n a r e i n d i c a r la r espon sabil i dad que de un bi en c orr esp onde al us uar i o.

La c ust odia o r esgu ar do de bi en es m uebl es r epr e sent a la r es pons abi l i dad de c ons er v a r y m an t e ne r en p er f e c t o es t a do l os b ie ne s as ig na do s, e n c a so c on t r ar io d eb er á ex igi r se su r eposi c i ón y r esarc i m i ent o del dañ o o per j ui c io , i ndependi en t e de l as sanc i ones que se di spon- gan.

Los Res gu ard os de bie nes m ueble s de ber án m ant ener se ac t ual i z ado s y c on el r egi st r o de l as c ar ac t er í st i c as y c ondi c i on es f í si c as de l os bi enes , así c om o i ndi c ar l os da t os gener al es del r esguar dat ar i o y ár ea de adscr i pc i ón.

í La ac t ual i z ac i ón d e Res gu ard os de ber á r egi st r ar se e n el S i st e m a d e I nv ent a r i os par a su c on- tr ol.

E n el c aso d e ac t ual i z ac i ón d e Res gu ard os , l os r e gi st r os an t er io r es d eber á n c an c el ar se.

M ens ual m en t e debe r á c or r obor ar en la l i st a de m ov i m i ent o s del al t as, baj as o c am bi os de person al qu e em i t e el Dep ar t am ent o de R ec urs os Hu m ano s, la s ac t ual i z ac io nes d e Res gu ard os .



Administrativa



UA/DRM 7


Area Actividad D e s c r i p c i ó n


1

1A

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Res- guardos y verifica la causa de actualización. ¿Cúal es la causa de la actualización? En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Continúa con la actividad número 7. En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del Usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles.

Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. En caso de no haber diferencias elabora y recaba firma, del Jefe del Departa- mento de Recursos Materiales en el formato Liberación de adeudos en original. Entrega al usuario la Liberación de adeudos en original. Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles. Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el Sistema Interno. Recaba firma del Jefe de la Oficina de Almacenes e Inventarios y del Usuario en el Resguardo individual en dos tantos. Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

ARIOS RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA CAUSA DE

ACTULIZACION


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS AAACCC TTTUUU AAA LLL IIIZZZ AAA CCC IIIOOONNN DDD EEE

RRR EEESSSGGGUUU AAA RRR DDD OOOSSS DDD EEE BBB IIIEEENNN EEESSS MMM UUUEEEBBB LLL EEESSS


INICIO

JEFE DEL AREA

DE TRABAJO

SOLICITA Y RECIBE NOMBRE DEL USU ARIO

USU

VERBALMENTE

ACCESA, EMITE

1 Y ACTU ALIZ A

SISTEMA

DESCONCENTRADO DE INVENT ARIOS DE LA

SEFIPL AN

¿CUAL ES LA C AU SA DE ACTUALIZACION?

BAJA D E

PERSONAL

POR C AMBIO DE USU ARIO

VERIFICA

FISIC AMENTE CAMBIOS

1

EN EL AREA D E

TR AB AJO

SISTEMA INTERNO

RESGU ARDO INDIVIDUAL

2T

USU ARIO

RECIBE SOLICITUD

DE LIBER ACION

- JEFE DE LA OFICIN A DE ALM ACENES E INVENT ARIOS

- USU ARIO

RECABA FIRMA

VERIFICA FISICAMENTE C AM BIOS

EN EL AREA D E

TR AB AJO

RESGU ARDO

INDIVIDUAL 2T

JEFE DEL DEPART AMENTO DE RECURSOS M ATERIALES

ELABOR A Y

RECABA FIRMA

LIBER ACION D E

ADEUDOS O

ENTREGA

RESGU ARDO

INDIVIDUAL T

USU ARIO

T

C

ENTREGA USU ARIO

LIBERACION DE ADEUDOS

O

FIN

UA/DRM 9


Autorización

Procedimiento

Nomb re: B aj a d e B ie nes M uebl es.

Obj et i vo: R egi st r ar e n el i nv e nt ar i o l a baja de bi enes m uebl es det er i or ad os qu e no c um pl an c on el obje t i v o de s u adq ui si c i ón y asi gnac i ón.


Normas

L a ba j a de bi ene s m ue bl e s en el i n v e nt a r i o d e l a Con t r al o r í a s ól o p r o c ed er á c uan do su m an t eni m i ent o c or r ec t i v o r epr es ent e un g ast o i nc os t eabl e y no se c ue nt e c on di sponi bi l i dad pr e supue st al par a su a t enc i ón.

La ba j a d e b ie ne s m ueb l e s deb e r á p r e s en t a r s e p a r a a p r oba c i ón a n t e e l S ub c o m i t é de A dq ui si c i ones y O b r as P úbl i c a s de l a Co nt r al or í a G ener al.

Los bi en es m ueble s suj et os a baj a en el i nv ent ar io debe r án c onc e nt r ar se en el A l m ac én de la Cont r al or í a G ener al , hast a det er m i nar su dest i no f i nal .

La O f i c i na de S er v i c i os G en er ale s y C ont r ol de I nv en t ar io s deb er á c onf i r m ar en el S i st ema Desconc entr ado de I nv ent ar i os el r egi st r o de baj a de l os bienes m uebl es que af ec t ar á l a S ecr e- t ar í a de F in anz as y P l anea c i ón, en c aso c ont r ar i o sol i c i t ar á v í a t ele f óni c a la ac t u al i z ac i ón de l os r egi st r os.

í



Administrativa



UA/DRM 10


Area Actividad Descr ipción


1

2

2A

3

3A

4

5

6

3

7

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Contraloría General.

Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén.

¿Cómo se clasifican los bienes?

En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo: Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original.


En caso de que sean clasificados como Mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra.

¿Procede la Baja?

En caso de no proceder la baja: Tramita con base en el Dictamen original, la reparación correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente.

Fin.

Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles.

En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de baja de inventario ante el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de Subco- mité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original.

Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recur- sos Materiales.

UA/DRM 11



Of icina de Serv icios Generales y Control de Inventarios

8

9

Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de Subcomité en copia y archiva de manera cronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, el Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de ba ja en copia.

Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimien- tos de baja estén registrados.



RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS BBB AAA JJJAAA DDD EEE BBB IIIEEENNN EEESSS

MMM UUU EEE BBB LLL EEE SSS



RECURSOS AT ERIAL ES

INICIO

¿PROCEDE

BAJ A?

NO TRAMIT A

REPARACION

DICTAMEN

O

EL ABOR A Y RECABA

FIRMA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O- 1

DETECTA Y REUNE

EN ALM ACEN

SI C

BIENES

MUEBLES

VERIFICA CLASIFICACION

1 EL ABORA

REL ACION DE MOBILIARIO Y O EQUIPO

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES

ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJ A

ACTA DE SUBCOMITE

SECRETARIA DE

FINANZAS Y PLANEACION

O

C

O

RELACION

BIENES MUEBLES

MOBILIARIO Y EQUIPO O

ENTREGA PARA ACUERDO DEL

SUBCOMITE

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

DICTAMEN 1

OFICIO DE SOLICITUD

BAJA C

¿COMO SE CL ASIFICAN LOS BIENES?

DEPARTAMENTO DE

INFORMATICA

EQUIPO DE COMPUTO

RECIBE Y REVISA

DICTAMEN O

RELACION DE MOBILIARIO O Y EQUIPO

O

DICTAMEN

ACCESA Y REVISA

BAJ A

MOBILIARIO SISTEMA

DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA

SEFIPL AN

EL ABORA

DICTAMEN

O

1 JEFE DEL


RECIBE ACUERDO

DE BAJA

ACT A DE SUBCOMITE C

FIN

RELACION DE O

MOBILIARIO Y EQUIPO O

DICTAMEN

UA/DRM 13


Autorización

Procedimiento

Nomb re: M ant eni m i ent o Pr ev ent i v o y Cor r ec t i v o de l os B i ene s I nm uebl es.

Obj et i vo:

E f e c t uar l as r e par ac i ones y r em odel ac io nes nec es ar i as a la s i ns t ala c i one s de l os bie nes i nm ue bl es c on l os que c uen t a la Cont r al or í a G e ner al , a f i n d e m an t ener l as en c ondi c io nes f unc i onal es.

Frecuenc ia:

Sem estral.

Normas

E l m ant e ni m i ent o pr ev e nt i v o a l os in m uebl es, se r e al i z ar á e n l as f ec has d et er m i nad as en el P ro g ram a an u a l d e ma n t en i m i en to , p r ev ia c on f i r m a c i ón de di sponi bi l i dad p r esu puest al .

Las c ondi c io nes par a c ubr i r l os ant i c i pos qu e r equi er an l os pr est ad or es de ser v i c io s, ser án l as est abl ec i das en la Ley de A dqui s i c i on es, A rr end am i en t os, A dm i ni st r ac ió n y E naj en ac i ón de B i enes M uebl es del P oder E j ec ut iv o del E stado de Ver acr uz así c om o en l a Ley de O br as Públ i- c as par a el E st a do.

E l m anteni m i ent o pr ev ent i v o a l os bi enes i nm uebl es c om pr ender á l as ac t i v i dades r ef er ent es al m an t eni m i ent o de pi nt u r a, c ar pin t er í a , ai r e ac o ndi c i onad o, f u m i gac i ón, t el ef oní a y la s que se r equi er an por su nat ur al ez a en l as ár eas de l a Cont r al or í a G ener al.

Los ser v i c i os de m ant eni m i ent o se r eal i z ar án pr ef er ent em ent e en hor as no l abor abl es, a f i n de no i nt err um pi r en l as f unc io nes de c ada ár ea oper at i v a.

Los pr est ador es de ser v i c i os de m ant eni m i ent o, ser án sel ecc i onados si gui endo l os cr i t er i os de opor t uni dad , c al id ad y pr ec i o de l os ser v i c i os r equer i dos.

í



Administrativa



CONTRAL ORIA GENERAL UNIDAD ADMINI STRATIVA

UA/DRM 14

Actividad D e s c r i p c i ó n


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas programadas. Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuesto correspondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles.

Pasa el tiempo.

Recibe a la compañía prestadora del servicio y realiza la visita a las instalaciones que requieren mantenimiento preventivo o correctivo para que presenten sus propuestas. Pasa tiempo. Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original y los analiza. Elabora Cuadro comparativo en original de los Presupuestos , recaba autori- zación del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y archiva de manera cronológica permanente el Cuadro comparativo y los Presupuestos , ambos documentos en original. Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y avisa vía tele- fónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas. Elabora Oficio circular en original para informar las fechas de mantenimiento o remodelación a las áreas de la Contraloría y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Fotocopia el Oficio circular en los tantos necesarios y los distribuye de la siguiente manera: -Primera fotocopia la envía a la Oficina del C. Contralor General. -Segunda fotocopia la envía para el Departamento de Recursos Humanos. -Las fotocopias restantes para las diversas áreas de la Contraloría General. -El original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los trabajos y efectúa supervisión física en las áreas. Pasa el tiempo. Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptados los trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa, verificando que los datos relevantes de la Dependencia coincidan.

Area


UA/DRM 15

Actividad D e s c r i p c i ó n


10A

11

12

13

¿Coinciden los datos de la Factura ? En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura original y solicita una nueva facturación.


En caso de coincidir los datos: Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago de los servicios y recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Factura original. Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Area


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS

MMMAAA NNN TTT EEENNN IIIMMMIIIEEENNN TTT OOO PPPRRR EEEVVVEEENNNTTT IIIVVVOOO YYY CCC OOORRR RRR EEECCC TTT IIIVVVOOO DDD EEE LLL OOOSSS BBBIIIEEENNNEEESSS IIINNN MMMUUU EEEBBB LLL EEESSS


INICIO

OBTIENE Y VERIFICA FECH AS

PROGRAMA M ANTENIMIENTO Y

AVISA FECH AS

VIA

TELEFONIC A

COMPAÑIA PRESTADOR A

DEL SERVICIO

¿COINCIDEN LOS

DATOS DE L A FACTUR A?

NO

DEVUELVE Y SOLICITA

F ACTUR A O

COMPAÑÍA

PREST ADOR A DEL SERVICIO

PROGRAMA ANU AL DE MANTENIMIENTO

SOLICITA

PRESUPUESTO

O

C

VIA

TELEFONIC A

COMPAÑIA PRESTADOR A

DEL SERVICIO

JEFE DE L A

UNID AD ADMINISTRATIVA

EL ABOR A

Y RECABA FIRMA

OFICIO CIRCUL AR O

JEFE DEL DEPART AMENTO

DE RECURSOS M ATERIAL ES

SI

EL ABOR A Y REC AB A

AUTORIZACION

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECUR SOS

1

O- 2

COMPAÑIA PREST ADOR A DEL

SERVICIO

RECIBE Y REALIZA VISITA

A LAS INST AL ACIONES

FOTOCOPIA Y

DISTRIBUYE

OFICIO CIRCUL AR F

F

F

OFICINA DEL C.

CONTR ALOR

DEPART AMENTO

DE RECURSOS HUM ANOS

AREAS DE LA CONTR ALORIA

GENERAL


DE RECURSOS M ATERIAL ES

REC AB A AUTORIZACION

F ACTUR A O

O

COMPAÑÍA PREST ADOR A DEL

SERVICIO

RECIBE Y ANALIZA

PRESUPUESTOS

O

PERSON AL DE LA


SERVICIO

C

RECIBE Y EFECTUA

SUPERVISION FISICA

ENTREGA


O- 1

O

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

F ACTUR A

JEFE DE

DEPART AMENTO DE RECURSOS M ATERIAL ES


AUTORIZACION


SERVICIO

SOLICITUD- 2

COMPROBACION DE RECUR SOS C

CUADRO O

COMPAR ATIVO

O

PRESUPUESTOS

C

RECIBE Y REVISA 1

F ACTUR A O

FIN

UA/DRM 17


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

Repa r ac ió n a l as I n stala c i on es E l éc t r i c as, Hi dr á ul i c as, S ani ta r i as, Tele f óni c as y de M obi l i ar i o.

Obj et i vo:

moviliario Pr op orc io nar m ant e ni m ie nt o pr ev e nt i v o y c o rr ec t i v o a l as i ns t al ac i ones bás i c as c on l as q ue c u ent a l a C ont r a l or í a G ene r al , a f in de c onser v ar l as en buen est a do.


Normas

E l per so nal de m a nt eni m i ent o y s er v i c i os, debe r á r e quer i r al J ef e de l a O f i c i na de S er v i c i os G ene r a l e s y Con t r o l de I n v en t a r i o s e l m a t e r i a l ne c e s a r i o pa r a r ea l i z a r s u s a c t i v i dades operativ as.

La O f i c i na d e S er v i c io s G en er al es y Cont r ol de I nv ent ar i os d eber á at e nder c on o por t uni da d y c al i dad el m ant eni m i ent o pr ev ent i v o y c orr ec t i v o a l as i nst al aci ones.

La O f i c i na de S er v i c i os G ener al es y Cont r ol de I nv ent ar i os, deber á el abor ar un di agnóst i c o del m an t eni m i ent o a r eal i z ar, par a sol i c i tar el m at er i al al ár e a de A l m ac én o en s u c as o, s ol i c i tar su adqui s i c i ón al Dep ar t am e nt o de Rec ur sos M a t er i al es.

í



Administrativa




UA/DRM 18



1

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

4

5

6

7

8

Recibe del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud de repara- ción de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica permanente. Acude al área, verifica el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hi- dráulicas, sanitarias y telefónicas y detecta el desperfecto. Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el Alma- cén la existencia del mismo. ¿Se cuenta con el material necesario? En caso de contar con el material necesario: Elabora Requisición de material en original y copia para solicitar el material al Almacén y recaba autorización del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. Entrega la Requisición de material original al Almacén y archiva la copia de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Recibe del Almacén el material solicitado para efectuar la reparación a los desperfectos detectados en las instalaciones. Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones. Fin. En caso de no contar con el material necesario: Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la cantidad de material necesario para efectuar la reparación a las instalaciones. Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original y copia. Acude a la Oficina de Control Financiero, entrega para revisión el Vale de ca ja original y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar el material requerido y efectuar la reparación a las instalaciones.


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9

10

11

12

Efectúa la compra del material y recibe del proveedor la Factura original que respalda la compra.

Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para comprobar el gasto por compra de materiales y recaba firma del Jefe del Depar- tamento de Recursos Materiales.

Entrega en la Oficina de Control Financiero para revisión la Solicitud-Compro- bación de recursos en original y copia anexando la Factura original, como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente.




RRR EEEPPPAAA RRR AAA CCC IIIOOONNN AAA LLL AAA SSS IIINNN SSSTTT AAALLL AAACCC IIIOOONNN EEESSS EEELLL EEECCC TTT RRR IIICCCAAA SSS,,, HHH IIIDDD RRR AAAUUULLL IIICCC AAA SSS,,, SSSAAA NNNIIITTT AAARRR III AS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO


RECIBE

ACUDE AL AREA,

VERIFICA Y DETECT A DESPERFECTO

DETERMINA

MATERIAL Y REVISA

INICIO

OFICINA DE SERVICIOS GENER ALES Y CONTROL DE

INVENTARIOS

RECIBE Y REVISA

ACUDE Y ENTREG A

PARA REVISION

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

SOLICITUD DE REPAR ACION DE O

INSTALACIONES

C

VALE DE CAJA O

1

C

INSTALACIONES ELECTRICAS,

HIDR AULIC AS, SANIT ARIAS Y TEL EF ONIC AS

C AJ A

EFECTIVO

EN EL ALMACEN

¿SE CUENTA CON EL

MATERIAL

NECESARIO?

