¿Cómo Organizar un Equipo de Aprendizaje en Solución de

Problemas?

Bernardo José Lara

Profesor de MADE UCA en

Equipos y Efectividad Organizacionl

Objetivos• Desarrollar las habilidades

para Formar y dirigir equipos con efectividad, promoviendo al funcionamiento eficiente de la organización, considerando la naturaleza, el desarrollo, la operación e influencia de los equipos en la mejora y el cambio, y las metodologias para la eficiente resolución creatova de problemas.

¿ Qué es un Grupo ?

- Un conjunto de personas (dos o más) que interactúan entre sí de modo que cada persona recibe la influencia de cada una de las otras personas y a su vez ejerce influencia en ellas.- Un conjunto estructurado (en diverso grado) con metas, normas y roles acordados (Explícita e implícitamente).

Diferencias claves entre Grupo y Equipo.

• Líder fuerte y centrado en la

Tarea.

• Responsabilidad individual.

• Propósito del grupo es el

mismo que el de la

organización.

• El producto del trabajo es

generado en forma individual.

• Celebran reuniones eficientes.

• El liderazgo es compartido.

• La responsabilidad es individual y conjunta.

• El propósito es específico del equipo, que es quien lo consigue.

• Se generan productos fruto de trabajo colectivo.

• Se fomentan discusiones abiertas y objeto de reuniones es resolver problemas en forma activa.

Grupo de Trabajo Equipo de Trabajo

Diferencias claves entre Grupo y Equipo.

• La eficacia se mide de

forma indirecta por

medio de efectos en

resultados

producidos

(excedentes).

• Se discute, se decide y

se delega.

• Los resultados se miden de forma directa, mediante la evaluación del producto.

• Se discute, se decide y se trabaja conjuntamente.

Concentrándose en lo Básico del Equipo ExitosoResultados de desempeño

Productos de trabajo colectivo

CompromisoCrecimiento personal

Metas especificadasEnfoque comúnPropósito significativo

Habilidades ResponsabilidadesResolución deproblemas

Técnicofuncional

Interpersonal

Mutua

Número pequeñode gente

Propósitosignificativo

Equipos en su Evolución

• El pseudoequipo: se dice que es pero realmente no tiene el grado de cooperación crativa necesaria.

• El equipo potencial: tiene la capacidad para convertirse en equipo. La tarea debe ser realizada en equipo. Falta más integración.

Los equipos en evolución

• El equipo real:

• tiene todas las características anotadas: habilidades complementarias, responsabilidad, compromiso con la misión, aunque falta un compromiso conel crecimiento personal de todos.

• Equipo de Alto Rendimiento:

• Además de las condiciones dichas, se tiene un compromiso por el crecimiento personal de todos los miembros del equipo.

Equipo de Aprendizaje Organizacional

• Es un grupo de personas que se reúnen periódicamente para aprender a analizar y proponer soluciones a los problemas y aprovechar las oportunidades de desarrollo que se presentan.

Proceso de Organización de Equipo de

Aprendizaje/Mejora

1. Selección de los Integrantes con Intereses Comunes de Aprendizaje

2. Creación deMisión y Visión Valores

3. Organización en Roles Productivos(de acuerdo con el diagnóstico del cuestionario)

4. Detectar necesidades de Aprendizaje

5. Diseñar Objetivos yActividades a lograr.

Establecer Misión• El equipo recibe

ordinariamente la misión por parte de la dirección de la organización, o la misma valida una misión compartida por un grupo.

• La misión implica un objetivo general , una tarea primordial importante, como alcanzar un reto de desempeño de acuerdo a los valores del grupo.

• Por ej. “Resolver el problema de tardanza de entrega de los reportes en un 25% con eficiencia y equidad”

Visión Valorativa

• El equipo construye o recibe creativamente un conjunto de características o valores que debe vivir el equipo: por ej. “Ser un equipo con eficiencia, eficacia, calidad a nivel de excelencia, productividad, equidad meritoria, cooperación creativa, oportunidad, comunicación congruente..”