NO

JEFE DE LA OFICINA DE OFICINA DE SERVICIOS

GENER ALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

SI


AUTORIZACION

REQUISICION DE M ATERIAL

O- 1

PROVEEDOR

EFECTUA COMPRA Y

RECIBE

F ACTUR A O

NOTIFICA

REQUISITA

VALE DE CAJA O- 1


RECURSOS M ATERIAL ES

VERBALMENTE

ENTREGA

REQUISICION DE O

M ATERIAL

1

ALMACEN

C



ACUDE Y REPAR A INSTALACIONES

M ATERIAL

AREA SOLICIT ANTE


DE RECURSOS MATERIALES Y DEL JEFE DEL DEPART AMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ALMACEN

RECIBE


FIRMA


O- 2

RECABA FIRMA

VALE DE CAJA O- 1

M ATERIAL ES

1

2



RRR EEEPPPAAA RRR AAA CCC IIIOOONNN AAA LLL AAA SSS IIINNN SSSTTT AAALLL AAACCC IIIOOONNN EEESSS EEELLL EEECCC TTT RRR IIICCCAAA SSS,,, HHH IIIDDD RRR AAAUUULLL IIICCC AAA SSS,,, SSSAAA NNNIIITTT AAARRR III AS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO


ACUDE Y REPARA

INSTALACIONES

M ATERIAL ES

1 2

AREA SOLICIT ANTE ENTREGA

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

O- 1

O

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

F ACTURA

SOLICITUD 2 COMPROBACION DE RECURSOS C

FIN

FIN


UA/DRM 22

Autorización

Procedimiento

Nomb re: Rec e pc i ón de M at er i al es de O f i c i na , P ap el er í a, C onsum i ble s de Cóm pu t o, M at er i al F ot ogr áf i c o, Ar tí c ul os de Li m pie z a, P ar t es de E quip o de Cóm pu t o, M at er i al E l éc t r i co y P r oduc t os F a r m ac eút i c os.

Obj et i vo:

Ver i f i c ar l a ent r ega de ar tí cul os por par te de los pr ov eedor es, de ac uerdo a las condi- c io nes y c ar a c t er í st i c a s es t able c i das en el P ed i do y r egi st r ar l a e nt r a da del m a t e- r i al al A l m a c én.

Frecuenc ia: Periódica.

Normas

La O f i c i na de A dqui si c i ones deber á ent r ega r opor t unam ent e al A l m ac én l a c opi a del P edido, a f i n de posibi l i tar el c ot ejo de l os m at er ial es r ec i bi dos del pr ov ee dor.

La r ec ep c i ón de a r tí c ul os e n el A l m a c én p r oc ed er á de ac uer do a l as c a r ac t e r í st i c as f í si c as, pr e c i os y c an t i dad es qu e se est abl ec en en el P ed i do .

La r ec epc i ón de ar tí c ul os deber á r eal i z ar se en f or m a c om pl et a, no deber án ac ept ar se ent r egas par c i ale s, c on la ex c e pc i ón de haber se es t able c i do en el P ed i do.

E l pr ov eedor deber á ent regar la F act u ra en or i gi nal y copi a a l a Of i c i na de S erv i c i os G eneral es y Cont r ol de I nv en t ar i os par a obt ener el sel l o de r ec i bi do.

Los ar t í c ul os r ec ib i dos deber án det al l ar se en el Kard ex po r art í c ulo par a m ant ene r ac t ual i z a- da l a i nf o r m ac i ón de ex i st enc i as.

La ent r a da d e ar t í c ulo s al A l m ac én d eber á c ont r ol ar se a t r av és del Kar d ex p o r ar t í cu l o y d el

í S i st em a I n t er no d e A l m a c én.



Administrativa




UA/DRM 23


Almacén

1

1A

2

3

4

3

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

Continua con la actividad número 1.

En caso de coincidir: Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios y sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y el Pedido en copia. Registra el material recibido en el Kardex por artículo, que obtuvo previamen- te del archivo alfabético permanente, y en el Sistema Interno de Almacén. Clasifica el material recibido, lo acomoda en los anaqueles correspondientes y archiva el Kardex por artículo de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

VEEDOR

RECIBE Y COTEJA

M ATERIAL ES

UUU NNN IIIDDD AAADDD AAA DDD MMM IIINNN IIISSSTTTRRR AAA TTT IIIVVVAAA DDD EEEPPPAAA RRR TTT AAAMMM EEENNN TTT OOO DDD EEE RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS

RRR EEECCC EEE PPPCCC III OOONNN DDD EEE MMMAAA TTT EEERRR IIIAAA LLL EEESSS DDD EEE OOOFFF IIICCC IIINNN AAA ,,, PPPAAA PPPEEELLL EEERRR IIIAAA ,,, CCC OOONNN SSSUUU MMMIIIBBB LLL EEESSS DDD EEE CCC OOOMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE

CCC OOOMMMPPPUUU TTT OOO,,, MMMAAA TTT EEERRRIIIAAA LLL EEELLL EEECCCTTT RRRIIICCC OOO YYY PPPRRR OOODDD UUU CCC TTT OOOSSS FFF AAA RRR MMMAAA CCC EEEUUU TTT IIICCC OOOSSS

ALMACÉN

INICIO REGISTRA EL

MATERIAL RECIBIDO

PRO

M ATERIAL ES

1

M ATERIAL ES

KARDEX POR ARTICULO A

SISTEMA INTERNO

DE ALM ACEN

F ACTUR A

O- 1

C

PEDIDO

C

CLASIFICA Y ACOMOD A EN ANAQUELES

¿COINCIDE

LO RECIBIDO CON LO

SOLICITADO?

NO SOLICITA LA ENTREGA

PROVEEDOR TOTAL DEL M AT ERIAL Y

DEVUELVE

M ATERIAL ES

KARDEX POR ARTICULO

F ACTUR A

O- 1

A

M ATERIAL ES

SI

JEFE DE LA OFICIN A DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE

INVENTARIOS

RECABA FIRM A, SELLA DE RECIBIDO

Y ENTREGA

F ACTUR A O

PROVEEDOR

C

PEDIDO

C

FIN

1

C

1 PEDIDO C

UA/DRM 25


Autorización

Procedimiento

Nomb re: A bas t ec i m i ent o de Requi si c i ones y S u m i ni s t r o d e M a t er ia l es d e O f i c i na , P ap el er í a, Cons um i bl es de Cóm put o, M at e r i al F ot o gr áf i c o, A r tí c ul os de Li m pi ez a, P ar t es de E qui po de Cóm p ut o, M at e r i al E l éc t r i c o y P r oduc t os F a r m ac eút i c os.

Obj et i vo: Pr op orc io nar c on op or t uni dad , a l as ár eas d e t r a bajo de l a Con t r alo r í a G ene r al , l os ar t í c ul os nec e sar i os pa r a el desa rr ol l o de l as f unc i ones que l es c orr e spond en.

Frecuenc ia: Mensual.

Normas

E n el Rep o rt e d e n eces i d ad e s del al m a c en d eber á r egi st r ar se el c on sum o de ar t í c ul os en el ej erc i c i o pr esupuestal a nt er i or, par a establ ec er l os r equer i m i ent os a at ender se, a t r av és de l os pr o c eso s de c om p r a.

E l Depar t am ent o de Rec ur sos M at er i al es pondr á a di sposic i ón de l as ár eas de t r abaj o el f or m a- t o de Requi s i c ión , el c ual p odr á obt ener a t r av és de l a in t r anet de l a C ont r al or í a G ene r al.

La s Re q ui s i c io n es m e n s ua le s de b e r án r eg i s t r a r la f i r m a de l o s t i t u l a r e s de l a s á r eas sol i c i tant es y del J ef e de l a O f i c ina de S er v i c ios G ener al es y Cont r ol de I nv ent ar i os; en el c aso de l as Requi s ic io nes ex t r aor di nar ias serán aut or i z adas por el J ef e de Depar t am ent o de Recur- sos M at e r i al es.

Las ár ea s de t r ab aj o s ól o p odr á n r eq uer i r l os ar t í c ul os i ndi c ado s en el c a t ál og o qu e dar á a c on oc er, al i ni c i o del año pr es upue stal , el D epar tam en t o de Rec ur sos M at e r i al es.

E l ár ea de A l m ac é n se aj us t ar á al c al end ar i o y ho r ar io est a bl ec i dos en la s pol í t i c as ge ner al es par a l a r ec e pc i ón y ab ast ec i m i en t o d e r eq ui si c i ones a la s ár eas d e t r a baj o de la Con t r alo r ía General.

í La O f i c i na d e S er v i c io s G e ner al es y Cont r ol d e I nv ent a r i os podr á aju st ar l as c ant i dades de m at er i al a s ur t i r, de ac uer do c on la s ex i st en c i as f í si c as en el A l m ac én.



Administrativa



UA/DRM 26



Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

Almacén

1

2

3

4

5

6

7

8

Elabora, al inicio de año, el Reporte de necesidades de acuerdo al consumo del ejercicio presupuestal anterior de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos en original y copia, envía el original al Departamento de Recursos Materiales y archiva la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Conecta con los procedimientos de: - Adjudicación Directa, - Licitación Simplificada, - Licitación Pública y - Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Ma- terial Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Mate- rial Eléctrico y Productos Farmaceúticos. Recibe de las áreas administrativas de la Contraloría General, de acuerdo al calendario mensual establecido, los formatos de Requisición en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo. Analiza los formatos de Requisición en original de cada área administrativa y consulta contra la existencia del Kardex por artículo en copia el cual obtiene del archivo alfabético permanente; y especifica las cantidades a surtir de acuerdo a las existencias del Almacén. Turna al Almacén el original de los formatos de Requisición de cada área para el surtimiento correspondiente y archiva de manera alfabética permanente el Kardex por artículo en copia. Recibe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios, el original de los formatos de Requisición de cada área y con base en éstos, localiza y empaqueta el material solicitado. Entrega el material a las diversas áreas administrativas previa revisión y obtiene firma de recibido en el formato de Requisición en original. Obtiene del archivo alfabético permanente el Kardex por artículo en copia y registra el material entregado. Registra en el Sistema Interno de Almacén el material entregado y archiva la Requisición en original en forma cronológica permanente y el Kardex por artículo en copia de manera alfabética permanente.


Conecta con el procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.



AAA BBB AAA SSSTTT EEECCCIIIMMMIIIEEENNN TTT OOO DDD EEE RRR EEEQQQUUU IIISSSIIICCC IIIOOONNN EEESSS YYY SSSUUU MMMIIINNN IIISSSTTT RRR OOO DDD EEE MMMAAATTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS DDD EEE OOOFFF ICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MMMAAA TTT EEERRR IIIAAA LLL

FFF OOOTTT OOOGGGRRR AAA FFF IIICCC OOO,,, AAARRR TTT IIICCC UUULLL OOOSSS DDD EEE LLL IIIMMMPPPIIIEEEZZZAAA ,,, PPPAAA RRR TTT EEESSS DDD EEE EEEQQQUUU IIIPPPOOO DDD EEE COMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTA RIOS ALMACEN

INICIO AL INICIO DEL AÑO

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

ELABOR A Y ENVIA

DEPART AMENTO DE RECUR SOS

M ATERIAL ES

RECIBE, LOC ALIZ A Y

EMPAQUETA M ATERIAL SOLICITADO

REPORTE DE O

NECESID ADES 1

REQUISICION O

C

ENTREGA M ATERIAL PREVIA REVISION Y

OBTIENE FIRMA

O

ADJUDICACION DIRECTA, REQUISICION LICITACION SIMPLIFICADA,

LICITACION PUBLICA

AR E AS

ADMINISTRATIVAS

AR E AS

ADMINISTRATIVAS

RECEPCION DE MATERIAL

DE OFNA., PAPELERIA, CONSUMIBLES DE

COMPUT, MAT. FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA,

PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y

PRODUCTOS FARMACEUTICOS

REGISTRA MATERIAL

ENTREGADO

KARDEX POR 1

ARTICULO

A

RECIBE Y DEVUELVE,

PREVIO ACU SE DE RECIBO

REQUISICION

O

1

AR E AS ADMINISTRATIVAS

REGISTRA MATERIAL

ENTREGADO

SISTEMA INTERNO

DE ALM ACEN

ANALIZA Y CONSULT A

CONTRA EXISTENCIAS Y ESPECIFICA LAS

CANTID ADES A SURTIR

O REQUISICION

REQUISICION O

C

1

KARDEX POR

ARTICULO A

1

KARDEX POR ARTICULO A

FIN

TUR N A

REQUISICION

KARDEX POR ARTICULO

O

ALMACEN

1

A


LEVANT AMIENTO DE INVENT ARIO FISICO DE ALM AC EN, M AT E RIAL DE OFIC IN A, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁ FICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUT O, MATERIAL

ELECTRICO Y PRODUCTOS FARM ACEUTICOS.

UA/DRM

28 CONTRAL ORIA GENERAL

UNIDAD ADMNINISTRATI VA

Autorización

Procedimiento

Nomb re: Lev an t am ie nt o de I n v ent a r i o F í si c o en A l m ac én de M at e r i al de O f i c in a, P a pel er í a, Con sum ibl es d e Cóm put o , M at er i al F ot o gr áf i c o, Ar t í c ul os de Li m pi ez a, P ar t es de E qui po d e Cóm put o, M at e r i al E l éc t r i c o y P r oduc t os F ar m ac eút i c os.

Obj et i vo:

Ver i f i c ar l as ex i st enc i as f í si c as de ar tí c ul os en A l m ac é n c ont r a l os c on t r ol es doc u- m en t al es par a de t er m i nar l as nec e si dad es y si t uac i ón de ex i s t enc i as.


Normas

E l A l m ac én se abs t endr á de ent r e gar a l as di v er sas ár eas el m at er i al sol i c i t ado en pe r i odo de inv ent arios.

La v er i f i c ac ión de l as ex i stenc i as f í si c as de artí c ul os en el A lm ac én, deber á reali zar se c onside- r an do l os r e gi st r os e n Kár d ex p o r a rt í cu lo y en el S i st em a I nt er n o de A l m ac én.

E l r esul t ado del i nv ent ar i o d eber á i ndi c ar se en l a M i n u t a d e t r ab a j o c on el r egi st r o del per sonal r esponsabl e del pr oc edi m i ent o.

E l Rep o rt e d e e x i st e n c i as f í s i cas en a l macé n deb er á e nv ia r se al J ef e del Dep ar t am ent o de Rec ur sos M at er i al es.

E l Repo rte d e con su mo men su al va lu ado par a el regi st r o c ont abl e deber á env i ar se al Depar- t am e nt o de Rec ur sos F i nanc ie r os.

í

Eá



Administrativa



CONTRAL ORIA GENERAL UA/DRM

Actividad Descr ipción

Almacén de

1

2

2A

2A.1

3

4

3

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original. Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y el Kardex por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético permanente. ¿Existen diferencias? En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra el Kardex por artículo en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes. Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original.


En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de trabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al De- partamento de Recursos Materiales previo acuse de recibo y archiva las copias de manera cronológica permanente. Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia y turna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

UNIDAD ADMINISTRATIVA 29

Area

UUU NNN IIIDDD AAADDD AAA DDD MMM IIINNN IIISSSTTTRRR AAA TTT IIIVVVAAA DDD EEEPPPAAA RRR TTT AAAMMM EEENNN TTT OOO DDD EEE RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS

LLL EEEVVVAAA NNN TTTAAA MMMIIIEEENNNTTT OOO DDD EEE IIINNN VVVEEENNN TTTAAARRR IIIOOO FFF IIISSSIIICCC OOO EEENNN AAA LLL MMMAAA CCC EEENNN DDD EEE MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL DDD EEE OOOFFF III CINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL FFF OOOTTT OOOGGGRRR AAA FFF IIICCC OOO,,, AAA RRRTTT IIICCC UUULLL OOOSSS DDD EEE LLL IIIMMMPPPIIIEEEZZZAAA ,,, PPPAAA RRR TTT EEESSS DDD EEE EEEQQQUUU IIIPPPOOO DDD EEE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

ALMACÉN

INICIO

REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y

COMPLET A

DE ACUERD O CON EL CALEND ARIO DE

LEVANT AMIENTO DE INVENTARIO

O

FORM AT O D E

INVENTARIO

FÍSICO

VERIFICA SI EXISTEN

DIFERENCIAS

O

FORM AT O D E

INVENTARIO

FÍSICO C

KARDEX POR ARTICULO

A

¿EXISTEN SI DIFERENCIAS?

INVESTIGA

DIFERENCIAS

C

NO KARDEX POR ARTICULO O

1

EL ABOR A Y TURN A

DEPAR T AMENT O D E

RECURSOS MATERIALES

REQUISICIONES

C

REPORTE O MENSU AL DE EXISTENCIAS

O

MINUTA DE TR AB AJO

1 R EPOR T E

MENSU AL DE EXISTENCIAS

1

MINUTA DE C TR AB AJO

REALIZA AJUSTES

SISTEMA INTERNO DE ALM ACEN

DEPART AMENTO DE RECUR SOS FIN ANCIEROS

KARDEX POR C

ARTICULO A

EL ABOR A Y TURN A

O

REPORTE DE CONSUMO MENSU AL 1 VALU ADO

C

O

REQUISICIONES

C

1

FIN

Autorización

31


Procedimiento

Nomb re:

A t enc i ón a S ol i c i t ud es p ar a el Uso de l a S al a de J unt as.

Obj et i vo: P on er a di spo si c ió n de l as di v er sas á r eas de la Cont r al or í a G e ner al y e n c on di c io nes apr opia das l a sal a de j unt as, a f in de q ue se l le v en a c abo r eu ni one s of i c i al es.


Normas

La S o li c i tud par a el uso de l a sal a de j untas de l a Cont r alor í a G ener al, deber á r egi st rar la f ir ma del t i t ul ar del á r ea q ue s ol i c i t a.

E n l os c asos en q ue po r di v er sos ev en t os o r eu ni one s of i c i ale s pr o gr am a das, no s e pue dan at ender l as S ol i c i t ud es en l as f ec h as en qu e l as ár eas de l a Cont r a l or í a la r equi er an, est a s se suj etar án a las f echas acor dadas por l a Of i c ina de S erv i ci os Gener ales y Contr ol de Inv ent ar i os.

Los ser v i c io s de c af e t er í a que sean sol i c i t ad os p or la s ár e as, se po ndr án a di spos i c i ón de l os sol i c i t a nt es úni c am ent e en l os c asos en que s ea ne c esa r i os at end er a v i si t as e x t er nas a la Contr al orí a G eneral.

í



Administrativa




UA/DRM 32



1

1A

2

2A

2A.1

3

4

5

6

7

Recibe de las áreas de la Contraloría General la Solicitud original para el uso de la sala de juntas y verifica en el calendario de uso de la sala de juntas la disponibilidad de la misma, considerando fechas y horarios.

¿Se encuentra disponible la sala de juntas?

En caso de no estar disponible la sala de juntas: Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General solicitante y acuerda nueva fecha para el uso de la sala de juntas.


En caso de estar disponible la sala de juntas: Revisa las peticiones que contiene la Solicitud original para el uso de la sala de juntas y determina si las áreas solicitantes de la Contraloría General requiere servicio de cafetería.

¿Requiere servicio de cafetería?

En caso de no requerir servicio de cafetería: Acude a la sala de juntas y realiza limpieza para entregarla en condiciones apropiadas al área solicitante.

Informa al área de la Contraloría General vía telefónica la disponibilidad de la sala de juntas para que haga uso de la misma en la fecha y hora acordada con anterioridad y archiva la solicitud original de manera cronológica permanente.

Fin.

En caso de requerir servicio de cafetería: Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar los recursos y efectuar la compra de los insumos requeridos para el servicio de cafetería y archiva la Solicitud original para el uso de la sala de juntas de manera cronológica temporal.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original y copia.

Entrega a la Oficina de Control Financiero el Vale de caja original y archiva la copia de manera cronológica temporal.

Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar los insumos del servicio de cafetería requerido.

Efectua la compra de los insumos requeridos y recibe del proveedor la Fac- tura original que respalda la compra de los mismos.


UA/DRM 33



8

9

10

11

12

Acude a la sala de juntas, realiza limpieza e instala el servicio de cafetería solicitado por las áreas de la Contraloría General.

Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General la disponibilidad de la sala de juntas.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para comprobar el gasto de compra de insumos por concepto de servicios de cafe- tería y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Factura original.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos original y copia y la Factura original, archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente la segunda copia de la Soli citud-Comproba- ción de recursos .


RECIBE



AAA TTT EEENNN CCC IIIOOONNN AAA SSSOOOLLL IIICCC IIITTT UUU DDD EEESSS PPPAAARRR AAA EEELLL UUU SSSOOO DDD EEE LLL AAA SSSAAALLL AAA DDD EEE JJJUUUNNN TTT AAA SSS


AREA DE LA

CONTR ALORIA GENERAL

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

C ALEND ARIO

- JEFE DEL DEPAR T AM ENT O D E RECURSOS M ATERIALES

- JEFE DEL DEPAR T AM ENT O D E RECURSOS FINANCIEROS

RECABA FIRMA

INFORMA

VIA TELEFONIC A

AREAS DE LA

CONTR ALORIA GENEAL

SOLICITUD

O

VALE DE C AJA

O- 1


RECURSOS

M ATERIAL ES

¿SE ENCUENTR A NO

DISPONIBLE LA SALA DE JUNT AS?

SI

INFORMA Y AC UERD A

1

VIA

TELEFONIC A

AREA DE LA


ENTREGA

VALE DE CAJA O

1

VALE DE C AJA

OFICINA DE CONTROL


RECURSOS

M ATERIAL ES


FIRMA


O- 2

REVISA PETICIONES

C

RECABA FIRMA

SOLICITUD O

AREA DE CAJA

O

F ACTUR A

NO ¿REQUIERE

SERVICIO DE CAFETERIA?

SI

REQUISITA

AC U D E

REALIZ A LIMPIEZA

SALA DE JUNT AS

VIA TELEFONIC A

AREAS DE LA

CONTR ALORIA

PROVEEDOR

EFECTIVO

EFECTUA COMPRA Y

RECIBE

O

ENVIA


F ACTUR A

O- 1

O

SOLICITUD-

2

OFICINA DE CONTR OL

FINANCIERO

C

INFORMA GENERAL F ACTUR A COMPROBACION

DE RECUR SOS

VALE DE C AJA

SOLICITUD

O- 1

O

C

SOLICITUD

O

C

AC U D E

REALIZA LIMPIEZ A

E INST AL A SERVICIO DE

CAFETERIA

SALA DE JUNT AS

FIN

FIN

UA/DRM 35


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

S er v i c i o d e E ng ar gol ado y F ot o c opia do d e Doc um ent os.

Obj et i vo: Pr oporc i onar a l as ár eas de l a Cont r al or í a G ener al el ser v i c i o de engar gol ado y f ot o- c opi ado de do c um e nt os of i c i al es par a un m ej or m a nej o y pr e sent a c i ón de l a i nf or- m aci ón que gener an.

Frecuenc ia:

Diaria.

Normas

E l ser v i c i o de en gar gol ado y f o t oc op i ado se s ol i c i t ar á a t r av és del f or m a to de S o l i c i t ud de servicios de engar golado y f ot oc opi ado c or respondi ent e.

Las ár eas que r equi eran de l os ser v ic i os de engargolado y f otoc opi ado deber án proporc ionar las por t adas y l as ho j as d e l os doc um ent os.

Los se r v i c i os de engar gol ado y f ot oc opia do se pr opo rc i onar án s ol o c uando s e pr esent en doc u- m ent os of i c i al es.

Los ser v i c i os de engar g ol ado y f ot oc opi ado deber á n at en der se c on opo r t unid ad y c al i dad para c on t r ib ui r e n el desa rr ol l o de l as ac t i v i dade s y c on l os l i neam i ent o s de c ont enc ió n del gas t o.

Las sol i c i t udes de ser v i c i os de f ot oc opi ado at endi das en el m es deber án r elac i onar se y det al l ar el nú m er o de f ot oc opi as r eal i z adas par a ef ec t u ar el pa go a l a e m pr esa a rr endado r a del e qui po de f otoc opi ado.

í



Administrativa



UA/DRM 36



F ot oc opi ado y Engargolado

1

2

2.A

3

3A

3A.1

3A.2

4

5

6

Recibe de las áreas de la Contraloría General el formato de Solicitud de los servicios de engargolado y fotocopiado en original. Verifica que el formato de Solicitud de los servicios de engargolado y fotocopiado en original se encuentre debidamente autorizada por el Titular del área. ¿Está autorizado el formato de Solicitud de serv icios? En caso de no estar autorizado el formato Solicitud de los serv icios : Devuelve a las áreas de la Contraloría General el formato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado en original. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 1 En caso de estar autorizado el formato de Solicitud de serv icios : Determina el servicio que requieran las áreas de la Contraloría General en el formato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado en original. ¿Que tipo de servicio requiere? En caso de requerir servicio de engargolado: Recibe de las áreas de la Contraloría General los Documentos para engargolado y las portadas.

Determina el tamaño y número de perforaciones y engargola los Documentos .

Entrega el Engargolado a las áreas de la Contraloría General y obtiene firma de conformidad del servicio en el formato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado, en original y lo archiva de manera cronológica permanente. Fin. En caso de requerir servicio de fotocopiado: Recibe de las áreas de la Contraloría General los Documentos y los fotocopia, de acuerdo a las especificaciones solicitadas. Entrega a las áreas de la Contraloría General los Documentos y las Fotoco- pias. Recaba firma de conformidad de las áreas de la Contraloría General en el formato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado original y lo archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

UA/DRM 37



F ot oc opi ado y Engargolado

7

8

9

9A

10

11

Obtiene del archivo cronológico permanente los formatos de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado originales y realiza conteo mensual de los mismos.

Elabora el Reporte mensual de fotocopiado en original e informa al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la cantidad de copias a facturar.

Recibe del prestador de servicios la Factura en original por concepto de arrendamiento de equipo de fotocopiado y la revisa verificando que los datos relevantes de la Dependencia coincidan.

¿Coinciden los datos de la Factura ?

En caso de no coincidir los datos: Devuelve la Factura original al prestador de servicios de arrendamiento de equipo de fotocopiado y le solicita una nueva facturación con los datos correctos.


En caso de coincidir los datos: Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago al prestador de los servicios de arrendamiento y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, anexando Factura del prestador de servicios en original y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos , el Reporte mensu al de fotocopiado en original y los formatos de Solicitud de servicios de fotocopiado en original.




SSSEEERRR VVVIIICCC IIIOOO DDD EEE EEENNN GGGAAA RRR GGGOOOLLL AAA DDD OOO YYY FFF OOOTTT OOOCCC OOOPPPIIIAAA DDD OOO DDD EEE DDD OOOCCC UUU MMMEEE NNN TTT OOOSSS

AREA DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO

AREAS DE LA CONTRALORIA

GENERAL

1

INICIO

RECIBE

ENTREGA

DOCUMENTOS

AREAS DE LA

CONTRALORIA GENERAL

¿COINCIDEN LOS

DATOS DE L A FACTURA?

SI

NO

DEVUELVE Y SOLICITA

F ACTUR A O

PREST ADOR DE

SERVICIOS

SOLICITUD DE O

SERVICIOS

VERIFICA AUTORIZACION

FORM ATO DE O

SOLICITUD DE SERVICIOS

AREAS DE LA

CONTRALORIA GENERAL

JEFE DEL

DEPART AMENTO DE RECURSOS M ATERIAL ES

SOLICITUD DE O

SERVICIOS

C

EL ABOR A Y RECABA

AUTORIZACION

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS


GENERAL

¿ESTA AUTORIZADO EL

FORM ATO DE SOLICITUD DE

SERVICIOS?

SI

DETERMINA

SERVICIO

NO

DEVUELVE

FORM ATO DE O

SOLICITUD DE

SERVICIOS

AREAS DE LA

CONTRALORIA GENERAL

OBTIENE Y REALIZ A CONTEO MENSUAL

O

SOLICITUD DE

SERVICIOS

ENVIA

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS

F ACTURA

O- 1

O

SOLICITUD- 1

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

FORM ATO DE O SOLICITUD DE SERVICIOS

AREAS DE LA 1

CONTRALORIA

C

JEFE DEL

COMPROBACION DE RECURSOS

O

REPORTE MENSUAL O

SOLICITUD DE SERVICIOS

¿QUE TIPO DE SERVICIO

REQUIERE?

FOTOCOPIADO

GENERAL

ENG ARGOL ADO

RECIBE

DOCUMENTOS

EL ABOR A E INFORM A

O

REPORTE MENSUAL


M ATERIAL ES

C

FIN

AREAS DE LA

CONTRALORIA GENERAL

RECIBE Y FOTOCOPIA

DOCUMENTOS

PORT ADAS

1

PREST ADOR DE

SERVICIOS

2

RECIBE Y REVISA

O F ACTURA



SSSEEERRR VVVIIICCC IIIOOO DDD EEE EEENNN GGGAAA RRR GGGOOOLLL AAA DDD OOO YYY FFF OOOTTT OOOCCC OOOPPPIIIAAA DDD OOO DDD EEE DDD OOOCCC UUU MMMEEE NNN TTT OOOSSS

AREA DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO

1

DETERMINA T AM AÑO Y ENG ARGOLA

DOCUMENTOS


GENERAL

ENTREGA Y OBTIENE

FIRMA

ENG ARGOL ADO

AREAS DE LA


O

SOLICITUD DE

SERVICIOS C

FIN

UA/DRM

40 CONTRALORIA GENERAL


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

B aj a de Veh í c ulo s O f i c i al es.

Obj et i vo: T r am i t ar ant e l a S ecr et ar ía de Fi nanz as y P laneac ión l os m ov i m i en t os de baj a de v ehí c ul os of i c ial es obsole t os que pr esent an r ep ar ac i ones i nc ost eabl es par a el E st a- do y m an t ener ac t ual i z a do el padr ón de l a pl ant i l l a v e hi c ul ar.

Frecuenc ia:

Ev entual.

Normas

La baj a de l os v ehí c ul os of i ci ales en el i nv ent ar i o de l a Contr alor ía G ener al pr oc eder á c uando la r ep ar ac i ón de l a u ni dad r ep r esen t e un gast o i nc ost ea bl e y no s e c ue nt e c on di sponi bi l i dad pr es upuest al par a su at enc i ón el m od el o y a sea ob sol et o , por al gún m ot i v o c am bie de De pen- den c i a, o po r r ob o, de st r u cc i ón par c i al o t ot al .

La baj a de v ehí c ul os of i c i al es deber á pr esent ar se par a apr obac ión ante el S ubc om i t é de A dqui- si c i one s y O br as P úbl i c as de la Con t r alo r í a G ener al .

Los v ehí c ulo s of i c i ale s suj et os a ba j a en el i nv ent ar i o debe r án c onc en t r ars e en el l ugar que establ ezc a la Cont r alor í a G ener al , hasta det er m inar la f ec ha par a su t rasl ado a l a Secr etar í a de F in anz as y P la neac i ón.

Los v eh í c ulo s of i c i al es ac ept a dos p or l a S ecr et ar í a de F i nanz as y P l aneac i ón, p ar a ba j a en el i nv ent ar i o deber án c onc ent r ar se en esa Dependenc i a par a su dest i no f i nal.

La S ecr et ar í a de Fi nanz as y P laneac i ón deter m inará l a baja def i nit i v a de uni dades of ic i ales con bas e en el do c um en t o qu e l a sopor t e.

í E n el c a so d e des t r uc c i ón p arc ial o t ot al , r ob o o e x t r av í o d e v eh í c ulo s deb er á i nt eg r ar se al t rám i te de baj a el ac ta de av eri guaci ón pr ev ia del Mi ni st eri o Públi co o de l a aut or idad c om pet en- t e que haya i nt er v eni do.

Eá



Administrativa



UA/DRM




Oficina de Transportes

de

1

2

3

4

5

6

7

8

3

9

Determina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicas y/o en el Registro de gastos realizados a los vehículos , en original.

Elabora Relación de vehículos propuestos para baja , en original y copia y turna al Departamento de Recursos Materiales el original, para someter a consideración del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas los vehícu- los sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcom ité de Adquisiciones y Obras Públicas en copia, documento en el que se acuerda la baja de vehículos oficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal.

Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Transpor- tes determine.

Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se haya determinado.

Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos , en original y elabora el Album fotográfico del vehículo , en original.

Integra el Expediente de baja del vehículo , obteniendo las fotocopias necesarias de los documentos siguientes: - Reporte de baja de maquinaria y vehículos , en original y dos fotocopias, - Acta de Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas , en tres fotocopias, - Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias, - Calca de los números de serie y de motor , en original y dos fotocopias, - Documento que ampare la propiedad del vehículo , en tres fotocopias, - Carátula del Resguardo del vehículo , tres fotocopias, - Album fotográfico del vehículo , en original y dos fotocopias.

Elabora el Oficio de solicitud de baja , en original y copia dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja , en original y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia del Oficio de solicitud de baja de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

UA/DRM





10

10A

10A.1

11

12

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación del proceso de baja.

¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo?

En caso de que no acepte la baja del vehículo: Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la exposición de motivos de que no procede la baja de vehículos oficiales. Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y elabora el Expediente de baja del vehículo en fotocopia.


En caso de que acepte la baja del vehículo: Concentra el vehículo en el lugar que determina la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega-recepc ión y la archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS BBBAAA JJJAAA DDD EEE VVVEEEHHH IIICCC UUU LLL OOOSSS

OOOFFF IIICCC IIIAAA LLL EEESSS

OFICINA DE TRANSPORTES

INICIO

COMPLET A Y EL ABORA

BAJA DE

VEHICULOS

REPORTE DE BAJA

O

O

A L B U M

SUBDIRECCION DE

RECURSOS MATERIALES Y

REGISTRO DE

GASTOS O

VEHICULOS

FOTOGR AFICO

INTEGRA EXPEDIENTE

DE BAJA

SERVICIOS

GENER ALES DE LA SEFIPL AN

RECIBE NOTIFICACION

SUBDIRECCION DE


SERVICIOS

GENER ALES DE LA SEFIPL AN

EL ABOR A

Y TURN A

RELACION DE VEHICULOS

DEPARTAMENTO DE


O

1

REPORTE DE BAJA

ACTA D E SUBCOMITE

TARJETA DE

CIRCUL ACION

O- 2F

3F

O- 2F

O- 2F

¿ACEPTA LA SEFIPLAN LA

BAJA DEL VEHICUL O?