Objetivos Retadores

• Objetivos especificos retadores o dificiles y logrables.

• Se decide proveer o recoger información necesaria para mejorar la situacion de la organización.

• Sintetizar y ofrecer propuestas de solución a los problemas seleccionados.

La organización en roles del Equipo

1.Coordinador(a)

del Equipo2. Vicecoordinador-consultor

3.Facilitador deIntegración

4, Secretario oRegistrador de actas

Coordinador de

Recursos-Logística

Normas del Equipo

1. Funcionales

2. De Interacción o de Relación

3. De Calidad de Trabajo

El equipo acuerda o acepta por consenso normas adecuadas

Normas Funcionales

Quién hace qué rolLas fechas y horariosDe reunión

¿Cuáles consecuencias sufren los infractores?

Contribuciones

económicas ¿Cuales incentivos

positivos disfrutan los

que cumplen?

Normas de Interacción

1. Trato como colegas

3. Ambiente de Confianza para el dialogo y la exploración

4.Discusión abierta y experta para toma de decisiones

7. Confidencialidad

2. Escuchar con Empatía Atención sinInterrumpir

5. Dar y recibirRetroinformacion.

6.Responder sindefensividad

Normas de CalidadDe Trabajo

1. Cooperación Creativa

3. PrepararReuniones

4. Se resuelven conflictos donde todos ganan

2. DecidirCómo decidir:Por consenso u Otro criterio.5. El secretario

Hace y distribuye minutas en máximo de 24 h.

6.Reflexión periódica sobre el proceso para mejorarlo.

Las organizaciones necesitan la cooperación y la competenciaLas organizaciones compiten unas con

otras, y necesitan ser competentes para triunfar en las preferencias de los clientes.

Esta competitividad se basa en la capacidad o competencia de cada uno y en especial de la capacidad de trabajar en equipo para lograr dar mejor servicio a un costo razonable.

Hay que integrar ser competentes con ser cooperativos.

Identificación de Problemas o Necesidades de Aprendizaje

Se administran los cuestionarios de Diagnóstico de Liderazgo en Equipos Efectivos.

Se procesan y se llegan a identificar los problemas o necesidades de aprendizaje.

Se resumen en dos necesidades a resolver en el transcurso del curso..

Por ej. Aprender a diseñar y ejecutar el proceso de formación de un equipo de mejora o de resolución de problemas en una organización.

Equipo de Aprendizaje en Solución de Problemas

• Es grupo de personas de diferentes áreas de la organización que se reúnen periódicamente para analizar y proponer soluciones a los problemas y aprovechar oportunidades que se presentan en la institución.

ESTILOS DE DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES :Usando tanto el cerebro izquierdo como el cerebro derecho para tomar decisiones

• Lógico

• Secuencial

• Verbal

• Lineal

• Analítico

• Intuitivo

• Relacional

• Visual

• Espacial

• Creativo

(Profundizar en Tony Buzan, Usando Ambos lados deSu Cerebro, y M. Gelb, La Inteligencia Genial, Ed. Norma,1999)

Al combinar y equilibrar ambos hemisferios cerebrales, al tomar decisiones se recomienda

• Concentrarse, pero... Ser flexible

• Informarse pero... Ser cauteloso

Ser objetivo pero... Ser optimista

• Ser práctico pero... Ser imaginativo

Establecer Objetivo específico o problema a resolver por el equipo

• El objetivo implica un resultado concreto que es la tarea primordial, alcanzar un reto de desempeño...

• Por ej. “Actualmente se entregan los reportes con 48 horas de tardanza.