SI

RECIBE

NO EXPOSICION DE MOTIVOS

C AL C A C NUMEROS

DE SERIE

DOCUMENTO 3F

QUE AM PARE PROPIED AD

3F

CONCENTR A

VEHICULO

ATIENDE RECOMENDACIONES

Y EL ABOR A

EXPEDIENTE DE BAJA F

RESGU ARDO DE VEHICULO

AL BU M FOTOGR AFICO

O- 2F


M ATERIAL ES

RECIBE

Y REVISA

ACTA DE C SUBCOMITE

C

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

1

EL ABOR A Y RECABA FIRMA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O- 1

SUBDIRECCION DE


SERVICIOS GENER ALES DE LA

SEFIPL AN

1

RECIBE Y

REVISA

AC T A D E ENTREGA- C RECEPCION

RESGUARD AT ARIO

INFORMA

Y SOLICITA VEHICULOS

RESGUARD AT ARIO

ENVIA

OFICIO DE SOLICITUD

O DE BAJA

SUBDIRECCION DE


SERVICIOS GENER ALES DE L A

SEFIPL AN

N

FIN

RECIBE

VEHICULO

EXPEDIENTE DE BAJA

1

OFICIO DE SOLICITUD C

DE BAJA

UA/DRM

44 CONTRAL ORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATI VA

Autorización

Procedimiento

Nomb re:

Tr ám i t e de Tenen c i a y Der e c hos de C ont r ol Ve hi c ul ar.

Obj et i vo: As i gna r a l as uni dad es of i c i al es l os do c um en t os de c o nt r ol v ehi c ula r nec esar i os p ar a su t r ánsi t o.

Frecuenc ia: Anual.

Normas

E l t r ám i t e d e sol i c i t ud d e Ten en c i a y d e rech o s d e con t r ol ve hi cu l ar d eber á r eal i z ar se a nte l a S ecr et ar í a de F i nanzas y P l aneac i ón, en el Depar t am ent o de Cont r ol de M aqui nar i a y T r ans- port e.

E l proc edi m i ento par a r enov ar Ten en cia y d erecho s d e con t rol veh i cul ar i ni c i ar á en el per í o- do que p ar a l a ac t ual i z ac ió n est abl esc a la S ec r et ar í a de F i na nz as y P la neac i ón.

E l pago que c orr e spond e a l os d er ec h os d e Ten en cia y d erech o s d e con t r ol veh i cu l ar de v ehí c ul os of i c i al es se r eal i z ar á a t r av és de af ec t ac i ón pr esupuest al que r eal i z ar á l a S ecr et ar ía de F i nanz as y P l aneac i ón, i nf or m ando a l a Uni dad A dm i ni st r at i v a de l a Cont r al or í a G ener al .

La O f i c i na de T r a nspor t es s er á r espon sable de que l os v e hí c ul os of i c i al es a si gna dos a la Cont ral or í a G eneral c i rc ulen de m aner a l egal una v ez atendi do el pago de i m puest os y derec hos que c or responden.

E n el c a so de det ec tar se in c onsi st enc i as en la s Ten en c i a s y d erech o s d e con t rol v e hi cu l ar t r a m i tad os po r la S ec r etar í a de F i nan z as y P l an eac i ón y el P a dr ón Vehi c ul ar de l a Con t r alo r ía

í G en er al debe r án s ol i c i t ars e l as ac l ar ac i ones por escr i t o a esa Depen denc i a.

Eá



Administrativa



UA/DRM



Oficina de Transportes de

1

2

3

4

5

6

3

7

Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Contraloría General el Resguar- do del vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa. Obtiene del Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entrega una de ellas al resguardatario. Elabora el Oficio de envío de resguardos para trámite de tenencia y derechos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos en original, los Resguardos de los vehículos en un tanto y una fotocopia para el trámite de pago del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra una fotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de ca da vehículo archivado de manera numérica permanente y una copia del Oficio de envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta- ría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materia- les, fotocopia de los siguientes documentos: - Oficio de envío de resguardos , con el registro de los trámites de tenencia y derechos de control vehicular, en fotocopia. - Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno del Estado, en fotocopia. - Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del ve- hículo en fotocopia y revisa que la información corresponda al padrón vehicular de la Contraloría General. Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado de manera numérica permanente, la Bitácora en original y registra en la misma el importe de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo al Reporte de importes en fotocopia. Obtiene fotocopia del Reporte de importes .

UA/DRM




8

Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, al Expediente de mantenimiento de cada vehículo archivado de manera numérica permanente y el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expe- diente de resguardo de cada vehículo archivado de manera numérica permanente; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de env ío, ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica permanente.




TTT RRR AAA MMMIIITTT EEE DDD EEE TTT EEENNN EEENNN CCCIIIAAA YYY DDD EEERRREEECCC HHH OOOSSS DDD EEE CCC OOONNN TTT RRR OOOLLL VVVEEEHHH IIICCCUUU LLLAAA RRR


INICIO

DEPART AMENT O DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TR AN SPORTE DE LA SEFIPLAN

- RESGU ARD ATARIO - JEFE DE LA UNID AD ADMINISTRATIVA

RECIBE, OBTIEN E

Y REVISA

EMITE Y RECABA FIRMA

SISTEMA

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS

F

RECIBO F

COMPROBANTE

FISCAL

INTERNO DE VEHICULOS

RESGU ARD O D EL VEHICULO T

OFICIAL

DE PAGO R EPOR T E F

DE F

IMPORTES RESGU ARDO

DEL

VEHICULO

EXPEDIENTE DE N RESGU ARDO DEL

VEHICULO

O BT IEN E FOTOCOPIA Y ENTREGA

RESGU ARDO DEL VEHICULO T

OBTIENE

Y REGISTR A IMPORTE

BIT ACOR A

O

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL VEHICULO

3F RESGUARD AT ARIO N

F

JEFE DE L A UNID AD

ADMINISTRATIVA

ELABOR A Y REC AB A

FIRMA


O- 1

O BT IEN E FOTOCOPIA

REPORTE DE IMPORTES F

F

ENVIA E INTEGRA


DEPART AMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE

LA SEFIPLAN

O

RESGU ARDO T- F

DEL

INTEGRA

REPORT E

F DE IMPORTES

O

BIT ACOR A

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO

VEHICULO

N EXPEDIENTE DE

RESGU ARDO DEL VEHICULO

VEHICULO F

OFICIO DE 1

ENVIO DE

EXPEDIENTE DE

N RESGU ARDO DEL VEHICULO

RESGU ARDO F N

DEL

VEHICULO R EPOR T E F

DE F RESGUARDOS

C

IMPORTES OFICIO

D E

ENVIO C

FIN

UA/DRM 48


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

A c t ual i z ac i ón de Res guar d os de Veh í c ulo s O f i c i al es.

Obj et i vo: Co nt r ol ar la asi gnac i ón de v ehí c ul os of i c i ale s c on el r egi s t r o q ue pe r m i t a i de nt i f i c ar la r esp onsa bi l id ad de l os ser v i dor e s públi c os sob r e lo s bie nes m uebl es.

Frecuenc ia: A nual y Ev entual.

Normas

La ac t ual i z aci ón de Resg uardos se r eal i z ar á post er i orm ent e a l as r easi gnac iones de v ehí cul os of i c i ale s y se t r am i t a r á an t e el Dep ar t am ent o de C ont r o l de M aqui nar i a y T r ansp or t e de l a S e- cr et ar í a de F i nanz as y P l aneac i ón.

E l Res gu ar do d e l ve hí cu lo de ber á ac t ual i z ar se c o n l os dat o s ge ner al es de l ser v i dor públ i co r es ponsa bl e de la unid ad y c on el r e gi st r o de l as c ar ac t er í s t i c as f í si c as d el v ehí c ul o.

La a c t ual i z ac i ón de Res gu ard os de ber á r egi st r ar se doc u m ent al m ent e y en el S i st em a I nt e r no de Vehíc ul os de l a Cont r al or í a G ener al par a m antener ac t ual i z ada l a pl ant i ll a v ehi c ul ar of i c i al.

E l Resgu a rdo d el veh í culo ac t u al i z ado d eber á i nt e gr ar se en el E xp e di e n t e d e resg u ardo de c ada v ehí c ul o par a el c ont r ol de su asi gnac i ón.

í



Administrativa



UA/DRM 49




1

2

2A

3

4

5

6

7

8

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Res- guardo .

Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículo archivado de manera numérica permanente y verifica físicamente el vehículo.

¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo ?

En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia.


En caso de no haber variado las características: Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Contraloría General el Res- guardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad.

Recaba firma del nuevo resguardatario en un tanto del Resguardo del vehículo y obtiene dos fotocopias del mismo.

Entrega al resguardatario una fotocopia del Resguardo del ve hículo .

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Resguardo del vehículo en un tanto.

Elabora Oficio de solicitud de actualización de resguardo dirigido a la Se- cretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que se incluye la información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguardo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía el Resguardo del vehículo , en un tanto, así como el Oficio de s oli- citud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y las cuatro copias del Oficio de solicitud de actualización a los destinos siguientes: - Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación. - Segunda copia al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. - Tercera copia a la Unidad Administrativa. - Cuarta copia se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo; así también se archiva el Resguardo del vehículo en fotocopia de manera numérica permanente en el Expediente de resguardo del veh ícu- lo .

UA/DRM 50




9

10

10A

11

Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta- ría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizado en fotocopia. Obtiene del archivo cronológico permanente el Oficio de solicitud y verifica que coincida con los Resguardos del vehículo recibidos en fotocopia. ¿Coinciden los datos? En caso de que no coincidan los datos: Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre- taría de Finanzas y Planeación el Resguardo del vehículo en fotocopia y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualiza- ción de resguardo en cuarta copia. Continua con la actividad número 9. En caso de que si coincidan los datos: Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

UUU NNN IIIDDD AAADDD AAA DDD MMM IIINNN IIISSSTTTRRR AAA TTT IIIVVVAAA DDD EEEPPPAAA RRR TTT AAAMMM EEENNN TTT OOO DDD EEE RRR EEECCC UUURRR SSSOOOSSS

MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS AAACCC TTTUUU AAA LLL IIIZZZ AAACCC IIIOOONNN DDD EEE RRR EEESSSGGGUUU AAA RRRDDD OOOSSS DDD EEE

VVVEEEHHH IIICCC UUU LLL OOOSSS OOOFFF IIICCC IIIAAALLL EEESSS


JEFE DEL


M ATERIAL ES

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES

DE REASIGNACION

ENTREGA

RESGUARDO DEL VEHICULO

RESGUARDAT ARIO

F

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO

DEL VEHICULO F

OBTIENE Y VERIFICA


EXPEDIENTE DE


F

N

JEFE DE L A

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RECABA FIRMA Y OBTIENE FOTOCOPIA

RESGUARDO

DEL VEHICULO T

4

OFICIO DE SOLICITUD C

1

VEHICULO

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS M ATERIALES

ELABORA Y

RECABA FIRMA

¿HAN VARIADO LAS CARACTERIS-

TICAS DEL VEHICUL O?

SI ANOT A

ACTUALIZ ACIONES

RESGUARDO DEL VEHICULO F

OFICIO DE SOLICITUD

O- 4

NO

EMITE Y COMPLET A

SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS

RESGUARDO

DEL VEHICULO T

ENVIA

RESGUARDO DE VEHICULO T

O

OFICIO DE SOLICITUD 1

2

DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE M AQUINARIA Y TRANSPORT E

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

Y FINANZ AS DE LA SEFIPL AN

DEPART AMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

DE LA SEFIPLAN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

3

4

RESGUARDAT ARIO

RECABA FIRMA Y

OBTIENE FOTOCOPIA

RESGUARDO

DEL VEHICULO T

2F

DEPART AMENTO DE CONTROL DE

MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

1

RECIBE ACTUALIZADO


C

F

N EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL

VEHICULO


F


MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS AAACCC TTTUUU AAA LLL IIIZZZ AAACCC IIIOOONNN DDD EEE RRR EEESSSGGGUUU AAA RRRDDD OOOSSS DDD EEE

VVVEEEHHH IIICCC UUU LLL OOOSSS OOOFFF IIICCC IIIAAALLL EEESSS


1

NO ¿COINCIDEN LOS DATOS?

DEVUELVE

PARA AJUSTES


MAQUINARIA

Y TRANSPORTE DE LA SEFIPL AN

RESGU ARDO F

DEL VEHICULO

4

SI OFICIO DE

C SOLICITUD

INTEGRA

EXPEDIENTE

DE RESGU ARDO

DEL VEHICULO 1

RESGU ARDO F

DEL N

VEHICULO

4 OFICIO DE SOLICITUD

N

FIN

UA/DRM


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

Tr ám i t e par a R eposi c i ón de P l ac as y Tar j et a de Ci r c ul ac i ón.

Obj et i vo: M an t ener en or den l a d oc um e nt ac i ón q ue r e qui er an l os v e hí c ul os of i c ia l es p ara c i r cul ar.


Normas

Los r esg uar d at ar i os de l os v ehí c ul os of i c i al es , deb er án r epo r t ar a l a O f i c i na de T r a nspor t es i nm edi at am en t e el ex t r av í o de l a ( s) pla c a (s) de c i r c ul ac i ón o bi en de l a Tar j eta d e c i rcu l a- ci ón .

Los v ehí c ulo s of i c i ale s que no c uent en c o n pla c as d e c i r c ula c i ón o Tar j eta d e c i rcu l ac i ón , deber án ser c anal i z ados y per m anec er en el l ug ar que se det er m i ne por l a Cont r al or í a G ener al dur a nt e el per í o do en el que se r e al i c e el t r ám i t e de r epos i c i ón c orr es pondie nt e.

Los r esg uar dat ar i os de l os v ehí c ul os of i c i al es que por r obo de pl ac as de c i rc ul ac i ón p r esent en su t r ám i t e pa r a r eposi c i ón de la s m i s m as, deber án p r esen t ar l a Co n st an c i a d e no i n f racc ión del v ehí c ul o y el Acta l ev ant ada ant e el M i ni st er i o P úbli c o.

í

Eá



Administrativa



UA/DRM




1

1A

1A.1

1A.2

1A.3

1A.4

1A.5

1A.6

1A.7

1A.8

3

Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina.

¿Cuál es la causa que origina la reposición?

En caso de ser extravío o robo de Placas : Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y que concentre el vehículo en el lugar que determine la Contraloría General.

Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y la Placa.

Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de c ircul a- ción en original.

Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Determina el importe por pago de reposición de placas.

Tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la ges- tión correspondiente.

Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre- taría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Cons- tancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en original y la Placa del vehículo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se- cretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de pago en original y revisa que lo especificado en el mismo coincida con lo solicitado en el Oficio de solicitud en copia.

Paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importe especificado en el Recibo de pago en original.

Area

UA/DRM




1A.9

1A.10

1A.11

1A.12

1A.13

2

3

4

5

Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y el Ofi- cio de solicitud en copia lo archiva de manera numérica permanente en el Expediente de resguardo .

Pasa el tiempo.

Recibe notificación del Departamento de Control de Maquinaria y Transpor- te de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de las Placas y la Tarjeta de c irculación .

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se- cretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas y Tarjeta de c ir- culación en original, así como la Tarjeta de circulación en original y las Placas .

Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas , e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera nu- mérica permanente.

Informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas Placas y Tarjeta de c irculación .

Fin.

Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas .

Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre- taría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarje- ta de circulación en original y las Placas ; archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se- cretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de c ircul a- ción en original y las Placas .

Area

UA/DRM




6

6A

6A.1

7

8

9

10

Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de pl a- cas en un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del De- partamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Fi- nanzas y Planeación.

¿Coincide la información?

En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta- ría de Finanzas y Planeación lo siguiente: - Oficio informativo en original. - Recibo oficial de pago en fotocopia. - Reporte de importes en fotocopia. - Tarjeta de circulación en original. - Las Placas . Archiva la copia del Oficio informativo de manera cronológica temporal.


En caso de que si coincida la información: Obtiene fotocopias del Reporte de importes .

Integra una fotocopia del Reporte de importes al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y una fotocopia del Reporte de importes y el Oficio de envío en fotocopia lo archiva de manera cronológica permanente.

Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas .

Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo.


Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

Area



TTT RRR AAA MMMIIITTT EEE PPPAAA RRR AAA RRR EEEPPPOOOSSSIIICCC IIIOOONNN DDD EEE PPPLLL AAA CCC AAA SSS YYY TTT AAA RRR JJJEEETTT AAA DDD EEE CCC IIIRRRCCC UUU LLL AAACCC IIIOOONNN


JEFE DEL


M ATERIAL ES

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES Y

DETERMINA

¿CUAL ES L A CAUSA QUE

ORIGINA LA

EXTRAVIO O ROBO

DE PL AC AS

SOLICITA CONST ANCIA DE NO

INFRACCION Y EL

RESPONSABLE

DEL VEHICULO

TRAMIT A

RECURSOS

ENTREGA

OFICIO

DE SOLICITUD

O

CONSTANCIA

EN EL DEPART AMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE L A

SEFIPL AN

O

DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE MAQUINARIA Y

TRANSPORTE DE L A SEFIPL AN

RECIBE NOTIFICACION DE ENTREG A

REPOSICION?

DISPOSICION OFICIAL

VEHICULO

O BT IENE

DEL VEHICULO

DE NO INFRACCION TARJETA O

DE

CIRCUL ACION

PL ACAS

DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE M AQUINARIA Y TRANSPORT E DE L A

SEFIPL AN

RECIBE Y

REVISA

OBTIENE DEL

VEHICULO

TARJETA DE

TARJETA DE

CIRCUL ACION

O

PL ACAS


MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE

LA SEFIPLAN

RECIBE

RECIBO DE PLACAS O Y TARJETA DE CIRCUL ACION

O

TARJETA DE

CIRCUL ACION

CIRCUL ACION O

PL ACAS

RESPONSABLE DEL

VEHICULO

RECIBE

Y REVISA

Y REVISA

RECIBO

DE PAGO

O

OFICIO 1

PL ACAS

CONSTANCIA O

DE NO

INFRACCION O

D E

SOLICITUD

INCORPOR A EN EL

VEHICULO E INTEGRA

TARJETA DE CIRCUL ACION O T ARJET A DE

CIRCUL ACION

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

ELABORA Y RECABA FIRMA

OFICIO DE

SOLICITUD

O- 1

JEFE DEL


M ATERIAL ES

EL ABORA Y RECABA FIRMA

OFICIO DE SOLICITUD O- 1

PAGA

INTEGRA

TESORERIA DE L A

SEFIPL AN

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO

DEL VEHICULO

PL ACAS

RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCUL ACION

EXPEDIENTE

DE MANTENIMIENTO DEL VEHICULO

O

N

DETERMINA

RECIBO

DE PAGO

O N

OFICIO 1

D E

INFORMA

RESPONSABLE DEL VEHICULO

IMPORTE DE PAGO

1 DE REPOSICION

SOLICITUD N

EXPEDIENTE DE RESGUARDO

FIN


ACTUALIZ ACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES



TTT RRR AAA MMMIIITTT EEE PPPAAA RRR AAA RRR EEEPPPOOOSSSIIICCC IIIOOONNN DDD EEE PPPLLL AAA CCC AAA SSS YYY TTT AAA RRR JJJEEETTT AAA DDD EEE CCC IIIRRRCCC UUU LLL AAACCC IIIOOONNN


1 ¿COINCIDE L A

INFORM ACION?

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

NO

ELABOR A Y

RECABA FIRMA

ENVIA

E INTEGRA

OFICIO

DE SOLICITUD

O

TARJETA O

D E

DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE MAQUINARIA Y

TR ANSPORTE DE L A

SEFIPL AN

SI

OBTIENE

FOTOCOPIA

REPORTE DE IMPORTES F

OFICIO

INFORMATIVO

O- 1

DEPART AMENTO DE CONTR OL D E

CIRCUL ACION

PL AC AS

OFICIO 1

D E

SOLICITUD C

F ENVIA

OFICIO

INFORMATIVO


LA SEFIPLAN

O

RECIBO F

INTEGRA

OFICIAL

DE PAGO REPORT E F

D E

IMPORTES TARJETA O

D E

DEPART AMENTO DE CONTR OL D E


REPORTE

DE IMPORTES F

F

N

EXPEDIENTE DE

MANTENIMIENTO

CIRCUL ACION

PL AC AS

LA SEFIPLAN

1

RECIBE

OFICIO

DE ENVIO

F

RECIBO F

OFICIAL

ENVIO

INCORPOR A AL

VEHICULO

OFICIO F

D E

C

DEL VEHICULO

1

1

OFICIO INFORMATIVO

C

D E

PAGO

REPORT E F D E

TARJET A

DE CIRCULACION O

IMPORTES

TARJETA DE CIRCUL ACION

O

PL AC AS

PL AC AS

INFORMA RESPONSABLE DEL VEHICULO

EMITE

Y VERIFICA

SISTEMA INTERNO

DE VEHICULOS

REPORTE POR T MATRICULA

DE PL AC AS

FIN


ACTUALIZ ACION DE RESGUARDOS

DE VEHICULOS OFICIAL ES

UA/DRM


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

Tr ám i t e d el M a nt eni m i ent o Pr e v ent i v o y Corr e c t i v o del P ar q ue Ve hi c ul ar.

Obj et i vo:

Frecuenc ia:

E f ec t uar l os t r ám i t es adm i ni st r at i v os c o rr espondi ent es par a l as r e par ac i ones que c orr i j an l as f al la s de l os v e hí c ul os of i c i al es.

Ev entual.

Normas

La sol i c i t ud par a el m ant e ni m ie nt o p r ev e nt i v o y / o c or r ec t i v o deb er á hac er l a po r escr i t o el r esguar datar i o r esponsabl e del v ehí c ulo.

E s r esponsabi l idad del r esguar dat ar i o de l as uni dades v ehi c ul ar es, r epor tar c ual qui er anom al ía que se pr ese nt e e n la s uni dades que t eng an b aj o s u r es guar do.

Cua ndo n o se a pos i bl e ef ec t uar v ar ia s c ot i z ac i ones debi do a l a g r av ed ad y / o ur g enc i a de l as r epar ac i ones, el J ef e del Depar t am ent o de Rec ur sos M at er ial es aut ori z ar á l as acc i ones corr es- pondient es.

La O f i c i na d e T r a nspo r t es r ec ib i r á l os v ehí c ul os de lo s t al l er e s ex t er nos , pa r a en t r ega r l os al r esguar datar i o c orr espondi ente.

í

Eá



Administrativa



UA/DRM




1

2

3

4

5

6

6A

7

3 8

Recibe del Departamento de Recursos Materiales el original de la Soli citud de servicio y/o reparación presentada por los resguardatarios de unidades vehiculares para que se efectúen las reparaciones necesarias.

Solicita a los resguardatarios, los vehículos oficiales para su mantenimiento preventivo y/o correctivo.

Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, del Jefe de la Oficina de Transportes y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de servicio y/o reparación en original.

Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega.

Pasa el tiempo.

Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externo terminó la reparación de la unidad, si es así, recoge los vehículos oficiales y los entrega a los resguardatarios.

Pasa el tiempo.

Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o repara- ción ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia.

¿Coinciden los datos de la Factura ?

En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo la Factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación.


En caso de coincidir los datos: Recaba firma de los resguardatarios en la Factura en original que presentó el taller externo.

Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos , en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Transportes.

A r e a

UA/DRM


A r e a Actividad Descripción

Oficina de Transportes 9 Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o repara- ción y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente; en el Expediente de mantenimiento del vehículo , la copia de la Factura y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera numérica permanente.




TTT RRR AAA MMMIIITTT EEE DDD EEELLL MMMAAA NNN TTT EEENNN IIIMMMIIIEEENNNTTTOOO PPPRRR EEEVVVEEENNN TTT IIIVVVOOO YYY CCC OOORRR RRR EEECCC TTT IIIVVVOOO DDD EEELLL PPPAAA RRR QQQUUU EEE VVVEEEHHH ICULAR


DEPARTAMENTO DE RECURSOS M ATERIAL ES

INICIO VERIFICA, RECOGE Y ENTREGA

VEHICULOS

TALLER

EXTERNO

ENVIA

SOLICITUD-

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

RECIBE

OFICIALES RESGUARD AT ARIOS COMPROBACION DE RECUR SOS

O- 1

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O O REPAR ACION

TALLER

EXTERNO

ORDEN DE O

SERVICIO Y/O REPAR ACION

O

F ACTUR A

JEFE DEL DEPART AMENTO DE RECURSOS M ATER ALES

JEFE DE LA OFICINA DE TRANSPORTES

SOLICITA VEHICULOS OFICIALES

RESGUARD AT ARIOS

RECIBE Y VERIFICA

1

F ACTUR A O

O ORDEN DE SERVICIO Y/O SERVICIO

SOLICITUD- 2

COMPROBACION DE RECUR SOS

1

F ACTUR A

1

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPAR ACION

N

FIN

C

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL VEHICULO

EL ABOR A, FIRMA Y REC AB A

AUTORIZACION

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPAR ACION

SOLICITU DE

SERVICIO Y/O REPAR ACION

O- 1

O

C

RESGUARD AT ARIOS

NO

¿COINCIDEN LOS DATOS DE L A

FACTUR A?

SI

REC AB A

FIRMA

F ACTUR A

O

DEVUELVE Y

SOLICITA

F ACTUR A O

1

TALLER

EXTERNO

REMITE Y ACUERD A FECHA DE ENTREG A

VEHICULOS

OFICIALES

ORDEN DE SERVICIO Y/O

REPAR ACION O

TALLER EXTERNO


DE RECURSOS M ATERIALES JEFE DE LA OFICINA DE

TRANSPORTES


AUTORIZACION


O- 2

UA/DRM


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

A p oy o par a T r as l ado de P e r son al.

Obj et i vo: A t ender c on opor t uni dad l as sol i ci t udes de v ehí cul os of i c ial es y / o de t r asl ado de person al que pr ese nt an l as ár e as de t r abaj o de l a Con t r alo r í a G e ner al par a c om i sio nes of i c ial es.


Normas

E l v ehí c ul o of i c i al q ue se pr op orc i one p ar a l a c o m i sió n of i c i al debe r á v e r i f i c ar se f í si c am e nte par a gar ant i z ar e l t r a sl ado opor t uno y seg ur o del p er son al , a dem ás de el abo r ar e l Res gu ar do p ro v i s ion al .

E l per so nal c om i s i onad o c om o c o nduc t or de ber á c ont ar c o n Li c en c i a d e man e jo v i gent e.

E l per so nal c om i s i onad o c om o c o nduc t or de ber á r eal i z ar el t r ám i t e par a v iá t i c os per sonal es, así c om o v er i f i c a r que el v ehí c ul o o f i c ial c ue nt e c on ga sol i na y est é en c o ndi c i ones ópt i m as par a el t r asl ad o de per son al .

í

Eá



Administrativa




UA/DRM 64



de

1

1A

1A.1

2

3

4

5

3

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y revisa la Solicitud de apoyo en original que envían las áreas de trabajo para realizar una comisión oficial. ¿Requiere chofer para la comisión oficial? En caso de requerir chofer para la comisión oficial: Elabora y recaba firma de Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de la comisión , en original. Informa al comisionado del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio de Comisión , en original. Continúa con la actividad número 2. En caso de no requerir chofer para la comisión oficial: Solicita como apoyo y recibe de las áreas de trabajo el vehículo oficial. Elabora el Resguardo provisional , en original y recaba firma del responsable de la comisión oficial de acuerdo con las áreas que solicitan el apoyo. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de trabajo que soliciten el apoyo el vehículo, cancela el Resguardo provisional , en original y lo archiva alfabéticamente en forma permanente en el Expediente de resguardo . Entrega a las áreas de trabajo el vehículo y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de apoyo , en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SSSUUU MMMIIINNN IIISSSTTT RRR OOO DDD EEE CCC OOOMMMBBB UUU SSSTTT IIIBBB LLLEEESSS,,, LLL UUU BBB RRRIIICCC AAA NNNTTT EEESSS YYY AAA DDD IIITTT IIIVVVOOOSSS


JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

INICIO

OBTIENE Y ENTREGA

RESPONSABLE DEL

TRAMITE

EL ABORA Y RECABA FIRM A

RESPONSABLE DEL

VEHICULO

VALES

DE GASOLINA O

OFICIO O TARJET A

O- 1

RECIBE

C

SOLICITUD DE VALES DE

GASOLINA O

ANALIZA Y DETERMINA CANTIDAD DE G ASOLINA

Y COMPLET A

ANEXA

SOLICIT UD DE

VALES DE

GASOLINA

O

BIT ACORA O

ENVIA

OFICIO O TARJETA O

PROVEEDOR

SOLICITUD DE VALES DE O

GASOLINA

D E

VALES DE

GASOLINA

C

JEFE DEL DEPART AMENTO DE RECURSOS M ATERIALES

RECABA FIRMA DE

VISTO BUENO

SOLICITUD DE

VALES DE O

GASOLINA

PROVEEDOR

RECIBE Y

REVISA

VALES DE GASOLINA O

RESPONSABLE DEL TRAMITE

REVISA CONTROLES

INTERNOS

1

OFICIO O TARJET A

C

OBTIENE, REGISTRA Y RECABA FIRMA

BITACORA DE VALES DE O

FIN

GASOLINA C

UA/DRM


Autorización

Procedimiento

Nomb re:

S u m i ni st r o de Co m bus t i ble s, Lu br i c ant es y A di t i v os.

Obj et i vo: P r ov eer c on opor t unid ad el c om b ust ib l e ne c esa r i o a l as ár eas de t r abaj o de la Con t r al or í a G ener al , a f i n de qu e r eal i c en l as ac t i v i dad es of i c i al es.

Frecuenc ia: Diaria.

Normas

La sol i c i t ud de Val es d e g aso l in a deber á pr esentar se debi dam ent e r equi si ta da ant e l a Of i c i na de T r anspo r t es o el De par t am ent o d e Rec u r sos M at er ia l es.

E l sum i ni st r o d e gasoli na p ar a lo s v ehí c ul os of i c i al es s e det e r m i nar á de a c uer do a: - E l de st i no de l a c o m i si ón of i c ia l y - E l c ons um o d e gasoli na dur ant e l as ac t i v i dade s of i c i al es di ar i as.

E l c ont r ol de l a ent r ega de Val es d e g asolina , deber á r egi st r ar se en l a Bi t áco ra d e va l es pa ra m a nt ene r a c t ua l i z ado e l c on s um o d e ga s ol i na y m a nt ene r l a s r e s e r v a s q ue pe r m i t a n e l abast eci m i ent o opor t uno.

La adm i nist rac ión en el consum o de gasoli na es r esponsabil idad del r esguar dat ari o del v ehí c ulo of icial.

E l r espo nsabl e de l a Of i c i na de Tr an spor t es d eber á m ant ener ac t u al i z a da la r em esa d e Val es d e g as ol i na y sol i c i t ar c on o por t u ni dad al pr ov e edor el ab ast ec i m i en t o.

í E l pr ov eedor que sur t a lo s Val es d e g a s ol i na de ber á c ont r atars e c on f or m e al pr oc e di m ie nto est abl ec i do en la Ley de A d qui si c i on es, A rr end am i en t os, A dm i ni st r ac i ón y E n aj en ac i ón de B ienes M uebl es y norm at i v i dad v igente.

Eá



Administrativa



UA/DRM




de

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3

Recibe del responsable del vehículo el formato Solicitud de vales de gasolina en original.

Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo registrados en el formato de Solicitud de vales de gasolina , en original la cantidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros y completa el forma- to en original.

Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materia- les en el Formato solicitud de vales de gasolina en original.

Obtiene del archivo cronológico permanente la Bitácora de vales de gasolina en original, registra la entrega de los Vales y recaba firma del responsable del trámite.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina en original y entrega los necesarios al responsable del trámite.

Anexa la Solicitud de vales de gasolina en original a la Bitácora de vales de gasolina y la archiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gasolina a solicitar, para mantener las existencias que le permitan abastecer Vales de gasolina a las áreas de trabajo, previa verificación de controles internos, solicitará la adquisición de nueva dotación.

Elabora Oficio o Tarjeta en original y copia indicando el número de vales de gasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de la Contraloría General y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al proveedor el Oficio o Tarjeta en original para solicitar una dotación de vales de gasolina.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficio o Tarjeta en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormente archiva de manera cronológica temporal los documentos.



UA/DRM 69

Autorización

Procedimiento

Nomb re:

E l abor ac ió n del Pr o gr am a A nu al d e A dq ui si c i on es.

Obj et i vo: iiiiiiiiiiiiii Llevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dependencia calendarizar los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad durante el ejercicio fiscal.

Frecuenc ia:

Anual.

Normas

P a r a l a p r e s up u e s t a c i ón de l P r og rama a nu a l d e a dqui s i c ion es , s e debe r á c on s i de r ar el em ent os r eal es de v al or a c i ón det er m i nado s en el Li st a do d e p rec io s uni t a r i os.

E l Li s t ad o d e p rec i os uni t ar i os d e ar t í c ulo s pr esupu est ad os, deber á c on si de r ar e l por c ent aje de i nf la c i ón que d et erm i ne l a S e cr et a r í a d e F in anz as y P l anea c i ón en lo s Li n eam i e n t o s de P ro g rama ción y P re supu e st ac i ón .

E l P ro g ram a an u al d e ad qui s i c io n es , d eber á suj et ars e al pr es upues t o d e gas t o c o rr ie nte aut or i z ado par a c ubr i r l os obj et i v os i ns t i t uc i onal es.

P a r a l a i n t e g r a c i ón de l P r og ram a a nu a l d e a dqui s i c ion es , s e debe r án c on s i de r a r l os r eque r i m i ent os de l as u ni dades p r esupuest al es de l a Depende nc i a.

E l P ro g ram a an u al d e ad q ui s i c ion e s de l a De pend enc ia , deb er á s er i nt egr ado y ent r egad o a l a S ecr e t ar í a de F i nanz as y P l an eac ió n a m ás t a r dar el úl t i m o dí a h ábi l del m es d e ene r o, c orr espondi ent e al ej erc i c i o f i sc al.

í La c apt ur a de l a in f or m ac ió n en el M ódul o de A dq ui si c i on es y Con t r ol de I nv e nt ar i os del S i st em a I nt egr al de A dm i ni st r ac ión F inanc ier a del E stado de Ver acr uz ( Si af ev ) , deber á l l ev ar se a c abo a nt es de l as f e c has pr ogr am ada s por l a S ecr e t ar í a de F i nanz as y P l an eac ió n en l os Li n eam i en t o s d e P rog r amac i ón y P res upu es t ac i ón a f i n de ev i t ar el c i er r e del m i s m o.



Administrativa




UA/DRM 70

Area Actividad Descripción

Oficina de Adquisiciones

1 Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de progra- mación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listado de partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación para elaborar el Programa anual de adquis icion es.

Pasa el tiempo.

2 Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa

anual de adquisiciones de las unidades presupuestal es en original, para que se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia.

3 Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de li citaciones

simplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar un historial de consumo.

4 Elabora un Historial de consumo en original, considerando únicamente las

licitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza para determinar una lista de precios unitarios.

5 Elabora un Listado de precios unitarios en original de los artículos adquiri-

dos por la Depedencia, considerando un aumento del porcentaje de inflación determinado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lin eamientos de programación y presupuestac ión .

6 Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del pro-

grama anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en original contra el Presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para poder determinar la captura del Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia, en el Módulo de Adquisi- ciones y Control de Inventarios del Siafev.

7 Elabora Listado de necesidades de consumo en original, con la

información que se generó de la conciliación de documentos. 8 Accesa al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y

captura el Listado de necesidades de consumo en original programada para el ejercicio próximo.

9 3 Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquis icio-

nes de la Dependencia en original. 10 Revisa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la De-

pendencia en original, y detecta posibles inconsistencias en la captura de la información.


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Area Actividad Descripción

O. ficina de Adquisiciones

10A 11

12

13

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17

18

¿Existen inconsistencias en la captura? En caso de no existir inconsistencias en la captura: Continúa con la actividad número 13. En caso de existir inconsistencias en la captura: Accesa al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y modifica las inconsistencias detectadas. Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquis icio- nes de la Dependencia en original. Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, para que sea integrado al Anteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológica permanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo , de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Li stado de necesidades de consumo . Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el primer mes del año, los montos y las partidas autorizadas en el presupuesto de la De- pendencia para el ejercicio fiscal. Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones en original, contra los montos y las partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa al Módulo de Anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaría de Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias, en el Anteproyecto del Programa Anual de Adquis icion es. Genera del Módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual de adquisiciones , en original. Entrega a la Unidad Administrativa el original del Programa anual de adquisiciones y archiva de manera cronológica permanente el original del Anteproyecto del Programa Anual de Adquis icion es.


Conecta con los procedimientos: - Adjudicación Directa. - Licitación Simplificada. - Licitación Pública.


MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS EEELLLAAA BBB OOORRR AAACCC IIIOOONNN DDD EEELLL PPPRRR OOOGGGRRR AAA MMM AAA AAA NNN UUUAAA LLL DDD EEE

AAA DDD QQQ UUU III SSS IIICCC III OOO NNN EEE SSS


INICIO

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

RECIBE

LINEAMIENTOS DE PROGR AMACION Y O PRESUPUESTACION

CONCILIA

HISTORIAL DE CONSUMO O

ANTEPROYECTO

DEL PROGRAM A O ANU AL DE ADQUISICIONES

PRESUPUESTO PREVISTO POR LA

SEFIPL AN

REVISA Y DETECTA INCONSISTENCIAS

ANTEPROYECTO

DEL PROGRAMA O AN U AL DE

ADQUISICIONES

¿EXISTEN

INCONSISTENCIAS NO

1 EN LA C APTUR A?

EL ABOR A

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

RECIBE

LISTADO DE O NECESIDADES DE SI CONSUMO

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANU AL

DE ADQUISICIONES PRESUPUEST ALES O

ACCESA Y MODIFICA

ACCESA Y C APTUR A

SIAFEV

MODULO DE

ADQUISICIONES Y CONTR OL

DE INVENTARIOS

OBTIENE Y AN ALIZA

EXPEDIENTE DE LICITACION SIMPLIFIC AD A

Y ADJUDIC ACION DIRECTA

C

EL ABOR A Y AN ALIZ A

SIAFEV

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO

O

GENERA

MODULO DE

ADQUISICIONES Y CONTR OL

DE INVENTARIOS

GENERA

SIAFEV

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES O

HISTORIAL DE O CONSUMO

SIAFEV

EL ABOR A

ANTEPROYECTO DEL PROGR AMA

1 ANUAL DE

O ADQUISICIONES

LISTADO DE PRECIOS UNITARIOS O


MMM AAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS EEELLLAAA BBB OOORRR AAACCC IIIOOONNN DDD EEELLL PPPRRR OOOGGGRRR AAA MMM AAA AAA NNN UUUAAA LLL DDD EEE

AAA DDD QQQ UUU III SSS IIICCC III OOO NNN EEE SSS


1

OBTIENE Y COMPAR A

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES O

C

1 ENTREGA

ANTEPROYECTO DEL PROGR AMA ANUAL DE

ADQUISICIONES O

UNID AD ADMINISTRATIVA

O

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

DE LAS UNID ADES PRESUPUESTALES

ACCESA Y

AJUST A

O

HISTORIAL DE

CONSUMO

O LINEAMIENTOS DE

PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

MODULO ANTEPR OYECTO DE

PRESUPUESTO

O

LISTADO DE NECESID ADES DE C ONSUM O

C

GENERA

MODULO

ANTEPR OYECTO DE PRESUPUESTO

PROGRAMA AN U AL DE ADQUISICIONES

O

ENTREGA

JEFE DEL


M ATERIAL ES

PROGRAMA ANUAL DE O

ADQUISICIONES

UNID AD

ADMINISTRATIVA

RECIBE MONTOS Y PARTIDAS

PRIMER MES

DEL AÑO

ANT EPR OYECT O

DEL PROGRAM A O ANUAL DE ADQUISICIONES

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - ADJUDIC ACION DIRECT A - LICITACION SIMPLIFIC AD A - LICITACION PUBLICA


UA/DRM 74

Autorización

Procedimiento

Nomb re:

A dj udi c ac ió n Di r ec t a.

Obj et i vo: iiiiiiiiiiiiii Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Decreto del Presupuesto de Egresos, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.

Frecuenc ia:

Diaria.

Normas

Las adqui si c i ones , c on t r at ac i ón de s er v i c i os y ar r enda m i ent os sol o p r oc ed er án si s e c ue nta c on di sponi bi l i dad pr esupuest al.

Las Requi s i c ion es de bi enes, ar t í c ulo s y r ef acc i ones, podr án r ec i bi r se de l as ár eas de t r abajo de l a Co nt r al or í a , así c om o del A l m a c én y se c onsol i dar án c o n ba se en l as c al en dar i z ac io nes del P ro g ram a an u al d e ad qui s i c io n es .

E n c aso de que l as Req u i s i c i o n es del A l m ac én n o c ue nt en c on di sponi bi l id ad, s e debe r á sol i- c i t ar al Depar t am ent o de Rec ur sos F i nanc ie r os l a di sponi bi l i dad pr esup uest al pa r a l a at e nc i ón de l os r equer i m i ent os.

La m odal i dad de a dqui s i c ió n, c o nt r at ac ió n de ser v i c i os y ar r enda m i en t os s e det er m i nar á c on bas e en l os m ont o s est abl ec i dos en el Dec r et o de P r esup uest o de E gr es os.

E n l a S o l i c i t u d d e co t i z ac i ó n deb er án i ndi c ar se c on c l ar id ad l as c a r ac t e r i st i c as d el bi en, ar tí c ul o, r ef acc i ón o ser v i c i o; l a c ant i dad r equer i da, l as c ondi c iones de pago y l ugar de ent r ega

í a l os que deber á aj ust ar se el pr ov eedo r o pr est ad or de ser v i c i os.



Administrativa




UA/DRM 75



1

2

2A

3

4

5

6

7 3

8

9

Recibe de las áreas de la Contraloría General, así como del Almacén la Requisición en original con las especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Módulo de Adquisiciones del Siafev.

Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición , en original y con base en los montos establecidos en el Decreto del presupuesto de egresos vigente, determina la modalidad de la compra.

¿Qué modalidad de compra procede?

En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original.

Fin.

Conecta con los procedimientos: Licitación Pública, Licitación Simplificada y Emisión de Fallos de Licitación Pública y Licitación Simplificada.

En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotización , en original con las características de los bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega.

Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax la Soli citud de cotización , en original.

Pasa el tiempo.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original las Cotizaciones , con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas.

Accesa y captura en el Módulo de Adquisiciones del Siafev las propuestas de precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de servicios presentan en las Cotizaciones , en original.

Emite del Módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo , en un tanto, con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas presentadas, para concentrar los montos, marcas y condiciones de pago y firma el documento.

Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las

dmtfedjores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Cuadro comparativo , en un tanto.

Emite, a través del Módulo de Adquisiciones del Siafev el Pedido , en dos tantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios y firma el documento.


UA/DRM 76


O. ficina de Adquisiciones

10

11

12

13

13A

14

15

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y del Cotizador en el Pedido , en dos tantos.

Env ía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en un tanto, v ía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones en el Almacén de la Dependencia, así como un tanto del Pedi- do al Almacén.

Pasa el tiempo.

Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómpu- to, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura , en original y revisa que corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa.

Verifica que la Factura , en original registre la descripción, importe y totales que se indican en el Pedido , en un tanto, además de que cuente con el sello del Almacén, validando la recepción de materiales.

¿Coinciden los datos de la factura?

En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura , original y solicita que se realicen los ajustes.

Continua con la actividad número 12.

En caso de que coincidan: Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos , en original y tres copias para realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos , en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadro comparativo , en un tanto, la Solicitud de cotización , en original, la Requisición en original, las Cotizaciones , en original y la Factura en original para solicitar la afectación presupuestal y emisión del pago, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa , los documentos siguientes: - Solicitud-Comprobación de recursos , en tercera copia, - Pedido , en un tanto, - Requisición, en copia, - Solicitud de cotización, en copia, - Cotizaciones en copia y - Cuadro comparativo , en copia.



RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS AAADDD JJJUUU DDD IIICCC AAACCC IIIOOONNN

DDD IIIRRR EEE CCC TTT AAA


INICIO

ENVIA

- PROVEEDORES

- PREST ADORES DE SERVICIO

EMITE Y

FIRMA

- AREAS DE L A CONTR ALORIA GENER AL

- ALMACEN

RECIBE Y REVISA

DISPONIBILIDAD

REQUISICION

O

SOLICITUD DE

COTIZACION O

VIA FAX

MODULO

ADQUISICIONES

PEDIDO

2T

MODULO ADQUISICIONES

- PROVEEDORES - PREST AD ORES DE SERVICIO

- JEFE DEL DEP ART AM ENT O

DE REC UR SOS M AT ERIAL ES - JEFE DE LA OFICINA D E

AD QUISICION ES - COTIZADOR

RECIBE Y

REVISA

COTIZACIONES

VIA FAX

O

REC AB A

FIRMA

PEDIDO 2T

ANALIZA Y

DETERMINA MOD ALIDAD

REQUISICION

O

ACCESA Y C APTUR A

ENVIA

- PROVEEDOR - PREST ADOR DE SERVICIO

MODULO

ADQUISICIONES

COTIZACIONES

O

PEDIDO

VIA FAX

T

T

ALMACEN

¿QUE MODALIDAD DE COMPR A PROCEDE?

LICITACION PREPARA EVENTOS

ADJUDIC ACION

DIRECTA

EL ABOR A

REQUISICION O

FIN

EMITE

Y FIRMA

MODULO

ADQUISICIONES

CU AD R O COMPAR ATIVO T

- PROVEEDORES

- PREST ADORES

RECEPCION DE MATERIAL DE

OFICIN A, PAPEL ERIA, CONSUMIBLES D E

COMPUTO, MATERIAL FOTOGR AFICO,

ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO

DE C OM PUT O, MATERIAL ELECTRICO Y

PRODUCTOS F ARM AC EUTICOS

SOLICITUD

COTIZACION O

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

- LICITACION PUBLICA - LICITACION SIMPLIFIC AD A - EMISION DE FALLOS DE LICIT ACION PU BLIC A Y LICIT ACION SIMPLIFIC AD A

JEFE DEL DEPART AMENTO DE RECUR SOS

M ATERIAL ES

PROPONE Y RECABA FIRMA

DE SERVICIO

1

RECIBE Y REVISA

F ACTUR A O


1


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS AAADDD JJJUUU DDD IIICCC AAACCC IIIOOONNN

DDD IIIRRR EEE CCC TTT AAA


1 ENVIA

OFICINA DE CONTR OL

FINANCIERO


O- 2

T

VERIFICA

PEDIDO

T

CU AD R O

F ACTUR A O COMPAR ATIVO

O

T

PEDIDO

SOLICITUD DE COTIZACION

O

REQUISICION

O

COTIZACIONES

O

- PROVEEDOR

- PREST ADOR

F ACTUR A SOLICITUD- 3

¿ COINCIDEN LOS NO DATOS DE LA

FACTURA ?

DEVUELVE Y

SOLICITA AJUSTES

F ACTUR A

O

DE SERVICIO COMPROBACION

DE RECUR SOS T

PEDIDO 1

- JEFE DE DEPART AMENTO DE R EC U R S O S M AT ERI AL ES

- JEFE DE LA OFICIN A DE ADQUISICIONES

SI

EL ABOR A 1 Y

RECABA FIRMA

REQUISICION

SOL IC IT U D D E 1

COTIZACION

1

COTIZACIONES


O- 3

1 CU AD R O

COMPAR ATIVO

EXPEDIENTE

C DE COMPR A DIRECTA

FIN

UA/DRM


Autorización

Eá

Procedimiento

Nomb re:

Li c i t a c i ón S i m pl i f i c a da.

Obj et i vo: Convocar, a través de invitación a los proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición de bienes y en la contratación de servicios y arrendamientos.

Frecuenc ia: Periódica.

Normas

E l P ro g rama a nu al d e adq u i s i c i o n es , per m i t i r á pl anear, pr ogr am ar y l i c i tar públ i c am ent e l as c om pr as y c ont r at ac ió n de s er v i c i os.

E l desa rr ol l o del pr o c eso de l i c i t a c i ón si m pl i f i c ada d eber á ape gar se a la s di sposi c i one s es t a- bl ec i da s en l a Ley d e A dqui si c i on es, Arr endam i ent os, A dm ini st r ac i ón y E naj enac i ón de B i enes M uebl es del E stado de Ver acr uz- Ll av e, c apí t ul o V I, ar t í c ul o 57.

Las In v i t ac ion es y el An e xo t écn i co de ber án el ab or ar se c o nsi de r ando una o v a r i as par t i das de bi ene s o s er v i c i os, de ac uer do a l as ne c esid ades de la Depe ndenc i a.

E l ár ea sol i c i t an t e de bi en es o ser v i c i os debe r á e nt r eg ar a l a Of i c in a de A dqui si c i ones l as c ar ac t er í st i c as t éc ni c as y c ant i dade s de l os bi enes o se r v i c i os a l i c i t ar p ar a i nt eg r ar el An e xo t éc ni co .

Las In vi t ac io n es al e v ent o de l i c i t ac i ón si m pl i f i c ad a deber án env ia r se a la Cám ar a I ndust r i al , Com erc ial o agrupaci ón, así c om o c uando m enos a t r es pr ov eedor es, y a un r epresent ante de la

í Contr al orí a G eneral.

La r ec epc i ón d e P ro pu est as t éc ni c as y eco n ó m i ca s se r eal i z ar á c onf o r m e l l egue n y / o se r egi st r en l os i nv i t ados , r espe t ando el hor a r i o es t abl ec i do en l a In v i t ac i ón .

Los i nv i t ados a l a l i c i t ac i ón podr án r em i t i r sus P ropu est as t éc ni cas y econó m i cas , al dom i c i- l io señal ado en l a In v i t ac i ón , l a asi st enc i a d e l os par t i c i pa nt es es o pc i on al.



Administrativa Contralor General

Sept./2003 Sept./2003


UA/DRM


Normas

E l ac t o de ap er t ur a de pr op uest a s ser á pr e si did o por el s er v id or pú bl i c o des i gnad o por la c on v oc an t e, f ac ul t ado par a ac ept ar o desec har pr opu est as , ade m ás d eber á m os t r ar ant e l os asi st ent es qu e l os sob r es e st án debid am ent e c er r ados y no han si do v i ol ent ad os.