• El objetivo es resolver el problema de tardanza de entrega de los reportes disminuyendo la tardanza a 4 horas”

Actividades cruciales en Esfuerzo de Mejora

1. ABRIR Y MANTENERCOMUNICACION

2.ARREGLAR PROBLEMASOBVIOS

3.OBSERVARETAPAS ANTERIORES

4.DOCUMENTARPROGRESOY PROBLEMA

5.VIGILARCAMBIOS

•P. Scholtes,•1995

Cinco Etapas para el Mejoramiento de un proceso

• 1. Entender el proceso.

• 2. Eliminar los Errores

• 3. Suprimir lo innecesario

• 4. Reducir la variación

• 5. Plan para el Mejoramiento Continuo.Fuente: P. Scholtes, Manual del Equipo, 1995

Identificar Necesidadesde Aprendizaje

1.DESCRIBIR NECESIDAD

2. DEFINIR METAS Y CRITERIOS

3. IDENTIFICARRESTRICCIONES

5.EVALUAROPCIONES

4.GENERAR OPCIONES

6.SELECCIONAR MEJOR OPCION

7.SEGUIMIENTO

Técnicas de Resolución de Problemas

Lluvia de ideas:

• Todos van exponiendo espontáneamente sus ideas, son bienvenidas todas, aún las más descabelladas.La cantidad es más importante que la calidad.

• Primero se anotan todas. Luego se clasifican las ideas y se jerarquizan, por validez y factibilidad

Técnicas grupales de Resolución de Problemas

• Técnica de Grupo Nominal:

Se da tiempo para pensar in-dividualmente ante una pregunta abierta, que motiva a crear.

Luego en orden rotativo de derecha a izquierda, van dando sus opiniones sobre los subtemas, y se van anotando en fichas, un rotafolio, pizarra.. Se clasifican las ideas en subtemas, y se discuten por orden rotativo.

Finalmente se vota para aprobar por mayoría las ideas más valiosas.

¿Cuáles son las causas del problema?

Técnicas grupales de Resolución de Problemas

• Delphi:

• Se consultan a expertos en un asunto, en rondas sucesivas, sin necesidad de su presencia fisica, por correo o e-mail se reciben las respuestas, las cuales se clasifican , se procesan se resumen y se retroinforman a los interesados en la red de consulta, en varias rondas, hasta conseguir una lista de respuestas donde haya consenso o mayoría calificada.

Por este método entre expertos de instituciones educativas en varias partes del mundo se logran hacer propuestas de perfil deseable del educador…líder…

Otros Métodos creativos: la Sinéctica(integración creativa)

Se da una problemática o se busca soluciones a ella, a ser dibujadas, imaginadas en cuanto sus semejanzas con animales, plantas, objetos. ...

La clave es encontrar las semejanzas y diferencias, del poder creativo de la mente.

Por ej. esta unidad organizacional se parece a :

una tortuga, ....... un conejo .

Luego se profundiza por qué, se buscan las semejanzas de las opiniones de varios.

El Método del Árbol

• Semejante a la espina de pescado: se solicitan las opiniones de todos en tarjetas de 5 X 9 o en tamaño carta, luego se van poniendo las respuestas en forma de tallo del árbol (la descripción del problema), los frutos del árbol (las consecuencias), las raices (causas), hasta por lo menos tres niveles de causalidad.

conductaimpuntual

exigencias del jefe

frutos : ineficiencia

cultura empresa

costumbres

modelos mentalesCultura pais

Normas de toda creación mental

• Reserve un momento para la creatividad donde se suspenda el juicio crítico por unos momentos, dejando volar la imaginación, pues el cerebro hemisferio derecho lo necesita ,.

• Se necesita un estado de ”flujo”, las ideas fluyen con la paz y plenitud emocional evitando tensión emotiva alta.

• Nos ponemos barreras mentales para solucionar los problemas..

• Haga el ejercicio de los nueve puntos: pase unas 4 lineas rectas que conecten todos los puntos que abajo se colocan, sin levantar su lápiz.

La solución fuera del marco usual de referencia.