E n el a c t o d e ape r t ur a de pr opu est a s deb er á r eal i z ar se pr i m er o, l a a per t u r a d e P ro pu es t as t éc ni cas y post er i or m ent e l as P ropu est as econó m i cas , l ey endo en v oz al ta l os pr ec i os uni t a- r io s, lo s gl obale s c on y si n I . V. A . , así c om o l as c ondi c i one s de v ent a y g ar ant í a qu e of r ec en , y se asi en t an en el ac t a c i r c unst anc ia da.

E l Di ct amen deber á el abor ar se c onsi der ando l as pr opuest as en c uant o a c al i dad, r endi m i ent o, pr ec i o, f i nanc i am i ent o, opor t uni dad, t i em po de ent r ega, ser v i c i os, gar antí as y dem ás e st i pul a- c i ones f av or able s par a l a dependenc i a, i ndi c an do t am bi én l as r az on es y c ausa s por l as que en su c aso se de sc al i f i qu e a al guno de l os p ar t i c i pant es.

E l Di c t ame n deb er á el abo r ar se por esc r i t o y c on t ener l os punt os r e sol ut i v os par a l a c el eb r a- c i ón de Con t rat os y adj udi c ac i ón de P edidos , pr ev i o ac uer do del S ub c om i t é de A dqui si c i ones y O br as P úbli c as.


UA/DRM




de

1

2

3

4

5

6

3 7

Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición , en original que obtiene del archivo cronológico temporal.

Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia, con número de licitación, con las especificaciones del servicio o bien a adquirir, los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibi- miento en caso de incumplimiento; además el Anexo técnico , en original y copia, en coordinación con el área solicitante para indicar las característi- cas de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Adminis- trativa en todos los documentos.

Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia y el Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponda al bien y/o servicio a adquirir, a la Dirección General de Control y Evaluación y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y la Requi sición .

Elabora y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento , en original y copia con las especificaciones de la licitación para informar a la autoridad representativa de la Contraloría los invitados a la licitación, fecha y lugar del evento.

Envía a la Dirección General de Control y Evaluación el Oficio de evento , en original, para solicitar su participación en el evento de licitación y archiva cronológicamente en forma permanente en el Expediente de li citación , como acuse de recibo la copia del Oficio de evento .

Pasa el tiempo.

Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de part icipantes , en original.

Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante una Propuesta técnica en original y una Propuesta económica en original.

Area

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8

8A

9

10

11

12

13

Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propues- ta (s) económica (s) en original, da lectura al contenido de éstas y verifica que cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación , Bases de li ci- tación y en el Anexo téc nico .

¿Cumple con los requisitos?

En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura de propuestas en original, que al final del evento deberán incluirse en el Expe- diente de li citación .


En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registro técnico y económico de las propuestas.

Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas , así como la Propuesta (s) técnica(s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original.

Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta de apertura de propuestas y sus respectivos anexos.

Pasa el tiempo.

Analiza las Propuesta (s) técnica (s) y la Propuesta (s) económica (s) y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que más convienen a la convocante.

Integra en el Exped iente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes: - Antecedentes (requisición) en original, - Registro de participantes en original, - Propuesta (s) técnica (s) en original, - Propuesta (s) económica (s) en original, - Acta de apertura de propuestas en original, con sus respectivos cua- dros, - Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

Area


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS LLL IIICCC IIITTT AAA CCC IIIOOONNN

SSSIII MMM PPPLLL IIIFFF III CCC AAA DDD AAA


INICIO

ENVIA

DIRECCION GENERAL DE CONTROL Y EVALU ACION

¿ CUMPLE CON LOS NO

REQUISITOS ?

DESCALIFICA

DETERMINA REQUERIMIENTOS

REQUISICION

O

OFICIO DE EVENTO O

1

C EXPEDIENTE

LICITACION

PROPUESTA TECNICA O

SI O

PROPUESTA ECONOMICA

C

1 EL ABOR A

JEFE DE L A UNID AD

ADMINISTRATIVA

EL ABOR A

Y RECABA FIRMA

EN COORDIN ACION CON EL ARE A SOLICIT ANTE

1

AC T A D E APERTURA O

OFICIO DE INVITACION

BASES DE

O- 1

O- 1

INICIA ACTO DE APERTUR A

PARTICIPANTES

OBTIENE

FIRMA

LICITACION

ANEXO TECNICO

O- 1

Y EL ABOR A

R EG IST R O D E PARTICIPANTES

O

ACT A APERTURA O

O

PROPUESTA TECNICA O

PROPUESTA ECONOMICA

ENVIA

OFICIO DE INVITACION O

1

- PROVEEDORES - PREST ADORES DE SERVICIO - DIRECCION GENER AL D E CONTROL Y EVAL U ACION

- PROVEEDORES - PREST ADORES DE SERVICIO

RECIBE

OBTIENE Y ENTREGA

FOTOCOPIA

ACT A APERTURA O

BASES DE 1 LICITACION

ANEXO TECNICO 1

OFICIO DE INVITACION O

BASES DE O LICITACION

EXPEDIENTE DE

LICITACION

PROPUESTA TECNICA O

O

PROPUESTA ECONOMICA

PARTICIPANTES

F

ANEXO

O TECNICO C

REQUISICION

JEFE DE L A UNID AD

ADMINISTRATIVA

ELABOR A Y

RECABA FIRMA

OFICIO DE EVENTO

O- 1

1

REALIZA APERTUR A Y VERIFICA

PROPUESTA TECNICA O

O

PROPUESTA ECONOMICA


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS LLL IIICCC IIITTT AAA CCC IIIOOONNN

SSSIII MMM PPPLLL IIIFFF III CCC AAA DDD AAA


1

ANALIZA PROPUEST AS Y EL ABOR A

DICTAMEN

O

INTEGRA

ANTECEDENTES ( REQUISICION)

O

O

R EG IST R O D E PARTICIPANTES

O

PROPUESTA TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

O

ACTA DE APERTURA

O

DICTAMEN

C EXPEDIENTE LICITACION

FIN


EMISION DE F ALLOS DE LICIT ACION PU BLIC A Y DE LICIT A CION SIMPLIFIC AD A


UA/DRM 86

Normas

E l ár ea sol i c i t an t e de bi en es o ser v i c i os debe r á e nt r eg ar a l a Of i c in a de A dqui si c i ones l as c ar ac t er í st i c as t éc ni c as y c ant i dade s de l os bi ene s o s er v i c i os a l i c i t ar par a i nt eg r ar el an exo t éc ni c o de la s Bas es d e l i c i t ac i ón .

De a c uer do a l a nor m at i v i dad gener al debe r á env i ar se p ar t i c i pac i ón del de sarr ol l o de l a l i c i t a- c ió n a l a S ec r et ar í a de F i na nz as y P la neac i ón y un r e pr ese nt ant e de l a Co nt r al or í a G ener al.

E n l a ju nt a de ac l ar ac i ones úni c am en t e se dar á r es puest a a l as p r egun t as r ec i bi das hast a un dí a ant es de l a j unt a , y p ueden ser env i adas por f ax , c orr e o c e r t i f i c ado c on ac use de r ec ib o u ot r o m edi o q ue pu eda h ac er c ons t ar q ue s e r ec i bi er on e n t ie m po y f orm a.

E n el Act a d e l a j un t a d e a c l ara c io n es de ber án r egi st r a r se l as m o di f i c ac i on es q ue r e al i z a la Dep enden c i a y l as pr eg unt as de l os p ar t i c i pant es y r espu est a s que em i t a el ár ea r esp onsabl e.

E n el Act o d e l a j un t a d e ac l ara c ion e s l os par t i c ip ant es que hay a n adq ui r id o la s Base s de li c i tac i ó n en l a De pende nc i a o po r Com pr ane t - Ver, deb er án env ia r o p r ese ntar el r e c i bo por c om pr a d e bas es.

E n el ac t o de aper t ur a de P rop uest as t éc ni cas y econó m i cas el r egi st r o de par t i c ipant es ( pe r sona s f í si c as o m o r ale s) se r eal i z ar á c on una hor a ant e s a l a c el ebr a c i ón, pr e sent a ndo i dent i f i c ac ión c on f ot ogr af ía.

La rec epc i ón de P ropu est as t écn icas y econó m i cas se r eal i zar á c onf or m e se v an nom br ando a l os pa r t i c i pant es y est os ent r egar án su s pr o puest as e n sob r es s epar a dos y debi dam e nte c err ados. La asist enc i a de l as em pr esas part i c ipantes es opci onal por l o que pr ev iam ente debe- r án r em i t i r sus p r opue st as al d om i c i l i o señal ado e n la s B as es, e n el ent e ndi do de que t oda pr opuest a ex t em por ánea ser á desc al if i c ada.

E l ac t o de r ec epc i ón y a per t ur a de pr op uest as ser á pr es i di do por el se r v i dor públi c o d esi gnado por l a c onv oc ant e, f ac ul t ado par a ac ept ar o desec har pr opuest as, adem ás deber á m ost r ar ante l os asi s t ent e s qu e l os sobr es es t án d ebi da m ent e c er r ados y q ue no han si do v i ol ent ad os.

E n el ac t o de r ec epc i ón y aper t ur a deber á r eali z ar se pr i m er o, l a aper t ur a de P ro pu est as técni- cas y p ost er i or m en t e la s P ro pu est as eco nó m i c as , l ey end o en v oz al t a l os p r ec io s uni t ar i os, l os glo bal es c on y si n I . V. A ., así c om o l as c ondi c i one s de v ent a y g ar ant í a q ue of r ec en , as en- t án dose en el ac t a c i r c unst anc ia da.

P ar a el desar r ol l o del ev ent o de l i c i t ac i ón deber á i nt egr ar se el c om i t é i nt er no par a anali z ar l as P ro pu est a s t éc ni cas y eco nó m i c as c o n bas e en el p r esup uest o aut or i z a do.

E l Di ct amen deber á el abor ar se c onsi der ando l as pr opuest as en c uant o a cal i dad, r endi m i ent o, pr ec i o, f i nanc i am i ent o, opor t uni dad, t i em po de ent r ega, ser v i c i os, gar antí as y dem ás e st i pul a- c i ones f av or able s par a l a dependenc i a, i ndi c an do t am bi én l as r az on es y c ausa s por l as que en su c aso se de sc al i f i qu e a al guno de l os p ar t i c i pant es.

E l Di c t ame n deb er á el abo r ar se por esc r i t o y c on t ener l os punt os r e sol ut i v os par a l a c el eb r a- c i ón de Con t ra t o s y adj udi c a c i ón de P edidos , pr ev i o ac uer do d el S ubc om i t é de adqui si c i ones y o br as p úbli c as.



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Área Actividad Descr ipción


de

1

2

3

4

5

6

7

8

3

9

Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de Licitación Pública con base en la Requisición en original que obtiene del archivo cronológico temporal.

Calendariza los eventos de la Licitación Pública con indicación de lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el Compranet-Ver.

Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes o servicios.

Accesa al Sistema Compranet-Ver y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la fecha, lugar y hora de la junta de aclaraciones y de los de recepción y apertura de proposiciones técnicas y económicas, de caracter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria , en un tanto y las Bases de licitación en un tanto que corresponden al evento de la licitación.

Accesa al Sistema Compranet-Ver y respalda la información que contiene la Convocatoria para conservarla en disco magnético.

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria en un tanto y en las Bases de licitación en un tanto.

Elabora el Oficio para Compranet-Ver , en original y copia, dirigido a la Dirección General de Control y Evaluación para solicitar la publicación de la Convocatoria en el Sistema Electrónico y el Oficio para medios of icia- les , en original y copia dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para solicitar la publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circulación en el estado y a nivel nacional y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en ambos documentos.

Solicita la publicación de la Convocatoria y turna a la Dirección General de Control y Evaluación, a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver los archivos de la Convocatoria y las Bases de licitación , así como el Oficio para compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Compranet- Ver en copia.

Solicita la publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circula- ción y envía a la Coordinación de Comunicación Social el Oficio para medios oficiales en original, la Convocatoria , en un tanto y el disquette con la Convocatoria y archiva de manera cronológica permanente en el Expe- diente de licitación como acuse de recibo el Oficio para medios of icia- les , en copia.


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10

11

12

13

14

15

16

17

17A

Elabora el Oficio del evento , en original y copia dirigido a las áreas de la Contraloría que participarán en los actos de licitación, indicando lugar, fecha y horarios para solicitar su asistencia.

Turna el Oficio del evento en original a la Dirección Jurídica, a la Direc- ción General de Control y Evaluación, a la Dirección solicitante de bienes o servicios y a la Secretaría de Finanzas y Planeación para solicitar su participación en los actos de licitación y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio del evento en copia.

Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el Expediente de li citación .

Pasa el tiempo.

Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de part icipantes en original y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relati- vas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases de li citación .

Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones , a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original.

Pasa el tiempo.

Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabora el Registro de asistentes , en original, el acto es presidido por el servi- dor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señala- dos.

Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) en original, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documento que conste de la Fianza de sustentación de la oferta en original.

Realiza la apertura de los sobres de la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de li citación .

¿Cumple con los requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s) , en original y estas quedarán integradas en el expediente respectivo.


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18

19

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22

23


En caso de cumplir con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original en la que se harán constar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes.

Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas en original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original.

Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y las entrega a los participantes.

Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económ ica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidas por los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicación establecidos en las Bases de li citación .

Elabora el Dictamen , en original, conforme al cual se adjudicará el Pedido y se señalan quiénes son los proveedores o prestadores de servicios cuyas ofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican los lugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y la mención de las propuestas que hayan sido desechadas.

Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación los documentos siguientes: - Antecedente en original, - Convocatoria en original, - Bases en original, - Registro de participantes al acto de apertura de ofertas, en original, - Acta de junta de aclaraciones en original, - Propuesta (s) técnica (s) , en original, - Propuesta (s) económica (s) , en original, - Acta de apertura de propuestas , en original, - Dictamen , en original.


Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS LLL IIICCC IIITTT AAA CCC IIIOOONNN PPP UUU BBB LLL III CCC AAA

INICIO

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

REC AB A

FIRMA


JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

ELABOR A Y RECABA FIRMA

DETERMINA REQUERIMIENTOS

REQUISICION O

C

JEFE DE LA UNID AD

ADMINISTRATIVA

CONVOCATORIA T

T

BASES DE

LICITACION

EL ABOR A

OFICIO DE EVENTO

TUR N A

O- 1

- DIRECCION JURIDICA - DIRECCION GENER AL DE CONTROL Y EVAL U ACION

- DIRECCION SOLICIT ANTE - SECRET ARIA DE FIN ANZ AS Y PL ANE ACION

C ALEND ARIZ A

EVENTOS DE LICITACION

OFICIO PAR A

COMPRANET

O- 1

EVENTO O

1

EXPEDIENTE

DE LICITACION

EL ABOR A

BASES DE

EN COORDIN ACION C ON AR E A

SOLICITANTE O

OFICIO PAR A MEDIOS OFICIALES

SOLICITA PUBLICACION

Y TURN A

O- 1

DIRECCION GENER AL D E

CONTROL Y EVALU ACION

REALIZA VENTA

BASES DE LICITACION

C

- PROVEEDORES

- PREST ADORES DE SER VICIOS

T

ACCESA, CAPTUR A Y EMITE

SISTEMA

COMPRANET- VER

CONVOCATORIA

T

T

B AS ES D E LICITACION

SISTEMA COMPRANET

OFICIO PAR A COMPRANET

O

T

CONVOCATORIA

T

BASES DE LICITACION

OFICIO 1

PAR A

COMPRANET

CONVOCATORIA

BASES DE LICITACION

EXPEDIENTE

DE LICITACION

C REALIZA JUNTA DE

ACLAR ACIONES Y EL ABOR A

T

EXPEDIENTE

T DE LICITACION

C

ACCESA Y RESPALD A INFORMACION

SISTEMA

COMPRANET- VER

SOLICITA

PUBLICACION Y TURN A

OFICIOS PARA

MEDIOS O

OFICIALES

T

CONVOCATORIA

COORDINACION DE

COMUNIC ACIÓN SOCIAL

R EG IST R O D E

PARTICIPANTES O

AC T A D E

J U N T A D E ACLAR ACIONES

O- 1

CONVOCATORIA CONVOCATORIA

OFICIO PAR A MEDIOS OFICIALES

1

EXPEDIENTE DE LICITACION

1

C


RRR EEECCC UUU RRR SSSOOOSSS MMMAAA TTT EEERRR IIIAAALLL EEESSS LLL IIICCC IIITTT AAA CCC IIIOOONNN PPP UUU BBB LLL III CCC AAA


1

RECABA FIRMA Y ENTREGA

ACT A DE JUNTA DE

C ACLAR ACIONES

PARTICIPANTES

¿ CUMPLE CON

LOS REQUISITOS ?

SI

NO

DESCALIFICA

PROPUESTA O TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

AN ALIZA

PROPUEST AS

PROPUESTA

O TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

ACTA DE JUNTA

O DE ACL AR ACIONES

REGISTRO

D E O

PARTICIPANTES

EXPEDIENTE

DE LICITACION

C

EL ABOR A

ACTA DE

O APERTURA DE

PROPUEST AS

EL ABOR A

DICTAMEN

O

PARTICIPANTES

O BT IEN E

FIRMA

INTEGRA

REALIZA ACTO DE APERTUR A Y EL ABOR A

R EG IST R O D E ASISTENTES O

ACTA DE O APERTURA DE

PROPUEST AS

O

PROPUESTA TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

ANTECEDENTES O

O

CONVOCATORIA O

PARTICIPANTES

BASES R EG IST R O DE O

PARTICIPANTES

RECIBE

PROPUESTA O TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

O

OBTIENE Y ENTREG A

FOTOCOPIA

ACTA DE O APERTURA

F

PARTICIPANTES

AC T A D E O

JU N T A D E ACLAR ACIONES

O

PROPUESTA TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA O

FIANZA AC T A D E

APERTURA

DICT AMEN O

REALIZA APERTUR A Y VERIFICA

PROPUESTA O TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICIT ACION PUBLICA Y DE LICITACION

SIMPLIFIC AD A

C EXPEDIENTE

DE LICITACION

UA/DRM


Autorización

Procedimiento

Nombre:

Obj et i vo:

Frecuenc ia:

Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada. Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificada la adjudicación de los bienes o serv icios concursados para form alizar la relación de compra-venta que realiza la Contraloría. Periódica.

Normas

La em i si ón de l os f al l os de l i c i t ac ió n deb er á a pega r se a l as di spo si c io nes e st abl ec id as en la Ley de A dqui s i c i on es, A rr en dam ie nt os, A dm i ni st r ac i ón y E n aj ena c i ón de B i enes M uebl es del E stado de Ver acr uz- Ll av e, Ley de Responsabil i dades de l os S er v i dor es P úbli c os y Regl am ento I nt er i or del Com i t é par a l as A dq ui si c i ones y O b r as P úbli c as.

La e m i si ón de lo s f al l os de l i c i t ac i ón de ber án r eal i z ar se c onf or m e a l os ac uer dos es t abl ec i dos por el S ubc o m i t é de A d qui s i c i on es y O br a s P úbli c as , de ac ue r do a l a r espo nsabi l i da d de l os ser v i dor es públ i c os a qui ene s c om p et e su em i si ón.

La not i f i cac i ón del f al l o de li c i t ac i ón se dar á a c onoc er a l os par t ic i pant es en ac t o públ i c o o por esc r i t o segú n se est ip ul e en la s Bas es d e l i c i t ac i ón .

La c o m uni c ac i ón del f al l o debe r á em i t i r se al pr ov eedor y / o pr es t ador de ser v i c io s adj udi c ados en un pl az o de no m ay o r de t r es dí as , par a Li c i t ac i ón P ú bl i c a y d ent r o de l os 8 dí as hábi l es sig ui ent es al ac t o de aper t ur a d e pr o puest as pa r a Li c i t a c i ón S i m pl i f i c a da.

La adj udi c ac i ón de bi en es se f orm al i z ar á, a t r a v és d e P ed i do , o en su c a so c on u n Con t rato

í que deber á el abor ar se en c oor di nac i ón c on l a Di r ecc i ón J ur í di c a.

E n el c a so qu e el i m po r t e a dj udi c ado al o l os p r ov e edor ( es) o pr e st ado r ( es) de ser v i c i o ( s) c orr esponda a 140 sal ar i os m íni m os v igentes en la Cd. de Xalapa, Verac ruz , deber á el abor ar un Co n t rat o c on l as espec i f i c a c i on es de lo s bie nes o ser v i c i os , m on t o y c ondi c i on es es t able c i - das en l os e v ent o s de l i c i t ac i ón.



Administrativa



UA/DRM


Normas

E n el c aso de que el i m por t e adj udi c ado al pr ov eedor ( es) o pr est ad or ( es) de ser v i c i o ( s) c or r espo ndan a m á s de 670 sal ar i os m í ni m o s v i gent e s en l a C d. de Xala pa, Ver ac r uz der i v ada de c ualq ui er pr oc edi m i ent o de a dj udi c ac ió n, a dem ás de e l abo r ar el Co n t rato , deb er á s ol i c i t ars e Fi an za , d e c um pli m i ent o del c ont r a t o.

Los f al l os d e l as l i c i t ac i ones y l os dat os r e l ev an t es de lo s P ed i dos y / o Co n t rat os de be- r án r egi st r a r se y t r an sm i t i r se a t r a v és d el S i st em a E le c t r óni c o C om pr a net. Ver, c on b ase en l as di spo si c io nes d el A c uer d o que est abl ec e el S i st em a E l ec t r óni c o de Cont r at ac i o- nes G uber nam entales, denom i nado Com pr anet - Ver, par a Lic i taci ones P úbli c as y v í a f ax o pers onal s i es Li c i t ac i ón S i m pl i f i c ada, adem ás de i nf or m ar l o a t r av és d e l a P ági na W eb.

La F act u ra qu e se r ec ib a del pr o v eedo r deb er á r egi s t r ar el sel l o y f i r m a de l r es ponsa ble del A l m ac én de c onf or m i dad de que l os bi ene s c um pl en c on l as espec i f i c ac i ones y c ant i- dad est abl ec i dos en el Co n t rato o P ed i do .

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Descri pción


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Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de sub- comité de adquisiciones y obras públicas en fotocopia y analiza los acuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de Licitación Pública o Licitación Simplificada.

Adecúa Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en original y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos.

Recaba firma en el Dictamen , en original del Jefe de la Unidad Administra- tiva, Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Jefe de Seguimiento a Contrataciones Gubernamentales y del Jefe de la Oficina de Adquisicio- nes.

Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedores y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el evento de licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito con acuse de recibo, en acto, vía fax, o bien colocar un anuncio en la tabla de avisos de la Dependencia, siempre que así se hubiere señalado en las Bases de li citación .

Elabora Contrato en original y con base en el salario mínimo determina si por el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servicios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes.

Obtiene visto bueno de la Unidad Jurídica en el Contrato en original.

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original.

Accesa al Sistema de Adquisiciones del Siafev y emite el Cuadro comparativo , en un tanto con las propuestas económicas y el Pedido en un tanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados, las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que as- ciende la adjudicación y firma los documentos.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones en el Cuadro comparativo en un tanto y en el Pedido en un tanto.

Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/o prestador de servicio el Pedido vía fax.

Entrega al Almacén una fotocopia del Pedido , para que procedan las re- cepciones de los bienes adquiridos.

Pasa el tiempo.

Area Actividad


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Descri pción


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13A

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Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico y Artículos de Limpieza.

Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los datos de los bienes recibidos a conformidad en el Almacén, o en su caso con los datos de los servicios contratados.

Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registros del Pedido en un tanto.

¿ Coinciden los datos de la Factura ?

En caso de que no coincidan los datos de la Factura : Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adqui- sición o contratación.


En caso de que coincidan los datos de la Factura : Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda.

Obtiene una fotocopia de la Factura en original.

Turna a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de not ifica- ción de fallo , en copia y la Factura en original para solicitar la emisión del cheque que permita realizar el pago al o los proveedores y/o prestadores de servicios.

Integra en el Expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes: - Oficio de notificación de fallo , en original, - Pedido , en fotocopia, - Contrato , en original, - Cuadro comparativo , en original y - Factura , en fotocopia.


Area Actividad



EEEMMMIIISSSIIIOOONNN DDD EEE FFF AAA LLLLLL OOOSSS DDD EEE LLL IIICCC IIITTTAAA CCC IIIOOONNN PPPUUU BBB LLL IIICCC AAA YYY DDD EEE LLL IIICCC IIITTT AAA CCC IIIOOONNN SSSIIIMMMPPPLLL IIIFFF III CADA

INICIO

JEFE DEL

DEPART AMENTO DE RECUR SOS MATERIALES

RECIBE Y AN ALIZA

ACTA DE F SUBCOMITE

UNID AD

JURIDICA

- JEFE DE L A UNID AD ADMINISTRATIVA

O BT IEN E VISTO BUENO

CONTR ATO O


ENTREGA

PEDIDO F

ALMACEN

O BT IEN E FOTOCOPIA

F ACTUR A

O

F

AD ECU A

Y FIRMA

DICTAMEN

O

O- 1

REC AB A

FIRMA

CONTR ATO O

ACCESA,

- PROVEEDOR - PREST AD OR D E SER VICIOS

RECEPCION DE

M ATERIAL DE OFICIN A,

PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO,

MATERIAL FOTOGR AFICO Y ARTICULOS DE LIMPIEZ A

RECIBE

TUR N A


PEDIDO

OFICIO DE

O- 1

T

1

OFICINA D E CONTROL

FINANCIERO

- JEFE DE LA UNID AD ADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPART AMENTO DE R EC U R S O S M AT ERI AL ES

- JEFE DE SEGUIMIENTO

- JEFE DE OFICIN A DE AD QUISICION ES

OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO

EMITE Y FIRMA

SISTEMA

ADQUISICIONES


1

F ACTUR A

O

NOTIFICACION DE FALLO O

F ACTUR A

RECABA

T FIRMA

INTEGRA

DICTAMEN

O

- PROVEEDORES - PREST ADORES

DE SER VICIOS

- JEFE DEL D EP AR T AM ENT O D E RECURSOS M ATERIALES

- JEFE DE LA OFICIN A DE ADQUISICIONES

PEDIDO

REC AB A

FIRMA

VERIFICA

DATOS

F ACTUR A O

T

OFICIO O

NOTIFICACION DE FALLO

F

PEDIDO

O

NOTIFICA

OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO

- C AM AR A

O

CUADRO T

COMPAR ATIVO

T

PEDIDO

PEDIDO

¿ COINCIDEN DATOS NO

DE LA F ACTURA?

DEVUELVE Y SOLICITA AJU STES

- PROVEEDOR

- PREST ADOR DE SER VICIOS

CONTR ATO

CU AD R O

COMPAR ATIVO

F ACTUR A

O

F

C

EXPEDIENTE

DE LICITACION

EL ABOR A

CONTR ATO O

O BT IEN E FOTOCOPIA Y ENVIA

PEDIDO T

2F

- PROVEEDOR

- PREST ADOR DE SERVICIO

VIA FAX

JEFE DEL

DEPART AMENTO DE RECUR SOS M ATERIAL ES

SI

ELABOR A Y RECABA FIRMA


O- 2

F ACTUR A O

1

FIN

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Autorización

Procedimiento

Nomb re: D esar r ol lo de S esi on es del S ub c om i t é de A dqui si c i ones y O b r as P úbl i c as.

Obj et i vo:

S om et er a c o nsi de r ac ió n y obt e ner l a opi ni ón del Ó r gan o Col egi ad o, r e spec t o a l as ac c i ones t en dent es a l a op t i m i z ac i ón de r ec ur sos q ue se dest i nan a la s adq ui si c i o- nes , arr e ndam ie nt os, ser v i c i os y al m ac én r el ac i ona dos c on bie nes m u ebl es en l a De- pendenc ia.


Normas

Las sesi ones del S ubc om i t é podr án ser o r di nar i as o ex t r aor di nar i as at e ndi endo a l a r e l ev anc ia y o por t u ni dad de l os as unt os c or r espo ndi en t es a su c onsid er ac i ón.

Las sesi ones or di nari as del Subc om i t é, podrán ser ll ev adas a c abo únic am ent e con la part i c ipa- c i ón de lo s r epr e sent ant es del sec t or públ i c o si em pr e y c uando se t r at en asu nt os r e l ac i on ados a l a pla neac i ón, pr ogr am ac i ón, pr esu pues t ac ió n, ej ec uc i ón y ev al uac i ón de l os aspe c t os que m ar c an l as le y es de ad qui si c i one s y d e ob r as p úbl i c as.

E n l a pr i m er a ses i ón d el S ubc om i t é d e c a da añ o se debe r án a t ende r lo s asu nt os r ela c i ona dos c on el P ro g ram a an u al d e ad qui s i c io n es , e l P re supu es to au t or i z ado par a gast o c or r i ent e y el Cal end ar io a nu al d e se s io n es .

E l E xp ed i en te d e do cu men t os que ut i l i c e el S ecr et ar i o E j ec ut i v o del S ubc om i t é, c ont endr á la i nf or m ac i ón nec esar i a par a que se el abor e l a S ín t esis de asunt os a t r at ar en c ada sesi ón m en- sual del S ub c om i t é.

E n l a S ín tesis de asunt os a t r at ar que sea ent regada a l os i nt egr ant es del S ubc om i t é de A dqui- s i c i one s y O b r a s P úb l i c a s de l a Dependen c i a , s e debe r á c on s i de r a r e l r e s u m en de l as l i c i t ac i ones, adqui si c i ones y l a c on t r at a c i ón de se r v i c i os qu e a l as f ec has se r eal i c en.

í E n l os c a sos en que r esul t e nec e sar i o, el S e cr et a r i o E j ec ut i v o del S ubc o m i t é p odr á e nt r ega r a

l os i nt e gr an t es d el m i sm o, i nf o r m ac i ón adi c io nal a l a p r esen t ada en l a S í n t esis de asu nt os a tr atar.

E n l os c asos en q ue lo s v o c al es c ons i der en c o nv eni ent e r em i t i r al S e cr et a r i o E j ec u t i v o del S ub c om i t é l os asun t os q ue d eban ser e x pues t os e n l a sesió n m en sual , est os as unt os debe r án ser i nc l ui dos en l a O rd en d el d ía de l a s esi ón de que s e t r a t e.

E n el c a so d e que en l as S e si one s O r di nar i as n o se c uen t e c o n quo r um p ar a s u in i c i o, se c onv oc ar á a una S esi ón E x t r a or di na r i a pa r a l a a t enc ió n de l os asu nt os q ue c or r espon dan.


Desarrollo Administrativo Uni dad

Administrativa



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Departamento de Recursos Materiales

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Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentos original y acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Ad- quisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos la orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité.

Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomi- té.

Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de Invitación y en su caso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios de invitación las archiv a como acuse de recibo de manera cronológica perm anente en el Expediente de sesiones del subcomité de la Dependencia.

Pasa el tiempo.

Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizados con los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco para cada uno de los asistentes a la reunión mensual del Subcomité de Adquisi- ciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Acude a la sala de juntas de la Dependencia llevando consigo el Expedi ente de documentos original, la Lista de asistencia y los f olders personalizados.

Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para que estos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original.

Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes.

Da por concluída la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes.

Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos ex- puestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión mensual.

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Departamento de Recursos Materiales

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Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación: - Lista de asistencia en original. - Invitaciones en original. - Acta circunstanciada en original. - Síntesis de asuntos a tratar en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.



DDD EEESSSAAA RRR RRR OOOLLL LLL OOO DDD EEE SSS EEESSS IIIOOONNN EEESSS DDD EEELLL SSSUUU BBB CCC OOO MMMIIITTT EEE DDD EEE AAA DDD QQQUUU III SSSIIICCC III OOONNN EEE SSS YYY OOOBBB RRR AAA SSS PPPUUU BLICAS


INICIO

ELABORA E

INTEGRA

INTEGRANTES DEL

SUBCOMITE

EL ABORA Y RECABA FIRMA

ACUERDA PUNTOS

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS O

CON EL JEFE DE L A

UNIDAD ADMINISTRATIVA

LISTA DE O

ASISTENCIA

FOLDERS

ACT A CIRCUNST ANCIAD A O

PRESIDENTE DEL SUBCOMITE

EL ABOR A Y RECABA FIRMA

OFICIOS DE INVITACION

C

O- C

ACUDE LLEVANDO

CONSIGO

EXPEDIENTE DE O DOCUMENTOS

LISTA DE ASISTENCIA

FOLDERS

SALA DE JU NT AS

O

RESGU ARD A

LISTA DE

O ASISTENCIA

O

INVITACIONES

O

ACT A CIR CU NS- T ANCIAD A

O SINTESIS

EXPEDIENTE DEL

SESIONES DEL

SUBCOMITE

C

EL ABOR A

SINTESIS

O

ENTREGA

FOLDERS

INTEGR ANTES DEL

SUBCOMITE

FIN


EMISION DE FALLOS DE LICIT ACION PUBLICA Y DE

LICITACION SIMPLIFIC AD A.

TUR N A

INTEGR ANTES DEL SUBCOMITE

OFICIOS DE

INVITACION O

INTEGR ANTES DEL SUBCOMITE

INICIA REUNION Y

RECABA FIRMA

O

SINTESIS

LISTA DE ASISTENCIA O

OFICIOS DE

INVITACION

EXPEDIENTE DE

SESIONES

C D EL SU BC OMIT E

C

DA LECT U R A

Y DESARROLL A PUNTOS

DA POR CONCLUID A LA SESION


V

Director io

L.A.E. Serafín Hernández Sagaón Jefe de la Unidad Administrativa

C.P. Yolanda Gómez Fernández Jefa del Departamento de Recursos Financieros

pliquen responsabilidad administrativa. presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

Dra. María Magdalena Préstamo Fuerte Jefa del Departamento de Recursos Humanos

L.C. Karina de la Fuente Izaguirre Jefa del Departamento de Recursos Materiales

L.I. Jorge Arturo Gloria Carrales Jefe del Departamento de Informática

í



VI

Firmas de Autor ización

ELABORACIÓN

LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOS DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

L.A.E. SERAFÍN HERNÁNDEZ SAGAÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

C.P. RICARDO GARCÍA GUZMÁN CONTRALOR GENERAL

XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.


sistemas3.cgever.gob.mxsistemas3.cgever.gob.mx/normatividad/archivos/pdfs/10/1187.pdf · contral...

Documents